TEMA XI. EL PROYECTO DE EMPRESA

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1 TEMA XI. EL PROYECTO DE EMPRESA ÍNDICE 1. Definición de un plan de negocio 2. Forma y contenido de un plan de negocio 2.1 Desarrollo del plan de negocio 3. La constitución formal de la empresa 3.1 Elección de la forma jurídica 3.2 Trámites documentales

2 1. Definición de un plan de negocio El proyecto empresarial o plan de empresa o negocio es un documento formal que identifica y analiza una oportunidad de negocio, examina su viabilidad técnica, económica y financiera, y desarrolla las estrategias necesarias para convertir esta oportunidad en un proyecto concreto. Este estudio previo al inicio de la actividad es fundamental y de él dependerá, en gran medida, su éxito o fracaso. La redacción de este documento supone para el futuro empresario un proceso de reflexión y maduración de la idea que le va a permitir evaluar los distintos obstáculos que le puedan surgir. Un plan de empresa debe cumplir los siguientes requisitos: - Ha de estar redactado con un lenguaje claro y entendible, para que las personas interesadas se hagan una idea lo más exacta posible del negocio que se propone. (inversores, banqueros, proveedores, organismos públicos, etc.). - La información ofrecida debe ser clara, concisa, veraz y comprobable. - Tiene que recoger información y datos actualizados. - Debe ser completo y abarcar todas las áreas de la actividad empresarial. El plan de negocio incluye los aspectos tratados en el test de viabilidad de la idea empresarial, pero se deben desarrollar con un mayor nivel de detalle en las cifras y desde una perspectiva dinámica que cubra varios ejercicios económicos. Se debe realizar, por lo tanto, en una fase posterior al primer test de viabilidad, en el caso de que éste hubiera ofrecido resultados positivos y se hubiera decidido continuar adelante con la idea de crear la empresa. El plan de negocio sirve para: Realizar un autodiagnóstico de la iniciativa empresarial, mediante el cual se puedan detectar los puntos fuertes y los puntos débiles del futuro negocio. Facilitar al grupo o persona promotora una visión global de su proyecto empresarial y, a la vez, ofrecer una perspectiva pormenorizada de los aspectos más significativos de los distintos ámbitos de la empresa. Presentar el proyecto ante organismos e instituciones con los que se quiera entrar en contacto, ya sea para conseguir financiación, tramitar permisos o establecer relaciones comerciales. Las principales dificultades que presenta la preparación del plan de negocio son: la recogida de información y la realización de pronósticos de futuro. Efectivamente, el proyecto de empresa pretende estimar cuáles van a ser las posibilidades comerciales y los hipotéticos resultados económicos de una idea de negocio. Ésta es una tarea muy complicada por las dificultades asociadas a predecir comportamientos futuros. 2

3 Para la elaboración del plan hay que cuantificar una serie de variables de muy difícil predicción, y en función de los valores que se les dé se presentarán unos u otros resultados. Sin embargo, esto no reduce la importancia del papel que desempeña el plan de negocio a la hora de tomar la decisión de crear una empresa. Lo importante es elaborarlo teniendo en cuenta la máxima información disponible y utilizando unas hipótesis razonables para disminuir en la medida de lo posible la incertidumbre y reducir el riesgo que siempre conlleva el embarcarse en una aventura empresarial. Los resultados así obtenidos no serán exactos, pero siempre serán mejores y se dispondrá de más elementos de juicio que si se utiliza poca información o no se realizan estudios de viabilidad. Las principales razones para realizar el plan de negocio son: Verificar que un negocio sea viable desde el punto de vista económico y financiero antes de su realización. Detectar y prevenir problemas antes de que ocurran, ahorrando tiempo y dinero. Determinar necesidades de recursos por anticipado Buscar la forma más eficiente de poner en marcha una empresa. Respaldar la solicitud crédito a una entidad financiera. 2. Forma y contenido del plan de negocio Valorar la idea supone analizar todos los ángulos del futuro negocio para comprobar si realmente es viable. Por tanto, el plan de empresa deberá abordar: 1. Cuál es nuestra idea de empresa (breve presentación del proyecto). 2. Dónde nos ubicaremos (localización). 3. Qué ofrece la empresa. 4. Cómo produciremos y con qué costes. 5. A qué mercado nos dirigimos 6. Qué estrategia comercial utilizaremos. 7. Cuáles son los recursos que necesitamos y cómo se van a financiar. 8. Análisis económico y financiero del proyecto (previsiones). 9. Cómo nos organizaremos y cuál es nuestro capital humano. Si la valoración del proyecto es positiva, el siguiente paso es poner en marcha la empresa, para lo que habrá que decidir la forma jurídica y realizar las gestiones y trámites que conlleva la creación de la empresa. 3

4 Hay que destacar que el orden seguido por el guión del plan no indica necesariamente que sea el orden que hay que seguir para la obtención de la información. Probablemente, la información necesaria para la elaboración de unos apartados estará relacionada con la utilizada en otros, por lo que habrá que trabajar en varios de ellos simultáneamente. Idea Inicial Valoración de la idea Estudio del mercado Plan comercial Medios necesarios Estudio económico financiero Si la valoración es positiva Decisión crear la empresa Elección de la forma jurídica Trámites de puesta marcha Comienzo de la actividad 2.1 Desarrollo del Plan de negocio 1. Presentación del proyecto. La breve presentación inicial debe recoger las características generales del proyecto, de dónde y cómo surge la idea y la presentación de los promotores. a) Características generales del negocio: - Identificación del proyecto: nombre de la empresa. - Localización: provincia, municipio, etc. - Tipo de sociedad: régimen jurídico elegido por los promotores. - Explicación breve de la actividad: características del producto o servicio, y ventajas que ofrece frente a otros existentes. - Número de trabajadores previstos y tipo de contratación. - Cuantificación resumida de la inversión necesaria y su financiación. Inversión total Financiación propia Financiación ajena 4

5 b) Cómo surge la idea? Hay que justificar la idea elegida para el proyecto, relacionándola con el tipo de oportunidad que se pretende aprovechar. c) Presentación de los promotores, de sus cualidades personales y experiencia en el sector. Este punto es fundamental para la credibilidad del proyecto, ya que los hipotéticos inversores y las instituciones bancarias necesitarán saber quiénes están detrás del proyecto y qué garantías y experiencia tienen para llevarlo a cabo. Debe incluir la identificación de los promotores (datos personales), un breve historial profesional (formación, experiencia profesional, etc.) y su grado de dedicación futura al proyecto. 2. Localización del negocio. Se deben mencionar los criterios de localización empleados. En el tema de localización se expusieron los distintos criterios que suelen utilizarse según el tipo de empresa y sector de actividad. Esta decisión es importante para el estudio de mercado que se hará posteriormente, pues en función de la localización se determina el radio de acción que abarca la empresa y su demanda potencial. 3. Descripción de los productos o servicios que se ofrecen. Hay que mencionar sus características más significativas y las necesidades que se pretenden cubrir, así como las novedades o ventajas que aporta el producto. Junto con las características técnicas, se planteará la idea o imagen que se quiere que los consumidores tengan de él, los elementos innovadores que incorpora y sus características diferenciales respecto a los de la competencia. En la unidad sobre marketing mix, se expusieron los elementos de identificación y diferenciación del producto. 4. Plan de producción. Este apartado será muy diferente según sea la empresa (industrial, comercial o de servicios), pero, en general deben especificarse: - Los medios necesarios para producir, tanto materiales (instalaciones, maquinaria, componentes, materias primas, etc.), como humanos, así como la tecnología que se va a utilizar. - Cómo sea el aprovisionamiento: posibles proveedores y condiciones que ofrecen, gestión de inventarios y almacenamiento. - Las normativas de calidad y medioambiental que aplicará la empresa, así como los criterios de eficiencia en que se basará. De todo ello, se deducirá una primera estimación de costes, tanto fijos como variables. 5. Estudio del mercado al que nos dirigimos. El análisis de las posibilidades del mercado deberá centrarse en: a) Las fuerzas competitivas del sector. Habrá que tener en cuenta las previsiones y el potencial de crecimiento del sector donde va a entrar la empresa, así como el grado de rivalidad entre los competidores. La intensidad de la competencia dependerá, en primer lugar, del número de competidores, es decir, del tipo de mercado (oligopolio, competencia monopolística, etc.). También influirá el grado de concentración del sector, esto es, cómo se distribuye el mercado entre los competidores. Asimismo, 5

