Aranda PRINT MANAGER. [Manual de Uso] Todos los derechos reservados Aranda Software [1]

Transcripción

1 Todos los derechos reservados Aranda Software [1]

2 Introducción Bienvenido al nuevo sistema de apoyo de control total de impresiones dentro de su empresa, diseñado por el equipo de trabajo de Aranda Software Corp. Aranda PRINT MANAGER (APRTM) es una herramienta que le permitirá auditar el uso de las impresoras al interior de su empresa y si usted lo desea, limitar estos recursos para una correcta utilización de los mismos. El sistema monitorea, controla e informa sobre cualquier actividad de las impresoras, realiza análisis de los trabajos y calcula los costos de impresión. A su vez, administra el acceso de los usuarios a dichas impresoras. La actividad de impresión es almacenada en una base de datos, la cual puede ser utilizada para la elaboración de informes. Adicionalmente, brinda varios informes de manera estándar, tanto gráficos como escritos, que pueden ser visualizados en pantalla, impresos o, exportados a otros formatos. Por qué utilizar ARANDA PRINT MANAGER? Actualmente en las empresas es muy difícil controlar el uso adecuado de los recursos TI por parte de los empleados, y se hace necesario auditar el destino y la utilización de dichos recursos para garantizar la productividad de la empresa. Cuántas impresoras hay en su compañía?, Cuántas personas las utilizan?, Cuántas páginas se imprimen diariamente?, Algunas personas utilizan costosas impresoras a color para todos los documentos que imprimen? Tratar de sumar los costos de papel, tóner, cartuchos de impresión y mantenimiento y desgaste de impresoras, es una labor dispendiosa y muchas veces nada efectiva si se hace manualmente o solamente se llevan registros esporádicos o incompletos de dicha actividad de impresión. De acuerdo con un estudio realizado por Gartner Dataquest, el costo promedio de la producción de documentos (que requiere elementos como papel, hardware, tinta) es equivalente al 40% del costo de mano de obra. Hacer un seguimiento al volumen de impresión y comunicar periódicamente a las diferentes personas o departamentos respecto a sus consumos de impresión, según Gartner, disminuye entre un 10% y un 15% el volumen de impresión. Aranda PRINT MANAGER ENTERPRISE es una práctica solución que monitorea, controla e informa sobre cualquier actividad de las impresoras, realiza análisis de los trabajos y calcula los costos de impresión. A su vez, administra el acceso de los usuarios a dichas impresoras. La información recogida es guardada en una base de datos, que puede ser utilizada para la elaboración de informes. El sistema brinda varios reportes de manera estándar, tanto gráficos como escritos, que pueden ser visualizados en pantalla, impresos o exportados a otros formatos. Todos los derechos reservados Aranda Software [2]

3 Beneficios y características Con Aranda PRINT MANAGER usted podrá contar, automática y gráficamente, con la información sobre el estatus del conjunto de impresoras así: Información completa sobre los trabajos de impresión por usuario, máquina y grupos de trabajo Conocimiento de la cantidad de páginas impresas, tamaño del papel y si la impresión es a blanco y negro o a color Cálculo del costo total de la actividad de impresión Monitoreo y control centralizado de la actividad de impresión, facilitando la definición de presupuestos que evitan gastos innecesarios. Limitación de páginas a imprimir y/o restricción del costo total del trabajo Así mismo, permite ofrecerle los siguientes beneficios estratégicos para su organización: Auditar el uso de las impresoras al interior de su empresa Limitar la correcta utilización de los recursos de impresión. Incluir los reportes de los grupos de trabajo para los presupuestos y los balances de la empresa Presupuestar los costos de gasto por cada departamento o grupo de trabajo Aranda PRINT MANAGER le ofrece a usted las siguientes características: Sistema totalmente escalable, permite administrar múltiples usuarios e impresoras. Fácil administración de usuarios y grupos de usuarios. Permite el cálculo de costos por impresora, por usuario y grupo de trabajo. Control total de la cola de impresión en servidores Windows. Todos los derechos reservados Aranda Software [3]

4 Tabla de Contenido Introducción... 2 Requerimientos del sistema... 5 Base de Datos... 5 Aranda Print Manager Server... 5 Agente de Impresión... 5 Consola de Administración WinForms y Quota Manager... 6 Uso de Aranda PRINT MANAGER... 7 Crear y editar un proyecto... 8 Administrar impresoras individualmente...12 Aplicar restricciones a los trabajos de una impresora Consultar la actividad detallada de una impresora Administrar usuarios individualmente...15 Consultar la actividad detallada de un usuario Crear modelos de costo...18 Definir reglas...22 Definir reglas para impresoras Definir reglas para usuarios Definir autorizaciones Generar reportes...31 Configurar las licencias de uso...32 Configurar las licencias para Servidores Configurar las licencias para Impresoras Configurar las licencias para Usuarios y Grupos Configurar la distribución de agentes...39 Componentes de la consola de Administración Aranda PRINT MANAGER...43 Todos los derechos reservados Aranda Software [4]

