2.17 Tener contraladas las facturas cobradas y distinguirlas de las pendientes de pago Quiero personalizar mi formato de factura para que

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1 MANUAL DEL USUARIO Índice 1 MÓDULO RECEPTOR DE FACTURAS Accede a tus facturas recibidas Buscar facturas Descargar facturas Listados de mis facturas recibidas Autorizar a proveedores Mi proveedor no está dado de alta como usuario en INDAFACTURA Qué hago? Crear proveedores Invita a tus proveedores para no tener que subir las facturas recibidas MÓDULO EMISOR DE FACTURAS Acceder a las facturas emitidas Cómo encontrar una factura en particular Cómo descargar una factura Cómo obtener listados de las facturas emitidas por mí para mis clientes Subir facturas a INDAFACTURA creadas con mi programada de facturación Crear facturas Cómo crear un cliente externo que no utiliza Indafactura? Crear factura Saber qué clientes me han autorizado a utilizar INDAFACTURA Aceptar las facturas de tus clientes Invitar a clientes y a proveedores que todavía no sean usuarios de INDAFACTURA Configurar el tipo de moneda Cómo determinar que los mails que se envían desde el sistema INDAFACTURA se envíen desde mi propio correo y no desde el correo de la aplicación INDAFACTURA? Creación automática de facturas Cómo hacer una factura de abono o rectificativa Configurar distintas series de configuración Me he equivocado y quiero eliminar una factura del sistema Cómo lo hago? Eliminar facturas de tus proveedores subidas por ti Eliminar facturas emitidas Enviar una factura que ya ha sido subida al sistema a mis clientes de nuevo

2 2.17 Tener contraladas las facturas cobradas y distinguirlas de las pendientes de pago Quiero personalizar mi formato de factura para que tenga LOGO, un pie de página, etc. Cómo lo hago? Cómo crear una marca de agua con Word? SUBIR CONTABILIDAD DESCARGAR TODAS LAS FACTURAS DE UN LISTADO SIN TENER QUE IR UNA POR UNA ALGUNOS TRUCOS CÓMO PUEDO AUMENTAR EL TAMAÑO DE LAS LETRAS Y NÚMEROS CÓMO DISMINUIR EL TAMAÑO DE LETRAS Y NÚMEROS CÓMO TRABAJAR CON VARIOS MÓDULOS A LA VEZ MÓDULO GESTORÍA Y ASESORÍA (PARA ASESORES) Acceder a las facturas recibidas por uno de mis clientes Encontrar una factura en particular entre las facturas recibidas por uno de mis clientes en el listado de facturas recibidas Descargar o visualizar una factura en particular del listado de facturas recibidas por uno de mis clientes Cómo saber si ya he contabilizado una factura Sacar listados de las facturas, ya sean emitidas o recibidas, de mis clientes MODIFICAR DATOS DE MI PERFIL FACTURA ELECTRÓNICA INDAFACTURA Y FACTURAE (FACTURAR A LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA) Generar la facturae desde indafcatura Genera tu cliente de Administración Pública con los datos DIR3 que te facilite la Administración donde vas a facturar: Firme la Factura generada con indafactura OPCIONAL. Valide la factura generada Programa OFICIAL para Firmar la factura Instalar la aplicación de autofirma del Gobierno de España:

3 1 MÓDULO RECEPTOR DE FACTURAS 1.1 Accede a tus facturas recibidas Cuando accedes a la aplicación INDAFACTURA, en la parte superior verás el menú de navegación: Selecciona el módulo receptor de facturas. Verás cómo aparece el siguiente desplegable: Selecciona la opción facturas recibidas. Verás cómo aparece una tabla con las facturas que tus proveedores han subido para ti a INDAFACTURA: 2

4 1.2 Buscar facturas En el encabezado de la tabla, tenemos un buscador: Por defecto, el rango de fechas es desde el uno de enero del año en curso y hasta la fecha actual. Evidentemente, puedo modificar el rango de fechas para seleccionar las fechas que me interesen (las de un trimestre en concreto, las de un año, etc.). Podemos utilizar el buscador para listar las facturas por fecha (desde-hasta), por nombre de proveedor y por su NIF o CIF. Rellenamos los campos que queremos filtrar y hacemos click en el botón de Buscar. El listado de facturas aparecerá ordenado por 6 columnas: Si le damos un click con el ratón al encabezado de una de las 6 columnas se ordenaran por orden ascendente o descendente. Por ejemplo, si le damos un click encima de la palabra Total, se ordenarán todas las facturas de menor a mayor total de factura y, si le volvemos a dar otro click, se ordenarán de mayor a menor total de factura y así con el resto de columnas. Asimismo, la tabla tiene otra potente característica: El buscador de la tabla te permite encontrar cualquier dato que se encuentre en la tabla. Pruébalo! 3

