CERTIFICADO ICONTEC DE GESTION DE CALIDAD INFORME DE AUDITORIA

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1 CERTIFICADO ICONTEC DE GESTION DE CALIDAD 1. INFORMACION GENERAL INFORME DE AUDITORIA EMPRESA: Enka de Colombia S.A. LOCALIZACIÓN: Via al Hatillo, Km 2 Girardota - Antioquia ALCANCE: Diseño, producción, venta y servicio asociado de resinas, fibras y filamentos de poliéster y poliamida y lona para llantas. Producción y venta de metanol. CÓDIGO SECTOR: EA: 12 CRITERIOS: NTC ISO 9001:2000 TIPO DE AUDITORIA: Seguimiento FECHA DE LA AUDITORIA: , 04 y 05 REPRESENTANTE DE LA EMPRESA/ CARGO Anibal Celis C. Ingeniero de Procesos y Sistema de Gestión AUDITOR LIDER: Milton López Domínguez AUDITOR(ES): Maria Cecilia Tovar ESPECIALISTA: N.A. AUTORIZACIÓN PARA COMUNICAR ESTE INFORME: Este informe se comunicará después de la auditoría únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin su autorización. (CODIGO INFORME)

2 2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA - Determinación del grado de conformidad del sistema de gestión de calidad con los criterios de establecidos en la norma ISO 9001: Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente, legales y reglamentarios del producto. - Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de calidad para lograr los objetivos especificados - Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de gestión de calidad 3. CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR: 3.1 ACTIVIDADES DESARROLLADAS:?? Se analizó el manual de calidad, el cual se adecua a los requisitos establecidos por el referencial NTC ISO 9001:2000. Se elaboró el plan de auditoria el cual fue enviado a la empresa el ?? Se realizó la reunión de apertura, en la cual se presentó el equipo auditor. o Se dio a conocer el proceso de certificación sistemas. o Se explico la metodología para la realización de la auditoria, la cual se fundamenta en el ciclo PHVA, la realización de entrevistas y con un enfoque por procesos donde se verifica la eficacia de los procesos. o Se presentaron las directrices básicas para lograr cumplir con el plan de auditorias. o Se confirmaron los horarios de auditoria para cada proceso.?? Se realizó la auditoria de seguimiento teniendo en cuenta los resultados de la auditoria anterior y enfocándose a los procesos Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, Ventas, Diseño y desarrollo, Satisfacción de las partes interesadas, Compras, Auditorias internas, Gestión Humana, Programación de la producción, Mantenimiento mecánico, Hilatura y embobinado filamento, Mantenimiento eléctrico e instrumentación, Policondensación CPU, Regeneración, almacenamiento y despacho de Glicol y Metanol, Almacenamiento de producto terminado y Distribución, Laboratorio químico, Policondensación BPU, Estiraje Textil, Laboratorio Textil y Revisión por la dirección.?? Se verificó la utilización del logosimbolo de la certificación por parte de la organización.?? Se cumplió en su totalidad el plan de auditoria propuesto.?? Se llevo a cabo la reunión de cierre en la cual se presentaron los resultados de la auditoria. o Se presentaron los aspectos relevantes y por mejorar del sistema de gestión de la calidad. o Se levantaron tres (3) no conformidades menores frente a los requisitos (7.4) compras, (8.2.3) Seguimiento y medición de los procesos y (8.5.2) Acciones correctivas1 3.2 ASPECTOS RELEVANTES: La planeación estratégica de la calidad realizada, en la cual se establece la nueva visión, misión, Política de calidad y objetivos de calidad teniendo

3 en cuenta la realidad de la organización y muestra la gran importancia de gestionar recursos para la permanencia de la organización en el mercado. Adicionalmente, en la política de calidad se hace precisión sobre las directrices relacionadas con el servicio técnico. El enfoque de la organización al cliente evidenciado en la Política de calidad y su objetivo Realizar inversiones en modernización el cual tiene como meta un nivel mínimo de inversión anual en aumento de la capacidad de producción o en tecnología más moderna. El buen manejo y control del proceso de ventas y de las encuestas de satisfacción del cliente, mediante el JD Eduard y herramientas básicas de Access respectivamente. Esta información permite establecer el análisis puntual de los eventos que generaron la insatisfacción del cliente especifico. El manejo de las quejas y reclamos de los clientes, el cual permite establecer toda la historia de la queja /reclamo del cliente, con evidencias objetivas. Adicionalmente, el registro establece la necesidad de tomar acciones para eliminar las causas cuando la Queja o reclamo lo amerite. El control de la programación de la producción, mediante programas individuales para cada etapa del proceso que incluyendo tipo de máquina, producto, semana de realización y los inventarios finales. Además establece una programación a tres meses con diferente nivel de detalle y precisión el cual se ajusta según cambien los estimados. El control de los procesos de producción, mediante los planes de control que incluyen el detalle de las variables a controlar y que se encuentran disponibles y actualizados por medios magnéticos. La adecuación de computadores en los procesos, para el registro de tiempos y resultados de inspección en medio magnético, garantizando la integridad del registro y facilitando el tratamiento de datos para generar información sobre el control del proceso o producto. El enfoque de procesos establecido en los procesos de apoyo, evidenciado en el seguimiento a la satisfacción del cliente interno favorece el compromiso del personal involucrado y la mejora continua del sistema de gestión de calidad. 3.3 ASPECTOS POR MEJORAR: La planificación de la directriz de la política de calidad, Personal motivado, estableciendo un objetivo e índice que permita medir la gestión de todos los procesos y el proceso de Gestión Humana en cuanto a esta directriz. Adicionalmente, garantizar que todas las intenciones de la política hayan bajado a los niveles pertinentes de la organización estableciendo el vinculo de cada Objetivo con los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad.. El análisis de las quejas y reclamos, utilizando herramientas Estadísticas como el Pareto, acumulándolas durante el año por tipo de queja, de tal forma que se visualice cual es el comportamiento de estas por frecuencia, costo o impacto. Además permitirá el emprendimiento de acciones correctivas sobre lo más relevante sin perder el contexto general. La redacción de las no conformidades potenciales en las acciones preventivas, describiendo claramente cual es la no conformidad potencial

4 y de esta manera poder establecer las causas y acciones necesarias para evitar el evento no conforme. Las metas establecidas por la organización para los indicadores Desperdicio proceso, desperdicio bobinas y Segundas POY y FOY del proceso Hilatura, Embobinado Filamento, teniendo que la gestión se asocie al proceso y no a la mezcla de productos que estén programados. En el proceso de diseño, definir el criterio para calificar un diseño como comercializado, para estandarizar la medición del indicador en el tiempo y permitir comparar el resultado con la meta establecida. Igualmente revisar el criterio para calificar el éxito del diseño aplicado a la sustitución de materias primas y que este no sea castigado por la no compra de la misma. Fortalecer el seguimiento de las acciones correctivas en cuanto a la eficacia de las acciones emprendidas, de tal forma que evidencie que el problema y sus causas fueron solucionados. La comunicación de los resultados de evaluación de los proveedores, incluyendo detalles sobre los puntos débiles presentados por el proveedor en el periodo evaluado y en forma coherente con el cumplimiento de los requisitos en las entregas y la calificación obtenida. De esta forma se fortalece la relación con el Proveedor cumpliendo con el principio de Gestión de la Calidad Relaciones mutuamente beneficiosas entre cliente y proveedor. Revisar el indicador de Factor de Servicio en el proceso de Mantenimiento Mecánico, para que mida solo los paros no programados, de tal forma que mida la gestión del proceso sobre su cliente interno (Producción). Documentar las acciones derivadas de la encuesta de satisfacción al cliente interno, para asegurar su ejecución y eficacia. La documentación de las frecuencias de realización de las pruebas con materiales de referencia en el laboratorio textil. La revisión por la dirección incluyendo consolidados de las entradas y estableciendo la matriz de acciones y decisiones que faciliten el seguimiento de estas. 3.4 CONFIABILIDAD DE LA AUDITORIA INTERNA La organización tiene establecido el documento PQ Procedimiento general para auditorias internas, el cual establece la metodología para la planificación y realización estas. En el año 2004 se realizaron dos ciclos parciales(mayo Julio, Sep-Oct de auditorias internas cubriendo la totalidad de los procesos del sistema de gestión de la calidad. Se evidencio en la planificación y realización de las auditorias el enfoque por procesos y la competencia e independencia del auditor interno. Es importante mejorar en el control de los registros y seguimiento al plan de acción de las no conformidades encontradas en las auditorias internas. 3.5 RESULTADO DEL SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS DE LA AUDITORIA ANTERIOR (No aplica para preauditoria o auditoria de otorgamiento) En la auditoria del año 2003, no se presentaron no conformidades, luego no

5 existen acciones correctivas pendientes

6 4. PERFIL DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD NO CONFORMIDADES Numeral REQUISITOS DEL SISTEMA NA C Detectadas Solucionadas Pendientes NNCM NNCm NNCM NNCm NNCM NNCm 4 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD 4.1 Requisitos Generales X 4.2 Requisitos de la documentación X 5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN 5.1 Compromiso de la Dirección X 5.2 Enfoque al cliente X 5.3 Política de Calidad X 5.4 Planificación X 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación X 5.6 Revisión por la Dirección X 6 GESTION DE LOS RECURSOS 6.1 Provisión de recursos X 6.2 Recursos Humanos X 6.3 Infraestructura x 6.4 Ambiente de trabajo X 7 REALIZACIÓN DEL PRODUCTO 7.1 Planificación para la realización del producto X 7.2 Procesos relacionados con el cliente X 7.3 Diseño y desarrollo X 7.4 Compras Producción y prestación del servicio X 7.6 Control de los dispositivos de seguimiento y de medición X 8 MEDICION, ANÁLISIS Y MEJORA 8.1 Generalidades X 8.2 Seguimiento y medición Control de producto no conforme X 8.4 Análisis de datos X

7 8.5 Mejora NA = No aplicable C = Conforme NNCM = Número de no conformidades mayores NNCm = Número de no conformidades menores 5. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA: Exclusiones justificadas Validación de los procesos de producción y de la prestación del servicio (Segundo párrafo) verificación del producto comprado La organización no hace uso del logosimbolo del certificado. Se evidenció la aplicación sistemática por parte de la organización del procedimiento de quejas y reclamos de los clientes, en el cual se contempla el registro en medio magnético de la queja, tratamiento y acciones a emprender para la solución de la queja o reclamo. 6. OTORGAMIENTO / RENOVACION 6.1 CONCEPTO DEL EQUIPO AUDITOR Según los resultados de la auditoria y teniendo en cuenta que no se han presentado no conformidades mayores, el equipo auditor recomienda mantener la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad de Enka S.A., bajo el referencial NTC ISO 9001:2000 para el alcance establecido. Nombre: Milton López Domínguez Firma: Fecha: PROPUESTA DEL COMITÉ DE CERTIFICACIÓN (No aplicable para preauditoria o auditoria de seguimiento) Recomendación: Aprobar Aplazar Denegar Nombre: Firma: Fecha: 7. ANEXOS QUE FORMAN PARTE DEL PRESENTE INFORME X Anexo 1. Solicitudes de Acción Correctiva ( F ) X Anexo 2. Plan de acción presentado por la Empresa ( si no utilizó F )