5 Requerimientos del sistema A continuación, se indican los rangos mínimos para la instalación. Sin embargo, estas características pueden ser, en cualquier caso, superiores a las indicadas. Base de Datos Para almacenar la información de todo el sistema se pueden usar los siguientes servidores: Motor de Base de Datos Microsoft SQL Server 2000 Microsoft SLQ Server 2005 Oracle 9i,10g MSDE 2000 o 2005 (sólo para pequeñas instalaciones) Aranda PRINT MANAGER Server Este módulo debe instalarse en un servidor Web que tenga IIS 6.0 o Superior con Framework 2.0. Este módulo recibe la información de los trabajos de impresión y los registra en la base de datos. También tiene la posibilidad de funcionar a manera de proxy con el objeto de enrutar la información de impresión hacia otro servidor Aranda PRINT MANAGER Server. Sistema operativo Procesador Espacio en disco Microsoft Windows 2000 Profesional Microsoft Windows XP Microsoft Windows 2000 Server Microsoft Windows 2003 Server Microsoft Framework 2.0 SP1 Pentium IV o superior 1MB Agente de Impresión Su función es capturar la información de los trabajos de impresión y la envía al servidor WebComm. El servidor de impresión puede ser uno de los siguientes sistemas: Sistema operativo Procesador Memoria Espacio en disco Microsoft Windows 2000 Profesional Microsoft Windows XP Microsoft Windows 2000 Server Microsoft Windows 2003 Server Pentium III o superior 128 MB RAM 5 MB. Consola de administración web y WebInterface Todos los derechos reservados Aranda Software [5]

6 Consola web - WebInterface IIS (Internet Information Server) 6.0 o Superior Microsoft Framework 2.0 SP1. Sistemas Operativos: o o o o Windows 2000 Professional Windows XP Windows 2000 Server Windows 2003 Server Consola de Administración WinForms y Quota Manager Consola WinForms Quota Manager Microsoft Framework 2.0. SP1 Sistemas Operativos: o o o o Windows 2000 Professional Windows XP Windows 2000 Server Windows 2003 Server Todos los derechos reservados Aranda Software [6]

7 Uso de Aranda PRINT MANAGER APRTM le permite administrar con eficiencia las impresoras de su red. Puede utilizar APRTM como una consola o como una aplicación Web. Ingresar a la consola APRTM de Aranda PRINT MANAGER 1. Diríjase a Inicio -> Todos los programas -> Aranda Software -> Aranda Print Manager -> Print Manager. 2. En la ventana de validación que aparece, ingrese el usuario y la contraseña, dependiendo del tipo de autenticación que elija: [Aranda] / [Windows]. [Aranda] [Windows] Son los usuarios que pueden ser importados desde el Directorio Activo o creados previamente en el módulo Profile. Usuario: Ingrese el usuario importado desde el Directorio Activo. Contraseña: Ingrese la contraseña creada manualmente. Si ingresa con el usuario ADMINISTRATOR, la contraseña creada por defecto es [root]. Son los usuarios que se validan con el Directorio Activo. Usuario: Ingrese el usuario con el que se registra en Windows. Nota: Esta opción sólo es posible si el alias del usuario en Windows es igual al del usuario en Aranda, para ello, se recomienda importar los usuarios del Directorio Activo (Ver manual Aranda PROFILE). Contraseña: Ingrese la contraseña de registro de Windows. Dominio: Ingrese el dominio al cual pertenece el usuario. Nota: Recuerde que la definición de permisos se hace por grupo de trabajo, de tal forma que al ingresar un usuario a determinado grupo aplicarán los permisos definidos para el grupo. 3. Presione [Aceptar]. Todos los derechos reservados Aranda Software [7]

8 Crear y editar un proyecto Mediante los proyectos de Aranda PRINT MANAGER puede mantener distintos perfiles de configuración para manejar redes distintas de acuerdo a sus necesidades. Para comenzar a utilizar Aranda PRINT MANAGER es fundamental contar como mínimo con un proyecto. Para crear un proyecto, siga estos pasos: 1. En la ventana de autenticación de la consola, haga clic en el botón Proyectos de la esquina inferior izquierda: 2. En esta ventana puede ver la lista de proyectos existentes y editarlos. Si no existe ningún proyecto y/o desea crear uno, haga clic en Nuevo: Todos los derechos reservados Aranda Software [8]

9 3. Dé un nombre al proyecto: 4. En la lista de proyectos, haga doble clic sobre el proyecto recién creado o sobre el que desea editar: 5. Elija y configure el modo de conexión. Puede elegir Conexión base de datos local o Conexión hacia otro Servidor APRTM: Todos los derechos reservados Aranda Software [9]

10 Conexión base de datos local Complete los siguientes campos: Tipo: Tipo de base de dato que utiliza. Servidor: Ingrese el servidor que aloja su base de datos. Base de Datos: Ingrese el nombre de la base de datos que usará. Usuario: Introduzca el nombre de usuario que desee usar. Contraseña: Introduzca la contraseña que desee usar. Conexión hacia otro Servidor APRTM. Complete los siguientes campos: Ubicación: Indique la URL del servidor APRTM. Proxy: Ingrese los datos de conexión si utiliza una red proxy. Conexión Segura: Puede crear un usuario y una contraseña para acceder de forma segura a esta conexión. 6. En la pestaña opciones elija el lenguaje de la interfaz e introduzca la URL del servidor de reportes: 7. Haga clic en Guardar. Si no desea crear ni editar más proyectos, haga clic en Cerrar: Todos los derechos reservados Aranda Software [10]

