Plan de Contingencia Quirófano Central

Transcripción

1 Plan de Contingencia Quirófano Central Nº Nº de Versión / Modificación: 01/00 Fecha de Vigencia: 30/04/07

2 INDICE GENERAL INTRODUCCION 2 Objetivo 2 Alcance 2 Sectores Involucrados 2 Sistemas Involucrados 2 Consideraciones generales 2 DESARROLLO 3 1. Programación de Cirugías Confección Planilla de Programación Quirúrgica Envío de Planilla de Programación Quirúrgica Recepción de Planillas de Programación Quirúrgica Confección de Planilla Definitiva Publicación de Planilla Definitiva Recepción de Planilla Definitiva 8 2. Traslados del Paciente desde y hacia el Area de Quirófanos 9 3. Botiquín - Débitos de Insumos y Anestesia Débitos de materiales utilizados Reposición Confección de la Planilla de Cierre Confección de Planilla de Cierre Publicación de Planilla de Cierre Recepción de Planilla de Cierre Anexo Formularios Planilla preliminar del servicio (Manual) Solicitud de transferencia del Centro de Distribución 14 1 de 14

3 INTRODUCCION Objetivo Instrumentar la operatoria a los efectos de establecer la responsabilidad de los distintos actores intervinientes en el proceso de Quirófano Central, ante una eventual contingencia en los sistemas de soporte. Alcance El siguiente procedimiento contempla desde el momento en que se activa la contingencia cuando un actor detecta la imposibilidad de utilizar algún sistema, las operaciones que se realizan durante la misma, las tareas preventivas, y el registro posterior en el sistema de las operaciones efectuadas en forma manual durante la contingencia hasta la finalización, cuando vuelve a operar con normalidad. Sectores Involucrados Sectores que participan en el proceso: Quirófanos (Central, Ortopedia, UCA y Obstetricia) Servicios Quirúrgicos Farmacia Servicios generales Informática Médica Soporte al Sistema: Mesa de ayuda Area de Tecnología Sistemas Involucrados ADT, HCE (Historia Clínica Electrónica), SAF, Software de oficina. Consideraciones generales El soporte informático esta dado por un conjunto de aplicaciones, basadas en herramientas de oficina (Excel, Word, Access, etc.) y no integradas entre si, que están orientadas a dar soporte a algunas tareas puntuales. Por este motivo, la organización del presente plan de contingencia es por tarea, describiendo para cada una de ellas, las posibles contingencias que puedan ocurrir y la forma en que se debe proceder en cada caso. 2 de 14

4 Las posibles causas de contingencia son las siguientes: Mal funcionamiento de la estación de trabajo en la que se debe ejecutar la tarea: en caso de que el mal funcionamiento sea exclusivo de la estación de trabajo del usuario y, en caso de ser factible, se podrá utilizar otra estación de trabajo del sector. Mal funcionamiento de la aplicación: En este caso se buscan alternativas para desarrollar la tarea, como se detalla en el procedimiento o, de no ser posible se espera a que se restablezca el sistema. Corte de Luz (no afecta al Quirófano Central ya que cuenta con computadoras conectadas al grupo electrógeno). DESARROLLO 1. Programación de Cirugías 1.1 Confección Planilla de Programación Quirúrgica SERVICIOS QUIRÚRGICOS Utilizando Excel, Access, Word, etc. confecciona la planilla de programación quirúrgica del servicio, la cual debe contener (Ver anexo Formularios): Nombre del Paciente Sexo Edad Cobertura Diagnostico Tipo de Cirugía Cirujano Quirófano Tiempo estimado de duración de la cirugía Tipo de anestesia a utilizar 3 de 14

5 Si requiere o no transfusión Anatomía patológica Observaciones No se puede acceder a alguna de las aplicaciones de oficina utilizadas en todo el HI. SERVICIOS QUIRÚRGICOS Confecciona la planilla a mano utilizando el respaldo manual, la que será enviada por fax o personalmente. Recuperación luego de la contingencia: Dentro de las 24 Hs hábiles a partir del restablecimiento del sistema SERVICIOS QUIRÚRGICOS Vuelca la planilla manual a la aplicación. SERVICIOS QUIRÚRGICOS Personal del servicio Mantiene respaldo manual actualizado con la información necesaria para la programación de las cirugías. Nota: En general cada servicio dispone de una carpeta o libro de actas en el que los médicos cirujanos anotan la programación de las cirugías. 4 de 14

6 1.2 Envío de Planilla de Programación Quirúrgica SERVICIOS QUIRÚRGICOS Utilizando el correo electrónico, envía la planilla de programación quirúrgica del servicio a Quirófano Central. No se puede utilizar el Correo electrónico en todo el HI. SERVICIOS QUIRÚRGICOS Imprime la planilla en papel y la envía por fax o personalmente. No son necesarias tareas de recuperación ni preventivas. 1.3 Recepción de Planillas de Programación Quirúrgica Recibe las planillas de programación quirúrgica de los servicios, utilizando el correo electrónico. No se puede utilizar el Correo electrónico en todo el HI. 5 de 14

7 Solicita telefónicamente a las secretarias de cada servicio que le envíen por fax o personalmente una copia en papel de la planilla. SERVICIOS QUIRÚRGICOS Envía una copia de la planilla por fax o personalmente. No son necesarias tareas de recuperación ni preventivas. 1.4 Confección de Planilla Definitiva QUIROFANO CENTRAL Confecciona y emite la Planilla Definitiva, utilizando la Aplicación de Programación de Quirófanos (Access) y una impresora. Supervisora Autoriza la planilla definitiva antes de su publicación. No se puede utilizar la Aplicación de Programación de Quirófanos (Access) en todo el HI. 6 de 14

8 No es viable confeccionar la planilla definitiva en tiempo y forma sin la Aplicación de Programación de Quirófanos (Access). El operador debe esperar a que se restablezca el sistema. Para evitar entrar en contingencia por un corte de electricidad: AREA DE TECNOLOGIA Responsable Asegura que Quirófano Central disponga de una PC/impresora conectada al grupo electrógeno y con la Aplicación de Programación de Quirófanos (Access) instalada. 1.5 Publicación de Planilla Definitiva Envía la planilla definitiva a los interesados vía correo electrónico. No se puede utilizar el Correo electrónico en todo el HI. Se comunica telefónicamente con los distintos interesados para notificarle los motivos del retraso. 7 de 14

9 Ante una solicitud Imprime una copia y la envía vía mensajería interna. Mantener una lista actualizada con los interesados a los que hay que enviar la planilla. 1.6 Recepción de Planilla Definitiva PERSONAL DEL HOSPITAL Destinatario Recibe la planilla definitiva utilizando el correo electrónico. No se puede utilizar el Correo electrónico en todo el HI. PERSONAL DEL HOSPITAL Destinatario Solicita telefónicamente a las secretarias de quirófano una copia en papel de la planilla definitiva. Imprime una copia y la envía vía mensajería interna. 8 de 14

10 No son necesarias tareas de recuperación ni preventivas. 2. Traslados del Paciente desde y hacia el Area de Quirófanos Las tareas relacionadas a este proceso no tienen soporte informático, por ese motivo no es necesario planificar una contingencia para ellas. La única excepción es el registro de los pases de cama que ya han sido previstos en la norma de contingencia de Censo en Línea 3. Botiquín - Débitos de Insumos y Anestesia 3.1 Débitos de materiales utilizados BOTIQUIN DE QUIRÓFANO/ANESTESIA Responsable de Botiquín Registra los insumos utilizados durante la cirugía en el Sistema de Administración de Fármacos (SAF). No se puede acceder al SAF en todo el HI. Se suspende el registro hasta que se restablezca el sistema. No son necesarias tareas de recuperación ni preventivas. 9 de 14

11 3.2 Reposición BOTIQUIN DE QUIRÓFANO/ANESTESIA Responsable de Botiquín Solicita la reposición de insumos utilizando el Sistema de Administración de Fármacos (SAF). No se puede acceder al SAF en todo el HI. BOTIQUIN DE QUIRÓFANO/ANESTESIA Responsable de Botiquín Solicita la reposición al área correspondiente, mediante un Formulario de Transferencia Manual (Ver anexo Formularios). Cuando se restablece el SAF DEPOSITO Personal del depósito Registra el material entregado al botiquín en el SAF BOTIQUIN DE QUIRÓFANO/ANESTESIA Responsable de Botiquín Controla los datos registrados y confirma la operación en el SAF. 10 de 14

12 4. Confección de la Planilla de Cierre 4.1 Confección de Planilla de Cierre Elabora y emite la Planilla de Cierre utilizando la Aplicación de Programación de Quirófanos (Access) y los datos registrados en los Partes de Cirugía. No se puede utilizar la Aplicación de Programación de Quirófanos (Access) en todo el HI. Esta planilla no es urgente y su confección se pospone hasta que la aplicación se restablezca. Cuando se restablece la Aplicación de Programación de Quirófanos Registra los partes y emite las planillas que quedaron pendientes. 4.2 Publicación de Planilla de Cierre Envía la planilla a los interesados utilizando el Correo Electrónico. 11 de 14

13 No se puede utilizar el Correo electrónico en todo el HI. La publicación se pospone hasta que la aplicación se restablezca. No son necesarias tareas de recuperación ni tareas preventivas. 4.3 Recepción de Planilla de Cierre PERSONAL DEL HOSPITAL Destinatario Recibe la Planilla Definitiva utilizando el Correo electrónico. No se puede utilizar el Correo electrónico en todo el HI. Esta planilla no es urgente, por lo que se espera a que se restablezca el correo electrónico. En caso de una solicitud Envia una copia en papel vía Mensajería interna. No son necesarias tareas de recuperación ni tareas preventivas. 12 de 14

14 5. Anexo Formularios 5.1 Planilla preliminar del servicio (Manual) 13 de 14

15 5.2 Solicitud de transferencia del Centro de Distribución 14 de 14