Servicio de Apostilla y Legalizaciones

Transcripción

1 Servicio de Apostilla y Legalizaciones Servicio de Autenticación de firmas: El Ministerio de Relaciones Exteriores de Costa Rica legaliza las firmas de autoridades nacionales para que surtan efecto en países extranjeros.el trámite consiste en legalizar las firmas de los servidores públicos facultados, para hacer constar la validez y legitimidad de los documentos de origen nacional en el extranjero. Un documento público costarricense que no haya sido legalizado por el Ministerio de Relaciones exteriores y Culto, no surtirá ningún efecto en el extranjero. Igualmente un documento público emitido en otro Estado, no surtirá efectos en Costa Rica salvo que, haya sido debidamente legalizado por una dependencia del MREC, o bien, haya sido apostillado en el Estado que lo emite. Es importante destacar, que el Ministerio de Relaciones Exteriores NO legaliza el contenido del documento, ÚNICAMENTE legaliza la firma del funcionario que certifica el documento en cuestión. Conforme con la ley Nº Publicada en La Gaceta Nº 47 de 08 de marzo de 2011, que aprueba la adhesión de Costa Rica al Convenio de la Haya del 5 de octubre de Se espera que a partir del 14 de diciembre del 2011, Costa Rica esté autorizada para el otorgamiento de Apostillas. Qué es la Apostilla de la Haya y para qué sirve?: Apostille es un término francés que significa: certificar, autentificar o completar. Tiene por objeto simplificar la legalización de documentos para verificar su autenticidad, con el fin de que tengan validez a nivel internacional, haciendo innecesaria la legalización consular o diplomática u otro tipo de certificación adicional. A través de la denominada Apostilla de la Haya, un país firmante del Convenio para la Eliminación del Requisito de "Legalización para Documentos Públicos Extranjeros o Convenio de la Haya" reconoce la eficacia jurídica de un documento público emitido en otro país firmante de dicho Convenio. El trámite de Apostilla consiste en colocar sobre el propio documento público, una Apostilla que certificará internacionalmente la autenticidad de la firma de los documentos públicos expedidos en cada país miembro. Los países firmantes del XII Convenio de La

2 Haya suprimiendo la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros del 5 de octubre de 1961 (Convenio de Apostilla), reconocen por consiguiente la autenticidad de los documentos que se han expedido en otros países y llevan la Apostilla. La Apostilla de la Haya suprime el requisito de legalización diplomática y consular de los documentos públicos que se originen en un Estado firmante del Convenio y que se pretenda que tengan efectos en otro Estado también firmante. Según lo establece el Convenio, los documentos emitidos en un país parte de este, que hayan sido legalizados con una Apostilla gozan de reconocimiento en cualquier otro país del Convenio sin necesidad de ningún otro tipo de autenticación. Durante este año 2011, Costa Rica trabaja en el Proyecto de Implementación del Convenio a fin de estar lista para ofrecer el servicio de Apostilla en diciembre próximo. Para ese efecto, se está desarrollando un Sistema de Otorgamiento y Control de Apostillas, que incluye la posibilidad de apostillar un documento y publicar la apostilla electrónica en un sitio web, de modo pueda ser verificadas por cualquiera de los países miembros del Convenio. Qué documentos se pueden apostillar? Todos los documentos públicos, emitidos en Costa Rica que vayan a surtir efecto legal en otro Estado o Gobierno, excepto los documentos ejecutados por agentes diplomáticos o consulares y los documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera. Servicio de Apostilla y Servicio de Legalización A partir de diciembre, el MREC tiene programado, poner a disposición del público dos medios alternativos de autenticación de firmas de un documento, para que surta efecto en el extranjero. Esto dependerá si el país de destino del documento a legalizar es o no es parte adherida al Convenio 1. Si el documento va dirigido a países que no son miembros del Convenio de la Haya, el interesado obtendrá la legalización tradicional que será colocada sobre el documento físico. 2. La autenticación debidamente otorgada será digitalizada y publicada para que pueda ser consultada y descargada en nuestro sitio web, mediante el servicio Consulta de Legalizaciones, utilizando las claves impresas en el documento. 3. Si el documento va dirigido a un país miembro del Convenio de la Haya, el interesado obtendrá la Apostilla que igualmente será adherida al documento físico.

3 4. La apostilla debidamente otorgada será digitalizada y publicada para que pueda ser consultada y descargada en nuestro sitio web, mediante el servicio Consulta de Apostillas, utilizando las claves impresas en el documento. 5. El objetivo de este servicio de consulta de apostillas y legalizaciones es que, el solicitante de autenticación y cualquiera otro tercero interesado a quien vaya destinado el documento autenticado, pueda a través de esta página, comprobar la validez de una Apostilla o Legalización. 6. Cuando el interesado en verificar una autenticación, ingrese los elementos que unifican la autenticación (Clave de Apostilla/Clave de Legalización, Fecha de otorgamiento y Código de verificación), se podrá visualizar en la pantalla, la imagen digital de la Apostilla/Legalización, la cual será copia fiel de la original emitida por la Autoridad Competente. Esta imagen permitirá una comparación visual con la Apostilla presentada, pudiéndose confirmar que es genuina. Autenticación de Firmas en Documentos Oficiales Departamento de Autenticaciones: Le corresponde dar fe de la legitimidad de las firmas de todos los documentos provenientes del extranjero para que sean admisibles y reconocidos oficialmente en Costa Rica, así como los expedidos en el país que vayan a surtir efectos jurídicos en el extranjero. Ubicación: El Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto se encuentra entre avenidas 7-9, Calles en San José, o al costado Este del Instituto Nacional de Seguros (INS) frente al Parque España. El Departamento de Autenticaciones se ubica al costado norte del Ministerio. Sala de recepción y entrega de documentos a autenticar: En dicha área hay una ventanilla de información a la cual debe dirigirse para una revisión previa de la documentación, posteriormente debe tomar una ficha y esperar a ser atendido por alguno de los funcionarios que se encuentran en las ventanillas No. 1, No. 2 y No. 3. La ventanilla No. 2 es de trámite preferencial según ley 7600, para adultos mayores, señoras embarazadas o con niños en brazos y funcionarios de las Misiones Diplomáticas y/o Consulares acreditadas en Costa Rica. Jefe del Departamento de Autenticaciones: Lic. Eduardo Cubero Barrantes / ecubero@rree.go.cr

4 Horario: Lunes a viernes de las 8:00 a las 16:00 horas. Correo electrónico: autenticaciones@rree.go.cr Requisitos para cada documento a autenticar: Para todo documento debe aportar en timbres, que corresponden a: Timbre de Parques Nacionales Timbre especies fiscales La institución no vende timbres, éstos pueden ser adquiridos en el puesto de venta de timbres del Registro Civil en San José y/o el Banco Crédito Agrícola en San José ó bien puede pagar el importe de los mediante depósito bancario a la cuenta No en colones del Banco de Costa Rica. Si realiza el depósito en el banco debe presentar comprobantes originales por separado según número de documentos que vaya a autenticar. No debe pegarse los timbres o el comprobante del depósito en el documento, éstos deben entregarlos al funcionario que lo va a atender. Cantidad de documentos por ficha: En caso de que la cantidad de documentos exceda las 5 unidades, el solicitante deberá tomar una ficha después de ser atendido y así sucesivamente. Para identificar su solicitud se le proporcionará una boleta para identificar cada documento. En esta boleta debe anotarse el país de destino o origen y el nombre del titular del documento donde está la firma que se desea legalizar Tiempo de entrega: El trámite de legalización es efectivo una vez que sean identificadas y autenticadas las firmas del documento original que se entregará en un lapso de dos a tres días después de ser recibido. Esto, siempre y cuando la cantidad de documentos a autenticar no execeda de 5. Si la cantidad es mayor, dependerá del volumen de documentos en cola.

