SISTEMA AUTOMATIZADO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE PROBLEMAS MEDIANTE LA APLICACIÓN DE LA MATRIZ VESTER

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1 GUÍA DE USUARIO SISTEMA AUTOMATIZADO PARA LA IDENTIFICACIÓN Y ANÁLISIS DE PROBLEMAS MEDIANTE LA APLICACIÓN DE LA MATRIZ VESTER (Versión gratuita) El presente documento elaborado por BearToolZ se distribuye bajo una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial 4.0 Internacional.

2 CONTENIDO 1. Características del sistema Configuración del sistema Procedimiento Definición del tema Lista de problemas Análisis relacional Matriz Vester Plano cartesiano Clasificación de problemas

3 Sistema Automatizado Identificación y análisis de problemas mediante la aplicación de la Matriz Vester 1. CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA Nombre del sistema Versión Autor Descripción Uso principal Características Técnicas Nivel de conocimientos Sistema automatizado para la Identificación y análisis de problemas mediante la aplicación de la Matriz Vester 1.0 xls BearToolZ Sistema automatizado que permite identificar y analizar una situación problemática específica con el objetivo de determinar su rol (problema crítico, causa o efecto) en forma intuitiva. Identificación de causas y efectos de una situación problemática como insumo para la construcción del árbol de problemas. El sistema permite: Seleccionar las celdas bloqueadas. Seleccionar celdas desbloqueadas. Aplicar formatos a celdas. Aplicar formatos a columnas. Imprimir formatos y gráficos. Excel Básico 2. CONFIGURACIÓN DEL SISTEMA Tome en cuenta las siguientes consideraciones: Se requiere un permiso de BearToolZ para descargar o cambiar las propiedades del Sistema. Una vez descargado el Sistema, debe proceder a abrirlo utilizando Microsoft Excel. Si aparece un mensaje haciéndole la siguiente pregunta: Desea convertir este archivo en un documento confiable?, haga clic en Sí. Luego de ello, en el menú Archivo, haga clic Guardar como. Seleccione la carpeta de su preferencia. En la opción Nombre del Archivo escribir el que mejor identifique el trabajo que realizará. Proceda a realizar su trabajo. 2

4 3. PROCEDIMIENTO El procedimiento para el uso del Sistema fue desarrollado en base a un ejemplo asociado a la cosecha y post cosecha de la fruta que afecta a los productores frutícolas del Valle Porvenir (lugar ficticio) DEFINICIÓN DEL TEMA En la Hoja 1, se debe definir en forma resumida el tema a tratar, en base a tres preguntas preseleccionadas, tal como se muestra a continuación: Preguntas Qué problemas serán analizados? Dónde ocurren estos problemas? Respuestas Los problemas asociados a la cosecha y post cosecha de la fruta En el Valle Porvenir A qué o a quiénes afectan? Productores frutícolas Posteriormente, las respuestas obtenidas deben ser unidas en forma lógica, para que el tema planteado quede correctamente definido, tal como se muestra a continuación: Preguntas Qué problemas serán analizados? Dónde ocurren estos problemas? Respuestas Los problemas asociados a la cosecha y post cosecha de la fruta En el Valle Porvenir A qué o a quiénes afectan? Productores frutícolas Tema 3.2. LISTA DE PROBLEMAS Problemas asociados a la cosecha y post cosecha de la fruta que afectan a los productores frutícolas del Valle El Provenir En la Hoja 2, mediante una lluvia de ideas, se debe identificar los obstáculos que forman parte de la situación problemática del tema a tratar (máximo 15), por ello deben ser correctamente redactados para evitar ambigüedades. Es necesario asignar un código de identificación a cada problema, para facilitar su operacionalización en el Sistema. Dicho código no indica un orden de prioridad, su uso esta estrictamente relacionado a la construcción de la Matriz Vester, tal como se muestra a continuación: 3

5 Cód. P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 P10 P11 P12 P13 P14 P15 Problemas La fruta se deteriora durante la recolección Bajos ingresos económicos de los productores frutícolas Productores con limitadas capacidades para la recolección de fruta Abundancia de oferta en época de cosecha Perdida de cosecha por inadecuado manejo de plantaciones Proliferación de plagas y malos olores Maquinas recolectoras inadecuadas Maquinas recolectoras obsoletas Inadecuado manejo post cosecha de la fruta Bajos precios en época de cosecha Desconocimiento de tecnología de empaque y selección Compradores castigan precios por incumplimiento de normas técnicas Mantenimiento deficiente de cosechadoras La fruta se empaca sin selección Contaminación por fruta dañada 3.3. ANÁLISIS RELACIONAL En la Hoja 3, a partir de los problemas identificados, se debe proceder a realizar el análisis relacional. Para ello, se deben asignar ponderaciones a cada par de problemas identificados. El análisis relacional es fila por fila. Es importante mantener la misma lógica durante todo el ejercicio realizando la siguiente pregunta Cómo influye el problema 1 sobre el problema 2?, tal como se muestra a continuación: 4

6 Cód. P1 Problema a evaluar La fruta se deteriora durante la recolección Cód. Problemas relacionales Pregunta P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 P10 P11 P12 P13 P14 P15 Bajos ingresos económicos de los productores frutícolas Productores con limitadas capacidades para la recolección de fruta Abundancia de oferta en época de cosecha Perdida de cosecha por inadecuado manejo de plantaciones Proliferación de plagas y malos olores Maquinas recolectoras inadecuadas Maquinas recolectoras obsoletas Inadecuado manejo post cosecha de la fruta Bajos precios en época de cosecha Desconocimiento de tecnología de empaque y selección Compradores castigan precios por incumplimiento de normas técnicas Mantenimiento deficiente de cosechadoras La fruta se empaca sin selección Contaminación por fruta dañada P1sobre el problema P2? P1sobre el problema P3? P1sobre el problema P4? P1sobre el problema P5? P1sobre el problema P6? P1sobre el problema P7? P1sobre el problema P8? P1sobre el problema P9? P1sobre el problema P10? P1sobre el problema P11? P1sobre el problema P12? P1sobre el problema P13? P1sobre el problema P14? P1sobre el problema P15? Es importante destacar que la relación que se establece, por ejemplo, entre el problema P1 y el P2 no es la misma a la relación que se puede establecer entre el problema P2 y el P1. Es decir, el sentido de la relación nos puede entregar valores diferentes. El análisis relacional, se debe realizar en base a la asignación de las siguientes ponderaciones: Valor Descripción 0 No existe relación directa entre el primer y el segundo problema. 1 Existe una influencia débil entre el primer y el segundo problema. 2 Existe una influencia mediana entre el primer y el segundo problema. 3 Existe una influencia fuerte entre el primer y el segundo problema. En el ejemplo que venimos desarrollando, la ponderación asignada a la relación que existe entre P1 y el resto de problemas identificados, fue la siguiente: 5

7 Cód. P1 Problema a evaluar La fruta se deteriora durante la recolección Cód. Problemas relacionales Pond. Influencia P2 P3 P4 P5 P6 Bajos ingresos económicos de los productores frutícolas Productores con limitadas capacidades para la recolección de fruta Abundancia de oferta en época de cosecha Perdida de cosecha por inadecuado manejo de plantaciones Proliferación de plagas y malos olores 2 Existe una influencia mediana 0 No existe influencia directa 0 No existe influencia directa 3 Existe una influencia fuerte 2 Existe una influencia mediana P7 Maquinas recolectoras inadecuadas 0 No existe influencia directa P8 Maquinas recolectoras obsoletas 0 No existe influencia directa P9 Inadecuado manejo post cosecha de la fruta 0 No existe influencia directa P10 Bajos precios en época de cosecha 2 No existe influencia directa P11 P12 P13 Desconocimiento de tecnología de empaque y selección Compradores castigan precios por incumplimiento de normas técnicas Mantenimiento deficiente de cosechadoras 0 No existe influencia directa 1 No existe influencia directa 0 No existe influencia directa P14 La fruta se empaca sin selección 0 No existe influencia directa P15 Contaminación por fruta dañada 3 Existe una influencia fuerte Se debe resaltar que el Sistema, una vez asignada la ponderación entre un problema y otro, automáticamente específica el grado de influencia. Los posibles errores que se pueden cometer durante la asignación de ponderaciones, son los siguientes: 1. Calificar una relación indirecta como directa. Considerando el siguiente gráfico, si la pregunta a resolver es A sobre el problema B? la respuesta es no, pues lo que en realidad sucede es que para que exista la influencia, es necesaria la participación del problema X. Es decir, la influencia del problema A sobre el problema B, es indirecta. Problema A Problema X Problema B 6

8 2. Considerar una correlación como una relación de influencia. En la siguiente gráfica se observa que a pesar de que el problema A y el problema B modifican su comportamiento de forma simultánea, no quiere decir que necesariamente exista una relación de influencia entre estos problemas, sino que podría ser a causa de otro problema, en este caso por el problema X. Problema X Problema A Problema B 3. Confundir el sentido de la influencia. Decir que el problema A influye sobre el problema B no es lo mismo que decir que el problema B influye sobre el problema A. Problema A Problema B 3.4. MATRIZ VESTER En la Hoja 4, se presenta la Matriz Vester, la cual es una herramienta que facilita la identificación de causas y efectos de una situación problemática, la cual fue desarrollada por el alemán Frederic Vester y ha sido aplicada en diferentes campos. En dicha Matriz, se puede observar los resultados del análisis relacional, tal como se muestra a continuación: 7

9 Cód. P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 P10 P11 P12 P13 P14 P15 X P P P P P P P P P P P P P P P Y Al lado derecho de la Matriz, se puede observar una tabla y un gráfico donde se realiza el análisis de consistencia de los valores asignados en el análisis relacional. Si más del 30% de las ponderaciones corresponden al valor 3, el sistema emitirá un aviso de inconsistencia, de lo contrario el sistema arrojará un aviso de consistencia. Para tal efecto, el Sistema analiza los problemas en base a su nivel de influencia y dependencia. Sobre este conjunto de problemas se realizará la distinción planteada anteriormente, tal como se muestra a continuación: Total de ponderaciones asignadas 210 N ponderaciones con valor 3 15 Coeficiente obtenido (%) 7,14% Resultado CONSISTENTE 8

10 129 Cantidad asignada por valor Valor 0 Valor 1 Valor 2 Valor PLANO CARTESIANO En la Hoja 5, se presenta la información obtenida en la Hoja 4, pero en un formato que permite elaborar el plano de influencias y dependencias. Nótese que en este cuadro se incluye el valor promedio del grado de influencias y dependencias, tal como se presenta a continuación: Cód. Problemas Influencia (X) Dependencia (Y) P1 La fruta se deteriora durante la recolección P2 Bajos ingresos económicos de los productores frutícolas 3 25 P3 Productores con limitadas capacidades para la recolección de fruta 14 0 P4 Abundancia de oferta en época de cosecha 5 1 P5 Perdida de cosecha por inadecuado manejo de plantaciones 7 16 P6 Proliferación de plagas y malos olores 6 13 P7 Maquinas recolectoras inadecuadas 9 9 P8 Maquinas recolectoras obsoletas 13 2 P9 Inadecuado manejo post cosecha de la fruta 12 5 P10 Bajos precios en época de cosecha 6 9 P11 Desconocimiento de tecnología de empaque y selección 13 4 P12 Compradores castigan precios por incumplimiento de normas técnicas 4 12 P13 Mantenimiento deficiente de cosechadoras 9 3 P14 La fruta se empaca sin selección 10 4 P15 Contaminación por fruta dañada 8 15 Promedio

11 En base al valor promedio de influencias y dependencias, el Sistema grafica automáticamente un plano cartesiano, definido por el promedio detallado anteriormente, tomando en cuenta las siguientes consideraciones: El cuadrante 1, se configura bajo el promedio de la influencia y sobre el promedio de la dependencia, se interpreta como el de los problemas pasivos o también denominados los efectos del problema central. El cuadrante 2, se configura sobre el promedio de la influencia y sobre el promedio de la dependencia, es donde encontramos el problema central o crítico. Si se tiene más de un problema crítico, el equipo debe elegir como problema crítico al que tenga mayor influencia y dependencia que los otros. También puede decidir si uno de ellos se convierte en causa del otro o analizarlos como problemas diferentes. El cuadrante 3, es aquel condicionado por estar bajo el promedio de la influencia y la dependencia, este cuadrante contiene los problemas que se configuraran como estructurales o exógenos, posteriormente pueden considerarse como supuestos para el cumplimiento de los objetivos planteados. El cuadrante 4, el aquel condicionado por una influencia mayor y una dependencia menor que el promedio, se le denomina cuadrante de los problemas activos o de las causas del problema central. Cuadrante 1 Problemas pasivos o efectos de los problemas críticos Cuadrante 2 Problemas críticos o centrales Promedio de influencias y dependencias Cuadrante 3 Problemas indiferentes Cuadrante 4 Problemas activos o causas de los problemas críticos En el ejemplo planteado, encontramos que en el cuadrante 2, se ubica el problema P1 que corresponde a la La fruta se deteriora durante la recolección, en este caso, éste se constituye en el problema crítico o central del caso analizado, tal como se muestra a continuación: 10

12 Dependencia P P12 P6 P10 P5 P15 P7 P1 5 0 P9 P11 P13 P14 P8 P4 0 P Influencia Nota: Cuando la ubicación de un problema en el plano de influencias y dependencias no es clara, como es el caso de los problemas P7, P10 y P13, su rol debe ser asignado tomando en cuenta el siguiente gráfico: Matriz Vester. Gráfico de Interpretación Fuente: BearToolZ 11

13 Seguidamente, es necesario asignar el rol de los problemas, observando su ubicación en el plano cartesiano de influencias y dependencias. El Sistema brinda las opciones correspondientes, tal como se aprecia a continuación: Cód. Problemas Influencia (X) Dependencia (Y) Rol del Problema P1 La fruta se deteriora durante la recolección Problema crítico P2 P3 Bajos ingresos económicos de los productores frutícolas Productores con limitadas capacidades para la recolección de fruta 3 25 Problema pasivo 14 0 Problema activo P4 Abundancia de oferta en época de cosecha 5 1 Problema indiferente P5 Perdida de cosecha por inadecuado manejo de plantaciones 7 16 Problema pasivo P6 Proliferación de plagas y malos olores 6 13 Problema pasivo P7 Maquinas recolectoras inadecuadas 9 9 Problema activo P8 Maquinas recolectoras obsoletas 13 2 Problema activo P9 Inadecuado manejo post cosecha de la fruta 12 5 Problema activo P10 Bajos precios en época de cosecha 6 9 Problema pasivo P11 P12 Desconocimiento de tecnología de empaque y selección Compradores castigan precios por incumplimiento de normas técnicas 13 4 Problema activo 4 12 Problema pasivo P13 Mantenimiento deficiente de cosechadoras 9 3 Problema activo P14 La fruta se empaca sin selección 10 4 Problema activo P15 Contaminación por fruta dañada 8 15 Problema pasivo Promedio CLASIFICACIÓN DE PROBLEMAS En la Hoja 6, el Sistema clasifica automáticamente la situación problemática analizada en: problemas centrales, problemas que representan causas y problemas que representan efectos, tal como se presenta a continuación: 12

14 Cód. Problemas P. Central Causas Efectos P1 La fruta se deteriora durante la recolección P1 P2 Bajos ingresos económicos de los productores frutícolas P2 P3 Productores con limitadas capacidades para la recolección de fruta P3 P4 Abundancia de oferta en época de cosecha P5 Perdida de cosecha por inadecuado manejo de plantaciones P5 P6 Proliferación de plagas y malos olores P6 P7 Maquinas recolectoras inadecuadas P7 P8 Maquinas recolectoras obsoletas P8 P9 Inadecuado manejo post cosecha de la fruta P9 P10 Bajos precios en época de cosecha P10 P11 Desconocimiento de tecnología de empaque y selección P11 P12 Compradores castigan precios por incumplimiento de normas técnicas P12 P13 Mantenimiento deficiente de cosechadoras P13 P14 La fruta se empaca sin selección P14 P15 Contaminación por fruta dañada P15 13