OPERACIONES DE FIN DE EJERCICIO

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1 OPERACIONES DE FIN DE EJERCICIO 1. OPERACIONES DE FIN DE EJERCICIO OPERACIONES PREVIAS, AJUSTES EXTRAPRESUPUESTARIOS Gastos anticipados e ingresos anticipados Gastos e ingresos diferidos (devengados) Deterioro de valor de los créditos (insolvencias) OPERACIONES PENDIENTES DE APLICAR AL PRESUPUESTO Gastos pendientes de aplicar pagados Aplicación al presupuesto PROCESOS DE CIERRE Datos para la simulación o cierre Consulta de resultados Remanentes de crédito Desviaciones de financiación Resultado presupuestario Remanente Líquido de Tesorería Reclasificaciones Realización del cierre definitivo Proceso de validación del sistema Cierre definitivo de la contabilidad TRASPASO DE RESULTAS Creación de un nuevo ejercicio Preparación del nuevo ejercicio Relacionar aplicaciones entre ejercicios Traspaso de obligaciones y propuestas pendientes de ordenar Traspaso de órdenes y mandamientos pendientes de pago Traspaso de compromisos y derechos pendientes de cobro Traspaso de saldos no presupuestarios por operaciones Traspaso de saldos no presupuestarios por saldo del concepto Traspaso de proyectos y gastos con financiación afectada Traspaso de justificantes Traspaso de ordinales de tesorería Traspaso de anticipos de caja fija Traspaso de pagos a justificar Traspaso de compromisos de gastos e ingresos plurianuales Traspaso de recursos de otros entes Traspaso de préstamos Traspaso de embargos Traspaso de recursos afectados Traspaso de operaciones pendientes de aplicar al Presupuesto Traspaso de subvenciones recibidas...34

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3 1. OPERACIONES DE FIN DE EJERCICIO El Texto Refundido de la Ley Reguladora de las Haciendas Locales señala en su artículo 163 que el ejercicio presupuestario coincidirá con el año natural. El artículo 191 de la misma disposición ordena que el presupuesto de cada ejercicio se liquidará en cuanto a la recaudación de derechos y el pago de obligaciones el 31 de diciembre del año natural correspondiente. Por su parte, el artículo 202 establece la identidad temporal entre el ejercicio presupuestario y el contable al indicar que el ejercicio contable coincidirá con el presupuestario. Por todo ello, el 31 de diciembre de cada año será la fecha de referencia para ajustar las cuentas de tal forma que reflejen la imagen fiel de la entidad, una vez registradas todas las operaciones de carácter presupuestario y no presupuestario. Con carácter previo a las operaciones de fin de ejercicio se realizarán las siguientes operaciones: Dotación a las amortizaciones. Dotación a las provisiones. Periodificación contable. Gastos e ingresos diferidos. Operaciones pendientes de aplicar al Presupuesto. Reclasificación de débitos y créditos. Regularización de moneda distinta al euro. Una vez efectuadas éstas y practicadas todas las anotaciones contables correspondientes al ejercicio, se procederá a realizar las operaciones de fin de ejercicio, cuyo objeto fundamental es adecuar los saldos de las cuentas a la situación real que tienen los distintos elementos patrimoniales, así como determinar los datos e información necesaria para poder obtener las magnitudes más relevantes que van a conformar los estados contables de fin de ejercicio. Podemos distinguir dos grupos de operaciones de fin de ejercicio: a) Operaciones de regularización: a.1) Regularización de la contabilidad del Presupuesto de ingresos a.2) Regularización de la contabilidad de la Administración de recursos por cuenta de otros entes públicos a.3) Regularización o cálculo del resultado del ejercicio b) Operaciones de cierre: b.1) Cierre del Presupuesto de gastos b.2) Cierre del Presupuesto de ingresos b.3) Cierre de la contabilidad 2. OPERACIONES PREVIAS, AJUSTES EXTRAPRESUPUESTARIOS Desde Operaciones de Fin de Ejercicio Ajustes Extrapresupuestarios Fin de Ejercicio podremos grabar casi todos los ajustes previos de fin de ejercicio. Todas las operaciones introducidas en este formulario quedarán simuladas. La grabación definitiva se realizará en el cierre del ejercicio. Operaciones de Fin de Ejercicio 3

4 Una vez introducidos, podremos ver los asientos directos generados marcando la casilla de verificación Consulta de ajustes extrapresupuestarios Gastos anticipados e ingresos anticipados Son gastos e ingresos anticipados los liquidados y aplicados al Presupuesto de ejercicio corriente, pero cuyo periodo de liquidación abarca también el ejercicio siguiente. No se tendrán en cuenta aquellas cantidades que sean poco significativas (según el principio de Importancia Relativa del PGCPAL). Desde la venta de captura de datos de SicalWin introduciremos las cuentas del PGCPAL correspondientes al gasto e ingreso anticipado, así como su importe. Operaciones de Fin de Ejercicio 4

5 2.2. Gastos e ingresos diferidos (devengados) Se trata de gastos e ingresos devengados en el ejercicio, pero que se liquidarán y aplicarán al Presupuesto del ejercicio siguiente. No se tendrán en cuenta aquellas cantidades que sean poco significativas (según el principio de Importancia Relativa del PGCPAL). Desde la venta de captura de datos de SicalWin introduciremos las cuentas del PGCPAL correspondientes al gasto e ingreso devengado, así como su importe. Operaciones de Fin de Ejercicio 5

6 2.3. Deterioro de valor de los créditos (insolvencias) Estas provisiones reflejarán el riesgo por insolvencias de los derechos a cobrar, según los criterios establecidos por la entidad en las Bases de Ejecución. En las primeras cuatro filas de la rejilla el sistema introducirá automáticamente la dotación del ejercicio anterior. En las siguientes cuatro filas introduciremos el importe de la dotación del ejercicio actual, en función de la naturaleza de los créditos. Desde el botón Cálculos de saldos de dudoso cobro podremos calcular la dotación en función de los derechos pendientes de cobro por ejercicio. Los porcentajes que aparecen aquí por defecto son los establecidos en el artículo 193 bis del Texto Refundido de la Ley Reguladora de las Haciendas Locales, aunque el usuario podrá definir unos porcentajes distintos, e incluso introducir un importe fijo para cada año. Operaciones de Fin de Ejercicio 6

7 Una vez establecida la dotación del ejercicio pulsaremos el botón Aceptar. Con los datos aquí introducidos el sistema grabará los asientos de aplicación de las insolvencias del ejercicio anterior y la dotación de las del ejercicio actual en los procesos de cierre del ejercicio. Las dotaciones del ejercicio ajustarán también el Remanente de Tesorería. 3. OPERACIONES PENDIENTES DE APLICAR AL PRESUPUESTO El Plan General de Contabilidad Pública adaptado a la Administración Local indica para la cuenta 413 Acreedores por operaciones pendientes de aplicar al Presupuesto que se abonará, al menos al 31 de diciembre, con cargo a las cuentas del Grupo 6, o a las cuentas de balance representativas de aquellos gastos realizados o bienes y servicios recibidos para los que no se haya producido su aplicación presupuestaria. Es decir, se trata de gastos liquidados y devengados en el ejercicio corriente para los que, por diversos motivos, su tramitación presupuestaria todavía no se ha realizado. Pueden estar incluso pagados, vía pagos pendientes de aplicación (concepto no presupuestario 40001) 1. Desde Operaciones de Fin de Ejercicio Operaciones Pendientes de Aplicar a Presupuesto, accederemos a la ventana de captura de datos desde donde podremos introducir manualmente las operaciones o bien recuperarlas desde el registro de justificantes de gastos. En el campo Documento, mediante la tecla de función F5, podemos recuperar los justificantes pendientes de contabilizar del registro de justificantes de gastos. Es posible grabar estas operaciones contra aplicaciones que no existan en el Presupuesto corriente. Para aplicarla en el presupuesto siguiente es necesario, evidentemente, que esta aplicación sí exista en ese Presupuesto. 1 Es aconsejable ponerse en contacto con el SEPAM para la utilización de las operaciones pendientes de aplicar al presupuesto. Operaciones de Fin de Ejercicio 7

8 También podremos generar estas operaciones directamente desde el registro de justificantes de gastos. Para ello ejecutaremos Presupuesto de Gastos Justificantes de Gastos Monitor de Contabilización de Justificantes. Aquí, seleccionaremos las facturas a contabilizar y pulsaremos el botón de la barra de herramientas, o ejecutaremos Monitor de Contabilización de Facturas/Contabilizar las Facturas sin Agrupar Marcadas, en la barra de menús 2. Puesto que lo que queremos es imputar el gasto financiero, pero no el presupuestario, marcaremos únicamente la casilla de verificación Gasto Pendiente de Aplicar a Presupuesto. Tras pulsar el botón Aceptar se generarán las operaciones correspondientes. En el ejercicio siguiente podremos realizar una consulta de las operaciones pendientes de aplicar a presupuesto desde Presupuesto de Gastos Consultas al Presupuesto de Gastos Consulta de Operaciones de Gastos. Aquí filtraremos por el código de operación 413 Saldo Inicial Gasto Pendiente de Aplicar a Presupuesto Gastos pendientes de aplicar pagados Es posible que los justificantes de gastos pendientes de aplicar al presupuesto estén incluso pagados vía pagos pendientes de aplicación (concepto no presupuestario 40001). En este caso, una vez grabada la operación 413, el pago pendiente de aplicación lo realizaremos introduciendo la operación correspondiente en el campo Gastos Pendientes de Aplicación. 2 Es necesario que todos los justificantes registrados tengan aplicación presupuestaria. Operaciones de Fin de Ejercicio 8

9 Podremos seleccionar el gasto pendiente de aplicar al presupuesto mediante la tecla de función F5 3. Si se barra un pago pendiente de aplicación (40001) asociado a un gasto pendiente de aplicar al presupuesto (operación 4013), se tendrá que barrar también el correspondiente gasto pendiente de aplicar al presupuesto Aplicación al presupuesto La aplicación al Presupuesto de gastos en el ejercicio siguiente se realizará desde los puntos de menú habituales. La única diferencia es que tendremos que pulsar el botón de la barra de herramientas e indicar la operación pendiente de aplica a anular. Existe también la posibilidad de aplicar masivamente a presupuesto las operaciones contabilizadas en la cuenta 413 desde Presupuesto de Gastos Presupuesto Corriente Monitor de Aplicación Definitiva de Gastos. Los justificantes asociados a las operaciones pendientes de aplicar a presupuesto quedarán ahora asociados al correspondiente ADO. 3 Hay que tener en cuenta que el traspaso de los pagos pendientes de aplicación enlazados a gastos pendientes de aplicar a presupuesto se realizará desde el formulario de traspaso de operaciones pendientes de aplicar a presupuesto y no desde los formularios de traspaso de saldos acreedores y deudores no presupuestarios. Operaciones de Fin de Ejercicio 9

10 Si la operación 413 estaba pagada (enlazada con un pago pendiente de aplicar al presupuesto), el sistema grabará automáticamente el reconocimiento de la obligación con descuento al correspondiente pago pendiente de aplicar al presupuesto, en formalización y con líquido cero si es el caso. La aplicación al presupuesto de los pagos pendientes de aplicar (concepto no presupuestario 40001) enlazados a operaciones 413 se realizará de la forma indicada en este apartado y no mediante sólo un descuento a la operación correspondiente. Si se imputa al presupuesto un pago pendiente de aplicar sin indicar la operación 413 asociada, ésta quedará con saldo y sin posibilidad de barrarla, ya que la operación al concepto enlazada a ella ya no tendrá saldo. 4. PROCESOS DE CIERRE Desde Operaciones Fin de Ejercicio Procesos de Cierre realizaremos las operaciones de regularización y cierre del ejercicio Datos para la simulación o cierre En la pestaña Datos para Simulación o Cierre introduciremos los necesarios para el correcto cálculo del Resultado Presupuestario y Remanente de Tesorería. Los ingresos pendientes de aplicar son un componente negativo del Estado del Remanente de Tesorería, con excepción de los no relacionados con recursos de otros entes. Así pues, del total de ingresos pendientes de aplicación, tendremos que indicar aquellos no relacionados con recursos de otros entes. Por su parte, los pagos pendientes de aplicación son un componente positivo en el cálculo del Remanente de Tesorería. Operaciones de Fin de Ejercicio 10

11 En cuanto a las obligaciones reconocidas financiadas con cargo al Remanente de Tesorería para Gastos Generales ajustarán en aumento el Resultado Presupuestario del ejercicio. Para realizar este ajuste será necesario llevar, en todo caso, un control extrapresupuestario de las obligaciones reconocidas con esta fuente de financiación. Así se deduce también de la consulta nº 3/1992 de la IGAE 3: (...) el sistema de información contable debe estructurarse de modo que permita deducir fácilmente el importe de estas obligaciones reconocidas, bien recogiendo los créditos derivados de modificaciones financiadas con cargo a este recurso (...), bien efectuando un seguimiento diferenciado del expediente o expedientes de gasto relacionados con cada modificación de créditos de la que se puedan derivar ajustes. No obstante, SicalWin dispone de una herramienta para deducir el importe de las obligaciones reconocidas financiadas con cargo al remanente de tesorería. Pulsando el botón el sistema presentará una hoja donde se muestran, por bolsas de vinculación, los créditos totales, las obligaciones reconocidas y las modificaciones financiadas con Remanente de Tesorería para gastos generales. Por prudencia valorativa, los cálculos presentados por defecto supondrán que los créditos gastados en último lugar son aquellos financiados con Remanente de Tesorería para gastos generales. Sin embargo, el usuario podrá cambiar estos importes Consulta de resultados Desde la pestaña Consultas Resultados de Cierre podremos consultar el remanente de crédito, las desviaciones de financiación, el Resultado Presupuestario y el Remanente de Tesorería. Todas estas magnitudes están calculadas según lo especificado en la ICAL Remanentes de crédito El botón Remanentes de Crédito nos mostrará los correspondientes al ejercicio. Operaciones de Fin de Ejercicio 11

12 El botón Imprimir Aplicaciones listará un informe con el detalle de los remanentes por aplicación presupuestaria. Si deseamos un listado con las operaciones de remanentes de crédito (A, D ó AD) pulsaremos el botón Imprimir Operaciones. Desde el botón de la barra de herramientas podremos listar el Estado de Situación de los Remanentes de Crédito por Ejercicio Desviaciones de financiación El botón Desviaciones de Financiación nos mostrará las desviaciones calculadas en función de las operaciones asignadas a los distintos proyectos o gastos con financiación afectada dados de alta en el módulo correspondiente. Operaciones de Fin de Ejercicio 12

13 Es posible no utilizar el módulo de proyectos y gastos con financiación afectada e informar al sistema sobre las desviaciones de financiación calculadas de forma manual por el usuario. Para ello introduciremos los siguientes valores en Administración del Sistema Tablas Básicas Tablas Generales 4 : Código Elemento Descripción Valor DESV POSI Desviaciones positivas acumuladas Importe correspondiente DESV PIMP Desviaciones positivas imputables al ejercicio Importe correspondiente DESV NEGA Desviaciones negativas acumuladas Importe correspondiente DESV NIMP Desviaciones negativas imputables al ejercicio Importe correspondiente Hay que tener en cuenta que, en este caso, los estados 20.1.A.3 Ejecución de proyectos de gasto y 20.4.Gastos con financiación afectada de la Memoria tendrán que elaborarse también de forma manual. 4 Para dar de alta nuevos valores en este formulario es necesario desmarcar la casilla Filtrar códigos de tablas. Operaciones de Fin de Ejercicio 13

14 Resultado presupuestario Desde esta ventana podremos consultar el Resultado Presupuestario del ejercicio. El Resultado Presupuestario se ajustará con el importe de las obligaciones reconocidas financiadas con Remanente Líquido de Tesorería para gastos generales y las desviaciones de financiación. El primer dato se obtendrá del importe especificado en la pestaña Datos para la Simulación o Cierre. Las desviaciones serán calculadas en función de los proyectos y gastos con financiación afectada dados de alta, o bien de los datos introducidos de forma manual en Tablas Generales, según hemos visto en el punto anterior. Desde el botón Imprimir Resultado Presupuestario podremos listar el Estado de Liquidación del Presupuesto Remanente Líquido de Tesorería Desde esta ventana visualizaremos el Remanente Líquido de Tesorería. Se nos informará también del remanente de tesorería del ejercicio anterior, así como el consumido en las modificaciones de crédito contabilizadas y pendientes de contabilizar del ejercicio corriente. Operaciones de Fin de Ejercicio 14

15 Con respecto a los fondos líquidos, el Plan General de Contabilidad Pública adaptado a la Administración Local especifica: Los fondos líquidos a fin de ejercicio están constituidos por los saldos disponibles en cajas de efectivo y cuentas bancarias, salvo aquellos que se hayan dotado con imputación al presupuesto, así como por aquellas inversiones financieras, de carácter no presupuestario, que reúnan el suficiente grado de liquidez, en que se hayan materializado excedentes temporales de tesorería. Para introducir, en su caso, este dato (inversiones financieras con un alto grado de liquidez) en el cálculo del Remanente de Tesorería de SicalWin tendremos que añadir el siguiente registro en Administración del Sistema Tablas Básicas Tablas Generales: Código Elemento Descripción Valor RMTE FLTE Inversiones temporales no presupuestarias Importe correspondiente Las partidas pendientes de aplicación se ajustarán: a) La totalidad de cobros pendientes de aplicación. Como se ha comentado antes, no se incluirán los cobros pendientes de aplicación que correspondan a recursos por cuenta de otros entes, que se incluirán como obligaciones pendientes de pago. De este último dato habremos informado, en su caso, en la pestaña Datos para la Simulación o Cierre. b) La totalidad de los pagos pendientes de aplicación y por los pagos realizados en concepto de anticipos de caja fija pendientes de justificar. El Remanente de Tesorería Total se ajustará a la baja con los saldos de dudoso cobro, dato que habremos introducido, en su caso, como provisión para insolvencias en Operaciones de Fin de Ejercicio Ajustes Extrapresupuestarios Fin de Ejercicio. Operaciones de Fin de Ejercicio 15