5 Autenticación de Firmas de Traductores Oficiales Para autenticar un firma en una traducción oficial realizada por un Traductor Oficial del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, la traducción debe estar acompañada por el documento original traducido y el traductor firmante deberá estar debidamente registrado para este proceso automatizado de autenticación de firmas (apostilla/leglaización). Documentos que no fueron consularizados en el exterior: En el caso de documentos que se encuentren en Costa Rica y no fueron debidamente tramitados ante la Oficina Consular de Costa Rica en el país de origen, se deberá coordinar con el Departamento Consular al correo electrónico: dconsular.rree@gmail.com Tel: (506) extensión 175,177 ó 168 a efecto de que asesore si se puede o no realizar la tramitación. De ser positiva la respuesta se procederá a realizar las gestiones en conjunto con el Departamento de Autenticaciones quienes brindarán el apoyo de ser necesario. Requisitos 1. Documentos emitidos en Costa Rica que surtirán efectos jurídicos en el extranjero Títulos y notas profesionales Títulos y notas profesionales Universidades Públicas: Para autenticar el título original sólo debe presentarlo para su tramitación. Para la autenticación de copias del título, notas o constancias éstas deben ser legalizadas individualmente por la Vicerrectoría de Vida Estudiantil de la Universidad correspondiente. Universidades Privadas: Para autenticar el título profesional original sólo debe presentarlo para su trámite, siempre que cuenta con la respectiva firma de un funcionario del CONESUP. Si el título no cuenta con la firma antes mencionada, debe dirigirse al CONESUP para la validación del mismo. (Edificio Raventós, costado noroeste del Banco de Costa Rica. Avenida 2da). Para la autenticación de copias del título, notas o constancias, éstas deben ser legalizadas ante un Notario Público, seguidamente debe dirigirse a la Dirección de Notariado (Curridabat, 50 Este de POP S, Edificio Galería del Este).

6 o Títulos y notas de escuelas y colegios El documento debe ser legalizado en el Ministerio de Educación Pública, edificio ROFAS, frente a Emergencias del Hospital San Juan de Dios, 6ª piso. Todo documento emitido por el Tribunal Supremo de Elecciones (Certificados de nacimiento, soltería, etc.) Previo a la autenticación, deberá contar con la firma del Secretario General del Registro Civil en San José Documentos emitidos por otros profesionales en ejercicio particular Legalizar la firma del profesional en el Colegio Profesional respectivo al que está incorporado. Documentos emitidos por Instituciones Públicas Para legalizar el documento este debe contar con la firma del funcionario debidamente acreditado ante el Departamento de Autenticaciones. Documentos en los que intervenga un Notario Público Legalizar la firma del Notario ante la Dirección Nacional de Notariado. Curridabat, de la Pop s 50 metros al Este, Edificio Galerías del Arte. Permisos para salida de animales Para autenticar el permiso debe contar con la firma de un funcionario del Departamento de Cuarentena Animal (SENASA-MAG), dirección: Barreal de Heredia Costa Rica de Jardines del Recuerdo 1KM al oeste y 400 al Norte en el Campus Universitario Benjamin Núñez, Apartado Cenada, Central Telefónica ext.2174 y 2038). Documentos emitidos por la Corte Suprema de Justicia (OIJ, Tribunales de Justicia, etc) Para autenticar, el documento debe ser contar con la firma de la Secretaría de la Corte Suprema de Justicia en San José. Certificación de antecedentes penales (hoja de delincuencia) Debe presentar el documento con la indicación: NIVEL INTERNACIONAL. Procedimiento para tramitar actas de defunción que no hayan sido emitidas por el Tribunal Supremo de Elecciones Para autenticar, el certificado de defunción, deberá contar con la firma de cualquiera de las siguientes instancias administrativas: *Vigilancia Epidemiológica del Ministerio de Salud. * Colegio de Médicos y Cirujanos de Costa Rica. * Gerencia Médica de la Caja Costarricense de Seguro Social

7 2. Documentos provenientes del extranjero que surtirán efectos en Costa Rica Todo documento emitido en el extranjero deberá venir legalizado por el Cónsul de Costa Rica acreditado en el país de origen. Cada documento debe traer adjunto la siguiente boleta. Cancelación de timbres consulares: Si no fueron pagados en el extranjero, deberán realizarlo mediante depósito bancario a la cuenta del Banco de Costa Rica No en dólares y deberá presentar el comprobante original emitido por el Banco por separado para cada documento a autenticar. Cuando el documento se encuentre en Costa Rica o en el extranjero y aún no ha sido tramitado por la Oficina Consular, el interesado deberá presentar ante el Depto. de Autenticaciones el original del comprobante de depósito, hecho en la cuenta antes mencionada, de acuerdo con lo que establezca el Arancel Consular, ello con el fin de que se envíe un correo electrónico a la Oficina Consular para que proceda o continúe con el trámite. Fuente: Investigación realizada por el CTIC, Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto