MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL OFICINA DE PLANIFICACIÓN

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1 MINISTERIO DE CULTURA Y JUVENTUD DIRECCIÓN GENERAL DEL ARCHIVO NACIONAL OFICINA DE PLANIFICACIÓN MEMORIA INSTITUCIONAL 1 DE MAYO DE ABRIL 2009

2 14 NOVIEMBRE,

3 3 TABLA DE CONTENIDO I.-Introducción. 3 II.-Logros del período del Plan Nacional de Desarrollo III.-Otros logros y factores de éxito 5 IV.-Problemas y limitaciones encontrados. 6 V.-Tareas pendientes del período. 6 VI.-Conclusiones sobre el cumplimiento de las metas. 6 VII.-Costos financieros del año

4 4 I.-Introducción. El Archivo Nacional de Costa Rica fue creado mediante Decreto No. XXV del 23 de julio de 1881 con el nombre de Archivos Nacionales, por iniciativa del Lic. León Fernández Bonilla. Desde entonces, la institución ha sufrido cambios orgánico-funcionales y legales, a fin de satisfacer las necesidades de información de la sociedad costarricense. En virtud de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, No. 7202, la institución es un órgano desconcentrado del Ministerio de Cultura y Juventud, y posee además un amplio marco jurídico que le asigna competencias, tales como: Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Código Notarial, Ley General de Control Interno, entre otros. La institución tiene por misión fungir como ente rector del Sistema Nacional de Archivos, administrar el Patrimonio Documental de la Nación y coadyuvar en el control del ejercicio notarial en Costa Rica, con la finalidad de preservar y difundir el acervo documental de la Nación que garantice el acceso de las personas a la información, la transparencia de la gestión administrativa y sustentar la toma de decisiones, a través de una gestión eficiente. II.-Logros del período del Plan Nacional de Desarrollo Acción estratégica institucional: Fortalecimiento del Archivo Nacional. Se formularon como metas de la acción, impartir 7 cursos de capacitación para fortalecer las áreas de trabajo y la ejecución de 4 proyectos de mejoramiento en infraestructura y equipamiento. Los resultados del período son en materia de capacitación los siguientes: Curso: Museografía. Fecha: del 26 al 30 mayo. Participantes: 28 participantes del Archivo Nacional y 7 de otras entidades. Charla Conservación preventiva de documentos. Fecha: 15 de mayo. Participantes: 22 funcionarios del Archivo Nacional. Curso: Tecnologías aplicadas a los archivos "Microisis y Winisis". Participación de 17 funcionarios del Archivo Nacional. Fecha: 25 y 26 de junio. Curso de Excel básico los días 10 y 11 de junio. Participantes: 12. Impartido por: Universidad de Costa Rica (institución que colaboró).. Curso "Gestión eficaz de compras". Participó el Proveedor Institucional. Fue impartido por ACG Arisol Consulting Group S.A. Curso "Paquete Net". Participó el Jefe del Dpto. Cómputo. Impartido por Escuela de Informática de la Facultad de Ciencias Naturales y Exactas de la UNA. Curso Práctico de PHP y MySQL. Participaron 2 funcionarios del Dpto. Cómputo. Impartido por el Centro Nacional de Capacitación de Costa Rica S.A.

5 5 Los resultados del período en cuanto a los proyectos de mejoramiento de infraestructura y equipamiento son los siguientes: Se logró la ampliación de la red de cómputo del Núcleo Central al edificio del Archivo Intermedio. Actualización de 250 licencias antivirus para protección de los equipos. Equipamiento de equipo informático para las diferentes unidades del Archivo Nacional (7 microcomputaroras y monitores). Acción estratégica institucional: Divulgación de la memoria documental de la Nación. Se llevó a cabo la exposición documental itinerante "Tesoros y curiosidades del Archivo Nacional", exhibida durante los meses de setiembre y octubre, en las Municipalidades de tres cantones fuera del Gran Área Metropolitana, a saber, Cañas, Bagaces y Liberia. Otras exposiciones documentales itinerantes realizadas: El proceso de Independencia Centroamericana exhibida en la Municipalidad de Cartago y la UNED; Cuarto Viaje de Colón exhibida en el Ministerio de la Presidencia; Descubriendo nuestro pasado: los tesoros y curiosidades del Archivo Nacional exhibida en el ICE, Ministerio de la Presidencia y Dirección Técnica de Servicios Empresariales; El proceso de restauración de documentos del Archivo Nacional exhibida en la Procuraduría General de la República Acción estratégica institucional: Acciones de rescate del patrimonio documental. Se logró rescatar fotografías de diversos cantones de la geografía nacional, a saber: Escalante (I y II etapa): 465, Condega de Liberia: 268, Roosvelt de Limón: 199 y México: 167. Adicionalmente también se tomaron 792 fotografias en: Sarapiquí, Río Cuarto de Grecia, San Carlos, La Florida, La Florencia, Platanar, Muelle, Santa Rosa de Pocosol, Pavón de los Chiles, Santo Domingo, El Edén, San Rafael de Guatuso, Reserva Indígena Maleku, Palenque El Sol, Palenque Margarita; Llano Bonito, Katira y Bijagua de Upala. Acción estratégica institucional Difusión del patrimonio documental de la Nación en el exterior. Se logró donar a la embajada de Costa Rica en Honduras, 4 discos DVD conteniendo los siguientes títulos: Servicio de parques nacionales ; Santa Rosa, Batalla de la Libertad ; Un camino de esperanza, 50 años de las garantías sociales y Visita a la Isla del Coco. A su vez se donó a las representaciones diplomáticas de Costa Rica en Nicaragua, El Salvador, Guatemala, Panamá y República Dominicana, una unidad de DVD conteniendo los siguientes títulos: Santa María de Dota, San Isidro del General ; Garden of the Americas : Así es Costa Rica y Rodrigo Carazo. A nivel operativo se logró rescatar 100 metros lineales de documentos con valor para la ciencia y la cultura; recibir documentos notariales en cumplimiento del Código Notarial, atención de consultas; emisión de 5000 certificaciones y constancias varias de la documentación en custodia, facilitación de documentos históricos; desarrollo de 142 actividades de difusión cultural (exposiciones documentales, visitas guiadas, publicaciones, etc.); restauración de folios de documentos históricos; microfilmación de imágenes; ordenación de documentos; descripción de documentos; tratamiento archivístico a documentos de Archivo Intermedio, textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina, con aplicación de la

6 6 norma internacional de descripción ISAD-G; inventario de 4000 metros lineales de documentos del Archivo Histórico, inventario de documentos del Archivo Notarial y el inventario realizado en el depósito 2 y 3 del Archivo Intermedio para un total de cajas, 999 legajos y libros sueltos.. El inventario pretende conocer la realidad del acervo documental que se custodia para efectos de toma de decisiones. También destacan como logros del período: 20 asesorías en materia de organización de archivos centrales y de gestión y conservación documental; 15 inspecciones de archivos públicos; 23 actividades de capacitación (cursos, seminarios, talleres, charlas, congresos, etc.) en materia archivística impartidos al Sistema Nacional de Archivos; elaboración y aprobación de 50 informes de valoración documental; emisión de 40 reportes de notarios que infringen la legislación notarial; 500 investigaciones a solicitud de autoridades judiciales; consignación de 2000 notas marginales de referencia y 400 a la escritura matriz en el Dpto. Archivo Notarial. Se otorgó el Premio Archivístico Nacional Luz Alba Chacón de Umaña al Archivo Central o Histórico distinguido en su labor o destacado en su organización de 2008, el Archivo Central de la Procuraduría General de la República. El Premio Nacional al Mejor Trabajo de Investigación Archivística fue declarado desierto. III.-Otros logros y factores de éxito En el campo administrativo, destaca la creación de 11 plazas adicionales para el año 2008 y 15 para el año 2009, las cuales fortalecerán la prestación de servicios de la institución, así como la aprobación de la nueva estructura orgánica, dictada en función de los lineamientos generales de reforma administrativa por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica y la recepción del cuarto depósito de Archivo Intermedio y áreas de trabajo donde se desarrolla el trabajo técnico. También se llevaron a cambio cambios estratégicos en los procesos de transferencias de documentos de los despachos de la Presidencia de la República, Ministros de Estado y Consejo de Gobierno en aplicación del artículo 53 de la Ley 7202, así como en los de asesorías en materia de creación y organización de archivos centrales y de gestión e inspección de archivos, a través de un proceso de reorganización del trabajo que tiene por objetivo cumplir más eficientemente con lo que establece la legislación. Destaca en el presente, los ejercicios de Autoevaluación del Sistema de Control Interno y la actualización del Sistema Específico de Valoración del Riesgo Institucional del año 2008, dinámicas mediante las cuales se analizan los mecanismos de control existentes y los riesgos a los que está expuesta la institución, con la finalidad de formular y ejecutar planes de perfeccionamiento de los mismos. Estos son ejercicios con una alta participación de los funcionarios de todos los niveles. Los factores claves de éxito fundamentales son un recurso humano con una alta escolaridad, capacitación e identificado con los objetivos y valores institucionales, amen de una cultura de cumplimiento de metas, transparencia y rendición de cuentas.

7 7 IV.-Problemas y limitaciones encontrados. Se tuvo una limitante del período y fue la materia presupuestaria. Debido a las restricciones presupuestarias impuestas a la Institución por las autoridades del Ministerio de Cultura y Juventud, se tuvo que realizar ingentes esfuerzos ante autoridades de ese Ministerio y el de Hacienda, a fin de garantizar los salarios de los funcionarios a partir de octubre de El problema fue solucionado gracias a los esfuerzos institucionales realizados ante las autoridades de ambos ministerios y gracias a la asignación de un presupuesto extraordinario y el levantamiento del límite del gasto. V.-Tareas pendientes del período. Queda pendiente el estudio estructural del edificio del Archivo Nacional según el nuevo Código Sísmico, actividad que ha dependido de la colaboración del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos, para la definición de los términos de referencia para la elaboración del cartel de licitación También se tiene como pendientes la adquisición de la bomba de agua contra incendios, la construcción del pasillo techado que conduce al Archivo Intermedio y la solución de ventilación del Dpto. Archivo Notarial. Se espera poder concluir en el próximo período. VI.-Conclusiones sobre el cumplimiento de las metas. El Archivo Nacional logró cumplir con un alto nivel de eficacia y eficiencia las acciones estratégicas institucionales programadas para el período, todo gracias al esfuerzo y empeño de sus funcionarios y autoridades institucionales, en aras de cumplir con la misión que la legislación le ha encomendado a la institución. VII.-Costos financieros del año 2008 El monto presupuestario asciende a millones de colones que corresponden a transferencia de Gobierno ( millones) e ingresos propios ( millones).

8 8 Inauguración del XX Congreso Archivístico Nacional El Archivista en un Mundo Cambiante, 22 de julio de En la mesa principal de izquierda a derecha: Sra. Virginia Chacón Arias, Directora General del Archivo Nacional, Sr. Roberto Gallardo Núñez, Ministro de Planificación Nacional y Política Económica; Sr. Luis Antonio Sobrado González, Presidente del Tribunal Supremo de Elecciones, Sra. Sandra Quirós Bonilla, Presidenta de la Junta Administrativa del Archivo Nacional y Sra. Ana Virginia García De Benedictis, Subdirectora General de la institución en ese entonces. Vista parcial de la asistencia a la presentación de las Publicaciones del Archivo Nacional 2008, realizada el día 12 de noviembre (Revista del Archivo Nacional 2007, Cuadernillo No. 17 Lo que usted quería saber del Sistema Nacional de Archivos, Cuadernillo No. 19 Memoria del V Seminario Internacional de Archivos de Tradición Ibérica y Cuadernillo No. 20 Documentos electrónicos: Manual para archiveros.

9 Conclusión del IV depósito de documentos del Archivo Intermedio. 9