16 El Remanente de Tesorería Total se ajustará, también a la baja, con el exceso de financiación afectada. El exceso de financiación afectada coincide con el total de desviaciones positivas acumuladas. Así pues, SicalWin tomará este dato del cálculo de las desviaciones de financiación de los gastos con financiación afectada o de las desviaciones de financiación introducidas manualmente, tal y como se ha explicado en los puntos anteriores. Desde el botón Imprimir Remanente Líquido podremos listar el Estado del Remanente de Tesorería. Desde el botón accederemos a una ventana donde podremos introducir las observaciones que la entidad considere oportunas. Por ejemplo, podemos indicar aquí el montante de las obligaciones pendientes de aplicar al presupuesto, cuya aplicación presupuestaria puede consumir remanente de tesorería. También podemos indicar el total de obligaciones pendientes de aplicar al Presupuesto, cuya aplicación presupuestaria es posible que sea financiada con este recurso. Además, entre las obligaciones pendientes de pago en el Estado del Remanente de Tesorería no se incluyen las provenientes de devoluciones de ingresos; podemos hacer mención aquí al importe de estas obligaciones. Por último, es posible que, en su caso, la incorporación de remanentes de crédito proveniente de gastos con financiación afectada se financie en parte con remanente de tesorería para gastos generales. Todo ello hará que el Remanente de Tesorería para Gastos Generales que realmente podrá financiar nuevos gastos sea menor al inicialmente calculado por el sistema Reclasificaciones Desde el botón Traspaso de Operaciones Deudoras por Aplazamiento traspasaremos el saldo que venza a corto plazo del concepto no presupuestario Deudores a largo plazo por aplazamiento y fraccionamiento al concepto Deudores a corto plazo por aplazamiento y fraccionamiento. Para más información sobre los aplazamientos o fraccionamiento de derechos podemos consultar el Capítulo 4 de este Manual. Desde el botón Asiento de Regularización de Préstamos realizaremos la reclasificación contable de las cuentas de préstamos. Por los importes que venzan a corto plazo, el sistema cargará las cuentas correspondientes del subgrupo 17 Deudas a largo plazo por préstamos recibidos y otros conceptos, con abono a las correspondientes del subgrupo 52 Deudas a corto plazo por préstamos recibidos y otros conceptos. Para ello será necesario tener activado el módulo de Gestión de Pasivos y actualizados los cuadros de amortización de todos los préstamos datos de alta. Para más información sobre la gestión de pasivos podemos consultar el Capítulo 15 de este Manual. Operaciones de Fin de Ejercicio 16

17 4.4. Realización del cierre definitivo Desde esta pestaña podremos realizar el cierre definitivo del ejercicio. En la imagen anterior vemos todos los procesos que el sistema realizará de forma automática, en función de los datos introducidos a lo largo de la ejecución presupuestaria del ejercicio y los introducidos en la pestaña Datos para Simulación o Cierre. El cálculo definitivo de una determinada magnitud supone también el cálculo de las anteriores en la lista. Por ejemplo, para cancelar los saldos de remanentes es necesario que previamente el sistema calcule estos remanentes. Así pues, marcando la magnitud o proceso que deseemos el sistema marcará automáticamente todos los anteriores. Antes de realizar el cierre definitivo del ejercicio a aconsejable asegurarse de que se han realizado las siguientes operaciones: Ajustes extrapresupuestarios. Operaciones pendientes de aplicar al Presupuesto. Correcta introducción de los datos para la simulación o cierre. Reclasificaciones. Es conveniente, aunque no necesario, haber realizado también el traspaso de resultas al ejercicio siguiente. Tras pulsar el botón Confirmar, el sistema nos pedirá que realicemos una validación del sistema. Operaciones de Fin de Ejercicio 17

18 Proceso de validación del sistema La validación se puede realizar a tres niveles: mínima, media o completa. Es aconsejable realizar, al menos, la validación media. El proceso de validación realizará una serie de comprobaciones en la base de datos para asegurar la coherencia de todos los datos grabados 5. En el caso de detectar incoherencias en la base de datos, el sistema generará un informe (archivo txt) de los problemas detectados. Este fichero se tendrá que generar en una ruta accesible para el usuario. Para ello se seleccionará el nombre del fichero y la ruta en el botón Elegir fichero 6. Tras pulsar el botón Aceptar el sistema iniciará el proceso de validación del sistema. En el caso de que el sistema detecte problemas, éstos deberán resolverse antes de continuar con el proceso de cierre. Si el proceso de validación detecta errores en la base de datos es necesario ponerse en contacto con el SEPAM antes de continuar con el proceso de cierre del ejercicio. Existen procesos que solucionan muchas de las validaciones que el sistema pueda detectar. Para lanzar estos procesos se ha habilitado el botón Ejecución proceso corrección automático validaciones. 5 Es posible lanzar las validaciones del sistema en cualquier momento y no sólo a la hora de liquidar y cerrar la contabilidad. Para validar el sistema en un momento anterior al cierre lanzaremos las validaciones desde Administración del Sistema Procesos de Validación del Sistema. 6 Como en todos los casos en los que es necesario guardar datos de SicalWin, se deberá elegir una ruta accesible por el usuario: Disco local ( Unidad: en Nombre de la máquina ) ; donde Unidad se refiere al disco duro local donde podremos guardar los datos (C:, D:, E:, etc.) y Nombre de la máquina se refiere a la denominación del ordenador desde el que nos estamos conectando. Operaciones de Fin de Ejercicio 18

