Estructura de la Familia ISO 9000 Definiciones básicas Principios de Gestión de la Calidad. Requerimientos de la Norma

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2 CONTENIDO 1. OBJETIVO 2. INTRODUCCIÓN N A LAS SERIES ISO 9000 Estructura de la Familia ISO 9000 Definiciones básicas Principios de Gestión de la Calidad 3. ANÁLISIS DE LA NORMA ISO 9001:2008 Requerimientos de la Norma 4. ELABORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN N DEL SGC. Manual de Gestión de la Calidad Procedimientos Instrucciones de Trabajo Otros Documentos

3 1. OBJETIVOS o El participante p interpretará de manera general los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, como base para la actualización y desarrollo de los procedimientos académico administrativos de la Escuela Nacional de Enfermería y Obstetricia, alineados a un Sistema de Gestión de la Calidad, así como la responsabilidad que tiene cada uno de ellos dentro del proceso de implantación de éste. o El participante conocerá la forma en que habrá de generarse la documentación de la Escuela Nacional de Enfermería y Obstetricia, considerando los requerimientos del Sistema de Gestión de la Calidad conforme a la Norma ISO 9001:2008.

4 2. INTRODUCCIÓN A ISO 9001 La Institución Internacional de Normalización (ISO) es una federación mundial de organismos miembros de ISO para la normalización, está integrada por comités de representantes de diferentes países y México participa a través de la DGN (Dirección General de Normas). La pepaaciónde preparación las normas internacionalesnacionales se realiza a a ta travésde Comités Técnicos, ISO 9001 fue preparada por el comité técnico 176, Gestión y Aseguramiento de la Calidad, Subcomité SC 2, Sistemas de Calidad. Los comités de los países miembros de ISO que han certificado la conformidad de la traducción de la Norma son: Bolivia, Brasil, Chile, España, México, Perú, República Dominicana, Venezuela, Argentina, Colombia, Costa Rica, Ecuador, Estados Unidos de América, Uruguay y Cuba.

5 La Serie de Normas ISO 9000 Es una familia de normas desarrolladas d por el Comité Técnico en Calidad d de ISO, para normalizar a nivel internacional todos los aspectos relacionados con la gestión y el aseguramiento de la calidad. Estas normas están compuestas por tres guías y una norma que es el Modelo de Gestión de Calidad. ISO 9000 ISO 9001 ISO 9004 ISO SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: Fundamentos y Vocabulario SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: Requerimientos SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD: Directrices para la Mejora del Desempeño GUÍAS PARA AUDITAR SISTEMAS DE CALIDAD

6 DEFINICIONES BÁSICAS CALIDAD: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita y obligatoria. SATISFACCIÓN DEL USUARIO: Percepción del Usuario sobre el grado en que se han cumplido sus requerimientos. SISTEMA: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan. GESTIÓN : Actividades coordinadas para dirigir y controlar una Institución. SISTEMA DE GESTIÓN: Sistema para establecer la política y los objetivos, así como los mecanismos para lograr dichos objetivos. MEJORA DE LA CALIDAD: Parte de la gestión de la calidad orientada a aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de la calidad. EFICACIA: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. EFICIENCIA: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

7 INSTITUCIÓN: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de responsabilidades, autoridades y relaciones. PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. PRODUCTO: Resultado de un proceso (el producto puede ser también un servicio). FORMATO: Diseño predefinido, id en una hoja de papel oen medio electrónico, que nos sirve como herramienta para desarrollar y plasmar los resultados de las actividades descritas en los procedimientos e instrucciones. REGISTRO: Presenta los resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. DOCUMENTO: Se refiere a todo aquel escrito que sirva como consulta para saber cómo realizar algo, generalmente se encuentran en : DOCUMENTO CONTROLADO DOCUMENTO NO CONTROLADO DOCUMENTO OBSOLETO PROCEDIMIENTO: Descripción secuencial de la realización de las actividades que integran un proceso. INSTRUCCIÓN DE TRABAJO: específica del procedimiento. Descripción detallada de cómo se realiza una actividad

