Funciones lógicas y mensajes de error

Transcripción

1 Funciones lógicas y mensajes de error 79 Funciones lógicas y mensajes de error Contenido Concepto de función lógica Tipos de operadores de comparación Tipos de funciones lógicas Mensajes de error Tipos de mensajes de error

2 80 Hoja de cálculo en los negocios Funciones lógicas Cuando hablamos de funciones hacemos referencias a las formulas predefinidas por Microsoft Excel que devuelven un valor predeterminado. Estas funciones se clasifican en diferentes grupos. Una de las clasificaciones de las funciones son las denominadas lógicas. Estas funciones son las que trataremos en este capítulo. Las funciones lógicas son aquellas que comprueban condiciones específicas. También las podemos definir como aquellas funciones que examinan celdas y rangos para devolver un resultado lógico en forma de texto o número. Estudiaremos las funciones lógicas más comunes o de mayor uso en Microsoft Excel. Antes de adentrarnos a las funciones debemos saber utilizar los operadores de relación debido a que estos son empleados dentro de las funciones lógicas. Tipos de operadores de relación.

3 Funciones lógicas y mensajes de error 81 En la tabla mostrada previamente se visualiza el nombre del operador, su símbolo correspondiente y un ejemplo. A continuación se mostrara una ilustración de su uso en Microsoft Excel y el resultado que se obtiene de cada uno de los operadores de relación. Tipos de funciones lógicas. Existe una gran variedad de funciones lógicas, nosotros estudiaremos las más utilizadas en Microsoft Excel. Las funciones que estudiaremos son: Función lógica condición (SI). Función lógica conjunción (Y). Función lógica disyunción (O). Función lógica negación (NO). Función lógica condición (SI). Función que evalúa una condición o prueba lógica, y devuelve un valor o resultado si la condición es verdadera, y devuelve otro valor o resultado si la condición es falsa. Esta función es de las más utilizadas en Microsoft Excel y puede ser utilizada en combinación con otras funciones.

4 82 Hoja de cálculo en los negocios Para comprender el concepto de la condición, supongamos el siguiente caso: una persona esta buscando un pantalón de color negro en una tienda de ropa para comprarlo; si lo encuentra lo compra, en caso contrario no lo comprara. En este caso la condición es la búsqueda del pantalón negro en la tienda, esta condición será verdadera si lo encuentra o será falsa si no lo encuentra. En el caso de que la condición sea verdadera será comprado por la persona; en caso contrario de que la condición sea falsa no será comprado el pantalón por la persona. La función de la condición es de gran utilidad en las hojas de cálculo diseñadas en Microsoft Excel debido a que nos permiten automatizar procesos que suelen ser complejos si se realizan de forma manual. Por ejemplo: se puede realizar una clasificación de la información siempre y cuando cumpla con ciertos criterios definidos previamente. La sintaxis o forma correcta de escribir la función lógica de la condición es: Donde: Prueba _ lógica. Es el criterio que se evalúa, para obtener el resultado que puede ser verdadero o falso. En esta parte de la función es donde se realizan una serie de comparaciones para determinar si es verdadera o falsa la prueba lógica. Valor_si_verdadero. Es la acción, valor o proceso que se efectuara siempre y cuando la prueba lógica sea verdadera. Puede ser un carácter, palabra o fórmula. Valor_si_falso. Es la acción, valor o proceso que se efectuara siempre y cuando la prueba lógica sea falsa. Puede ser un carácter, palabra o fórmula. Se mostrara un ejemplo sobre el uso de la función de la condición, considerando el registro de las ventas diarias de la farmacia DOÑA REMEDIOS. La hoja de cálculo nos permitirá registrar los datos de la venta tal como se muestran en la imagen.

5 Funciones lógicas y mensajes de error 83 En los encabezados se debe capturar el nombre del responsable de la farmacia, la fecha y el horario del día en que se efectuaron las ventas. En el detalle se debe captura el código, descripción, marca, unidad, precio de venta y cantidad de artículos vendidos. En la columna Desc se establece una formula para determinar el tipo de descuento que se debe aplicar en cada venta. Para aplicar el descuento se consideran los siguientes criterios: Si la cantidad de artículos es mayor que 1 se aplica un descuento del 30% al importe de la venta, en caso contrario el descuento que se aplicara será de un 0%. En la imagen anterior se visualiza gráficamente la estructura de la fórmula, para definirla en Microsoft Excel ubique la celda activa en la celda [H9] y escriba la siguiente formula:

6 84 Hoja de cálculo en los negocios Observe en la columna importe como se aplica el descuento acorde a los criterios que se establecieron para determinarlo en la columna del descuento. Función lógica conjunción (Y). Realiza la evaluación de más de un valor lógico, devuelve como resultado valor verdadero cuando todos los valores lógicos son verdaderos y devuelve el valor falso si cualquiera de los valores lógicos es falso. Por ejemplo: se desea comprar una camisa de color amarillo y que tenga un costo inferior a $ Para poder efectuar la compra la camisa debe cumplir con ambos requisitos que sea amarilla y que su costo sea igual o menor a $350.00, en caso contrario que no se cumpla uno de los requisitos no se podrá comprar la camisa. La sintaxis o forma correcta de escribir la conjunción es: Tomaremos el ejemplo de la compra de la camisa para representar el uso de la conjunción en Microsoft Excel. Recordando que la camisa debe ser amarilla y con un costo igual o menor a $ Función lógica disyunción (O). Realiza la evaluación de más de un valor lógico, devuelve como resultado valor verdadero si cualquiera de los valores lógicos es verdadero y devuelve el valor falso en caso de que todos los valores lógicos sean falsos.

7 Funciones lógicas y mensajes de error 85 Por ejemplo: se desea comprar una camisa de color amarillo o color negro. Para poder efectuar la compra de la camisa debe cumplir por lo menos con un requisito que sea amarilla o negra, en caso contrario que no se cumpla ninguno de los requisitos no se podrá comprar la camisa. La sintaxis o forma correcta de escribir la disyunción es: Tomaremos el ejemplo de la compra de la camisa para representar el uso de la disyunción en Microsoft Excel. Recordando que la camisa debe ser amarilla o negra. Función lógica negación (NO). Realiza la evaluación de un valor lógico, devuelve como resultado el valor opuesto al resultado del valor lógico solo. Por ejemplo: se desea comprar una camisa que no sea de color amarillo. Si la camisa es de color amarillo el resultado será falso y si la camisa es de un color diferente al amarillo el resultado será verdadero. La sintaxis o forma correcta de escribir la negación es: Tomaremos el ejemplo de la compra de la camisa para representar el uso de la negación en Microsoft Excel. Recordando que la camisa no debe ser amarilla.

8 86 Hoja de cálculo en los negocios Mensajes de error en el manejo de fórmulas. Cuando se introducen fórmulas en una hoja de cálculo y estas no realizan los procesos para los que fue diseñada la fórmula, se debe a que existe algo que impide la realización de los cálculos y en vez de mostrar el resultado de la fórmula muestra un mensaje de error. Ese algo puede ser una referencia de celda que se borro, una división por cero, una formula intentando hacer un cálculo con celdas que no existen, quizás también una función mal escrita. De esta forma podemos definir como mensaje de error aquellos mensajes que se visualizan en vez de los resultados de una formula, existiendo una gran variedad de ellos, y en la medida que los identifique plenamente podrá dar solución rápida a cualquier contratiempo que se le presente al diseñar una hoja de cálculo en Microsoft Excel. La siguiente tabla muestra los mensajes de error mas comunes y una breve explicación del porque se presentan en una hoja de cálculo.

9 Funciones lógicas y mensajes de error 87 Practica. En esta práctica se utilizaran las funciones lógicas vistas en el capítulo y aplicadas a un ejemplo cotidiano de una situación real. El caso que veremos será con respecto a la tienda de ropa EL BUEN VESTIR, retomaremos la hoja de cálculo denominada Lista de vendedores, en ella debemos realizar lo siguiente: Debe crear una formula en la columna comisión, para determinar el porcentaje de la comisión que se tiene que pagar a cada vendedor. Los criterios que debe considerar son: Si la categoría del vendedor es A y el departamento es Caballeros la comisión será del 8%. Si la categoría del vendedor es B y el departamento es Caballeros la comisión será del 5%. Si la categoría del vendedor es A y el departamento es Damas la comisión será del 7%. Si la categoría del vendedor es B y el departamento es Damas la comisión será del 4%. Para resolver esta situación utilizaremos la función lógica de la condición anidada en combinación con la función lógica de la conjunción. Gráficamente la solución es de la siguiente forma: La categoría del primer vendedor se ubica en la referencia [D5] y el departamento en la referencia [E5], considerando estos aspectos la formula quedaría de la siguiente forma (escriba la fórmula en la referencia [F5]):

10 88 Hoja de cálculo en los negocios Observe los resultados mostrados en la imagen anterior y determine si la fórmula descrita previamente cumple con el objetivo establecido en esta práctica. Resumen. En este capítulo usted identifico: El concepto de función lógica. Las diferentes tipos de funciones lógicas que se manejan en Microsoft Excel. El uso y aplicación que se les puede dar a las funciones lógicas en un libro de trabajo. Las ventajas que se obtienen al utilizar funciones lógicas en un libro de trabajo. Los diferentes tipos de errores que se pueden presentan al utilizar un libro de trabajo de Microsoft Excel. Mida sus conocimientos. 1) Escriba el nombre de los 6 operadores de relación que se pueden utilizar en Microsoft Excel para comprar datos en una hoja de cálculo. 2) Escriba el nombre de las funciones lógicas utilizadas en Microsoft Excel.