Aplicativo: Academusoft. Descriptor de Procesos para: Fundación Universitaria Panamericana.

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1 Aplicativo: Academusoft Descriptor de Procesos para: Fundación Universitaria Panamericana. Plataforma Universidad de Pamplona 2014

2 Página 2 de 18 HISTORIAL DE REVISIONES Fecha Versión Descripción Autor Descriptor de procesos específicos mejorado para el cliente: Fundación Universitaria Panamericana. 07/08/ /08/ Detalle del requerimiento: 1. Se libera el aplicativo Academusoft, que contiene los requerimientos establecidos por el cliente: Fundación Universitaria Panamericana, con los cambios hechos al aplicativo, que permite Parametrizar el módulo de grados. Se liberará en la versión de académico Revisión metodológica del Descriptor de procesos el cual contiene los requerimientos hechos para el cliente Fundación Universitaria Panamericana. Se liberará en la versión de académico Adm. Jair Alfonso Sereno Soto Analista de Pruebas Técnicas Adm Camilo Martinez Galarza Analista de Pruebas Técnicas Confidencial FUP Página 2 de 18

3 Página 3 de 18 TABLA DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN PROPÓSITO ALCANCE DEFINICIONES, SIGLAS Y ABREVIATURAS Definiciones Siglas y Abreviaturas REFERENCIAS: DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA REGISTRAR CEREMONIA DE GRADO FIRMAS Confidencial FUP Página 3 de 18

4 Página 4 de INTRODUCCIÓN En el siguiente descriptor presentamos de manera clara y concisa la solución a los requerimientos presentados por el cliente, además se indica la parametrización en algunos casos si es necesario para la correcta ejecución de los procesos; de esta forma se podrá obtener el mejor resultado y el cumplimiento de lo requerido por el solicitante. Es importante resaltar que este documento también presenta definiciones de palabras o siglas que necesitan aclaración, propósito, alcance y las referencias propias de donde se tomó la información para realizar la solución de los cuestionamientos e inconvenientes presentados por los diferentes clientes. Finalmente se espera que este documento satisfaga las inquietudes y muestre la respectiva solución ilustrando de la mejor manera cada uno de los requerimientos consignados para la versión que se desea liberar. 1.1 PROPÓSITO El propósito de este documento es dar a conocer al cliente la solución implementada a las solicitudes presentadas por éste a través del área de Soporte Tecnológico y/o Consultoría. 1.2 ALCANCE Este documento presenta la descripción detallada del requerimiento implementado para el cliente: 1. Se libera el aplicativo Academusoft, que contiene los requerimientos establecidos por el cliente: Fundación Universitaria Panamericana, con los cambios hechos al aplicativo, que permite Parametrizar el módulo de grados. 2. Se puntualiza que los valores parametrizados en el sistema y que se plasman al interior del documento son ejemplos desarrollados durante el proceso de pruebas. 3. El ambiente de la ejecución de pruebas cuenta con las siguientes características de ejemplo: - Navegador Internet Explorer 9 - Publicador Apache Tomcat Sistema Operativo Windows Seven, para el ambiente del usuario final. - Sistema Operativo aplicaciones Linux Motor de base de datos de Oracle: versión 9i - Motor de base de datos de Postgresql: versión Versión de Acrobat Reader versión Microsoft Office Confidencial FUP Página 4 de 18

5 Página 5 de DEFINICIONES, SIGLAS Y ABREVIATURAS Definiciones. Academusoft: Sistema de información integrado, que involucra procesos académicos y de gestión administrativa. Su nombre está compuesto por dos raíces: Academus (del griego) que significa sitio de pensadores. Platón, discípulo de Sócrates, abrió una escuela pública, en la casa de Academus (academia), en la cual lo que su maestro le lego. Desprecia como él a los dioses del Olimpo y cree en la inmortalidad del alma; y Soft (del latín) es una abreviatura de software. El origen histórico de la palabra Academia, en su aplicación a las múltiples derivaciones de la filosofía platónica, se debe el nombre dado por los atenienses a un paseo plantado de plátanos y olivos, en un principio gimnasio, que fue después legado a la república por un contemporáneo de Teseo, llamado Academo. Al mencionado sitio concurría Platón para explicar filosofía, y a él, pagando tributo a la tradición, siguieron asistiendo con frecuencia los tenidos por discípulos del gran sistematizador de la dialéctica {1}. [687]. Parametrización: Acondicionar el sistema para la ejecución adecuada de los procesos. Implica la gestión de registro de información propia de los administradores del sistema, servidores públicos, entre otros Siglas y Abreviaturas. CAT: Centro de Asistencia Técnica. FUP: Fundación Universitaria Panamericana. ID: Identificador, llave primaria o foránea de los registros en las tablas de la base de datos. IES: Instituciones de Educación Superior. TD: Tipo de Documento. UP: Universidad de Pamplona. 1.4 REFERENCIAS: Título del Documento Fecha Organización que lo publica Fuentes de Referencia Requerimiento solicitado por el Área de Consultoría a través del CAT N Universidad de Pamplona FUP Confidencial FUP Página 5 de 18

6 Página 6 de DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA Las soluciones planteadas por el equipo de desarrollo se diseñaron con el fin de minimizar las fallas ocurridas en los diferentes procesos del sistema, los cuales son ejecutados en la actualidad en la institución. No obstante el objetivo que se persigue es que los procesos se realicen en forma rápida y precisa teniendo en cuenta que los datos a suministrar al sistema deben ser de la misma forma para que de esta manera los resultados arrojados sean confiables. A continuación se describen las soluciones implementadas. 2.1 REGISTRAR CEREMONIA DE GRADO Esta funcionalidad permite el registro de la información complementaria de las ceremonias de graduación, para poder ejecutar correctamente el proceso se debe habilitar la funcionalidad por administrador de Vortal, en la Ruta: Registro Académico/ Grados/ Registrar Ceremonia de Grado. Confidencial FUP Página 6 de 18

7 Página 7 de 18 Para ingresar a la funcionalidad por el ambiente administrador se el usuario debe dirigirse a la siguiente Ruta: Registro Académico/ Grados/ Registrar Ceremonia de Grado, seleccionar el tipo periodo académico, las fechas gestionadas para el periodo y para registrar una ceremonia se debe realizar la búsqueda de la norma general, seleccionar la plantilla que se utilizará, número del acta y la descripción que se desee, como se muestra en la siguiente imagen. Se debe pulsar la opción Agregar para que se registre correctamente la información. Para verificar que la ceremonia ha sido agregada exitosamente, esta debe listarse en la sección lista de ceremonias gestionadas, Como se muestra en la siguiente imagen: Confidencial FUP Página 7 de 18

8 Página 8 de Parametrización de los Lugares de las Ceremonias. Para ingresar los lugares de las ceremonias, se debe seccionar la ceremonia registrada y en la sección Gestionar Ceremonias Gestionadas, el sistema automáticamente presenta la opciones: Agregar, Modificar y Eliminar; como también las opciones Lugar de Ceremonia ( ) y Estudiantes ( ), en la sección llamada Listados; en donde el usuario debe procesar los lugares y los estudiantes que hacen parte de cada una de las ceremonias registradas. Para agregar los lugares de las ceremonias, se debe dar clic sobre el ícono de lugares como se muestra a continuación. Confidencial FUP Página 8 de 18

9 Página 9 de 18 En la ventana Lugares de Ceremonia de Grado, se debe seleccionar la fecha y hora de inicio, fecha y hora de fin de la ceremonia registrada, de igual manera seleccionar el tipo de lugar de la ceremonia (Interno o Externo). Al seleccionar el tipo de lugar de la ceremonia Externo, el usuario debe ingresar el nombre del lugar donde se va a llevar a cabo la ceremonia y dar clic en la opción Agregar. Confidencial FUP Página 9 de 18

10 Página 10 de 18 Al dar clic en la opción anterior, el sistema automáticamente arroja una alerta especificando si se está seguro de agregar este registro. Se finaliza al dar clic en la opción Aceptar. Si el proceso se ha realizado correctamente el sistema presenta una alerta especificando lo anterior, como se puede observar en la siguiente imagen: Al seleccionar el tipo de lugar de la ceremonia Interno, el usuario debe realizar la búsqueda del Espacio Localidad y el Lugar donde se va a llevar a cabo la ceremonia. Se finaliza al dar clic en la opción Agregar. Confidencial FUP Página 10 de 18