6 habrá que analizar las barreras de entrada al mercado para determinar la viabilidad del acceso al mismo. Para ello, puede ser útil el modelo de las fuerzas competitivas de Porter. b) Quiénes y cuántos son los clientes potenciales? Para hacer una previsión de ventas, habrá que definir el segmento o segmentos a los que nos dirigimos, y conocer las previsiones de evolución del mercado (mercado actual, mercado potencial, tendencia futura del mercado). El estudio deberá demostrar el grado de receptividad de los clientes potenciales a los productos o servicios ofertados, e igualmente tendrá que describir los elementos en los que los clientes basan sus decisiones de compra (precio, calidad, distribución, servicio, etc.). c) La estrategia competitiva y el posicionamiento en el mercado. El análisis del mercado culmina con la definición de la estrategia con la que vamos a competir y de la imagen que queremos que tenga el mercado de nuestra empresa y de nuestros productos. Una vez analizadas las fuerzas competitivas del sector, las empresas deben valorar su situación particular en él para poder enfrentarse con éxito a sus competidores. El método DAFO permite analizar los puntos fuertes y débiles de la empresa, así como las amenazas y oportunidades que presenta el entorno, con objeto de conocer cuáles son las ventajas competitivas y la estrategia más conveniente en función de las características de la empresa y del mercado en el que se va a entrar. 6. El plan comercial. El plan de marketing tiene como objetivo concretar la estrategia elegida: - Cómo va a ser el producto o servicio y qué elementos de diferenciación tendrá? Presentación, atención al cliente, garantías, servicio posventa, etc. son aspectos que deben compararse con los ofertados por la competencia. También hay que valorar la importancia que tiene para el cliente potencial contar con tales servicios. - Estrategia de precios. Se debe establecer el método de fijación de precios y su comparación con los de la competencia. Si los precios de nuestra empresa son menores que los del mercado, deben explicarse las razones que lo justifican (eficiencia en la producción, menores costes laborales o de distribución etc.). Si los precios fueran mayores, habría que explicar el sobreprecio en términos de novedad, calidad, garantía, prestaciones, servicio, etc. - Política de promoción o comunicación. El plan de marketing ha de describir los instrumentos promocionales que se van a utilizar para atraer a los clientes potenciales (publicidad y anuncios en revistas especializadas, relaciones públicas, descuentos, etc.). - Estrategia de distribución. Por último, es importante señalar cuales serán los canales de distribución (venta directa o a través de intermediarios), la política de descuentos a los distribuidores, así como el uso de internet como medio de comunicación y distribución. 7. Plan de inversiones y su financiación. El propósito de un plan de inversiones es determinar el capital productivo que necesita la empresa y presentar alternativas viables para su financiación. Este plan debe contener: 6

7 - Qué medios son necesarios para empezar: materiales (instalaciones, local, medio de transporte, mobiliario, etc.) y humanos (costes laborales). Es decir, qué inversiones deben acometerse a corto y largo plazo. - Las necesidades financieras que se deducen de esas inversiones. - La identificación y selección de fuentes de financiación: recursos propios, banca oficial, banca privada (préstamos a corto y a largo plazo), proveedores, acreedores, leasing, ayudas y subvenciones, etc. En este apartado, es importante tener en cuenta las posibles ayudas económicas que existen para determinados proyectos. - La identificación de los medios necesarios (inversiones) y sus fuentes de financiación nos permite la elaboración del balance previsional del negocio (estructura económica y financiera). Este punto junto con el siguiente, dedicado a la previsión de resultados, son claves en la determinación de la viabilidad del proyecto. 8. Análisis económico-financiero. Se trata de realizar una estimación de gastos e ingresos probables para la etapa inicial de la empresa, tratando de comprobar si los ingresos permitirán cubrir los costes previstos y, además, obtener beneficios. Debe incluir: - La cuenta de resultados (previsional). Recoge una previsión de los gastos típicos de explotación y de los ingresos por las ventas previstas, para obtener el resultado de explotación. A partir de este, se determinarán los ajustes necesarios (impuestos y gastos financieros previstos) para obtener una estimación del beneficio neto del negocio. - El umbral de rentabilidad. A partir de los ingresos y costes previstos, se determinará el nivel de ventas que la empresa debe realizar para cubrir sus costes, tanto fijos como variables. - El balance previsional, elaborado a partir del plan de inversiones y su financiación, nos permite calcular el fondo de maniobra necesario para la empresa y las ratios de equilibrio y solvencia financiera más significativos. - Finalmente, relacionando los beneficios previstos con los capitales que han de invertirse en la empresa (propios y ajenos), podremos obtener la rentabilidad del proyecto, tanto económica como financiera. 9. Organización y recursos humanos. Este apartado tiene como objetivo clarificar la estructura organizativa de la empresa y garantizar la eficiencia de su funcionamiento. Debe incluir: - Los puestos de trabajo: catálogo de puestos de trabajo. - Distribución de tareas y asignación de responsabilidades. - Tipo de organización y organigrama. - Perfiles de los trabajadores: conocimientos, experiencia, etc. - Criterios de selección del personal y formas de contratación y remuneración. En este apartado es importante resaltar con qué formación y asesoramiento cuentan los promotores del proyecto y qué necesidades de formación se plantean para el futuro del capital humano de la empresa. En un entorno complejo e inestable como el que tenemos en la actualidad, las 7

8 organizaciones competitivas son aquellas capaces de crear, mantener y desarrollar equipos humanos motivados, flexibles y capaces de aprender y adaptarse al entorno. Uno de los objetivos del plan de negocio es convencer a las personas ajenas a la idea de la viabilidad del proyecto, para conseguir involucrarlas y que aporten su ayuda, subvención o financiación al mismo. Por ello, es importante cuidar la forma y la presentación. Por último, destacar que, aunque uno de sus objetivos sea presentar el proyecto a organismos e instituciones, no debe ser visto sólo como un requisito formal para conseguir una subvención o un crédito, sino también como un instrumento que facilite una importante información a los promotores. 3. La constitución formal de la empresa Después de decidir la creación de la empresa, se inicia un proceso con un gran componente documental, que, es la constitución formal de la empresa, es decir, el conjunto de trámites documentales y obligaciones administrativas que hay que cumplir para iniciar la actividad de la misma 3.1 Elección de la forma jurídica En primer lugar, hay que decidir cuál va a ser la forma jurídica de la empresa. Esta es una decisión fundamental, ya que hay factores importantes para el futuro de la empresa que dependen de esta elección. Los elementos que se deben considerar son los siguientes: - Responsabilidad ante terceros. La responsabilidad puede ser limitada (como máximo se arriesga el capital aportado) o ilimitada (donde se arriesga todo el patrimonio personal de [os socios). - Capital necesario. Hay formas jurídicas de empresas que imponen la aportación de un capital mínimo. - Número de socios. También hay formas jurídicas que imponen un número mínimo de socios en la empresa. - Tipos de régimen fiscal. Diferentes tipos de empresas determinan la fiscalidad o el pago de impuestos de la sociedad; en muchos casos es una variable relevante. Puedes ver el cuadro resumen de las formas jurídicas de la empresa en el tema de la formas jurídicas. 3.2 Los trámites documentales Una vez que se ha decidido el tipo de forma jurídica para la empresa, hay que planificar el proceso de trámites administrativos y documentales necesarios para completar la constitución formal de la empresa. Vamos a comentar estos trámites siguiendo un orden cronológico. De todas formas, se trata de un esquema general, ya que existe una gran variedad de formas jurídicas de empresas y, en muchas ocasiones, hay trámites específicos que se tienen que hacer de una forma determinada según los casos. En definitiva, el proceso de creación de una empresa 8

9 supone la planificación de un proyecto empresarial. Esto se hace con la intención de recoger información sobre la posibilidad de éxito del negocio o de la iniciativa empresarial. No siempre la información obtenida permite tomar una decisión categórica pero como mínimo obliga a estudiar y analizar La realidad que nos envuelve y a conocer los procedimientos legales para constituir la empresa Certificación negativa del nombre de la sociedad. Se trata de seleccionar una denominación original para la empresa y comprobar mediante un trámite en el Registro Mercantil que no existe otra empresa con la misma denominación. Otorgamiento de la escritura pública de constitución. Se redactan los estatutos que regirán la empresa y los pactos que regirán las relaciones entre los socios. Esta constitución se consigna ante notario. Esta escritura y los estatutos hay que registrarlos en el Registro Mercantil para que la empresa exista legalmente. Trámites en la Agencia Tributaria. Se solicita el Número de Identificación Fiscal de la empresa (NIF), se hace una declaración censal del inicio de la actividad de la empresa, en ella se eligen los regímenes de IVA, IRPF e Impuesto sobre el beneficio de las sociedades a los que se acoge la empresa, se da de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) y se legalizan los libros oficiales y obligatorios Trámites en la Seguridad Social. Se inscribe la empresa en el registro de la Seguridad Social, se comunica el inicio de la actividad de la empresa y se hacen los trámites para inscribir a los trabajadores contratados. Trámites en la Delegación de Trabajo. Notificación de apertura del centro de trabajo. Legalización del Libro de Visitas de los inspectores de trabajo y del Libro de Matrícula del Personal si se utiliza. Trámites en el Ayuntamiento. Solicitud de la licencia de actividad (como autorización para iniciar la actividad) y solicitud de la licencia de obras (si es necesario hacer obras) Otros trámites. Solicitud subvenciones y ayudas Registro de Patentes, Marcas, Nombre comercial Registro de los edificios adquiridos Alta del contrato de luz, agua, teléfono Negocación con entidades bancarias y apertura de cuentas Contratación de seguros 9