Microsoft Excel Clase 1 Versión Impresa. Tema 1 Introducción

Transcripción

1 Tema 1 Introducción El objetivo de este capítulo comprender las principales características de una planilla de calculo y también diferenciarla de las otras aplicaciones de escritorio. Excel forma parte de un conjunto de programas de escritorio de la firma Microsoft llamado Office. Dentro del paquete Office podemos encontrar un procesador de textos (Word), una base de datos (Access), una agenda electrónica (Outlook), un programa para realizar presentaciones (PowerPoint), y una planilla de cálculos (Excel). Excel nos da la posibilidad de crear diferentes tipos de planillas para poder, por ejemplo, liquidar sueldos, realizar un balance, administrar el stock de una empresa, presentar una rendición de gastos, etc.. Para llevar a cabo este tipo de tareas necesitaremos utilizar números y cálculos. Para esto Excel posee un conjunto de herramientas que nos simplificará su realización. Tema 2 Concepto Una planilla de calculo es un conjunto de celdas en donde podremos almacenar datos para obtener de ellos diferentes resultados por medio de la aplicación de cálculos. 1

2 Tema 3 Aspecto de una planilla de cálculo Una planilla de calculo esta formada por un conjunto de filas y columnas. A la intersección de estas filas y columnas se las denomina celdas. COLUMNAS FILAS CELDAS Tema 4 Filas A las columnas se las nombra con números, del 1 al que es la cantidad máxima de filas que posee cada hoja de la planilla de cálculo Excel. Tema 5 Columnas A las columnas se las nombra con letras del abecedario de la A a la Z excluyendo a la letra Ñ. La cantidad de columnas que posee Excel por hoja es de 256. Dado que la cantidad de letras del abecedario no nos alcanza para nombrar a todas las columnas luego de la columna Z se comienzan a nombrar por la combinación de dos letras. Ejemplo AA, AB, AC, etc. Hasta llegar a la columna 256 que corresponde a la combinación de las letras IV 2

3 Tema 6 Celdas La celda está representada por la intersección de una fila con una columna. La forma de nombrar a una celda es colocando primero el nombre de la columna y luego el nombre de la fila a la que pertenece. CELDA A2 Tema 7 Dirección de Celda Cuando queramos referirnos a un dato o a la ubicación de un dato en la hoja, tendremos que referirnos a la dirección de celda en donde se encuentra. DIRECCIÓN DE CELDA B6 Por ejemplo la dirección de celda en donde se encuentra la suma total del salario es B6. Tema 8 Tipos de datos En cada celda de una planilla de calculo podremos ingresar cualquier dato. Ya sea el nombre de un empleado, el salario o la suma total de salarios. Cada uno de estos datos corresponden a diferentes tipos. Existen tres tipos de datos: texto, número y fórmulas. TEXTO NUMERO FORMULA 3

4 Tema 9 Tipo de dato texto Se considera que una celda posee un tipo de dato texto a aquella que posea algún carácter alfabético. Tema 10 Tipo de dato número Se considera que una celda posee un tipo de dato número a aquella que contenga solo caracteres numéricos (del 0 al 9 y el símbolo separador de decimales). Nota: Si bien las últimas tres celdas poseen caracteres especiales (%,$,/), son consideradas celdas numéricas ya que a estas celdas se le ha aplicado un formato de celda, tema que estudiaremos más adelante. Tema 11 Tipo de dato fórmula Una fórmula es un cálculo aritmético como por ejemplo sumar (2+3). En una planilla de cálculo podremos además realizar cálculos aritméticos con los valores que se encuentren en las diferentes direcciones de celda. Ejemplo (A1 + A2). Analicemos el siguiente ejemplo. Se intenta colocar el resultado de sumar en tres formas diferentes. a. En la celda A4 tipeamos el número 30 b. En la celda C4 tipeamos la fórmula (10+20) c. En la celda E4 tipeamos la fórmula (E2+E3) 4

5 Luego modifiquemos los valores a sumar: INCORRECTO CORRECTO a. En la celda A4 tendremos que es igual a 30 - Incorrecto b. En la celda C4 tendremos que es igual a (10+20) que es igual a 30 - Incorrecto c. En la celda E4 tendremos que es igual a (E2+E3) que es igual a 40 - Correcto La forma correcta de realizar una formula es utilizando, siempre que se pueda, las direcciones de celdas. De esta manera estaremos garantizando que si algún valor de las celdas involucradas en una formula se modifica el resultado también se modifique automáticamente. Tema 12 Operadores aritméticos Los operadores aritméticos que disponemos para realizar una formula son: + Suma (A1 + A2) (A1 + 15) (B3 + B4 + B5) - Resta (20 A2) (E3 E4) * Producto o Multiplicación (E3 * E4) (0.25 * E7) / Cociente o División (F3 / E4) (F4 / 5) En Excel, para escribir una formula deberemos ingresar primero el símbolo =.Además podríamos realizar operaciones aritméticas más complejas: =(E5 + E6) / E7 5

6 =(A8 * 0.25) + (A1+A2) =(A5 * 25%) 6