CONSEJO NACIONAL DE PRODUCCION (CNP) Estados Financieros y Opinión de los Auditores Independientes

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1 CONSEJO NACIONAL DE PRODUCCION (CNP) Estados Financieros y Opinión de los Auditores Independientes Al 31 de diciembre del 2013 Informe Final

2 ÍNDICE Páginas Opinión de los Auditores Independientes 3-4 Estados de Situación Financiera 5-6 Estados de Resultados 7 Estados de Flujos Efectivo 8-9 Estados de Cambios en el Patrimonio 10 Notas a los Estados Financieros ANEXOS Combinación de los Balances de Situación de CNP y FANAL Anexo A Combinación de los Estados de Resultados de CNP y FANAL Anexo B Balances de Situación Convenio CNP-IDA Anexo C 84 Estados de Resultados Convenio CNP-IDA Anexo D 85 Una Firma, Un respaldo Web: 2

3 INFORME DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES Señores Junta Directiva (CNP) Informe sobre los estados financieros Hemos auditado los estados de situación financiera del (CNP) al 31 de diciembre 2013 y 2012, los estados de resultados, de cambios en el patrimonio y de flujos de efectivo por los años terminados en esas fechas, así como un resumen de políticas contables importantes y otras notas aclaratorias. Responsabilidad de la administración por los estados financieros La administración es responsable de la preparación y presentación razonable de estos estados financieros de acuerdo con la base contable que se señala en el nota 2. Esta responsabilidad incluye: diseñar, implementar y mantener el control interno relevante a la preparación y presentación razonable de los estados financieros que estén libres de representaciones erróneas de importancia relativa, ya sea debidas a fraude o error; seleccionando y aplicando políticas contables apropiadas, y haciendo estimaciones contables que sean razonables en las circunstancias. Responsabilidad del auditor Nuestra responsabilidad consiste en expresar una opinión sobre estos estados financieros con base en nuestra auditoria. Excepto por lo que se indica en los párrafos de las bases para la opinión calificada, efectuamos nuestra auditoría de acuerdo con las normas internacionales de auditoría y el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público dictadas por la Contraloría General de la República de Costa Rica. Dichas normas requieren que cumplamos con requisitos éticos así como que planeemos y desempeñemos la auditoría para obtener seguridad razonable sobre si los estados financieros están libres de representación errónea de importancia relativa. Una auditoria implica desempeñar procedimientos para obtener evidencia de auditoría sobre los montos y revelaciones en los estados financieros. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio del auditor, incluyendo la evaluación de los riesgos de representación errónea de importancia relativa de los estados financieros, ya sea debida a fraude o error. Al hacer esas evaluaciones del riesgo, el auditor considera el control interno relevante a la preparación y presentación razonable de los estados financieros por la entidad, para diseñar los procedimientos de auditoría que sean apropiados en las circunstancias. Una auditoria también incluye la propiedad de las políticas contables usadas y lo razonable de las estimaciones contables hechas por la administración, así como evaluar la presentación general de los estados financieros. Creemos que la evidencia de auditoría que hemos obtenido es suficiente y apropiada para proporcionar una base para nuestra opinión de auditoría. Una Firma, Un respaldo Web: 3

4 Bases para la opinión calificada Durante el periodo 2011 el (CNP) revaluó varias propiedades con base en avalúos hechos por la Administración Tributaria; sin embargo, por falta de tiempo y recursos no logró abarcar la totalidad de las propiedades con el fin de tenerlas todas contabilizadas a su valor razonable, según lo requerido por las normas contables. Al 31 de diciembre del 2013, solicitamos confirmación de los saldos de las cuentas por pagar de importancia relativa de la Institución, de las cuales obtuvimos pocas respuestas. De las recibidas, los saldos confirmados por los acreedores originaron una diferencia material por un monto de (miles), sin embargo, según lo indicado por la administración esta diferencia es propia de la operación de la Institución, ya que los proveedores según la región del país, registran las transacciones en lapsos de tiempo diferentes de la Institución, quien recibe la documentación de respaldo días posteriores a su emisión, por lo que al 31 de diciembre del 2013 los estados financieros no incorporan todas las transacciones que efectivamente se realizaron. Considerando lo anterior, no quedamos satisfechos del saldo de las cuentas por pagar al 31 de diciembre del 2013, el cual por circunstancias descritas se encuentra desfasado. Opinión En nuestra opinión, excepto por lo indicado en los párrafos anteriores sobre las bases para la opinión calificada, los estados financieros adjuntos presentan de forma razonable, en todos los aspectos significativos, la situación financiera del, al 31 de diciembre del 2013 y 2012, los resultados en sus operaciones, los cambios en el patrimonio y los flujos de efectivo por los años terminados en esas fechas, de conformidad con las bases contables descritas en la nota 2. Este informe es para conocimiento del (CNP) y la Contraloría General de la República de Costa Rica. Esta restricción no pretende limitar la distribución del informe, el cual es un asunto de interés público. DESPACHO CARVAJAL & COLEGIADOS CONTADORES PÚBLICOS AUTORIZADOS Lic. Gerardo Montero Martínez Contador Público Autorizado No Póliza de Fidelidad Nº 0116 FIG 7 Vence el 30 de setiembre del 2014 San José, Costa Rica, 25 de abril del Exento del timbre de Ley número 6663 del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, por disposición del artículo 8. Una Firma, Un respaldo Web: 4