8 PRINCIPIOS DE GESTIÓN DE CALIDAD 1. ENFOQUE ORIENTADO AL USUARIO Comprender las necesidades actuales y futuras de los Usuarios. Comunicarlas a los involucrados dentro de la Institución. Satisfacer sus requisitos y esforzarse por exceder sus expectativas. Medir su satisfacción y tomar acciones sobre los resultados. 2. LIDERAZGO Los Líderes establecen el propósito y la visión de la Institución. Modelan con el ejemplo. Crean y mantienen un ambiente sano. Crean mecanismos de comunicación abierta y honesta para integrar al personal. Determinan metas, objetivos y desarrollan estrategias para su logro. Delegan responsabilidades, pero también, proporcionan las herramientas para que estas se cumplan. 3. PARTICIPACION DEL PERSONAL El personal, en todos los niveles, se compromete a ser proactivo y a trabajar en equipo. Comparte conocimientos y experiencia con sus compañeros de trabajo. Asume y acepta la responsabilidad que se les delega. Proponen acciones de mejora para el bien de la Institución. Participan activamente en el logro de las metas y objetivos de la Institución. 4. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS Se identifican los procesos de la Institución para obtener los resultados deseados. Se identifican las entradas y monitorean los resultados. Se identifican las interfases entre cada proceso. Se evalúan riesgos y consecuencias, así como el impacto en los Usuarios. Se establecen responsabilidades y autoridad para la Gestión de los procesos. Se consideran todos los recursos necesarios para lograr el resultado deseado.

9 5. ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA GESTION 6. MEJORA CONTINUA Determina y desarrolla los procesos como un Sistema. Entiende la relación de los procesos como clave para el éxito. Analiza todos los aspectos de un proceso para identificar las características críticas como clave para el éxito. Juzga la efectividad y eficiencia de los procesos ya que ambos, tienen importancia significante en la satisfacción del Usuario. La mejora continua del desempeño global de la Institución debe ser un objetivo permanente. Se aplica a servicios, procesos y sistemas. Promueve actividades basadas en la prevención. Proporciona entrenamiento en las herramientas para la Mejora Continua. Ayuda a establecer métricas, metas y monitorear el desempeño (incluyendo las definidas por el Usuario). 7. ENFOQUE BASADO EN HECHOS PARA LA TOMA DE DECISIONES Las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y de la información. Definen y entrenan a los responsables de recopilar la información. Utilizan Técnicas Estadísticas para analizar, resolver y presentar resultados. Aseguran que todos comprendan la información y lo que implica. Relacionan la información con las metas establecidas. 8. RELACIONES MÚTUAMENTE BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR La Institución y sus proveedores son interdependientes. Una relación mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor. Crea y fomenta comunicación abierta y clara. Inicia mutuo desarrollo y mejora de procesos y servicios. Comparte información para solidificar metas futuras y las relaciones mutuas.

10 3. ANÁLISIS DE LA NORMA ISO:9001 (REQUERIMIENTOS)

11 Requerimientos de la norma ISO 9001:2008 1Objetivo ycampo de Aplicación Generalidades. 1.2 Aplicación. 2 Referencias Normativas. 3Términos y definiciones. 4Sistema de Gestión de la Calidad 4.1 Requisitos generales. 4.2 Requisitos de la documentación. 5 Responsabilidad de la Dirección 5.1 Compromiso de la Dirección. 5.2 Enfoque al Usuario. 5.3 Política de Calidad. 5.4 Planificación. 5.5 Responsabilidad, autoridad y comunicación. 5.6 Revisión por la dirección. 6 Gestión de los Recursos 6.1 Provisión de recursos. 6.2 Recursos humanos. 6.3 Infraestructura. 6.4 Ambiente de trabajo. 7 Realización del Servicio 7.1 Planificación de la realización del servicio. 7.2 Procesos relacionados con el Usuario. 7.3 Diseño y desarrollo. 7.4 Compras. 7.5 Producción y prestación del servicio. 7.6 Control de equipos de seguimiento y de medición. 8 Medición, Análisis y Mejora 8.1 Generalidades. 8.2 Seguimiento y medición. 8.3 Control del Servicio no conforme. 8.4 Análisis de datos. 8.5 Mejora.

12 ISO 9001 : OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN 1.1 GENERALIDADES Consistentemente proporciona p servicios que cumplen con las necesidades del Usuario y los requerimientos regulatorios aplicables. Ayuda a mejorar la satisfacción del Usuario. Mejora continua del sistema. Asegura la conformidad con los requisitos. 1.2 APLICACION Aplicable a organizaciones de todos tamaños. Pueden considerarse exclusiones, debido a la naturaleza de la Institución y su servicio. Las exclusiones son limitadas a los requerimientos con cláusula 7. Las exclusiones pueden afectar la habilidad de una Institución para cumplir con la satisfacción del Usuario.

13 ISO 9001 : REFERENCIAS NORMATIVAS La Norma ISO 9001:2008 esta autorizada para ser aplicada en el país del que se trate. Cualquier cambio o modificación debe ser autorizada y utilizada la norma vigente. 3 TERMINOS Y DEFINICIONES La Norma ISO 9000 Fundamentos y Vocabulario puede ser utilizada como referencia para aclarar conceptos. El término Producto puede significar también servicio

14 4 Sistema de Gestión de Calidad

15 4. Sistema de Gestión de la Calidad 4.1 Requisitos Generales 4.2 Requisitos de la Documentación Generalidades Manual de la Calidad Control de los Documentos Control de los Registros

16 4.SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD 4.1 Requisitos Generales La Institución debe establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de Calidad y mejorar continuamente su eficacia de acuerdo con los requisitos de esta norma mexicana. La Institución debe para: desarrollar e implantar su Sistema de Gestión de Calidad Determinar los procesos y su aplicación. Determinar la secuencia einteracción. ió Determinar los criterios y métodos para asegurar su eficacia. Asegurar la disponibilidad de recursos e información. Realizar el seguimiento, i la medición ió y análisis i de estos procesos. Implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planeados y la mejora continua de dichos procesos. La Institución debe gestionar estos procesos de acuerdo con los requisitos de esta norma mexicana.

17 4.2 REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN 421Generalidades La documentación del SGC debe incluir: La declaración documentada de la Política y Objetivos de Calidad. Un Manual de la Calidad. Procedimientos documentados requeridos por la Norma (6). Los documentos necesarios para la Institución (Req ). Los registros de calidad requeridos por la norma (18). La extensión de la documentación depende del tamaño de la Institución, la complejidad de sus procesos, interacciones y la competencia del personal. NOTA: La documentación puede estar en cualquier formato o tipo de medio.

18 Estructura Documental Estándar Internacional ISO MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTOS SON SUB PROCESOS DOCUMENTADOS QUE TIENEN INTERRELACIÓN CON UNA O MÁS ÁREAS INSTRUCCIONES DE TRABAJO (DOCUMENTACIÓN TÉCNICA) NIVEL 1 Define políticas y Responsabilidades Generales. NIVEL 2 Define QUÉ? QUIÉN? CUANDO? DÓNDE? NIVEL 3 Define el CÓMO? CONTIENEN EL DETALLE QUE APLICAN A UNA ACTIVIDAD DE UN PROCEDIMIENTO O ÁREA ESPECÍFICA NIVEL 4 REGISTROS, RESULTADOS Y/O BASE DE DATOS SON EVIDENCIA OBJETIVA DE QUE LAS ACTIVIDADES ESTABLECIDA EN LOS DOCUMENTO SE HAN REALIZADO Resultados muestran que el Sistema está funcionando

19 5. Responsabilidad de la Dirección

20 5. Responsabilidad d de la Dirección ió 5.1 Compromiso de la Dirección 5.2 Enfoque al Usuario 5.3 Política de Calidad Planificación Objetivos de Calidad Planificación del SGC 5.6 Revisión por la Dirección Generalidades Información para la revisión Resultados de la Revisión Registros Procesos Norma Política Objetivos Manual de Calidad Instrucciones de trabajo 5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación Responsabilidad y autoridad Representante de la Dirección Comunicación Interna

21 5.3 Política de Calidad La alta Dirección debe asegurarse de que la política de calidad. a) Es adecuada con el propósito de la Institución. b) Incluye un compromiso para cumplir con los requerimientos y de mejorar continuamente la eficacia del SGC. c) Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de calidad. d) Es comunicada y entendida dentro de la Institución; y e) Es revisada continuamente para su adecuación.

22 Aspectos a considerar para elaborar una la política de calidad Puede ser documentada en el Manual de Gestión de la Calidad Pueden considerarse los siguientes conceptos al momento de definir la política de calidad: 1. La consistencia con la visión y estrategias futuras de la Institución. 2. Incluir los conceptos de mejora continua y las necesidades y expectativas de los usuarios. 3. La evaluación de los objetivos de calidad 4. El compromiso de la alta dirección en la implantación del sistema de gestión de calidad. 5. Promover el compromiso de la Alta Dirección hacia la calidad.

23 6. Gestión de Recursos

24 6. Gestión de los Recursos MATERIALES 6.3 INFRAESTRUCTURA (INSTALACIONES Y EQUIPO) INSU UMOS 7.0 REALIZACIÓN DEL SERVICIO SERVICIO MÉTODOS OS 62RH 6.2 R.H. (GENTE) 6.4 AMBIENTE DE GENERALIDADES COMPETENCIA, TOMA DE TRABAJO CONCIENCIA Y FORMACIÓN 6.1 SUMINISTRO DE RECURSOS 5.0 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN

25 7. Realización del Servicio

26 7. Realización del Servicio Proceso de Compras Información de las Compras Verificación de los productos o servicios. 7.3 Diseño y Desarrollo Planeación del Diseño y Desarrollo Datos de Entrada Resultados Revisión Verificación Validación Control de Cambios 7.4 Compras 7 Realización del Servicio 7.1 Planeación de la Realización del Servicio Control de la Producción y Prestación del Servicio Validación de los procesos de la producción y de la prestación el servicio Identificación y Trazabilidad Propiedad del Usuario Preservación del producto o servicio Determinación de los Requisitos relacionados con Usuario Revisión de los requisitos Relacionados con el servicio Comunicación con el Usuario. 7.2 Procesos Relacionados con los Usuarios 7.5 Producción y Prestación del Servicio Proveedores Almacén Insumos Almacén Servicios Usuario Preservación del producto o servicio Preservación del producto o servicio 76C 7.6 Control lde los Equipos de Seguimiento i y Medición ió

27 Sobre las Exclusiones: Pueden considerarse exclusiones, debido a la naturaleza de la Institución y del servicio que se proporciona. Limitado a los requerimientos de la cláusula 7. Las exclusiones pueden afectar la habilidad de la Institución para cumplir con la satisfacción del Usuario.

28 Sobre las Exclusiones: La intención es que la Institución busque implantar la ISO 9001 cumpliendo con todos los requisitos del estándar; sin embargo, es probable que algunos requerimientos de la cláusula 7 no sean aplicables. Debe notarse que la EXCLUSIÓN no debe entenderse como aplicable a cláusulas Debe notarse que la EXCLUSIÓN no debe entenderse como aplicable a cláusulas completas, pueden haber circunstancias donde algún requisito en específico de las sub-cláusulas de la cláusula 7 sean aplicables, y donde otras puedan ser excluidas.

29 Exclusiones más Comunes: 7.3 DISEÑO Y DESARROLLO Donde la Institución no tiene ninguna responsabilidad en cuanto al diseño y desarrollo de los servicios i que provee VALIDACIÓN DE LOS PROCESOS DE LA PRODUCCIÓN Y DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO Esta cláusula puede ser excluida cuando la producción y prestación del servicio ii se realiza bajo condiciones i controladas y es necesario realizar una validación final.

30 Exclusiones más Comunes: PROPIEDAD DEL USUARIO Donde la Institución no utilice productos tangibles o intangibles propiedad de los Usuarios en sus procesos de realización ió del servicios. Debe notarse que si el Usuario provee algún diseño de producto o servicio, esto debe considerarse como propiedad p intelectual y debe ser cubierto por el SGC. 7.6 CONTROL DE LOS EQUIPOS DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN Donde la Institución no necesite de equipos Donde la Institución no necesite de equipos para proveer evidencia de la conformidad de los productos o servicios.

31 8. Medición, análisis y mejora

32 8. Medición, Análisis y Mejora 8.1 Generalidades 8.2 Seguimiento y Medición 8.3 Control de Servicio No Conforme REQUISITOS 8.1 Planificar Procesos de Seguimiento, Satisfacción del Usuario. Medición, Análisis y Mejora Auditoria Interna Seguimiento y Medición de Conformidad del Servicio. los Procesos. Conformidad del SGC Seguimiento y Medición del Mejora Continua de eficacia del SGC. Servicio. Partes Interesadas: Usuarios Proveedores UNAM Insumos Servicios Usuarios 8.3 Control de Servicio No Conforme Identificación, Control. Responsabilidad y Autoridad para su Manejo. Acciones para eliminar la no conformidad. Autorización de su uso o liberación. Impedir su uso o implicación. 85Mejora Mejora Continua Política y Objetivos de Calidad. Resultados de Auditoría. Análisis de Datos Acciones Correctivas y Preventivas Revisión por la Dirección. 8.4 Análisis de datos 8.4 Análisis de Datos Resultados del Seguimiento y la Medición. Satisfacción del Usuario (8.2.1). Conformidad de los Requisitos (7.2.1). Procesos y Servicio. Oportunidades para acciones preventivas. Proveedores.

33 4. ELABORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DEL SGC

34 Estructura Documental Estándar Internacional ISO MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Y DE PLANEACIÓN DE LA CALIDAD NIVEL 1 Define políticas y Responsabilidades Generales. NIVEL NIVEL 3 NIVEL

35 4.2.2 MANUAL DE GESTIÓN DE LA CALIDAD OBJETIVO Definir i la estructura t del Sistema de Gestión de la Calidad d y las responsabilidades para con la calidad de las diferentes áreas funcionales. Demostrar el cumplimiento de la norma aplicada. Documentar y comunicar la política y objetivos de calidad. Servir de base para implantar el Sistema de Gestión de la Calidad. Orientar a los trabajadores hacia la calidad del servicio. Proyectar una imagen favorable de la Institución. Dar a conocer las generalidades del SGC de la Institución al personal de nuevo ingreso. Servir de base para auditar el Sistema de Gestión de la Calidad.

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37 Estructura del Manual de Gestión de la Calidad Portada Índice 1. Objetivo, Alcance y Exclusiones. 2. Lineamientos para el uso del Manual. 3. Antecedentes Históricos. 4. Sistema de Gestión de la Calidad. d 5. Responsabilidad de la Dirección. 6. Gestión de Recursos. 7. Realización del Servicio. 8. Medición, Análisis y Mejora. 9. Glosario. 10. Control de Cambios. 11. Anexos.

