Procedimiento para realizar el desarrollo de colecciones en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS.

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2 Procedimiento para realizar el desarrollo de colecciones en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS. 1. Objetivo Establecer las políticas y actividades para formar y orientar las colecciones bibliográficas de manera sistemática de acuerdo con las necesidades de información de los usuarios de las Unidades de Información que permitan optimar los recursos documentales institucionales. 2. Ámbito de aplicación El presente procedimiento es de observancia obligatoria para el personal que labora en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS. 3. Políticas 3.1. El presente procedimiento dejará sin efecto en los procedimientos Selección y adquisición de libros y obras de consulta; Selección y solicitud de periódicas; Procedimiento para la depuración y descarte de material documental y el anexo 10.6 Altas y bajas de títulos de del Manual de Procedimientos para la operación de los Centros de Documentación y Salas de Lectura del Instituto Mexicano del Seguro Social, de fecha de emisión 31 de diciembre de El presente procedimiento atiende lo establecido en los siguientes documentos: Contrato Colectivo de Trabajo, Reglamento Interior de Trabajo, Capítulo I. De su objeto y aplicación. Manual de Organización de la Dirección de Prestaciones Médicas, vigente. Manual de Organización de las Unidades Médicas de Alta Especialidad. Norma que establece las disposiciones generales de la Educación en Salud y sus procesos en el Instituto Mexicano del Seguro Social, clave (vigente) Aplicará y supervisará el Coordinador Delegacional de Educación en Salud y el Director de Educación e Investigación en Salud (UMAES) en el ámbito de su competencia, el cumplimiento de las instrucciones generales señaladas en el presente procedimiento Supervisará el Coordinador Delegacional de Educación en Salud y el Director de Educación e Investigación en Salud (UMAES) en el ámbito de su competencia, el cumplimiento de las instrucciones generales señaladas en el presente procedimiento Será responsabilidad de los Coordinadores Clínicos de Educación y de los Jefes de la División de Educación y del personal bibliotecario de las Unidades de Información del SIBIMSS el uso adecuado del acervo y de las fuentes de información adquiridas por el IMSS. Página 2 de 46 Clave:

3 3.6. Serán responsables el Coordinador Delegacional de Educación en Salud y el Director de Educación e Investigación en Salud (UMAES) de gestionar las solicitudes de adquisición de libros y periódicas para las Unidades de Información de su ámbito de competencia hacia la Coordinación de Educación en Salud Será responsabilidad del personal bibliotecario de las Unidades de Información del SIBIMSS, la selección de los acervos idóneos basándose en la colección global, las necesidades de los usuarios, atendiendo el presente procedimiento Propiciará que el personal bibliotecario de las Unidades de Información realice actividades de evaluación de las fuentes de información adquiridas por el Instituto, así como su análisis para el mejoramiento del desarrollo de colecciones La comunicación entre el Área de Documentación en Salud y las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS se realizará, en la medida de lo posible, mediante el uso de medios electrónicos. 4. Definiciones: Para efectos del presente procedimiento se entenderá por: 4.1. acervo: Conjunto de documentos pertenecientes a una adquisición: Véase adquisición de documentos adquisición de documentos. Una vez que los documentos han sido seleccionados, el siguiente proceso consiste en la adquisición de los mismos, a través de distintos procedimientos. El procedimiento de adquisición más habitual en las bibliotecas es la compra, pero también existen otros, como el canje, los donativos y el depósito legal, que presentan mayor o menor importancia según los distintos tipos de bibliotecas baja: (Área de Presupuesto, Contabilidad y Evaluación Financiera). Documento por el cual los bienes del Instituto son excluidos del inventario, debido a que fueron retirados del servicio por pérdida, deterioro, donación, venta o menoscabo de sus atributos bibliográfico(a): Relacionado con libros u otros materiales bibliográficos bibliotecario: Profesional que tiene a su cargo planear, organizar, controlar, dirigir y evaluar los servicios y recursos informativos documentales catálogo: Conjunto uniforme de los registros bibliográficos de los documentos existentes en una catálogo bibliográfico: Véase catálogo Catálogo Bibliográfico Nacional : Catálogo colectivo en línea del Sistema Bibliotecario del IMSS. Página 3 de 46 Clave:

4 4.10. catálogo en línea: Catálogo disponible para consulta interactiva a través de terminales conectadas a un servidor. Archivo de registros bibliográficos producidos por las Unidades de Información, que contribuyen con registros para la red institucional CDS: véase centro de documentación en salud centro de documentación en salud: que apoya la práctica clínica, la docencia e investigación mediante la planeación, organización, análisis y otorgamiento de servicios documentales y que cuenta con personal bibliotecario colección: Véase acervo colección o fondo bibliográfico: Es el conjunto de materiales bibliotecarios que las Unidades de Información ponen a disposición de los usuarios demanda o solicitud de información: Petición expresa o escrita de datos en relación a un perfil de interés o propósito de aplicación depuración: Proceso por el cual se seleccionan documentos de la colección de una unidad de información para retirarlos de la misma. El objetivo puede ser eliminar documentos no apropiados para los usuarios, facilitar el manejo de las colecciones desarrollo de colecciones: Término utilizado para referirse a varios procesos relacionados con las colecciones bibliotecarias, sobre todo, criterios para la selección de documentos; evaluación de las necesidades de los usuarios, tanto potenciales como reales; estudios sobre la utilización de la colección; evaluación; planificación para compartir recursos y expurgo estantería: Conjunto de estantes destinados a recibir el material de una biblioteca, archivo o unidad de información documental evaluación de colecciones: Valoración de la utilidad y pertinencia de las colecciones de un centro de documentación con relación a las necesidades de información de sus usuarios o programas expurgo: Proceso consistente en una serie de tareas archivísticas encadenadas (identificación, valoración, selección y eliminación), para lograr un total conocimiento de la documentación que permitirá la realización de cuadros o tablas de expurgo. Operación básica de mantenimiento de un fondo de archivo por la que, previa identificación y valoración de las series que lo componen, se seleccionan los documentos a fin de que solo aquellos que reúnan las mejores condiciones de testimonio e información pasen a los archivos históricos para su conservación permanente fuente de información: Toda forma de registro sistematizado de datos susceptible de aportar datos relevantes a un propósito dado, como un directorio, una base de datos bibliográfica, un catálogo, una serie estadística, un registro estadístico, etcétera. Página 4 de 46 Clave:

5 4.22. inventario: Lista detallada y descriptiva de recursos materiales con el número, cantidad y valor de cada uno de ellos ISBN (International Standard Book Number, Número internacional normalizado para libros): Es un sistema de identificación de la producción editorial, derivado de la recomendación ISO 2108 de la Organización Internacional de Normas; permite conocer tendencias y caracterizar la producción intelectual de cada país o región ISSN (Internacional Standard Serial Number, Número internacional estandarizado de publicación seriada): Es un código internacionalmente aceptado para la identificación de periódicas y consta de ocho caracteres de los cuales el último es de comprobación kardex: No es nombre genérico, sino una marca comercial registrada. Este término, de origen inglés, está formado por la contracción de kardex e index, es decir, índicefichero. Dígase, en consecuencia, tarjetero o archivador vertical visible. Se usa especialmente para el control y guarda de las tarjetas de kardex necesidad de información: Problemas no resueltos de información que se le presentan a los individuos en el desempeño de sus labores en el área de la salud, lo que implica conocerlos, detectarlos y desarrollar los mecanismos para su solución personal bibliotecario: Personal de las categorías de Técnico en Bibliotecas, Asistente de Bibliotecario y Bibliotecario, encargado de realizar las actividades de organización, análisis y prestación de servicios bibliotecarios en las Unidades de Información del IMSS publicación periódica: Publicación primaria, secundaria y/o terciaria editada y distribuida en partes, o fascículos sucesivos, relacionados en forma secuencial y acompañado de su designación numérica, cronológica o alfabética, sin una fecha de terminación registro bibliográfico: Conjunto de datos formales que identifican y localizan un documento. Es una representación del documento resultado de la catalogación y por tanto un documento secundario. Está constituido por la referencia bibliográfica sala de consulta electrónica (SCE): del Sistema Bibliotecario del IMSS que apoya la práctica clínica, la docencia e investigación. Cuentan con espacio físico adecuado, equipos de cómputo con acceso a Internet e impresoras sala de lectura (SL): del Sistema Bibliotecario del IMSS que apoya la práctica clínica, la docencia e investigación mediante la organización y otorgamiento de servicios documentales selección: Véase selección de documentos selección de documentos: La selección es el proceso por el cual se decide qué documentos deben añadirse a la colección de una biblioteca; en dicho proceso debe estar Página 5 de 46 Clave:

6 presente el usuario, bien de forma directa, o bien indirecta, a través de desideratas, estudios de usuarios, etcétera sistema bibliotecario del IMSS (SIBIMSS): Conjunto de Centros de Documentación en Salud, Salas de Lectura, Salas de Consulta Electrónica y CENAIDS establecidos para conservar, organizar y hacer accesible al usuario la información documental en el área de la salud título: Palabra, frase, carácter o conjunto de caracteres que aparecen normalmente en un ítem, que da nombre al ítem o a la obra contenida en éste unidad de información: Centro de Documentación en Salud, Sala de lectura, Sala de Consulta Electrónica, o cualquier otra unidad que tenga como objetivo ofrecer datos, información y/o documentación en salud a los usuarios. Este término engloba todas las Unidades de Información. Página 6 de 46 Clave:

