Guía para el usuario de VIDEOCONFERENCIAS MULTIPUNTO

Transcripción

1 VC P Guía para el usuario de VIDEOCONFERENCIAS MULTIPUNTO

2 Guía para el usuario de VIDEOCONFERENCIAS MULTIPUNTO

3 Índice Introducción 3 Solicitud de Agendamiento Datos de los participantes Número de caso de la VC-MP Sitios de respaldo Modificaciones de agenda Prueba de equipos 6 El día de la VC-MP Entre 30 a 60 minutos antes de la hora de inicio 6 6 Durante la VC-MP TIPs Si se comparten contenidos desde una laptop Luego de utilizar los equipos de Videoconferencia 10 Componentes de videoconferencia 11 Control Remoto 12

4 Estimado usuario, la presente guía tiene como objetivo brindarle las pautas básicas a seguir para realizar en forma exitosa una videoconferencia multipunto (de aquí en más VC-MP). Recuerde que en caso de detectar algún problema con los equipos de Videoconferencia, con el acceso a internet, o cualquier otro inconveniente o consulta relacionado con el desarrollo de la VC- MP, es necesario que se comunique a los números de teléfono de contacto (*): (desde un teléfono fijo) opción 4 *2342 (desde un celular) opción 4

5 Solicitud Guía de para VC - MP el usuario de VIDEOCONFERENCIAS MULTIPUNTO Agendamiento La solicitud de VC-MP debe dirigirse al , dentro del horario de atención (Lunes a Viernes de 8:00 a 17:00), con al menos 5 días hábiles de antelación a la fecha en la que se pretende realizar. Datos de los participantes Al momento de agendar la VC-MP, el usuario que realiza la solicitud (el organizador) proporciona los datos (nombre y teléfono) de un moderador técnico para cada uno de los sitios participantes de la VC-MP. Es imprescindible que estos moderadores sean informados previamente por el organizador sobre la realización de esta VC-MP. 4 Número de caso de la VC-MP Al recibir la solicitud Ceibal proporciona al organizador un número de caso identificador de la VC-MP. El organizador debe comunicar este número de caso a cada uno de los moderadores técnicos de los locales participantes, ya que les será solicitado si se comunican a los teléfonos de contacto (*).

6 Sitios de respaldo Al agendar la VC-MP, en caso de que no sea posible llevar adelante la VC-MP en alguno de los sitios elegidos inicialmente, al momento de realizar la solicitud se le dará al organizador la opción de que designe un sitio de respaldo (otra institución con equipamiento de videoconferencia Ceibal) por cada uno de estos locales. De suceder esto, Ceibal se lo comunicará al organizador al menos 24 hs antes de la VC-MP. Modificaciones de agenda De pretender realizar alguna modificación a la VC-MP, la solicitud de cambios debe ser comunicada al menos 48hs antes de la fecha agendada, comunicándose dentro del horario de atención (Lunes a Viernes de 8:00 a 17:00), al opción 4 (indicando el número de caso de la VC-MP). 5 IMPORTANTE Una vez agendada la VC-MP, Ceibal revisa periódicamente de forma remota que los equipos de videoconferencia y la conexión a internet de los locales participantes estén funcionando, para lo cual es imprescindible que no se apague la alimentación eléctrica de los equipos.

7 Prueba de equipos En cuanto conozca la participación de su local en una VC-MP, verifique el estado del equipamiento de videoconferencia. Confirme que cuenta con la llave del gabinete metálico, que todos los componentes como controles remotos, micrófono, cables, etc se encuentran dentro del gabinete y que las pilas de los controles no estén agotadas. No conecte a los equipos de videoconferencia accesorios que no hayan sido suministrados con el equipamiento original. Si los equipos están apagados verifique que los interruptores eléctricos estén encendidos. 6 Tenga en cuenta que al encontrarse inactivo durante cierto tiempo, el sistema pasa a modo reposo. Para reactivar el sistema tome el control remoto haciendo contacto con los bordes laterales de goma, o presione cualquier tecla, apuntando hacia el equipo de VC. Coordine una videoconferencia de prueba a otro local con equipamiento de videoconferencia Ceibal. Al establecer la llamada, corrobore el funcionamiento: -de la cámara, (muévala de un lado al otro con las flechas del control remoto), -del micrófono (asegúrese de que no esté silenciado), -de los parlantes y el amplificador (asegúrese de que el amplificador esté encendido, que el volumen de la

8 pantalla y del amplificador no estén al mínimo), -de la funcionalidad de compartir contenidos desde una laptop (en caso de que se pretenda usar esta funcionalidad durante la VC-MP). En caso de detectar algún mal funcionamiento repórtelo cuanto antes al opción 4 (indicando el número de caso de la VC-MP). Realice o repita esta prueba entre 3 y 5 días antes de la fecha agendada para la VC-MP. El día de la VC-MP 7 Tenga presente que la VC-MP fue agendada con cierta hora de inicio y de fin. Entre 30 a 60 minutos antes de la hora de inicio Cerciórese de que: -el gabinete metálico de los equipos de Videoconferencia esté abierto y los equipos encendidos, -el micrófono no esté silenciado, -el amplificador esté encendido, -el volumen de la pantalla esté al mínimo, -el volumen del amplificador no esté al mínimo, -en la esquina superior izquierda de la pantalla aparece registrado el nombre de su local (ejemplo Esc100Juan- Lacaze).

9 -si la pantalla está en negro verifique con el control remoto de la TV que esté seleccionada la salida HDMI1, -si en pantalla visualiza el mensaje No signal podría estar seleccionado el botón de compartir presentaciones (presiónelo nuevamente), -en caso de que el control remoto no funcione correctamente, reemplace las 2 pilas AA del mismo por pilas nuevas, -en caso de detectar algún mal funcionamiento comuníquese inmediatamente al teléfono de contacto (*) indicando el local y el número de caso asociado a la solicitud de la VC-MP. Durante la VC-MP 8 La conexión entre los locales participantes se realiza en forma automática a la hora de inicio agendada. TIPS TIPS Al recibir la llamada atiéndala con el botón de atender del control remoto. Durante el transcurso de la VC-MP no realice llamadas a otros equipos de videoconferencia. En caso de recibir una llamada de un equipo que no está participando de la VC-MP rechace esa llamada con el control remoto. Si se desconecta involuntariamente, espere un máxi-

10 mo de 5 minutos, si no se recibe la llamada nuevamente, comuníquese a los teléfonos de contacto (*) para solicitar que se lo vuelva a conectar a la VC-MP en curso. De experimentar algún tipo de falla o mal funcionamiento, no apague los equipos ni modifique el conexionado de los mismos. Comuníquese en el momento a los teléfonos de contacto (*), para intentar resolver el inconveniente en el momento. Si se comparten contenidos desde una laptop Se recomienda descargar previamente a la realización de la VC-MP el contenido a compartir, como por ejemplo una presentación desde Internet, para evitar enlentecer el proceso. 9 Es conveniente silenciar los micrófonos de todos los participantes mientras se compartan contenidos, para que el sonido transmitido por el laptop se escuche claramente en los equipos remotos. Los equipos de videoconferencia son sensibles a la iluminación y el ruido, por lo que, para optimizar la calidad de la imagen y sonido se sugiere: Cerrar las puertas y ventanas de la sala durante la VC-MP, para evitar el ruido externo. Cerrar las cortinas de las ventanas, apuntando a lograr luminosidad uniforme y brillante. Para desconectarse de la VC-MP presione le botón

11 de cortar del control remoto. Prevea que llegada la hora de finalización agendada, si los participantes permanecieran conectados, la VC-MP podrá interrumpirse automáticamente, sin posibilidad a extensión. Luego de utilizar los equipos de Videoconferencia Asegúrese de no seguir conectado a la VC-MP (cortar la llamada con el control remoto). No apague el códec, el mismo entra automáticamente en estado de reposo luego de experimentar algunos minutos de inactividad. Se recomienda apagar la pantalla y el amplificador. 10 Verifique que todos los componentes como control remoto, micrófono, cables, etc. queden correctamente ubicados dentro del gabinete. Compruebe que las puertas del gabinete queden correctamente cerradas con la llave o pasador correspondiente.

12 Componentes de videoconferencia Caja de seguridad TV de 52 Parlantes 11 Cámara HD 1080p Control remoto Micrófono Codec C20

13 Control Remoto Accesos directos preconfigurados Micrófono ON OFF Volumen Libreta de direcciones (contactos) Menú principal Hacer llamada Borrar caracteres Digitar al igual que el teclado de un celular. Mantener presionada una tecla para acceder a sus letras correspondientes. Cambiar entre Pantalla del PC y salida de la cámara. (Abrir menú de presentación para seleccionar otras entradas) Flechas de navegación por los menúes Sin menú abierto, utilizar para direccionar la cámara Confirmación de la selección Zoom de la cámara Cambiar disposición de la Cortar o rechazar llamada. Sin llamada activa, mantenga presionado para acceder al Selección de números o letras. En modo texto, mantener presionado para seleccionar 12 Para utilizar el Codec Tome el control remoto y asegúrese que sus manos toquen las gomas que se encuentran a los lados del mismo. Puede también tocar cualquier tecla y el sistema se reactivará.

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