11 8. Para utilizar el proyecto recién creado u otro proyecto existente, elíjalo en la ventana de autenticación de Aranda PRINT MANAGER: Todos los derechos reservados Aranda Software [11]

12 Administrar impresoras individualmente Mediante el botón impresoras de su red. puede buscar, visualizar y administrar individualmente las Para administrar sus impresoras, siga estos pasos: 1. Diríjase a Ir -> Servidores en la barra de herramientas (o puede ingresar desde el panel inferior izquierdo haciendo clic en siguientes opciones de búsqueda: ). En la parte inferior accede a las 2. Escriba el nombre del servidor o de la estación de trabajo en el campo correspondiente (o déjelo vacío para buscar todos los servidores y estaciones de trabajo disponibles) y haga clic en. En la ventana del costado derecho aparecen los servidores y/o estaciones de trabajo como resultado de su búsqueda. 3. Seleccione un servidor o una estación de trabajo. Al hacer la selección, en la parte inferior de la ventana aparecen las impresoras asociadas al equipo. Todos los derechos reservados Aranda Software [12]

13 Si desea reducir la cantidad de resultados, utilice el Filtro de impresoras, en el costado izquierdo de la consola, escribiendo el nombre de la impresora que está buscando. 4. Seleccione una impresora haciendo doble clic sobre su icono. Se abre la ventana de información y administración de la impresora seleccionada. La parte superior de la ventana de información y administración de la impresora cuenta con seis pestañas: Presenta el nombre, la fecha de registro, las páginas por día, la dirección IP y el número serial. Información Desde esta pestaña puede asociar la impresora a un Modelo de Costos que haya creado con anterioridad. También puede habilitar o deshabilitar el funcionamiento de la impresora. Reglas Le permite Aplicar restricciones a los trabajos de una impresora. Cuota Le permite Definir una cuota a su impresora (límites de costos y número de hojas). Todos los derechos reservados Aranda Software [13]

14 Actividad Le permite Consultar la actividad detallada de una impresora. Autorizaciones Le permite Definir autorizaciones para usuarios y grupos. Aplicar restricciones a los trabajos de una impresora Al administrar una impresora individualmente mediante el botón, puede aplicar restricciones a los trabajos de una impresora. Al encontrarse en la ventana de visualización y administración de la impresora, haga clic en la pestaña [Reglas], desde donde podrá restringir el número de páginas a imprimir, la impresión a color y los trabajos que contengan determinadas palabras en el título (aquí puede incluir las extensiones de los documentos, por ejemplo:.pdf,.jpg,.bmp, etc., para restringir la impresión de imágenes y otros archivos que usted decida). Consultar la actividad detallada de una impresora Al administrar una impresora individualmente mediante el botón, puede consultar en detalle su actividad de los meses y/o años anteriores. Para consultar la información, siga los estos pasos: Todos los derechos reservados Aranda Software [14]

15 1. Al encontrarse en la ventana de visualización y administración de la impresora, haga clic en la pestaña Actividad. 2. En la parte superior izquierda de la consola elija el año y mes, seguido por el botón [Consultar]. 3. De inmediato accede a la ventana de actividad de la impresora, en donde puede consultar cada uno de los trabajos de impresión realizados con la siguiente información: fecha, estación, usuario, documento, total de páginas, páginas impresas, copias, color, costo, bytes, papel, horizontal, bandeja, largo y ancho. Administrar usuarios individualmente Mediante el botón de las impresoras de su red. puede buscar, visualizar y administrar individualmente los usuarios Para administrar los usuarios de su red, siga estos pasos: Todos los derechos reservados Aranda Software [15]

16 1. Diríjase a Ir -> Usarios en la barra de herramientas (o puede ingresar desde el panel inferior izquierdo haciendo clic en opciones de búsqueda: ). En la parte inferior accede a las siguientes 2. Escriba el nombre del grupo o del usuario en el campo correspondiente (o déjelo vacío para buscar todos los grupos y usuarios disponibles) y haga clic en. En la ventana del costado derecho aparecen los grupos (en la sección superior) y/o los usuarios (en la sección inferior) como resultado de su búsqueda. 3. Seleccione un usuario haciendo doble clic sobre su icono. Se abre la ventana de información y administración del usuario seleccionado. Todos los derechos reservados Aranda Software [16]

17 En la parte superior de la ventana de información y administración de la impresora cuenta con seis pestañas: Presenta el nombre, la fecha de registro, las páginas por día, la dirección IP y el número serial. Información Desde esta pestaña puede asociar la impresora a un Modelo de Costos que haya creado con anterioridad. También puede habilitar o deshabilitar el funcionamiento de la impresora. Actividad Le permite Consultar la actividad detallada de un usuario. Cuota I R Le permite Definir una cuota al usuario (límites de costos y número de hojas). Consultar la actividad detallada de un usuario Al Administrar un usuario individualmente mediante el botón, puede consultar en detalle su actividad de los meses y/o años anteriores. Para consultar la información, siga los pasos explicados a continuación: 1. Al encontrarse en la ventana de visualización y administración del usuario, haga clic en la pestaña Actividad. Todos los derechos reservados Aranda Software [17]

18 2. En la parte superior izquierda de la consola elija el año y mes, seguido por el botón [Consultar]. 3. Accede a la ventana de actividad del usuario, en donde puede consultar cada uno de los trabajos de impresión realizados con la siguiente información: fecha, estación, usuario, documento, total de páginas, páginas impresas, copias, color, costo, bytes, papel, horizontal, bandeja, largo y ancho. Crear modelos de costo Mediante el botón impresoras. puede crear modelos de costo para aplicar a una o varias de sus Para crear modelos de costo, siga estos pasos: 1. Diríjase a Ir -> Costo en la barra de herramientas (o puede ingresar desde el panel inferior izquierdo haciendo clic en ). En la parte superior izquierda seleccione. 2. Ingrese el nombre del modelo de costo y presione [Aceptar]: Todos los derechos reservados Aranda Software [18]

19 3. El modelo aparece en la ventana. Haga doble clic sobre el modelo para abrir la ventana correspondiente. 4. Agregue un ítem de costo: haga clic en Nuevo Item, en la parte superior izquierda de la consola. 5. Ingrese las características del ítem de costo: páginas mínimas, páginas máximas, activar la opción de impresión a color, el costo y los formatos de papel (puede utilizar la opción Presione [Aceptar]. para seleccionar automáticamente todos los formatos o ninguno). Todos los derechos reservados Aranda Software [19]

20 6. En la ventana de visualización del modelo aparece el ítem creado. Para asignar las impresoras que estarán asignadas a este modelo de costo, haga clic en la pestaña Impresoras. 7. Asocie las impresoras que desee al modelo de costo: puede elegir entre Aplicar a Todas y Agregar Impresoras. En el primer caso, se le pedirá su confirmación para aplicar a todas las impresoras. Para agregar impresoras de forma independiente, vaya a los pasos siguientes (8 a 11). 8. Accede a la ventana de búsqueda. Todos los derechos reservados Aranda Software [20]

21 Escriba el nombre del servidor o de la estación de trabajo en el campo correspondiente (o déjelo vacío para buscar todos los servidores y estaciones de trabajo disponibles) y haga clic en. En la ventana del costado derecho aparecen los servidores y/o estaciones de trabajo como resultado de su búsqueda. 9. Al hacer clic sobre uno de los servidores, aparecen en la parte inferior las impresoras asociadas a éste. 10. Seleccione una impresora: haga clic en el recuadro correspondiente a la(s) impresora(s) que desea asociar a la regla. Puede usar la opción para seleccionar resultados de acuerdo a l contenido que ingrese en el campo. También puede utilizar la opción para seleccionar automáticamente todas las impresoras o ninguna. Todos los derechos reservados Aranda Software [21]

22 11. Haga clic en Aceptar en la parte inferior derecha. 12. Aplique y guarde el modelo: haga clic en en la parte superior izquierda de la consola. Definir reglas Mediante la pestaña impresoras y sus usuarios. puede definir cuotas, límites y autorizaciones para sus Reglas Impresora s Reglas Usuarios Autorizaciones Definir reglas para impresoras Las reglas para impresoras le permiten fijar cuotas de costo y número de hojas para grupos de impresoras que usted seleccione, además de una frecuencia de restablecimiento de estos parámetros, de modo que cada cierto tiempo el cupo de las impresoras vuelva a comenzar. Para definir reglas para sus impresoras, siga estos pasos: 1. Diríjase a Ir -> Reglas en la barra de herramientas (o puede ingresar desde el panel inferior izquierdo haciendo clic en ). En la parte inferior seleccione. Así accede a la siguiente ventana: Todos los derechos reservados Aranda Software [22]

23 2. Defina la cuota: puede definirla en Límite por costo y/o Límite por número de hojas. Haga clic en el recuadro correspondiente e ingrese una cifra límite. 3. Establezca la Frecuencia de restablecimiento: mediante esta opción se restablece automáticamente la cuota de las impresoras a las cuales se les aplica la regla. Puede optar por una frecuencia diaria, semanal o mensual y fijar una hora de restablecimiento. 4. Adicione las impresoras a las cuales desea aplicar la regla: haga clic en ventana: en la parte superior izquierda de la consola. Accede a la siguiente Todos los derechos reservados Aranda Software [23]

24 5. Busque y seleccione un servidor: escriba el nombre del servidor que desea buscar en el campo (o déjelo vacío para buscar todos los servidores disponibles) y haga clic en. Al hacer clic sobre uno de los servidores, aparecen en la parte inferior las impresoras asociadas a éste. 6. Seleccione una impresora: haga clic en el recuadro correspondiente a la(s) impresora(s) que desea asociar a la regla. Puede usar la opción para seleccionar resultados de acuerdo a l contenido que ingrese en el campo. También puede utilizar la opción para seleccionar automáticamente todas las impresoras o ninguna. 7. Haga clic en Aceptar en la parte inferior derecha. 8. Puede verificar que las impresoras seleccionadas aparezcan asociadas a la regla haciendo clic en la pestaña Impresoras. En el costado derecho tiene la opción de visualizar mediante iconos o lista. Todos los derechos reservados Aranda Software [24]

25 9. Aplique y guarde la regla: haga clic en en la parte superior izquierda de la consola, para aplicar la regla y guardar su configuración. Definir reglas para usuarios Las reglas para usuarios le permiten fijar cuotas de costo y número de hojas para grupos de usuarios que usted seleccione, además de una frecuencia de restablecimiento de estos parámetros, de modo que cada cierto tiempo el cupo de las impresoras vuelva a comenzar. Para de finir reglas para los usuarios, siga estos pasos: 1. Diríjase a Ir -> Reglas en la barra de herramientas (o puede ingresar desde el panel inferior izquierdo haciendo clic en Así accede a la siguiente ventana: ). En la parte inferior seleccione. 2. Defina la cuota: puede definirla en Límite por costo y/o Límite por número de hojas. Haga clic en el recuadro correspondiente e ingrese una cifra límite. 3. Establezca la Frecuencia de restablecimiento: mediante esta opción se restablece automáticamente la cuota de los usuarios a los cuales se les aplica la regla. Puede optar por una frecuencia diaria, semanal o mensual y fijar una hora de restablecimiento. Todos los derechos reservados Aranda Software [25]

26 4. Adicione los usuarios a los cuales desea aplicar la regla: haga clic en ventana: en la parte superior izquierda de la consola. Accede a la siguiente 5. Busque y seleccione un usuario: escriba el nombre del usuario que desea buscar en el campo (o déjelo vacío para buscar todos los usuarios disponibles) y haga clic en usuarios:. Así accede a la ventana de resultados, en donde puede seleccionar los Todos los derechos reservados Aranda Software [26]

27 6. Seleccione un usuario: haga clic en el recuadro correspondiente al usuario(s) que desea asociar a la regla y presione Adicionar. Puede utilizar la opción para seleccionar automáticamente todos los usuarios o ninguno. 7. Haga clic en Aceptar en la parte inferior derecha. 8. Puede chequear que las impresoras seleccionadas aparezcan asociadas a la regla haciendo clic en la pestaña [Usuarios]. En el costado superior derecho tiene la opción de visualizar mediante iconos o lista. 9. Aplique y guarde la regla: haga clic en en la parte superior izquierda de la consola, para aplicar la regla y guardar su configuración. Definir autorizaciones Las autorizaciones le permiten permitir o denegar el uso de una o varias impresoras a usuarios y grupos que usted seleccione. Para definir autorizaciones, siga estos pasos: 1. Diríjase a Ir -> Reglas en la barra de h erramientas (o puede ingresar desde el panel inferior izquierdo haciendo clic en accede a la siguiente ventana: ). En la parte inferior seleccione. Así Todos los derechos reservados Aranda Software [27]

28 Desde esta ventana decida si su autorización es Permitido excepto los grupos y usuarios seleccionados o Denegado excepto los usuarios y grupos seleccionados, para las impresoras que va a elegir a continuación. 2. Adicione las impresoras: en la parte superior izquierda encuentra en una barra de iconos el botón. Al presionarlo accede a la siguiente ventana: 3. Busque y seleccione un servidor: escriba el nombre del servidor que desea buscar en el campo (o déjelo vacío para buscar todos los servidores disponibles) y haga clic en. Al hacer clic sobre uno de los servidores, aparecen en la parte inferior las impresoras asociadas a éste. Todos los derechos reservados Aranda Software [28]

29 4. Seleccione una impresora: haga clic en el recuadro correspondiente a la(s) impresora(s) que desea asociar a la regla. Puede usar la opción para seleccionar resultados de acuerdo a l contenido que ingrese en el campo. También puede utilizar la opción para seleccionar automáticamente todas las impresoras o ninguna. 5. Haga clic en Aceptar en la parte inferior derecha. 6. Adicione los usuarios a los cuales desea aplicar la autorización: haga clic en la pestaña Usuarios y a continuación en parte superior izquierda de la consola. Accede a la siguiente ventana: en la 7. Busque y seleccione un usuario: escriba el nombre del usuario que desea buscar en el campo (o déjelo vacío para buscar todos los usuarios disponibles) y haga clic en usuarios:. Así accede a la ventana de resultados, en donde puede seleccionar los Todos los derechos reservados Aranda Software [29]

30 8. Seleccione un usuario: haga clic en el recuadro correspondiente al usuario(s) que desea asociar a la regla y presione Adicionar. Puede utilizar la opción para seleccionar automáticamente todos los usuarios o ninguno. 9. Haga clic en Aceptar en la parte inferior derecha. 10. Adicione los grupos a los cuales desea aplicar la autorización: haga clic en la pestaña Grupos y a continuación en izquierda de la consola. Accede a la siguiente ventana: en la parte superior 11. Busque y seleccione un grupo: escriba el nombre del grupo que desea buscar en el campo (o déjelo vacío para buscar todos los grupos disponibles) y haga clic en. Así accede a la ventana de resultados, en donde puede seleccionar los grupos: Todos los derechos reservados Aranda Software [30]

31 12. Seleccione un grupo: haga clic en el recuadro correspondiente al grupo(s) que desea asociar a la autorización y presione Adicionar. Puede utilizar la opción para seleccionar automáticamente todos los grupos o ninguno. 13. Haga clic en Aceptar en la parte inferior derecha. 14. Aplique y guarde la autorización: haga clic en en la parte superior izquierda de la consola, para aplicar la autorización y guardar su configuración. Si desea eliminar la autorización, presione en la parte superior izquierda de la consola. Igualmente puede eliminar impresoras, usuarios y grupos, haciendo clic en el recuadro correspondiente: Luego presione el botón Borrar (para cada uno de estos elementos) en la parte superior izquierda de la consola. Generar reportes Mediante la generación de reportes usted podrá conocer en detalle, mediante representaciones gráficas, el comportamiento de las impresiones en su red. Para generar reportes, diríjase a Ir -> Report es en la barra de herramientas (o puede ingresar desde el panel inferior izquierdo haciendo clic en posibilidades de reportes: ). De esta forma, accede a las siguientes Todos los derechos reservados Aranda Software [31]

32 Usuario Consolidado por Consolidado por Muestra los reportes de actividad de impresión de todos los usuarios por mes. Muestra los reportes en cifras y en gráfica de barras, de la actividad de todas las impresoras por mes seleccionado. Impresora Historial de Usuario Muestra la actividad de impresión de un usuario durante el mes. Consolidado por Grupo Muestra la actividad de impresión (en cifras y en gráfico de barras) de un grupo de trabajo (área, departamento, oficina, etc.). Esta función es ideal para el momento de evaluar el presupuesto de los departamentos o áreas de la compañía. Actividad Diaria Reporta por días, la actividad de un mes, de todas las impresoras que están en el sistema. Además, muestra dicha actividad en un gráfico de líneas. Esto, para establecer los picos del mes. Configurar las licencias de uso En el panel de la izquierda encuentra el botón chequear y modificar las licencias de uso de Aranda PRINT MANAGER., mediante el cual puede Para el proceso de licenciamiento puede elegir entre servidores, impresoras y usuarios (incluyendo grupos). En la parte inferior izquierda encuentra el Estado de Licencia, en donde se indica la capacidad actual de la licencia y la cifra empleada en el sistema. Todos los derechos reservados Aranda Software [32]

33 Al hacer clic en la pestaña Detalles, obtiene información más completa sobre el estado de la licencia: Configurar las licencias para Servidores Para configurar las licencias de los servidores de su red, una vez haya hecho clic en el botón, siga estos pasos: 1. En la parte superior izquierda presione el botón. Mediante el botón de búsqueda del costado izquierdo, puede comprobar los servidores que actualmente están vinculados a la licencia (si deja el campo en blanco, aparecerán todos los servidores vinculados). 2. Haga clic en, en la parte superior de la pantalla. Accede a la siguiente ventana: Todos los derechos reservados Aranda Software [33]

34 3. Busque y seleccione un servidor: escriba el nombre del servidor que desea buscar en el campo (o déjelo vacío para buscar todos los servidores disponibles) y haga clic en. 4. Seleccione el/los servidor(es): 5. Haga clic en Aceptar en la parte inferior derecha. Ahora los servidores vinculados a la licencia aparecen en el campo correspondiente. Si desea desvincular un servidor de la licencia, selecciónelo y presione superior de la consola. en la parte Todos los derechos reservados Aranda Software [34]

35 Configurar las licencias para Impresoras Para configurar las licencias de las impresoras de su red, una vez haya hecho clic en el botón, siga estos pasos: 1. En la parte superior izquierda presione el botón. Mediante el botón de búsqueda del costado izquierdo, puede comprobar las impresoras que actualmente están vinculadas a la licencia (si deja el campo en blanco, aparecerán todas las impresoras vinculadas). 2. Adicione las impresoras: en la parte superior izquierda encuentra en una barra de iconos el botón. Al presionarlo accede a la siguiente ventana: 3. Busque y seleccione un servidor: escriba el nombre del servidor que desea buscar en el campo (o déjelo vacío para buscar todos los servidores disponibles) y haga clic en. Al hacer clic sobre uno de los servidores, aparecen en la parte inferior las impresoras asociadas a éste. Todos los derechos reservados Aranda Software [35]

36 4. Seleccione una impresora: haga clic en el recuadro correspondiente a la(s) impresora(s) que desea asociar a la regla. Puede usar la opción para seleccionar resultados de acuerdo al contenido que ingrese en el campo. También puede utilizar la opción para seleccionar automáticamente todas las impresoras o ninguna. 5. Haga clic en Aceptar en la parte inferior derecha. Ahora aparecen las impresoras vinculadas a la licencia: Si hace doble click sobre una impresora muestra las estaciones de trabajo o servidores que la tienen instalada o configurada. Si desea desvincular una impresora de la licencia, selecciónela y presione en la parte superior de la consola. Configurar las licencias para Usuarios y Grupos Para configurar las licencias de los usuarios y grupos de su red, una vez haya hecho clic en el botón, siga estos pasos: Todos los derechos reservados Aranda Software [36]

37 1. En la parte superior izquierda presione el botón. Mediante el botón de búsqueda del costado izquierdo, puede comprobar los usuarios que actualmente están vinculados a la licencia (si deja el campo en blanco, aparecerán todos los usuarios vinculados). 2. Adicione los usuarios a los cuales desea aplicar la autorización: haga clic en en la parte superior de la consola. Accede a la siguiente ventana: 3. Busque y seleccione un usuario: escriba el nombre del usuario que desea buscar en el campo (o déjelo vacío para buscar todos los usuarios disponibles) y haga clic en usuarios:. Así accede a la ventana de resultados, en donde puede seleccionar los Todos los derechos reservados Aranda Software [37]

38 6. Seleccione un usuario: haga clic en el recuadro correspondiente al usuario(s) que desea asociar a la regla y presione Adicionar. Puede utilizar la opción para seleccionar automáticamente todos los usuarios o ninguno. 7. Haga clic en Aceptar en la parte inferior derecha. Ahora aparecen los usuarios vinculados a la licencia: Si desea desvincular un usuario de la licencia, selecciónelo y presione en la parte superior de la consola. Si presiona el botón los usuarios de la licencia., serán desvinculados todos Nota: La vinculación de grupos a las licencias requiere de un procedimiento idéntico al explicado para los usuarios. Simplemente en el paso 2, presione el botón Todos los derechos reservados Aranda Software [38]

39 Configurar la distribución de agentes Para configurar la distribución de los agentes a los equipos de su red, siga los pasos explicados a continuación: 1. Oprima el botón, y a continuación, en el costado superior izquierdo. 2. Configure los puertos que utilizarán los servidores de Aranda ASSET MANAGEMENT. Ello incluye los campos ConServer, RepServer, Agente, AFS y Puerto Remoto. Al concluir haga clic en [Aceptar]. 3. Ingrese el nombre del perfil de instalación y presione [Siguiente]. Todos los derechos reservados Aranda Software [39]

40 4. Seleccione el directorio de instalación del Agente Aranda y presione [Siguiente]. 5. Elija si desea permitir que los usuarios vean el icono del Agent Center en su área de notificación y presione [Siguiente]. Todos los derechos reservados Aranda Software [40]

41 6. Configure los perfiles de instalación. Permitir que los usuarios vean la pestaña de Print Manager en Agent Center Web Services Impresora Proxy Actualización Elija Sí o No. Seleccione la URL y habilite o deshabilite el modo de autenticación. En caso de habilitarlo, introduzca un usuario y una contraseña. Si se encuentra en una red con Proxy, introduzca el host y el puerto. Habilite o deshabilite el modo de autenticación. En caso de habilitarlo, introduzca un usuario y una contraseña. Elija la escala y la frecuencia de actualización en la distribución de los agentes de APRTM 7. De esta forma accede a la vista del perfil que ha creado o modificado. Todos los derechos reservados Aranda Software [41]

42 Una vez terminado el proceso de configuración, puede utilizar el botón en la consola para hacer la distribución inmediata de los agentes. Nota: Diríjase al manual de Aranda FILE SERVER para obtener mayor información sobre el proceso de configuración y distribución de agentes. Todos los derechos reservados Aranda Software [42]

43 Componentes de la consola de Administración Aranda PRINT MANAGER APRTM cuenta en su interfaz principal con una barra de herramientas (1) y una barra de iconos (2) en la parte superior, y un panel (3) con ventana retraíble (4) en la parte izquierda. Desde la barra de herramientas puede acceder rápidamente a las mismas funciones, tanto de la barra de iconos como del panel. A las funciones de APRTM se puede acceder desde estas tres locaciones. Es conveniente que explore cuidadosamente los menús, la barra de herramientas y el panel, para saber exactamente cómo utilizar las diversas funciones de la consola. Las funciones escogidas en cualquiera de estas tres locaciones son desplegadas en la ventana de la derecha (5). Barra de Herramientas La consola permite configurar toda la operación del sistema PRINT MANAGER Professional. En ella usted encontrará una barra de menús (las funciones de la barra de herramientas están descritas con los íconos) donde están ubicadas las siguientes funciones: Todos los derechos reservados Aranda Software [43]

44 1. Sesión 2. Ir 3. Ayuda 1. Sesión Se encuentran diversas funcionalidades básicas para interactuar con la información presentada en la consola. Cerrar Sesión Salir Permite cambiar de cuenta Finaliza el programa Aranda PRINT MANAGER 2. Ir Es un atajo que le permite acceder a las mismas funciones del Panel. Inicio Servidores Usuarios Costo Reglas Reportes Licenciamiento Permite administrar las impresoras individualmente Permite conocer cuál es la actividad que los usuarios registrados en el sistema han realizado y establecer límites para dicha actividad. Le permite acceder a ls funciones relativas a los modelos de costos. Permite restringir trabajos de impresión para varias impresoras que se encuentran en el sistema. Muestra los reportes de actividad de impresión. Muestra la información de la vigencia de la licencia del programa y permite modificar los usuarios licenciados. 3. Ayuda Acerca de Información sobre la versión del producto y la licencia de Aranda Software. Todos los derechos reservados Aranda Software [44]

