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1 Haga clic en el documento del tema Asamblea 2018 que desea consultar Acuerdo 87 - Propuesta Reglamento Acuerdo 88 - Convocatoria Formato Poder Formato Inscripción Órganos de Administración o Control Asociados Hábiles Asociados Inhábiles Balance Social y Económico 2017

2 PROPUESTA REGLAMENTO ASAMBLEA 2018 Versión: V1 Código: ED-RGL-16 Fecha de actualización: ACUERDO No de diciembre de 2017 Por medio del cual la Junta Directiva del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGÍA - CAJITA aprueba la propuesta del Reglamento para la Asamblea General Ordinaria de Asociados 2018 Con el siguiente contenido, la Junta Directiva en su sesión del 21 de diciembre, según consta en el Acta No. 308 aprueba la propuesta de Reglamento para la Asamblea General Ordinaria de Asociados a celebrarse el día 24 de febrero de 2018 de 8:00 am a 1:00 pm. En el Auditorio de la Cámara de Comercio de Bogotá Sede Avenida El Dorado No. 68 D-35 Piso 1. RESOLUCION No de febrero de 2018 La Asamblea General Ordinaria de asociados del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGIA - CAJITA, en uso de sus atribuciones legales y en especial las conferidas por el Artículo 47 del Estatuto vigente y CONSIDERANDO: Que de acuerdo con el Artículo 47 numeral 9 del Estatuto es función de la Asamblea aprobar su propio Reglamento Que es necesario fijar normas que permitan que la reunión de Asamblea se desarrolle dentro de un marco de orden, democracia y legalidad, ACUERDA: Aprobar el Reglamento para la Asamblea General Ordinaria de Asociados del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGIA - CAJITA a ser realizada el día 24 de febrero de 2018, a partir de las de 8:00 am y hasta la 1:00 pm, en el Auditorio de la Cámara de Comercio de Bogotá Sede Avenida El Dorado No. 68 D-35 Piso 1, así: ARTÍCULO 1.- QUORUM: El quórum de la asamblea para deliberar y adoptar decisiones válidas lo constituye la asistencia de por lo menos la mitad de los asociados hábiles. Si una hora después de la señalada en la convocatoria no se hubiere integrado el quórum, la Asamblea podrá deliberar y adoptar decisiones válidas con cualquier número de asociados, siempre y cuando éste no sea inferior al diez por ciento (10%) del total de asociados hábiles; 1

3 PROPUESTA REGLAMENTO ASAMBLEA 2018 Versión: V1 Código: ED-RGL-16 Fecha de actualización: ni al cincuenta por ciento (50%) requerido para constituir un Fondo de Empleados, en el caso de que ese porcentaje del diez por ciento (10%) fuere inferior a tal número. Una vez constituido el quórum, éste no se entenderá desintegrado por el retiro de alguno o algunos de los asistentes, siempre que se mantenga el quórum mínimo a que se hace referencia anteriormente. El Comité de Control Social, verificará aleatoriamente el quórum mediante llamado a lista y aquel asociado que no esté presente dentro de los cinco minutos siguientes al llamado, se hará acreedor a la multa por inasistencia. Siempre que se realicen elecciones, deberá verificarse el quórum. La reforma del Estatuto, la imposición de contribuciones obligatorias para los asociados y la fijación de aportes extraordinarios, requerirá el voto favorable mínimo del setenta por ciento (70%) de los asociados presentes y representados en la asamblea, siempre y cuando exista el quórum señalado en el presente artículo. PARAGRAFO Serán asociados hábiles los inscritos en el registro social que, a la fecha de la convocatoria de la Asamblea General no tengan suspendidos sus derechos y/o servicios y se encuentren al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones dinerarios con LA CAJITA. ARTÍCULO 2.- INSTALACIÓN: Verificado el quórum, la Asamblea será instalada por el Presidente de la Junta Directiva, o en su defecto por el Vicepresidente o cualquier otro miembro de ésta, quien someterá a consideración el Orden del día. ARTICULO 3.- REPRESENTACIÓN POR PODER: De acuerdo con el Estatuto, por regla general, la participación de los asociados en las reuniones de Asamblea debe ser personal pero en los eventos de justificada dificultad para asistir a ella, los asociados podrán hacerse representar mediante poder otorgado por escrito a otro asociado hábil, en el que indique el nombre y la cédula del apoderado y la fecha de la reunión para la que se confiere, dirigido a la Gerencia del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGIA - CAJITA. Máximo a las 12 del día veinte (20) de febrero de 2018, es decir 3 días hábiles antes de la realización de la Asamblea, el poder debidamente firmado tanto por el asociado poderdante como por su apoderado, deberá quedar presentado en las oficinas del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGIA - CAJITA, de forma personal, por sistema de mensajería o por correo electrónico. El Comité de Control Social verificará los poderes y presentará al Presidente de la Asamblea la relación de los asociados poderdantes y sus apoderados. El asociado apoderado comparecerá a la Asamblea el día y hora señalados y registrará su asistencia 2

