Trabajo con gráficos LECCIÓN 6. Creación de gráficos con el Asistente para gráficos. Una vez completada esta lección, podrá:

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1 6.1 LECCIÓN 6 Trabajo con gráficos Una vez completada esta lección, podrá: Crear gráficos con el Asistente para gráficos. Mover, cambiar de tamaño y eliminar gráficos. Modificar títulos de gráficos y agregar etiquetas de ejes. Mover y dar formato a elementos de gráficos. Cambiar tipos de gráficos y organizar los datos de origen. Actualizar datos y dar formato a los ejes. Agregar líneas de cuadrícula y flechas. Ver una vista preliminar e imprimir gráficos. Microsoft Excel le permite hacer un seguimiento y trabajar con grandes cantidades de datos. Algunas veces puede ser difícil entender el conjunto si se miran sólo los detalles. Con los gráficos de Excel puede resumir, resaltar o ver tendencias en los datos que pueden no ser obvias cuando se examinan los números en bruto. En el centro turístico Adventure Works el director de ventas graba los datos de gastos y estima los ingresos futuros en el libro Five Year Sales. Piensa utilizar gráficos para resumir las previsiones de ventas anuales y ver rápidamente qué área del negocio tiene el mayor porcentaje de gastos. La coordinadora de actividades hace un seguimiento de los donativos recogidos entre los miembros en los eventos del centro turístico y utiliza gráficos para analizar la tendencia en varios niveles a lo largo del año. En esta lección aprenderá los tipos de gráficos disponibles en Microsoft Excel y cómo crearlos. Después aprenderá a modificar, mover y dar formato a los gráficos y a los elementos de los gráficos. Por último aprenderá a ver una vista preliminar e imprimir los gráficos. Para completar los procedimientos de esta lección necesitará utilizar los archivos Five Year Sales.xls y Member Pledges.xls de la carpeta Lesson06 que hay en la carpeta Practice del disco duro. Creación de gráficos con el Asistente para gráficos El Asistente para gráficos le guía a través del proceso de creación de un gráfico. A medida que complete cada paso, el asistente le pedirá su próxima selección. Para empezar debe seleccionar el tipo de gráfico que desea.

2 6.2 Conceptos básicos de hojas de cálculo Excel ofrece 14 tipos de gráficos, cada uno de los cuales tiene dos o más subtipos. Con el Asistente para gráficos puede obtener una vista previa de los tipos de gráficos y elegir el gráfico más adecuado para sus datos. Por ejemplo, las previsiones de ingresos y ventas se resumen fácilmente con un gráfico de columnas, de barras o de líneas, mientras que los gastos pueden representarse mejor con un gráfico circular. En la tabla siguiente se describe brevemente cada tipo de gráfico. Icono Nombre del gráfico Función Columnas Barras Líneas Circular XY (Dispersión) Áreas Anillos Compara valores individuales a lo largo del tiempo u otras categorías. Representa los valores como barras verticales. Compara valores individuales a lo largo del tiempo u otras categorías. Representa los valores como barras horizontales. Muestra la tendencia de los valores a lo largo del tiempo u otras categorías. Representa los valores como puntos a lo largo de una línea. Muestra los valores como partes de un conjunto. Representa los valores como secciones de un pastel circular. Compara los valores de dos conjuntos de datos a lo largo del tiempo u otras categorías. Los valores se representan como puntos de datos, que pueden estar conectados mediante líneas. Muestra la tendencia de los valores a lo largo del tiempo u otras categorías. Representa los valores como áreas sombreadas. Muestra los valores como partes de un conjunto. Representa los valores como secciones de una banda circular.

3 Lección 6 Trabajo con gráficos 6.3 (continúa) Icono Nombre del gráfico Función Radial Superficie Burbujas Acciones Cilíndrico Cónico Piramidal Muestra la tendencia de los valores con respecto a un punto central. Representa los valores como puntos que irradian desde el centro. Cada categoría tiene su propio eje. Todos los valores de la misma serie están conectados mediante líneas. Muestra la tendencia de los valores en dos conjuntos de datos. Los valores se representan como una superficie 3D que ilustra la relación existente entre los conjuntos. Compara tres conjuntos de valores. Muestra la tendencia de los conjuntos de valores a lo largo del tiempo. Suele utilizarse para ilustrar los cambios de precio con marcadores para valores Máximos, Mínimos, Cierre y Apertura. Representa los valores como puntos, como líneas o como columnas. Compara valores individuales a lo largo del tiempo u otras categorías. Representa los valores como cilindros verticales u horizontales. Compara valores individuales a lo largo del tiempo u otras categorías. Representa los valores como conos verticales u horizontales. Compara valores individuales a lo largo del tiempo u otras categorías. Representa los valores como formas piramidales.

4 6.4 Conceptos básicos de hojas de cálculo Como preparación para una reunión de presupuestos, el director de ventas de Adventure Works desea crear un gráfico para mostrar la tendencia prevista en cada una de las cuatro categorías de ingresos para los próximos cinco años. Un gráfico de líneas muestra claramente que el mayor incremento se espera en las ventas por alojamiento. En este ejercicio abrirá un libro y creará un gráfico con el Asistente para gráficos. 1 Abra el libro Five Year Sales de la carpeta Lesson06 que hay en la carpeta Practice. 2 Seleccione las celdas A2:F6 de la hoja Previsiones de ventas. 3 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Asistente para gráficos. Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente para gráficos - paso 1 de 4: tipo de gráfico. En el cuadro de diálogo Asistente para gráficos - paso 1 de 4: tipo de gráfico puede hacer clic en el botón Mantener presionado para ver un ejemplo si desea obtener una vista previa del gráfico. 4 En la lista Tipo de gráfico, haga clic en Columnas, si es necesario. 5 En el cuadro Subtipo de gráfico, haga clic en el subtipo Columna apilada que hay en el centro de la fila superior y, después, haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente para gráficos - paso 2 de 4: datos de origen del gráfico, con una vista previa del gráfico.

5 Lección 6 Trabajo con gráficos En la ficha Rango de datos, compruebe que esté seleccionada la opción Filas y haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente para gráficos - paso 3 de 4: opciones de gráfico.

6 6.6 Conceptos básicos de hojas de cálculo 7 En el cuadro Título del gráfico, escriba Ventas anuales y haga clic en Siguiente. Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente para gráficos - paso 4 de 4: ubicación del gráfico. Importante Los gráficos se incrustan como objetos en una hoja de cálculo existente o se ponen en una hoja diferente. Los gráficos incrustados aparecen en una hoja junto con otros datos. Una hoja de gráfico aparece en una ficha de hoja diferente del libro. Para crear rápidamente un gráfico con las opciones de gráfico predeterminadas, seleccione un rango de celdas y presione F11. El gráfico se creará en una nueva hoja de cálculo. 8 Haga clic en la opción Como objeto en, si es necesario, y haga clic en el botón Finalizar. El gráfico aparecerá en la hoja de cálculo. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio.

7 Lección 6 Trabajo con gráficos 6.7 Movimiento, cambio de tamaño y eliminación de gráficos Cuando seleccione o arrastre un gráfico, asegúrese de hacer clic en el área de gráfico y no en la leyenda, en las etiquetas o en el área de trazado propiamente dicha. Para encontrar el área de gráfico, seleccione distintas partes del gráfico para ver las Informaciones de pantalla. Una vez creado un gráfico, puede situarlo donde desee en la hoja, cambiar su tamaño o eliminarlo. A menudo resulta útil poner el gráfico justo delante o inmediatamente detrás de los datos que resume. Para mejorar la legibilidad, los gráficos detallados o complejos quizás sean mayores, mientras que los gráficos más sencillos pueden ser menores. Para mover, cambiar el tamaño o eliminar un gráfico debe seleccionar el gráfico. Para seleccionar un gráfico, haga clic en el área de gráfico, que es el fondo o el área en blanco de un gráfico. Al hacer clic en otras áreas del gráfico puede seleccionarse uno o más elementos del gráfico. Más adelante en esta lección trabajará con elementos de gráficos. En este ejercicio moverá, cambiará el tamaño, eliminará y restaurará un gráfico. 1 Haga clic en un área en blanco del gráfico para seleccionar el gráfico, si es necesario. 2 Arrastre el gráfico hasta una posición situada debajo de los datos y a lo largo de la parte izquierda de la hoja de cálculo. 3 Arrastre el controlador de tamaño del extremo derecho del gráfico hacia la parte derecha de la columna F para hacer que el gráfico sea más ancho.

8 6.8 Conceptos básicos de hojas de cálculo 4 Arrastre el controlador de tamaño inferior hasta la parte inferior de la fila 27 para hacer que el gráfico sea más largo. 5 Haga clic en el área de gráfico y presione la tecla Supr. El gráfico desaparecerá de la hoja de cálculo. 6 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Deshacer. El gráfico volverá a aparecer en la hoja de cálculo. 7 Guarde el libro con el nombre actual. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio. Modificación de títulos de gráficos y agregar etiquetas de ejes Los gráficos son útiles para mostrar datos estadísticos de manera atractiva. Un título y unas etiquetas descriptivas pueden clarificar el significado de un gráfico y mejorar su impacto. Cuando crea un gráfico con el Asistente para gráficos se agregan etiquetas de categoría y una leyenda al gráfico si el rango seleccionado de celdas incluye la información necesaria. También puede agregar un título y etiquetas de ejes durante el asistente o bien puede agregarlos más adelante modificando las opciones de gráfico. Por ejemplo, el director de ventas de Adventure Works puede agregar una etiqueta al eje de valor para dejar claro que las cifras de ingresos están expresadas en miles de dólares. También puede cambiar el título del gráfico.

9 Lección 6 Trabajo con gráficos 6.9 En este ejercicio cambiará el título del gráfico y agregará etiquetas de ejes. Si la ficha Títulos no se muestra, haga clic en ella. 1 Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en un área en blanco del gráfico y, después, haga clic en Opciones de gráfico. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de gráfico con la ficha Títulos abierta. 2 En el cuadro Título del gráfico, seleccione Ventas anuales y escriba Previsión de ingresos en cinco años. El nuevo título aparecerá en la vista previa del gráfico. 3 En el cuadro Eje de categorías (X), escriba Año fiscal. El título del eje aparecerá en la vista previa del gráfico. 4 En el cuadro Eje de valores (Y), escriba Ingresos (en miles) y haga clic en Aceptar. El gráfico aparecerá con el nuevo título y las etiquetas de ejes.

10 6.10 Conceptos básicos de hojas de cálculo 5 Haga clic con el botón secundario del mouse en el título del gráfico y, después, haga clic en Formato del título del gráfico. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato del título del gráfico. 6 Haga clic en la ficha Fuente, si es necesario, y en la lista Tamaño, haga clic en 12. Después, haga clic en Aceptar. El título del gráfico aparecerá más pequeño. Sugerencia También puede modificar el título del gráfico y las etiquetas de ejes como cualquier otro texto. Basta con hacer clic en el título o en la etiqueta para situar el punto de inserción y empezar a escribir. También puede dar formato al título del gráfico o a las etiquetas de ejes si selecciona el texto y utiliza la barra de herramientas Formato. 7 Guarde el libro con el nombre actual. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio. Movimiento y formato de elementos de gráficos Hay muchas formas de personalizar la apariencia de los gráficos. Para sacar el máximo partido al área de gráfico puede cambiar la posición del título o de la leyenda. Para resaltar ciertos valores puede agregar etiquetas a cada punto de datos de un gráfico de líneas. Para llamar la atención sobre una parte crucial de un gráfico circular puede alejar esa parte del resto del gráfico. Otros tipos de gráficos ofrecen distintas opciones de formato. El director de ventas de Adventure Works ha creado un gráfico para representar unos datos necesarios para la reunión de presupuesto. Con un gráfico circular puede mostrar el porcentaje de los costos dedicados a cada área de negocios durante los cinco últimos años. Para separar la leyenda del resto del gráfico le agrega un borde. Cambia la posición de otros elementos del gráfico para resaltar el área de negocio menos costosa.

11 Lección 6 Trabajo con gráficos 6.11 En este ejercicio cambiará la posición y dará formato a la leyenda, y extraerá fragmentos del gráfico circular. 1 Haga clic en la ficha de la hoja Historial de gastos. La hoja contiene un gráfico circular. 2 Arrastre la leyenda del gráfico hasta la esquina inferior izquierda del área de gráfico. 3 Haga clic con el botón secundario del mouse en la leyenda del gráfico y, después, haga clic en Formato de leyenda. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de leyenda. 4 Haga clic en la ficha Tramas, active la casilla de verificación Sombreado y haga clic en Aceptar. La leyenda aparecerá con un borde sombreado.

12 6.12 Conceptos básicos de hojas de cálculo Sugerencia En la ficha Ubicación del cuadro de diálogo Formato de leyenda puede elegir entre una lista de ubicaciones predeterminadas para la leyenda. Puede colocar la leyenda en la parte superior, inferior, derecha o izquierda, o en la esquina del gráfico. 5 Haga clic en el área circular y, después, haga clic en el menor fragmento del círculo. Aparecerán controladores de tamaño alrededor del fragmento. 6 Arrastre el fragmento para alejarlo del círculo. El fragmento aparecerá separado del resto del círculo. 7 Guarde y cierre el libro. Cambio del tipo de gráfico y organización de los datos de origen Excel ofrece una amplia variedad de tipos de gráficos. Como cada tipo resalta un aspecto determinado de los datos de origen, puede haber varios tipos útiles para representar el mismo conjunto de datos. Para las discusiones de presupuestos, un gráfico circular muestra la proporción de gastos asignada a cada categoría. Para las previsiones de ingresos, un gráfico de columnas muestra la tendencia de los gastos durante los últimos cinco años. Al utilizar el Asistente para gráficos tiene que seleccionar un tipo de gráfico. Una vez creado el gráfico, puede elegir otro tipo diferente.

13 Lección 6 Trabajo con gráficos 6.13 Cuando crea un gráfico, el Asistente para gráficos interpreta que los datos de origen están organizados en filas o en columnas. La organización de los datos de un gráfico depende del rango que estuviera seleccionado cuando se creó el gráfico. Si selecciona un rango de celdas que tiene el mismo número de filas y de columnas, o si tiene más columnas que filas, los datos se representarán mediante filas. Si selecciona un rango que contiene más filas que columnas, los datos se representarán por columnas. Para los distintos tipos de gráficos puede ser necesario cambiar cómo se interpreta la organización de los datos. Es decir, quizás tenga que indicar si los datos están organizados en filas o en columnas. Además, cuando cambie el tipo de gráfico, quizás desee excluir ciertos datos (como una columna de totales) o incluir otros datos adicionales. Al cambiar de un gráfico de columnas a un gráfico de áreas apiladas, la coordinadora de actividades de Adventure Works puede mostrar la tendencia de los donativos de los miembros recopilados en los eventos del año pasado. Además, acaba de registrar las contribuciones finales de diciembre, por lo que puede incluir esas cifras en el gráfico. En este ejercicio cambiará el tipo de gráfico y organizará los datos de origen. 1 Abra el libro Member Pledges de la carpeta Lesson06 que hay en la carpeta Practice y haga clic en la ficha de la hoja Gráfico. La hoja contiene un gráfico de columnas que muestra los donativos recopilados en cada categoría.

14 6.14 Conceptos básicos de hojas de cálculo 2 Haga clic con el botón secundario del mouse en el área de gráfico y, después, haga clic en Tipo de gráfico. Aparecerá el cuadro de diálogo Tipo de gráfico. 3 En la lista Tipo de gráfico, haga clic en Áreas. 4 Haga clic en el subtipo de gráfico Área apilada, en el centro de la primera fila. 5 Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Tipo de gráfico. Aparecerá un gráfico de áreas apiladas. 6 Haga clic con el botón secundario del mouse en el área de gráfico y, después, haga clic en Datos de origen. Aparecerá el cuadro de diálogo Datos de origen y la hoja de donde proceden los datos se abrirá con una marquesina parpadeante alrededor del rango de los datos de origen.

15 Lección 6 Trabajo con gráficos En la ficha Rango de datos, haga clic en la opción Filas y, después, haga clic en Aceptar. Aparecerá el gráfico actualizado. Quizás tenga que mover el cuadro de diálogo Datos de origen Rango de datos para poder ver todo el rango de celdas que desea seleccionar. 8 Haga clic con el botón secundario del mouse en el área de gráfico y, después, haga clic en Datos de origen. Aparecerá el cuadro de diálogo Datos de origen y se abrirá la hoja con los datos de origen. 9 En la ficha Rango de datos, en el cuadro Rango de datos, haga clic en el botón Contraer cuadro de diálogo.

16 6.16 Conceptos básicos de hojas de cálculo 10 Seleccione A5:F9 y haga clic en el botón Expandir cuadro de diálogo del cuadro de diálogo Datos de origen Rango de datos. 11 En el cuadro Datos de origen, haga clic en Aceptar. Aparecerá el gráfico con los datos agregados. 12 Guarde y cierre el libro. Actualización de datos y formato de los ejes Normalmente, los datos almacenados en hojas de cálculo de Excel necesitan una actualización periódica. Si cambia los datos de origen, el gráfico correspondiente se actualizará automáticamente. En Adventure Works, el director de ventas sabe que se espera que las nuevas campañas de marketing aumenten los ingresos del restaurante en un 50% y los ingresos del balneario en un 60%. Cuando introduce las nuevas cifras en la hoja Previsiones de ventas, el gráfico Previsión de ingresos en cinco años cambia para reflejar los nuevos datos. A medida que los valores de los datos cambien, quizás tenga que cambiar diversos aspectos de los ejes de un gráfico. Mediante las opciones de Escala puede dar formato al eje de valores (eje Y) para mostrar un rango significativo de valores para los datos. Las opciones de escala para el eje de categorías le permiten controlar la presentación de las etiquetas de categoría. Por ejemplo, el director de ventas puede establecer los valores mínimo y máximo en dólares que se muestran en el gráfico Ventas anuales previstas para asegurarse de que los nuevos valores se representen correctamente. En este ejercicio actualizará los datos de origen para un gráfico y dará formato a los ejes. 1 Abra el libro Five Year Sales.xls. 2 Cambie a la hoja Previsiones de ventas y escriba los valores siguientes. Celda B4 C4 D4 E4 F4 Valor Celda B6 C6 D6 E6 F6 Valor

17 Lección 6 Trabajo con gráficos 6.17 El gráfico se actualizará para reflejar los nuevos valores. El eje Y es el eje de valores y el eje X es el eje de categorías. 3 Haga clic con el botón secundario del mouse en el eje de valores y, después, haga clic en Dar formato a eje. Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de ejes.

18 6.18 Conceptos básicos de hojas de cálculo 4 En la ficha Escala, en el cuadro Mínima, escriba 500. La casilla de verificación Automática se desactiva cuando cambia los valores predeterminados en los cuadros Mínima y Máxima. Para utilizar el valor predeterminado basta con activar la casilla de verificación Automática para restaurar ese valor. 5 En el cuadro Máxima, escriba 2100 y haga clic en Aceptar. Aparecerá el gráfico con el eje actualizado. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio. Agregar líneas de cuadrícula y flechas Las líneas de cuadrícula horizontales y verticales pueden ayudar a identificar el valor de cada marcador de datos de un gráfico. Es posible utilizar flechas para resaltar un determinado marcador de datos o para llamar la atención sobre cierta información de un gráfico. Puede agregar líneas de cuadrícula de manera que se correspondan con valores de uno o ambos ejes de un gráfico. Las líneas principales aparecen en cada categoría o valor de escala principal. Las líneas secundarias aparecen en cada categoría o valor de escala intermedio. Para agregar líneas de cuadrícula se utiliza el cuadro de diálogo Opciones de gráfico. Con la barra de herramientas Dibujo puede agregar objetos de imagen, como líneas o flechas, al gráfico. Una flecha bien situada indica claramente los datos más importantes del gráfico. También puede agregar una imagen a la hoja de cálculo si hace clic en Imagen en el menú Insertar. Aparecerá un submenú con varios orígenes entre los que puede elegir agregar una imagen, incluyendo un archivo o una imagen prediseñada existente.

19 Lección 6 Trabajo con gráficos 6.19 Cuando haya agregado un elemento gráfico (imagen, imagen prediseñada, flecha, línea, etc.) a la hoja de cálculo podrá cambiar la ubicación del gráfico en la hoja si lo arrastra hasta la ubicación deseada. Puede cambiar el tamaño del gráfico si hace clic con el botón secundario del mouse en la imagen y elige Formato de imagen en el menú contextual que aparecerá. También puede cambiar el tamaño de un gráfico si hace clic en la imagen y arrastra uno de los controladores que aparecen en el gráfico. Sin embargo, el uso del cuadro de diálogo Formato de imagen asegura que la relación de aspecto (la relación existente entre el alto y el ancho de la imagen) no cambia. El director de ventas desea llamar la atención sobre los efectos de las nuevas campañas de marketing. Al agregar líneas de cuadrícula definirá más claramente el impacto de los nuevos niveles de ingresos. Una flecha resalta el mayor cambio en los ingresos. En este ejercicio agregará líneas de cuadrícula al gráfico, y agregará, moverá y quitará una flecha. 1 Haga clic con el botón secundario del mouse en el área de gráfico y, después, haga clic en Opciones de gráfico. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de gráfico. 2 En la sección Eje de valores (Y) de la ficha Líneas de división, active la casilla de verificación Líneas de división secundarias y haga clic en Aceptar. Aparecerá el gráfico con líneas de división horizontales principales y secundarias.

20 6.20 Conceptos básicos de hojas de cálculo 3 Haga clic en el botón Dibujo de la barra de herramientas Estándar. Aparecerá la barra de herramientas Dibujo. 4 Haga clic en el botón Flecha. Haga clic en un área en blanco del gráfico, arrastre el puntero del mouse hasta la parte superior de la columna más alta del gráfico y, después, haga clic fuera del gráfico. Aparecerá una flecha en el gráfico. Importante Cuando seleccione un gráfico o cualquier elemento de un gráfico que contenga objetos de imagen, el gráfico pasará al frente, haciendo que los objetos de imagen desaparezcan de la vista. Para volver a traer al frente los objetos de imagen, basta con hacer clic fuera (anular la selección) del gráfico y de todos sus elementos. 5 Haga clic en la flecha para seleccionarla y arrastre la flecha de manera que señale a la parte superior de la columna central del gráfico. 6 En la barra de herramientas Dibujo, haga clic en el botón Cuadro de texto. 7 Haga clic en un área en blanco del gráfico en el extremo de la flecha y arrastre para dibujar un cuadro de texto rectangular.

21 Lección 6 Trabajo con gráficos 6.21 Si el cuadro de texto no es suficientemente grande, puede arrastrar los controladores de cambio de tamaño para aumentar su tamaño. 8 En el cuadro de texto, escriba Mayor aumento previsto. El texto aparecerá en el cuadro de texto. 9 En la barra de herramientas Estándar, haga clic en el botón Dibujo. Desaparecerá la barra de herramientas Dibujo. 10 Guarde el libro. Deje abierto este archivo para el próximo ejercicio. Obtención de una vista preliminar e impresión de gráficos Puede obtener una vista preliminar e imprimir gráficos de Excel como si se tratara de hojas de cálculo. Independientemente de si el gráfico está incrustado o está en una hoja de gráfico, el comando Vista preliminar muestra el gráfico tal y como se imprimirá, lo que le permite comprobar la apariencia y el diseño del gráfico antes de imprimirlo. Los comandos Configurar página e Imprimir aparecen como botones en la parte superior de la ventana Vista preliminar. El número de página actual y el número total de páginas aparecen en la esquina inferior izquierda de la ventana. Para ampliar o reducir el gráfico, haga clic en la página de la vista preliminar. Para cerrar la ventana Vista preliminar, haga clic en el botón Cerrar. Cuando esté preparado para imprimir, puede decidir imprimir todo el libro, una única hoja de un libro, un rango seleccionado de datos o un gráfico seleccionado. Si el gráfico aparece como un objeto en una hoja de cálculo y desea imprimir un rango seleccionado de datos, no olvide seleccionar las celdas que incluirá el gráfico. Si el gráfico aparece como un objeto en una hoja de cálculo y sólo desea imprimir el gráfico, seleccione el gráfico antes de elegir el comando Imprimir. Si el gráfico está en una hoja de gráfico, basta con ir a esa hoja y elegir el comando Imprimir.

22 6.22 Conceptos básicos de hojas de cálculo Importante Debe tener una impresora para poder realizar el ejercicio siguiente. En este ejercicio obtendrá una vista preliminar e imprimirá gráficos. 1 Haga clic en un área en blanco de la hoja Previsiones de ventas y, después, haga clic en el botón Vista preliminar de la barra de herramientas Estándar. La hoja de cálculo y el gráfico incrustado aparecerán en la ventana Vista preliminar. 2 Haga clic en el botón Imprimir de la barra de herramientas Vista preliminar. Aparecerá el cuadro de diálogo Imprimir y se cerrará la ventana Vista preliminar. 3 Examine las opciones de impresión y haga clic en Aceptar para imprimir el gráfico. 4 Haga clic en un área en blanco del gráfico y, después, haga clic en el botón Vista preliminar. En la ventana Vista preliminar sólo aparecerá el gráfico. 5 Haga clic en el botón Cerrar. 6 Con el gráfico todavía seleccionado, en el menú Archivo, haga clic en Imprimir. 7 Examine las opciones de impresión y haga clic en Aceptar para imprimir el gráfico. Resumen de la lección En esta lección ha aprendido a utilizar el Asistente para gráficos con el fin de crear gráficos. También ha aprendido a mover, cambiar de tamaño, modificar, dar formato y eliminar gráficos y elementos de gráficos. Por último, ha aprendido a organizar y actualizar datos de gráficos, personalizar gráficos con objetos de imagen y obtener una vista preliminar e imprimir gráficos. Si va a proseguir con otras lecciones: Guarde y cierre todos los libros abiertos. Si no va a proseguir con otras lecciones: 1 Guarde y cierre todos los libros abiertos. 2 Haga clic en el botón Cerrar situado en la esquina superior derecha de la ventana de Excel.

23 Lección 6 Trabajo con gráficos 6.23 Ejercicio corto 1 Qué cinco tipos de gráficos puede crear con el Asistente para gráficos? 2 Cómo se mueve un gráfico en una hoja de cálculo? 3 Cómo se mueven elementos individuales dentro de un gráfico? 4 Cómo puede dar formato a un eje de un gráfico? 5 Cómo puede cambiar el título de un gráfico? 6 Cómo puede cambiar el tipo de un gráfico? Resumen de conceptos Ejercicio 1: abra el libro Five Year Sales.xls. En la hoja Historial de gastos, cambie el gráfico circular por un gráfico de anillos que compare el porcentaje de gastos asignado a cada categoría en el período Vea las Informaciones de pantalla para ver qué año representa el anillo exterior. Importante Debe completar el ejercicio 1 para poder realizar el ejercicio 2. No es necesario completar el ejercicio 1 para realizar los ejercicios 3 a 5. Ejercicio 2: utilizando el mismo libro que empleó en el ejercicio 1 de Resumen de conceptos, mueva la leyenda al extremo izquierdo del gráfico. Cambie el título del gráfico por Asignación de costos, Agregue un cuadro de texto al gráfico para explicar qué anillo representa cada año. Vea una vista preliminar e imprima el gráfico. Ejercicio 3: en esta lección hemos incluido líneas de la cuadrícula principales y secundarias en el eje de valores (Y) de un gráfico para la hoja Five Year Sales. Habrían sido útiles en este gráfico las líneas de la cuadrícula del eje de categorías (X) principales o secundarias? Razone la respuesta. En qué tipos de gráficos es probable que sean más útiles las líneas de la cuadrícula del eje X? Ejercicio 4: en la hoja Five Year Sales hemos separado una sección del gráfico circular Historial de gastos del resto del círculo. Esto suele denominarse vista ampliada. Hay alguna forma de ampliar todo el círculo sin tener que hacer clic y arrastrar cada componente una vez terminado el gráfico circular? Explore los tipos de gráficos de Excel o utilice los archivos de Ayuda de Excel para encontrar la respuesta. Ejercicio 5: la mayoría de las empresas tienen un logotipo de la compañía; algo que les identifica ante sus clientes. Para que sean efectivos, estos logotipos deben ser visibles en el máximo número de lugares posible. Esto incluye todas las hojas de cálculo que la compañía entregue a sus clientes, accionistas o socios comerciales. Cómo incluiría un logotipo existente en una hoja de cálculo?