SISTEMA DE REGISTRO ACADÉMICO E INSTITUCIONAL (SIRAI)

Transcripción

1 SISTEMA DE REGISTRO ACADÉMICO E INSTITUCIONAL (SIRAI) MÓDULO REGISTRO DE MATRÍCULA DE EDUCACIÓN MEDIA MANUAL DE USUARIO MARTES 5 DE ENERO DE 2016 i

2 ÍNDICE ÍNDICE... ii INTRODUCCIÓN... ii CREACIÓN DE AÑO ESCOLAR... 1 CARGAR PERSONAL AÑO... 5 MATRÍCULA... 7 CREACIÓN DE SECCIONES REGISTRO DE MATRÍCULA ii

3 INTRODUCCIÓN El siguiente manual está dirigido específicamente a los usuarios de director de todos los centros educativos del país, en él se detalla paso a paso el procedimiento para efectuar satisfactoriamente el Registro de Matrícula de Educación Media en el Sistema de Registro Académico e Institucional (SIRAI), haciendo énfasis en algunas recomendaciones fundamentales para no tener problemas al momento de matricular a los respectivos alumnos, se recomienda leer detenidamente cada una de las opciones expuestas en el siguiente manual antes de comenzar con el proceso de matrícula. ii

4 CREACIÓN DE AÑO ESCOLAR Después de realizar el Cierre del Año Escolar Oficial en el Departamento de Acreditación los Centros Educativos deberán ingresar al Año Escolar recién finalizado con el usuario de Director. Hay que tomar en cuenta que después del Cierre del Año Escolar Oficial el único usuario activo será el de Director; por lo que después de crear el nuevo Año Escolar se debe cargar el personal para que funcione el usuario de registro académico. Después de ingresar al sistema con usuario de Director aparece la pantalla Seleccionar Año Escolar ; la cual se representa en la siguiente figura. Observe la figura anterior, note que solo se encuentra el campo Año y un combo de selección; el combo muestra los años de la entidad en orden descendente; para cambiar el año, de clic sobre el combo y en él se mostrarán todos los años existentes para la entidad educativa. 1

5 Después de seleccionar el año escolar recién finalizado, de clic en el botón Continuar. Al dar clic sobre el botón, el sistema le permitirá acceder a la pantalla de inicio del sistema, la cual se presenta en la siguiente figura. El procedimiento para crear el nuevo año escolar se realizará de la siguiente manera: De clic en la opción de menú Procesos. Ubique su puntero en la opción Año Escolar. De clic sobre la opción Año Escolar. 2

6 Al realizar los pasos anteriores, el sistema le mostrará la lista de años creados, en este caso todos estarán inactivos. En la siguiente figura se detalla lo antes mencionado: Para crear el Nuevo Año Escolar, es necesario dar clic en la opción Nuevo que se encuentra en la barra de Menú de Opciones al lado izquierdo de la aplicación. Luego el sistema la mostrará la siguiente pantalla: Los campos que forman esta pantalla, son los siguientes: Año: Ingrese el año escolar por entidad. Fecha de Inicio (dd/mm/aaaa): Ingrese la fecha de inicio del año por entidad, con el formato correspondiente (día/mes/año). Fecha de Fin (dd/mm/aaaa): Ingrese la fecha de finalización del año por entidad, con el formato correspondiente (día/mes/año). Descripción: Ingrese la descripción del año a crear. 3

7 NOTA: La fecha de inicio no puede ser menor al día en que se efectúa la creación del año escolar, debemos utilizar como mínimo la fecha del día en que se crea: Fecha de Inicio: Fecha del día en que se cree el año escolar. Fecha de Fin: 30/12/ año actual Para guardar los datos ingresados en el sistema, debe de dar clic en el botón Guardar con lo que finalmente el Centro Educativo tendrá creado en el sistema el Nuevo Año Escolar. Para ingresar a dicho año se deberá salir completamente del Sistema y accesar nuevamente con el usuario de Director, seleccionar en el combo de selección el Nuevo Año Escolar y proceder a la Carga de Personal respectiva. 4

8 CARGAR PERSONAL AÑO Después de haber ingresado al Nuevo Año Escolar con Usuario de Director se ingresará a la opción Cargar Personal Año para agregar los usuarios creados en el año anterior en el nuevo año incluyendo el usuario de Registro Académico, cabe señalar que este proceso es necesario para poder trabajar con procesos pendientes de notas en los años anteriores, mientras el usuario de Registro Académico no sea cargado en el nuevo año al intentar accesar a años anteriores con dicho usuario el sistema retornará el mensaje Contraseña Incorrecta por lo que es importante efectuar la carga del personal como se explica a continuación para que el Usuario de Registro Académico funcione: Para cargar personal al nuevo año escolar creado, realice lo siguiente: De clic en la opción de menú Procesos. Ubique su puntero en la opción Cargar Personal Año. De clic sobre la opción Cargar Personal Año. Al realizar lo anterior, el sistema le permitirá acceder a la pantalla de la lista de usuarios utilizados en el año anterior como se muestra en la siguiente figura: 5

9 Sí desea cargar un usuario, de clic en la opción Cargar Usuario que se encuentra ubicada a la par de cada uno de los registros mostrados, el sistema retornará el siguiente mensaje Usuario cargado en el Año Escolar Activo Satisfactoriamente él cuál indica que el proceso se ha ejecutado con éxito, y con ello podrá utilizar ese usuario en el nuevo año escolar de la entidad, es importante señalar que solamente los usuarios que se carguen aparecerán en el campo Docente responsable de sección a la hora de crear las secciones respectivas del año en curso. Recuerde que si se requiere crear nuevos usuarios debe utilizar el proceso tradicional. Posteriormente proceder al proceso de Matrícula en el SIRAI. 6

10 MATRÍCULA CREACIÓN DE SECCIONES. Antes de iniciar el proceso de matrícula en el Nuevo Año Escolar, es necesario crear las respectivas secciones donde serán registrados los estudiantes. A continuación se detallan los pasos a seguir para dicho proceso: 1. En el nuevo año escolar, seleccionar en el menú procesos la opción, Administrar secciones. 7

11 2. Aparecerá la siguiente pantalla, dar clic en la opción nuevo: 3. Al seleccionar la opción nuevo aparecerá la siguiente pantalla en la que es necesario rellenar o elegir las opciones de los campos requeridos por el sistema: 8

12 4. Al haber completado dichos campos, como se muestra en el ejemplo, dar clic en el botón guardar: 5. Aparecerá el mensaje: sección creada satisfactoriamente, y podrá continuar con el proceso de creación de las secciones que requiera la entidad educativa. 9

13 NOTA. Las instituciones que poseen la modalidad Apremat opción Industrial deben crear sus secciones seleccionando en el SIRAI los servicios educativos que presentan al final y entre paréntesis la palabra Apremat. De igual forma las instituciones que tienen acreditado el Bachillerato Técnico Nocturno en cualquiera de sus opciones deberán crear sus secciones seleccionando en el sistema los servicios educativos que presentan al final y entre paréntesis la palabra Nocturno. NOTA. Nunca se debe elegir el programa NOCHE en las modalidades nocturnas del sistema tradicional, dicho programa se utiliza solamente para las modalidades EDUCAME. Si alguna institución posee bachillerato nocturno y este no aparece entre los servicios acreditados en el sistema, debe presentar copia de acuerdo a Acreditación Central para acreditarle el servicio educativo correspondiente a la jornada nocturna. Asimismo las instituciones que imparten MEGATEC también deben elegir los servicios educativos que presentan al final y entre paréntesis la palabra Megatec tanto el técnico como en el general. Ejemplos: Primer Año de Bachillerato Electrónica (Apremat) Primer Año de Bachillerato Contador (Nocturno) Primer Año de Bachillerato Logística y Aduanas (Megatec) Primer Año de Bachillerato General (Megatec) 10

14 REGISTRO DE MATRÍCULA. Para efectuar el proceso de matrícula de alumnos con NIE se deben seguir los pasos que continuación se detallan: 1. En el Nuevo Año Escolar ir al menú procesos, donde se debe seleccionar y dar clic en la opción registro de matrícula: 11

15 2. Aparecerá la pantalla siguiente, en donde se seleccionará el servicio educativo y la sección de bachillerato en donde realizara la matrícula, luego dar click en filtrar: 3. Al haber filtrado, se desplegará una ventana en donde se reflejará la información de la sección y luego ingresar en la opción matricular alumnos: 12

16 4. Se desplegará una pantalla que identifica la sección, luego dar click en nuevo para iniciar el ingreso de los alumnos con su respetivo NIE. 6. Al desplegarse la siguiente pantalla se realizará: 1. Digitar el NIE. 2. Click en buscar NIE, aparecerá el nombre del estudiante. 3. Se deberá de registrar, de acuerdo a los documentos en físico, partida de nacimiento y certificado. 4. Click en guardar. 13

17 5. Aparecerá el mensaje de matrícula creada satisfactoriamente se continúa con el proceso de matrícula del resto de estudiantes: Si no se marcan los documentos no procederá la validación en la Departamental. NOTA. Para los estudiantes que fueron matriculados en el SIRAI en el año 2008 o en años posteriores a éste y que por lo tanto ya tienen NIE, pero sus nombres están escritos con errores ortográficos (incluyendo la omisión de tildes), deberá efectuarse la corrección correspondiente en las oficinas de Acreditación de su respectivo Departamento, en los primeros 3 meses de cada año. Los centros educativos serán los responsables de identificar en el SIRAI los errores en la escritura de los nombres y apellidos de los estudiantes y presentarlos a la oficina de Acreditación Departamental con la respectiva copia de la partida de nacimiento. Después de matricular a un alumno que haya cursado su noveno grado en el año 2008 o en años posteriores a éste y que fue registrado en el SIRAI, ir al menú Procesos, luego Administrar Alumnos para completar los datos de la ficha del alumno porque su expediente está incompleto. 14

18 Para efectuar el proceso de matrícula de alumnos sin NIE se deben seguir los pasos que a continuación se detallan: 1. Si el alumno estudió noveno grado en el año 2008 ó en años posteriores a éste y no presentó NIE se debe buscar en el sistema por medio del nombre desde la opción Administrar alumnos, existen varias formas de búsqueda: digitar todo el nombre en mayúsculas, digitar la primera letra de cada nombre en mayúscula y las demás en minúsculas o simplemente colocar el símbolo de porcentaje (%) en lugar de las letras tildadas ó las letras que difieren con relación a la escritura de un mismo nombre. Ejemplos: Jos% Antonio Pineda Hern%ndez, Jane% Mart%nez (En este último caso, el sistema retornará los registros que contengan el nombre Janet, Janeth ó Janette). Al encontrar el NIE se deben seguir los pasos detallados en el proceso de matrícula de alumnos con NIE. Si definitivamente no se encuentra un alumno registrado en el sistema ya sea porque estudió en años anteriores al 2008, procede del extranjero ó por algún otro motivo no se registró en el sistema se debe seguir el procedimiento que se explica a continuación. 2. Seleccionar y dar click en la opción nuevo, se desplegará una ficha en blanco la cual será llenada con los datos del estudiante. 15

19 Al haber completado los campos, click en guardar. NOTA. En el momento de crear la ficha no debe tocarse la pestaña de matrícula (en el caso de que aparezca dicha pestaña), ya que la matrícula se hace después desde la opción Registro de Matrícula. Para el llenado del expediente del estudiante, debe escribirse correctamente los nombres y apellidos del estudiante, tal como aparecen en la partida de nacimiento tomando en consideración la Ley del Nombre. Asimismo, deberá tenerse especial cuidado con aquellos nombres y apellidos que lleven acento ortográfico (tilde), los cuales deberán escribirse correctamente. 3. Después de crear la ficha se deberá seguir los pasos del 1 al 4 detallados en el proceso matrícula de alumnos con NIE con la diferencia que al desplegarse la pantalla de matrícula se realizará lo siguiente: 16

20 1) Click en el botón que posee los 3 puntos. 2) Y se desplegará la siguiente pantalla, en la que se digitará el nombre del estudiante tal y como se digitó al momento de crear la ficha. Dar click en filtrar y posteriormente dar click en el Id. 17

21 3) Se deberá de registrar, de acuerdo a los documentos en físico, partida de nacimiento y certificado. 4) Click en guardar. 5) Aparecerá el mensaje matrícula creada satisfactoriamente. 6) Finalmente desde la opción Construir del Menú Reportes imprimir la Nómina de Matrícula Oficial la cual se presentará al respectivo Acreditador Departamental en el momento de la Validación. DIRECCIONES DE ACCESO A SIRAI Favor, hacer uso del navegador Google Chrome. 18