4 PROPUESTA REGLAMENTO ASAMBLEA 2018 Versión: V1 Código: ED-RGL-16 Fecha de actualización: en la mesa de control. Cumplido este requisito el apoderado quedará habilitado para participar, deliberar y ejercer el derecho al voto y el de su representado. Cada asociado tendrá derecho a llevar la representación de un (1) poderdante. Los miembros de Junta Directiva, Comité de Control Social, el Representante Legal y los trabajadores del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGIA - CAJITA no podrán recibir poderes ni hacerse representar en las reuniones en las cuales deban asistir en cumplimiento de sus funciones. ARTICULO 4.- MESA DIRECTIVA: La dirección y desarrollo de la reunión, estará a cargo del Presidente y Vicepresidente, elegidos del seno de la Asamblea. El Secretario de la Asamblea deberá ser el mismo de la Junta Directiva, quienes ejercerán sus funciones inmediatamente. ARTÍCULO 5.- FUNCIONES DEL PRESIDENTE: Una vez verificado el quórum, la Asamblea será instalada por el Presidente de la Junta Directiva y después de leído el Orden del día se procederá a elegir al Presidente y Vicepresidente, fijando las siguientes funciones para el Presidente: Hacer cumplir el Orden del día. Velar porque se mantenga el orden durante la reunión. Conceder el uso de la palabra en el orden que sea solicitada. Evitar que las discusiones se salgan del tema que se está tratando. Someter a discusión y decisión de la Asamblea los temas que lo requieran Firmar conjuntamente con el Secretario el acta de la reunión. ARTÍCULO 6.- FUNCIONES DEL VICEPRESIDENTE: Este será quien reemplace al Presidente en sus ausencias transitorias o definitivas o cuando éste se lo solicite y tendrá las mismas funciones señaladas para el Presidente en el artículo anterior. ARTÍCULO 7.- FUNCIONES DEL SECRETARIO: Dar lectura al Orden del día, al Reglamento y a los diversos documentos que solicite la Presidencia. Tomar atenta nota o grabar el desarrollo de la reunión de Asamblea. Elaborar el acta de la reunión, transcribiendo en forma sucinta y precisa los temas tratados. Firmar conjuntamente con el Presidente el acta de la reunión. ARTÍCULO 8.- USO DE LA PALABRA: El uso de la palabra será concedido previamente por el Presidente de la Asamblea en orden de solicitud. Los asociados presentes en la reunión tendrán derecho al uso de la palabra por espacio máximo de dos (2) minutos cada 3

5 PROPUESTA REGLAMENTO ASAMBLEA 2018 Versión: V1 Código: ED-RGL-16 Fecha de actualización: vez; pudiendo intervenir hasta dos (2) veces en cada tema, debiendo ceñirse las intervenciones estrictamente al tema en discusión. El uso de la palabra deberá hacerse de manera respetuosa, objetiva, calmada y estará encaminada siempre a aportar ideas y sugerencias para el crecimiento y fortalecimiento de las deliberaciones. El Gerente, los empleados del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGIA - CAJITA., el Revisor Fiscal y los Miembros de Junta Directiva y del Comité de Control Social, en su carácter de tales, tendrán derecho a participar en las deliberaciones. ARTÍCULO 9.- MOCIONES: Las mociones orales que se presentan, dará curso el Presidente de la Asamblea, en la siguiente sucesión: De orden, de procedimiento y de suficiente ilustración. ARTÍCULO 10.- PROPOSICIONES, RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES: Las proposiciones deberán presentarse por escrito a la Mesa Directiva, preferiblemente en el formato establecido para tal fin, firmadas por al menos dos (2) asociados presentes y dentro del término establecido para su presentación. Tratándose del mismo tema las proposiciones serán unificadas y aquellas cuyo contenido no corresponda definir a la Asamblea, por ser de competencia de otros organismos, serán admitidas por el Presidente de la Asamblea como Recomendaciones o Sugerencias que deberán ser analizadas y tramitadas por la Junta Directiva. Las Recomendaciones y Conclusiones que presenten los asociados, dentro del término establecido, serán puestas en conocimiento de la Asamblea y posteriormente analizadas y tramitadas por la Junta Directiva. ARTÍCULO 11.- VOTO Y DECISIONES: A cada asociado presente le corresponderá el voto personal y el voto de su representado. Las decisiones por regla general se adoptarán con el voto favorable de la mayoría absoluta de los asociados presentes. Los miembros de la Junta Directiva, el Gerente y los funcionarios de LA CAJITA que tengan la calidad de asociados, no podrán votar en asuntos que afecten su responsabilidad. ARTÍCULO 12.- GENERALIDADES DEL PROCESO ELECTORAL: - QUORUM: De acuerdo con el artículo 46 del Estatuto, siempre que se realicen elecciones deberá verificarse el quórum. - COMISION DE ELECCION Y ESCRUTINIOS: Es el organismo encargado de dirigir y controlar el proceso de elecciones y escrutinios, velando porque se lleven a cabo dentro de un marco legal y garantizando reflejen la voluntad de los asociados electores. Esta 4