38 Estructura del Manual de Planeación de la Calidad Portada Índice 1. Introducción 2. Objetivo y Alcance del Manual 3. Lineamientos para el Uso del Manual 4. Planificación de los Procesos Modelo de Determinación de los Procesos Procesos Básicos: a) Mapas de los Procesos b) Interacción de los Procesos c) Planes de Calidad d) Indicadores Procesos de Dirección (Gestión, Medición, Análisis y Mejora) a) Indicadores Procesos de Soporte a) Indicadores 5. Control de Cambios

39 R E Q U I S I T O S D E L U S U A R I O PROCESOS SUSTANTIVOS ESTUDIOS PROFESIONALES POSGRADO EDUACCION CONTNU A SERVICIO ACADÉMICO SERVICIOS ESCOLARES INVESTIGACIÓN SERVICIO DE BIBLIOTECA Y AUDIOVISUAL PROCESOS DE APOYO SECRETARÍA ADMINISTRATIVA PERSONAL. SERVICIOS GENERALES. PRESUPUESTOS. SISTEMAS. BIENES Y SUMINISTROS. SERVICIO DE IMPRENTA SECRETARÍA GENERAL INTERCAMBIO ACADÉMICO. COORDINACIÓN DE APOYO ACADÉMICO. T ECNOLOGÍAS APLICADAS A LA EDUCACIÓN. SECRETARIA DE ASUNTOS DEL PERSONAL ACADÉMICO. SU A OFICINA JURÍDICA CONTRATOS. ACUERDOS. S A T I S F A C C I Ó N D E L U S U A R I O

40 INTERACCIÓN Ó DEL PROCESO DE SERVICIO ACADÉMICO PROCESO QUE PROVEE ENTRADA(S) PROCESO RESULTADO(S) PROCESO(S) QUE RECIBEN INTERACCIÓN DEL PROCESO SERVICIOS ESCOLARES PROCESO QUE PROVEE ENTRADA(S) PROCESO RESULTADO(S) PROCESO(S) QUE RECIBEN PROCESO QUE PROVEE ENTRADA(S) PROCESO RESULTADO(S) PROCESO(S) QUE RECIBEN

41 Mapa de proceso

42 Plan de Calidad del Proceso: PLANEAR HACER VERIFICAR ACTUAR ACTIVIDAD A CARACTERÍSTICA CRITERIO DE TAMAÑO VERIFICAR A CONTROLAR ACEPTACIÓN MUESTRA FRECUENCIA DOCUMENTO DE REFERENCIA REGISTRO RESPONSABLE DEL CONTROL PLAN DE REACCIÓN

43 Indicadores Proceso: INDICADOR FORMA DE MEDIRLO UNIDAD DE MEDIDA FRECUENCIA META OBJETIVO DEL INDICADOR RESPONSABLE FUENTE

44 Estructura Documental Estándar Internacional ISO NIVEL PROCEDIMIENTOS SON SUB PROCESOS DOCUMENTADOS QUE TIENEN INTERRELACIÓN CON UNA O MÁS ÁREAS NIVEL 2 Define QUÉ? QUIÉN? CUANDO? DÓNDE? NIVEL 3 NIVEL

45 PROCEDIMIENTOS OBJETIVO Proporcionar un lineamiento y dirección clara al usuario de la secuencia de actividades por realizar y controlar; quién?, qué?, cuándo?, dónde? d y considerando por se lleva a cabo dicha actividad? y su relación con otras actividades.

46 Procedimientos Obligatorios PROCEDIMIENTOS Estos se encuentran declarados en diferentes cláusulas de la norma y pueden identificarse como: Procedimiento Documentado Este término se refiere a que los procedimientos no sólo estén documentados, sino también implantados y mantenidos. Los procedimientos requeridos por la norma son: Control de los Documentos Control de los Registros Control ldel lservicio i no Conforme Auditorías Internas Acciones Preventivas Acciones Correctivas.

47 CONSIDERACIONES AL ELABORAR UN PROCEDIMIENTO Apóyate en la gente Deja que la gente te AYUDE. Pide sugerencias y conseguirás: 1) Hechos y; 2) Fijarás las bases para la aceptación.

48 Recuerda que la longitud de un procedimiento depende del número de actividades a desarrollar VARIOS PASOS UNA PÁGINA MÁS PASOS VARIAS PÁGINAS MUCHOS PASOS MUCHAS PÁGINAS

49 Pasos para elaborar procedimientos La experiencia ha demostrado que al desarrollar procedimientos deben seguirse los siguientes pasos: Conocer los requerimientos de la norma aplicable. Revisar las actividades, la documentación, los registros y actividades actuales e involucradas en el procedimiento correspondiente. Comparar las actividades id d actuales con los requerimientos i de la norma aplicable (debes de la norma). Complementar las actividades para que cumplan con la norma aplicable (en caso de ser necesario). Elaborar el diagrama de flujo del procedimiento. Elaborar el borrador (desarrollo) del procedimiento. Revisión y aprobación del procedimiento

50 Redacción de los procedimientos Redacción efectiva - Debe ser clara, simple y directa. - Pensar en el usuario del procedimiento. -Evitar términos fuera de uso común. Puntuación - Evitar usar frases muy largas. - Dar una instrucción por frase y tratar un tema por párrafo. Uso de palabras - Usar palabras con significados específicos o concretos que den lugar a interpretaciones. Iniciales, siglas y abreviaturas -Evitar usarlas. - Si fuera necesario utilizarlas, deben relacionarse junto con su significado en la sección de definiciones del procedimiento.

51 Formas Genéricas para Elaborar Procedimientos Forma Descriptiva Es la más común, y consiste en enunciados estructurados y relacionados con el objetivo y alcance del procedimiento, esto en forma de oraciones y organizados flujos lógicos de su ejecución bajo encabezados, especificando quién?, hace qué?, cuándo? y dónde? se va a documentar el resultado de la aplicación del procedimiento. Diagrama de Flujo Es una representación esquemática que muestra todos los pasos del procedimiento. Frecuentemente es el primer o segundo paso que se utiliza para una mejor comprensión y entendimiento sobre lo que el procedimiento es en términos de puntos de inspección, acción y decisión. Forma Descriptiva incluyendo Diagrama de Flujo

52 Razón de ser del procedimiento Asegurar la práctica correcta en la ejecución del trabajo, en primer lugar documentando la forma correcta de hacer las cosas, y en segundo lugar para responder las siguientes afirmaciones y preguntas: Por qué no se especificó? Quién lo aprobó? Por qué no se me incluyó? Quién autorizó ese cambio? Dónde está la documentación? No puedo leerlo! Esa no es mi responsabilidad! Quién lo verificó? No tuve una especificación ió actualizada! Nunca tenemos tiempo para planear! Es que siempre se ha hecho así!

53 Un diagrama de flujo seconstruyeutilizando una simbología específica, para representar las diversas actividades descritas en el procedimiento. i Decisión i Conector i Actividad i Documento i Archivo i Dirección de la información i Inicio / Fin

54 Estructura de los Procedimientos Carátula: Nombre e identificación del procedimiento y autorización. 1.- Objetivo: Responde a la pregunta... Para qué sirve el procedimiento a elaborar?. 2.- Alcance: Define la cobertura del procedimiento. Responde a la pregunta... Dónde aplica éste procedimiento?. 3.- Responsabilidades: Se definen las responsabilidades de los puestos que intervienen para ejecutar ycontrolar el procedimiento. i 4.- Lineamientos de operación: Son las directrices, políticas y criterios establecidos para el funcionamiento de la operación. 5.-DiagramadeFlujo:Es la representación gráfica del procedimiento, se construye utilizando una simbología específica para representar las diversas actividades que se realizan Descripción de la Operación: Se describen secuencialmente las actividades del procedimiento de acuerdo al puesto responsable de realizarlas, así como se mencionan los documentos o registros de referencia relacionados con cada actividad.