Avaya Softconsole Versión 1.5 Referencia rápida

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1 Avaya Softconsole Versión 1.5 Referencia rápida SPL Edición 1 Febrero de 2003

2 Copyright 2003, Avaya Inc. Todos los derechos reservados Impreso en EE.UU. Aviso. Aun cuando se realizaron todos los esfuerzos para garantizar que la información de este manual fuera completa y precisa al momento de la impresión, Avaya no asume responsabilidad alguna por ningún error. Los cambios y correcciones a la información contenida en este documento pueden incorporarse en reediciones futuras. Su responsabilidad por la seguridad del sistema. El fraude de llamadas es el uso no autorizado de su sistema de telecomunicaciones por parte de un tercero no autorizado; por ejemplo, personas que no son empleados, ni agentes, ni subcontratistas de su compañía o personas que trabajan en nombre de su compañía. Debe estar consciente de que puede haber un riesgo de fraude de llamadas asociado con su sistema de telecomunicaciones y, si se produce el fraude de llamadas, éste puede generar cargos adicionales considerables para sus servicios de telecomunicaciones. Usted y su administrador del sistema son responsables de la seguridad del sistema, que incluye la programación y configuración de sus equipos para evitar el uso no autorizado. El administrador del sistema también es responsable de leer todos los documentos de instalación, instrucción y administración del sistema suministrados con este producto, con el fin de comprender cabalmente las características que pueden generar el riesgo de fraude de llamadas y las medidas que pueden adoptarse para reducir dicho riesgo. Avaya no garantiza que este producto esté protegido o impida el uso no autorizado de servicios o instalaciones de telecomunicaciones de portadora común a los que se tenga acceso a través de este producto o que estén conectados a éste. Avaya no será responsable de ningún cobro que se origine por dicho uso no autorizado. Intervención de fraude de Avaya. Si sospecha que es víctima de fraude de llamadas y necesita soporte o asistencia técnica y se encuentra en los EE.UU., llame a Technical Service Center Toll Fraud Intervention Hotline (Línea directa de intervención de fraude de llamadas del centro de servicio técnico) al Si necesita soporte o asistencia técnica y se encuentra fuera de los EE.UU., comuníquese con el proveedor con quien adquirió el contrato de servicio y mantenimiento del equipo. Si debe informar problemas de fraude telefónico en relación con un teléfono público, póngase en contacto con el proveedor del servicio telefónico del país. Garantía. Avaya proporciona una garantía limitada sobre este producto. Consulte la tarjeta Limited Use Software License Agreement (Contrato de licencia de software de uso limitado), incluida con su paquete. Marcas comerciales. Softconsole es una marca registrada de Avaya, Inc. Otros productos y marcas de fábrica son marcas comerciales de sus respectivos propietarios. Todos los derechos reservados.

3 Contenido Conectarse y salir 1 Iniciar una sesión de Softconsole 1 Identificarse en Softconsole 2 Salir de una sesión de Softconsole 2 Conexión en modo IP 2 Modo de desconexión de IP 3 Obtener ayuda 3 Manejo básico de llamadas 4 Resumen de teclas de acceso rápido 4 Contestar una llamada 5 Llamar a una extensión 5 Llamar a un número de teléfono externo 6 Hacer una segunda llamada (Retención automática) 6 Hacer una segunda llamada 6 Poner la llamada actual en retención 7 Liberar una llamada 7 Recuperar una llamada retenida 7 Escribir comentarios acerca de una llamada 7 Llamadas de conferencia 8 Configurar una llamada de conferencia 8 Retirarse de una llamada de conferencia 8 Finalizar una llamada de conferencia 8 Transferir llamadas 9 Transferir una llamada entrante (Transferencia automática) 9 Desactivar transferencia automática para la llamada actual 9 Transferir una llamada entrante (Supervisada) 9 Edición 1 febrero de 2003 iii

4 Contenido Usar el directorio de Softconsole 10 Seleccionar un directorio 10 Buscar información en el directorio 10 Agregar una entrada al directorio 11 Cambiar información en el directorio 11 Eliminar una entrada del directorio 11 Mostrar vista detallada de entradas de directorio 12 Hacer notas en una entrada de directorio 12 Hacer una llamada usando el directorio 12 Enviar correo electrónico usando el directorio 13 Ver estado de línea para una entrada seleccionada 13 iv Edición 1 febrero de 2003

5 Referencia rápida Conectarse y salir Este folleto contiene las instrucciones básicas para usar Avaya Softconsole versión 1.5. Para obtener instrucciones detalladas o información sobre el uso de la aplicación Softconsole en entornos de Servicio de operadora centralizado (CAS) y Sistemas de comunicaciones distribuidas (DCS) u otras configuraciones, consulte la Guía de la operadora de Avaya Softconsole versión 1.5. Los siguientes procedimientos explican cómo acceder a Softconsole. Para determinar cuáles de estos procedimientos de conexión debe usar (si los hubiera), consulte al administrador del sistema. Iniciar una sesión de Softconsole 1. Realice uno de los siguientes pasos: En la ventana del Escritorio, haga doble clic en el icono de Softconsole. En el menú Inicio, seleccione Programas>Avaya>Avaya Softconsole>Avaya Softconsole. Si no se requiere que ingrese un nombre de acceso o contraseña, se abre la ventana de Softconsole. En caso contrario, vaya al Paso Ingrese su nombre de acceso y contraseña (si corresponde). 3. Presione ENTRAR o haga clic en el botón Aceptar. NOTA: Si trabaja en un modo de Protocolo de Internet (IP), debe además conectarse al servidor antes de usar Softconsole. Consulte Conexión en modo IP en la página 2. Edición 1 febrero de

6 Referencia rápida Identificarse en Softconsole Si otra operadora ha trabajado en una sesión de Softconsole en su computadora, usted debe identificarse en Softconsole antes de iniciar su sesión. 1. En el menú Archivo, haga clic en Conexión de operadora para ver el cuadro de diálogo Conexión de operadora Softconsole. 2. Ingrese su nombre de acceso y contraseña. 3. Presione ENTRAR o haga clic en el botón Aceptar. Salir de una sesión de Softconsole 1. Asegúrese de que no aparezcan llamadas en la consola. 2. En el menú Archivo, haga clic en Salir. Si trabaja en un modo IP, se desconecta automáticamente del servidor. NOTA: Si la consola detecta alguna llamada en progreso, aparece un cuadro de diálogo de advertencia. Haga clic en el botón Cancelar en el cuadro de diálogo para volver a la sesión de Softconsole sin desconectar las llamadas. Conexión en modo IP Si trabaja en un modo IP, debe conectarse al servidor. Si no está conectado al servidor, no podrá manejar llamadas a través de Softconsole. 1. Inicie Softconsole según el procedimiento en Iniciar una sesión de Softconsole en la página 1. Si no aparece el cuadro de diálogo Conexión, seleccione Conexión>Conexión en el menú Archivo. 2. En el cuadro de diálogo Conexión, ingrese la siguiente información en los cuadros correspondientes: la extensión asignada su contraseña si desea utilizar la configuración Road Warrior (voz sobre IP) o la configuración Trabajo a distancia la dirección del servidor la configuración del ancho de banda (sólo la configuración Road Warrior) el número telefónico que utilizará para escuchar y hablar con el interlocutor de una llamada (sólo la configuración Trabajo a distancia) 2 Edición 1 febrero de 2003

7 Conectarse y salir 3. Si desea que la aplicación guarde su contraseña para la próxima vez que se conecte al servidor, marque la casilla de verificación Recordar la contraseña para el siguiente ingreso al sistema. 4. Si desea que la aplicación trate de conectarse automáticamente al servidor la próxima vez que inicie Softconsole, marque la casilla de verificación Si es posible, ingresar automáticamente, cuando se reinicie la aplicación. 5. Haga clic en el botón Conexión. NOTA: Dependiendo de la configuración, puede aparecer un cuadro de diálogo adicional indicándole que verifique la conexión mediante la realización de una llamada de prueba. Haga clic en el botón Aceptar y luego realice una llamada de prueba. Modo de desconexión de IP Para desconectarse del servidor en modo IP sin cerrar Softconsole: 1. Asegúrese de que no aparezcan llamadas en la consola. 2. En el menú Archivo, haga clic en Conexión. Aparecerá un submenú. 3. Haga clic en Desconexión. NOTA: Si la consola detecta alguna llamada en progreso, aparece un cuadro de diálogo de advertencia. Haga clic en el botón Cancelar para volver a la sesión de Softconsole sin desconectar las llamadas. Obtener ayuda Para obtener ayuda en línea inmediata, presione F1. Edición 1 febrero de

8 Referencia rápida Manejo básico de llamadas Resumen de teclas de acceso rápido Las teclas de acceso rápido son combinaciones de teclas específicas que puede programar el administrador de Softconsole para opciones particulares de barra de herramientas y de menú. Por ejemplo, si presiona ALT-M podrá enviar un correo electrónico a una entrada seleccionada del directorio. Si se han programado teclas de acceso rápido para Softconsole, puede sustituir la tecla de acceso rápido correspondiente en cualquiera de los procedimientos proporcionados en este folleto. Puede que considere útil registrar las teclas de acceso rápido adicionales programadas para el sistema en la tabla que aparece a continuación. Tecla de acceso rápido F3 F4 F5 F6 F7 F8 F9 F10 F11 ALT-M ALT-S ALT-1 a ALT-6 Función asignada Iniciar una nueva llamada Capturar una llamada Transferir una llamada Poner una llamada en conferencia Agregar una llamada a una conferencia Retener una llamada Desconectar una llamada Cancelar Finalizar una llamada de conferencia Abrir la aplicación de correo electrónico Muestra el estado de línea de una entrada de directorio seleccionada Permite una selección directa de líneas de llamada específicas mediante el teclado 4 Edición 1 febrero de 2003

9 Manejo básico de llamadas Contestar una llamada 1. Siga uno de estos pasos: Si el indicador de captura rojo perfila la línea de llamada, presione F4 (Captura). Presione ALT y la tecla (1 a 6) de la línea de llamada correspondiente. Haga clic en cualquier parte de la línea de llamada, excepto en el botón de información o el área de comentarios. 2. Ayude al abonado, según sea necesario. NOTA: Para contestar una segunda llamada, presione F8 (Retener) para retener la llamada actual. Luego siga los pasos 1 y 2. Llamar a una extensión 1. Siga uno de estos pasos: Presione F3 (Nuevo). Ingrese el número de extensión. Presione ALT y la tecla (1 a 6) correspondiente a una línea de llamada disponible. Ingrese el número de extensión. Haga clic en cualquier parte de la línea de llamada, excepto en el botón de información o el área de comentarios. Ingrese el número de extensión. Haga clic con el botón izquierdo del mouse en la celda Selección directa de extensión/indicación luminosa del estado de ocupado (DXS/BLF) correspondiente a la extensión. Ubique la extensión en el directorio de Softconsole correspondiente. Presione ENTRAR para marcar la extensión de la entrada seleccionada. 2. Si la extensión está ocupada o no responde, presione F9 (Liberar) e intente nuevamente más tarde. Edición 1 febrero de

10 Referencia rápida Llamar a un número de teléfono externo 1. Siga uno de estos pasos: Presione F3 (Nuevo). Ingrese el código de acceso a las troncales correspondiente. Presione ALT y la tecla (1 a 6) correspondiente a una línea de llamada disponible. Ingrese el código de acceso a las troncales correspondiente. Haga clic en el botón Selección de grupo de troncales correspondiente (o seleccione el grupo de troncales desde el menú Troncal). 2. Cuando escuche el tono de marcar, ingrese el número de teléfono. 3. Si el número de teléfono está ocupado o no responde, presione F9 (Liberar) e intente nuevamente más tarde. Hacer una segunda llamada (Retención automática) Para hacer una segunda llamada cuando ya tiene una llamada activa (cuando el servidor de Avaya administra la Retención automática): 1. Siga uno de estos pasos: Presione F4 (Capturar) para seleccionar la siguiente línea de llamada disponible. Presione ALT y la tecla (1 a 6) correspondiente a una línea de llamada disponible. Haga clic en cualquier parte de una línea de llamada disponible, excepto en el botón de información o el área de comentarios. 2. Marque el número de extensión o teléfono (incluido el código de acceso a las troncales). 3. Si el abonado llamado está ocupado o no contesta, presione F9 (Liberar) e intente nuevamente. Hacer una segunda llamada Para hacer una segunda llamada cuando tiene una llamada activa (cuando el servidor de Avaya no administra la Retención automática): 1. Presione F8 (Retener) para poner la llamada actual en retención. 2. Seleccione una línea de llamada disponible. 3. Ingrese el número de teléfono (incluido el código de acceso a las troncales). 6 Edición 1 febrero de 2003

11 Manejo básico de llamadas 4. Si el abonado llamado está ocupado o no contesta, presione F9 (Liberar) e intente nuevamente. Poner la llamada actual en retención Para retener la llamada actual, presione F8 (Retener). Liberar una llamada Para liberar una llamada activa, presione F9 (Liberar). Recuperar una llamada retenida Para recuperar (capturar) una llamada retenida, siga uno de estos pasos: Presione F4 (Capturar) en la línea de llamada. Presione ALT y la tecla (1 a 6) de la línea de llamada correspondiente. Haga clic en cualquier parte de la línea de llamada, excepto en el botón de información o el área de comentarios. Escribir comentarios acerca de una llamada Para hacer notas temporales mientras hay una llamada activa: 1. Haga clic en el área de comentarios de la línea de llamada. 2. Utilice el teclado para ingresar un comentario acerca de la llamada actual. El comentario permanece hasta que lo elimine o hasta que libere la llamada. 3. Para salir del área de comentarios, siga uno de estos pasos: Haga clic fuera del área de comentarios en la línea de llamada. Haga clic en un botón de función, troncal o de grupo de centenas. Seleccione un nuevo directorio. Edición 1 febrero de

12 Referencia rápida Llamadas de conferencia Configurar una llamada de conferencia NOTA: La función Conferencia de la operadora no está disponible en el entorno de CAS. 1. Conteste o haga la llamada que se colocará en conferencia con un máximo de cinco abonados. 2. Presione F6 (Conferencia). 3. Ingrese el número de extensión o de teléfono (incluido el código de acceso a las troncales). 4. Siga uno de estos pasos: Si el abonado llamado contestó y desea unirse a la llamada de conferencia, presione F7 (Agregar). Si el abonado llamado no contesta o no desea unirse a la llamada de conferencia, presione F10 (Cancelar). Retirarse de una llamada de conferencia Para retirarse de una llamada de conferencia sin afectar a los abonados conectados, presione F9 (Liberar). Finalizar una llamada de conferencia Para finalizar una llamada de conferencia para todos los abonados conectados: 1. Presione F11 (Fin Conf) en la línea de llamada asociada con la llamada de conferencia. 2. Cuando se le indique mediante el cuadro de diálogo, presione ENTRAR o haga clic en el botón Aceptar. 8 Edición 1 febrero de 2003

13 Transferir llamadas Transferir llamadas Transferir una llamada entrante (Transferencia automática) Puede usar este método sólo cuando se administre la función Transferencia automática para Softconsole: 1. Conteste la llamada entrante y presione F5 (Transferir). 2. Marque la extensión (usando el teclado, DXS/BLF o el directorio de Softconsole). Desactivar transferencia automática para la llamada actual Para desactivar la función Transferencia automática para la llamada actual de modo que pueda anunciar la llamada: Presione MAYÚS mientras marca el número en el teclado. Presione MAYÚS-ENTRAR mientras marca el número desde el directorio de Softconsole. Presione MAYÚS y haga clic mientras marca desde la Indicación luminosa del estado de ocupado. Transferir una llamada entrante (Supervisada) 1. Conteste la llamada entrante y presione F5 (Transferir). 2. Marque la extensión (usando el teclado, DXS/BLF o el directorio de Softconsole) o el número de teléfono (incluido el código de acceso a las troncales). 3. Cuando responda el abonado llamado, anuncie la llamada. 4. Siga uno de estos pasos: Si el abonado llamado acepta la llamada, presione F9 (Liberar). Si el abonado llamado no acepta la llamada, presione F10 (Cancelar) para volver a conectarse con el abonado. Tome un mensaje (si fuera necesario) y presione F9 (Liberar). Si la línea está ocupada o nadie contesta, presione F10 (Cancelar) para volver a conectarse con el abonado. Tome un mensaje (si fuera necesario) y presione F9 (Liberar). Edición 1 febrero de

14 Referencia rápida Usar el directorio de Softconsole Seleccionar un directorio Los directorios a los que puede acceder y las actividades que puede realizar en cualquier directorio dependen de los privilegios que le haya asignado su administrador de Softconsole. Si hay más de un directorio disponible para usted, el icono del directorio activo queda resaltado en el panel de directorio y aparece una marca junto al nombre del directorio correspondiente en el menú Directorio. Para seleccionar otro directorio, presione ALT y la tecla correspondiente al nombre de directorio adecuado. De lo contrario, haga clic en el icono asociado con el directorio. Buscar información en el directorio 1. En el cuadro Buscar por, ubique y haga clic en el nombre del campo asociado con el tipo de búsqueda que desea realizar. 2. En el cuadro Buscar para, escriba la cadena de texto que desea que ubique Softconsole. NOTA: Si utiliza una vista LDAP, aparecerá el botón Buscar cuando escriba información en el cuadro Buscar para. El botón Buscar indica que Softconsole está en el modo búsqueda rápida. Softconsole está en el modo búsqueda rápida de manera predeterminada cuando abre una vista LDAP. Debe hacer clic en el botón Buscar para iniciar la búsqueda. Softconsole ubica el primer registro que coincide con la información que ha ingresado hasta ese momento. Para cancelar una búsqueda que inició (es decir, cuando aparece el botón Buscar), haga clic en la barra de desplazamiento o seleccione un registro. 3. Si aparece más de una entrada como una posible coincidencia, haga clic en la entrada correspondiente. 10 Edición 1 febrero de 2003

15 Usar el directorio de Softconsole Agregar una entrada al directorio 1. Siga uno de estos pasos Seleccione Agregar en el menú Directorio. En la barra de herramientas de Directorio, haga clic en el botón Agregar. 2. En el cuadro de diálogo Agregar adición a directorio, ingrese la información para el primer campo. 3. Presione TAB para moverse al siguiente campo. 4. Cuando termine de ingresar información en todos los campos para este nuevo registro, presione ENTRAR o haga clic en el botón Aceptar. Cambiar información en el directorio 1. Ubique la entrada que desea editar. 2. Siga uno de estos pasos: Seleccione Modificar en el menú Directorio. En la barra de herramientas de Directorio, haga clic en el botón Modificar. 3. En el cuadro de diálogo Modificar adición a directorio, cambie la información necesaria. 4. Para guardar los cambios, presione ENTRAR o haga clic en el botón Aceptar. Eliminar una entrada del directorio 1. Ubique la entrada que desea eliminar. 2. Siga uno de estos pasos: Seleccione Eliminar en el menú Directorio. En la barra de herramientas Directorio, haga clic en el botón Eliminar. 3. En el cuadro de diálogo de advertencia, presione ENTRAR o haga clic en el botón Sí para confirmar que desea eliminar esta entrada. Edición 1 febrero de

16 Referencia rápida Mostrar vista detallada de entradas de directorio Para abrir una vista detallada de entradas de directorio a medida que se resaltan: 1. Siga uno de estos pasos: Seleccione Ver detalles en el menú Directorio. En la barra de herramientas Directorio, haga clic en el botón Ver detalles. La vista detallada (que muestra toda la información asociada a una entrada) aparece en la parte inferior del panel de directorio. Si puede marcar los números asociados a cualquiera de los campos mostrados, a la derecha del campo aparece un botón de marcación rápida. 2. Para ocultar la vista detallada, haga clic nuevamente en Ver detalles. Hacer notas en una entrada de directorio 1. Ubique la entrada para la cual desea escribir notas. 2. Siga uno de estos pasos: Seleccione Modificar en el menú Directorio. En la barra de herramientas de Directorio, haga clic en el botón Modificar. 3. En el cuadro de diálogo Modificar adición a directorio, vaya al área Notas usando el mouse o la tecla TAB. 4. Ingrese la información necesaria en el área Notas. 5. Haga clic en el botón Aceptar para guardar la nota. Hacer una llamada usando el directorio Puede hacer una llamada directamente desde el directorio de Softconsole a cualquier entrada sólo cuando no haya otra llamada activa en Softconsole. 1. Ubique la persona que aparece en el directorio de Softconsole. 2. Con la entrada de directorio resaltada, siga uno de estos pasos para hacer la llamada: Presione ENTRAR. Haga doble clic en el registro seleccionado. Haga clic en el botón Marcar en el área Vista detallada. 3. Si el abonado llamado está ocupado o no contesta, presione F9 (Liberar) e intente nuevamente. 12 Edición 1 febrero de 2003

17 Usar el directorio de Softconsole Enviar correo electrónico usando el directorio 1. Ubique la entrada de la persona a la cual desea enviar el correo electrónico. 2. Siga uno de estos pasos para abrir la aplicación de correo del escritorio: Presione ALT-M. Seleccione Enviar correo electrónico en el menú Directorio. 3. En la ventana de composición, escriba el mensaje. NOTA: Si la entrada de directorio contiene una dirección de correo electrónica válida, esa dirección se inserta en forma automática en el campo A de la ventana de correo electrónico. De lo contrario, debe ingresar la dirección del correo electrónico. 4. Haga clic en el botón Enviar para enviar este mensaje. Ver estado de línea para una entrada seleccionada Mientras está viendo una entrada de directorio para una extensión, presione ALT-S para ver el estado de línea de esta entrada. El color de fondo de la entrada de directorio en pantalla cambia para reflejar el color en la celda BLF correspondiente a esta extensión. Edición 1 febrero de

18 Referencia rápida 14 Edición 1 febrero de 2003