Concepcion, planificacion del proyecto y su puesta en marcha, aspectos practicos y desafios en SEGURIDAD TERAPEUTICA. Karla Torzsok FRANCIA

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Celia Valverde Sandoval
hace 6 años
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1 Concepcion, planificacion del proyecto y su puesta en marcha, aspectos practicos y desafios en SEGURIDAD TERAPEUTICA Karla Torzsok FRANCIA

2 La problematica en Radioterapia en Chile La problematica en Radioterapia en general Cambio de paradigma La vision Medios puestos para alcanzar las metas Desafios en el uso cotidiano Beneficios Conclusiones, futuro 2

3 Fundacion multidiciplinaria de cuidado de cancer incluyendo: cirugia oncologia medica PET-CT cyclotron Medicina nuclear Cuidados paliativos IORT con electrones MeV 3

4 1 clinac +1 Cobalto +6-8 tecnicos 2 estaciones de planificacion CMS+ 1 estacion de contorneo Focal 1 Fisico+5 dosimetristas 4 medicos +4 secretarias 700 nuevos casos/año, ACREDITADA en CALIDAD con Excelenci a según la Superintendencia de Salud de Chile. 4

5 Reembolsos bajos del tratamiento radioterapico al nivel nacional Mas de 2 turnos de personal actualmente para tratar los 700 nuevos casos Tecnicas 3D conformal Actividad non rentable y poco competitiva Salir del circulo vicioso 5

Crear una actividad de radioterapia con alto valor anadido De gran calidad y atencion al paciente Ofrecer al paciente un panel completo de tratamientos y

6 Crear una actividad de radioterapia con alto valor anadido De gran calidad y atencion al paciente Ofrecer al paciente un panel completo de tratamientos y soluciones de cuidado integral Soluciones competitivas en terminos de tecnologia y precio Cambiar el paradigma con altas tecnologias diferenciadoras: dar el salto cuantico 6

7 Se compran equipos y no soluciones de gestion Importancia de los factores de ORGANIZACION y de recursos humanos en los accidentes en RT Una AGREGACION de malas practicas, fallos de control, formacion insuficiente, equipos INSTABLES y contextos FRAGILES Deficit en RRHH y gestion de crisis hacen muy DIFICILES la anticipacion y la lucidez INADECUACION de los recursos multidisciplinarios a las necesidades de la practica de RT- GRAVES problemas de comunicacion Aun bien conocidas, RARA vez estan la formalisadas las etapas de preparacion y réalisacion de los tratamientos Como MEJORAR sin formalizar/documentar/analizar? Equipos AMATEUR Y con poca cohesion Acceso ALEATORIO y LIMITADO a la informacion sobre el paciente 7

Organizacion de la VALIDACION de las etapas de preparacion y realizacion de los tratamientos ELABORACION de las

8 OBLIGACION de FORMALIZACION de TODOS los procedimientos relativos a la preparacion y realizacion de los tratamientos OBLIGACION de FORMALIZACION de LAS RESPONSABILIDADES de los diferentes actores/ tareas delegadas Organizacion de la VALIDACION de las etapas de preparacion y realizacion de los tratamientos ELABORACION de las analisis de los riesgos en la practica de la RT OBLIGACION de FORMALIZACION de las Modalidades de REGISTRO y eventos anomalos 8

9 Red integral IMPAC para gestion del servicio Conexion de piloteo de todos los equipos Red integral CMS Direct Access 4 TB almacenamiento Acceso remoto con VPN TODO PAPERLESS Y FILMLESS EXIGIR LA TRAZABILIDAD Y LA OBSERVACION ESTRICTA DE LOS PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDOS (VALOR DE LEY) OBLIGACION DE TRANSPARENCIA 9

10 ` ` IMAGEUR ` ` SERVEUR TPS ` ` ` 10

11 Cyberknife Tomotherapy Elekta VMAT y MLC Agility LIAC (IORT) 11

12 Preparacion del estudio de proteccion radiologica previo a los planes de arquitectura 9memorias de calculo) Alta complejidad debida a las limitaciones de espacio para los 3 bunkeres Necesidad de un espacio de trabajo diafano y compartido para la planificacion Estudios de blindajes con 3 diferentes formalismos para los 3 aparatos 12

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14 Robot dispara en todos los sentidos menos el techo y 20 grados detrás del brazo Todos los haces son primarios Formalismo NCRP particular donde la radiacion de fuga se suma con la radiacion primaria y se aplica la ley de doble fuente para n TVL Necesidad de sacar cortes de todos los planes y edificios colindantes Complejo en situacion del piso -2 de la FALP debido a numerosos lugares iradiados del -3 al +2 14

15 "Site Planning guide", en particular el Capítulo 2: «Pautas de blindaje contra la radiación». Shielding White Paper de Accuray P/N A para detalles sobre el uso del valor de radiación de fuga de alta energía para los cálculos de blindaje. Se utilizan los formalismos y recomendaciones expresas del NCRP 151 aplicadas a los limites de dosis vigentes en las leyes Chilenas. 15

16 Personas ocupacionalmente expuestas: 20 msv/ano 20/50 msv/semana 400 Sv/semana 10 Sv/hora Limite de dosis en zona publica: 1 msv/ano 1/50 msv/semana 20 Sv/semana 20 Sv/40 por hora = 0.5 Sv/hora Dosis en cualquier hora (any-one-hour) < 20 Sv/hora: La jornada laboral en Chile siendo de 45 horas, se utilizara un factor 45 para el calculo de Rh. 16

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19 El escudo (beam stopper) integrado en el gantry atenúa la radiación primaria a niveles de radiación de fuga. Además un factor de modulación alto (16) de IMRT lleva la carga semanal de UM (unidades monitores) a niveles mucho mas altos que los aceleradores lineales convencionales a pesar de tener una carga de radiación primaria baja. Por estas dos razones, la radiación de fuga también llamada secundaria emerge como la preocupación dominante en términos de blindajes. 19

20 ES imposible la aplicación de una metodología de distancia cuadrada inversa que no tome en cuenta los efectos angulares. Dos métodos son posibles: una función polinomio en fitting de la distribución angular y espacial del porcentaje de fuga comparado al isocentro: modelización de la figura 3-3 del Site Planning Guide la distribución angular y espacial dl caso mas desventajoso utilizando la tabla 3-3 que contabiliza mediciones de fuga mas difusión 20

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23 El blindaje de la barrera primaria se calcula ante la radiación emitida directamente por la fuente La barrera secundaria blinda ante la radiación de fuga procedente del cabezal y la dispersa por el paciente: las fuentes de radiación que se reciben indirectamente. Se calculan los espesores por separado y posteriormente se ponen en común con la regla de las dos fuentes. 23

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25 2 conceptos: Convencional: carga de trabajo semanal Factor de carga IMRT Dosis instantanea IDR (mas restrictivo) 25

26 La plantas y cortes muestran la previsión establecida en función de los valores teóricos de ocupación y construcción. Se han hecho los cálculos para que todas las zonas colindantes a los 3 bunkeres sean zonas de clasificación publica menos dos áreas que quedan zona controlada : la K sobre el techo del bunker del Synergy la área D de la sala de planificación 26

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29 Metodo desarrollado en la industria (cadenas de produccion automoviles, aeronautica, agroalimentario, etc ) desde 1920 Utilizado en salud desde los anos 90 DEFINICION: METODO DE GESTION PREVENTIVA DE LA CALIDAD QUE PERMITE A TRAVES DEL ANALISIS DE UNO O VARIOS INDICADORES DE UN PROCESO, DE SEGUIR SU PERFORMANCIA DENTRO DEL MARCO DE LA POLITICA DE MEJORA DE LA CALIDAD CONTINUA DEL MISMO 29

30 Mejorando la organizacion se podria compensar una parte del deficit del persona/ del know howl? Definicion y actualizacion continua de las tareas de cada protagonista (delegaciones) Gestion del workflow Validacion de cada etapa CREX (Comite de Retorno de Experiencias) Management de proximidad- el proyecto continua Evaluacion y seguimiento de performancias Formacion continua y necesidades de ampliacion de horizontes 30

31 las soluciones comerciales existen Utiles a condicion de proponer: LA CENTRALIZACION DE TODOS LOS DATOS DEL PACIENTE Tecnicos (PLAN DE TT+IMAGENES IP + IGRT) Medicos(PRESCRIPCIONES +CS + CR) Administrativos (RETROPLANNING) Informes, facturacion) ORGANIZACION DEL SERVICIO Administracion horaria (PACIENTES+PERSONAL) GESTION DE LAS TAREAS QUIEN HACE QUE y CUANDO = TRAZABILIDAD 31

32 1. PROGRAMACION 2. ADQUIS IMAGENES 3. VSIM 4. PLANIFICACION 5. VALIDACION 6. 1RA FRACCION-IP 7. CS SEMANALES 8. FRACCIONES 9. CONTROL IGRT 10.DIA/SEMANA 11.RESUMEN 12.CITAS PERIODICAS 13.ARCHIVO 32

33 El calendario de las tareas que hay que efectuar por paciente, por radioterapeuta, por físico, por dosimetrista, por manipulador. El balance de las tareas realizadas La validación de las diferentes etapas Trazabilidad expediente paciente / tratamiento ( dónde está esta última parte del circuito?). El control y trazabilidad de las tareas para evitar toda modificación del flujo contínuo Sistema de detención de dosis diaria, semanal y total si la dosis prescrita es sobrepasada. 33

Grupo pluridisciplinario que Se reune periodicamente Analiza causas y factores de los eventos precursores que pueden conducir a un accidente de tratamiento Propone acciones de mejora Sigue e

34 Grupo pluridisciplinario que Se reune periodicamente Analiza causas y factores de los eventos precursores que pueden conducir a un accidente de tratamiento Propone acciones de mejora Sigue e implementa las acciones DOCUMENTA los procedimientos SENSIBILIZA los usuarios a la frecuencia del riesgo Prevencion Trabajo multidisciplinar Mejora continua Aniquila los errores sistematicos y recurrentes ++nivel de la practica de RT evolucion Tecnica 34

35 Ejemplo de programa de SEGURIDAD TERAPEUTICA para las etapas de VALIDACION de planos de TT X VERIFICACIONES: INDICADORES Firma electronica conjunta medico+fisico (I=T, necesidad de procesos de precripcion sobre VSIM) Verifica POST firma de 2 persona Calculo indipendiente de UM 3 persona Dosi in vivo (tecnico) Fusion IP-DRR, firma tecnico+medico Verificacion semanal IP etc 35

36 Aceptar lo que uno no sabe Aceptar de colmar los deficit de nivel entre el personal Identificar las necesidades de formacion: Target delineacion Prescripcion Validacion de Imagenes IP Pero tambien Secretariado Coordinacion de tecnicos etc Hacerse acompañar SIN COMPLEJOS 36

37 Una PLANIFICACION RIGUROSA de 3 meses minimo de trabajo para un equipo de 20 personas par conseguir tecnicas IMRT- Llega a ser ++ en centros con alta tecnicidad y manejo artesanal Sin esta PSICOTERAPIA COLECTIVA/puesta al dia de la practica en RT, instalar nuevas tecnologias crea CONTEXTOS FRAGILES Consolidar la cohesion y la comunicacion es la forma mas concreta de ESTABILIZAR grupos de trabajo productivos dando pruebas de la eficiencia del cambio POSITIVO 37

38 Es el momento crucial de la racionalizacion=profesionalizacion de los procesos en RT Los jefes de unidad deben cultivar DOTES DE MANAGEMENT (personal, indices, objetivos) para sobrevivir a la CRISIS actual ) MEJOR actuar antes del comienzo de la OBLIGACION LEGAL de reorganizacion.hacerse acompañar por expertos en el tema Tener CIFRAS-INDICADORES-ESTADISTICAS para DEFENDERSE 38

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