MINISTERIO DE EDUCACIÓN DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN TÉCNICA Y PROFESIONAL PROGRAMA GESTIÓN DOCUMENTAL ESPECIALIDAD GESTION DOCUMENTAL

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1 MINISTERIO DE EDUCACIÓN DIRECCIÓN DE EDUCACIÓN TÉCNICA Y PROFESIONAL PROGRAMA GESTIÓN DOCUMENTAL ESPECIALIDAD GESTION DOCUMENTAL Autores: Marlenis Ávila Ortiz Valentina Furé Cardenás NIVEL: TÉCNICO MEDIO ESCOLARIDAD INICIAL: 9no y 12mo grados Abril/ 2009 AÑO DEL 50 ANIVERSARIO DEL TRIUNFO DE LA REVOLUCIÓN

2 ORIENTACIONES GENERALES DE LA ASIGNATURA. La gestión documental se ha convertido en la herramienta fundamental del tratamiento documental en los archivos de las distintas administraciones. En este sentido, los alumnos conocerán sus fundamentos teóricos y sus características, aprenderán a estructurar sistemas de archivos para las organizaciones y adquirirán los conocimientos necesarios para el tratamiento de los documentos en dichos sistemas. Todo ello enfocado a garantizar una correcta gestión de los documentos que contribuya a la rentabilidad y eficiencia de las organizaciones. Hay que tener en cuenta que la mayor parte de los egresados de la especialidad trabajarán en los archivos de las instituciones de gobierno a diferentes instancias y en los correspondientes a los organismos de la Administración Central del Estado. OBJETIVOS GENERALES DE LA ASIGNATURA: - Explicar el concepto de gestión documental, su evolución y aplicación en la archivística. - Explicar los conceptos de archivo y documento de archivo y su impacto en la formulación teórico práctica de la gestión documental. - Dominar los conceptos de principio de procedencia y ciclo de vida de los documentos de archivo como base teórica de la gestión documental. - Caracterizar la organización de los sistemas institucionales de archivos y los tipos de archivo que lo conforman. - Aplicar las diferentes fases del tratamiento documental. PLANES TEMÁTICOS. Para aplicar a los alumnos que ingresen a partir del curso escolar no grado Semanas Lectivas: 40 Frecuencia semanal: 2 en 1er año, 4 en 2do y 5/38 en 3er año. Total de Horas de la Asignatura: 430 Horas Unidad Temática Total Teóricas Práctica 1 La Gestión Documental Fundamentos Teóricos de la Archivística La Diplomática como ciencia auxiliar de la archivística 1er año 4 Los Sistemas de Archivo El Archivo de Gestión o de Oficina El Archivo Central do

3 año 7 El tratamiento documental El Archivo Histórico, evolución y desarrollo en el contexto internacional Surgimiento y desarrollo de los archivos históricos cubanos Ética Profesional Archivística er año Total mo grado Semanas Lectivas: 40 Frecuencia semanal: 6 en 1er año y 6/20 en 2do año. Total de Horas de la Asignatura: 360 Horas Unidad Temática Total Teóricas Práctica 1 La Gestión Documental Fundamentos Teóricos de la Archivística La Diplomática como ciencia auxiliar de la archivística 4 Los Sistemas de Archivo El Archivo de Gestión o de Oficina El Archivo Central er año 7 El tratamiento documental El Archivo Histórico, evolución y desarrollo en el contexto internacional Surgimiento y desarrollo de los archivos históricos cubanos Ética Profesional Archivística do año Total PLAN ANALÍTICO. UNIDAD 1. LA GESTIÓN DOCUMENTAL. Objetivo: - Explicar la gestión documental en su relación con la actividad archivística Sistema de conocimientos y habilidades El concepto de gestión documental Su evolución histórica.