6 PROPUESTA REGLAMENTO ASAMBLEA 2018 Versión: V1 Código: ED-RGL-16 Fecha de actualización: comisión estará conformada por al menos 6 asociados, quienes serán elegidos de acuerdo con el orden de su postulación. En el evento que no se complete este número de postulantes, el Comité de Control Social procederá a designarlos aleatoriamente. - REGISTRO DE ASOCIADOS: Para este efecto el asociado debe presentar su cédula de ciudadanía amarilla con hologramas. - RECIBO DE TARJETONES: Cada asociado en el registro de asistencia a la Asamblea, recibirá los correspondientes tarjetones con los cuales podrá ejercer su derecho de elegir los dignatarios para la Junta Directiva, Comité de Control Social, Comité de Apelaciones y Revisor Fiscal de su preferencia. - REPRESENTACIÓN POR PODER: Si el asociado cuenta con poder válido otorgado por otro asociado hábil, deberá registrarse en las mesas asignadas para este fin con el propósito de recibir sus tarjetones así como los correspondientes al asociado que representa. - DILIGENCIAMIENTO DE LOS TARJETONES: El asociado deberá marcar en cada uno de los tarjetones el candidato de su preferencia colocando una X dentro de la casilla que a éste le corresponda o en su defecto marcar con una X la casilla Voto en blanco. - HORARIO DE VOTACIÓN: Una vez debidamente notificada la Asamblea del debido quórum y según corresponda en el Orden del Día, se podrá dar inicio a la votación para la elección de los Órganos de Administración y Control. Antes de iniciar el proceso electoral, la Comisión de Elecciones y Escrutinios verificará que las urnas se encuentren completamente vacías y procederá a cerrarlas y sellarlas. De inmediato pasará el equipo logístico de poyo acompañado por los miembros de esta Comisión con las urnas a recoger los respectivos tarjetones en el mismo sitio en el que se encuentran los asociados evitando con ello cualquier desplazamiento. - APERTURA DE LAS URNAS Y CONTEO DE VOTOS: Una vez cerrada la votación, los miembros de la Comisión de Elecciones y Escrutinios procederán a ejercer la función de control y verificación al equipo logístico de apoyo contratado para tal fin, quienes contarán los tarjetones depositados en la urna a su cargo informando de inmediato este resultado al líder de la Comisión. Para facilitar el conteo de los votos deberán agruparlos por cada órgano de administración y control a elegir así como por candidato, luego de lo cual contabilizarán para cada uno el total de votos obtenidos. El equipo logístico de apoyo del proceso de elecciones y escrutinios contará con la plataforma informática para agilizar el proceso de elecciones. - TARJETONES NO MARCADOS, NULOS Y EN BLANCO: El tarjetón no marcado es aquel en el cual a pesar de que el asociado lo recibe, no lo marca y lo deposita en la urna 5

7 PROPUESTA REGLAMENTO ASAMBLEA 2018 Versión: V1 Código: ED-RGL-16 Fecha de actualización: sin haber seleccionado alguna casilla. El tarjetón nulo es aquel en el cual aparece marcada más de una opción y el tarjetón en blanco es aquel en el cual aparece marcada la casilla Voto en Blanco. Para efecto de escrutinios, ninguno de los anteriores votos podrá ser contabilizado para alguno de los candidatos. Los tarjetones no utilizados son aquellos sobrantes al terminar el registro de asociados, los cuales la Gerencia deberá entregar a la Comisión de Elecciones y Escrutinios, para sus correspondientes estadísticas y anulación. ARTICULO 13. DILIGENCIAMIENTO DE LAS PLANILLAS DE VOTACIÓN: Los miembros de la Comisión de Elecciones y Escrutinios deberán verificar las planillas previamente preparadas por el grupo de apoyo logístico de votación que le fueron entregadas, consignando para cada candidato el número de votos contabilizados, así como registrando en la casilla correspondiente, el número de votos NULOS, en BLANCO o NO MARCADOS que fueron depositados; debiendo proceder finalmente a firmar la respectiva planilla. La información de todas las Planillas de Votación deberá quedar consignada en el formulario Registro Final de Votación con la firma de los integrantes de la comisión. ARTICULO 14. RESULTADO DE LA VOTACIÓN: El líder de la Comisión de Elecciones y Escrutinios informará a la Asamblea el total de tarjetones impresos, entregados y sobrantes, así como los resultados de las elecciones, señalando para cada candidato el número de votos obtenidos, así como el total de votos NULOS, en BLANCO y NO MARCADOS que fueron depositados y contabilizados. Para los trámites posteriores, todos los tarjetones, las Planillas de Votación y el Registro Final de Votación, deberán quedar debidamente guardados y custodiados. ARTICULO 15. CONFORMACIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA, COMITÉ DE CONTROL SOCIAL Y COMITÉ DE APELACIONES PARA EL PERÍODO : Tal como lo establece el Artículo 46 literal d) del Estatuto, la elección de los miembros de la Junta Directiva se hará mediante planilla única y los asociados lo harán por voto nominal. Los cinco (5) postulados con mayor votación serán elegidos principales y los cinco (5) siguientes en votación serán elegidos suplentes numéricos. La elección de los integrantes del Comité de Control Social se hará mediante planilla única y los asociados lo harán por voto nominal. Los tres (3) postulados con mayor votación serán elegidos principales y los tres (3) siguientes en votación serán elegidos suplentes numéricos. La selección de los tres (3) integrantes del Comité de Apelaciones se efectuará por postulación, quienes serán nombrados por la Asamblea para el mismo periodo estatutario. 6

8 PROPUESTA REGLAMENTO ASAMBLEA 2018 Versión: V1 Código: ED-RGL-16 Fecha de actualización: En el evento que no se complete este número de postulantes, el Comité de Control Social procederá a designarlos aleatoriamente. PARÁGRAFO: En caso de empate de algunos de los candidatos para los Órganos antes mencionados, se depositarán en sobre cerrado los nombres respectivos y un asociado de entre los asistentes a la Asamblea General Ordinaria de Asociados del año 2018, procederá a seleccionar cada papeleta. En orden de la selección serán ocupados los renglones disponibles. El Revisor Fiscal y su suplente se elegirán por mayoría absoluta de votos; la cual corresponde a la mitad más uno de todos los votos válidos depositados para su elección. En caso de empate se procederá de la misma forma que para los candidatos a los órganos antes señalados. En el evento que se llegase a presentar que ninguno de los candidatos a Revisoría Fiscal alcance la mayoría absoluta, la siguiente votación se realizará con los dos (2) candidatos que alcanzaron las mayores votaciones. ARTICULO 16.- ACTA DE LA ASAMBLEA: El Acta de la Asamblea General Ordinaria se hará constar en el Libro de Actas de Asamblea, debidamente encabezada con su número y contendrán por lo menos la siguiente información: Lugar, fecha y hora de la reunión; forma y antelación de la convocatoria y órgano o persona que convocó; clase de reunión, nombre y número de asociados o delegados convocados, asistentes y representados; el resumen sucinto de los asuntos tratados; las decisiones adoptadas y el número de votos emitidos a favor; en contra o en blanco; las constancias presentadas por los asistentes a la reunión y que se relacionen con los temas aprobados, los nombramientos efectuados; la fecha y hora de la clausura y las demás circunstancias que permitan una información clara y completa del desarrollo del evento. La firma del acta estará a cargo del Presidente y Secretario de la Asamblea. La verificación del acta estará a cargo de la comisión de tres (3) asociados que elija la misma Asamblea General según orden de postulación, quienes la avalarán con su firma. En el evento que no se complete esta comisión, el Comité de Control Social procederá a designarlos aleatoriamente. ARTICULO 17.- DESIGNACIÓN DE LA COMISION PARA LA REVISION Y APROBACIÓN DEL ACTA: Los tres (3) integrantes nombrados por la Asamblea General verificarán el contenido del acta y si la encuentran ajustada a la realidad de lo ocurrido y acordado en la reunión, la avalarán firmándola de conformidad junto con el Presidente y Secretario de la Asamblea. Los asociados comisionados deberán en lo posible tener conocimiento de esta gestión para procurar y facilitar la labor encomendada, haciendo uso racional de esta designación. Esta comisión entregará al Secretario de la Asamblea, para los trámites legales 7

9 PROPUESTA REGLAMENTO ASAMBLEA 2018 Versión: V1 Código: ED-RGL-16 Fecha de actualización: correspondientes el acta debidamente revisada y firmada dentro de los veinte (20) días calendario siguiente a la fecha de la reunión. En caso de incumplimiento a la labor encomendada, se harán acreedores a las sanciones disciplinarias contenidas en el estatuto. El presente reglamento de Asamblea es aprobado en Asamblea General Ordinaria de Asociados celebrada el 24 de febrero de Presidente Asamblea General Ordinaria de Asociados Secretario Asamblea General Ordinaria de Asociados La presente propuesta de Reglamento de Asamblea General de Asociados año 2018 es aprobado en la sesión de Junta Directiva No. 308 celebrada el 21 de diciembre de Comuníquese, publíquese y cúmplase. JORGE A. PINZÓN BARRAGÁN Presidente Junta Directiva GLORIA A. OSPINA GONZÁLEZ Secretaria Junta Directiva GESTIÓN DEL CAMBIO FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS Propuesta reglamento asamblea 2018 Elaborado por Revisado por Aprobado por Gerencia Junta Directiva Junta Directiva Acta 308 8

10 CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE ASOCIADOS 2018 Versión: V1 Código: ED-ACU-01 Fecha de actualización: ACUERDO No de diciembre de 2017 Por el cual se convoca a la Asamblea General Ordinaria de Asociados del año 2018 del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGÍA - CAJITA La Junta Directiva del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGIA CAJITA, en uso de sus atribuciones legales y en especial la que le confiere el Artículo 51 del Estatuto vigente y CONSIDERANDO: 1. Que de conformidad con el artículo 41 del Estatuto vigente, corresponde a la Junta Directiva convocar a los asociados hábiles a la Asamblea General Ordinaria de Asociados, durante los tres (3) primeros meses del año. 2. Que en reunión de Junta Directiva realizada el día 21 de diciembre de 2017, según consta en el Acta No. 308, se aprobó convocar a Asamblea General Ordinaria de Asociados del año Que con miras a que los aspirantes a desempeñar cargos en los Órganos de Administración y Control, cumplan con el requisito de formación establecido en los artículos 49 y 60 del Estatuto, durante el tercer trimestre de 2017 se tuvo a disposición de los asociados la formación en economía solidaria, la misma que ha sido programada para enero y febrero de Que corresponde a la Junta Directiva preservar la identidad del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGÍA - CAJITA, su integración, la unidad de propósitos y de dirección. RESUELVE: ARTÍCULO 1.- CONVOCATORIA: Convocar el día 2 de febrero de 2018 a la Asamblea General Ordinaria de Asociados del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGIA - CAJITA, a celebrarse el día 24 de febrero a partir de las 8:00 am y hasta la 1 p.m., en el Auditorio de la Cámara de Comercio de Bogotá Sede Avenida El Dorado No. 68 D 35 Piso 1. El horario previsto para la inscripción de asistencia de los asociados estará comprendido entre las 7:30 y 9:00 de la mañana únicamente del día 24 de febrero de 2018, hora a partir de la cual el asociado no podrá participar en la Asamblea y se hará acreedor a la multa por inasistencia decretada en el Artículo 24 del Estatuto. ARTICULO 2.- MULTA: El valor de la sanción por inasistencia a la Asamblea o por la no permanencia en el recinto, a no ser que por razones de los debates el quórum se haya 1

11 CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE ASOCIADOS 2018 Versión: V1 Código: ED-ACU-01 Fecha de actualización: desintegrado, corresponde al equivalente de dos (2) salarios mínimos legales diarios vigentes. El producto de esta sanción se destinará al Fondo de Solidaridad y/o Educación del Fondo de Empleados de la Energía - CAJITA. De acuerdo con el Parágrafo 2 del Artículo 24 del Estatuto, sólo es posible aceptar excusas por la no asistencia a la Asamblea en los siguientes casos, teniendo los asociados plazo de diez (10) días hábiles después de transcurrida ésta para presentar la excusa. De lo contrario se entenderá que el asociado acepta la sanción, cuyo valor será descontado por nómina: a) Por enfermedad. En tal caso la incapacidad deberá ser expedida por un médico debidamente acreditado b) Por trabajo prestado a la entidad generadora de vínculo. Con la presentación del debido certificado c) Por fuerza mayor o caso fortuito (Ley 95 de 1890, Artículo 1o.) d) Por calamidad doméstica debidamente sustentada. ARTÍCULO 3.- ASOCIADOS HÁBILES: Son asociados hábiles los inscritos en el registro social que no tengan suspendidos sus derechos y/o servicios y se encuentren al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones dinerarias con el FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGÍA - CAJITA, al día 2 de febrero de 2018, fecha de la convocatoria a la Asamblea General de Asociados. El listado de los asociados hábiles debe ser debidamente validado por el Comité de Control Social. ARTÍCULO 4.- REPORTE DE ASOCIADOS INHÁBILES: Corresponde al Comité de Control Social verificar la lista de asociados hábiles e inhábiles, publicando la relación de estos últimos en los diferentes medios de comunicación con que cuenta el FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGÍA - CAJITA, en la misma fecha de publicación de la convocatoria y por el término de diez (10) días hábiles. Durante este tiempo los asociados afectados podrán presentar los reclamos relacionados con la capacidad de participar. Una vez vencido el anterior plazo y en firme la relación de los asociados inhábiles del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGÍA - CAJITA, el Comité de Control Social puede incluir la rectificación que corresponda en el reporte inicial de asociados inhábiles. El nuevo listado deberá ser publicado en los mismos medios en los cuales se efectuó la información inicial. ARTÍCULO 5.- PARTICIPACIÓN MEDIANTE REPRESENTACIÓN POR PODER: Por regla general la participación en la Asamblea General es personal; pero en los eventos de 2

12 CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE ASOCIADOS 2018 Versión: V1 Código: ED-ACU-01 Fecha de actualización: justificada dificultad para asistir a ella, los asociados podrán hacerse representar mediante poder otorgado por escrito a otro asociado hábil, en el que indique el nombre y cédula del apoderado y la fecha de la reunión para la que se confiere, dirigido a la Gerencia del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGÍA CAJITA. Máximo a las 12 meridiano del día veinte (20) de febrero de 2018, es decir 3 días hábiles antes de la realización de la Asamblea, el poder debidamente firmado tanto por el asociado poderdante como por su apoderado, deberá quedar presentado en las oficinas del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGIA - CAJITA, de forma personal, por sistema de mensajería o por correo electrónico. El Comité de Control Social verificará los poderes y presentará al Presidente de la Asamblea la relación de los asociados poderdantes y sus apoderados. El asociado apoderado comparecerá a la Asamblea el día y hora señalados y registrará su asistencia en la mesa de control. Cumplido este requisito quedará habilitado para participar, deliberar y ejercer el derecho al voto y el de su representado. Cada asociado tendrá derecho a llevar la representación de un (1) poderdante. Los miembros de la Junta Directiva, Comité de Control Social, el Representante Legal y los trabajadores del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGÍA - CAJITA no podrán recibir poderes ni hacerse representar en las reuniones en las cuales deban asistir en cumplimiento de sus funciones. ARTÍCULO 6.- ORDEN DEL DÍA: El Orden del día a proponer por la Junta Directiva a la Asamblea General Ordinaria de Asociados 2018, es el siguiente: 1. Verificación del quórum 2. Himno Nacional de Colombia 3. Lectura y aprobación del Orden del día 4. Instalación de la Asamblea por parte del Presidente de la Junta Directiva 5. Elección de Presidente y Vicepresidente de la Asamblea General Ordinaria de Asociados Aprobación del Reglamento de la Asamblea General Ordinaria 7. Designación de la Comisión de Revisión y Aprobación del acta 8. Informe de la Comisión de Revisión y Aprobación del acta de la Asamblea General Ordinaria de Asociados del año Votación para la Elección de Órganos de Administración y Control para el periodo a) Junta Directiva b) Comité de Control Social c) Revisor Fiscal 10. Presentación de informes de gestión a) Junta Directiva y Representante Legal b) Comité de Control Social 3

13 CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE ASOCIADOS 2018 Versión: V1 Código: ED-ACU-01 Fecha de actualización: Informe y Dictamen del Revisor Fiscal 12. Estudio y aprobación de los Estados Financieros con corte a Diciembre 31 de Aprobación del proyecto de Distribución de Excedentes del año Resultados del proceso de elección de Junta Directiva y Comité de Control Social con la asignación de gastos 15. Resultado del proceso de elección del Revisor Fiscal con su suplente y asignación de remuneración 16. Nombramiento del Comité de Apelaciones 17. Proposiciones, Recomendaciones y Conclusiones 18. Clausura ARTÍCULO 7.- ASOCIADOS ASPIRANTES A PERTENECER A JUNTA DIRECTIVA Y COMITÉ DE CONTROL SOCIAL: Con el fin de dar cumplimiento a los artículos 49 y 60 del Estatuto vigente, para ser elegido miembro principal o suplente de la Junta Directiva o del Comité de Control Social, los candidatos deberán reunir los siguientes requisitos: 1. Ser asociado hábil de LA CAJITA con una antigüedad no menor a dos (2) años continuos. 2. Acreditar haber recibido capacitación de una institución debidamente autorizada, con una participación mínima de cuarenta y cinco (45) horas en cursos o seminarios especializados en economía solidaria, aspectos administrativos y financieros o tener formación profesional con conocimiento en economía solidaria con un mínimo de veinte (20) horas. 3. No haber sido sancionado durante los últimos cinco (5) años anteriores a la nominación, con suspensión total de sus derechos sociales. 4. No estar incurso en incompatibilidades o prohibiciones establecidas por el estatuto o en la ley. 5. Estar presente durante la elección. Los asociados aspirantes deben presentar en sobre cerrado el formato del anexo No. 1 del presente acuerdo, junto con los documentos que acrediten cumplir los requisitos, a más tardar el día 13 de febrero de 2018 a las 2:00 p.m., en las oficinas del Fondo de Empleados en la carrera 14 No. 94 A - 24 oficina 505. El Fondo de empleados dispondrá de una urna para tal fin. PARÁGRAFO 1: En caso de no completarse el número mínimo de inscritos, es decir diez (10) para la Junta Directiva y seis (6) para el Comité de Control Social, se ampliará el plazo de inscripción hasta el día 16 de febrero a las 2:00 pm. Si no se completare el mínimo número, aún extendiendo el plazo de inscripción, no se podrá efectuar nombramiento de Órganos de Administración y Control para el período , por lo que será necesario convocar a una Asamblea Extraordinaria. 4

14 CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE ASOCIADOS 2018 Versión: V1 Código: ED-ACU-01 Fecha de actualización: PARÁGRAFO 2: Dos miembros del Comité de Control Social y un asociado presente al momento del cierre de la fecha y hora establecidos, tendrán la responsabilidad de analizar el cumplimiento de los requisitos de cada aspirante, asignar un número al azar para cada aspirante con el cual se identificará en el respectivo tarjetón. PARÁGRAFO 3. La Administración del Fondo de Empleados publicará en la página web a más tardar el día 17 de febrero los aspirantes a desempeñar cargos en la Junta Directiva y el Comité de Control Social para el período ARTÍCULO 8.- FORMACIÓN EN ECONOMÍA SOLIDARIA : Para cumplir el requisito señalado en el numeral 2 del artículo 7 del presente Acuerdo, la Administración del Fondo ofrece los siguientes cursos de Economía Solidaria: Nombre Curso Básico Economía Solidaria Formación de Directivos No horas Modalidad Fechas Inscripciones Observaciones 20 Virtual Plataforma A medida que se inscriban en habilitada contactenos@fondoenergia.com del 16 de se va solicitando la apertura de enero al 4 la plataforma para tomar el curso de febrero 30 Presencial 27 de Hasta el día 19 de enero de 2018 Requisito: Haber enero, 3 y en tomado curso básico 10 de contactenos@fondoenergia.com de economía febrero, solidaria, horario de debidamente 8.00 am a certificado 4.00 pm ARTÍCULO 9.- ASPIRANTES AL CARGO DE REVISORÍA FISCAL. El Revisor Fiscal deberá ser Contador Público con matrícula vigente, no podrá ser asociado del Fondo de Empleados y será elegido por la Asamblea General para un periodo de dos (2) años con su respectivo suplente de las mismas calidades y condiciones, pudiendo ser removido o reelegido. Los siguientes son los requisitos mínimos exigidos para los aspirantes al cargo de Revisor Fiscal, así como de su suplente, los que deben estar soportados debidamente: 1) Ser Contador Público con matrícula vigente, con amplio conocimiento de Normas Internacionales de Información Financiera NIIF y Normas Internacionales de Auditoría NIAS, debidamente certificadas. 2) No haber sido sancionado por las entidades gubernamentales que ejerzan el control, inspección y vigilancia sobre las entidades públicas, privadas y organizaciones de economía solidaria. 3) No haber sido sancionado en los dos (2) últimos años, por la Junta Central de Contadores o la entidad que la sustituya. 4) Acreditar formación y experiencia en el sector solidario, debidamente certificada. 5) No haber sido asociado del Fondo de Empleados en los últimos seis (6) meses, previos a su elección. 6) No estar incurso en inhabilidades o prohibiciones de carácter legal. 5

15 CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE ASOCIADOS 2018 Versión: V1 Código: ED-ACU-01 Fecha de actualización: ) Con miras al cumplimiento de la Circular externa 04 de 2017 de la Superintendencia de la Economía Solidaria, relacionada con SARLAFT, deberán presentar los siguientes documentos: certificación expedida por parte de instituciones de educación superior debidamente acreditadas ante el Ministerio de Educación Nacional, donde conste que se realizó un curso de mínimo 90 horas en Administración de Riesgos que incluya un módulo de lavado de activos y financiación del terrorismo LA/FT. En el evento que aún no hayan terminado o realizado el curso descrito anteriormente, deben presentar certificación de la inscripción al mismo junto con el soporte de pago correspondiente, ya que en tal caso el Fondo concederá plazo hasta el 30 de junio de 2018 para que lo culminen. certificación del curso e-learning de la Unidad de Información y Análisis Financiero - UIAF en el módulo general que se divide en cuatro temas: 1) Lavado de activos, 2) Sistema Nacional Antilavado de Activos y Contra la Financiación del Terrorismo ALA/CFT, 3) Debida diligencia del conocimiento del cliente y análisis financiero como herramienta para prevenir y detectar el lavado de activos y 4) Tipologías generales, señales de alerta y trata de personas. Si la propuesta proviene de una persona jurídica, adicional a los documentos anteriores, deben aportar aquellos que acrediten su existencia y representación legal, así como indicar quién ejercerá el cargo de Revisor Fiscal principal y quién como suplente en representación de la firma. Quien ejerza la Revisoría Fiscal del Fondo de Empleados deberá contar con los equipos informáticos, licencias y materiales necesarios para el desarrollo de su gestión. Por lo anterior la Junta Directiva ha ordenado a la Administración invitar a personas naturales y/o jurídicas a cotizar sus servicios, con fecha límite de la presentación de las propuestas y los documentos que acrediten el cumplimiento de requisitos, a más tardar el día 23 de enero de 2018 a las 2:00 p.m. en la sede del Fondo de Empleados de la Energía - CAJITA, ubicada en la Carrera 14 No. 94 A-24 oficina 505, en sobre cerrado y depositado en la urna destinada para tal fin. PARÁGRAFO 1: La Junta Directiva ha designado una Comisión transitoria integrada por tres asociados, quienes tienen la responsabilidad de evaluar las propuestas recibidas, solicitar las aclaraciones pertinentes y presentar a lo sumo las cinco mejores. PARÁGRAFO 2. La Administración del Fondo de Empleados publicará en la página web a más tardar el día 17 de febrero los aspirantes pre seleccionados a desempeñar la Revisoría Fiscal para el período ARTÍCULO 10.- LIBROS Y DOCUMENTOS: Los libros, estados financieros y documentos se encuentran a disposición para inspección de los Asociados en el domicilio principal del FONDO DE EMPLEADOS DE LA ENERGÍA - CAJITA ubicado en la Carrera 14 No. 94 A 6

16 CONVOCATORIA A ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE ASOCIADOS 2018 Versión: V1 Código: ED-ACU-01 Fecha de actualización: oficina 505 en la ciudad de Bogotá, así como en la página web a partir del 2 de febrero de 2018, fecha en que se realiza la convocatoria. ARTÍCULO 11.- VIGENCIA: El presente Acuerdo rige a partir de la fecha. Dado en Bogotá, DC., a los diecisiete (17) días del mes de enero de dos mil dieciocho (2018). Comuníquese, publíquese y cúmplase. JORGE A. PINZÓN BARRAGÁN Presidente Junta Directiva GLORIA A. OSPINA GONZÁLEZ Secretaria Junta Directiva GESTIÓN DEL CAMBIO FECHA VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS Convocatoria asamblea 2018 Elaborado por Revisado por Aprobado por Gerencia Junta Directiva Junta Directiva Acta 308 7

17 Versión: V1 FORMATO PODER ASAMBLEA Código: AA-FOR-01 Fecha de actualización: Bogotá, D.C., aa / mm / aaaa Señores Fondo de Empleados de la Energía CAJITA Ciudad Yo cédula No. de conformidad con la Ley y el Artículo 44 del Estatuto del Fondo de Empleados de la Energía CAJITA, otorgo PODER amplio y suficiente, al Asociado (a): cédula No. para que me represente en la Asamblea General Ordinaria de Asociados, a celebrarse el: aa / mm / aaaa Cordialmente, Firma Asociado Nombre C.C. No. Acepto el Poder, Firma Apoderado Nombre C.C. No. 1

18 INSCRIPCIÓN ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN Y CONTROL Versión: 1 Código: ED-FOR-01 Fecha de actualización Periodo AÑO A AÑO Foto fondo blanco 3x4 cm Fecha: dd / mm / aaaa Órgano de administración o control al que desea inscribirse: Nombre: Junta Directiva Comité de Control Social Cédula: Escolaridad: Primaria Bachillerato Técnico / tecnólogo Profesional Especialización Maestría / Doctorado Título profesional: Empresa empleadora: Activo Pensionado Formación en economía solidaria y aspectos administrativos y financieros: Nombre del Curso Intensidad horaria Fecha dd / mm / aaaa dd / mm / aaaa dd / mm / aaaa dd / mm / aaaa dd / mm / aaaa dd / mm / aaaa dd / mm / aaaa dd / mm / aaaa dd / mm / aaaa dd / mm / aaaa Nota: se debe adjuntar fotocopia que acredite el titulo profesional y los cursos mencionados anteriormente. Firma Cédula Cra. 14 No. 94A - 24 Oficina 505 PBX: (571)

19 LISTA DE ASOCIADOS HÁBILES PARA ASISTIR A LA ASAMBLEA DEL 24 DE FEBRERO DE 2018 Cédula Cédula Cédula Cédula Cédula

20 Cédula Cédula Cédula Cédula Cédula

21 Cédula Cédula Cédula Cédula Cédula

22 Cédula Cédula Cédula Cédula Cédula

23 Cédula Cédula Cédula Cédula Cédula

24 Cédula Cédula Cédula Cédula Cédula

25 Cédula Cédula Cédula Cédula Cédula

26 Cédula Cédula Cédula Cédula Cédula

27 Cédula Cédula Cédula Cédula Cédula