45 Barra de Iconos Es la barra de tareas ubicada debajo de la de herramientas, y se encuentra conformada por algunos iconos de las funcionalidades descritas anteriormente. Dependiendo de cada una de las opciones escogidas en el panel de control (o en el menú de herramientas) se desplegarán distintos iconos Panel El panel se encuentra dividido en ocho pestañas diferentes que cumplen algunas de las funciones descritas anteriormente en la barra de herramientas. Inicio Le permite administrar (ver, crear, editar) las diferentes opciones de diagramas o gráficos tanto de Dispositivos, Segmentos e Interfaces. Servidores A través de esta opción puede administrar las impresoras individualmente. Puede hacer la búsqueda a través de tres opciones: Por Servidor: Por Estación de Trabajo: Filtrar las impresoras: En los tres casos debe ingresar el nombre en el cuadro de texto y oprimir el botón de la derecha para iniciar la búsqueda. Los resultados aparecerán en la ventana de la derecha. Usuarios A través de esta opción puede conocer cuál es la actividad que los usuarios registrados en el sistema han realizado y establecer límites para dicha actividad. Puede realizar búsquedas específicas por grupos o por usuarios individuales ingresando en el cuadro de diálogo el criterio de búsqueda y oprimiendo el icono de la derecha: ventana de la derecha.. Como en la opción anterior, los resultados aparecerán en la Costo A través de esta opción puede acceder a las funciones relativas a los modelos de costos. En la barra de iconos puede crear un nuevo modelo o renombrar uno ya existente. Así mismo, en la ventana desplegable de esta opción puede realizar la búsqueda por nombre indicándolo en el cuadro de diálogo y oprimiendo el botón de la derecha: Todos los derechos reservados Aranda Software [45]

46 Reglas A través de esta opción puede restringir trabajos de impresión para varias impresoras que se encuentran en el sistema de manera que pueda definir cuotas, límites y autorizaciones para impresoras y usuarios. Esta opción despliega tres posibilidades: Reglas Impresoras : le permiten fijar cuotas de costo y número de hojas para grupos de impresoras que usted seleccione, así como una frecuencia de restablecimiento de estos parámetros. Reglas Usuarios : le permiten fijar cuotas de costo y número de hojas para grupos de usuarios que usted seleccione, además de una frecuencia de restablecimiento de estos parámetros. Autorizaciones : le ofrecen la opción de permitir o denegar el uso de una o varias impresoras a usuarios y grupos que usted seleccione. Reportes A través de esta opción puede consultar los reportes de actividad de impresión. Estos reportes los puede consultar a través de las siguientes opciones: Consolidado por Usuario: Muestra el total de impresiones por usuario, si las impresiones fueron a color o a blanco y negro, y el costo de las mismas en un mes y año determinado. Consolidado por Impresoras: Muestra el total de impresiones por impresora, si las impresiones fueron a color o a blanco y negro, y el costo de las mismas en un mes y año determinado. Historial de Usuario: Le permite ver el reporte total por cada usuario Actividad diaria: Muestra el total diario de páginas impresas, si las impresiones fueron a color o a blanco y negro y el costo de las mismas en un mes y año determinado Reporte Consolidado por Grupos: muestra el total de páginas impresas por cada grupo que esté registrado en el sistema, si las impresiones fueron a color o a blanco y negro, y el costo de las mismas en un mes y año determinado. Licenciamiento A través de esta opción puede consultar la información de la vigencia de la licencia del programa y modificar los usuarios licenciados. Todos los derechos reservados Aranda Software [46]

47 Puede hacer uso de dos pestañas: Licencia: Muestra el licenciamiento de los servidores, impresoras y/o usuarios. También puede hacer búsquedas específicas ingresando en el cuadro de texto el criterio deseado y oprimiendo el botón de la derecha: mismo, puede verificar el estado de la licencia.. Así Detalles: Le permite consultar las características de la licencia y del producto (Nombre del producto, compañía, tipo de licencia, validez y total de licencias). Todos los derechos reservados Aranda Software [47]

48 Aranda PRINT MANAGER Versión 7.2. ARANDA Software Todos los derechos reservados. Cualquier documentación técnica proporcionada por Aranda Software Corporation es un producto registrado por Aranda Software Corporation y pertenece a Aranda Software Corporation. El software descrito en este manual está protegido por los acuerdos y leyes que regulan la propiedad intelectual y los derechos sobre publicaciones tanto en Colombia como las leyes internacionales sobre estas materias y puede ser utilizado únicamente bajo los términos enunciados en la licencia adjunta. Está prohibida la reproducción total o parcial del presente manual por cualquier medio impreso, escrito, gráfico, electrónico o mecánico incluyendo fotocopiado, grabación o almacenamiento en cualquier forma, sin la autorización previa y por escrito de Aranda Software Corp. Aranda Software Corp. puede realizar cambios y mejoras en los productos descritos en el presente manual sin previo aviso. Tales cambios serán incorporados en nuevas ediciones de la publicación. MARCAS COMERCIALES Aranda Software, el logotipo de Aranda Software, Aranda PRINT MANAGER, Aranda ASSET MANAGEMENT y todos sus módulos componentes, Aranda CRUNCHER, Aranda CONSERVER, Aranda MAILER, Aranda PCBROWSER, Aranda PCBROWSER WebEdition, Aranda SURVEY WebEdition, Aranda FILE SERVER, Aranda SOFTWARE METRIX y Aranda QUERY MANAGER son marcas registradas por Aranda Software Corporation. Microsoft es una marca registrada de Microsoft Corporation. Microsoft Office y Microsoft Windows son marcas registradas de Microsoft Corporation. Nada contenido en este manual se debe interpretar como autorización o permiso para utilizar tales marcas registradas. Otros nombres de sociedades, productos o servicios mencionados en este manual pueden ser marcas registradas de sus respectivas compañías o marcas de servicios de terceros y son utilizadas sólo como referencia. Todos los derechos reservados Aranda Software [48]