Manual de apoyo Expediente Digital

Transcripción

1 Contenido: Flujo operativo del STN y Paso 4. Firma intermedia Paso 5. Escrituración Paso 6. Ingreso al RPP Paso7. Inscripción al RPP Paso 8. Envío al ANEC Proceso de etiquetado de documentos Plataforma Digital de Originación Crediticia Acordeón de pago al notario Mesa de atención El presente material permitirá al notario conocer Los pasos que debe seguir para concluir con el proceso del envío de los expedientes al Archivo Nacional de Expedientes de Crédito (ANEC): 1. Inscripción 2. Procedencia 3. Programa firma 4. Firma intermedia Estos 4 pasos no cambian en el STN, pero al llegar al paso 4 se deben cargar los documentos correspondientes en la herramienta de para avanzar al paso 5. Con la finalidad de que se concluya con éxito el proceso del envío de expediente de crédito al ANEC, es importante que el notario realice correctamente las actividades que se explican a continuación.

2 Flujo Operativo del Proceso del STN y Los notarios tendrán desactivada la marca de inicio de operaciones para validación de expediente. Una vez que el sistema de DS esté listo se puede empezar a operar, para lo cual hay que solicitar al área de Soporte y Monitoreo de la actividad Crediticia la activación de los notarios.

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4 Al concluir con el paso 4 Firma intermedia, hay que cargar los documentos para continuar con el avance en el STN y poder seguir con el paso 5 Escrituración. IMPORTANTE: El fólder del expediente, así como la documentación que lo integra debe tener su respectiva etiqueta. Las etiquetas son proporcionadas por la Gerencia Sr. Notarios, Jurídico y Calidad Documental de Crédito, a través del proveedor del servicio, quien enviará un número de etiquetas acorde con el promedio de originación del año pasado. En caso de requerir más etiquetas, comunicarse a la Mesa de Atención Infonavit al teléfono: DOC1 (3621), o al Correo electrónico: Mesa de Atención Infonavit (MAI) mai@docsolutions.com. Pasos 4 5: Firma intermedia Para continuar con el paso 5 en el STN, es necesario que se suba la documentación a la herramienta Expediente Digital. Entra al STN: Escribe el usuario y contraseña que te proporcionaron en tu correo electrónico.

5 El aviso que registra el sistema es porque no se ha cargado en Expediente Digital la documentación correspondiente al paso 4. Recuerda que para realizar la carga de documentación después de la firma intermedia, debes ingresar a la plataforma con el usuario y contraseña que te proporcionó la Gerencia de Registro y Administración Notarial. IMPORTANTE: Todos los documentos, así como el fólder donde se resguardará el expediente, deben estar etiquetados antes de subirlos a la plataforma. Acceso a Carga de documentos del primer bloque

6 Para acceder a Expediente Digital, escribe el usuario (ID de INEX) y la contraseña Infonavit2017. Para iniciar la carga de los documentos, debes buscar el crédito dando clic en la opción Carga inicial de expediente. El sistema indica el tipo de producto y el notario deberá anotar el código de barras de nomenclatura E, en el apartado superior derecho Consultar el Manual de etiquetado de documentos.

7 En el apartado Paso, indica los documentos que se cargarán, en este caso es el paso 4 de acuerdo con el producto de crédito. Se debe etiquetar y digitalizar cada documento para proceder con la carga de cada uno en la plataforma dando clic en el botón Examinar. NOTA: Es muy importante que las etiquetas sean colocadas en los documentos antes de escanearlos. Los campos Otros son opcionales, por si se requiere subir información adicional.

8 Descripción de campos: Documento: Muestra el nombre del documento que deberá cargar. Archivo: Habilita el botón Examinar para la carga de archivo. Tipo: Indica el tipo de documento. Para el caso de los documentos que requiera enviar y no se encuentren especificados como requeridos, podrá cargarlos en el documento que tiene la clasificación OTROS. Paso: Indica el paso de STN en el cual es requerido el documento. Código de Barras (CB): Se muestra el código de barras que se extrae del documento digitalizado una vez que éste es procesado. Estatus: Indica el estatus actual del documento. Cuando el Asesor Virtual de Notarios (AVN) verifica que no hace falta ningún documento por cargar del paso 4, envía al Infonavit la confirmación de carga de documentos para que el notario pueda seguir avanzando en el proceso de STN.

