PROVEEDORES Proceso de búsqueda y de selección de proveedores

Transcripción

1 2010 PROVEEDORES Proceso de búsqueda y de selección de proveedores Pablo Peñalver Alonso Juana Palencia Sarrión Elisa Izquierdo Carnicero

2 TABLA DE CONTENIDOS Proveedores. Buscar y seleccionar... 3 La búsqueda de proveedores... 4 Proveedores. Criterios de selección... 5 Criterios económicos... 5 Criterios de calidad... 5 Proveedores. Evaluación y selección... 7 Resumen... 9 PRIMERO:... 9 SEGUNDO:... 9 TERCERO: CUARTO: QUINTO: SUPUESTO:

3 Proveedores. Buscar y seleccionar A la hora de llevar a cabo una idea de negocio e iniciar sus actividades, la empresa necesita adquirir productos y servicios (materias primas, componentes, seguros, servicios de comunicación, etc.). Todas las empresas deben realizar un proceso de búsqueda y de selección de proveedores de bienes y servicios que se adecuen a las necesidades de la empresa. El departamento de compras sería el que normalmente realice esta función pero un proyecto de empresa que debe realizar el alumno en 2º curso del ciclo superior de Administración y Finanzas, en el Módulo Proyecto empresarial, deberá llevar a cabo la misma como uno de los puntos importantes que influirá en la decisión de viabilidad del mismo. Las fases que describimos son muy importantes ya que pueden influir decisivamente en el capítulo de gastos como son las COMPRAS: 1. Describir el proceso de búsqueda y selección de proveedores. 2. Comunicarse correctamente, de forma escrita, con posibles proveedores para recabar la información más adecuada. 3. Establecer criterios de selección de los proveedores idóneos para satisfacer las necesidades de la empresa. 4. Evaluar las condiciones de varios posibles proveedores, de acuerdo con los criterios establecidos, y elegir el más adecuado. 3

4 La búsqueda de proveedores Se trata de establecer una lista de las empresas que fabrican los bienes o servicios que nos interesan para solicitarles información y, luego, elegir la más adecuada a nuestros intereses. Antes de decidir si se va tomar en cuenta a un proveedor, se debe estudiar si los productos o materia prima que ofrece van a tener impacto positivo en nuestra productividad, calidad y competitividad. Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la selección de los más adecuados basándose en los criterios de selección que se hayan elegido hasta reducir la cantidad a unos pocos proveedores. No es muy recomendable tener a un solo proveedor y hacerle todo el pedido que necesitamos; es preferible distribuir nuestras compras entre varios proveedores, para que la empresa no quede sin abastecimiento si un proveedor falla. A su vez, se ha de tener en cuenta que el proceso de búsqueda y selección tiene un coste económico para la empresa (aunque únicamente se considere el tiempo dedicado por las personas encargadas de la selección), por lo que sólo se realizará para la adquisición de los productos que se compren con más asiduidad o en los que el ahorro final que se obtenga sea superior a la inversión realizada en la búsqueda y selección de los proveedores. 4

5 Proveedores. Criterios de selección Una vez elaborado un cuadro comparativo con las características de las ofertas de todos los proveedores preseleccionados, se procederá a la elección del proveedor que ofrezca el producto y las condiciones más adecuadas a las necesidades de la empresa. Para la selección de los proveedores se utilizan básicamente criterios económicos y de calidad, aunque se puede utilizar una combinación de ambos. Igualmente importante son los Factores de Servicio: instalación, mantenimiento, impuestos de aduana, atención al cliente, periodo de garantía, asistencia técnica. Criterios económicos La selección se realiza teniendo en cuenta el precio de los artículos, los descuentos comerciales, el pago de los gastos ocasionados (transporte, embalajes, carga y descarga, etc.), los descuentos por volumen de compra (rappels) y los plazos de pago. Se elegirá el proveedor cuyo precio final sea más bajo. Lógicamente, cuando dos productos reúnan las mismas condiciones económicas, se elegirá el de mayor calidad. Criterios de calidad Cuando a la hora de la selección el proveedor le conceda una gran importancia a la calidad de los artículos, éstos han de ser sometidos a un meticuloso estudio comparativo de sus características técnicas, analizar muestras, realizar pruebas, etc. Este criterio se utiliza cuando lo que prima en la empresa es conseguir un producto de una determinada calidad, que 5

6 no tiene que ser necesariamente la mejor, sino la que interese al comprador en ese momento. También se utilizan criterios de calidad cuando el producto ha de responder a unas características técnicas determinadas. Cuando los artículos sean de la misma calidad se elegirá el que resulte más económico. No siempre la oferta más barata es la más conveniente, puesto que también se pueden considerar como parámetros de calidad aspectos no directamente relacionados con los productos como, por ejemplo: servicio postventa, periodo de garantía, imagen que el producto y el proveedor tengan en el mercado, existencia de servicios de atención al cliente, etcétera. También se toman en cuenta del proveedor, su prestigio, localización, instalaciones, fuerza técnica, capacidad financiera y nivel organizativo y de administración (véase Ilustración 1.).. Ilustración 1. Aspectos sobre los que se puede pedir información a los proveedores. 6

7 Proveedores. Evaluación y selección Una vez que se han buscado proveedores, se procede a la selección de los más adecuados; esto implica el estudio exhaustivo de los posibles proveedores y su eliminación sucesiva basándose en los criterios de selección que se hayan elegido, hasta reducir la cantidad a unos pocos proveedores. Con la información que se recabe en el proceso de selección se realiza el siguiente trabajo: - Una ficha de cada proveedor para formar un fichero de proveedores en el que se reflejarán las características de los artículos que cada proveedor puede suministrar y las condiciones comerciales que ofrece (véase Ilustración 2.). Ilustración 2. Modelo de ficha de proveedores. 7

8 - Un cuadro comparativo en el que se reflejen las condiciones ofrecidas por todos los proveedores en cuanto a calidad/precio, forma de pago, descuentos, plazo de entrega, etc., que sirva para realizar un estudio comparativo con toda la información recabada (véase Ilustración 3.). Ilustración 3. Cuadro comparativo de proveedores. No es conveniente depender de un único proveedor. Se deben repartir los pedidos entre varios para garantizar el suministro en el caso de que alguno falle y así evitar un desabastecimiento de la empresa con el consiguiente perjuicio económico, al tener que parar el proceso productivo o desabastecer a los clientes. Tener varios proveedores puede generar el inconveniente de que, al distribuir la cantidad comprada entre varios proveedores, los rappels fuesen menores. Una vez elegido un proveedor o proveedores, es conveniente notificar a los seleccionados la decisión que se ha tomado y cuáles son las razones que han llevado a dicha elección. A los proveedores no seleccionados se les puede notificar las causas que han motivado el no aceptar sus condiciones, ya que podrían realizar nuevas ofertas que diesen lugar a nuevas negociaciones comerciales, no sólo en el momento, sino también en futuras ocasiones. 8

9 Resumen Pasos que debemos seguir para analizar y valorar las ofertas recibidas: PRIMERO: 1.- PRESELECCIONAR LAS OFERTAS RECIBIDAS: eliminar las ofertas de proveedores que no se ajusten a nuestras condiciones principales o cualquiera que sea inadmisible. (Ver Ilustración 1) 2.- COMPLETAR UNA FICHA PARA CADA PROVEEDOR: debe contener los datos de identificación de la empresa, los productos y las condiciones comerciales que ofrece. (Ver Ilustración 2, Tabla 1) 3.- ELABORAR UN CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS: cuadroresumen que refleje la información sobre el precio, la calidad, la forma de pago, el plazo de entrega y todas las condiciones que ofrezcan cada uno de los proveedores seleccionados. (Ver Ilustración 3, Tabla 2, Tabla 3) SEGUNDO: Durante el proceso de baremación o valoración de las ofertas preseleccionadas, pasos que se siguen para calcular la puntuación que corresponde a cada una de las ofertas: - Asignar un total de puntos entre los factores económicos, de calidad y de servicio en función de la importancia, estableciendo un baremo de puntuación. Ver baremo (1), (2), (3), (4). - Calcular la puntuación, que en base al baremo, haya obtenido cada una de las ofertas preseleccionadas. La puntuación total indica el proveedor más idóneo. (Ver Tabla 4, Tabla 5, Tabla 6, Tabla 7) 9

10 TERCERO: Los conceptos aparecen en un cuadro comparativo de ofertas, agrupados por factores de selección, como por ejemplo: ECONÓMICOS CALIDAD SERVICIO Gastos de peaje Análisis de las muestras Instalación Descuento comercial Prueba de funcionamiento Plazo de entrega Precio unitario del artículo Estudio características Demanda del producto técnicas Transporte Mantenimiento Envases Piezas de repuesto Embalajes Imagen de la marca Impuestos de aduana Atención al cliente Gastos de carga y descarga Periodo de garantía Rappels Asistencia técnica Plazo del pago Solvencia del proveedor Tabla 1. Cuadro Comparativo de ofertas CUARTO: Una vez realizado el análisis y valoración de ofertas debemos visitar al proveedor o proveedores preseleccionados. La visita se hace necesaria debido a factores específicos del producto y del proveedor. Estos factores son: - Las características técnicas y la facilidad de uso. - La formación ofrecida por el suministrador y el tiempo requerido para ello. - La flexibilidad del proveedor para adaptarse a las necesidades del cliente. - La confianza y entendimiento entre comprador y vendedor que aseguran la comodidad en el suministro del pedido. 10

11 QUINTO: La decisión de compra, en el seno de la empresa compradora, depende de factores relacionados con la organización de la propia empresa y del proceso de compra, los factores son: El riesgo percibido y el tiempo disponible. Estos factores derivan directamente de la organización del proceso de compra, de que la toma de decisiones sea autónoma, donde resaltan las preferencias del usuario principal del producto, o conjunta, donde las condicionantes son los conflictos entre personas relacionadas con el proceso de compra. 11

12 SUPUESTO: La empresa MADERERA GUTIERREZ, S.A. dedicada a la compraventa de madera quiere realizar un contrato de suministro de un año, teniendo en cuenta que los pedidos se realizarán cada 10 días. Para ello, se ha seleccionado a dos proveedores potenciales para realizar la baremación, que tendrá las siguientes características: MADERAS VALDEPEÑAS, S.A. ARTÍCULO CANTIDAD PRECIO DTO. PORTES CALIDAD F.PAGO PLAZO ENTREGA MADERA PINO % Muy Buena Al Contado 4 días MADERA NOGAL Tabla 2. Oferta Proveedor 1. SUMINISTROS DE MADERA, S.L. ARTÍCULO CANTIDAD PRECIO DTO. PORTES CALIDAD F.PAGO PLAZO ENTREGA MADERA PINO % Buena A 60 4 días MADERA NOGAL días Tabla 3. Oferta Proveedor 2. La empresa decidirá cuál de estas empresas va a ser su proveedor, concediéndole todo el pedido a una sola. El baremo (1) a aplicar será: - La calidad es muy importante, por lo que se le asignará: M. Buena = 40 puntos. Buena = 30 puntos. 12

13 PROVEEDORES CARACTERÍSTICAS BAREMO MADERAS VALDEPEÑAS, S.A SUMINISTROS DE MADERA, S.L. Calidad: 40 Muy Buena 40 Buena 30 Tabla 4. Solución Baremo Calidad. (2) - El precio más idóneo para el artículo madera de pino es unidad. Por lo que se aplica: = 15 puntos. Y para el artículo madera de nogal es de Por lo que se le aplica: = 15 puntos. PROVEEDORES CARACTERÍSTICAS BAREMO MADERAS VALDEPEÑAS, S.A SUMINISTROS DE MADERA, S.L. Precio madera Pino 15 14,55 13,65 Precio madera Nogal 15 16,11 15,39 Tabla 5. Solución Baremo Precio. MADERAS VALDEPEÑAS, S.A. Madera pino: (1.200x15):1.237,5= 14,55 Madera nogal: (2.300x15):2.141,83= 16,11 SUMINISTROS DE MADERA, S.L. Madera pino: (1.200x15):1.318,82= 13,62 Madera nogal: (2.300x15):2.241,99= 15,36 (3) - En la forma de pago debemos desechar el pago al contado, por lo que se aplica: 90 días = 15 puntos. 60 días = 10 puntos. 30 días = 5 puntos. 13

14 PROVEEDORES CARACTERÍSTICAS BAREMO MADERAS VALDEPEÑAS, S.A SUMINISTROS DE MADERA, S.L. Forma de pago Tabla 6. Solución Baremo Forma de Pago. (4) - Debemos considerar que los plazos de entrega a nuestros clientes son de 5 días, por lo tanto se desestimará todo plazo superior a esos días. Teniendo en cuenta que si se demoran le aplicaríamos una penalización del 7% en el siguiente pedido. El baremo sería: 0 días = 15 días. 2 días = 10 puntos. 4 días = 5 puntos. PROVEEDORES CARACTERÍSTICAS BAREMO MADERAS VALDEPEÑAS, S.A SUMINISTROS DE MADERA, S.L. Plazo de entrega Tabla 7. Solución Baremo Plazo de entrega. - Si se demorasen en el plazo de entrega, tendríamos que realizar el pedido a otro proveedor, y al comprar fuera del contrato de suministro nos cargaría el nuevo proveedor un 6% más sobre el precio. 14

15 REALIZAR: 1. Calcular los costes de cada producto y proveedor. 2. Aplicar el baremo correspondiente. 3. Decidir cuál es el proveedor más idóneo. 15

16 INDICE ILUSTRACIONES Y TABLAS Ilustración 1. Aspectos sobre los que se puede pedir información a los proveedores... 6 Ilustración 2. Modelo de ficha de proveedores Ilustración 3. Cuadro comparativo de proveedores Tabla 1. Cuadro Comparativo de ofertas Tabla 2. Oferta Proveedor Tabla 3. Oferta Proveedor Tabla 4. Solución Baremo Calidad Tabla 5. Solución Baremo Precio Tabla 6. Solución Baremo Forma de Pago Tabla 7. Solución Baremo Plazo de entrega