5 1.3 Descargar facturas En la parte derecha de la tabla, aparece la opción, si le damos un click se nos abrirá una pantalla con la factura, desde esta pantalla nueva podremos guardarla en nuestro pc o dispositivo en formato PDF o bien imprimirla. 1.4 Listados de mis facturas recibidas Cómo puedo listar todas las facturas? En la parte superior derecha de la tabla, debajo del buscador encontramos estas opciones: Copy: Nos permite copiar la tabla para pegarla en cualquier documento de texto. CSV: Nos permite guardar el documento en formato CSV, al hacer click se nos abrirá una ventana que nos indicará en qué carpeta de nuestro pc la queremos guardar. Excel: Nos permite guardar el documento en formato Excel, al hacer click se nos abrirá una ventana que nos indicará en qué carpeta de nuestro pc la queremos guardar. PDF: Nos permite guardar el documento en formato PDF, al hacer click se nos abrirá una ventana que nos indicará en qué carpeta de nuestro pc la queremos guardar. Print: En esta opción se nos abrirá una nueva ventana en nuestro navegador con el listado de las facturas para poderlo imprimir mediante las opciones de impresión del navegador que estemos utilizando. 4

6 1.5 Autorizar a proveedores Para que puedas ver las facturas que tus proveedores te emiten sin necesidad de tener que subirlas tú mismo a INDAFACTURA, es necesario que (1) tus proveedores estén dados de alta en INDAFACTURA y (2) que tú los hayas autorizado mediante invitación. Invitar a un proveedor es muy sencillo. En el módulo receptor de facturas, en la opción invita a proveedores, encontrarás el siguiente buscador de proveedores Puedes buscar al proveedor que quieras invitar mediante nombre o razón social, o NIF/CIF. Si tu proveedor está dado de alta en INDAFACTURA, te aparecerá como sigue: Sólo tienes que clicar enviar solicitud. Ya está. A partir de ahora, tú y tu gestor autorizado podréis acceder las facturas que tu proveedor te emita desde INDAFACTURA. 5

7 1.6 Mi proveedor no está dado de alta como usuario en INDAFACTURA Qué hago? Tienes dos opciones: la primera, y a larga plazo las más cómoda para ti, es invitar a tu proveedor para se dé de alta en el sistema INDAFACTURA. La segunda es introducir tú mismo los datos de facturación del proveedor y subir a INDAFACTURA las facturas que éste te envíe por los métodos habituales mail, correo postal, fax, etc. En la primera opción, te olvidas de gestionar las facturas de tus proveedores, ya que estos las suben por ti al sistema. En cambio, en la segunda opción, para que tu asesor tenga tanto tus facturas recibidas como emitidas, deberás subir tú mismo al sistema las facturas de tus proveedores que no utilicen INDAFACTURA Crear proveedores Si alguno de mis proveedores no está dado de alta en el sistema INDAFACTURA, deberemos introducir nosotros mismos sus datos de facturación para que éstos estén disponibles para nosotros y nuestro asesor. Voy al módulo de receptor de facturas y, del desplegable, elijo la opción mis proveedores En mis proveedores, veremos un pequeño módulo para la creación de proveedores. Justo debajo una lista de proveedores. Esta lista son los proveedores que no utilizan INDAFACTURA y cuyos datos he introducido yo mismo en el sistema. Justo debajo de esta lista, encontraré una segunda lista. Esta segunda lista son los proveedores que utilizan INDAFACTURA y que yo he autorizado para que me suban sus facturas a mi cuenta INDAFACTURA. Para crear proveedores que no utilizan INDAFACTURA, relleno lo datos solicitados en el siguiente formulario: 6

8 Una vez introduzco los datos, es necesario que haga click en nuevo. En caso que desee eliminar un proveedor o modificar sus datos, selecciono el proveedor del desplegable y, en caso de querer modificar los datos, los modifico en el formulario anterior y acto seguido hago click en actualizar. Si lo que deseo es eliminar el proveedor, hago click en eliminar : Invita a tus proveedores para no tener que subir las facturas recibidas Recuerda que si todos tus proveedores utilizan INDAFACTURA y los tienes autorizados, tú y tu gestor tendréis acceso a las facturas que ellos emitan desde INDAFACTURA. Por ello, para facilitar que tus proveedores se den de alta en el sistema, hemos habilitado una opción que permite informar a tus proveedores sobre INDAFACTURA para que se den de alta: el mecanismo invita a amigos. En el campo en blanco Invita a amigos, sólo tendrás que poner el mail de tus proveedores como se indica a continuación (proveedor1@gmail.com es solo un ejemplo para que veas cómo debes escribir los mails de tus proveedores). Lo fundamental es separarlos con un punto y como; sin espacios entre mails. Así: 7

9 Si un proveedor no está dado de alta, para tener que acceso a las facturas que éste te emita, tendrás que subir tú mismo la factura a INDAFACTURA. La opción de subida de facturas sólo es accesible desde el MÓDULO EMISOR DE FACTURAS. 8

10 2 MÓDULO EMISOR DE FACTURAS 2.1 Acceder a las facturas emitidas Cuando accedes a la aplicación INDAFACTURA, en la parte superior verás el menú de navegación: Selecciona el módulo de emisor de facturas. Verás cómo aparece el siguiente desplegable: Selecciona la opción facturas emitidas. Verás cómo aparece una tabla con las facturas que tú has emitido a tus clientes: 9

11 2.2 Cómo encontrar una factura en particular En el encabezado de la tabla, tenemos un buscador: Podemos utilizar el buscador para listar las facturas por fecha (desde-hasta), por nombre de cliente y por su NIF o CIF. Rellenamos los campos que queremos filtrar y hacemos click en el botón de Buscar. El listado de facturas aparecerá ordenado por 9 columnas: Si le damos un click con el ratón al encabezado de una de las 9 columnas, éstas se ordenarán por orden ascendente o descendente. Por ejemplo, si le damos un click encima de la palabra Total, se ordenarán todas las facturas de menor a mayor total de factura y, si le volvemos a dar otro click, se ordenarán de mayor a menor total de factura y así con el resto de columnas. Asimismo, la tabla tiene otra potente característica: El buscador de la tabla te permite encontrar cualquier dato que se encuentre en la tabla. Pruébalo! 2.3 Cómo descargar una factura En la parte derecha de la tabla, aparece la opción, si le damos un click se nos abrirá una pantalla con la factura, desde esta pantalla nueva podremos guardarla en nuestro pc o dispositivo en formato PDF o bien imprimirla. 2.4 Cómo obtener listados de las facturas emitidas por mí para mis clientes Cómo puedo listar todas las facturas? En la parte superior derecha de la tabla, de bajo del buscador encontramos estas opciones: 10

12 Copy: Nos permite copiar la tabla para pegarla en cualquier documento de texto. CSV: Nos permite guardar el documento en formato CSV, al hacer click se nos abrirá una ventana que nos indicará en qué carpeta de nuestro pc la queremos guardar. Excel: Nos permite guardar el documento en formato Excel, al hacer click se nos abrirá una ventana que nos indicará en qué carpeta de nuestro pc la queremos guardar. PDF: Nos permite guardar el documento en formato PDF, al hacer click se nos abrirá una ventana que nos indicará en qué carpeta de nuestro pc la queremos guardar. Print: En esta opción se nos abrirá una nueva ventana en nuestro navegador con el listado de las facturas para poderlo imprimir mediante las opciones de impresión del navegador que estemos utilizando. 2.5 Subir facturas a INDAFACTURA creadas con mi programada de facturación Selecciona el módulo de emisor de facturas. Verás cómo aparece el siguiente desplegable: Selecciona la opción Subir y enviar facturas Emitidas. Verás la siguiente pantalla: Primero busco el cliente al que va dirigida la factura con el buscador: 11

13 Verás dos desplegables. Esto es así porque hay dos tipos de clientes: aquéllos que utilizan INDAFACTURA y aquellos que no. Si tu cliente es usuario de INDFACTURA, lo encontrarás en Selecciona Cliente Indafactura. Si tu cliente no es usuario de indafactura, lo encontrarás en Selecciona Cliente Externo. Lo único que tengo que hacer es seleccionar al cliente destinatario de la factura en la lista que corresponda. A continuación, introduzco el número de factura, la fecha de la factura y, si lo deseo, información en el campo comentarios. Éste último campo son notas o referencias internas asociadas a esta factura y, por lo tanto, no afectará al documento. A continuación, introducimos la base imponible, el tipo de IVA y el IRPF. A continuación, seleccionamos el archivo con la factura que queremos subir. Finalmente, si deseamos que el cliente reciba la factura por mail, podemos habilitar la casilla "enviar mail e introducir el mail del cliente. 12

14 2.6 Crear facturas Primero seleccionamos el cliente al que vamos a emitir la factura: Si nos fijamos, tenemos dos modos de selección de cliente, Selecciona Cliente Externo y Selecciona Cliente Indafactura : Cómo crear un cliente externo que no utiliza Indafactura? Si tenemos clientes que todavía no utilizan indafactura, si yo subo mis facturas ellos no podrán acceder a ellas mediante la aplicación. Para poder emitir facturas a este tipo de clientes, yo tengo que introducir sus datos de facturación en mi cuenta indafactura, para eso primero vamos al Módulo emisor de facturas y escogemos la opción Clientes actuales : 13

15 Aparecerá esta pantalla, es un gestor de todos tus clientes: En el primer bloque: Clientes que no reciben las facturas con indafactura es donde vamos a introducir los datos de nuestro cliente no usuario de Indafactura. En el seguno bloque: Centros Administrativos para administraciones públicas (códigos DIR3 FACTURAE) Sirve para introducir todos los datos necesarios de las administraciones públicas. A continuación hay dos columnas: La primera columna son los clientes creados que no utilizan IndaFactura. Y la segunda columna son los Clientes actuales que utilizan indafactura autorizados por ti : 14

16 Vamos a proceder a crear clientes que no utilizan indafactura o que no han sido autorizados por ti: Utilizamos el primer bloque: Rellenamos todos los campos de vuestro cliente, sobretodo, es muy importante poner su correo electrónico si luego deseas que le llegue un correo con la factura, en la que Indafactura te la opción de habilitar la casilla o no. Una vez creado el cliente, hacemos click en: Nuevo Cliente y ya tendremos nuestro cliente creado en la plataforma: Para cualquier cambio o eliminación de clientes, primero los buscamos en el desplegable: Y seguidamente decidimos si Eliminar Cliente o actualizamos los datos del cliente primero arriba y luego click en la casilla Actualizar cliente. 15

17 2.6.2 Crear factura A continuación, Vamos a Módulo emisor de facturas y selecciono crear y enviar facturas emitidas Primero seleccionamos el cliente al que vamos a emitir la factura: Indicamos el número de factura (si hemos configurado la numeración automática no será necesario, para configurar la numeración automática, consulte la página 27) la fecha de la factura y, si lo deseamos, una nota en el campo comentarios. Éste campo es una mera referencia interna. No es un dato que aparezca en la factura. A continuación introducimos los conceptos y los importes: 16

18 Los conceptos, precios y cantidades los podemos introducir manualmente directamente en En caso que prefiera trabajar con conceptos y precios unitarios predefinidos, los puedo crear con Y luego, de la lista desplegable de conceptos predefinidos, seleccionar el concepto que me interesa Finalmente, en caso que desee acompañar a la factura de algún otro documento (albarán, presupuesto, contrato, etc.) hago click en seleccionar archivo. 17

19 Puedo previsualizar la factura antes de subirla al sistema y enviarla al cliente. Finalmente, sólo me queda hacer click en guardar & facturar & Generar PDF. La factura se sube al sistema y, en caso de que tengas habilitada la casilla enviar correo se enviara un mail al cliente a la dirección que aparece *Podemos modificar la dirección mail si queremos enviar el mail a otro destinatario. Si no queremos enviar el mail al cliente, ya que sólo queremos subir la factura al sistema, simplemente deshabilitamos la casilla enviar mail. 18

20 2.7 Saber qué clientes me han autorizado a utilizar INDAFACTURA Para saber qué clientes te han autorizado para que les facilites sus facturas mediante INDAFACTURA, tienes que seleccionar la opción clientes actuales del módulo emisor de facturas: Verás que te aparece un listado con los clientes que utilizan INDAFACTURA y que te han autorizado a enviarles las facturas mediante INDAFACTURA. 19

21 2.8 Aceptar las facturas de tus clientes Tienes que seleccionar la opción del módulo emisor de facturas: Verás que te aparece un listado de los clientes que te han solicitado que les facilites sus facturas mediante INDAFACTURA: Para que puedan recibir las facturas que les subas o crees mediante INDAFACTURA, lo único que tienes que hacer es activar su solicitud. Cómo? Haz click sobre pendiente. Verás que su estado pasa a ser aceptada. Ya está. A partir de ahora, tu cliente ya podrá acceder a las facturas que le emitas cuando lo desee desde INDAFACTURA. 20

22 2.9 Invitar a clientes y a proveedores que todavía no sean usuarios de INDAFACTURA Lo puedes hacer como tú quieras. En INDAFACTURA, hemos puesto a tu disposición una herramienta para que informes a tus clientes y tus proveedores de las ventajas de utilizar INDAFACTURA. Es muy sencillo. En el MÓDULO RECEPTOR DE FACTURAS, selecciona la opción invitaciones a clientes. Verás que te aparece el recuadro siguiente: Lo único que tienes que hacer es poner los mail de tus clientes y proveedores en insertar correos. Como se indica, los correos se deben separar mediante un punto y coma, esto es, el signo; Un ejemplo: Puedes poner tantos como clientes tengas. Tus clientes y proveedores recibirán de tu parte un mail informativo de INDAFACTURA. 21