5 CONSEJO NACIONAL DE LA PRODUCCION (CNP) (San José, Costa Rica) ESTADOS DE SITUACIÓN FINANCIERA Al 31 de diciembre del 2013 y 2012 (Expresados en miles de colones) Notas ACTIVOS Activos corrientes Caja y bancos Cuentas por cobrar Provisión cobranza dudosa 4 ( ) ( ) Existencias Provisión existencias 5 (35.703) (39.583) Mercadería en tránsito Gastos pagados por anticipado Inversiones a corto plazo Total activos corrientes Activos no corrientes Activos no corrientes fijos Cuentas por cobrar largo plazo Provisión cobranza dudosa 9 ( ) ( ) Total activos no corrientes fijos Activos financieros Adquisición de valores, netos Otros activos financieros Total activos financieros Activos no financieros Bienes duraderos Maquinaria, equipo y mobiliario Depreciación acumulada 13 ( ) ( ) Bienes preexistentes Terrenos Edificios Depreciación acumulada 16 ( ) ( ) Activos intangibles Depósitos Licencias Total activos no financieros Total activos no corrientes Total activos (Continua ) 5

6 CONSEJO NACIONAL DE LA PRODUCCION (CNP) (San José, Costa Rica) ( Finaliza) ESTADOS DE SITUACIÓN FINANCIERA Al 31 de diciembre del 2013 y 2012 (Expresados en miles de colones) Notas PASIVOS Y PATRIMONIO Pasivos corrientes Cuentas por pagar Retenciones por pagar Gastos acumulados por pagar Provisiones Total pasivos corrientes Pasivos no corrientes Ingresos cobrados por anticipado Jubilaciones Otras cuentas del pasivo Total pasivos no corrientes Total pasivos Patrimonio Hacienda pública Resultados acumulados 27 ( ) ( ) Resultados del periodo 28 ( ) ( ) Total patrimonio Total pasivos y patrimonio Las notas adjuntas son parte integral de los estados financieros 6

7 CONSEJO NACIONAL DE LA PRODUCCION (CNP) (San José, Costa Rica) ESTADOS DE RESULTADOS Por los periodos terminados el 31 de diciembre del 2013 y 2012 (Expresados en miles de colones) Notas Ingresos corrientes Ingresos tributarios Ingresos no tributarios Transferencias corrientes y capital Total ingresos corrientes Gastos corrientes Remuneraciones Servicios Materiales y suministros Intereses y comisiones Transferencias corrientes y capital Cuentas especiales Total gastos corrientes Excedente (déficit) corriente ( ) ( ) Otros ingresos y gastos Otros ingresos Ganancia en venta, cambio o retiro de activos Diferencias positivas tipo de cambio Otros ingresos Total otros ingresos Otros gastos Diferencias negativas tipo de cambio Gastos de depreciación, agotamiento Pérdidas por cuentas incobrables Pérdidas en existencias Otros gastos (ingresos), neto Total otros gastos Déficit de otros ingresos y gastos antes de impuesto ( ) ( ) Excedente (déficit) antes de impuesto ( ) ( ) Impuesto de renta del periodo Excedente (déficit) neto del periodo 46 ( ) ( ) Las notas adjuntas son parte integral de los estados financieros 7

8 CONSEJO NACIONAL DE LA PRODUCCION (CNP) (San José, Costa Rica) ESTADOS DE FLUJOS DE EFECTIVO Por los periodos terminados el 31 de diciembre del 2013 y 2012 (Expresados en miles de colones) Notas A. Actividades de operación 1. Entradas de efectivo Venta de bienes y servicios Intereses, multas y sanciones cobradas Transferencias corrientes recibidas Otros cobros Diferencias de tipo de cambio Total entradas de efectivo Salidas de efectivo Pago de remuneraciones Pago a proveedores y acreedores Transferencias corrientes entregadas Jubilación Intereses, comisiones y multas Diferencias de tipo de cambio Otros pagos Total salidas de efectivo Total entradas/salidas netas actividades de operación ( ) (Continua ) 8

9 ( Finaliza) CONSEJO NACIONAL DE LA PRODUCCION (CNP) (San José, Costa Rica) ESTADOS DE FLUJOS DE EFECTIVO Por los años terminados el 31 de diciembre del 2013 y 2012 (Expresado en miles de colones) B. Actividades de inversión 1. Entradas de efectivo Notas Venta de bienes duraderos Venta de valores e inversiones Otros Total entradas de efectivo Salidas de efectivo Compra de maquinaria, equipo y mobiliario Pago de construcciones, adiciones y mejoras Compra de valores e inversiones Otros Total salidas de efectivo Total entradas netas en actividades de inversión C. Actividades de financiación 1. Entradas de efectivo Donaciones de capital en efectivo recibidas Total entradas de efectivo D. Total entradas (salidas) netas en efectivo ( ) E. Más: saldo inicial de caja F. Igual: saldo final de caja Las notas adjuntas son parte integral de los estados financieros 9

10 CONSEJO NACIONAL DE LA PRODUCCION (CNP) (San José, Costa Rica) ESTADOS DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO Por los periodos terminados el 31 de diciembre del 2013 y 2012 (Expresados en millones de colones) Hacienda Pública Superávit por revaluación Resultados acumulados Total Saldo al 31 de diciembre del ( ) Ganancias y pérdidas netas no reconocidas en el estado de resultados Resultados neto del periodo ( ) ( ) Saldo al 31 diciembre del ( ) Realización del superávit por en revaluación de propiedad --- ( ) Superávit por en revaluación del periodo Ganancias y pérdidas netas no reconocidas en el estado de resultados (744) (744) Resultados neto del periodo ( ) ( ) Saldo al 31 diciembre del ( ) Las notas adjuntas son parte integral de los estados financieros 10

