RESUMEN EJECUTIVO AUDITORÍA OPERATIVA PRACTICADA AL CONSEJO COMUNAL EL DESPERTAR DE LA LEGUA EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO 2013

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1 RESUMEN EJECUTIVO AUDITORÍA OPERATIVA PRACTICADA AL CONSEJO COMUNAL EL DESPERTAR DE LA LEGUA EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO 2013 Dirección de Control. Administración Central y Otro Poder Área. Consejos Comunales. Identificación. Consejo Comunal El Despertar de la Legua Tipo y denominación de la Intervención. Auditoría Operativa Código de la actuación. AO Alcance. La actuación fiscal, abarcó a la evaluación exhaustiva de los procedimientos establecidos para la selección, contratación, ejecución física y financiera, control, rendición de cuenta, así como los mecanismos implementados para medir el impacto en la comunidad por la ejecución del proyecto Electrificación Sector El Cariño la Legua, parroquia San Silvestre, municipio Barinas, cuyos recursos fueron otorgados por el Despacho del Gobernador del estado Barinas, durante el ejercicio económico financiero 2013, según Decreto Nº 252 de fecha 13 de junio del Objetivos de la Intervención Objetivo General Evaluar los procedimientos establecidos para la selección, contratación, ejecución física y financiera, control, rendición de cuenta, así como los mecanismos

2 implementados, para medir el impacto en la comunidad en relación a la ejecución del proyecto Electrificación Sector El Cariño la Legua, parroquia San Silvestre, municipio Barinas, durante el ejercicio económico financiero Objetivos Específicos Describir los procedimientos utilizados por el Consejo Comunal El Despertar de la Legua, para la escogencia del proyecto. Examinar la modalidad de selección de contratista adoptada por el Consejo Comunal El Despertar de la Legua, para la ejecución del proyecto. Evidenciar los procedimientos utilizados por el Consejo Comunal El Despertar de la Legua, para la recepción y manejo de los recursos financieros otorgados por la Gobernación del estado Barinas, a través de la Secretaría Ejecutiva del Despacho del Gobernador. Verificar los procedimientos utilizados por el Consejo Comunal, El Despertar de la Legua, para la ejecución del proyecto. Realizar la inspección a la obra, Electrificación Sector El Cariño la Legua, parroquia San Silvestre, municipio Barinas, con el fin de comprobar que se haya ejecutado en los términos previstos en el correspondiente proyecto y/o contrato. Verificar las actividades de control realizadas por parte de la Unidad de Contraloría Social del Consejo Comunal El Despertar de la Legua, con relación al proyecto ejecutado. Evidenciar los procedimientos establecidos por el Consejo Comunal El Despertar de la Legua, para la Rendición de Cuenta de los recursos asignados para la ejecución del proyecto Electrificación Sector El Cariño la Legua, parroquia San Silvestre, municipio Barinas. Especificar los medios utilizados por el Consejo Comunal El Despertar de la Legua, a los fines de medir el impacto generado en la comunidad, por el proyecto realizado. Pag. 2

3 Características Generales del Consejo Comunal evaluado El Consejo Comunal El Despertar de la Legua, fue constituido mediante Acta Constitutiva y Estatutos Sociales, aprobada en Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas de fecha , debidamente registrada en Taquilla Única del Poder Popular del municipio, Barinas del estado Barinas, en fecha , bajo el código de registro Nº y código de seguridad Nº , e identificada con el número de Registro de Información Fiscal (RIF) bajo el Nº J Resultados de la actuación Observaciones relevantes El Consejo Comunal El Despertar de la Legua no elaboró el Plan Comunitario de Desarrollo Integral, para el periodo del En revisión efectuada al Libro de Actas de Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas del año 2013, no se evidenció ninguna acta donde la comunidad haya solicitado o aprobado el proyecto objeto de estudio. Se evidenció que el Consejo Comunal El Despertar de la Legua no seleccionó ni designó a los miembros que deben conformar la Comisión Comunal de Contrataciones. En revisión realizada a los soportes documentales contenidos en el expediente del proyecto Electrificación Sector El Cariño la Legua, parroquia San Silvestre, municipio Barinas, se evidenció que el Consejo Comunal para la adquisición de materiales no aplicó el procedimiento de selección de contratista, correspondiente a la modalidad de consulta de precios, al no invitar a un mínimo de tres (03) oferentes para comparar los precios y las condiciones técnicas; así mismo, en el citado expediente no se evidenció acta de inicio del procedimiento e informe de análisis y recomendación. Se constató que solo uno (01) de los voceros que manejaron los recursos financieros asignados al consejo comunal, pertenecía a la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, tal como consta en la cláusula vigésima cuarta del Acta Pag. 3

4 Constitutiva y Estatutos Sociales del Consejo Comunal El Despertar de la Legua, de fecha En revisión efectuada a los soportes de pagos entregado por el Consejo Comunal, se constató la adquisición de materiales, donaciones y gastos administrativos que no corresponden al objeto del proyecto, los cuales fueron aprobados mediante Actas Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas de fecha , y , pero estos no fueron aprobado por el órgano que otorgó los recursos. Mediante entrevista realizada al vocero del consejo comunal y revisión efectuada al expediente presentado, se constató que la Unidad de Contraloría Social no elaboró informe de inspección en el seguimiento, vigilancia, supervisión y control de la ejecución del proyecto: Electrificación Sector El Cariño la Legua, parroquia San Silvestre, municipio Barinas. Se evidenció que la Unidad de Contraloría Social, no rindió cuenta pública de sus actuaciones ante la Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas. Conclusiones Del análisis a las observaciones expuestas en el presente informe, se concluye que la obra se ejecutó en un 100%, beneficiando a las familias del sector; sin embargo, en los procesos de administración y ejecución de los recursos se detectaron debilidades de control interno, así como la falta de seguimiento, vigilancia y control efectivo por parte de la Unidad de Contraloría Social. Recomendaciones En atención a las observaciones formuladas y la importancia de subsanar las omisiones detectadas, atacando las debilidades de control interno, a fin de evitar su recurrencia y obtener el mayor beneficio de los recursos otorgados para la comunidad, este Órgano de Control recomienda a los miembros del Consejo Comunal, lo siguiente: Pag. 4

5 El Colectivo de Coordinación Comunitaria del Consejo Comunal El Despertar de la Legua, debe Coordinar la elaboración, ejecución y evaluación del Plan Comunitario de Desarrollo Integral articulado con los planes de desarrollo municipal y estadal, de conformidad con las líneas generales del Plan de la Patria de Desarrollo Económico Social de la Nación , así mismo, éste debe ser aprobado en Asamblea de Ciudadano y Ciudadanas con el fin contribuir a la transformación integral de la comunidad. Todos los proyectos comunitarios, de comunicación alternativa, educación, salud, cultura, recreación, actividad física y deporte, socioproductivos, de vivienda y hábitat, de infraestructura, de funcionamiento, entre otros, generados por el consejo comunal, deben ser sometido a la consideración de la asamblea de ciudadanos y ciudadanas para su aprobación antes de su puesta en marcha. Constituir la Comisión Comunal de Contrataciones, la cual se encargará de llevar a cabo los procedimientos establecidos en la Ley de Contrataciones Públicas, de acuerdo con las modalidades de selección de contratistas reguladas en la misma y solicitar, en caso de que sea necesario, el apoyo del Servicio Nacional de Contrataciones (SNC). Una vez conformados los representantes de la Comisión Comunal de Contrataciones del Consejo Comunal, estos, en los procesos de compra enmarcadas en la modalidad de contratación por consulta de precios, deben solicitar a los proveedores como mínimo tres (03) ofertas, con la finalidad de seleccionar la más conveniente a los intereses de la comunidad. Además, deben llevar a cabo todos los procedimientos que implica la ejecución de los procesos de contratación, destacándose, entre otros, los siguientes: a) Preparación del presupuesto base, el cual representa una herramienta que les permitirá conocer los costos estimados de materiales o el costo de ejecución de la obra, previo a las solicitudes de ofertas. Cabe destacar, que su contenido será confidencial hasta que se produzca la notificación oficial del resultado de la selección del contratista, con las excepciones que establezca la Ley de Contrataciones Públicas. Pag. 5

6 b) Solicitud de ofertas a través de oficios, con indicación expresa de: los requerimientos de manera uniforme para todos los oferentes, las especificaciones técnicas, garantías, condiciones de ejecución y/o entrega, lapsos de entrega, establecimiento del cumplimiento del compromiso de responsabilidad social (cuando la contratación supere las 2500 Unidades Tributarias) y otros criterios de evaluación que se estimen convenientes, de manera que ello les permita disponer de información que sirva de base para hacer el análisis técnico y objetivo en el proceso de selección de la mejor opción. c) Acta de recepción de los documentos presentados por los oferentes (entre ellos las ofertas). d) Informe de análisis y recomendación de la oferta seleccionada o en su defecto la declaratoria desierta, así mismo cualquiera que sea el resultado debe ser sometido a la aprobación de la asamblea de ciudadanos y ciudadanas como máxima autoridad para la deliberación y decisión para el ejercicio del poder ciudadano. Los voceros y voceras del Consejo Comunal El Despertar de la Legua, deben adecuar la cláusula vigésima cuarta de los Estatutos de dicho consejo comunal, donde señale que los voceros para realizar los trámites ante la banca pública y privada deben ser integrantes de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria, quienes son los responsables y autorizados para llevar el control administrativo y financiero sobre la ejecución de los recursos asignados en los diferentes proyectos a ejecutar. Los voceros y voceras de la Unidad Administrativa y Financiera Comunitaria del Consejo Comunal El Despertar de la Legua, deben conformar los cuatros fondos internos: acción social; gastos operativos y de administración; ahorro y crédito social; y riesgos; y de esta manera no afectar el dinero destinado para el proyecto, garantizando asi un mejor funcionamiento administrativo del consejo comunal. Los miembros de la Unidad de Contraloría Social, deben realizar seguimiento, vigilancia, supervisión y control de la ejecución de todos los planes, proyectos Pag. 6

7 comunitarios y socioproductivos, organizaciones socioproductivas, fases del ciclo comunal y gasto anual generado con los fondos y los recursos financieros y no financieros asignados por órganos y entes del Poder Público o instituciones privadas, con la finalidad de promover y desarrollar la cultura del control social como mecanismo de acción en la vigilancia, supervisión, seguimiento y control de los asuntos públicos, comunitario y privado que incidan el bien común, así mismo deben dejar constancia a través de actas, informes y memorias fotográficas avalados por la asamblea de ciudadano y ciudadanas. Los voceros y voceras de la Unidad de Contraloría Social deben rendir cuenta pública anual de sus actuaciones a la comunidad, para que de esta manera tengan conocimiento sobre los trabajos realizados, las actividades, recursos y administración de los fondos llevados por el consejo comunal, dejando todo esto plasmado en Actas de Asamblea de Ciudadanos y Ciudadanas. EH/GF/EG/MO Pag. 7