19 En la columna Marcar seleccionaremos aquellas validaciones para las que queramos ejecutar el proceso de corrección. Para aquellas validaciones que tengan un proceso de corrección se marcará automáticamente la columna Proceso, sin posibilidad de modificación. En aquellas validaciones que tengan marcada la columna Proceso, el usuario podrá marcar la columna Corregir para que se lance el proceso de corrección. Mediante los botones Valid. podremos marcar y desmarcar de forma masiva todos los procesos de validación. En este caso, y para aquellas validaciones con procesos de corrección, se marcará también la columna Corregir. Para lanzar el proceso de validación y, en su caso, corrección, pulsaremos el botón Iniciar. El botón Guardar se utilizará en el caso de que la entidad quiera guardar una selección previa. Así, al volver a entrar en el proceso, aparecerán marcadas por defecto las validaciones y correcciones guardadas. El botón Eventos mostrará una rejilla con la trazabilidad de ejecución del proceso de validación y corrección. El sistema nos mostrará el día y hora en el que se ha ejecutado el proceso por última vez, las validaciones y las correcciones que se han realizado. Para salir de esta rejilla, pulsaremos el botón Config. El botón Consultas nos mostrará una rejilla con las validaciones que quedan pendientes de corregir, el detalle de los errores y las diferencias existentes. En todas las rejillas, el botón Exportar nos ofrecerá la posibilidad de guardar el contenido de las mismas en formato hoja de cálculo Cierre definitivo de la contabilidad Si el proceso de validación del sistema no detecta ningún error grave o se han solucionado los posibles errores mediante el correspondiente proceso de corrección, se podrá continuar con el cierre definitivo de la contabilidad pulsando el botón Salir. 5. TRASPASO DE RESULTAS 5.1. Creación de un nuevo ejercicio Para traspasar resultas de un ejercicio al ejercicio siguiente es necesario que esté creada la base de datos correspondiente al ejercicio destino. Para crear una nueva base de datos es necesario ponerse en contacto con el SEPAM. Operaciones de Fin de Ejercicio 19

20 La creación de un nuevo ejercicio la realizará, previa solicitud de la entidad interesada al SEPAM, el personal del Centro de Proceso de Datos de la Diputación Preparación del nuevo ejercicio Una vez creada la base de datos será necesario traspasar la estructura del ejercicio actual al nuevo ejercicio. Para ello ejecutaremos Operaciones de Fin de Ejercicio Procesos Específicos Preparación de un nuevo ejercicio. El sistema nos preguntará si deseamos crear la base de datos para el ejercicio siguiente, a lo que contestaremos que no. Mediante este proceso se traspasará la estructura e información básica necesaria para iniciar la ejecución de la contabilidad en el ejercicio siguiente. Algunas tablas serán de obligatoria incorporación mientras que otras serán de incorporación opcional, a elección del usuario. Aparecerán bloqueadas las tablas obligatorias y marcadas, pero con la posibilidad de desmarcar, las optativas (en fondo blanco). Si no se quieren traspasar los terceros al ejercicio siguiente se desmarcará la casilla Traspasar Terceros. Esto desmarcará automáticamente todas las tablas de la rejilla correspondientes a datos de terceros. Esta opción puede ser interesante para aquellas entidades que quieren trabajar con el ejercicio siguiente única y exclusivamente a efectos de elaborar el Presupuesto, retrasando el traspaso de terceros a un momento posterior. Para iniciar el traspaso de las tablas pulsaremos el botón Aceptar. Tras pedirnos confirmación y debido al carácter no prorrogable de las aplicaciones del Capítulo 6, la aplicación nos preguntará si deseamos también copiar estas aplicaciones al nuevo ejercicio. Operaciones de Fin de Ejercicio 20

21 Puesto que este proceso puede repetirse tantas veces como se desee, en posteriores incorporaciones, la aplicación SicalWin no marcará de forma predeterminada ninguna tabla, estando obligado el usuario a marcar aquellas tablas que desee incorporar de nuevo. El campo Traspasada mostrará la fecha de la última vez que fue traspasada una tabla en concreto. En el segundo y posteriores traspasos, marcaremos la casilla de verificación correspondiente a aquellas tablas que deseemos incorporar de nuevo en la columna Traspasar. Marcaremos además la opción Nuevos Registros en el caso de que se quieran añadir sólo los registros que no fueron incorporados desde el último proceso de traspaso, o bien Actualizar Registros en el caso de que queramos actualizar todos los registros existentes en el nuevo ejercicio Relacionar aplicaciones entre ejercicios SicalWin permite traspasar operaciones pendientes de pago y/o cobro imputadas en el ejercicio destino a aplicaciones distintas a la original en el ejercicio origen. Para ello, previamente al traspaso de operaciones, accederemos a Administración del Sistema Tablas Básicas Relaciona Partidas entre Ejercicios (Gastos e Ingresos). En la parte superior del formulario relacionaremos las aplicaciones de gastos y en la inferior las de ingresos. Operaciones de Fin de Ejercicio 21