11 CONSEJO NACIONAL DE LA PRODUCCION (CNP) (San José, Costa Rica) Nota 1. Norma general de revelaciones NOTAS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS Al 31 de diciembre del 2013 y 2012 (Expresados en miles de colones) a) Antecedentes, comercialización y estabilización de precio El (CNP) es una Institución autónoma del Estado, constituido mediante Ley de la República de Costa Rica. Los objetivos principales de la Institución son: Fomentar la producción agrícola e industrial. La estabilización de precios de los artículos alimenticios y de las materias primas requeridas por la agroindustria, manteniendo un equilibrio justo entre productores y consumidores. El artículo numero 66 de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional establece que el Gobierno de la República, por medio del Ministerio de Hacienda queda autorizado para otorgar la fianza solidaria del Estado a favor de los bancos comerciales nacionales y del Banco Central de Costa Rica en las operaciones con CNP, con el exclusivo fin de llevar adelante su política de regulación de precios en artículos de primera necesidad. Si el CNP tuviere pérdidas en la realización de los productos o si los recursos destinados a la regulación de precios fueren insuficientes, el Poder Ejecutivo por medio del Ministerio de Hacienda aportará las sumas necesarias para cubrir dichas pérdidas o insuficiencias, todo de acuerdo con el informe que en los primeros días del mes de setiembre de cada año deberá rendir el CNP al citado Ministerio. Este informe que habrá de contener una relación detallada de los motivos que causaron la pérdida o la insuficiencia de recursos, deberá ser puesto en conocimiento de la Asamblea Legislativa por el Ministerio, indicando la solicitud de autorización de pago. El proyecto de presupuesto correspondiente deberá ser sometido a consideración de la Asamblea Legislativa para su aprobación o desaprobación a más tardar en el curso de los ocho meses siguientes al recibo del informe, con la indicación de los recursos que se usarán para tal objeto. El 15 de enero de 1998 se publicó en el diario oficial La Gaceta, la Ley número 7742 del 19 de diciembre de 1997 denominada Ley de Reconversión Productiva del Sector Agropecuario. Esta Ley reforma la Ley Orgánica del número 2035 del 17 de Julio de 1956, definiéndose la finalidad del CNP como sigue: 11

12 "El C.N.P. tendrá como finalidad la transformación integral de las actividades productivas del sector agropecuario en procura de su modernización y verticalización para darle la eficiencia y competitividad que requiere el desarrollo económico de Costa Rica; asimismo facilitar la inserción de tales actividades en el mercado internacional, con énfasis en los pequeños y medianos productores, para buscar una distribución equitativa de los beneficios que se generen, entre otros mediante esquemas de capacitación y transferencia tecnológica". Además tendrá como finalidad mantener un equilibrio justo en las relaciones entre productores agropecuarios y consumidores, para lo cual podrá intervenir en el mercado interno de oferta y demanda, para garantizar la seguridad alimentaria del país. Podrá fomentar la producción, la industrialización y el mercadeo de los productos agrícolas y pecuarios, directamente o por medio de empresas de productores agropecuarios organizados, avaladas o respaldadas por el CNP. Para la consecución de sus finalidades específicas, el CNP ejecutará y desarrollará un Programa de Reconversión Productiva, a fin de lograr la transformación integral de sus actividades. El CNP podrá otorgar prestaciones en recursos humanos y técnicos en beneficio de las organizaciones de pequeños y medianos productores agropecuarios a título gratuito u oneroso, de acuerdo con las disposiciones de su Junta Directiva. Asimismo el CNP tiene como dependencia adscrita la Fabrica Nacional de Licores (FANAL), la cual combina el resultado de sus operaciones y su balance con los estados financieros del Consejo. b) Antecedentes FANAL FANAL fue creada mediante decreto Ejecutivo N 99 del 02 de setiembre de 1850 por iniciativa del Presidente de la República Don Juan Rafael Mora con la finalidad de que el Estado destile alcohol etílico y produzca bebidas alcohólicas para consumo nacional, con carácter de monopolio. Fue así como en 1853 nació, inicialmente con el nombre de Fabrica Nacional de Aguardientes, la Fábrica Nacional de Licores con el propósito de fomentar la industria cañera, defender a la población del consumo de licores perjudiciales para la salud y que se comercializaban al margen de la Ley, afectando los ingresos Estales. El equipo de muy alta tecnología y su equipo humano le permite a Fanal, producir alcohol de primera calidad cuya fabricación se deriva en alcohol para uso industrial, medicinal, doméstico y como materia prima en la elaboración de licores. Fanal también, en aplicación a la Ley N 2035 del 17 de julio de 1956 y sus modificaciones, denominada Ley Orgánica del, específicamente al Capitulo IX, "Del Monopolio de licores y de la Fábrica Nacional de Licores", se convierte en una división adscrita al CNP y de acuerdo al artículo 53, aporta sus ingresos netos al CNP, Institución que se dedica a fomentar y facilitar cooperación a organizaciones y grupos de productores nacionales con la finalidad de brindar al país seguridad alimentaria, entre muchas otras funciones relacionadas directamente con el agro. 12

13 Actualmente, FANAL se encuentra ubicada en Rincón de Salas de Grecia, Alajuela, razón por la cual traslada un porcentaje de sus ventas a todas las organizaciones de cantón, en fiel cumplimiento a la Ley, así como al IAFA. Además al Fisco le genera un ingreso bastante importante y considerable por ser FANAL recaudadora directa de impuestos. El producto líder de FANAL es el denominado "Guaro Cacique", además de otros como la ginebra y el ron colorado, entre los corrientes. Luego están los licores finos, entre los cuales tenemos: Ron Magallanes, Guaro Cacique Superior, Vodka Zar, etc. Nota 2. Principios, políticas y prácticas contables a) Principios contables La situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y los flujos de efectivo del CNP, se presentan de acuerdo con los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense Vigente. Así, definido en oficio DIRAF del en atención a Decreto Ejecutivo N H, aprobado con oficio GG# del y con el visto bueno de la Contabilidad Nacional según oficio DCN del Los Estados Financieros Consolidados y Agregados, se han elaborado y emitido de acuerdo con el Decreto N H Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense Vigente como son los criterios relativos al registro, presentación y revelación de las políticas contables, principalmente los principios: 1- Primer grupo de los fundamentales: Ente contable público Constituirá un ente contable público los Órganos y Entes que administran, custodian fondos públicos, este principio será aplicable al CNP como empresa pública del Estado. Gestión continua Cuando se crea un órgano o ente público con respaldo de una Ley se considera que sus actividades se desarrollan de forma continua, bajo este principio el CNP se creó mediante la Ley N 6050 del 28 de febrero de 1977, publicada en la Gaceta el 15 de abril de Segundo grupo de los fundamentales: No compensación entre activos y pasivos e ingresos y gastos Mediante la directriz CN , publicada en la Gaceta N 133 del 11 de julio de 2006, se establece que el registro de las operaciones debe efectuarse bajo el criterio de partida doble, por lo que en ningún caso deben compensarse las partidas de activo y pasivo del balance de situación, ni las partidas de los gastos e ingresos que componen el estado económico - patrimonial, ni las partidas de gastos e ingresos que integran el estado de ejecución presupuestal. 13

14 Unidad de medida y regulaciones cambiarias Los estados financieros y sus notas se expresan en colones ( ), la unidad monetaria de la República de Costa Rica, en los casos en que existan créditos u obligaciones en monedas de otros países, la contabilización de estas debe efectuarse al valor del tipo de cambio oficial de las monedas contratadas con respecto al colón y mantenerse un auxiliar de control en moneda extranjera que corresponda al endeudamiento público. Además, se debe señalar mediante notas al pie de los Estados Financieros de eventos no cuantificables que sean muy significativos, la paridad del colón con el dólar estadounidense se determina en un mercado cambiario libre bajo la supervisión del Banco Central de Costa Rica (BCCR). Al 31 de diciembre del 2013 y 2012, el tipo de cambio al cierre del periodo se estableció en: Compra Venta Los activos y pasivos en US dólares al 31 de diciembre del 2013, fueron valuados a los tipos de cambio de venta vigentes. Los activos y pasivos denominados en monedas distintas al US dólar fueron convertidos previamente a esa moneda a los tipos de cambio vigentes a esas fechas. Para efectos de cuentas corrientes en dólares se tomó el tipo de cambio que presenta la Autoridad Presupuestaria en el sistema para efectos de incluir los saldos de las cuentas corrientes, en el 2013 fue de y en el 2012 fue de por US$1.00. Realización La contabilidad gubernamental reconocerá los resultados de las variaciones patrimoniales cuando los hechos económicos que los originen cumplan con los requisitos jurídicos y/o inherentes a las transacciones, este principio establece como operaciones propias de un órgano o ente público contable: Cuando ocurran operaciones económicas - financieras entre dos o más órganos o entes. Cuando se den transformaciones operacionales dentro de un mismo ente. Cuando se deban realizar operaciones por efectos externos por algunas de las siguientes causas: por fluctuaciones en los tipos de cambio de las monedas, por inflaciones, por deflaciones o por cambios operacionales internos debidos a situaciones extraordinarias. El principio determina que los resultados económicos para medir la relación de los costos y gastos con los ingresos que se generan, serán registrados en la medida que se haya cumplido con la norma jurídica vigente y/o práctica de general aceptación, como asimismo teniendo en consideración los posibles efectos futuros de los hechos económicos. Devengo El registro de los ingresos y gastos públicos se efectuarán en función de su devengo, independientemente de la percepción efectiva de los recursos y del pago por las obligaciones contraídas, los ingresos se registrarán a partir de la identificación del derecho de cobro y los gastos con el surgimiento de una relación jurídica con un tercero por los bienes y servicios recibidos de conformidad. 14

15 Cuando se presenten ingresos o costos asociados a futuros ingresos y cuya utilidad ya no resulte en diferirlos se deben relacionar con los ingresos del período en que tal hecho se presente. En el caso de que el devengo de ciertos ingresos y gastos no se logren identificar, su registro contable se efectuará a partir del reconocimiento o pago de la obligación y de la percepción efectiva de los recursos. Valor histórico Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica al considerarlos realizados y devengados, se registrarán según las cantidades de efectivo que los afecten o de su equivalente o de la estimación razonable que de ellas se haga. Estas cifras podrán ser modificadas en el caso de que ocurran eventos posteriores que las hagan perder su significado. Este principio reconoce como mecanismo contable válido registrar ajustes periódicos que permitan depurar y actualizar los valores que muestran los recursos y obligaciones, a fin de lograr una adecuada razonabilidad en la presentación de la información contable, si se ajustan las cifras por cambios en los niveles de precios generales (índice de precios) y se aplican a todos los conceptos que integran los estados financieros, así como la revaluación de activos fijos, se considerará que no ha habido violación de este principio, siempre y cuando en las cuentas reexpresadas se conserve el valor histórico en las cuentas originales y paralelo a ellas se abran cuentas para registrar el valor reexpresado; esta situación debe quedar debidamente especificada y aclarada en la información que se produzca. El costo original de adquisición, construcciones o producción es el adecuado para reflejar el valor de los bienes, derechos y obligaciones en el momento de su incorporación al patrimonio del Ente, para determinadas inversiones en títulos o valores con cotización pública, corresponderá utilizar el valor del mercado para su valuación. En el caso de otros bienes y con carácter de excepción, el órgano Rector establecerá el método de valuación que corresponda, el que será adoptado por el Ente para fijar sus valores siempre que el mismo no supere el de mercado o realización, el que fuere menor. Formarán parte del valor histórico los costos y gastos necesarios para poner los bienes en condiciones de utilización o enajenación. Además, estos deben incluir la diferencia originada en las transacciones en moneda extranjera. Revelación suficiente Los estados contables y financieros deben contener toda la información necesaria que exprese adecuadamente la situación económica - financiera y de los recursos y gastos del Ente; y de esta manera sean la base para la toma de decisiones, dicha información en consecuencia, debe ser pertinente, comprensible, imparcial, verificable, oportuna, confiable, comparable y suficiente. Cuando ocurran eventos o transacciones en términos monetarios extraordinarios o que ameriten algún tipo de explicación para que la información sea transparente, se deberán poner notas explicativas al pie de los estados financieros y otros cuadros. 15

16 Prudencia La medición o cuantificación contable debe ser prudente en sus cálculos, así como en la selección de procedimientos considerados como equivalentes y aceptables, escogiendo aquellas que indudablemente no modifiquen, ni a favor ni en contra, la situación de la entidad o el resultado de sus operaciones. Cuando existan hechos de incertidumbre que dificulten medir un hecho económico, debe tenerse precaución en la inclusión de ciertos juicios, para realizar las estimaciones necesarias, de manera que no se produzcan situaciones de sobrevaluación o de subvaluación en los activos, pasivos y capital contable. Hechos posteriores al cierre La información conocida con posterioridad a la fecha de cierre y antes de la fecha límite para la presentación de los informes contables dadas por la legislación vigentes o por la establecida por el órgano rector del sistema y que suministren evidencia adicional sobre condiciones que existían antes de la fecha de cierre, deben reconocerse en el mismo período. Desafectación Con carácter general, los ingresos de índole presupuestario se destinan a financiar la totalidad de los gastos de dicha naturaleza, los ingresos presupuestarios ordinarios podrán financiar gastos presupuestarios ordinarios y de capital, pero los ingresos presupuestarios de capital solamente podrán financiar gastos de capital. En el supuesto de que determinados gastos presupuestarios se financien con ingresos presupuestarios específicos a ellos afectados, el sistema contable debe reflejar esta situación y permitir su seguimiento. Consolidación El sistema de Contabilidad Pública debe posibilitar la consolidación de cifras económicas - financieras, de los entes contables públicos, permitiendo la eliminación de transacciones recíprocas entre los entes consolidados, en la integración se reúnen los datos y cifras de los entes contables públicos, posibilitando la presentación de estados financieros únicos sobre la situación del Sector Público. Le corresponde al ente Rector del Sistema Contable, determinar el grado de consolidación de las cuentas, así como los entes y Órganos sujetos a este. b) Políticas y prácticas contables Base de registro de los activos, pasivos, ingresos y gastos. Para el registro de los activos, pasivos, ingresos y gasto la Contabilidad Nacional se ha dado a la tarea de crear Directrices específicas con la finalidad de uniformar los criterios de registro en la Institución del Sector Público, las cuales se detallan a continuación: 16

17 Firma de los estados financieros contables. Mediante la Directriz CN , publicada el 14 de setiembre del 2004 se establece que las instituciones obligadas a presentar los Estados Financieros debidamente firmados y aprobados y en su complementaria CN Los Estados Financieros correspondientes al cierre del ejercicio deben ser presentarlos debidamente firmados por el Contador a cargo, requieren además la firma y aprobación del Director Ejecutivo de la Institución. Para lo anterior a partir del año 2008 se está manejando un control de firmas avalado por abogado que nos asegure que los que firman los estados financieros son realmente los responsables. Registro de las partidas de bienes duraderos, amortización del servicio de la deuda pública y de la obligatoriedad de confirmar saldos y presentar auxiliares. Mediante Directriz CN , publicada en la Gaceta Nº 206 de 26 de octubre del 2005, se establece: Registro de las partidas de bienes duraderos. Para efectos de la presentación de los Estados Financieros, dentro del registro de las partidas de bienes duraderos, se contemplarán todos los bienes adquiridos por partida presupuestaria 5 Bienes Duraderos, de acuerdo con el Clasificador Objeto del Gasto. Los bienes donados deberán reflejarse en el Balance General dentro de los Activos no Financieros ya sea como Bienes Duraderos- Activos Fijos u otra clasificación autorizada por la Contabilidad Nacional. Método de depreciación. El costo histórico de inmuebles, maquinaria y equipo se deprecia por el método de línea recta con base en la vida útil estimada de los activos respectivos. La depreciación del costo revaluado se reconoce durante el remanente de la vida útil de cada activo a partir de la fecha de su registro, por el método de línea recta. El método de depreciación usado de acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NIC SP), en la Nº 17 Propiedad Planta y Equipo en su inciso Nº 60 Es posible utilizar una amplia variedad de métodos de depreciación para distribuir, de forma sistemática, la base depreciable de un activo a lo largo de su vida útil. Entre tales métodos se encuentran el de depreciación lineal, este método de depreciación producirá un cargo por depreciación constante a lo largo de toda la vida del activo; y se aplicará de forma sistemática de un periodo a otro. Se debe reflejar el gasto por depreciación en el estado de resultados y la depreciación acumulada restando, bajo el bien duradero correspondiente en el balance general. De acuerdo con la categoría de activo, las vidas útiles se detallan seguidamente: 17

18 Categoría de activo Depreciación anual Equipo de cómputo 20% Vehículos 10% y 20% Maquinaria y equipo 6% y 7% Mobiliario y enseres 10% Herramienta y equipo de mantenimiento 10% Herramienta y equipo menor 10% Barriles y toneles 6% Textos para consultas 10% Edificios 3% Construcciones, adiciones y mejoras. La Directriz CN en el último párrafo hace hincapié a que los activos fijos en proceso de construcción se registran en una cuenta especial de construcción obras y mejoras, recientemente el 30/08/10 se publicó en la Gaceta Nº 126 la Directriz denominada Obras en Proceso en donde se detalla el registro de los avances de las obras en proceso. Directriz CN Obras en Proceso. Del registro de la amortización del servicio de la deuda pública. El registro de la deuda pública deberá realizarse mediante un rebajo al pasivo en el balance general y no como un gasto en el estado de resultados. El gasto correspondiente al servicio de la deuda pública (amortización e intereses) debe ser reflejado en la liquidación presupuestaria del egreso y para efectos de la presentación de los Estados Financieros Contables, como la amortización corresponde a un gasto de capital, debe reflejarse en el estado de situación financiera como un rebajo del pasivo correspondiente, mientras que el pago de intereses o cualquier otro rubro, relacionado con el uso o costo financiero del crédito, debe reflejarse en el Estado de Resultados. De la obligación de confirmar saldos y de presentar auxiliares. Todas las instituciones del Sector Público Costarricense deben realizar la confirmación de saldos de cuentas y documentos por cobrar, cuentas y documentos por pagar y transferencias, ingresos y gastos así como presentar sus respectivos auxiliares. Activos y pasivos contingentes. Mediante la Directriz CN publicada en la Gaceta Nº 133 del 11 de junio del 2006, las Instituciones de la Administración Central y Poderes de la República deberán revelar en notas adjuntas a los Estados Financieros, si tuvieran a su cargo casos en los que se pudiera generar un ingreso o un gasto potencial, ya sea como un activo o un pasivo contingente según corresponda. Las contingencias de pérdidas probables deben reconocerse en la fecha en la cual se conozca y determine la cuantía probable, mediante un valor estimado razonablemente. Una contingencia es probable cuando la condición, situación o conjunto de circunstancias existentes de acuerdo con la información disponible es posible que ocurra en el futuro. Tratándose de procesos judiciales o administrativos se entenderá que son probables en la fecha de notificación del primer acto del proceso. 18

19 Estimación para cuentas malas o incobrables, determinación del monto de las cuentas incobrables, utilización del método y determinación de la pérdida por incobrable. Mediante la directriz CN , publicada en la Gaceta Nº 93 del 16 de mayo de 2007, se establece que las instituciones del Sector Público deberán incluir en su catálogo de cuentas, la cuenta denominada, Estimación para Cuentas Malas o Incobrables, la cual tiene como objetivo registrar los movimientos de las estimaciones ocasionadas por posibles contingencias a causa de la incobrabilidad de las cuentas por cobrar. La estimación para incobrables se calcula con base en el análisis de antigüedad de saldos; los saldos superiores a 180 días naturales de atraso se estiman en 100%. En el caso de la FANAL la estimación para incobrables se registra acatando el acuerdo de Junta Directiva Nª 36069, sesión 2576 (Ord), artículo 6 del 02 de febrero del 2005, y su base es un 10% de la utilidad neta. Reconocimientos de las provisiones. En la directriz CN , publicada en la Gaceta Nº93 de 16 de mayo de 2007, se establece que para la contabilización de una provisión, se debe cumplir con las siguientes condiciones: a- El ente público tiene una obligación presente (ya sea legal o implícita) como resultado de un suceso pasado. b- Es probable que el ente tenga que desprenderse de recursos que incorporen beneficios económicos para cancelar la obligación. c- Puede hacerse una provisión fiable del importe de la obligación. Inventarios, los métodos de valuación, separación, reconocimiento y clasificación de los inventarios, forma de registro y pérdidas de los inventarios. Mediante la Directriz CN se les indica a las instituciones que elijan un método de inventarios para el registro de los materiales y suministros: Artículo 3º De los métodos de valuación del inventario. El método utilizado para la valuación del Inventario debe ser indicado en las notas de los estados financieros. Las instituciones del Sector Público deben aplicar cualquiera de los siguientes métodos de valuación del inventario de existencias al cierre del período contable: a. Método de Promedio Ponderado. b. Método Primero en Entrar, Primero en Salir, PEPS. En los Estados Financieros siguiente forma: se presentan los inventarios identificados de acuerdo a la Materiales y suministros Materiales para distribuir Libros y revistas 19

20 La mayoría de las instituciones los siguen registrando los inventarios como gasto; sin embargo, esta es una cuenta muy importante ya que forma parte del activo circulante mayor en el balance y el gasto de inventario es el gasto mayor en el estado de resultados, lo que repercute en el resultado del periodo. Los inventarios son valorados al costo o precio de mercado, el más bajo, excepto los casos en los cuales el valor de realización es inferior al valor de mercado. En la FANAL se utiliza el sistema de costeo absorbente. Los métodos de valuación utilizados son los siguientes: Clases de inventarios Granos Existencias en bodega de mayoreo y almacenes de suministros Licores Licores y alcoholes formularios Alcohol puro (redestilado) Licores envasados y a granel Los demás inventarios Metido de valuación Costo promedio y valor de realización Detallistas Costo de orden específica Costo por orden específica Costo por proceso Costo promedio Costo promedio Valoración, revaluación, depreciación de propiedad, planta y equipo. Este tipo de información es fundamental para maximizar la eficiencia en el uso de los recursos del Estado, en noviembre del 2009 se público la Directriz CN denominada Valoración, Revaluación, Depreciación de Propiedad Planta y Equipo la cual viene a definir como deben registrarse todas estas operaciones. Se requiere que todas las instituciones de la Administración Central y Poderes de la República tengan registrados y controlados todos sus activos. Una de las principales funciones del jerarca es identificar y registrar los activos de los que son responsables, para poder cumplir a cabalidad con esa disposición contable, cada Institución deberá tener la correcta valoración de sus activos, es necesario que todo el sector público refleje el valor de los activos que gestionan. Valoración de activo Serán registrados al valor razonable o valor de mercado, incluyendo todos los costos de la transacción: En caso de no existir información del costo de algunos activos, deberá utilizarse el costo a su valor razonable o valor de mercado, más probable de obtener en el estado y circunstancias existentes a la fecha del estado de situación financiera o a la toma de la información, no con base a las condiciones pasadas o esperadas en el futuro. Revaluación de activos Para algunos activos del Sector Público puede ser difícil establecer su valor de mercado debido a la ausencia de transacciones de estos activos en el mercado, cuando no es posible determinar el valor de mercado el valor razonable de un ítem se puede establecer por referencia con otros ítems con características similares, en circunstancias y ubicación similares. 20

21 Como ejemplo, se puede mencionar el valor razonable de terrenos desocupados del gobierno por un largo periodo de tiempo, en el cual no ha habido muchas transacciones, pueden estimarse por referencia al valor de mercado de terrenos con características y topografía similar en una ubicación parecida para los cuales si exista evidencia disponible del mercado. En el caso de un edificio y otras estructuras realizadas por el hombre, el valor razonable puede estimarse utilizando el costo de reemplazo depreciado, este puede establecerse muchas veces por referencia al precio de compra de un activo con similar servicio potencial remanente en un mercado activo. Depreciación de activo La base sobre la cual se calcula la depreciación de activos fijos es su costo original, más los gastos incurridos hasta poner en condiciones de uso o explotación, y el método aceptado es el de línea recta, cuando se lleven a cabo mejores a algún bien, esta se debe calcular sobre el importe no depreciado más el valor de las mejoras, por la parte pendiente de vida útil establecida y/o puedan depreciar el nuevo valor en el término de la vida útil que le adicione. Los inmuebles, maquinaria y equipo son valuados al costo de adquisición más la revaluación calculada de acuerdo con las siguientes bases: 1. Terrenos y edificios: Avalúos hechos por la Dirección General de Tributación y por la Administración según el Reglamento de la Contratación Administrativa en su artículo número Fábrica Nacional de Licores Terrenos y edificios: Valuados hechos y solicitados nuevamente a la Dirección General de Tributación. Maquinaria y equipo: Valuados al costo de adquisición y la revaluación de acuerdo al estudio solicitado a la Dirección General de Tributación Directa. Baja de bienes Este procedimiento se efectuará de acuerdo con lo establecido en el Decreto H publicado en la Gaceta 188 del primero de octubre del 2002 Reglamento del Registro y Control de Bienes de la Administración Central. En sus artículos 26, 27 y 33. Procedimiento de registro contable de los ingresos por donaciones y regalos en especie y registro de los activos. En la circular CN , publicada en el 22 de abril del 2009, se establecen los registros de las ingresos por donaciones y regalos en especie, que deben aplicar las instituciones del Sector Público Costarricense, para realizar el correcto registro contable, fundamentado en las NIC`SP, para los siguientes movimientos: 21

22 a. Bienes nuevos (Bienes duraderos) b. Bienes usados (Bienes duraderos) c. Bienes de inventario Conciliación de las cuentas recíprocas entre Instituciones Públicas y la debida aplicación del devengo. Como complemento a la Directriz CN en el apartado de la obligación de confirmar saldos y de presentar auxiliares, tarea que es de cimiento para la realización los Estados Consolidados del Sector Público y al seguir presentándose diferencias entre las cuentas reciprocas entre las instituciones Públicas y con la finalidad de mejorar la información que suministran las Instituciones del Sector Público, la Contabilidad Nacional emite la Directriz Nº , publicada en la Gaceta Nº 174 del 07 de Setiembre del Conciliación de cuentas reciprocas Todas las Entidades Públicas, se encuentran en la obligación de realizar la identificación y conciliación de saldos de las cuentas recíprocas entre instituciones públicas, de las cuentas que corresponden al Balance General y el Estado de Resultados, entre las cuales deben coincidir los registros de Caja Única, cuentas por cobrar a corto y largo plazo, documentos por pagar, cuentas por pagar a corto y largo plazo, documentos por pagar, endeudamiento y Transferencias Corrientes y Capital Recibidas y entregadas y demás transacciones que se pueden dar entre las instituciones del Sector Público. Combinación de estados financieros Los estados financieros de la entidad corresponden a la combinación de los estados financieros de la Fábrica Nacional de Licores y el CNP, eliminándose las partidas recíprocas. Periodo económico Comprende el período del 01 de enero al 31 de diciembre de cada año, el cual se presenta mes a mes, siendo que el mes presentado es diciembre del Aportes al Fondo de Garantías y Jubilaciones de los Empleados del CNP El CNP contribuye al Fondo de Garantías y Jubilaciones de sus empleados con un 5% para jubilaciones y con 5% para prestaciones legales (solo a los empleados que ahorran 3% de su salario para el plan de vivienda del Fondo) de los salarios pagados. Estos aportes los realiza el C.N.P. a los empleados contratados antes del 15 de enero de 1998, fecha en que entró en vigencia la Ley de Reconversión Productiva del Sector Agropecuario. A partir de la entrada en vigencia de esta Ley, los nuevos empleados del C.N.P. no reciben dichos aportes al Fondo y por ende no participa en él. 22

23 Prestaciones legales Se debe reconocer un mes de salario por cada año de servicio hasta un máximo de veinticinco años a los empleados que son despedidos sin justa causa, a los que se acogen a la pensión y a los familiares del empleado que fallece, se tiene como política cargar a la provisión cualquier pago por este concepto. El CNP contribuye al Fondo de Garantías y Jubilaciones de sus empleados con un 5% de los salarios para jubilaciones y con 5% como anticipo para prestaciones legales, pero en este caso sólo para los empleados que ahorran 3% de su salario para el plan de vivienda del Fondo. Estos aportes los realiza el CNP a los empleados contratados antes del 15 de enero de 1998, fecha en que entró en vigencia la Ley Los empleados contratados a partir de esa fecha no reciben dichos aportes al Fondo. Mediante acuerdo de Junta Directiva N 36069, sesión 2573 (Ord), articulo 6 del 02 de febrero del 2005, se acordó acatar la recomendación de la Carta de Gerencia del año 2004 de la Auditoría Externa, con relación a la evaluación del Control Interno de la Reserva para las Prestaciones Legales, y se aprobó que a partir de enero del 2005, el registro contable del pago de las prestaciones se cargue directamente a las diferentes cuentas de gastos, de forma tal que la reserva se incremente hasta lograr alcanzar un monto que cubra el posible pago de prestaciones. Se provisiona un 10% para el auxilio de cesantía y un 8.33% para el aguinaldo cada mes, con base en los salarios pagados. El aporte a la Asociación Solidarista es de un 5% de los salarios pagados y en un 0.33% cuando los empleados tienen préstamos de vivienda con el Fondo de Garantía y Jubilaciones. Impuesto de renta El CNP de acuerdo al artículo 12 de su Ley está exento de pago de impuesto de renta. No obstante la Fábrica Nacional de Licores está sujeta al pago del Impuesto sobre la Renta, de acuerdo a lo establecido en la Ley 7722 del 09 de diciembre de 1997 "Sujeción de Entidades Estatales el Pago de Impuesto sobre la Renta". Fuente de los estados financieros Los Estados Financieros es la combinación de los estados del CNP y FANAL, los estados del CNP se extraen de los registros de comprobantes, y los de la FANAL son proporcionados por el Área Financiera de esa División. 23

24 Nota 3. Cajas y bancos Al 31 de diciembre del 2013 y 2012, el efectivo en caja y bancos se detalla a continuación: Bancos: Banco de Costa Rica Banco Nacional de Costa Rica Banco Crédito Agrícola de Cartago Fondos en tránsito: (a) Banco de Costa Rica Banco Nacional de Costa Rica Tesorería Nacional pago a proveedores Cajas: Cajas y fondos de trabajo Tesorería Nacional: Reorganización y pago prestaciones Plan Nacional de Alimentos Pago a proveedores Subtotal Fábrica Nacional de Licores Banco de Costa Rica ( ) ( ) Banco Crédito Agrícola de Cartago Banco Nacional de Costa Rica Banco Popular y de Desarrollo Comunal Efectivo en tránsito Cajas: Cajas y fondos de trabajo Subtotal Total a) El efectivo en Tránsito son los fondos que se traspasa entre bancos y que no han sido registrados en los bancos. Nota 4. Cuentas por cobrar corto plazo Las cuentas por cobrar son al igual que cualquier activo recursos económicos propiedad de una Institución o empresa que le genera un beneficio en el futuro; forma parte del activo corriente, cuya percepción se prevé para un tiempo máximo de doce meses. Están constituidas por créditos a favor de la entidad y originados por operaciones normales de la Institución como por ejemplo recaudación de tributos, préstamos a empleados, sumas pagadas de más, transferencias establecidas por Ley, cuentas por cobrar a entidades relacionadas, descontados los intereses no devengados, que provengan o no de operaciones y cuyo plazo de recuperación no excede a un año. 24

25 Como medida de Control Financiero Contable, se recomienda conciliar las cuentas por cobrar a entes relacionados, con los saldos contables de las instituciones o empresas relacionadas, e investigar todas las diferencias observadas. Al 31 de diciembre del 2013 y 2012, el detalle de las cuentas por cobrar es el siguiente: Comerciales Funcionarios y empleados Cobro judicial Deudores varios Subtotal Estimación por incobrables (a) ( ) ( ) Subtotal, neto Fábrica Nacional de Licores Comerciales Funcionarios y empleados Deudores varios Subtotal Estimación por incobrables (a) (36.797) (37.892) Subtotal, neto (a) Provisión cobranza dudosa Total, neto Registra los movimientos de las estimaciones ocasionadas por posibles contingencias a causa de la incobrabilidad de las deudas a corto plazo o a largo plazo contraídas por las instituciones, empresas y terceros a favor del CNP. Nota 5. Existencias Son los bienes que se tienen para el uso en el accionar ordinario de la Institución, o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Las Existencias (Inventarios) comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos, en la operación normal de las Instituciones Públicas. La base de toda Institución son los servicios, de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la Institución mantener el control oportuno, así como también tener al final del período contable un estado confiable de la situación económica, ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para un eventual consumo, es decir, toda aquella mercancía que posee una Institución en el almacén valorada al costo de adquisición. 25