23 2.10 Configurar el tipo de moneda Es muy sencillo. En el MODULO EMISOR DE FACTURAS, selecciona la opción Configuración facturación : Verás el siguiente recuadro: Para cambiar el tipo de moneda, en el campo introducir tipo de moneda solo tengo que introducir mediante el teclado el signo (ej: ) o denominación (ej: euro) que deseo. Así de fácil. También puedes cambiar su posición, mediante el campo posición del símbolo de moneda así como definir el número de dígitos que desees detrás de la coma. 22

24 2.11 Cómo determinar que los mails que se envían desde el sistema INDAFACTURA se envíen desde mi propio correo y no desde el correo de la aplicación INDAFACTURA? Para determinar que los mails que tus clientes reciben desde la aplicación, no los reciban en su bandeja de entrada desde indafactura@gmail.com sino desde tu correo, debes realizar los siguientes pasos. 1.- En el MODULO EMISOR DE FACTURAS, selecciona la opción Configuración facturación : 2.- Debes rellenar los campos del recuadro siguiente: 23

25 Como muchos usuarios utilizáis Gmail, a continuación, pondremos como ejemplo como configurar una cuenta de correo Gmail: En Es un servidor SSL, activo la casilla. En tu mail de Gmail completo (ej: pacoperez@gmail.com) En Servidor de correo escribo: smtp.gmail.com En Puerto escribo: 465 En Usuario del correo escribo de nuevo mi mail completo (ej: pacoperez@gmail.com) En Contraseña de correo escribo la contraseña que utilizo para entrar en mi cuenta Gmail. 3.- Hago click en 4.- Todavía no estás. Gmail tiene un sistema de seguridad que detecta que alguien está intentando entrar en Gmail. Es lo que ha pasado cuando has hecho click en, ya que la aplicación INDAFACTURA está intentando vincularse a tu cuenta Gmail. Debes ir a Gmail y autorizar a INDAFACTURA. Cómo? Ve a tu cuenta Gmail. Verás que en la parte superior, aparece el mensaje siguiente: 24

26 El mensaje dice Advertencia. Google ha evitado un intento sospechoso de inicio de sesión en tu cuenta. Has sido tú?. Sí, sí que has sido tú. Google ha detectado el intento de acceder a tu mediante INDAFACTURA. Google te preguntará si autorizas el intento de acceso. Autorízalo. A partir de ahora, los mails que envíes desde INDAFACTURA se enviarán desde tu propio correo electrónico. 25

27 2.12 Creación automática de facturas Si eres de aquellos usuarios que no suben facturas ya creadas con otro programa sino que utilizas el módulo de creación de facturas de INDAFACTURA, debes tener en cuenta que puedes configurar INDAFACTURA para que las facturas creadas sigan una numeración. Cómo? Sigue los pasos siguientes: 1.- En el MODULO EMISOR DE FACTURAS, selecciona la opción Configuración facturación : 2.- De todas las opciones de facturación, debes fijarte en: 26

28 En INDAFACTURA puedes tener hasta 3 series de facturas distintas. Os recomendamos que utilicéis una de las tres para las facturas rectificativas. Para establecer una numeración automática, debes tener en cuenta que puedes poner delante del número las letras y las referencias que quieras. Por ejemplo, si pongo F , INDAFACTURA sabe que después tendrá que poner automáticamente F y así sucesivamente. La referencia que pongas antes del número puede ser la que tú quieras. 3.- Hago click en 2.13 Cómo hacer una factura de abono o rectificativa Esta opción sólo tiene sentido para aquellos usuarios que utilicen INDAFACTURA para crear facturas. Aquellos usuarios que sólo suban sus facturas ya creadas por su programa habitual facturación, su programa ya establece una numeración específica para las facturas de abono o facturas rectificativas, con lo que no necesitan esta opción. Como el número de factura es necesario para subir tus facturas a INDAFACTURA, tu número de factura rectificativa es una información que también tendrás disponible en INDAFACTURA. De nuevo, si tú no subes tus facturas sino que las creas desde INDAFACTURA, debes realizar los siguientes pasos: 1.- En el MODULO EMISOR DE FACTURAS, selecciona la opción Configuración facturación : 27