11 Página 11 de 18 Si las ceremonias se han registrado correctamente estas se evidencian en esta ventana, ordenadas con la fecha de inicio grado, fecha fin grado, tipo y lugar de grado ingresado, como se observa en la siguiente imagen: Para agregar un lugar de ceremonia del mismo tipo, el usuario puede seleccionar un tipo de ceremonia ingresado anteriormente y al seleccionar el tipo de lugar de ceremonia, el sistema automáticamente carga los datos ingresados en esta ceremonia, de esta manera el usuario puede ingresar las fechas para esta nueva ceremonia, agregar o borrar la información de espacio localidad y lugar ingresado, mediante la opción limpiar ( ), realizar la búsqueda de estos nuevos datos. Si los datos de búsqueda ingresados están Confidencial FUP Página 11 de 18

12 Página 12 de 18 correctos el sistema muestra una señalización corroborando lo anterior ( en la opción agregar. ). Finalmente se debe dar clic Para Modificar un lugar de ceremonia, el usuario debe seleccionar un tipo de ceremonia registrado, realizar las modificaciones necesarias y por ultimo dar clic en la opción Modificar: Para Eliminar un lugar de ceremonia, el usuario debe seleccionar un tipo de ceremonia registrado anteriormente y por último dar clic en la opción Eliminar: Confidencial FUP Página 12 de 18

13 Página 13 de Procesar de los Estudiantes registrados en la ceremonia. Para procesar los estudiantes registrados en la ceremonia, se debe dar clic en la opción Estudiantes ( ), que se encuentra en el panel Listado de la sección de Gestionar Ceremonias Gestionadas, como se puede observar en la siguiente imagen. Al pulsar clic en la opción anterior, el sistema presenta una ventana dividida en cuatro secciones que son: 1. Sección Listado de Estudiantes Postulados a Grado: En esta sección se observan la norma general, plantilla, el número de acta, la descripción, la fecha y hora del grado. 2. Sección Programas Verificados: Se observan la unidad, el código Icfes y el programa que se está gestionando. 3. Sección Programas Faltantes de Verificación: Se listan los programas que se encuentran en proceso de verificación de requisitos. 4. Sección Listado de los Estudiantes: Se listan los estudiantes que se encuentran en proceso de graduación en el programa seleccionado, con los siguientes datos: foto, unidad y programa al que pertenece, numero de documento, sexo, primer apellido, segundo apellido, primer y segundo nombre. Para procesar estos estudiantes se debe dar clic en la opción procesar, para registrar dichos estudiantes en la ceremonia ingresada y/o seleccionada. Confidencial FUP Página 13 de 18

14 Página 14 de 18 Al dar clic en la opción anterior, el sistema automáticamente genera una alerta especificando que este proceso solo se puede ejecutar una vez; para continuar con el proceso se debe dar clic en la opción Aceptar. Confidencial FUP Página 14 de 18

15 Página 15 de 18 El sistema lista los estudiantes ordenaos numéricamente y además agregados el número de diploma, registro, folio, libro y el estado en el que fueron procesados, como se puede observar en la siguiente imagen: Confidencial FUP Página 15 de 18

16 Página 16 de 18 Para descargar el lista de estudiantes procesados, se debe seleccionar la ceremonia gestionada y dar clic en la opción Estudiantes, que se encuentra en la sección Lista Ceremonias Gestionadas Al dar clic en la opción anterior, se muestra la ventana Lugares Ceremonia de Grado en el cual se especifican los estudiantes que fueron procesados anteriormente, para generar el archivo de estudiantes procesados se debe dar clic en la opción Descargar. Confidencial FUP Página 16 de 18

17 Página 17 de 18 El sistema genera un archivo en formato XLS, con las siguientes características: N (Cantidad de filas del archivo), Apellidos, Nombres, Genero, Tipo, Documento, Título a otorgar, Diploma, Folio y Libro. Como se puede observar en la siguiente imagen. Nota: Para poder realizar todo este proceso, posteriormente deben estar gestionadas las fechas de inscripción, inscripción de los Estudiantes, realizados los pagos correspondientes y verificados los requisitos de grado, con estas validaciones se puede realizar el proceso descrito anteriormente de manera correcta. Confidencial FUP Página 17 de 18

18 Página 18 de 18 3 FIRMAS Representante Plataforma-Universidad de Pamplona Nombre Adm. Jair Alfonso Sereno Soto Analista de Pruebas Técnicas Firma Representante Cliente: Fundación Universitaria Panamericana. Nombre Líder del Proyecto Firma Confidencial FUP Página 18 de 18