MANUAL DE CONVIVENCIA. Copia controlada ÍNDICE

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1 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN OBJETIVOS GENERAL ESPECIFICOS NORMATIVIDAD APLICADA AL PROGRAMA DE CONVIVENCIA LABORAL 3 4. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL NOMBRAMIENTO REPRESENTANTES DEL EMPLEADOR: NOMBRAMIENTO REPRESENTANTES DE LOS TRABAJADORES: REQUISITOS DE POSTULACIÓN: TIEMPO DE ELECCION DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ: FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL NORMAS DE CONVIVENCIA ACOSO LABORAL ACTOS QUE CONSTITUYEN ACOSO LABORAL ACTOS QUE NO CONSTITUYEN ACOSO LABORAL PREVENCIÓN DERECHOS DEBERES PROCEDIMIENTO PARA FORMULAR QUEJAS CLAUSULA DE CONFIDENCIALIDAD PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCION DE CASOS PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO Carrera 4 No Teléfono Página 1 de 17

2 1. INTRODUCCIÓN Debido a que la ley 1010 de 2006, proferida por el congreso de la república, buscó como objetivo, prevenir, corregir y sancionar las diversas formas de agresión, maltrato, vejámenes, trato desconsiderado y ofensivo y en general todo ultraje a la dignidad humana que se ejercen sobre quienes realizan sus actividades económicas en el contexto de una relación laboral, privada o pública y la misma determina que los reglamentos de trabajo de las empresas e instituciones deberán prever mecanismos de prevención de las conductas o acoso laboral y establecer un procedimiento interno, confidencial, conciliatorio y efectivo para superar las que ocurran en el lugar de trabajo. ARM CONSULTING LTDA., en la búsqueda de acatar lo dispuesto en la resolución 652 del 30 de abril del 2012 emanada por el ministerio del trabajo, da cumplimiento a la conformación del comité de convivencia laboral. El Manual de Convivencia Laboral de ARM CONSULTING LTDA. define lineamientos de integridad y transparencia, normas de conducta éticas que todos los empleados y socios, cualquiera que sea su nivel jerárquico, deben seguir y mantener en el desempeño de sus funciones y en el trato con los demás. No sobra informar que las normas aquí contenidas son de obligatorio cumplimiento para todo el personal, y que el no estar sujetos a ellas, se constituye en una violación al Manual que nos podría llevar a correr riesgos y a exponernos a conductas de acoso laboral. Todo el personal, en todos los niveles, deberá propender por mantener un clima de respeto y empeñarse en dar en todo momento un trato justo a las demás personas, promover el trabajo en condiciones dignas y justas, la armonía entre quienes comparten vida laboral empresarial y el buen ambiente en la empresa y proteger la intimidad, la horna, la salud mental y la libertad de las personas en el trabajo. Carrera 4 No Teléfono Página 2 de 17

3 2. OBJETIVOS 2.1. GENERAL Establecer los parámetros de convivencia laboral de la empresa ARM CONSULTING LTDA, focalizando los conflictos por el acoso laboral y adoptando las medidas pertinentes en búsqueda del buen clima organizacional ESPECÍFICOS Servir de instrumento para la aplicación de mecanismos que faciliten la convivencia social. Establecer la conformación del comité convivencia laboral y definir sus funciones. Desarrollar normas de convivencia que permitan fomentar los valores de honestidad, veracidad, respeto, honradez y tolerancia que mejoren y mantengan buenas relaciones interpersonales en todos los niveles de la empresa. Definir deberes y derechos de los trabajadores que permitan generar pautas para una sana convivencia laboral. Determinar los procedimientos para las diferentes situaciones de conflicto laboral. 3. NORMATIVIDAD APLICADA AL PROGRAMA DE CONVIVENCIA LABORAL RESOLUCIÓN 1010 DE 2006: la presente tiene por objeto definir, prevenir, corregir, y sancionar las diversas formas de agresión, maltrato, vejámenes, trato desconsiderado y ofensivo y en general todo ultraje a la dignidad humana que se ejercen sobre quienes realizan sus actividades económicas en el contexto de una relación laboral privada o pública. RESOLUCIÓN 652 DE 2012: por la cual se establece la conformación y funcionamiento del comité de convivencia laboral en entidades públicas y empresas privadas y se dictan otras disposiciones. RESOLUCIÓN 1356 DE 2012: Por la cual se modifican algunos aspectos de la Resolución 652 de Carrera 4 No Teléfono Página 3 de 17