22 5.4. Traspaso de obligaciones y propuestas pendientes de ordenar Para traspasar los saldos pendientes de este tipo al ejercicio siguiente ejecutaremos Operaciones de Fin de Ejercicio Procesos Específicos Traspaso de Obligaciones y Propuestas Pendientes de Ordenar. A través de este monitor podremos traspasar aquellas operaciones que se encuentren en fase O (reconocimiento de la obligación) y en fase PMP (propuestas de mandamiento de pagos de conceptos no presupuestarios o de devoluciones de ingresos 7 ). La primera vez que accedamos al monitor el sistema nos situará directamente sobre la pestaña Indicar Criterios de Selección. Si ya tenemos una selección anterior de operaciones para traspasar, SicalWin nos situará en la pestaña Ver Datos Seleccionados. En la pestaña Indicar Criterios de Selección introduciremos aquellos criterios por los que queremos seleccionar las operaciones a traspasar. Pulsando el botón de la barra de herramientas (o ejecutando Monitor de Traspaso de Operaciones/Seleccionar Anulando Selecciones Anteriores de la barra de menús) se nos mostrarán, en la pestaña Ver Datos Seleccionados, las operaciones que cumplan con los criterios establecidos. Si ya hubiese operaciones seleccionadas, SicalWin sólo nos mostrará las que cumplan con los criterios del filtro, eliminándose la selección anterior. Pulsando el botón de la barra de herramientas (o ejecutando Monitor de Contabilización de Facturas/Añadir Nuevas Operaciones por otros Criterios de la barra de menús) se nos mostrarán, en la pestaña Ver Datos Seleccionados, tanto las operaciones que cumplan los criterios seleccionados como las posibles selecciones anteriores. De esta forma podemos ir seleccionando operaciones a traspasar según distintos criterios. SicalWin nos preguntará si queremos visualizar las operaciones filtradas pendientes de traspasar, las ya traspasadas, para su posible anulación, o todas. 7 Para seleccionar la PMP de conceptos no presupuestarios o de devoluciones de ingresos tendremos que filtrar, en la pestaña Indicar Criterios de Selección, activando las casillas No Presupuestarias e Ingresos. Operaciones de Fin de Ejercicio 22

23 En la pestaña Ver Datos Seleccionados el sistema, mediante un código de colores, nos mostrará: En blanco las operaciones pendientes de traspasar. En verde las operaciones traspasadas. En amarillo las operaciones traspasadas y modificadas en el ejercicio origen que, evidentemente, tendremos que volver a traspasar. En rojo las operaciones traspasadas, ordenadas/pagadas en el ejercicio destino y modificadas con posterioridad en el ejercicio origen. En este caso tendremos que volver a modificar la operación en el ejercicio origen para que coincida con lo ordenado o pagado en el ejercicio destino. Ejecutando en la barra de menús Monitor de Traspaso de Operaciones/Clasificar Operaciones Según Orden Deseado podremos ordenar las operaciones mostradas en la rejilla según diversos criterios. Pondremos un 1 en la casilla correspondiente al primer criterio de selección, un 2 al segundo, un 3 al tercero, y así sucesivamente. En el ejemplo de la imagen estamos pidiendo al sistema que nos ordene, de forma ascendente, las operaciones de la rejilla primero por tercero, después por fecha y, por último, por importe. Una vez ordenadas, podremos marcar aquellas operaciones a traspasar. Para ello, pulsaremos dos veces sobre la casilla de la izquierda, de forma que quede marcada con un aspa:. Podemos también marcar las operaciones de una forma masiva mediante el botón de la barra de herramientas. Operaciones de Fin de Ejercicio 23

24 De la misma forma, podremos desmarcar las facturas de forma masiva mediante el botón. Una vez marcadas las operaciones a traspasar podremos imprimir diversos informes desde las opciones de Monitor de Traspaso de Operaciones de la barra de menús. Para incorporar al ejercicio siguiente las operaciones marcadas pulsaremos el botón de la barra de herramientas o ejecutaremos, en la barra de menús, Monitor de Traspaso de Operaciones/Incorporar al Ejercicio Siguiente las Operaciones Marcadas 8. A continuación SicalWin nos mostrará un resumen de las operaciones a traspasar. Tras pulsar el botón Aceptar se iniciará una primera verificación de las operaciones a traspasar, tras la cual, el sistema nos preguntará cómo debe actuar en el caso de que se detecten errores en el traspaso. 8 Si lo que queremos es anular traspasos anteriores ejecutaremos en la barra de menús Monitor de Traspaso de Operaciones/Anular Traspaso Operaciones Marcadas, ya que en este caso el botón no se activa. Operaciones de Fin de Ejercicio 24

25 Si tenemos operaciones con descuentos el sistema nos preguntará también el modo de actuar si aparecen errores en los descuentos 9 : Si ocurriese algún error, el sistema nos mostrará la operación u operaciones que no se hayan podido traspasar y el motivo del error. Si el proceso finaliza sin ningún error el sistema nos informará del intervalo de operaciones generadas. Para anular el traspaso de operaciones, una vez seleccionadas ejecutaremos desde la barra de menús Monitor de Traspaso de Operaciones/Anular Traspaso Operaciones Marcadas Traspaso de órdenes y mandamientos pendientes de pago Para traspasar los saldos pendientes de este tipo al ejercicio siguiente ejecutaremos Operaciones de Fin de Ejercicio Procesos Específicos Traspaso de Órdenes y Mandamientos Pendientes de Pago. A través de este monitor podremos traspasar aquellas operaciones que se encuentren en fase P (ordenación del pago) y en fase MP (mandamientos de pagos de conceptos no presupuestarios o de devoluciones de ingresos). La forma de seleccionar y traspasar operaciones es la misma que la expuesta en el punto anterior Traspaso de compromisos y derechos pendientes de cobro Para traspasar los saldos pendientes de este tipo al ejercicio siguiente ejecutaremos Operaciones de Fin de Ejercicio Procesos Específicos Traspaso de Compromisos y Derechos Pendientes de Cobro. A través de este monitor podremos traspasar los compromisos de ingresos y los derechos reconocidos pendientes de ingresar. La forma de seleccionar y traspasar operaciones es la misma que la expuesta en los puntos anteriores. Para el caso de los compromisos de ingresos a imputar a aplicaciones distintas en el ejercicio siguiente, tendremos que indicar previamente esta reasignación en Administración del Sistema Tablas Básicas- Relaciona Partidas entre Ejercicios. 9 En el caso de que existan operaciones a traspasar con descuentos a conceptos no presupuestarios u operaciones de ingresos es posible que aparezcan errores. Será necesario traspasar primero los saldos u operaciones a los que se refieren esos descuentos. Operaciones de Fin de Ejercicio 25

26 Evidentemente, la aplicación del bloque Ejercicio Siguiente tendrá que existir en el Presupuesto del ejercicio destino Traspaso de saldos no presupuestarios por operaciones El saldo de los conceptos no presupuestarios puede estar controlado por saldo o por operación. Las operaciones pendientes de aquellos conceptos no presupuestarios controlados por operación las traspasaremos desde Operaciones de Fin de Ejercicio Procesos Específicos Traspaso de Saldos Acreedores y Deudores no Presupuestarios por Operaciones. Para seleccionar los conceptos no presupuestarios cuyas operaciones queremos traspasar pulsaremos el botón de la barra de herramientas. El sistema nos preguntará si deseamos visualizar los conceptos pendientes de traspasar o los ya traspasados, para su posible anulación. SicalWin nos mostrará, en la pestaña Conceptos con saldo pendiente a 31/diciembre, los saldos acreedores y deudores de los conceptos no presupuestarios controlados por operación. Operaciones de Fin de Ejercicio 26

27 Seleccionaremos aquellos conceptos para los que queremos traspasar operaciones. Marcaremos primero aquellos conceptos de una misma naturaleza (acreedora o deudora). Podemos también marcar las operaciones de una forma masiva mediante el botón de la barra de herramientas. Al tratarse de conceptos controlados por operación, es necesario determinar qué operaciones queremos traspasar. Pulsaremos para ello el botón de la barra de herramientas. El sistema nos mostrará las operaciones de los conceptos seleccionados en la pestaña Operaciones con saldo pendiente a 31/diciembre. Aquí volveremos a marcar aquellas operaciones que deseamos traspasar al ejercicio siguiente. Como en los puntos anteriores, podemos también realizar selecciones masivas mediante el botón herramientas. de la barra de Operaciones de Fin de Ejercicio 27

28 Una vez seleccionadas las operaciones iniciaremos el traspaso pulsando el botón de la barra de herramientas, o ejecutando en la barra de menús Traspaso de Saldos No Presupuestarios por Operaciones/Incorporar al Ejercicio Siguiente las Operaciones Marcadas. Las operaciones de los conceptos Deudores a corto plazo por aplazamiento y fraccionamiento y Deudores a largo plazo por aplazamiento y fraccionamiento no se deben traspasar hasta que no se haya hecho la reclasificación del largo a corto plazo. Para anular el traspaso de operaciones, una vez seleccionadas ejecutaremos desde la barra de menús Traspaso de Saldos No Presupuestarios por Operaciones/Anular Traspaso Operaciones Marcadas Traspaso de saldos no presupuestarios por saldo del concepto Para traspasar los saldos pendientes de este tipo al ejercicio siguiente ejecutaremos Operaciones de Fin de Ejercicio Procesos Específicos Traspaso de Saldos Acreedores y Deudores no Presupuestarios por Saldo del Concepto. Operaciones de Fin de Ejercicio 28

29 Para seleccionar los conceptos no presupuestarios cuyos saldos queremos traspasar pulsaremos el botón de la barra de herramientas. El sistema nos preguntará si deseamos visualizar los conceptos pendientes de traspasar o los ya traspasados, para su posible anulación. SicalWin nos mostrará los saldos acreedores y deudores de los conceptos no presupuestarios controlados por saldo. Seleccionaremos los conceptos no presupuestarios cuyos saldos queremos traspasar y pulsaremos directamente el botón de la barra de herramientas. Podremos indicar, si lo deseamos, algún grupo de apuntes al que imputar estas operaciones. En el caso de que el saldo correspondiente a un determinado concepto corresponda a un único tercero, podemos también indicarlo en el campo Código Tercero Por defecto, el traspaso de los conceptos no presupuestarios controlados por saldo no se asignarán a ningún tercero en concreto. Operaciones de Fin de Ejercicio 29

30 En el ejercicio destino se creará una única operación por el saldo final de los conceptos no presupuestarios controlados por saldo. En el caso cobros pendientes de aplicación controlados por saldo (conceptos no presupuestarios 30XXX), el sistema nos solicitará, además, el ordinal de ingreso. Para anular el traspaso de saldos, una vez seleccionados los conceptos traspasados, ejecutaremos desde la barra de menús Traspaso de Saldos No Presupuestarios por Saldo del Concepto/Anular Traspaso de los Conceptos Marcados Traspaso de proyectos y gastos con financiación afectada Desde Operaciones de Fin de Ejercicio Procesos Específicos Traspasos de Proyectos de Gastos con Financiación Afectada podremos traspasar los proyectos de este tipo, sin necesidad de volverlos a dar de alta en el ejercicio siguiente. En el primer formulario filtraremos aquellos proyectos de gastos o gastos con financiación afectada que deseemos traspasar. Si no indicásemos ningún parámetro de filtro, en la ventana siguiente nos aparecerían todos los proyectos de gastos existentes. Operaciones de Fin de Ejercicio 30

31 Marcaremos los proyectos deseados y pulsaremos el botón Traspasar. Si alguno de los proyectos está finalizado el sistema nos informará de esta circunstancia. Antes de traspasar los proyectos y gastos con financiación afectada es conveniente realizar un ajuste de las previsiones de gastos e ingresos para que estas reflejen la realidad. Para más datos sobre proyectos de gastos y gastos con financiación afectada se puede consultar el Capítulo 12 de este Manual Traspaso de justificantes Para traspasar los justificante registrados es necesario que exista un presupuesto abierto en el ejercicio siguiente (definitivo o prorrogado) al que aplicar estos justificantes. Desde Operaciones de Fin de Ejercicio Procesos Específicos Traspaso de Facturas traspasaremos las facturas registradas pendientes de contabilizar, con la posibilidad de: Traspasar sólo las que hayan sido aplicadas en el presupuesto actual. Traspasar tanto las facturas aplicadas como las que no se hayan aplicado al presupuesto actual. Incorporar aunque no tengan aplicación en el nuevo presupuesto (se tendrá que cambiar la aplicación en el presupuesto destino). Las facturas incorporadas serán aplicadas al nuevo presupuesto sin posibilidad de ser contabilizadas en el ejercicio origen. Si existen justificantes registrados enlazados a operaciones RC, A, D ó AD y no queremos perder este enlace, tendremos que incorporar previamente los remanentes de crédito. Operaciones de Fin de Ejercicio 31

32 Hasta que no se haya abierto el Presupuesto del ejercicio siguiente (definitivo o en prórroga) no se podrán traspasar a él los justificantes de gastos pendientes de contabilizar del ejercicio anterior. Hay que tener en cuenta que si se traspasan los justificantes al ejercicio siguiente no se podrán generar de forma automática en el ejercicio origen las correspondientes operaciones pendientes de aplicar al presupuesto (operaciones 413) a contabilizar al menos a la finalización del ejercicio. En este caso, las operaciones 413 se tendrían que generar de forma manual. Para anular el traspaso de justificantes será necesario marcar, en la pestaña Indicar Criterios de Selección, la opción Anular Justificantes. Para poder anular el traspaso de justificantes de gastos al ejercicio siguiente será necesario que los justificantes traspasados cumplan los siguientes requisitos: No deben estar contabilizadas en el ejercicio destino. Si fuese este el caso, para anular el traspaso será necesario barrar y eliminar las operaciones de contabilización, liberando la factura. No deben estar marcadas en el monitor de contabilización del ejercicio destino. No deben de haber cambiado de situación en el ejercicio destino. Si este fuese el caso, será necesario volver a cambiar su situación para poder anular el traspaso Traspaso de ordinales de tesorería Desde Operaciones de Fin de Ejercicio Procesos Específicos Traspaso de Ordinales de Tesorería traspasaremos los códigos y ordinales de tesorería con su saldo a la fecha del traspaso. Este proceso lo podemos realizar tantas veces como queramos ya que es posible que, tras el traspaso, hayamos realizado operaciones en el ejercicio origen que afecten a la tesorería. En este caso, se habrán modificado los saldos finales de estos ordinales y no coincidirán con los iniciales del ejercicio siguiente, fruto del primer traspaso realizado. Será necesario, pues, realizar una actualización de estos saldos iniciales. Antes del traspaso es conveniente borrar y no traspasar aquellos ordinales con saldo cero que ya no vamos a utilizar y cuya cuenta bancaria haya sido dada de baja. Para más datos sobre cómo dar de baja ordinales consultar el Capítulo 7 de este Manual Traspaso de anticipos de caja fija En el caso de que existiesen los traspasaremos desde Operaciones de Fin de Ejercicio Procesos Específicos Traspaso de Anticipos de Caja Fija Traspaso de pagos a justificar En el caso de que se utilicen pagos a justificar los traspasaremos al ejercicio siguiente desde Operaciones de Fin de Ejercicio Procesos Específicos Traspaso de Pagos a Justificar. Como siempre, la primera ventana nos ofrece posibilidades de filtro. Si aquí no indicamos nada se nos mostrarán en la pantalla siguiente todos los pagos a justificar. Operaciones de Fin de Ejercicio 32

33 Seleccionaremos aquellos pagos a justificar que deseemos y pulsaremos el botón Traspasar Traspaso de compromisos de gastos e ingresos plurianuales En el caso de que existiesen los traspasaremos desde Operaciones de Fin de Ejercicio Procesos Específicos Traspaso de Compromisos de Gastos e Ingresos Plurianuales. Las operaciones de este tipo sólo podrán traspasarse una vez, sin que exista la posibilidad de anular el traspaso. Si la entidad local ha realizado un cambio de estructura presupuestaria y deseamos que estas operaciones se traspasen a otra aplicación distinta en el ejercicio destino, realizaremos el cambio de aplicación desde Administración del Sistema Tablas Básicas Relaciona Partidas entre Ejercicios (Gastos e Ingresos) Traspaso de recursos de otros entes En el caso de que existiesen los traspasaremos desde Operaciones de Fin de Ejercicio Procesos Específicos Traspaso de Recursos de Otros Entes. Desde este menú podremos traspasar: Derechos pendientes de cobro. Derechos recaudados pendientes de liquidar. Entregas a cuenta pendientes de liquidar. Acreedores por devolución de ingresos. El traspaso sólo podrá realizarse una vez, sin que exista la posibilidad de anualarlo Traspaso de préstamos Desde Operaciones de Fin de Ejercicio Procesos Específicos Traspaso de Préstamos pasaremos al ejercicio siguiente todos los préstamos y operaciones de tesorería pendientes. Operaciones de Fin de Ejercicio 33

34 5.17. Traspaso de embargos En el caso de que existiesen los traspasaremos desde Operaciones de Fin de Ejercicio Procesos Específicos Traspaso de Embargos. Para traspasar los embargos es necesario haber realizado previamente el cierre del ejercicio Traspaso de recursos afectados Si se utiliza este módulo y no el de proyectos y gastos con financiación afectada, desde Operaciones de Fin de Ejercicio Procesos Específicos Traspaso de Recursos Afectados se traspasaran al ejercicio siguiente estos recursos afectados Traspaso de operaciones pendientes de aplicar al Presupuesto Si hemos registrado en el sistema operaciones pendientes de aplicar al Presupuesto las traspasaremos al ejercicio siguiente desde Operaciones de Fin de Ejercicio Procesos Específicos Traspaso de Operaciones Pendientes de Aplicar al Presupuesto. Hay que tener en cuenta que, como se ha indicado más arriba, los pagos pendientes de aplicación asociados a estas operaciones se traspasarán automáticamente al traspasar su correspondiente gasto pendiente de aplicar a presupuesto Traspaso de subvenciones recibidas Desde la opción Operaciones de Fin de Ejercicio Procesos Específicos Traspaso de Subvenciones Recibidas se traspasarán al ejercicio siguiente las subvenciones dadas de alta en el módulo de Gestión de Subvenciones Recibidas (tipos 1, 2 y 3) Ponerse en contacto con el SEPAM para más datos e instrucciones sobre el funcionamiento del módulo de gestión de subvenciones recibidas. Operaciones de Fin de Ejercicio 34