29 2.- De todas las opciones de facturación, debes fijarte en: Para establecer una numeración automática de las facturas rectificativas o de abono, debes tener en cuenta que puedes poner delante del número las letras y las referencias que quieras. Por ejemplo, si pongo R , INDAFACTURA sabe que después tendrá que poner automáticamente R y así sucesivamente. La referencia que pongas antes del número puede ser la que tú quieras. Sin embargo, para que te sea fácil identificar que sea de abono o rectificativa, te aconsejamos que pongas R o REC o AB como referencia. 3.- Hago click en 28

30 2.14 Configurar distintas series de configuración INDAFACTURA no es un programa de facturación sino un sistema de intercambio de archivos entre los diferentes operadores económicos: el cliente, el proveedor y sus respectivos gestores. Si tienes diferentes series de facturas, lo más probable es que tengas tu propio programa de facturación, con lo que no utilizarás el módulo de creación de facturas de INDAFACTURA sino el módulo de subida de las facturas que generes con tu programa de facturación. Tu programa de facturación probablemente te permita tener diferentes series de facturación. Las series de facturación se reflejan en el número de factura. Como el número de factura es necesario para subir tus facturas a INDAFACTURA, tu número de serie es una información que también tendrás disponible en INDAFACTURA. Cómo busco por series? Muy sencillo. Mediante el potente buscador de INDAFACTURA. En el listado de facturas emitidas verás un buscador: En el mencionado buscador, debo teclear la serie: automáticamente INDAFACTURA filtra todas las facturas por serie. 29

31 2.15 Me he equivocado y quiero eliminar una factura del sistema Cómo lo hago? Eliminar facturas de tus proveedores subidas por ti Recuerda que sólo puedes eliminar facturas que tú hayas subido INDAFACTURA, no puede eliminar facturas que tus proveedores hayan subido. Para eliminar una factura, debes proceder de la siguiente manera: 1.- Cuando accedes a la aplicación INDAFACTURA, en la parte superior verás el menú de navegación: Selecciona la opción Eliminar Facturas Recibidas subidas. Verás cómo aparece una tabla con las facturas de tus proveedores que has subido: 2.- Para encontrar la factura que deseo eliminar, utilizo el buscador: por número de factura, cliente, importe, fecha, etc. Lo que te sea más cómodo en ese momento. Ahora fíjate en la columna selecciona : 3.- Selecciona la factura que desees eliminar 4.- Para eliminar la factura, debes hacer click sobre 30

32 Eliminar facturas emitidas Para eliminar una factura que hayas subido o creado erróneamente, debes proceder de la siguiente manera: 1.- Cuando accedes a la aplicación INDAFACTURA, en la parte superior verás el menú de navegación: Selecciona la opción facturas emitidas. Verás cómo aparece una tabla con las facturas que tú has emitido a tus clientes: 2.- Para encontrar la factura que deseo eliminar, utilizo el buscador: por número de factura, cliente, importe, fecha, etc. Lo que te sea más cómodo en ese momento. Ahora fíjate en la columna selecciona : 31

33 3.- Selecciona la factura que desees eliminar 4.- Para eliminar la factura, debes hacer click sobre 2.16 Enviar una factura que ya ha sido subida al sistema a mis clientes de nuevo Para enviar una factura por mail, debes proceder de la siguiente manera: 1.- Cuando accedes a la aplicación INDAFACTURA, en la parte superior verás el menú de navegación: Selecciona la opción facturas emitidas. Verás cómo aparece una tabla con las facturas que tú has emitido a tus clientes: 32

34 2.- Para encontrar la factura que deseo enviar, utilizo el buscador: por número de factura, cliente, importe, fecha, etc. Lo que te sea más cómodo en ese momento. Ahora fíjate en la columna selecciona : 3.- Selecciona la factura que deseo enviar. 4.- Finalmente, hago click en 2.17 Tener contraladas las facturas cobradas y distinguirlas de las pendientes de pago Para tener controlado si las facturas han sido cobradas o todavía están pendientes de pago, debo proceder de la siguiente manera: 1.- Cuando accedes a la aplicación INDAFACTURA, en la parte superior verás el menú de navegación: 33

35 Selecciona la opción facturas emitidas. Verás cómo aparece una tabla con las facturas que tú has emitido a tus clientes: Ahora debes fijarte en la columna estado de la factura. Para poder cambiar el estado de la factura de pendiente a cobrada (o a la inversa para corregir un error), debes seleccionar la factura en cuestión: Mediante el selector, indico si deseo que aparezca como cobrada o como pendiente : Finalmente, hago click en. 34

36 2.18 Quiero personalizar mi formato de factura para que tenga LOGO, un pie de página, etc. Cómo lo hago? Es muy sencillo. En el MODULO EMISOR DE FACTURAS, selecciona la opción Configuración facturación : Con el ratón, ves hasta el final de la ventana, hasta llegar a: 35

