COMPRAS Y EVALUACIÓN DE LOS PROVEEDORES

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1 LOS PROVEEDORES Preparado por: Revisado por: Aprobado por: Director de Calidad Director de Calidad Gerente Firmado: Fecha: Firmado: Fecha: Firmado: Fecha:

2 2. ÍNDICE. Nº. DESCRIPCIÓN PÁGINA 1 Portada 1 2 Índice 2 3 Objeto 4 4 Alcance 4 5 Referencias 4 6 Procedimiento 4 7 Anexos 12 2

3 DOCUMENTO FECHA EDICIÓN REVISIÓN ALCANCE 1 NUEVA EDICCIÓN (TODAS LAS PAGINAS) 3

4 3. OBJETO Transformación ha establecido el procedimiento de calidad Compras y Evaluación de los Proveedores para definir la sistemática a seguir para garantizar que el producto adquirido cumple con los requisitos, así como establecer un criterio para lograr una correcta evaluación de los proveedores de la Empresa. Con esto se logrará un elevado grado de acierto a la hora de determinar el proveedor a escoger para suministrar un producto requerido por la Organización. 4. ALCANCE El presente Procedimiento tiene efecto sobre el proceso completo de compra, incluyendo la evaluación de los proveedores. Afecta pues a todos aquellos empleados de la Empresa que de una u otra forma tienen relación con el proveedor, bien sea en el trato directo o en la propia adquisición del producto. 5. REFERENCIAS El presente documento ha sido elaborado de acuerdo al contenido de: UNE-EN-ISO 9001: PROCEDIMIENTO 6.1 PROVEEDORES. La finalidad de llevar a cabo una evaluación es asegurar que los proveedores a los que compra Transformación son capaces de cumplir los requisitos de calidad establecidos por la Empresa. 4

5 Cada uno de los Proveedores es evaluado por su capacidad para suministrar un determinado producto (perfiles de acero laminados, correas de acero, ), aquel para el que es considerado apto. Podemos establecer los siguientes métodos para llevar a cabo una correcta Evaluación de los Proveedores: Evaluación en función de la capacidad del Proveedor o de su Sistema de Gestión de la Calidad (Auditoria de Calidad, PC-TMS-822, Auditoria Interna de Calidad). Evaluación de muestras del producto suministrado. Evaluación por experiencia previa con suministros similares (Datos Históricos). Evaluación por estar acreditado por terceros (Certificados Oficiales) Criterios de Evaluación. Evaluación en función de la Capacidad del Proveedor o de su Sistema de Gestión de la Calidad. En este caso, la evaluación se realiza enviando al Proveedor el denominado Cuestionario de Evaluación de Proveedores ( Formato PG ), o bien mediante una Auditoria realizada en las propias instalaciones del Proveedor en la que se rellena el citado cuestionario. 5

6 En este Cuestionario se detallan todos aquellos aspectos relacionados con la organización del proveedor y con el producto que Suministra ( perfiles de acero laminado, correas de acero, ). El Proveedor estaría Homologado si la puntuación resultante del Cuestionario es igual o superior a la mitad del máximo posible. Evaluación de Muestras del producto Suministrado: Este criterio se basa en los resultados de pruebas e inspecciones, que serán función del tipo de servicio o material suministrado. El Responsable de Control de Calidad es la persona encargada de seleccionar una serie de muestras, que han de ser representativas del tipo de Producto a suministrar. En el caso de un nuevo proveedor, se inspecciona la mitad del material en los dos primeros envíos. En el caso en que no se hayan producido incidencias como consecuencia de la inspección, el Proveedor quedaría homologado. Evaluación por Experiencia Previa con Suministros Similares: Aquí se tiene en cuenta para la evaluación la experiencia anterior con el Proveedor, así como su respuesta en lo relativo a la Calidad del producto y el servicio ofrecidos. Al realizar una primera Evaluación, el Responsable de Calidad deberá decidir su Homologación o no a la vista de los datos disponibles, si es que no existe información al respecto. 6

7 Evaluación por disponer de Certificados Oficiales: Un Suministro es incluido de manera automática en la lista de Proveedores Homologados si cuenta con una Acreditación Oficial de su Sistema de Gestión de la Calidad emitida por una Entidad Certificadora (que se basará generalmente en las Normas UNE-EN-ISO 9000) Evaluación De Proveedores. El Director de Calidad es el encargado de realizar dicha evaluación, quedando registro de la misma en el Informe de Evaluación de Proveedores (Formato PG ). En el caso en el que el Proveedor sea homologado, el Director de Calidad lo incluye en la Lista de Proveedores Homologados (Formato PG ), en la que se indican los siguientes datos: Nombre del Proveedor. Servicio o Producto para el que ha sido homologado. Criterio de Evaluación empleado. Fecha de Evaluación. Otras datos de interés. 7

8 6.2 SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES. Una vez que el Proveedor ha sido homologado, se realiza un seguimiento de su actividad, para asegurar que se mantienen los niveles de Calidad alcanzados en el momento de su aprobación. Dicho seguimiento se lleva a cabo independientemente del método de evaluación que haya sido empleado con el Proveedor. Para realizar este seguimiento, el Responsable de Calidad elabora un informe anual con las No Conformidades correspondientes a Proveedores, en base al control y seguimiento de todos los productos (perfiles de acero, correas de acero, ) que llegan a las instalaciones de Transformación correspondientes a cada uno de los Proveedores que trabajan en la empresa. Si el número de No Conformidades asociadas a productos de un determinado Proveedor supera el 20 % del total de entregas, dicho proveedor deja de considerarse homologado y es eliminado de la Lista de Proveedores Homologados. Igualmente, si un Proveedor pierde su Certificado Oficial o bien si se han dejado de recibir sus productos por un periodo superior a dos años, también dejaría de ser considerado como homologado. En ambos casos, si el Proveedor en cuestión que deja de trabajar con la Empresa Transformación se buscará nuevos Proveedores para suministrar sus productos. 8

9 6.3 PEDIDOS DE COMPRA Elaboración. Un Pedido de Compra puede ser elaborado para un Pedido de Cliente o en previsión de posibles Pedidos de Clientes. En el Pedido de Compra (Formato PG ) se especifican los datos que se indican a continuación: Datos del Proveedor (Nombre y Dirección). Número de Pedido. Fecha de elaboración del Pedido. Fecha de entrega. Descripción del producto o servicio. Cantidad de producto o servicio. Códigos, normas y especificaciones necesarias. Fichas de seguridad necesarias. Otros datos de interés. El Pedido de Compras es elaborado por el Responsable de Compras de Transformación Aprobación. Cuando se aprueba y se firma el Pedido de Compra, se garantiza que se han comprobado los siguientes datos: Descripción cualitativa y cuantitativa del servicio o material. Requerimientos de Calidad necesarios. 9

10 6.3.3 Modificación. Que el Proveedor está incluido en la Lista de Proveedores Homologados. Para realizar modificaciones en un pedido llevamos a cabo los pasos que se describen a continuación: Marcar el pedido obsoleto como ANULADO. Anotar las modificaciones sobre el mismo pedido en soporte informático y escribir en la última fila de la columna DESCRIPCIÓN del impreso del Pedido de Compra: ANULA Y SUSTITUYE AL PEDIDO DEL MISMO NÚMERO. Han de quedan archivados tanto el pedido inicial con su identificación de ANULADO como el Pedido vigente con acusa de recibo de Fax. 6.4 VERIFICACIÓN DE LOS PRODUCTOS COMPRADOS. Cuando se produce la recepción de los productos, Transformación Sur, SL, ha de comprobar que exista coincidencia entre el albarán y el producto físico, tanto en la cantidad como en el tipo de producto. De la misma forma, hay que garantizar que el producto no presenta deterioros visibles. Todo esto se ve en la siguiente tabla: Parámetro Aspecto a inspeccionar Criterio aceptación Criterio Rechazo Cantidad Correcto estado Identidad Coincidencia cantidad Albarán y real recibida Que no presenta deterioros visibles Que se reciba el material del albarán Coincidencia exacta Si no hay ningún daño visible Si se trata del mismo producto Si no hay coincidencia exacta Si existe algún tipo de daño Si es un producto distinto 10

11 En el caso de que se produzca la aceptación, se firma el albarán, que servirá como registro de haber llevado a cabo la verificación. Si se produce rechazo, habrá que tomar una serie de medidas, entre las cuales se van a destacar las siguientes: Si el rechazo es debido a que falta cantidad, se indicaría en el Albarán de Recepción. El material recibido se acepta y sigue su curso, mientras que el Responsable de Compras tramita con el proveedor la reclamación de la mercancía faltante. Si es debido a que existe un exceso de cantidad, se indica en el Albarán de Recepción, aceptando el material sobrante e iniciando el Responsable de Compras los trámites con el Proveedor para decidir el destino final. Mientras tanto, éstos quedarán almacenados en la nave de la Empresa Transformación. Cuando existe un deterioro en el producto (tales como humedad o inconsistencia) se refleja en el Albarán de Recepción y se crea un informe de No Conformidad de acuerdo con el Procedimiento PC-TMS-830. El material recibido se identifica como No Conforme y el Responsable de Compras acuerda con el proveedor un destino final para el producto, que se hará constar en el citado informe. Igualmente, el material deteriorado quedará almacenado en la nave de la Empresa (en un emplazamiento especialmente dedicado a ello) hasta que se decida qué hacer con ellas. Por ultimo, si el rechazo se debe a que el material recibido difiere de aquel que aparece indicado en el albarán, se refleja esto en el albarán de Recepción y se crea el Informe de No Conformidad de acuerdo con lo indicado en el Procedimiento PC-TMS-830.El material recibido se identifica como No Conforme y el Responsable de Compras acuerda con el Proveedor un destino final para el producto, que se hará constar en el citado Informe. 11

12 Además de las verificaciones descritas, Control de Calidad lleva a cabo una serie de inspecciones de los productos recibidos, con el objeto de asegurar que satisfacen los requisitos especificados. Si esto no ocurriera podría dar lugar a rechazo. Si Transformación necesita inspeccionar y verificar los productos en los establecimientos del Proveedor deberá comunicarlo previamente por escrito al mismo. 7. FORMATOS. Los Formatos incluidos en el presente Procedimiento son los siguientes: ANEXO 1: PG , lista de Proveedores Homologados. ANEXO 2: PG , Informe de evaluación de Proveedores. ANEXO 3: PG , Pedido de Compras. 12

13 ANEXO 1: PG , lista de Proveedores Homologados. TMS PRODUCTO O SERVICIO SUMINISTRADO Nº: LPG/--/-- Proveedor Producto o servicio suministrado Criterio de evaluación Fecha de evaluación Observaciones 13

14 ANEXO 2: PG , Informe de evaluación de Proveedores. TMS PRODUCTO O SERVICIO SUMINISTRADO Nº: LPG/--/-- Proveedor Producto o servicio suministrado Criterio de evaluación Fecha de evaluación Homologado SI/NO Observaciones 14

15 ANEXO 3: PG , Pedido de Compra. Se adjunta el siguiente pedido con los materiales mencionados a continuación y sujeto a las condiciones generales de compra: Nº PEDIDO FECHA CODIGO PROVEEDOR FECHA ENTREGA FORMA DE PAGO REFERENCIA PRODUCTO ENVASE CANTIDAD OBSERVACIONES CONDICIONES GENERALES DE COMPRA ELABORADO APROBADO Nota: Junto con la recepción del material es necesaria la entrega de la correspondiente documentación de calidad exigida en la presente orden de compra. 15