4 RESOLUCIÓN 2646 DE 2008: Por la cual se establecen disposiciones y se definen responsabilidades para la identificación, evaluación, prevención, intervención y monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo psicosocial en el trabajo y para la determinación del origen de las patologías causadas por el estrés ocupacional. 4. CONFORMACIÓN DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL Estará compuesto por dos (2) representantes del empleador y dos (2) representantes de los trabajadores con sus respectivos suplentes. Los integrantes del Comité preferiblemente deben contar con competencias actitudinales y comportamentales, tales como respeto, imparcialidad, tolerancia, serenidad, confidencialidad, reserva en el manejo de información y ética; así mismo, habilidades de comunicación asertiva, liderazgo y resolución de conflictos. El Comité de Convivencia Laboral no podrá conformarse con trabajadores a los que se les haya formulado una queja de acoso laboral, o que hayan sido víctimas de acoso laboral, en los últimos seis (6) meses anteriores a su conformación. 4.1 NOMBRAMIENTO REPRESENTANTES DEL EMPLEADOR: El nombramiento es efectuado por la Gerencia y quedará consignado mediante acta. Se nombrarán como mínimo 2 representantes con sus respectivos suplentes. 4.2 NOMBRAMIENTO REPRESENTANTES DE LOS TRABAJADORES: Se nombrarán como mínimo 2 representantes con sus respectivos suplentes y para ello se realizará votación democrática por parte de los empleados previa postulación de sus aspirantes. El nombramiento de los representantes de los trabajadores quedará de igual manera consignado mediante acta Requisitos de postulación: 1. Ejemplar desempeño laboral frente a sus compañeros con criterios propios en toma de decisiones. 2. Compromiso con la integridad física y mental propia y de sus compañeros de trabajo. Carrera 4 No Teléfono Página 4 de 17

5 3. Mostrar respeto por sí mismo y por el resto de las personas que lo acompañan en su actividad laboral, incluidos los de más bajo, más alto nivel e igual nivel, manifestado por sus compañeros de trabajo. No pueden postularse: 1. Trabajador que haya sido víctima de acoso laboral y/o tenga algún proceso legal. 2. Trabajador al cual se le haya formulado alguna queja de acoso laboral y/o tenga algún proceso legal. 4.3 TIEMPO DE ELECCIÓN DE LOS MIEMBROS DEL COMITÉ: El período de los miembros del Comité de Convivencia será de dos (2) años a partir de la conformación del mismo, los cuales se contarán desde la fecha de la comunicación de la elección y/o designación. 5. FUNCIONES DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL Recibir y dar trámite a las quejas presentadas en las que se describan situaciones que puedan constituir una situación de conflicto, así como las pruebas que las soportan. Examinar de manera confidencial los casos específicos o puntuales en los que se formule queja o reclamo, que pudieran tipificar conductas o circunstancias de conflicto. Escuchar a las partes involucradas de manera individual sobre los hechos que dieron lugar a la queja Adelantar reuniones con el fin de crear un espacio de dialogo entre las partes involucradas, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias. Formular un plan de mejora concertado entre las partes, para construir, renovar y promover la convivencia laboral, garantizando en todos los casos el principio de la confidencialidad. Hacer seguimiento a los compromisos adquiridos por las partes involucradas en la queja verificando su cumplimiento de acuerdo con lo pactado En aquellos casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el comité de convivencia laboral, deberá remitir la queja a la alta dirección de la Carrera 4 No Teléfono Página 5 de 17

6 empresa, cerrara el caso y el trabajador puede presentar la queja ante el inspector de trabajo o demandar ante el juez competente Presentar a la alta dirección de la empresa las recomendaciones para el desarrollo efectivo de las medidas preventivas y correctivas del acoso laboral o situaciones de conflicto, así como el informe anual de resultados de la gestión del comité de convivencia laboral y los informes requeridos por los organismos de control Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán prestados a la alta dirección de la empresa. 5.1 FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL Convocar a los miembros del comité a las sesiones ordinarias y extraordinarias Presidir y orientar las reuniones ordinarias y extraordinarias en forma dinámica y eficaz Tramitar ante la administración de la empresa las recomendaciones aprobadas en el comité Gestionar ante la alta dirección de la empresa, los recursos requeridos para el funcionamiento del comité 5.2 FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ Recibir y dar trámite a las quejas presentadas por escrito en las que se describan las situaciones que puedan constituir una situación de conflicto, así como las pruebas que las soportan Enviar por medio físico o electrónico a los miembros del comité la convocatoria realizada por el presidente a las sesiones ordinarias, indicando el día, la hora y el lugar de la reunión Citar individualmente a cada una de las partes involucradas en las quejas, con el fin de escuchar los hechos que dieron lugar a la misma Citar conjuntamente a los trabajadores involucrados en las quejas con el fin de establecer compromisos de convivencia Llevar el archivo de las quejas presentadas, la documentación soporte y velar por la reserva, custodia y confidencialidad de la información Elaborar el orden del día y las actas de cada una de las sesiones del comité Enviar las comunicaciones con las recomendaciones dadas por el comité a las diferentes dependencias de la empresa Carrera 4 No Teléfono Página 6 de 17

7 Citar a reuniones y solicitar los soportes requeridos para hacer el seguimiento al cumplimiento de los compromisos adquiridos por cada una de las partes involucradas Elaborar informes trimestrales sobre la gestión del comité que incluya estadísticas de las quejas, seguimiento de los casos y recomendaciones, los cuales serán presentados a la alta dirección de la empresa. 6. NORMAS DE CONVIVENCIA Trabajar juntos, entregando lo mejor de cada uno y fomentando relaciones de trabajo armónicas y productivas, valorando las necesidades del otro y demostrando solidaridad por los compañeros. - Cooperar e interactuar con los compañeros de trabajo y demás áreas para facilitar el trabajo en equipo. - Propiciar espacios de comunicación donde se escuche de forma respetuosa, empática y se propongan ideas. - Hacer caer en cuenta a los integrantes del equipo de trabajo cuando sus conductas van en contra de los principios y valores organizacionales. - Atender oportunamente las tareas que afectan el trabajo de otros compañeros. - Fomentar el trabajo en equipo fundamentado en criterios de colaboración, solidaridad y compañerismo para facilitar el alcance de los objetivos institucionales. Predicar con el ejemplo, siendo coherentes con lo que se dice y se hace, asumiendo con responsabilidad las consecuencias de nuestros actos con honestidad y transparencia. - Cumplir los compromisos y ser acordes con las palabras. - Trabajar permanentemente por invertir en un modelo positivo de comportamiento y demostración de lo que significa actuar como una persona íntegra. - Actuar conforme a las normas y a los estándares éticos definidos por la institución. - Responsabilizarse de las consecuencias propias de nuestras acciones. - Manifestar de forma coherente y respetuosa las órdenes o tareas. Carrera 4 No Teléfono Página 7 de 17

8 - Velar por que las acciones estén acordes con los valores personales y organizacionales. - Acoger las políticas internas de la institución y las disposiciones normativas. Respetar a los demás por su condición de ser humano, valorando sus conocimientos, potencial y experiencia como miembros del equipo de trabajo. - Tratar a todo el personal con respeto, asertividad y dignidad. - Valorar las diferencias individuales y culturales. - Dirigirse amablemente a las demás personas, presentes y ausentes. - Realizar peticiones con amabilidad. - Adoptar modales de educación como saludar y despedirse de los compañeros de trabajo. - Compartir y gestionar el conocimiento como la mejor manera de aprender y crecer dentro de la organización. Mantener una comunicación abierta, respetuosa y asertiva, aportando al crecimiento personal y profesional de los miembros del equipo de trabajo. - Informar con veracidad, oportunidad y claridad aspectos relevantes y decisiones que adopte la institución que incidan e involucren a los empleados. - Manejar de forma responsable y confidencial la información de la institución. - Expresar las ideas y opiniones de forma clara y precisa. - Escuchar a las personas antes de emitir juicios sobre ellos. Ser abiertos a la crítica y autocrítica constructiva para convertirla en un aporte satisfactorio y agradable en el desarrollo de nuestro quehacer institucional. - Valorar y respetar la diferencia y la oposición o contradicción. - Evitar la crítica destructiva, descalificar o desprestigiar las actividades realizadas por otros con mala intención. Carrera 4 No Teléfono Página 8 de 17

9 - Prepararse para escuchar y atender la crítica y convertirla en un insumo importante para el mejoramiento continuo. - Buscar alcanzar acuerdos satisfactorios. - Evitar juicios de valor. - No juzgar la información recibida sin antes investigar y analizar su veracidad. - Respetar los turnos de opinión, sin interrupciones. - Fomentar la participación en las reuniones, donde los participantes se sientan cómodos de realizar sus aportes. - No patrocinar los enfrentamientos o situaciones violentas. - Privilegiar el diálogo respetuoso como la herramienta esencial para construir acuerdos. Respetar nuestra privacidad y la de los compañeros de trabajo. - No patrocinar el chisme y el rumor. - Evitar que los comentarios afecten la integridad de las personas, el clima laboral y el logro de los objetivos institucionales. - Respetar la vida privada de los compañeros de trabajo (evitar contar la vida personal a todo el mundo y ventilar la de otros). - No hacer discriminaciones de raza, credo, costumbres o partidos políticos. - Respetar las pertenencias ajenas. - No juzgar por la primera impresión y basado en comentarios. - Privilegiar las decisiones soportadas en hechos y datos. - Mantener los problemas bajo control dentro del proceso que se gestó, en la medida que sea posible. Construir un ambiente de trabajo agradable, fomentando el respeto y las buenas relaciones en el desempeño productivo de los funcionarios y el logro de los objetivos de la institución. - Saludar de manera amable a los demás, dar las gracias y pedir el favor respetuosamente. - Participar de las actividades brindadas por la empresa, para fomentar el buen clima organizacional - Evitar aislar o excluir a un compañero de trabajo - Estimular la construcción de relaciones sanas y efectivas con compañeros de trabajo, basadas en la sinceridad y confianza. Carrera 4 No Teléfono Página 9 de 17

10 - Participar activamente de todas las actividades de bienestar laboral programadas en la institución. - Convocar a la convivencia desde una actitud positiva. - Buscar siempre el beneficio mutuo en las relaciones de trabajo. - Promover el dialogo como forma de construir acuerdos. - No tolerar actos de violencia como amenazas, ni represalias por parte ningún empleado hacia otros compañeros. - Ofrecer una disculpa cuando sea necesario - Fomentar las buenas acciones entre jefes y colaboradores, las cuales deben ser cordiales y respetuosas. Valorar el buen trabajo y fomentar el reconocimiento de logros sincero y oportuno entre compañeros. - Reconocer los logros y buenos resultados de los servidores, no apropiarse de los logros que no correspondan. - Delegar en los colaboradores funciones, como forma de facilitar el desarrollo y permitir la apropiación de responsabilidades. - Propiciar espacios de generación de ideas que permitan una mejor gestión institucional. - Crear espacios para expresar a compañeros y colaboradores el aprecio, interés y reconocimiento por el valor agregado a las funciones de los servidores. - Destacar más las fortalezas que las debilidades, como forma de mantener en los servidores una actitud motivadora y positiva. Hacer uso adecuado y respetuoso de las zonas comunes y puestos de trabajo, garantizando que permanezcan limpios y ordenados. - Respetar el espacio de trabajo compartido. - Evitar interrumpir las labores de los compañeros - Manejar un tono de voz adecuado - Depositar los residuos en los lugares establecidos - Dejar los baños como nos gustaría encontrarlos, limpios. - Organizar y limpiar las zonas al terminar de consumir alimentos. - Hacer uso adecuado de la cantidad de agua, jabón de manos y papel higiénico - Todos los espacios de las instalaciones deben estar libres de humo Carrera 4 No Teléfono Página 10 de 17

11 Evitar lanzar juicios, descalificar o desprestigiar las actividades realizadas por otros y hacer comentarios que afecten el equipo de trabajo. - Respetar las opiniones de los demás - Valorar el trabajo realizado por los otros - Realizar críticas constructivas y no destructivas - No crear rumores o comentarios de pasillo que afecten a otros compañeros Ser solidarios ante eventos que no tengan que ver con nuestras funciones específicas y que sin embargo estamos en capacidad de apoyar. - Colaborar a otros equipos de trabajo en el desarrollo de sus actividades, siempre que se tenga la necesidad y el tiempo. - Colaborar y ser partícipe de las actividades organizadas por la empresa. - Atender amablemente las solicitudes realizadas por otras dependencias de la empresa. Respetar y valorar el tiempo de los demás, evitando entorpecer las labores de todos, siendo oportunos y teniendo claro la priorización de las cosas. - No interrumpir a los compañeros mientras están desarrollando las actividades laborales y que requieren concentración. - Tener claro que el trabajo de los demás compañeros también es importante y es él quien determina su nivel de prioridad. - Evite que sus pausas activas afecten el desarrollo de las actividades de los demás. Ser puntuales y responsables en el horario de trabajo - Llegar a la hora indicada en el reglamento interno de trabajo. - Salir a la hora indicada en el reglamento interno de trabajo. - Cumplir con la jornada laboral. Carrera 4 No Teléfono Página 11 de 17

12 Mantener siempre una buena presentación personal - Utilizar prendas de vestir adecuadas a la labor realizada. - Use los elementos de protección personal en el momento de realizar sus funciones. 7. ACOSO LABORAL El acoso laboral hace referencia a la conducta persistente y demostrable, ejercida sobre un empleado, trabajador por parte de un empleador, un jefe o superior jerárquico inmediato o mediato, un compañero de trabajo, o un subalterno, encaminada a infundir miedo, intimidación, terror y angustia, a causar perjuicio laboral, generar desmotivación en el trabajo o inducir la renuncia del mismo (Ley 1010 de 2006). 7.1 ACTOS QUE CONSTITUYEN ACOSO LABORAL Agresión Física Expresiones injuriosas o ultrajantes sobre la persona, con utilización de palabras soeces o alusión a la raza, el género, el origen familiar o nacional, la preferencia política o el estatus social. Comentarios hostiles y humillantes de descalificación profesional expresados en presencia de compañeros de trabajo. Injustificadas amenazas de despido en presencia de los compañeros de trabajo. Descalificación humillante de las propuestas u opiniones de trabajo. Burlas sobre la apariencia física o la forma de vestir, formuladas en público. Alusión pública a hechos pertenecientes a la intimidad de la persona. Imposición de deberes ostensiblemente extraños a las obligaciones laborales, el brusco cambio del lugar de trabajo o de la labor contratada sin ningún fundamento objetivo. Exigencia de laborar en horarios excesivos respecto a la jornada laboral contratada, los cambios sorpresivos del turno laboral y la exigencia permanente de laborar en dominicales y días festivos sin ningún fundamento objetivo. Trato notoriamente discriminatorio respecto a los demás empleados en cuanto al otorgamiento de derechos y prerrogativas laborales y la imposición de deberes laborales. Negativa a suministrar materiales e información absolutamente indispensables para el cumplimiento de las labores. Carrera 4 No Teléfono Página 12 de 17