37 Lo único que tienes que hacer es: 1.- Escanea una página en DIN-A4 con el formato de factura que desees, con su LOGO, su pie da página, etc. 2.- Sube el archivo escaneado mediante seleccionar archivo. El archivo que subas, tiene que ser.jpg.bmp. gif o.png 3.- Haz click en Ya está. A partir de ahora, todas las facturas que crees mediante el módulo de creación de facturas INDACLAUT, mostrarán tu LOGO, pie de página, etc Cómo crear una marca de agua con Word? Anteriormente para poder crear una marca de agua, la puedes crear con Word, en la web: en la pestaña de TUTORIALES, tenemos un apartado que explica como crear una marca de agua con Word sin necesidad de escanear. 36

38 3 SUBIR CONTABILIDAD Si deseas subir masivamente facturas, ya sean emitidas o recibidas, puedes hacerlo con la opción subir contabilidad. Primero, selecciono el módulo emisor y, del desplegable, selecciono subir contabilidad. A continuación, veremos lo siguiente: Primer paso: Descargo la plantilla Excel haciendo click en descarga la plantilla de ingresos y gastos 37

39 Abro la plantilla Excel. En el Excel veré dos pestañas, una para las facturas emitidas y otra para las facturas recibidas. Muy importante, debo comprobar que hay que poner un espacio delante de la fecha y poner la fecha con el formato generado, no de la fecha. 38

40 4 DESCARGAR TODAS LAS FACTURAS DE UN LISTADO SIN TENER QUE IR UNA POR UNA En la parte superior derecha de los listados de facturas de tus clientes, ya sean emitidas o recibidas, verás lo siguiente: Para descargarte todas las facturas del listado, sólo tienes que hace click en descargar todo. Si utilizas Google Chrome, en el parte inferior izquierda verás que te aparece la descargar de un archivo en formato.zip. El mencionado archivo tiene todas las facturas del listado. 5 ALGUNOS TRUCOS Recuerda que INDAFACTURA es una aplicación web, con lo que puedes utilizar todas las herramientas de tu navegador para aprovechar al máximo lo que INDAFACTURA pueda hacer. A continuación, te recordamos algunos ejemplos: 5.1 CÓMO PUEDO AUMENTAR EL TAMAÑO DE LAS LETRAS Y NÚMEROS Puedes aumentar el tamaño de las letras y números que ves en pantalla mediante CTRL y el signo de suma CÓMO DISMINUIR EL TAMAÑO DE LETRAS Y NÚMEROS Puedes disminuir el tamaño de las letras y números que ves en pantalla mediante CTRL y el signo de resta CÓMO TRABAJAR CON VARIOS MÓDULOS A LA VEZ Es muy fácil. Sólo tienes que abrir una pestaña nueva en tu navegador y volver a acceder a INDACLAUT con tu usuario y contraseña. Tendrás dos pestañas abiertas para poder trabajar en módulos distintos. Abre tantas pestañas como necesites. 39

41 6 MÓDULO GESTORÍA Y ASESORÍA (PARA ASESORES) 6.1 Acceder a las facturas recibidas por uno de mis clientes Para acceder a las facturas recibidas por uno de tus clientes, en el MÓDULO GESTORÍA Y ASESORÍA tienes que seleccionar la opción facturas emitidas: A continuación verás un listado con todos los clientes a quien asesoras: Selecciona el cliente del que quieres ver las facturas recibidas, sólo tienes que hacer click en: Verás cómo te aparece un listado con todas facturas recibidas por tu cliente: 40

42 6.2 Encontrar una factura en particular entre las facturas recibidas por uno de mis clientes en el listado de facturas recibidas Existen dos maneras. 1.- La primera consiste en utilizar el buscador que verás en la parte superior de la tabla: Puedes filtrar el listado de las facturas entre dos fechas. Sólo tienes que introducir las criterios de búsqueda en los campos habilitados y hacer click en buscar. 2.- La segunda manera consiste en utilizar el potente buscador siguiente: Este buscador es una herramienta muy cómoda y potente. Busca cualquier información en el listado de facturas: un importe, parte del nombre del cliente, una fecha o parte de una fecha, etc. 6.3 Descargar o visualizar una factura en particular del listado de facturas recibidas por uno de mis clientes Para ello tendrás que estar en el listado de facturas recibidas por uno de tus clientes y saber buscar en el listado. Si no sabes hacerlo, lee primero el apartado. Es muy sencillo, una vez has localizado la factura que quieres bajar, sólo tienes que hacer click en: Si utilizas el navegador Google Chrome, en la parte inferior izquierda verás que el archivo se ha descargado: 41

43 Para visualizarlo, sólo tienes que hacer click sobre el archivo. A continuación, la factura se visualiza en una ventana nueva del navegador: 6.4 Cómo saber si ya he contabilizado una factura Para tener un control de las facturas de mis clientes contabilizadas, puedo utilizar la siguiente herramienta: En la parte superior derecha de la lista de facturas, ya sean emitidas o recibidas por mis clientes, verás una columna titulada Contabilizado. Para poder llevar un control de aquellas facturas que ya hayas contabilizado en tu propio sistema, sólo tienes que seleccionar aquella o aquellas facturas que acabes de contabilizar: 42

44 A continuación, haz click en Guardar contabilizado Verás cómo en las facturas seleccionadas ahora aparece la fecha actual. Esto te indica que las mencionadas facturas ya las has contabilizado en tu sistema y la fecha de contabilización: 6.5 Sacar listados de las facturas, ya sean emitidas o recibidas, de mis clientes En la parte superior derecha de la tabla, de bajo del buscador encontramos estas opciones: Copy: Nos permite copiar la tabla para pegarla en cualquier documento de texto. CSV: Nos permite guardar el documento en formato CSV, al hacer click se nos abrirá una ventana que nos indicará en qué carpeta de nuestro pc la queremos guardar. Excel: Nos permite guardar el documento en formato Excel, al hacer click se nos abrirá una ventana que nos indicará en qué carpeta de nuestro pc la queremos guardar. PDF: Nos permite guardar el documento en formato PDF, al hacer click se nos abrirá una ventana que nos indicará en qué carpeta de nuestro pc la queremos guardar. Print: En esta opción se nos abrirá una nueva ventana en nuestro navegador con el listado de las facturas para poderlo imprimir mediante las opciones de impresión del navegador que estemos utilizando. 43

45 7 MODIFICAR DATOS DE MI PERFIL Para modificar los datos de nuestro perfil, es muy sencillo. Vamos a la pestaña de USUARIO y click a mi perfil : Aparecerá la siguiente pantalla: Modificamos nuestros datos y guardamos. 44

46 8 FACTURA ELECTRÓNICA INDAFACTURA Y FACTURAE (FACTURAR A LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA) 8.1 Generar la facturae desde indafcatura Genera tu cliente de Administración Pública con los datos DIR3 que te facilite la Administración donde vas a facturar: Vamos a clientes actuales y rellenamos los campos. IMPORTANTE: PARA QUE SE GENERE CORRECTAMENTE LA FACTURAE, ES OBLIGATORIO RELLENAR LOS CAMPOS DIR3 (puede ser que en alguna administración, uno de los campos sea optativo) 45

47 Ahora ya puedes crear tu factura: 46

48 Una vez generada con Vamos al listado de facturas emitidas: Seleccionamos la factura o facturas que queremos generar a formato facturae Y pulsamos el botón Descargar FacturaE Esto nos baja un fichero en formato XML de factura electrónica con el formato: invoiceaaaa-mm-dd.xml 47

49 8.1.2 Firme la Factura generada con indafactura SINO TENEMOS INSTALADO EL PROGRAMA DE AUTOFIRMA, VAMOS ANTES AL PUNTO titulado Programa OFICIAL para Firmar la factura DE ESTE MANUAL PARA INSTALARLO ANTES DE REALIZAR LAS SIGUIENTES ACCIONES. Pulsamos sobre él con el botón derecho del ratón sobre el fichero XML generado, y seleccionamos la Firmar con autofirma : Y pulsamos sobre Firmar Fichero 48

50 Seleccionamos el certificado deseado y pulsamos Aceptar Tras las verificaciones que le pidan según el certificado, ya podrá seleccionar donde guardar la factura firmada: Y si todo va bien, finalizará el asistente y ya tendremos el fichero: 49

51 Y lista para mandar! 8.2 OPCIONAL. Valide la factura generada Si quiere, antes de mandarla a la Administración Pública según el procedimiento que esta determine, puede validar y verificar su factura ONLINE en Seleccionamos el fichero firmado (formato xsig) y todas las opciones de validación, y comprobamos que nuestra factura es válida y correcta: 50

52 8.3 Programa OFICIAL para Firmar la factura Instalar la aplicación de autofirma del Gobierno de España: Descarga la aplicación de autofirma del Gobierno de España Extrae los ficheros del AutoFirma.zip descargado Ejecuta el fichero AutoFirma1.4.3.exe Si aparece el siguiente mensaje, 51

53 Pulsaremos sobre más información y después a ejecutar de todas formas. 52

54 Pulsamos siguiente Pulsamos Acepto 53

55 Pulsamos instalar Pulsamos en siguiente 54

56 Pulsamos en Terminar 55