9 Paso 5.- Escrituración y Confirmación Entra al STN y escribe el número de crédito y da clic en el botón Buscar, para habilitar el paso 5 Escrituración y Confirmación, una vez ahí, proporciona los datos que se solicitan, y da clic en el botón Avanzar. Al concluir con la captura aparece el mensaje: Transacción exitosa, con lo que se habilita el paso 6 Ingreso al RPP.

10 Paso 6.- Ingreso al RPP Proporciona los datos que se solicitan en el paso 6 (Ingreso a RPP), y da clic en el botón Avanzar. Al concluir con la captura aparece el mensaje Operación exitosa, da clic en el botón Avanzar.

11 Para continuar con el proceso, se requiere nuevamente de una carga de documentos, de no ser así el STN no permitirá avanzar al paso 7. IMPORTANTE: Para llevar a cabo la carga, es necesario ingresar nuevamente al sistema Asesor Virtual Notarios.

12 Carga de documentos segundo bloque Ingresa nuevamente al AVN, y en el apartado Mis Actividades selecciona el número de crédito que se está trabajando.

13 Valida en la columna Paso, los documentos que corresponden al Paso 6, da clic en Examinar para iniciar con la carga de documentos, previamente etiquetados, y verifica que en Estatus diga Guardado. A partir de que el estatus esté en Guardado de todos los documentos del paso 6 de SNT, da clic en Continuar. El nivel de servicio para que el Asesor Virtual de Notarios valide los documentos es de 2 días hábiles.

14 Una vez cargada la documentación, en Estatus se debe indicar el mensaje En validación, y el nivel de servicio es 2 días. Si todos los documentos fueron correctos, se notifica al STN para que permita avanzar el proceso.

15 Después de dos días, si el Estatus dice Validado incorrecto, da clic en el mensaje para saber por qué el documento fue rechazado, y deberás cargarlo nuevamente.

16 Paso 7.- Registro de inscripción en el RPP Ingresa al STN y escribe el número de crédito; da clic en Buscar. Se habilita la pantalla en la que se escriben los datos de la Propiedad y del Gravamen; a la par, en el sistema AVN cargar los documentos que corresponden a este paso. Al concluir con la captura aparece el mensaje Operación exitosa. Da clic en el botón Aceptar.

17 - Carga del tercer bloque de documentos Recuerda que hay que etiquetar, digitalizar y cargar cada documento requerido en el paso 7 de STN dando clic en el botón Examinar. Posteriormente, da clic en el botón Continuar para que inicie la validación con un nivel de servicio de 2 días hábiles. Paso 8.- Envió al ANEC Si todos los documentos fueron validados como correctos, el STN indica que El NSS está listo para ser anexado a una guía. Da clic en Aceptar.

18 Entra al STN, y da clic en Guías. Para el envío físico, hay que validar en la opción Consulta de Guías.

19 Para continuar con el proceso aparece un recuadro que indica que la operación fue exitosa. Proporciona los datos de la Guía y escribe los montos que se deben cubrir al notario en los campos habilitados.

20 Si los datos están correctos, aparece un recuadro que indica que El crédito solicitado ya fue anexado a una guía y enviado al ANEC. Da clic en el botón Aceptar. NOTA: Cuando los documentos físicos llegan al ANEC, éstos se cotejan contra los documentos que se validaron y Control de aprobaron Cambios previamente Fecha: en Febrero formato digital Versión: 1.0

21 Etiquetado de documentos: Para el correcto funcionamiento de la plataforma Digital de Originación Crediticia es necesario cubrir las siguientes especificaciones técnicas para la digitalización y carga de documentos: Uso de Navegador Google Chrome. Se debe contar con un escáner que permita generar archivos digitales con las siguientes características: o Formato de salida de imagen de 300 PPP (puntos por pulgada). o Escala de grises. o Formato PDF. o Compresión recomendada CCITT Fax 4. o Peso máximo por archivo de 30 MB. o Ancho de banda de subida dedicado de 5 Mb para este servicio (Uso de internet) Para los documentos que tengan más de una hoja/página, deben digitalizarse en el mismo archivo para permitir su carga completa por documento. Ejemplo: Modelo de Escritura Pública Simplificada. Documentación para el primer bloque (La documentación varía de acuerdo con el tipo de producto), a continuación se muestra una lista enunciativa más no limitativa: Aviso de otorgamiento. Condiciones generales de contratación Anexo A. Carta de condiciones financieras definitivas Anexo B. Carta de condiciones financieras definitivas Anexo B Conyugal. Anexo C. Certificado de existencia o inexistencia de gravamen (CLG). Identificación oficial del derechohabiente. Identificación del cónyuge. Aviso de retención de descuento. Aviso de retención de descuento del cónyuge. Carta de instrucción irrevocable Art. 43 Bis. Carta de instrucción irrevocable Art. 43 Bis. (Cónyuge). Carta de autorización de crédito de la entidad financiera Carta de autorización de crédito de la entidad financiera (Conyugal). Carta de instrucción de manifestación de saldo de la entidad financiera. Autorización para la consulta a la Sociedad de Información Crediticia (Formato SIC). Autorización para la consulta a la Sociedad de Información Crediticia (Formato SIC) Conyugal. Avalúo comercial. Solicitud de inscripción de crédito. Carta de instrucción notarial.

22 Documentos para el segundo bloque: Modelo de Escritura Pública Simplificada. Acuse de presentación al RPP. Pago de impuestos. Pago de derechos. Documentos para el tercer bloque: Datos de inscripción al RPP (Sello boleta registral). Escritura primera hoja. Recibo de honorarios. Proceso de etiquetado de documentos: Para iniciar el proceso, la Gerencia Sr. de Notarios, Jurídico y Calidad Documental suministrará códigos de barra únicos e irrepetibles a los usuarios originadores de crédito, para que éstos sean adheridos al fólder/carátula (código E ) y a cada documento en la primera hoja (código D ), previo a la digitalización y su posterior carga y envío a validación. La etiqueta no debe cubrir el texto del documento y debe estar de manera horizontal. Las etiquetas se enviarán a cada notario acorde al promedio de su originación del año pasado. Tipo de etiquetas: Etiqueta para el fólder o carátula del expediente. Etiqueta para cada documento. Se debe pegar en la primera hoja del documento. NOTA: Las letras E y D ayudan a crear un control diferenciado entre expedientes y los documentos que integran cada uno de ellos. Cuando es E se pega en el expediente, y cada documento se identifica con D.

23 Ubicación de etiquetas para documentos como para fólderes. IMPORTANTE: En el Sistema AVN, se tiene la opción de solicitud de etiquetas. En caso de que el usuario originador de crédito ya no cuente con insumo suficiente, debe entrar a la plataforma AVN o solicitar lo que necesite al correo mai@docdolutions.com : Mesa de atención: A efecto de atender y solucionar las dudas y problemas referentes al manejo de la plataforma Asesor Virtual Notarios (AVN) se tendrán los siguientes medios de atención: Teléfono: DOC1 (3621) Correo electrónico: Mesa de Atención Infonavit (MAI) mai@docsolutions.com El horario de atención será de lunes a viernes de 8:00-19:00 horas. Para dudas o problemas con sistemas del Infonavit (STN) se deberá llamar a CASIA: Teléfono: Correo electrónico: casia@infonavit.org.mx El horario de atención será de lunes a viernes de 7:30-23:00 horas. sábados, domingos y días festivos de 7:30-20:00 horas.