Sesión No. 6. Contextualización: Nombre de la sesión: CONTPAQ segunda parte PAQUETERÍA CONTABLE

Transcripción

1 Paquetería contable

2 1 Sesión No. 6 Nombre de la sesión: CONTPAQ segunda parte Contextualización: En seguimiento con el uso de la paquetería del proveedor de Contpaq consideramos que es de suma importancia el conocer todos su módulos, ya que ofrecen entre cada uno de ellos el poder compartir la información que inicialmente se captura y que al final a través de procesos sencillos y básicos se actualicen nuestros registros contables, dándonos la ventaja de poder consultar y analizar información de manera casi inmediata. Para empresas pequeñas y medianas, para profesionales independientes esta herramienta es accesible en cuanto a costo, instalación y uso, es recomendada en México por muchos contadores y administradores, vale la pena considerarla en nuestros proyectos de implementación o de recomendación.

3 2 Introducción al Tema Del módulo de ADMINPAQ podemos trabajar con la información que se genera principalmente con nuestras áreas de ventas y de compras, facilitando el contra con información de inventarios, precios, existencias, tiempos de entrega, saldos por cobrar o pagar, datos de facturación, sucursales o plazas, esto facilita a aquellas empresas que por su giro requieran habilitar herramientas a su personal y que puedan contar con información actualizada y prácticamente al día, como cualquier otra paquetería se requiere que la información sea capturada prácticamente en línea, es decir, no dejar retrasados los procesos de captura que haría inoperable el sistema, se recomienda la utilización de este módulo en conjunto con el de contabilidad y bancos, a fin de controlar también los ingresos y gastos y asociar al módulo de facturación electrónica. Es recomendable para empresas que manejan varios productos y servicios. Tomada de

4 3 Explicación: 4.4 Módulo de cuentas por pagar y cuentas por cobrar Otro de los módulos de esta paquetería contable que se encuentra en el sistema de ADMINPAQ es el de cuentas por pagar y cuentas por cobrar, proviene de los procesos de ventas, compras, inventarios, facturación electrónica y facilita el control de estos rubros para ser productivos y tomar decisiones oportunas. Diseñado para empresas comerciales e industriales que requieren este control, ya que podemos utilizar desde la definición de los parámetros una clasificación de acuerdo con las necesidades de la empresa utilizando los filtros por tipo, ciudad, ejecutivo de cuenta, zona, nivel de ventas, etc. Puedes llevar el control de cotizaciones de todos los proveedores antes de que se realice la orden de compra, cuenta con un reporte de análisis de precios para poder negociar con ellos en caso necesario. Consolida los pedidos o cotizaciones relacionados con un mismo artículo para un cliente en un movimiento. También podemos generar y tener a la vista de forma inmediata el estado de la cartera de clientes, gracias al reporte de antigüedad de saldos y pronóstico de cobranza. Así mismo, se controla el crédito en función de los documentos vencidos de los clientes. Para facilitar la operación de este módulo, la paquetería ya cuenta con una serie de empresas modelo predefinidas con impuestos y retenciones más comunes y plantillas que agilizan la configuración del sistema y la operación inicial. En esta sección se pueden asignar permisos para la información de crédito y cobranza. Maneja promociones especiales para determinada clasificación de clientes y productos. También se controla con exactitud las transacciones al manejar diferentes tipos de moneda, con un mismo cliente o proveedor y captura observaciones o

5 4 comentarios al momento de facturar. Diseña cédulas en Excel y obtén información rápida de catálogos y movimientos con el módulo de vistas con filtros configurables. Los reportes más utilizados dentro de los controles administrativos se pueden generar en Excel, nos permite llegar al origen de la información con sólo dar clic a los reportes con áreas sensibles. Cada operación genera automáticamente su póliza en CONTPAQi CONTABILIDAD para todas las operaciones comerciales registradas en ADMINPAQ y al integrarse al módulo de la CONTABILIDAD, se contabiliza el costo de lo vendido. 4.5 Facturación electrónica para servicios y personas físicas En esta suite de paquetería contable de ADMINPAQ y dentro del módulo de comercio e industria se encuentra la facturación electrónica, tanto de la emisión a nuestros clientes por ventas de productos y servicios, así como la recepción de facturas de nuestros proveedores. Este módulo fue desarrollado por la única empresa de software empresarial autorizada como PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) por el SAT y validado por la AMECE (en México). Maneja todos los esquemas de comprobación fiscal: CFDI, CFD y CBB. Es multi empresa, multi RFC y se puede emitir comprobantes digitales de manera ilimitada, también permite emitir diferentes tipos de comprobantes como

6 5 ingresos, egresos y traslado: facturas, notas de cargo y de crédito, recibos de honorarios, devoluciones y carta porte, entre otros. Se pueden revisar las facturas electrónicas antes de emitirlas disminuyendo con esto las cancelaciones, incluyendo diferentes adendas y complementos fiscales, como donatarias e instituciones educativas. Permite cancelar los CFDI de manera automática sin necesidad de visitar el portal del SAT. Desde la iniciación del sistema se puede configurar, en la estructura del comprobante fiscal digital (XML), los impuestos y retenciones comunes como por ejemplo el impuesto hotelero, además de poder crear los formatos de impresión para comprobantes fiscales digitales utilizando Microsoft Word. Una vez generados puedes enviar los comprobantes por correo electrónico personalizando el mensaje, por servidor de correo (POP, SMTP) o súbelos a servidores de almacenamiento de Internet (FTP). Este sistema cuenta con el servicio de PAC, donde se timbra directamente y sin costo los CFDI, siempre y cuando se tenga actualizada la versión. Esta nueva modalidad nos permite ahorrar costos al reducir el consumo de papel y de espacios de almacenamiento, ya que nos permite recibir y conservar los comprobantes fiscales digitales en el almacén digital, además de validar su autenticidad (estructura, sello, cadena original, folio, serie), también se puede consultar por fecha, importe o RFC.

7 6 4.6 Tablero de negocios. Con tecnología basada en la nube Esta es una aplicación, podríamos decir nueva, que permite visualizar y analizar los indicadores de la empresa desde cualquier lugar y momento donde nos encontremos y lo necesitemos, en pro de tomar decisiones oportunas de crecimiento. Este sistema parte de una nueva manera de ver la información, facilita el acceso a la información estratégica, al ser un tablero de Inteligencia de Negocios (BI). Nota: Inteligencia de Negocios-Business Intelligence (BI) es un conjunto de herramientas, técnicas y metodologías que con apoyo de la tecnología, automatizan y facilitan la recolección, integración y análisis de información empresarial, agiliza la consulta de la información con su tecnología de cómputo basada en la nube, incluyendo importantes niveles de seguridad. Trabaja utilizando y tomando diariamente de manera automática de ADMINPAQ la información de los pedidos, remisiones, facturas y cobros, incluye un cuadro de mando que nos permite identificar, integrar y analizar la información de las transacciones comerciales en relación a: Productos / clientes y sus clasificaciones. Pedidos / remisiones / ventas / facturación. Devoluciones / bonificaciones. Utilidad / pérdida. Cuentas por cobrar.

8 7 Requerimientos de uso: Es multiplataforma, ya que puedes ingresar desde computadoras de escritorio y portátiles, tabletas y/o teléfonos inteligentes (smartphones). Es compatible con cualquier navegador como Internet Explorer, Safari, Chrome, Firefox, entre otros, brinda conexión inmediata y la información siempre está actualizada. Incluye sin costo una aplicación móvil para dispositivos en IOS y Android, que facilita la solicitud vía remota de reportes especiales sobre clientes específicos. Algunos beneficios son: Facilita la interpretación de la información al poder visualizarla con el apoyo de tablas, gráficos y mapas. Analiza los indicadores de diferentes maneras utilizando comparativos contra el año anterior, tasas de crecimiento, productividad por periodos de tiempo, clientes, productos, utilidades, ejecutivos, entre otros. Cuenta con mapas de geo localización detallados que facilitan la visualización del desempeño de los indicadores por zona geográfica: dónde están los clientes, dónde se vendió más, en dónde no, entre otros. Cuenta con informes preestablecidos entre los que destacan: ventas (comparativo año anterior y participación de venta por producto) o cobranza (importes pendientes y vencidos de manera general y por documento). Se puede exportar a Excel, PDF o JPG vistas o filtros con los criterios que se definan. Cuenta con un módulo de envío de informes en formato PDF o Excel donde se podrá configurar la frecuencia y usuarios a compartir la información.

9 8 Conclusión: La paquetería contable proporcionada por la empresa de Contpaq nos brinda una serie de módulos que de manera independiente trabajan pero que pueden interactuar con el concentrado de información en la contabilidad, podemos contar con uno o con varios de ellos, esto facilita el proceso administrativo y contable de la empresa, se le conoce como un sistema amigable, es decir de fácil uso y manejo, no requiere de gran presupuesto para su instalación y operación ni de demasiada capacitación, es ágil, entendible y práctico en sus reportes que se pueden generar. Es una paquetería contable preferida por contadores, administradores y personas de las áreas comerciales; se recomienda para empresas pequeñas y medianas, aunque puede dar soporte a empresas grandes con sucursales u oficinas en distintas partes del país. La recomendación general es considerarlo antes de instalar algún sistema en nuestra contabilidad empresarial.

10 9 Para aprender más A continuación te pido revises los siguientes videos explicativos de la paquetería, te ayudarán a comprender esta sesión. Contadores impulsa (2013) Impulsa Contpaqi Adminpaq Promocional. Contpaqi (2013) Contpaqi Factura electrónica. Facilita la emisión y recepción de facturas electrónicas. Contpaqi (2013) Contpaqi Tablero de negocio. Consulta y analiza tus principales indicadores.

11 10 Actividad de Aprendizaje: En esta sexta sesión deberás trabajar en la siguiente actividad: -Realizar la tarea o actividad individual 6: 1. Qué ventajas tiene el utilizar el sistema de Adminpaq para cuentas por cobrar y pagar? 2. Explica brevemente en qué consiste el tablero de negocios. 3. Menciona las ventajas de la utilización de esta paquetería en la facturación electrónica. Explica su uso de acuerdo a lo visto en el video sugerido en el apartado de para aprender más. Requisitos de entrega: Esta es una actividad individual, deberás entregar la tarea en un archivo de Word y tendrás que subirla a la plataforma en el lugar indicado.

12 11 Bibliografía Contadores impulsa (2013) Impulsa Contpaqi Adminpaq Promocional. Video de You Tube, obtenido en: Contpaqi (2013) Contpaqi Factura electrónica. Facilita la emisión y recepción de facturas electrónicas. Video de You Tube, obtenido en: Contpaqi (2013) Contpaqi Tablero de negocio. Consulta y analiza tus principales indicadores. Video de You Tube, obtenido en: