FOLIOS DE ACTUACIÓN NOTARIAL

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1 PÁGINA: 1 de 6 ÍNDICE: 1. OBJETO 2. ALCANCE 3. DESARROLLO 4. RESPONSABILIDADES 5. REFERENCIAS 6. REGISTROS 7. ANEXOS HISTORIAL DE CAMBIOS Revisión Descripción del cambio Fecha 0 Edición inicial 23/01/16 1 Se incorpora método de inutilización de material defectuoso previo a la destrucción 13/07/ REDACTÓ: REVISÓ: APROBÓ: Mónica Villarruel Cristian Barraza Roberto Mir COPIA IMPRESA NO VÁLIDA SIN SELLO DE COPIA CONTROLADA

2 PÁGINA: 2 de 6 1. OBJETO Describir el proceso para la producción de folios de Actuación Notarial. 2. ALCANCE Aplica a la elaboración de todos los folios de actuación notarial y folio de legalización: -Protocolo ( ) -Copia en blanco ( ) -Certificación de firma ( ) -Certificación de copias texto corto ( ) -Legalización ( ) 3. DESARROLLO A continuación se detallan las operaciones llevadas a cabo para la producción de folios teniendo en cuenta las etapas definidas en el IT-02. 1) Retiro de Materiales y Materias Primas del depósito. Las órdenes de producción y taller correspondientes contemplan la elaboración de folios y se indica en la misma la numeración desde y hasta que corresponde. Para cumplir con dicha orden se utiliza papel título: Protocolo, Copia en blanco, Certificación de firma (tamaño A4) se retiran pliegos. Folios de legalización y Certificación de copia, texto corto: pliegos. Personal del Taller retira el papel del Depósito y firma por duplicado el Vale de Materiales. Cuando por errores en la impresión resulte necesario reponer pliegos el retiro se asienta en un formulario de solicitud y entrega de pliegos mal impresos: fecha, orden de producción de referencia, cantidad de pliegos entregados, firma y aclaración del personal que entrega y recibe dichas fojas. Este comprobante se emitirá por triplicado quedando una copia para el Sector Depósito, otra para el Sector Impresiones y la tercera al Sector Costos e Imprenta. 2) Recuento de Papel Personal del depósito y del taller procederá inmediatamente con posterioridad a la apertura de la respectiva orden de producción al conteo del papel título, previo a la entrega de papel. 3) Corte. Previo a la impresión se refila el papel en la guillotina para su ingreso en las impresoras. 4) Impresión.

3 PÁGINA: 3 de 6 Dicha tarea se realiza en la impresora definida en la orden de producción de a cuatro folios por pliego para el protocolo, copia en blanco y texto corto, y de a ocho para las legalizaciones y certificación de copia (medio folio) por cada pliego de papel. Los folios impresos son pasados a la impresora Sor en la cual se estampan en ambas caras los logotipos de Colegio en tinta invisible, excepto el folio de protocolo. Asimismo se solicita la reposición del papel título pre impreso que haya sido desechado en alguna instancia del proceso en alguna máquina por razones de haberse detectado errores en la impresión. El objetivo de esto es poder dar cumplimiento a las cantidades indicadas en la orden de producción. Estos nuevos pliegos de papel título, denominados reposiciones, se incorporan para dar continuidad al proceso productivo y completar las cantidades a producir indicadas en la Orden de Producción. 5) Corte. Pasa al sector corte para ser seccionados. 6) Numeración. Los folios se numeran en frente y dorso con serie de tres letras y número de nueve dígitos manteniendo la correlatividad en cada orden de producción conforme a lo registrado en el sistema Aramis. 7) Revisión. Una vez cumplidas las etapas anteriores los folios pasan a la Sección de Revisión de folios para el control de numeración, tinta invisible y efecto Galaxy. El criterio de revisión es exhaustivo y todo producto que no se encuentre en perfectas condiciones es retirado y marcado a fin de requerir su reposición. La revisión es registrada por los operadores en la Planilla de revisión de folios, Re01-IT- 03. Se marca el lugar de donde fue retirado para posteriormente incorporar la reposición. Las numeraciones retiradas se asientan en el sistema Aramís. Con los folios retirados, se solicita al Depósito la cantidad de folios necesarios para reponer. Los folios de reposiciones mencionados son entregados al Sector Control de Folios por el Depósito, quien previo control de la numeración de los folios recibidos entrega igual cantidad de folios defectuosos. La entrega se registra en el formulario de Retiro de folios para reposiciones. (Re02-IT-03). Se procede a la numeración de estas reposiciones conforme al registro de folios defectuosos (malos) en el sistema Aramis. Se intercalan las reposiciones bien confeccionadas. FOLIOS PARA REPOSICIONES: A efectos de realizar las reposiciones que pueda solicitar el Sector de Control de folios en el punto anterior, una vez al año o cuando sea necesario por los niveles de stock, se abren órdenes de producción de reposiciones de los distintos tipos de folios que solo contienen la primera etapa de impresión y tinta invisible. Dichos folios de reposiciones se depositan en la jaula de máxima seguridad ubicada en el depósito del Taller de Producción Gráfica, ya que el sector mencionado cuenta con un sistema de alarma de última generación con claves de

4 PÁGINA: 4 de 6 acceso individual. Este procedimiento es realizado para disminuir costos, ya que sería muy oneroso poner en marcha el equipo mencionado cada vez que se requiera realizar una reposición. 8) Encarpetado Los folios de protocolo se encarpetan manualmente en carpetas de a 10 unidades. 9) Colocación de Termocontraible /Empaquetado. Luego se prosigue con al empaquetado de los folios en nylon termocontraible en una máquina ubicada en el sector de control de folios y son ubicados en cajas las cuales se encuentran debidamente rotuladas, precintando las mismas. El último control es realizado por el Jefe de Folios. ENTREGA DE PRODUCTO TERMINADO Se entregan los folios a depósito conjuntamente con la Orden de Producción y de Taller y las planillas de revisión de folios. Personal de Depósito ingresa la fecha de cierre de la Orden en el sistema Aramis y las existencias se vuelcan al sistema América generando el ingreso del stock en el depósito imprenta para su posterior distribución a las distintas bocas de expendio (delegaciones). CONTROL DE FOLIOS MAL IMPRESOS Y DESTRUCCIÓN El Sector Control de Folios confecciona un detalle del personal que revisó, numeró reposiciones, intercaló, embaló y encajó las diferentes partidas a través de planillas de control de folios que se adjuntan a la orden de producción. Una vez finalizada una orden de producción y entregados los pliegos y folios mal impresos o deteriorados del Sector Control de Folios a personal del Depósito, se genera un listado con las numeraciones de los folios mal numerados o con defectos de impresión y el total de reposiciones y pliegos defectuosos que insumió la respectiva orden de trabajo, desde el sistema Aramis. Dicha cantidad y numeración, si corresponde, es controlada a fin de verificar la coincidencia con la sumatoria de los solicitados en las distintas etapas de producción y que figuran en los comprobantes de retiro. Dicha tarea es supervisada por el Jefe de Contabilidad de Costos de Imprenta procediendo una vez controlados los folios a inutilizar/invalidar los pliegos que han sido desechados y suplantados por reposiciones de la siguiente manera: Corte vértice superior izquierdo con la guillotina cuando se trate de pliegos simples. Corte de ambos vértices superiores (superior izquierdo y derecho) cuando sean pliegos dobles. A posteriori, ante la presencia de algún miembro de la Comisión de Imprenta o quien a su efecto se designe, procede a su destrucción. De este acto surgirá la confección de un Acta de destrucción por duplicado en el que consten los pliegos y/o folios a destruir, la orden a la que pertenecen y las firmas de las personas intervinientes. La primer copia se entrega a la autoridad designada al efecto y la segunda copia se archiva en el sector Costos e Imprenta junto a toda la

5 PÁGINA: 5 de 6 documentación de la Orden de Producción quien armará un expediente por cada orden. En el mismo constará la totalidad de comprobantes que hacen al proceso de producción desde su inicio hasta la entrega definitiva de los folios de actuación notarial terminados y la posterior destrucción de los folios defectuosos. (vale de insumo con detalle del retiro del papel título, planilla de retiro de folios para reposiciones, listado de folios con errores con detalle de la numeración, (malos), listado de costos obtenido de Aramis, listado de Folios a destruir por mes con detalle de la OP, descripción del folio, cantidad de folios o pliegos y acta de destrucción). REGISTRO DE NO CONFORMIDADES El Jefe del Taller, evalúa la planilla de control de numerados y los partes de mano de obra, analizando las causas que originan los problemas. Cuando las observaciones lo ameriten, registrará las mismas como una no conformidad indicando la acción correctiva y su responsable. Posteriormente deberá realizar un seguimiento a fin de verificar el cumplimiento de las acciones programadas y efectuar el registro correspondiente. 4. RESPONSABILIDADES Operador - Registrar los problemas detectados en el parte de mano de obra o control de numerados. Jefe de Folios y revisores de folios - Controlar la impresión y numeraciones - Retirar los folios defectuosos - Registrar las numeraciones con errores - Reponer los folios en el lugar correcto Jefe del TPG - Registrar las no conformidades, acción correctiva y responsable. - Verificar el cumplimiento de las acciones programadas. Responsable del Depósito - Registrar los vales de insumo - Controlar el retiro de reposiciones verificando la entrega de defectuosos. - Efectuar el cierre de la Orden de Trabajo. - Registrar el ingreso del producto terminado al depósito Jefe de Costos y Contabilidad de Imprenta/Depósito - Confeccionar expediente de folios por Orden de Producción - Controlar las reposiciones y su inutilización previo a la destrucción - Efectuar acta de destrucción. 5. REFERENCIAS Norma ISO Sistemas de Gestión de Calidad

6 PÁGINA: 6 de 6 Manual de Gestión de Taller de Producción Gráfica del Colegio de Escribanos de la Provincia de Buenos Aires. 6. REGISTROS CÓDIGO REGISTRO SOPORTE ACCESO Re01-IT-02 Orden de Producción de Folios LUGAR ARCHIVO RESP. GUARDA TIEMPO RET. DISPOSICIÓN Papel Libre Taller Jefe de taller 10 años Destrucción Re02-IT-02 Orden de taller Papel Libre Taller Jefe de taller 10 años Destrucción Re03-IT-02 Parte de mano de obra Papel Libre Carpeta Depósito 2 Años Destrucción Re04-IT-02 Vales de insumo Papel Libre Carpeta Depósito 2 Años Destrucción Re05-IT-02 Retiro de insumos Papel Libre Carpeta Re01-IT-03 Revisión de folios Papel Libre Carpeta Re02-IT-03 Retiro de folios para reposiciones - Sistema Aramis Electrónico Sistema América Papel Libre Carpeta Electrónico Con usuario y contraseña Con usuario y contraseña Jefe de Máquinas Administrativ o del taller Sector Costos y Contabilidad de Imprenta 2 Años Destrucción 10 Años Archivo 10 Años Destrucción Sistema TI permanente - Sistema TI permanente - 7. ANEXOS No aplica