4 La gestión de documentos Los profesionales de la gestión de documentos: gestores de documentos y archiveros Relación e interdependencia entre gestores de documentos y archiveros. Al iniciar la unidad 1, se hará énfasis en los objetivos generales a lograr en el desarrollo de la asignatura, así como en las características del contenido a impartir, el sistema de evaluación aplicado, la necesidad del estudio sistemático y la realización de las diferentes prácticas. En las orientaciones de está unidad se deberá tener presente que la administración moderna reclama a los archiveros un mayor número de respuestas a los problemas que le plantea la documentación contemporánea obligando a una mayor intervención de los archiveros en el ámbito de la gestión de documentos, es decir, en el tratamiento de los documentos antes de que éstos adquieran valor histórico. De igual forma se deberá definir y delimitar el concepto gestión de documentos como el área de gestión administrativa general relativa a conseguir economía y eficacia en la creación, mantenimiento, uso y disposición de los documentos. Deberá brindarse especial atención a la evolución histórica de la gestión documental desde su nacimiento a partir de los restos arqueológicos, su posterior evolución con los ejemplos de Mesopotamia (Irak), Egipto, Grecia, Inglaterra y Estados Unidos hasta llegar a la actualidad. Para profundizar en los contenidos impartidos sobre los profesionales de la gestión de documentos se puede organizar un seminario con el objetivo de que el alumno sea capaz de explicar la relación y la interdependencia entre gestores de documentación y archiveros. UNIDAD 2. FUNDAMENTOS TEÓRICOS DE LA ARCHIVÍSTICA Objetivo: - Explicar los fundamentos teóricos generales de la archivística como ciencia. Sistema de conocimientos y habilidades. 2. El concepto de archivo. 2.1 Clasificación de los archivos 2.2 Funciones de los archivos. 2.3 Principios de la archivística. 2.4 Analogía y diferencias entre archivos, centro de documentación y bibliotecas. Al estudiar estos contenidos el alumno conocerá que la Archivística es la ciencia de los archivos y no de los documentos, aunque éstos sean objeto de su atención. Definir el concepto más completo de archivo analizando sus partes esenciales, así como sus tres funciones referidas a los documentos: recoger, conservar y servir. Deberá clasificar los archivos en clase: públicos y privados, dependiendo de las instituciones según su actividad; por categoría, de acuerdo al ámbito, de los más simples a los más complejos: locales, provinciales, regionales y generales o nacionales y de distintos tipos por la edad de los documentos: de gestión, intermedios e históricos. Deberá conocer los principios de la Archivística denominados: principio de procedencia o de respeto al origen y al

5 orden natural, destacando que este simple principio va a configurar la especial orientación de la Archivística como disciplina. Se sugiere orientar como tarea que se realice una comparación entre archivos, bibliotecas y centros de documentación y se discuta en clase y como actividad extraclase se pueden realizar visitas a estos tipos de instituciones. UNIDAD 3. LA DIPLOMÁTICA COMO CIENCIA AUXILIAR DE LA ARCHIVÍSTICA. -.Relacionar las nociones básicas de la diplomática con la archivística. -.Identificar la topología documental producida en Cuba en diferentes épocas históricas hasta el documento administrativo actual. Sistema de conocimientos y habilidades. 3. Concepto de Diplomática 3.1. Los archivos y la diplomática 3.2. La diplomática y la gestión documental 3.3. El documento, concepto y clasificación Tipología documental. 3.5 Antecedentes de la tipología documental actual: Documentación hispanoamericana y del periodo neocolonial. La tipología documental del procedimiento administrativo actual. 3.6 Génesis documental. Tradición documental. Caracteres de los documentos. Las partes del documento. En esta unidad se comenzará por el estudio de las nociones básicas de la diplomática con la archivística, para lo cual se deben discutir con los estudiantes los postulados de esta teoría y su vigencia, destacando que son aspectos importantes en todos los tiempos. Al identificar las características de la topología documental se trabajará esta definición. En análisis de esta tipología en diferentes épocas hasta la actualidad se debe realizar teniendo en cuenta sus características y los contenidos precedentes de los estudiantes. Posteriormente en el desarrollo del programa se profundizará en relacionar estas nociones básicas. El profesor deberá realizar clases teóricas en las que se desarrollarán los temas Incluidos en el programa. El alumno deberá asimilar la parte teórica que será la base que le permitirá analizar los documentos. El profesor podrá trabajar esta unidad por seminario participativo a través de preguntas y respuestas. Explicará y guiará, de esta manera, al alumno en las temáticas fundamentales de la ciencia Diplomática. Las prácticas ocuparán una parte sustancial de esta unidad, se sugiere trabajar por equipos. Con la ayuda del profesor se realizarán las prácticas necesarias para llegar a conocer la estructura interna y externa de los documentos analizados, la tradición documental y la tipología documental. Se emplearán facsímiles de documentos y transcripciones. UNIDAD 4. LOS SISTEMAS DE ARCHIVOS.

6 -.Caracterizar los diferentes tipos de sistemas de archivos. -.Explicar la estructuración y funcionamiento de los Sistemas Archivísticos Institucionales. Sistema de conocimientos y habilidades. 4. Los sistemas archivísticos. 4.1 Definición y génesis del SAI. 4.2 Componentes y dinámica del SAI. 4.3 Los archivos del sistema: archivo de gestión, archivos centrales, archivos intermedios. En esta unidad se trabajarán los sistemas archivísticos y se definirán los sistemas de administración de archivos, así como sus componentes y los archivos del sistema. En el estudio de los sistemas archivísticos se debe orientar a los estudiantes que analicen este concepto, resaltando su importancia dentro de la especialidad. De la misma forma, deben reconocer los diferentes archivos del sistema, teniendo en cuenta sus principales características. Se pondrán ejemplos de estos archivos. UNIDAD 5. EL ARCHIVO DE GESTIÓN O DE OFICINA -. Caracterizar los tipos de documentos que se generan y conservan en los archivos de gestión u oficinas. -. Aplicar los fundamentos teórico -metodológicos para la organización y control de los documentos en los archivos de gestión. Sistema de conocimientos y habilidades. 5 La formación de los documentos. Documentos que generan las administraciones: las unidades documentales simples y compuestas. Ordenación interna del expediente. 5.1 Documentos de archivo y de apoyo informativo. 5.2 Los soportes de los documentos. 5.3 Los órganos productores de documentos y unidades que se integran a ellos. 5.4 El tipo documental. Definición y composición. 5.5 La serie documental. Definición y composición 5.7 Organización del Archivo de gestión 5.8 Conservación de los documentos en las oficinas. 5.9 Instrumentos y procedimientos de control 5.10 El ciclo de vida del documento de archivo. El paso de la documentación activa al estado semiactivo Transferencia de documentos de la oficinas al Archivo Central. Para el estudio de esta unidad se recomienda realizar comparaciones entre los diferentes tipos de documentos que se generan y conservan en los archivos de gestión y en las oficinas. Se incluye el estudio de los documentos de archivo y de apoyo informativo. Se explicarán por el profesor los soportes de los documentos y los órganos productores y unidades que se integran. Se sugiere establecer comparaciones entre el tipo y la serie documental, con

7 el fin de profundizar en estos contenidos para lograr una mayor apropiación de ellos por los alumnos. UNIDAD 6: EL ARCHIVO CENTRAL -. Identificar las etapas para el establecimiento de un archivo central -. Explicar las principales agrupaciones documentales en que se estructuran los documentos en el archivo central. -. Aplicar los fundamentos teóricos metodológicos sobre la organización y fundamento de un archivo central. Sistema de conocimientos y habilidades 6 Definición 6.1 Etapas para el establecimiento de un Archivo Central. 6.2 Misión, funciones y tareas del Archivo Central. 6.3 Recepción de las transferencias de documentos desde las oficinas. 6.4 Formación de fondos y secciones documentales. En esta unidad el alumno deberá identificar las etapas para el establecimiento de un Archivo central, su misión, funciones y tareas. Para ello se deberá profundizar en cómo trabajar en la formación de fondos y secciones documentales. UNIDAD 7. EL TRATAMIENTO DOCUMENTAL. -. Aplicar los principios de la archivística al proceso del tratamiento documental en sus diferentes fases. -. Analizar la descripción archivística a través de la Norma Internacional ISAD(G) como fase culminante del tratamiento documental. Sistema de conocimientos y habilidades 7 Las fases del tratamiento archivístico: identificación, organización, valoración y descripción. Especificidades en cada etapa de archivo. 7.1 La Identificación. Definición, concepto y objetivos. 7.2 La Organización: clasificación y ordenación - La clasificación. Tipos. - Cuadros de clasificación. - La ordenación. - La instalación. 7.3 La Valoración. Definición, concepto y objetivos. - Análisis de los valores de los documentos. - Establecimiento de plazos de transferencias. - Las tablas de plazos de transferencias. - Establecimiento de plazos de selección, conservación y eliminación. - La depuración. Sus principios

8 - El acceso. Establecimiento de los plazos de acceso. - Control administrativo de los documentos. - Instrumentos y procedimientos de control 7.4 La Descripción. Definición. - Instrumentos de Descripción: guías, inventarios, catálogos e índices - El proceso de normalización de la descripción archivística. La norma ISAD(G) e ISARR(CPF) - Aplicación de la norma a las distintas agrupaciones documentales a partir de las áreas que la componen. En esta unidad se abordan las fases del tratamiento archivístico, su identificación, organización, valoración y descripción, así como las especificidades en cada etapa de archivo. En ella se estudiarán, desde las formas más sencillas, la Identificación, la valoración y la descripción, vinculadas con el tratamiento archivístico. Se debe profundizar en la definición de cada uno de estos conceptos, destacando la importancia de las especificidades en cada etapa de archivo. Al estudiar cada uno de estos aspectos se precisaran las diferenciaciones y las características de cada uno. UNIDAD 8. EL ARCHIVO HISTÓRICO, EVOLUCIÓN Y DESARROLLO EN EL CONTEXTO INTERNACIONAL. - Definir el concepto de Archivo Histórico - Explicar la evolución y desarrollo de los archivos históricos desde su surgimiento hasta su enfoque actual. Sistema de conocimientos y habilidades 8 Concepto de archivo histórico. 8.1 La revolución francesa y los archivos históricos del siglo XIX. 8.2 El Archivo Histórico dentro del enfoque de la gestión documental. La unidad tiene una gran potencial educativo, pues define el concepto de archivo histórico, a partir de la época en que se encuentran. Permite fomentar la cultura general, a partir del conocimiento de los diferentes archivos históricos del siglo XIX. El profesor tendrá en cuenta las posibilidades del contenido para desarrollar el componente investigativo de los estudiantes, según las posibilidades de la comunidad y el territorio, destacando este contenido por su importancia dentro de la especialidad. Los métodos usados en la unidad, deben propiciar la motivación, la necesidad de aprender y la independencia cognoscitiva del alumno. Se recomiendan los métodos activos o de grupos que garantizan una mayor interacción entre los alumnos y profesores, propician el debate y la reflexión y desarrollan valor afectivo y sentido de pertenencia. Los métodos deben estar apoyados por todos los medios audiovisuales que la Revolución ha puesto en las escuelas para elevar la cultura e integral como computadores, videos y TV, además maquetas, y otros medios tradicionales, muestrarios de órganos y alimentos, así como medios naturales; animales monogástricos y rumiantes para el sacrificio y observación de los Sistemas digestivos, principalmente en las actividades prácticas.

9 UNIDAD 9. CUBANOS SURGIMIENTO Y EVOLUCIÓN DE LOS ARCHIVOS HISTÓRICOS - Analizar el desarrollo de los archivos históricos cubanos y la formación de sus fondos documentales durante los períodos colonial y republicano. - Valorar el desarrollo alcanzado por los archivos en Cuba como consecuencia del triunfo de la Revolución Cubana. Sistema de conocimientos y habilidades 9.1 El archivo histórico en Cuba. Formación de los fondos documentales. 9.2 La política de la revolución en el desarrollo de los archivos cubanos. 9.3 El Archivo Nacional rector de la política archivística del país. 9.4 Los archivos históricos provinciales y municipales. Formación de la Red Nacional 9.5 Formación y desarrollo del Sistema Nacional de Archivos de Cuba. Los métodos usados en esta unidad, deben propiciar la motivación, la necesidad de aprender y la independencia cognoscitiva del alumno. Se recomiendan los métodos activos o de grupos que garantizan una mayor interacción entre los alumnos y profesores, propician el debate y la reflexión y desarrollan valor afectivo y sentido de pertenencia. Los contenidos deben estar apoyados por todos los medios audiovisuales que la Revolución ha puesto en las escuelas para elevar la cultura e integral, principalmente en las actividades prácticas, siempre en vinculación con la política de la Revolución en los archivos cubanos. UNIDAD 10. EL CÓDIGO DE ÉTICA DEL PROFESIONAL DE ARCHIVO Objetivo: - Aplicar los principios y normas del código de ética de la profesión en el desempeño del gestor de documentos de archivo Sistema de conocimientos y habilidades 10.1 Código de ética del archivero. Principios y normas 10.2 Cualidades y normas morales que exige la profesión al gestor de documentos y archivo. En esta unidad se profundizará en los principios y normas del código de ética del archivero y, sobre todo, en su papel como gestor de los documentos de archivo. Se reflejarán la cualidades fundamentales que deben estar presentes en esta profesión, teniendo presentes los elementos esenciales del perfil ocupacional del especialista en Gestión Documental. SISTEMA DE EVALUACIÓN. Se realizará de acuerdo con lo dispuesto para el Grupo I ( controles sistemáticos, controles parciales, y prueba final). Se realizarán seminarios y clases prácticas.

10 ORIENTACIONES METODOLOGICAS En el desarrollo de los temas debe combinarse la exposición teórica con las actividades prácticas, utilizando un 50% del tiempo disponible para cada modalidad. A través de seminarios y clases prácticas se debe promover el estudio independiente por parte de los alumnos, así como estimular su capacidad de análisis mediante el estudio de diferentes instrumentos jurídicos nacionales y extranjeros. Bibliografía Heredia Herrera, Antonia. Archivística General: Teoría y práctica. 6a. ed. Servicio de Publicaciones de la Diputación de Sevilla, p. Sevilla: La Torre Merino, José Luis. Metodología para la identificación y valoración de fondos documentales / José Luis La Torre Merino y Mercedes Martín Palomino. Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deportes, p. Núñez Fernández, Eduardo. Organización y gestión de archivos. Gijón. Ediciones TREA, p. Llansó I. Sanjuán, Joaquín. Gestión de Documentos. Definición y análisis de modelos. IRARGI. Centro de Patrimonio Documental de Euskadi. 1era Edición