7 5. Procedimiento para que el personal bibliotecario realice el desarrollo de colecciones en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS. Responsable Actividad Documentos involucrados Etapa I. Evaluación de la colección 1. Consulta los datos sobre documentos bibliográficos disponibles en formato impreso, registrados en el Diagnóstico situacional de la unidad de información , de acuerdo al programa anual de trabajo del año en curso. Diagnóstico situacional de la unidad de información Analiza los datos sobre documentos bibliográficos disponibles en formato impreso y electrónico, registrados en el Diagnóstico situacional de la unidad de información Identifica el total y el tipo de documentos bibliográficos y registra los datos obtenidos en el Reporte de evaluación de la colección documental , (anexo 1). 4. Consulta la colección de documentos bibliográficos disponibles en formato electrónico con acceso a través de la dirección electrónica de la Coordinación de Educación en Salud 5. Identifica el total y el tipo documentos de la colección de documentos bibliográficos disponibles en formato electrónico. 6. Registra los datos obtenidos en el Reporte de evaluación de la colección documental (anexo 1). Diagnóstico situacional de la unidad de información Reporte de evaluación de la colección documental Colección de documentos bibliográficos disponibles en formato electrónico Colección de documentos bibliográficos disponibles en formato electrónico Reporte de evaluación de la colección documental Página 7 de 46 Clave:

8 Responsable Actividad Documentos involucrados 7. Consulta los datos registrados en el "Estudio de necesidades de la información" del programa anual de trabajo de la unidad de información del año en curso. 8. Identifica los datos sobre: Especialidades de la unidad médica. Actividades educativas que se imparten en la unidad médica. Proyectos de investigación que se realizan en la unidad médica. Programas prioritarios de salud en los que participa la unidad médica. 9. Registra los datos obtenidos del "Estudio de necesidades de la información" del programa anual de trabajo en el Reporte de evaluación de la colección documental (anexo 1). 10. Consulta los datos registrados en la "Encuesta de satisfacción de usuarios" del programa anual de trabajo de la unidad de información del año en curso. 11. Identifica los datos sobre: Temáticas. Necesidades de cobertura. Principales fuentes de información, en los formatos disponibles. 12. Registra los datos obtenidos del "Encuesta de satisfacción de usuarios" del programa anual de trabajo en el Reporte de evaluación de la colección documental (anexo 1). Estudio de necesidades de la información Reporte de evaluación de la colección documental Encuesta de satisfacción de usuarios Reporte de evaluación de la colección documental Página 8 de 46 Clave:

9 Responsable Actividad Documentos involucrados 13. Consulta el "Reporte del servicio de préstamo" inserto en el Procedimiento para otorgar el servicio de préstamo en Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS Identifica los siguientes datos: Usuarios atendidos. Usuarios por categoría. Procedencia de los usuarios. Total de préstamos en sala y a domicilio. Títulos de revistas y libros solicitados. 15. Registra los datos obtenidos del "Reporte del servicio de préstamo" , en el Reporte de evaluación de la colección documental (anexo 1). 16. Consulta el "Reporte de encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica" inserto en el Procedimiento para otorgar el servicio de consulta a fuentes de información electrónica en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS Analiza el "Reporte de encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica" inserto en el Procedimiento para otorgar el servicio de consulta a fuentes de información electrónica en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS. Reporte del servicio de préstamo Reporte de evaluación de la colección documental Reporte de encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica Reporte de encuesta de satisfacción del servicio de consulta a fuentes de información electrónica Página 9 de 46 Clave:

10 Responsable Actividad Documentos involucrados 18. Identifica los siguientes datos: La vigencia de las fuentes la información electrónica. Las fuentes de Información electrónica disponibles, responden a las necesidades de información. La disponibilidad de las fuentes de información electrónica. El acceso a las fuentes de información electrónica disponibles. 19. Registra los datos obtenidos en el Reporte de evaluación de la colección documental (anexo 1). 20. Revisa los resultados del Inventario de la colección bibliográfica de la unidad de información (anexo 2), correspondiente al año próximo pasado. 21. Identifica la siguiente información: Áreas temáticas que requieren cobertura con nuevos materiales bibliográficos como libros, periódicas. Libros deteriorados por el uso. Libros mutilados. Libros que requieren encuadernación. Libros faltantes o perdidos. Fascículos de periódicas faltantes o extraviados. Fascículos de periódicas que requieren encuadernación. Reporte de evaluación de la colección documental Inventario de la colección bibliográfica de la unidad de información Página 10 de 46 Clave:

11 Responsable Actividad Documentos involucrados 22. Registra los datos obtenidos en el Reporte de evaluación de la colección documental (anexo 1). Etapa II. Evaluación de necesidades de información en programas educativos Reporte de evaluación de la colección documental Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE 23. Turna, en el transcurso de los primeros dos meses de cada año (enero-febrero) a la unidad de información de la unidad médica, las Listas de la bibliografía básica para los programas educativos y de formación de la unidad médica. 24. Recibe del Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE, Listas de la bibliografía básica para los programas educativos y de formación de la unidad médica. Listas de bibliografía básica para los programas educativos y de formación Listas de bibliografía básica para los programas educativos y de formación. 25. Identifica los siguientes datos de los libros incluidos en las bibliografías: Autor(es) y/o editores. Título y subtítulo (si lo hay). Número de volúmenes que conforman la obra. Número de edición. Lugar de publicación. Editorial. Año de publicación. Número ISBN, Especialidad médica de la obra. Idioma de la obra. Formato (impreso, electrónico o mixto). Página 11 de 46 Clave:

12 Responsable Actividad Documentos involucrados 26. Registra los datos de los libros obtenidos de las Listas de la bibliografía básica para los programas educativos y de formación de la unidad médica en el Reporte de evaluación de la colección documental (anexo 1). 27. Identifica los siguientes datos de las periódicas incluidas en las Listas de la bibliografía básica para los programas educativos y de formación de la unidad médica : Título completo y subtítulo (si lo hay). Lugar de publicación. Número ISSN. Frecuencia. Número de volúmenes por año. Número de fascículos por volumen. Especialidad médica de la publicación periódica. Idioma. Formato (impreso, electrónico o mixto). Factor de impacto (en caso de que tenga). 28. Registra los datos de las periódicas obtenidos en las Listas de la bibliografía básica para los programas educativos y de formación de la unidad médica, en el Reporte de evaluación de la colección documental (anexo 1). Listas de bibliografía básica para los programas educativos y de formación Reporte de evaluación de la colección documental Listas de bibliografía básica para los programas educativos y de formación Listas de bibliografía básica para los programas educativos y de formación Reporte de evaluación de la colección documental Página 12 de 46 Clave:

13 Responsable Actividad Documentos involucrados 29. Confrontar los datos registrados en el Reporte de evaluación de la colección documental (anexo 1), con los registros bibliográficos del catálogo bibliográfico de libros, kardex de periódicas y estantería de la unidad de información. 30. Identifica el material bibliográfico que no se encuentra disponible en la colección de la unidad de información, susceptible de solicitar su adquisición. 31. Analiza los datos registrados en el Reporte de evaluación de la colección documental (anexo 1) en las actividades anteriores. 32. Identifica en el Reporte de evaluación de la colección documental (anexo 1) los siguientes aspectos: Las áreas temáticas que requieran cobertura con material bibliográfico. Los títulos de libros que requieran incrementar el número de ejemplares. Los títulos de libros que requieran ediciones más recientes. Los títulos de libros que requieran ediciones en los idiomas que satisfagan las necesidades de información de la unidad médica. Los libros maltratados y/o mutilados que requieran ser sustituidos por ejemplares nuevos. Los libros maltratados que requieran ser enviados a encuadernación. Títulos nuevos de periódicas que requieran ser suscritos para la unidad de información. Títulos de periódicas existentes en la unidad de información que requieran renovar la suscripción. Reporte de evaluación de la colección documental Reporte de evaluación de la colección documental Página 13 de 46 Clave:

14 Responsable Actividad Documentos involucrados 33. Elabora el Listado de libros impresos susceptibles de solicitar su adquisición, con los datos bibliográficos correspondientes. 34. Elabora el Listado de periódicas impresas susceptibles de solicitar su alta o renovación de suscripción, con los datos bibliográficos correspondientes. Etapa III. Selección de fuentes de información Selección de libros 35. Revisa los catálogos impresos y/o los disponibles en formato electrónico a través de Internet, de las casas editoriales de libros nacionales e internacionales, para conocer las novedades editoriales, costos y disponibilidad del material bibliográfico. 36. Confronta los datos registrados en el Listado de libros impresos susceptibles de solicitar su adquisición, con los catálogos impresos y/o electrónicos de las casas editoriales de libros nacionales e internacionales. 37. Identifica la coincidencia de los datos bibliográficos entre los catálogos impresos y/o electrónicos de las casas editoriales Listado de libros impresos susceptibles de solicitar su adquisición. Listado de libros impresos susceptibles de solicitar su adquisición Listado de periódicas impresas susceptibles de solicitar su alta o renovación Catálogos editoriales impresos y/o electrónicos Listado de libros impresos susceptibles de solicitar su adquisición Catálogos editoriales impresos y/o electrónicos Catálogos editoriales impresos y/o electrónicos Listado de libros impresos susceptibles de solicitar su adquisición Página 14 de 46 Clave:

15 Responsable Actividad Documentos involucrados Los datos sí coinciden Continúa en la actividad 40 de este procedimiento. Los datos no coinciden 38. Realiza las correcciones de los datos bibliográficos de los libros registrados en Listado de libros impresos susceptibles de solicitar su adquisición que se refieran a: Autor(es) y/o editores. Título y subtítulo (si lo hay). Número de volúmenes que conforman la obra. Número de edición. Lugar de publicación. Editorial. Año de publicación. Número ISBN. Especialidad médica de la obra. Idioma de la obra. Formato (impreso, electrónico o mixto). Material complementario (suplementos, discos compactos, DVD y otros). Listado de libros impresos susceptibles de solicitar su adquisición 39. Registra los datos bibliográficos de los libros seleccionados para su adquisición en la Solicitud de libros (anexo 3), tomando en cuenta los datos sobre: Autor(es) y/o editores. Título y subtítulo (si lo hay). Número de volúmenes que conforman la obra. Número de edición. Lugar de publicación. Editorial. Año de publicación. Solicitud de libros Página 15 de 46 Clave:

16 Responsable Actividad Documentos involucrados Número ISBN. Especialidad médica de la obra. Idioma de la obra. Formato (impreso, electrónico o mixto). Material complementario (suplementos, discos compactos y otros). Costo por ejemplar. Número de ejemplares solicitados. 40. Investiga a través de Internet (página de editores, asociaciones del área de la salud, bibliotecas, noticias, etc.) las novedades editoriales de la literatura nacional e internacional que satisfagan las necesidades de información de las especialidades en la unidad médica. Tecnologías de la Información y Comunicación 41. Identifica los libros de reciente publicación, susceptibles de adquisición para la unidad de información. 42. Identifica y toma en cuenta los siguientes aspectos: La vigencia de la información. Calidad, importancia y/o utilidad de los contenidos. Oportunidad de la publicación. La temática sea acorde a los planes y programas de estudio, así como de las líneas de investigación que se desarrollan en la unidad médica. Que la información complemente la bibliografía básica de los programas de docencia e investigación de la unidad médica. Previsión de uso. Soporte. Adecuación a la colección. El idioma de las obras. Prestigio de la casa editorial. El costo. Página 16 de 46 Clave:

17 Responsable Actividad Documentos involucrados 43. Identifica los siguientes datos bibliográficos de los libros: Autor(es) y/o editores. Título y subtítulo (si lo hay). Número de volúmenes que conforman la obra. Número de edición. Lugar de publicación. Editorial. Año de publicación. Número ISBN. Especialidad médica de la obra. Idioma de la obra. Formato (impreso, electrónico o mixto). Material complementario (suplementos, discos compactos, DVD y otros). 44. Registra los datos bibliográficos de los libros seleccionados en la Solicitud de libros (anexo 3). 45. Entrega, mediante oficio con original y copia, al Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE, la Solicitud de libros (anexo 3) para su trámite en el Área de Documentación en Salud de la Coordinación de Educación en Salud. Solicitud de libros Solicitud de libros Archiva en la carpeta de control, las copias del oficio y de la Solicitud de libros (anexo 3). Solicitud de libros Página 17 de 46 Clave:

18 Responsable Actividad Documentos involucrados Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE 47. Recibe, mediante oficio con original y copia, del personal bibliotecario Unidad de Información, la Solicitud de libros (anexo 3) para su trámite en el Área de Documentación en Salud de la Coordinación de Educación en Salud. 48. Archiva en la carpeta de control, las copias del oficio y de la Solicitud de libros (anexo 3). Solicitud de adquisición de libros Solicitud de libros Solicitud de libros Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE 49. Entrega, mediante oficio con original y copia, al Área de Documentación en Salud de la Coordinación de Educación en Salud, la Solicitud de libros (anexo 3) para su trámite. Solicitud de libros Archiva en la carpeta de control, las copias del oficio y de la Solicitud de libros (anexo 3). Solicitud de libros Área de Documentación en Salud 51. Recibe, mediante oficio con original y copia, Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE, la Solicitud de libros (anexo 3) para su trámite. Solicitud de libros Archiva en la carpeta de control, las copias del oficio y de la Solicitud de libros (anexo 3). Inicia el Procedimiento para la recepción de material bibliográfico en Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS Solicitud de libros Página 18 de 46 Clave:

19 Responsable Actividad Documentos involucrados Selección de periódicas 53. Revisa los catálogos impresos y/o los disponibles en formato electrónico a través de Internet, de las casas editoriales de periódicas nacionales e internacionales para conocer las novedades editoriales, costos y disponibilidad del material bibliográfico. Catálogos editoriales impresos 54. Confronta los datos registrados en el Listado de periódicas impresas susceptibles de solicitar su alta o renovación con los catálogos impresos y/o electrónicos de las casas editoriales de periódicas nacionales e internacionales. 55. Identifica la coincidencia de los datos bibliográficos entre los catálogos impresos y/o electrónicos de las casas editoriales y los datos registrados en el Listado de periódicas impresas susceptibles de solicitar su alta o renovación, para su registro en el formato de Altas y bajas de periódicas , inserto en el Procedimiento para la recepción de material bibliográfico en Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS Listado de periódicas impresas susceptibles de solicitar su alta o renovación Listado de periódicas impresas susceptibles de solicitar su alta o renovación Altas y bajas de periódicas Los datos sí coinciden Continúa en la actividad 57 de este procedimiento. Los datos no coinciden Página 19 de 46 Clave:

20 Responsable Actividad Documentos involucrados 56. Realiza las correcciones de los datos bibliográficos erróneos o imprecisos registrados en el Listado de periódicas impresas susceptibles de solicitar su alta o renovación que se refieren a : Título completo y subtítulo (si lo hay). Lugar de publicación. Número ISSN. Frecuencia. Número de volúmenes por año. Número de fascículos por volumen. Especialidad médica de la publicación periódica. Idioma. Formato (impreso, electrónico o mixto). Material complementario (Suplementos, discos compactos, DVD y otros). Listado de periódicas impresas susceptibles de solicitar su alta o renovación 57. Registra los datos bibliográficos de las periódicas seleccionadas en el formato Altas y bajas de periódicas , inserto en el Procedimiento para la recepción de material bibliográfico en las Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS Altas y bajas de periódicas Entrega, mediante oficio con original y copia, al Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE, el formato Altas y bajas de periódicas , para su trámite en el Área de Documentación en Salud de la Coordinación de Educación en Salud. 59. Archiva en la carpeta de control las copias del oficio y del formato Altas y bajas de periódicas Altas y bajas de periódicas Altas y bajas de periódicas Página 20 de 46 Clave:

21 Responsable Actividad Documentos involucrados Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE 60. Recibe, mediante oficio con original y copia, del personal bibliotecario Unidad de Información, el formato Altas y bajas de periódicas para su trámite en el Área de Documentación en Salud de la Coordinación de Educación en Salud. Altas y bajas de periódicas Archiva en la carpeta de control, las copias del oficio y del formato Alta y baja de periódicas Altas y bajas de periódicas Solicitud de adquisición de periódicas Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE 62. Entrega, mediante oficio con original y copia, al Área de Documentación en Salud de la Coordinación de Educación en Salud, el formato Altas y bajas de periódicas para su trámite. Altas y bajas de periódicas Archiva en la carpeta de control, las copias del oficio y del formato Alta y baja de periódicas Altas y bajas de periódicas Área de Documentación en Salud 64. Recibe, mediante oficio con original y copia, Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE, el formato Altas y bajas de periódicas para su trámite. Altas y bajas de periódicas Página 21 de 46 Clave:

22 Responsable Actividad Documentos involucrados 65. Archiva en la carpeta de control, las copias del oficio y del formato Alta y baja de periódicas Inicia el Procedimiento para la recepción de material bibliográfico en Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS Altas y bajas de periódicas Etapa IV. Descarte, expurgo y baja de la colección 66. Revisa los resultados del Inventario de la colección bibliográfica de la unidad de información (anexo 2), correspondiente al año próximo pasado. Inventario de la colección bibliográfica de la unidad de información Consulta el "Reporte del servicio de préstamo" , inserto en el Procedimiento para otorgar el servicio de préstamo en Unidades de Información del Sistema Bibliotecario del IMSS Contrasta los datos del "Reporte del servicio de préstamo" , con los datos del Inventario de la colección bibliográfica de la unidad de información (anexo 2). Reporte del servicio de préstamo Reporte del servicio de préstamo Inventario de la colección bibliográfica de la unidad de información Página 22 de 46 Clave:

23 Responsable Actividad Documentos involucrados Libros 69. Identifica la siguiente información: Libros deteriorados por el uso. Libros mutilados. Libros con ejemplares duplicados. Libros con más de 10 años de antigüedad. Libros con un bajo o nulo uso en los últimos 3 años. Libros en idiomas diferentes al español y al inglés o en idiomas que no leen los usuarios de la unidad de información. Libros considerados no básicos en las bibliografías de las especialidades médicas. Libros obsoletos. Libros con información poco relevante o de bajo interés para los usuarios de la unidad de información. 70. Elabora listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva, con los siguientes datos: Autor(es) y/o editores. Título y subtítulo (si lo hay). Número de volúmenes de la obra. Número de edición. Lugar de publicación. Editorial. Año de publicación. Idioma de la obra. Número de ejemplares solicitados. 71. Entrega, mediante oficio con original y copia, al Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE, los Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva para su trámite en el Área de Documentación en Salud de la Coordinación de Educación en Salud. Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva Página 23 de 46 Clave:

24 Responsable Actividad Documentos involucrados 72. Archiva en la carpeta de control las copias de los Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva. Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva. Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE 73. Recibe, mediante oficio con original y copia, del personal bibliotecario Unidad de Información, de los Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva. Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva 74. Entrega, mediante oficio con original y copia, al Área de Documentación en Salud de la Coordinación de Educación en Salud, los Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva, para su análisis y visto bueno. Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva 75. Archiva en la carpeta de control, las copias del oficio y de los Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva. Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva Área de Documentación en Salud 76. Recibe, mediante oficio con original y copia, Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE, los Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva, para su análisis y visto bueno. Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva. Página 24 de 46 Clave:

25 Responsable Actividad Documentos involucrados Área de Documentación en Salud 77. Analiza los Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva enviados por el Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE. 78. Entrega, mediante oficio con original y copia, al Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE, la respuesta del análisis de los Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva e informa sobre el visto bueno o la negativa de baja. Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE 79. Recibe, original de la respuesta oficio del Área de Documentación en Salud, sobre el visto bueno o negativa de baja de los Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva. Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva 80. Entrega copia de la respuesta oficio del Área de Documentación en Salud, sobre el visto bueno o negativa de baja de los Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva, al personal bibliotecario Unidad de Información. Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva 81. Archiva en la carpeta de control, el original del oficio del Área de Documentación en Salud, sobre el visto bueno o negativa de baja de los Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva. Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva Página 25 de 46 Clave:

26 Responsable Actividad Documentos involucrados 82. Recibe del Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE, copia de la respuesta oficio del Área de Documentación en Salud, sobre el visto bueno o negativa de baja de los Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva. Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva No procede 83. Archiva en la carpeta de control copia de la respuesta oficio del Área de Documentación en Salud, sobre el visto bueno o negativa de baja de los Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva. Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva Si procede 84. Retira de la estantería los libros identificados para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva. Donación Libros 85. Envía mediante oficio con original y copia, al personal bibliotecario de la Unidad de Información que acepta como donación los libros identificados para descarte y expurgo. Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva Página 26 de 46 Clave:

27 Responsable Actividad Documentos involucrados 86. Archiva en la carpeta de control las copias de los listados de los Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva. Canje Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva 87. Envía mediante oficio con original y copia, al personal bibliotecario de la Unidad de Información que acepta como canje los libros identificados para descarte y expurgo. Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva 88. Archiva en la carpeta de control las copias de los listados de los Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo. Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva Baja definitiva 89. Envía mediante oficio con original y copia, al Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE, los Listados de los libros para dar de baja definitiva. Listados de los libros para dar de baja definitiva Página 27 de 46 Clave:

28 Responsable Actividad Documentos involucrados 90. Archiva en la carpeta de control las copias de los Listados de los libros para dar de baja definitiva. 91. Elimina del catálogo bibliográfico impreso y/o electrónico, los registros bibliográficos de los libros identificados para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva. Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva Catálogo bibliográfico 92. Procede de acuerdo a los requerimientos internos de la unidad en donde se encuentra la. Publicaciones periódicas 93. Identifica la siguiente información: Fascículos de periódicas deteriorados y/o mutilados. Publicaciones periódicas con menos de un volumen completo en la colección. Publicaciones periódicas con menos de un año completo en la colección. Publicaciones periódicas con un bajo o nulo uso en los últimos 3 años. Publicaciones periódicas en idiomas diferentes al español y al inglés o en idiomas que no leen los usuarios de la unidad de información. Página 28 de 46 Clave:

29 Responsable Actividad Documentos involucrados 94. Elabora listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva, con los siguientes datos: Título completo y subtítulo (si lo hay). Número ISSN. Número de volúmenes en la estantería. Número de fascículos por volumen en la estantería. Idioma. Motivo de la baja. 95. Entrega, mediante oficio con original y copia, al Coordinador Clínico de Educación e Investigación Médicas de la unidad médica o al Jefe de la División de Educación en UMAE, los Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva para su trámite en el Área de Documentación en Salud de la Coordinación de Educación en Salud. Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE 96. Archiva en la carpeta de control las copias de los listados de los Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva. 97. Recibe, mediante oficio con original y copia, del personal bibliotecario Unidad de Información los Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva. Listados de los libros susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva Página 29 de 46 Clave:

30 Responsable Actividad Documentos involucrados Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE 98. Entrega, mediante oficio con original y copia, al Área de Documentación en Salud de la Coordinación de Educación en Salud, los Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva, para su análisis y visto bueno. 99. Archiva en la carpeta de control, las copias del oficio y de los Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva. Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva Área de Documentación en Salud 100. Recibe, mediante oficio con original y copia, Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE, los Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva, para su análisis y visto bueno. Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva 101. Analiza los Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva enviados por el Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE. Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva Página 30 de 46 Clave:

31 Responsable Actividad Documentos involucrados Área de Documentación en Salud 102. Entrega, mediante oficio con original y copia, al Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE, la respuesta del análisis de los Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva e informa sobre el visto bueno o la negativa de baja. Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE 103. Recibe original de la respuesta oficio del Área de Documentación en Salud, sobre el visto bueno o negativa de baja de los Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva. Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva 104. Entrega, copia de la respuesta oficio del Área de Documentación en Salud, sobre el visto bueno o negativa de baja de los Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva, al Archiva en la carpeta de control, el original del oficio del Área de Documentación en Salud, sobre el visto bueno o negativa de baja de los Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva. Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva Página 31 de 46 Clave:

32 Responsable Actividad Documentos involucrados 106. Recibe del Coordinador Clínico de Educación o Jefe de la División de Educación en UMAE, copia de la Listados de las respuesta oficio del Área de Documentación en Salud, sobre el visto periódicas bueno o negativa de baja de los Listados susceptibles para de las periódicas descarte, expurgo susceptibles para descarte, expurgo y/o y/o para dar de baja para dar de baja definitiva. definitiva No procede 107. Archiva en la carpeta de control copia de la respuesta oficio del Área de Documentación en Salud, sobre el visto bueno o negativa de baja de los Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva. Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva Si procede 108. Retira de la estantería las periódicas identificadas para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva. Publicaciones periódicas Donación 109. Envía, mediante oficio con original y copia, al personal bibliotecario de la que acepta como donación las periódicas identificadas para descarte y expurgo. Listados de las periódicas susceptibles para descarte y expurgo. Página 32 de 46 Clave:

33 Responsable Actividad Documentos involucrados 110. Archiva en la carpeta de control las copias de los listados de los Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva. Canje Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva 111. Envía, mediante oficio con original y copia, al personal bibliotecario de la que acepta como canje las periódicas identificadas para descarte y expurgo. Listados de las periódicas susceptibles para descarte y expurgo 112. Archiva en la carpeta de control las copias de Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva. Listados de las periódicas susceptibles para descarte y expurgo Baja definitiva 113. Envía, mediante oficio con original y copia, al Coordinador Clínico de Educación e Investigación Médicas de la unidad médica o al Jefe de la División de Educación en UMAE, los Listados de las periódicas para dar de baja definitiva. Listados de las periódicas para dar de baja definitiva 114. Archiva en la carpeta de control las copias de los Listados de las periódicas susceptibles para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva. Listados de las periódicas para dar de baja definitiva Página 33 de 46 Clave:

34 Responsable Actividad Documentos involucrados 115. Elimina del kardex y/o del catálogo electrónico, los registros bibliográficos de las periódicas identificadas para descarte, expurgo y/o para dar de baja definitiva Procede de acuerdo a los requerimientos internos de la unidad en donde se encuentra la Unidad de Información. Etapa V. Encuadernación Kardex Catálogo bibliográfico 117. Selecciona el material bibliográfico para encuadernar, conformado por libros, tesis o periódicas, considerando los siguientes criterios: Condiciones de deterioro. Frecuencia de uso. Valor. Preservación. Material bibliográfico 118. Retira de los estantes el material bibliográfico, conformado por libros, tesis o periódicas, seleccionado para encuadernar Requisita, en original y copia, el formato de Encuadernación de Material Bibliográfico (anexo 4), con los datos correspondientes de los libros, tesis o periódicas para encuadernar Entrega el material bibliográfico al encuadernador, con el original del formato de Encuadernación de Material Bibliográfico (anexo 4), debidamente requisitado. Material bibliográfico Encuadernación de Material Bibliográfico Material bibliográfico Encuadernación de Material Bibliográfico Página 34 de 46 Clave: