Fallos más comunes en un proceso de implementación de las NICSP

Transcripción

1 Fallos más comunes en un proceso de implementación de las NICSP Por: Luis Diego León Barquero, CPA, CISA Consultor Nos enfrentamos a un cambio fundamental. Estamos en un proceso de transición de Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense (PCASP) basados principalmente en caja, a unas normas basadas en devengado, como son las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP). Este no es sólo un cambio contable, es una transformación de cómo se administran y rinden cuentas las organizaciones del sector público y cómo responden a la creciente vigilancia de los medios de comunicación y de los ciudadanos. Todavía no (al menos teóricamente), ninguna organización del sector público ha fallado en la adopción de las NICSP, pues la prueba final será el 1 de enero del Sin embargo, la literatura de negocios es extensiva en analizar los fallos de estrategia en implementación de procesos, así como fallas generales en cualquier proyecto. Nuestra experiencia en implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), consultoría en NICSP y proyectos de sistemas de información, nos ha ayudado a desarrollar nuestra propia lista. A continuación, las fallas más importantes de los proyectos en nuestro criterio.

2 Falta de apoyo de la alta administración Toda la literatura de negocios indica que, si la alta administración no está involucrada, no apoya el proyecto ni se siente responsable, el proyecto fallará. Si no se cuenta con el visto bueno del máximo jerarca, llamase Ministro, consejo directivo, alcalde, director ejecutivo o cualquier otro nombre, la probabilidad de que fracase un proyecto es realmente alta. Por lo tanto, de acuerdo con las buenas prácticas de administración de proyectos, se debe tener el apoyo del máximo jerarca, quien es el responsable del proceso de implementación de las NICSP. Antes de iniciar el proceso, es un deber preguntarse: se cuenta con el apoyo del máximo jerarca de la entidad? Falta de planificación Hemos visto que algunas organizaciones del sector público inician el proceso de adopción de las NICSP sin contar con un plan, proyecto u objetivos básicos. Empiezan enviando una carta a los encargados de los procesos de las actividades que hacer, sin un orden lógico, sin responsable, sin fechas a cumplir, sin metas claras, sin entregables definidos, entre otras carencias de planificación. Esto me recuerda lo que dicen mis colegas contadores públicos autorizados: cuando se juega por diversión fútbol, no se ponen objetivos ni se toma en cuenta el marcador, estamos en una mejenga. Queremos jugar como el FC Barcelona o queremos jugar una mejenga? Falta de participación de los involucrados Es necesario que el proceso de implementación de las NICSP participe activamente todos los involucrados. En muchos casos, hemos encontrado en nuestras consultorías que la auditoría interna no monitorea el desempeño del comité de implementación de las NICSP y cuando interviene, lamentablemente, es muy tarde. En otras ocasiones hemos apreciado que existe resistencia al cambio por parte de los integrantes de la entidad. La administración del cambio es un asunto que debe tomarse en cuenta en todo proceso de implementación de las NICSP y este aspecto medular lo retomaremos en otro artículo.

3 Recursos Como decían nuestros abuelos: para hacer chocolate, se necesita cacao. Si queremos realizar una adopción exitosa se requieren recursos, tanto monetarios como recursos humanos. Alguna gente piensa que el proceso de adopción de las NICSP es un requisito sin importancia y que se debe hacer para cumplir con las legislaciones. No podrían estar más equivocados. Es necesario contar con recursos financieros adecuados. La capacitación, asesoría externa, sistemas de información y la consultoría de adopción de las NICSP tienen un costo. No hay almuerzo gratis como dicen algunos. Por otra parte, los recursos humanos y el tiempo de estos recursos son indispensables para una exitosa implementación. No se trata de simplemente indicar objetivos a cumplir; el personal debe ser suficiente, adecuado, capacitado y contar con suficiente tiempo para realizar funciones adicionales. Se cuenta con los recursos necesarios? Sistemas financieros de información Los procedimientos de papel y lápiz han pasado al cesto de la historia. Actualmente, nadie se imagina una organización sin sistemas de información. Es algo que se toma por garantizado. O alguien se imagina volver a vivir sin correo electrónico, Internet o sitios sociales? Para la adopción de las NICSP, de acuerdo con nuestra experiencia, se requiere modificar los sistemas de información actuales basados en caja a otros basados en devengado y que cumplan las NICSP. En algunas ocasiones, esta adopción implicará el cambio total de los sistemas de información. Se cuenta con sistemas de información adecuados para la implementación de las NICSP? Participación de la Auditoría Interna El papel de la auditoría interna es vital para una implementación exitosa de las NICSP. Lamentablemente, de acuerdo con nuestras consultorías, la participación de la auditoría tiene un indicador de desempeño que se podría calificar como mixto; en algunas instituciones la auditoría

4 interna ha tomado un papel vital en verificar que la entidad esté en el camino correcto en la creación de estados financieros que ayuden a la rendición de cuentas, en otros casos, la participación de la auditoría interna no ha sido tan activa como se podría esperar. Lamentablemente, en muchas entidades del sector público sólo suceden cambios cuando la auditoría interna está efectuando sus revisiones y presiona a la administración en la adopción de las mejores prácticas. En nuestro criterio, la participación de la auditoría interna como una herramienta de seguimiento al proceso de implementación de las NICSP es un factor crítico de éxito. Fallos de consultores y procesos de contratación En algunas ocasiones, nos hemos encontrado con los siguientes elementos que hacen que el proyecto de implementación de las NICSP no funcione: a. Consultores b. Procesos defectuosos de contratación de consultores Con respecto al primer punto, en nuestras revisiones y en los cursos que hemos dado, las personas de la entidad nos han manifestado que el consultor no tenía experiencia práctica y que se limitó a copiar el material de las NICSP o la documentación de la Dirección de Contabilidad Nacional. En otras ocasiones, los requerimientos del cartel o licitación son una carta al niño Dios y sin contenido presupuestario. Algunas entidades del sector público buscan que un consultor haga el trabajo que la administración debe hacer en un plazo muy corto. Es necesario que la administración de las entidades del sector público establezca métodos objetivos de valuación de los consultores y que se requiera una experiencia práctica (no sólo dar cursos de NICSP). Adicionalmente, es importante que se revisen los carteles o licitaciones para que se adecuen a las posibilidades reales del consultor o firma de consultoría y no sean una lista desmedida de deseos y una oportunidad de la administración para evadir la responsabilidad en la implementación de las NICSP.

5 Conclusiones preliminares La lista anterior no es exhaustiva. Existen muchos puntos de fallo en un proceso de implementación de las NICSP no mencionados anteriormente. Sin embargo, la lista anterior son los aspectos más comunes aspectos de fracaso en cualquier proyecto. Al final del día, todos queremos evitar el dicho: yo se lo dije. Me gustaría agregar que la implementación de las NICSP va a ayudar a las entidades del sector público para lograr la rendición de cuentas y la transparencia que permita una mejor toma decisiones. Por lo tanto, Todos nosotros como ciudadanos, necesitamos que el proceso de implementación de las NICSP sea exitoso.