Universidad del Cauca COPIAS DE SEGURIDAD COMPRESIÓN DE DATOS MANEJO DE PDF COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA

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1 Universidad del Cauca COPIAS DE SEGURIDAD COMPRESIÓN DE DATOS MANEJO DE PDF COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA División de Sistemas - División de Recursos Humanos

2 Contenido 1. Copias de Seguridad Manejo de Adobe Reader Compresión de archivos Como comprimir un archivo? Como descomprimir un archivo? Combinación de correspondencia

3 1. Copias de Seguridad Es importante hacer copias de respaldo en medios externos (CD,DVD) de la información importante que tengamos en nuestro computador,dependiendo de que tan crítica sea la información y del volumen de la misma se fijará el periodo de tiempo para hacer dichas copias. NERO es uno de los paquetes software más populares, que ofrece la posibilidad de crear CDs de audio, video, grabar en formato MP3 y archivar sus fotos preferidas, entre otras muchas funciones. Requisitos del sistema El computador debe tener un sistema operativo instalado previamente o puede optar por actualizarlo a la última versión. Asegúrese de que dispone de uno de los siguientes sistemas operativos :Windows 95,Windows 98/SE, Windows ME,Windows NT 4.0 (service pack 6),Windows 2000 (service pack 2 o posterior) o Windows XP. Hardware Se recomienda que el PC tenga un sistema de 500 MHz o más. Consulte los manuales del PC que se incluyen con el sistema para ver la información sobre su configuración. Necesita un mínimo de 64 MB de memoria RAM. Por lo general, cuanta más memoria RAM tenga, mejor. Se recomiendan 700 MB de espacio libre en el disco duro para las imágenes de unidad. Por lo general, cuanto más espacio libre tenga, mejor. A continuación se presenta una guía para realizar copias de seguridad en un CD utilizando el programa NERO instalado en su computador. En el escritorio de su computador encontrará un acceso directo al programa NERO o en el menú INICIO TODOS LOS PROGRAMAS. 3

4 O con doble click sobre el ícono del programa podrá acceder a él. Se desplegará la siguiente ventana y en la parte superior podrá elegir si desea hacer copia en un CD o DVD. 4

5 Ahora puede elegir la tarea que desea realizar: Desde la página de selección de proyecto, seleccione Datos > Crear CD de datos. 5

6 Cuando aparezca la siguiente ventana, estará listo para comenzar a añadir datos para la grabación en disco: Se desplegará una ventana del explorador de Windows, en la que podrá seleccionar el archivo que desea grabar y a continuación dá click en añadir. Se ubica la carpeta y luego el archivo como se muestra a continuación: 6

7 Esta ventana continuará apareciendo para facilitarle que siga seleccionando todos los archivos que desea grabar en el CD. Recuerde que el CD tiene capacidad para guardar 700 Mega bytes, es decir la información que podría grabar en 600 diskettes aproximadamente. Una vez seleccionados todos los archivos dá click en el finalizado, tal como se muestra en la figura a continuación: La ventana desaparecerá automáticamente y continúa el proceso dando click en siguiente en la ventana de NERO EXPRESS, como se muestra en la siguiente figura: 7

8 Aparecerá la ventana de configuración de grabación en la que se elige el grabador actual,es decir, la unidad de quemador en donde se encuentra el CD en blanco que deseamos grabar. No olvide seleccionar las opciones: Permitir que los archivos se añadan después (disco multisesión), cuando no se ocupa la totalidad del espacio disponible del CD, se puede seguir grabando archivos y carpetas de todos los tipos en el mismo CD. Y verificar los datos en el disco después de grabar para asegurar que los datos queden bien copiados. 8

9 En el menú de la parte inferior encuentra la opción en la que puede elegir varias de las siguientes opciones dependiendo de los datos que este grabando: Track-At-Once: Con este método cada pista se escribe individualmente en el disco. La operación de escritura se interrumpe brevemente después de cada pista. Esto significa que es posible escribir en un CD-R o CD-RW de la misma forma que en cualquier disco estándar. Disc-At-Once: En este modo todas las pistas se escriben en el disco en un único proceso sin desactivar el láser. Este formato es idóneo para los CD de audio que se reproducen en equipos estéreo domésticos o del automóvil. Finalizar disco: El disco se cerrará y no se podrán escribir más datos o audio en él una vez finalizado. 9

10 Luego se dá click sobre el botón grabar.cuando haga click en el botón "Grabar" comenzará la grabación del disco de datos. Durante la grabación, aparecerá una ventana de estado del proceso de grabación. Cuando haya finalizado, el sistema le notificará que el proceso de grabación se ha realizado correctamente. 10

11 2. Manejo de Adobe Reader Para crear archivos pdf (formato de documento portátil) existen varios tipos de componentes adicionales que deben instalarse para que los documentos de Word puedan ser convertidos en pdf. Para Word 2003 uno de los componentes que nos permite crear archivos pdf es cutepdf writer. Para instalar CutePDF writer: Doble-click al archivo de instalación CuteWriter.EXE en el explorador de Windows. Seguir todas las instrucciones que aparecen en las cajas de diálogo. Aparecerá el asistente que le ayudará a instalar paso a paso el cutepdf writer, se recomienda cerrar todas las demás aplicaciones que tenga activas en su computador antes de instalarlo. 11

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14 Cuando aparezca esta ventana ubicamos el archivo converter y empezamos a instalarlo con doble click. 14

15 Aparecerá la siguiente ventana, damos click en setup. Luego comienza a descomprimirse e instalarse el archivo converter.exe Cuando termina, continúa la instalación del cutepdf writer,aparecerá la siguiente ventana: 15

16 Finalmente aparece por un segundo este pantallazo, que indica que se ha instalado el componente en su computador: Y se abre la siguiente página web, debe cerrarla y puede comenzar a utilizar cutepdf writer. 16

17 Como usar el cutepdf writer: Este componente se usa para crear archivos pdf.para utilizarlo, debe abrir el archivo que se desea convertir a pdf, Seleccionar la opción de la impresión (encontrada generalmente en el menú de archivo > imprimir), y seleccionar CutePDF Writer de la lista de impresoras disponibles (no seleccionar la opción imprimir). aparecerá un cuadro en donde se podrá escoger la opción para guardar el archivo pdf. Observe que algunas aplicaciones, tales como el blog de notas, imprimirán automáticamente por defecto cuando se selecciona la opción imprimir. Si desea crear el archivo pdf, puede necesitar cambiar la selección de la impresora dentro de la aplicación antes de imprimir el archivo. 17

18 Después de dar click en aceptar aparece una ventana que le permitirá elegir la ubicación en la que se guardará su archivo pdf y el nombre con el que desea que aparezca. 18

19 3. Compresión de archivos 3.1. Como comprimir un archivo? Pasos a seguir para comprimir un archivo: 1. Se selecciona el archivo con un click izquierdo y dá click derecho sobre el archivo que se desea comprimir obteniendo una pestaña que nos muestra las siguientes opciones: Clic sobre la opción Add to nombre del archivo.rar Nos aparecerá la siguiente ventana que se cerrará automáticamente cuando termine la compresión. 19

20 El archivo comprimido se visualiza de la siguiente forma: Archivo comprimido 3.2. Como descomprimir un archivo? Click derecho sobre el documento comprimido como muestra la siguiente figura y seleccionamos la opción Extract here. Extract to Here 20

21 Y obtenemos el documento original. Documento original Documento comprimido 4.Combinación de correspondencia La combinación de correspondencia se utiliza para crear una carta modelo que vaya a ser enviada a varios destinatarios diferentes. Para ello se requiere: Configurar el documento principal: el documento principal contiene el texto que es igual para cada versión del documento combinado. Por ejemplo, en el caso de una carta modelo, el remite o el saludo. Conectar el documento a un origen de datos: un origen de datos es un archivo que contiene la información que se debe combinar en un documento. Por ejemplo, los nombres y direcciones de los destinatarios de una carta. 21

22 Acotar la lista de destinatarios o de elementos: Microsoft Office Word genera una copia del documento principal por cada elemento, o de su archivo de datos. Si su archivo de datos es una lista de correo, es probable que esos elementos sean destinatarios de la correspondencia. Si desea generar copias sólo para determinados elementos del archivo de datos, puede elegir qué elementos (registros) incluir. Agregar marcadores de posición: llamados campos de combinación de correspondencia, de los documentos. Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos se rellenan con información contenida en el archivo de datos. Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia y finalizarla: Puede obtener una vista previa de cada copia del documento antes de imprimir todo el conjunto. Pasos: Teniendo la lista de los destinatarios ya sea en Excel o en Access. 1. Se digita la carta, se abre el menú herramientas -> cartas y correspondencia y dá click en la opción combinación de correspondencia. 2. Aparecerá el asistente para combinar correspondencia en la parte izquierda siga las instrucciones paso a paso: 3. Seleccione utilizar una lista existente y dá click en siguiente: Escriba la carta. 4. A continuación aparece una ventana que permitirá seleccionar el archivo que contiene los datos del destinatario y dá click en abrir, selecciona la tabla de origen de datos, por ejemplo una hoja determinada de un archivo de Excel. Aparece un cuadro con la lista de los destinatarios desde el que puede seleccionar a los que le enviará la carta. 5. Dá click en más elementos e inserta las columnas que contienen cada uno de los datos que desea incluir en las cartas, por ejemplo, si la columna 1 contiene el nombre y la columna 2 el apellido, ubica 22

23 <columna1> al lado de <columna2> en la carta, justo donde desea colocar el nombre del destinatario. 6. dá click en Siguiente: complete la combinación y editar las cartas individuales, y seguidamente dá click en todos. 7. Finalmente dá click en editar las cartas individuales, y estarán las cartas listas para imprimir. 23