13 Negativa injustificada a otorgar permisos, licencias por enfermedad, licencias ordinarias y vacaciones, cuando se dan las condiciones legales para pedirlos. El envío de anónimos, llamadas telefónicas y mensajes virtuales con contenido injurioso, ofensivo o intimidatorio o el sometimiento a una situación de aislamiento social. 7.2 ACTOS QUE NO CONSTITUYEN ACOSO LABORAL Las exigencias y órdenes necesarias para mantener disciplina. Los actos destinados a ejercer la potestad disciplinaria que legalmente corresponde a los superiores jerárquicos sobre sus subalternos. La formulación de exigencias razonables de fidelidad laboral o lealtad institucional. La formulación de circulares o memorandos de servicio encaminados a solicitar exigencias técnicas o mejorar la eficiencia laboral y la evaluación laboral de subalternos conforme a indicadores objetivos y generales de rendimiento. La solicitud de cumplir deberes extras de colaboración con la empresa, cuando sean necesarios para continuidad del servicio o para solucionar situaciones difíciles en la operación de la empresa. Las actuaciones administrativas o gestiones encaminadas a dar por terminado el contrato de trabajo, con base en una causa legal o una justa causa. La solicitud de cumplir los deberes de la persona y el ciudadano. Las exigencias de cumplir con las estipulaciones contenidas en los reglamentos y cláusulas de los contratos. La exigencia de cumplir con las obligaciones, deberes y prohibiciones de que trata la legislación. 7.3 PREVENCIÓN Los mecanismos de prevención de las conductas de Acoso Laboral previstos por ARM CONSULTING LTDA. constituyen actividades tendientes a generar una conciencia colectiva conviviente, que promueva el trabajo en condiciones dignas y justas, la armonía entre quienes comparten vida laboral y el buen ambiente en la empresa y proteja la intimidad, la honra, la salud mental y la libertad de las personas en el trabajo. Carrera 4 No Teléfono Página 13 de 17

14 8. DERECHOS - Derecho a ser respetado. - Derecho a recibir un trato digno frente a creencias religiosas o identidad sexual. - Derecho a manifestar su opinión o emociones. - Derecho a ser escuchado cuando expone un argumento o punto de vista. - Derecho a realizar las labores que se encuentren dentro del manual de sus funciones. - Derecho a ser escuchado por el comité de convivencia cuando identifique conductas que atenten contra la convivencia laboral de la empresa. (Incluyendo maltrato laboral o conductas de acoso). 9. DEBERES - Cumplir con todas las normas internas adoptadas por el trabajador para el buen funcionamiento de la institución. - Respetar a los compañeros en todo momento y lugar (incluyendo a todo el personal que labore en la institución, incluso trabajadores temporales y practicantes). - Dar trato respetuoso a los demás frente a raza, creencia religiosa o preferencia sexual. - Comunicarse de manera asertiva y tranquila. - Cumplimiento de las obligaciones derivadas de su vinculación. - Comunicar oportunamente a la empresa las observaciones que estime puedan provocar daños o perjuicios en cuanto al acoso laboral se refiere. - No hacer bromas, ni juegos que pongan en riesgo la integridad física y psicológica de los trabajadores. - Participar en las actividades que realice la empresa para la motivación e integración. - Tener sentido de pertenencia por la organización, así como también, aportar estrategias que ayuden a promover el buen clima organizacional. 10. PROCEDIMIENTO PARA FORMULAR QUEJAS Las personas interesadas en formular una queja o inquietud de acoso o convivencia laboral, podrán hacerlo presentando por escrito y en el formato indicado la queja o situación ante el comité de convivencia laboral, en donde se recibirá la queja para su posterior análisis. Carrera 4 No Teléfono Página 14 de 17

15 Para formular un caso concreto de acoso o convivencia laboral, este deberá ser enviado en un sobre sellado a la empresa dirigido al Comité de Convivencia Laboral o entregada personalmente a la secretaria del Comité de Convivencia Laboral, con el fin de guardar la confidencialidad del mismo, pues esta queja será entregado únicamente al Presidente del Comité o en su defecto, a uno de los representantes principales del empleador. También puede hacerlo enviando el caso al correo electrónico convivencia@armconsultingcolombia.com En todos los eventos y con posterioridad a la presentación de la queja, inquietud o caso, la persona será contactada por algún miembro del Comité. 11. CLAUSULA DE CONFIDENCIALIDAD Todos los miembros del Comité firmarán la siguiente cláusula de confidencialidad: ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD DE INFORMACIÓN COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL Yo con C.C como Miembro del COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL y teniendo en cuenta que la información, sea verbal o escrita, a la cual tendré acceso en el desempeño de mis funciones, es de carácter privado, me comprometo con el manejo confidencial de la misma, a no revelarla a terceros, a no difundirla, fotocopiarla, grabarla o realizar un uso diferente del previsto en las funciones dadas en el Comité de Convivencia, para no incurrir en perjuicio de las sanciones legales que la ley contempla en el CST Artículos 62 y 194 y so pena de incumplir el presente acuerdo frente a su custodia de información. En caso de ser solicitado por autoridad competente, antes de proceder a entregar la información requerida, enviaré copia de la solicitud en cuestión al COMITÉ, junto con los antecedentes del caso y esperaré autorización para proceder. Al momento de la terminación de mis funciones como miembro del COMITÉ, me comprometo a entregar toda la información confidencial que se encuentre en mi poder, ya sea en medio escrito, magnético, digital y en general por cualquier otro sistema tecnológico. Carrera 4 No Teléfono Página 15 de 17

16 En señal de haber leído, entendido y aceptado el contenido de este acuerdo, firmo el presente documento el día Firma: C.C 12. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CASOS 1. El Comité de Convivencia Laboral recibirá las quejas, casos o solicitudes de los trabajadores relacionados con acoso laboral y las analizará en su sesión ordinaria más próxima o en su sesión extraordinaria, si así lo estiman los miembros o el Presidente del Comité, de acuerdo con la gravedad del caso. 2. Para el estudio de las solicitudes de acoso laboral, el Comité de Convivencia laboral podrá escuchar a las partes del conflicto por separado y/o conjuntamente, promoviendo compromisos mutuos para llegar a una solución efectiva de las controversias 3. Solicitará testimonios de los demás trabajadores de la empresa en los casos que así lo considere y de los testigos de los hechos si los hay y de todas las personas de las empresas que estime convenientes. 4. En los casos que lo considere formulará plan de mejora concertado entre las partes para construir, renovar y promover la armonía en la convivencia laboral. 5. Hará seguimiento a los compromisos y al plan de mejora para verificar su cumplimiento y avances. 6. Si en la primera sesión, el Comité no logra resolver el caso, utilizará como máximo tres sesiones, pero en ningún caso podrá excederlas. 7. En los casos en que no se llegue a un acuerdo entre las partes, no se cumplan las recomendaciones formuladas o la conducta persista, el Comité remitirá el caso a la Gerencia General, cerrará el caso y el trabajador podrá presentar la queja ante el inspector del trabajo o ante cualquier otra autoridad competente. 8. El Comité, en todos los casos, realizará las observaciones, sugerencias o recomendaciones a los funcionarios competentes de la empresa, dando traslado para que se adelanten los procedimientos que correspondan, de acuerdo con lo establecido para el caso concreto y lo que se tenga contemplado en el Reglamento Interno de Trabajo. Carrera 4 No Teléfono Página 16 de 17

17 13. PROCEDIMIENTO SANCIONATORIO Gerencia General, será el área encargada de tomar las medidas en lo concerniente a las sanciones, teniendo como base lo estipulado en el reglamento interno de trabajo; así como también lo descrito en la resolución 1010 de 2006 en donde se especifica claramente cómo proceder. Elaboró: JOHATHAN ANDRÉS GAVIRIA PRESIDENTE COMITÉ DE CONVIVENCIA Revisó: ROBINSON MARROQUÍN PÉREZ GERENTE TÉCNICO Firma Firma Firma Aprobó: ÁNGEL ARTURO RINCÓN S GERENTE GENERAL Fecha: (02, NOV, 2016) Fecha: (02, NOV, 2016) Fecha: (02, NOV, 2016) Carrera 4 No Teléfono Página 17 de 17