PGD: PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL. Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia Gestión Documental Secretaría General Derechos Reservados

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1 PGD: PROGRAMA DE GESTION DOCUMENTAL Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia Gestión Documental Secretaría General Derechos Reservados Medellín, mayo de 2017

2 VERSIÓN FECHA PRODUCCION RESPONSABLE VERSION DESCRIPCIÓN /05/2017 Aura Dolly Quintero López Creación del documento Autor (es): Revisó: Instancia de aprobación: Fecha de Aprobación: Versión aprobada: Información adicional: Aura Dolly Quintero López Juan David Gómez Flórez Comité Interno de Archivo 24/05/ Aprobado mediante resolución Rectoral 266 del 27 de noviembre

3 TABLA DE CONTENIDO 1. ASPECTOS GENERALES Introducción Alcance del PGD Objetivo general del PGD Objetivos específicos del PGD Público objetivo del PGD Requisitos del PGD Requisitos Normativos Requisitos Económicos Requisitos Administrativos Requisitos Tecnológicos Evaluación general de los procesos LINEAMIENTOS DE PROCESOS Lineamientos de planificación estratégica Lineamientos de Planeación Documental Lineamientos de Valoración Documental Lineamientos de Producción Documental Lineamientos de Gestión y Tramite Documental Lineamientos de Organización Documental Lineamientos de Transferencia Documental Conservación y Preservación Documental Disposición final de documentos FASES DE IMPLEMENTACION Fase de Elaboración Fase de Ejecución Fase de Seguimiento Fase de Mejora PROGRAMAS Y PROYECTOS ESPECIFICOS Programas específicos Programa para desarrollo de procesos de la gestión documental Programa de elaboración y actualización de instrumentos archivísticos

4 Programa de gestión de documentos electrónicos Programa de documentos vitales Programa de documentos especiales Programa de gestión de comunicaciones Programa de planeación financiera Programa de gestión del talento humano Programa de infraestructura fisca adecuada Proyectos específicos Proyecto: Sistema Integrado de Conservación, SIC Proyecto: Gobierno en Línea Proyecto: Archivo Histórico Institucional ARTICULACIÓN DEL PGD AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN, SGI ANEOS Marco normativo Actividades a desarrollar durante la implementación Planeación Documental Valoración Documental Producción Documental Gestión y Tramite Documental Organización Documental Transferencia Documental Conservación y Preservación Documental Disposición final de documentos Mapa de Procesos

5 DERECHOS DE AUTOR. Todo el contenido de este documento pertenece a la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia y está sujeto a derechos de propiedad por las leyes de Derechos de Autor y demás Leyes relativas Internacionales. En ningún caso se entenderá que se concede licencia alguna o se efectúa renuncia, transmisión, cesión total o parcial de dichos derechos ni se confiere ningún derecho, y en especial, de alteración, explotación, reproducción, distribución o comunicación pública sobre dichos contenidos sin la previa autorización expresa de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia o de su representante legal. El uso de la información contenida en este documento y demás material que sea objeto de protección de los derechos de autor, será exclusivamente para fines educativos e informativos, y cualquier uso distinto como el lucro, reproducción, edición o modificación, será perseguido y sancionado por el respectivo titular de los Derechos de Autor. Queda prohibido copiar, reproducir, distribuir, publicar, transmitir, difundir, o en cualquier modo explotar cualquier parte de este documento sin la autorización previa por escrito de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia o de su representante legal. La copia digital de este documento podrá ser utilizada solo con fines de uso exclusivamente informativo o educacional y no comercial; copias en soporte papel estarán limitadas a una copia por página y no podrá remover o alterar de la copia ninguna leyenda de Derechos de Autor o la que manifieste la autoría del material. 5

6 1. ASPECTOS GENERALES Introducción. Considerando que ley 48 de 1945 por la cual se fomenta la creación de Colegios Mayores de Cultura Femenina le dio origen oficial a la hoy Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia reconocida como establecimiento de Educación Superior y que acordes con lo establecido en la Ley 30 de 1992, se precisa el carácter de servicio público a las funciones que este presta, se hace indispensable para la entidad la adopción completa y especifica de las leyes que en el país apliquen a aquellas entidades públicas y en particular y para efectos del presente documento, se observan con especial atención la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos de Colombia) y Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información pública) así como el Decreto 1080 de 2015 (Decreto Único del Sector Cultura) donde se plasman los deberes de los sujetos obligados a adoptar el Programa de Gestión Documental e implementar estrategias para su desarrollo. Aunado a lo anterior y en concordancia con el Plan de Desarrollo Institucional aprobado mediante el Acuerdo 014 de 2016 del Consejo Directivo y en el propósito de desarrollar la componente 03: Gestión Administrativa del eje de apoyo N 6: Gestión Administrativa y Financiera, de dicho plan, se establece que sea creado el Programa de Gestión Documental, PGD, como instrumento que permitirá la implementación de buenas prácticas en gestión de la información y documentación para colocarla en sintonía con los nuevos retos académicos que se desprenden de una mayor calidad de la educación y la acreditación institucional, por tanto se hace necesario diseñarlo, implementarlo y mantenerlo de tal manera que sustente dicha función para el logro de los objetivos de dichos planteamientos estratégicos y que además aseguren: La buena planeación del manejo y uso de la información. El manejo seguro y la disponibilidad, integridad y confidencialidad de la información. La optimización de los recursos institucionales. La memoria institucional y su preservación a largo plazo. La transparencia y la trazabilidad de las decisiones tomadas por la alta dirección. La disposición de la información de manera precisa y oportuna para la toma de decisiones. El desarrollo e implementación de tecnologías de información y comunicación (TIC). La implementación de estrategias acordes con las políticas ambientales de la institución. 6

7 La promoción de la cultura de gestión de la información en la comunidad universitaria. La normalización de los procesos de creación, difusión, administración, mantenimiento y análisis de la información Alcance del PGD. El Programa de Gestión Documental, PGD, de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, aplica para la información física y electrónica y en cualquier soporte, con énfasis en el ciclo de vida de los documentos, particularmente los procesos de Creación, Difusión, Administración y Mantenimiento documental en toda la entidad, articulado con la Planeación Estratégica y Operativa Institucional, la política de Seguridad de la Información y el Sistema de Gestión Integrado. Adicionalmente, el PGD también hace especial énfasis en el afianzamiento del sistema de información documental, el fortalecimiento de las competencias archivísticas en el capital humano y el desarrollo de una infraestructura archivística adecuada según la normatividad vigente. De su alcance se excluyen los documentos históricos que tenga la Institución o que le hayan sido dados por entidades públicas o privadas, naturales o jurídicas en donación, encargo o comodato Objetivo general del PGD. Fortalecer la Gestión Documental al interior de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, mediante instrumentos archivísticos y lineamientos claros y precisos, que integrados a las estructuras de planeación y control garanticen la seguridad de la información, disposición al ciudadano y la conservación del patrimonio documental de la Entidad Objetivos específicos del PGD. Consolidar la implementación de las normas ISO e ISO 30301, interactuando de forma permanente con las áreas de Calidad, Tecnología y los Usuarios finales, para soportar los procesos institucionales. Garantizar la conservación y preservación de los documentos (físicos y electrónicos), ofreciendo las funcionalidades técnicas y tecnológicas, para la salvaguarda de la memoria institucional. Facilitar la disponibilidad y acceso a la información requerida por los usuarios internos y externos, mediante procesos efectivos de consulta que ofrezcan oportunamente respuesta a los requerimientos de dichos usuarios. Fortalecer los procesos y sistemas para la gestión de la información y documentos de la entidad mediante lineamientos archivísticos claros y precisos que integrados 7

8 a los mecanismos de planeación y control, garanticen la seguridad y tramite de los procesos institucionales. Desarrollar estrategias de gestión del cambio en el capital humano, garantizando la apropiación del conocimiento en materia de gestión de información y documentación y su respectiva aplicación en el desempeño de las responsabilidades propias del cargo Público objetivo del PGD. El Programa de Gestión Documental, PGD, de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, está dirigido a usuarios internos conformados por los funcionarios al servicio de la Entidad, en sus diferentes niveles, para lo cual se identifica: CLASE NECESIDADES DE INFORMACIÓN Comité de archivo Análisis y toma de decisiones dentro de la política y la función archivística Comité directivo Análisis y toma de decisiones dentro de la función estratégica Personal directivo Planeación y control de la información asociada a su proceso Personal táctico Desarrollo y tramite de la información asociada a su proceso Personal operativo Producción y organización de la información asociada a su proceso También se identifican usuarios externos conformados por los estudiantes, egresados, las diferentes entidades estatales y la ciudadanía en general que requiera un servicio de la Institución Requisitos del PGD Requisitos Normativos. Considerando las disposiciones legales existentes a nivel externo, la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, aplicará el marco normativo externo que se establece en el Anexo 6.1 de este documento; adicionalmente deberá dar observancia a las disposiciones que en materia archivística determine el Ministerio de Educación Nacional y el Archivo General de la Nación. Las directrices para la adopción y formalización de los procesos se darán mediante lo definido en los manuales, procedimientos, instructivos, guías y formatos que produzca o modifique la institución en el Sistema de Gestión Integrado; las acciones que se deban reglamentar y que son concernientes al marco normativo interno serán dadas, por la oficina de Gestión Documental y serán aprobados por el Comité de Archivo de la entidad 1. Cuando la norma lo exija, la Rectoría procederá a adoptar mediante Resolución, los actos 1 El Comité de Archivo, esta formalizado mediante Resolución Rectoral 1009 del 27 de noviembre de

9 que se requieran o presentará para su aprobación al Consejo Directivo la actuación administrativa que requiera regularse Requisitos Económicos. Para el desarrollo del Programa de Gestión Documental, PGD, la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, requiere de los recursos necesarios para su implementación; estos se obtendrán teniendo en cuenta lo siguiente: Establecer e incluir anualmente las partidas presupuestales que se requieren para la armonización, funcionamiento, mantenimiento y mejora del Programa de Gestión Documental, PGD. Incluir en el Plan Anual de Adquisiciones, las necesidades de infraestructura física y tecnológica para la implementación del Programa de Gestión Documental. Incluir en el Plan Anual de Capacitación de la Entidad, los recursos necesarios para fortalecer al personal involucrado en el proceso de Gestión Documental. Los requisitos económicos deberán ser calculados por la oficina de Gestión Documental y antes de ser presentados al área encargada de incorporarlos al Plan Operativo Anual, deberán ser aprobados por el Comité de Archivo Requisitos Administrativos. Para la implementación del Programa de Gestión Documental, PGD, la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, requiere disponer de: Infraestructura: Adecuada para la producción, recepción y el almacenamiento de la información y documentación. Recurso Humano: Conformación de un equipo interdisciplinario integrado por personas de las oficinas de Planeación, Tecnología, Calidad, Jurídica y Gestión Documental, para ejecutar las fases de implementación del PGD y para apoyar el desarrollo de la Gestión Documental en la Institución. Presupuesto de inversión: Para desarrollar aquellas actividades que la Institución no puede cubrir con personal e infraestructura (física y tecnológica) propia. Capacitación: Incluir anualmente en el Plan Institucional de Capacitación de la Entidad, las temáticas que se requieran para el desarrollo e implementación del PGD Requisitos Tecnológicos. La Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, con el fin de facilitar la producción, gestión y trámite, consulta y conservación de documentos electrónicos, deberá proporcionar toda la infraestructura tecnológica necesaria para la administración 9

10 de la documentación electrónica que sea producida y recibida por la Institución, y para lo cual tendrá en cuenta los siguientes requisitos tecnológicos: Contar con un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, SGDEA que cumpla estándares como los enunciados en MOREQ o CMIS. Articular las herramientas tecnológicas de la institución a las necesidades de preservación digital que hacen parte del Programa de Gestión Documental, PGD de la Institución; actualmente la entidad no cuenta con un Gestor de Contenido (ECM: Enterprise Content Management) que le permita interoperar con las demás herramientas para asegurar dicha documentación. Adquirir los equipos adicionales que se requieran para registrar, recibir, tramitar, consultar y conservar la documentación de la Institución. Suministrar las herramientas tecnológicas necesarias para el control y seguridad de la información. Propiciar el fortalecimiento de la función archivística, a través de la aplicación de modernas prácticas de Gestión Documental, mediante el apoyo de las tecnologías de la información y las comunicaciones Evaluación general de los procesos. Al analizar el Diagnóstico Integral de Archivos y extraer la información relativa a los aspectos que aseguran el funcionamiento óptimo de los procesos, se observa un nivel de Debilidades Mayores con una calificación general de 1,85 puntos dentro de un rango de 1 a 4 puntos; a continuación, se detalla la evaluación general de los procesos emanada del Diagnostico mencionado: EVALUACION GENERAL No. PROCESO PESO DEL PROCESO EVALUACIÓN 1 PLANEACION 15% 1,71 2 VALORACION 10% 1,95 3 PRODUCCION 10% 2,82 4 TRÁMITE 15% 1,96 5 ORGANIZACIÓN 15% 2,08 6 TRANSFERENCIA 5% 3,55 7 CONSERVACION Y PRESERVACION 15% 1,00 8 DISPOSICIÓN FINAL 15% 1,20 TOTAL PONDERADO 100% 1,85 10

11 2. LINEAMIENTOS DE PROCESOS. La Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, mediante la implementación, mantenimiento y mejora del Programa de Gestión Documental, PGD, desarrolla la Planificación Estratégica de la función archivística la cual se encuentra articulada mediante el Plan Institucional de Archivos, PINAR al Plan de Desarrollo en la componente: Gestión Administrativa y Financiera. De la misma manera, los procesos de Planeación, Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencia, Disposición de Documentos, Preservación a Largo Plazo y Valoración, son desarrollados por intermedio de la implementación del PGD y los cuales están armonizados al Sistema de Gestión Integrado de la Institución, a través del Proceso de Gestión Documental, establecido en el Mapa de Procesos de la Institución en el marco del proceso de Gestión Legal y con el código GL-GD-CA-001. Tomando en cuenta al más reciente Diagnóstico Integral de Archivo realizado, el cual se encuentra documentado como Manual en el Sistema de Gestión Integrado, se determinan por cada proceso los siguientes lineamientos que contribuirán al desarrollo e implementación del Programa de Gestión Documental, PGD actual: 2.1. Lineamientos de planificación estratégica. La planificación estratégica de la Gestión Documental de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, se desarrolla bajo las directrices de la Secretaría General y lo establecido en el Sistema de Gestión Integrado; para asegurar debidamente esta función se deben adoptar las siguientes directrices, asegurar los productos que allí se mencionan e implementar los programas institucionales indicados, los cuales son pieza importante que garantizará un desempeño óptimo de la función archivística en la Institución. A continuación, se citan los aspectos evaluados y sus directrices, productos y programas: ASPECTO DIRECTRICES PRODUCTO Planeación Institucional de Archivos Actualizar política de GD Establecer el Modelo de Indicadores de Gestión Documentar el SIC Elaborar los Instrumentos de Gestión de la Información Publica Resolución Rectoral: Lineamientos de Gestión Documental Manual de Gestión Documental Manual del SIC Índices de Información Clasificada y Reservada Registro de Activos de Información Esquema de Publicación de la Información PROGRAMA INSTITUCIONAL PGD: Desarrollo de Procesos Proyecto: Sistema Integrado de Conservación Proyecto: Gobierno en Línea TIPO DE REQUISITO A L F T 11

12 ASPECTO DIRECTRICES PRODUCTO Procesos de Gestión Documental Documentar los Procesos de GD Elaborar las TCA Elaborar el modelo de requisitos para el SGDEA Procedimientos de GD TCA ECM (gestor de contenidos) PROGRAMA INSTITUCIONAL PGD: Desarrollo de Procesos PGD: Instrumentos Archivísticos PGD: Gestión de Documentos Electrónicos TIPO DE REQUISITO A L F T Estructura y organización de las unidades de información Implementar Archivo Histórico Archivo Histórico Proyecto: Archivo Histórico Institucional Gestión de Presupuesto y Fuentes de Financiación Integrar al plan plurianual el valor de las inversiones en GD Plan plurianual de inversiones Planeación Financiera Gestión Humana Gestión de la Infraestructura Integrar al Plan de Capacitación de la Institución los Aspectos y temáticas relacionadas con la GD Definir los perfiles de los cargos para funcionarios por contratistas que tengan en GD Ajustar las condiciones locativas a lo exigido para edificaciones de Archivo Ajustar las condiciones de mantenimiento y seguridad física a los mínimos exigidos para edificios con Archivos Plan de capacitación a funcionarios Estructura Organizacional Plan de Mantenimiento y Mejora Integral Gestión del Talento Humano Infraestructura Física Adecuada 2.2. Lineamientos de Planeación Documental. Las siguientes son las directrices encaminadas a fortalecer los aspectos relacionados con la planeación de los documentos de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. ASPECTO Administración Documental DIRECTRICES Se deben adoptar las técnicas administrativas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la Institución, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. 12

13 ASPECTO Sistema de Autenticación DIRECTRICES Se debe implantar y documentar políticas y procedimientos para garantizar la autenticidad de los documentos, el control de la creación, recepción, transmisión, mantenimiento y disposición de los documentos, de manera que se asegure que los creadores de los mismos estén autorizados e identificados y que los documentos estén protegidos frente a cualquier adición, supresión, modificación, utilización u ocultación no autorizadas Parámetros para el Diseño y Generación de Documentos Trámite de Documentos Electrónicos Con el fin de ejercer el control de producción y la elaboración de los documentos, se deben identificar los mapas de procesos, flujos documentales, descripción de las funciones de las unidades administrativas de la Institución Se debe producir registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos que permanece en estos medios durante su ciclo vital; debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos Las actividades del Anexo deben ser ejecutadas durante la implementación del PGD de tal manera que se asegure el alcance de los productos indicados mediante el desarrollo de los programas institucionales que allí se mencionan Lineamientos de Valoración Documental. Los criterios de valoración documental de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, están basados en el cumplimiento de las normas establecidas, el análisis de la documentación, en relación con sus valores primarios y secundarios, determinando si tienen importancia para la historia, la ciencia y la cultura; para ello, se establece la siguiente directriz: ASPECTO Normalización de Procesos DIRECTRICES Se deben determinar los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital A fin de asegurar que desde la planificación de los documentos se vincule la identificación de sus valores primarios y secundarios y con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva), se precisa en el Anexo el desarrollo de las actividades, productos y programas que le darán alcance Lineamientos de Producción Documental. Los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme a las funciones de cada dependencia se deben normalizar a fin de asegurar la producción y 13

14 recepción de los documentos en ejercicio de las funciones institucionales. Por lo anterior, Institución debe regirse bajo la siguiente directriz: ASPECTO Diseño de los Documentos DIRECTRICES Para elaborar documentos de Archivo se debe definir la estructura, el formato de preservación, el soporte y demás componentes que se requieran desde la creación de los documentos de la Institución hasta el momento de su aprobación y firma En tal sentido, las actividades del Anexo deben realizarse toda vez que son necesarias para asegurar el logro de los objetivos del proceso de Producción de los Documentos Lineamientos de Gestión y Tramite Documental. Este proceso requiere que la Institución lo normalice mediante manuales, diagramas, procedimientos, instructivos y formatos propios y que sea desarrollado conforme a las siguientes directrices: ASPECTO Comprobación Trazabilidad Autorizaciones Consultas y y DIRECTRICES Para asegurar que los trámites se cumplan de manera oportuna, se deben implementar controles para verificar la trazabilidad de los trámites y sus responsables indicando los periodos de vigencia que tienen los funcionarios para dar respuesta Para facilitar la interacción con los usuarios se deben establecer tablas de control de acceso, implementar servicios de archivo, medios tecnológicos, mecanismos de consulta entre otros Las actividades de mejora necesarias para asegurar el registro, direccionamiento, distribución, descripción, disponibilidad, recuperación, acceso, control y seguimiento a los trámites que surten los documentos de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, hasta la resolución de los asuntos, se detallan en el Anexo Lineamientos de Organización Documental. El proceso archivístico que orienta los aspectos relacionados con la Clasificación, Ordenación y Descripción de los documentos en la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, debe normalizarse mediante manuales, diagramas, procedimientos, instructivos y formatos propios; para ello se dan las siguientes directrices: 14

15 ASPECTO Ordenación Clasificación Descripción DIRECTRICES Ubicar cada uno de los documento de los expedientes, respetando el orden en el que se produjeron y realizando la foliación respectiva Identificar y asignar cada expediente de la Institución acorde a los CCD y TRD Se debe implementar y utilizar mediante el programa de descripción documental, normas, principios y estándares universalmente adoptados. El conjunto actividades de mejora que permitirán declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente, se detalla en el Anexo Lineamientos de Transferencia Documental. El conjunto de operaciones adoptadas por la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, para transferir los documentos durante las fases de Archivo, debe realizarse teniendo en cuenta las siguientes directrices. ASPECTO Indicadores de Gestión DIRECTRICES Aplicar todos los requisitos transferencias documentales y procedimientos sugeridos por el AGN para las Las actividades de mejora que debe adoptar la Institución para transferir los documentos durante las fases de archivo, se indican en el Anexo Conservación y Preservación Documental. Las acciones definidas por la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, para garantizar la conservación física y preservación digital en el tiempo de los documentos durante su gestión, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento, se especifican bajo las siguientes directrices: ASPECTO Seguridad de la Información Plan de Conservación DIRECTRICES Se deben implementar en la Institución mecanismos de seguridad para salvaguardar la información de manipulaciones o alteraciones en el sistema, la preservación de la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la información Implementar estrategias para conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital. 15

16 ASPECTO Plan de Preservación DIRECTRICES Se deben identificar necesidades de preservación a largo plazo de los documentos electrónicos y de archivo que permitan prevenir cualquier pérdida de información. Para lo anterior se definen en el Anexo las acciones de mejora y estándares aplicados a los documentos durante su gestión que garantizarán su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento Disposición final de documentos. La disposición final de los documentos en la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, debe aplicarse de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD), las Tablas de Valoración Documental (TVD) y los procedimientos para cada uno de los métodos de disposición. La disposición de documentos en la Institución debe regirse bajo las siguientes directrices: ASPECTO Normalización de Procesos Eliminación Conservación Total, Selección y/o Digitalización DIRECTRICES Se deben documentar los procedimientos resultantes de la disposición final establecidos en la TVD-TRD Definir actividades para los resultados de la disposición final señalada en las TRD- TVD para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes Determinar la metodología, técnicas y plan de trabajo a realizar para la Conservación Total, Selección y/o Digitalización Las actividades de mejora encaminadas a perfeccionar la selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, se especifican en el Anexo

17 3. FASES DE IMPLEMENTACION. La Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, por medio de su Comité de Archivo, tiene la responsabilidad de establecer a corto, mediano y largo plazo, la implementación del Programa de Gestión Documental, PGD, determinando las fases necesarias a desarrollar, incluyéndolo dentro del Plan de Desarrollo y el Plan Operativo plurianual. En consecuencia, de lo anterior y con el fin de facilitar el desarrollo del PGD de la Institución, se establecen las siguientes fases para su implementación: Elabora Ejecuta Valida Presenta ELABORACION Oficina de Gestion Documental Revisa Secretario General Aprueba Comite de Archivo EJECUCION Equipo Tecnico Interdisciplinario Revisa Secretario General Vicerrector Administrativo Aprueba Comite de Archivo SEGUIMIENTO Oficina de Gestion Documental Revisa Secretario General Director de Control Interno Aprueba Comite de Archivo MEJORA Lider de Gestion Documental Revisa Secretario General Aprueba Comite de Archivo Implementa Oficina de Gestion Documental 3.1. Fase de Elaboración. Nombre de tarea Comienzo Fin Gestión del Proyecto mar 04/04/17 vie 26/05/17 Gestionar el inicio mar 04/04/17 vie 28/04/17 Acta de Inicio mar 04/04/17 mar 04/04/17 Realizar el kick off del proyecto vie 28/04/17 vie 28/04/17 Gestionar la planificación mié 05/04/17 vie 21/04/17 Elaborar Plan General de Proyecto mié 05/04/17 vie 07/04/17 Revisar Plan General de Proyecto lun 17/04/17 mié 19/04/17 Aprobar Plan General de Proyecto jue 20/04/17 vie 21/04/17 Gestionar la ejecución jue 20/04/17 mar 04/07/17 Revisar el PGD documentado vie 19/05/17 lun 22/05/17 Gestionar el control jue 20/04/17 mar 04/07/17 Aprobar el PGD lun 22/05/17 lun 22/05/17 Gestionar el cierre lun 22/05/17 lun 17/07/17 Capacitación a interesados PGD lun 22/05/17 mié 24/05/17 Sensibilizar a la alta dirección lun 22/05/17 mar 23/05/17 17

18 Nombre de tarea Comienzo Fin Socializar PGD a la entidad mar 23/05/17 mié 24/05/17 Acta de Cierre jue 25/05/17 vie 26/05/17 Elaboración del PGD mié 24/04/17 lun 22/05/17 Diagnóstico integral de archivos lun 24/04/17 mié 26/04/17 Aplicar la evaluación de madurez lun 24/04/17 lun 24/04/17 Aplicar la evaluación de factores internos (autoevaluación) lun 24/04/17 mar 25/04/17 Aplicar la evaluación diagnostica (factores críticos) mar 25/04/17 mié 26/04/17 Analizar la información base PINAR mar 25/04/17 mié 26/04/17 Diseñar el diagnóstico integral de archivos mié 26/04/17 mié 26/04/17 Definir el diagnóstico integral mié 26/04/17 mié 26/04/17 Línea base del PGD mié 26/04/17 lun 01/05/17 Analizar la información base PGD mié 26/04/17 jue 27/04/17 Priorizar los factores internos vie 28/04/17 vie 28/04/17 Definir los aspectos económicos, admitivos y tecnológicos mié 26/04/17 jue 27/04/17 Diseñar el Reglamento y Política de GD jue 27/04/17 jue 27/04/17 Definir los aspectos normativos para la GD vie 28/04/17 lun 01/05/17 Lineamientos y diseño de procesos de GD jue 27/04/17 vie 19/05/17 Diagramar los procesos de gestión documental jue 27/04/17 mié 03/05/17 Analizar diagramas de procesos lun 01/05/17 mié 03/05/17 Definir los procesos de gestión documental lun 01/05/17 mié 03/05/17 Configurar los lineamientos para los procesos de gestión documental mié 03/05/17 mié 17/05/17 Analizar lineamientos para los procesos lun 15/05/17 mié 17/05/17 Definir los lineamientos para los procesos mar 16/05/17 mié 17/05/17 Evaluar las fases de implementación jue 18/05/17 jue 18/05/17 Definir las fases de implementación vie 19/05/17 vie 19/05/17 Constitución de programas y proyectos en GD mié 17/05/17 jue 18/05/17 Configurar los proyectos específicos a desarrollar mié 17/05/17 jue 18/05/17 Analizar los proyectos específicos en GD mié 17/05/17 jue 18/05/17 Definir los proyectos específicos a desarrollar mié 17/05/17 jue 18/05/17 Documentar PGD jue 18/05/17 lun 22/05/17 Documentar el PGD jue 18/05/17 lun 22/05/ Fase de Ejecución. Basados en las recomendaciones emanadas del Plan Institucional de Archivos, PINAR, y en los lineamientos especificados en el capítulo 2 de este documento, p ara la fase de ejecución y puesta en marcha del Programa de Gestión Documental, PGD, se establece el siguiente Cronograma de Implementación: 18

19 Cronograma de implementación de Subprogramas del PGD. AREA/PROCESO PLANEACION ESTRATEGICA PLANEACION PRODUCCION GESTION Y TRAMITE ORGANIZACIÓN TRANSFERENCIAS DISPOSICION DE LOS DOCUMENTOS PRESERVACION A LARGO PLAZO VALORACION ACTIVIDADES Programa para desarrollo de procesos de la gestión documental Programa de elaboración y actualización de instrumentos archivísticos Programa de gestión de documentos electrónicos Programa de documentos vitales Programa de documentos especiales Programa de gestión de comunicaciones Programa de planeación financiera Programa de gestión del talento humano Programa de infraestructura física adecuada Elaboración Corto Plazo Corto Plazo Corto Plazo Corto Plazo Corto Plazo Corto Plazo Ejecución Corto Plazo Corto Plazo Corto Plazo Corto Plazo Corto Plazo Corto Plazo Seguimiento Corto Plazo Mediano Plazo Mediano Plazo Mediano Plazo Mediano Plazo Mediano Plazo Mejora Mediano Plazo Largo Plazo Largo Plazo Mediano Plazo Largo Plazo Largo Plazo Elaboración Corto Plazo Corto Plazo Corto Plazo Corto Plazo Corto Plazo Corto Plazo Ejecución Mediano Plazo Mediano Plazo Corto Plazo Corto Plazo Corto Plazo Corto Plazo Seguimiento Mediano Plazo Mediano Plazo Mediano Plazo Mediano Plazo Mediano Plazo Corto Plazo Mejora Mediano Plazo Largo Plazo Largo Plazo Largo Plazo Largo Plazo Corto Plazo Elaboración Corto Plazo Corto Plazo Ejecución Corto Plazo Corto Plazo Seguimiento Mediano Plazo Corto Plazo Mejora Mediano Plazo Corto Plazo Elaboración Mediano Plazo Corto Plazo Corto Plazo Ejecución Mediano Plazo Corto Plazo Corto Plazo Seguimiento Mediano Plazo Mediano Plazo Mediano Plazo Mejora Largo Plazo Largo Plazo Largo Plazo Elaboración Corto Plazo Corto Plazo Corto Plazo Ejecución Corto Plazo Corto Plazo Corto Plazo Seguimiento Mediano Plazo Mediano Plazo Mediano Plazo Mejora Mediano Plazo Mediano Plazo Largo Plazo Elaboración Corto Plazo Ejecución Corto Plazo Seguimiento Mediano Plazo Mejora Mediano Plazo Elaboración Corto Plazo Ejecución Corto Plazo Seguimiento Mediano Plazo Mejora Mediano Plazo Elaboración Corto Plazo Ejecución Corto Plazo Seguimiento Mediano Plazo Mejora Largo Plazo Elaboración Corto Plazo Corto Plazo Ejecución Corto Plazo Corto Plazo Seguimiento Mediano Plazo Mediano Plazo Mejora Mediano Plazo Mediano Plazo CORTO PLAZO Inferior a un año MEDIANO PLAZO Entre 1 y 4 años LARGO PLAZO Superior a 4 años 19

20 3.3. Fase de Seguimiento. La fase de seguimiento, se realizará bajo el siguiente esquema de revisión, monitoreo y análisis permanente: Revisa Verifica Evalúa y controla Equipo Interdisciplinario técnico Responsables de las Dependencias de la Institucion Lider de Gestión Documental Comite de Archivo Responsables de las Dependencias de la Institucion Contraloría General de la República ICONTEC Direccion de Control Interno 3.4. Fase de Mejora. Esta fase tiene como propósito, mantener los procesos y actividades de la Gestión Documental de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, en disposición continua y permanente de innovación, desarrollo y actualización, para lo cual la Institución a través de la Secretaría General, coordinará la consolidación y ejecución de planes de mejora que se formulen por las diferentes fuentes (Control Interno, Autocontrol, Planes, Contraloría y Otros). 20

21 4. PROGRAMAS Y PROYECTOS ESPECIFICOS Programas específicos. Atendiendo las recomendaciones emanadas del PINAR y con el fin de asegurar el cumplimiento del cronograma de implementación del PGD, la Secretaría General de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, implementará los siguientes programas específicos de Gestión Documental los cuales deberán dar alcance a las diferentes iniciativas presentadas en los lineamientos definidos en el capítulo 2 de este documento Programa para desarrollo de procesos de la gestión documental. Objetivo del Programa: Actividades generales del Programa: Analizar, diseñar e implementar los manuales, procedimientos, instructivos y formatos que la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia requiera y las formas y formularios electrónicos que cumplan las características de contenido estable, forma documental fija, vínculo archivístico y equivalente funcional. 1. Definir los documentos y recursos necesarios para la implementación del programa. 2. Elaborar el cronograma de implementación del programa. 3. Documentar los procesos de acuerdo con el cronograma definido y las fases de implementación del PGD. 4. Realizar seguimiento a las Acciones anteriores Programa de elaboración y actualización de instrumentos archivísticos. Objetivo del Programa: Actividades generales del Programa: Elaborar los instrumentos archivísticos que la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia requiera y determine la ley y actualizar aquellos que por la dinámica institucional necesitan mantenerse al día. 1. Definir los instrumentos archivísticos y recursos necesarios para la implementación del programa. 2. Elaborar el cronograma de implementación del programa. 3. Elaborar y actualizar los instrumentos de acuerdo con el cronograma definido y las fases de implementación del PGD. 4. Realizar seguimiento a las Acciones anteriores. 21

22 Programa de gestión de documentos electrónicos. Objetivo del Programa: Actividades generales del Programa: Garantizar una eficiente y técnica gestión de documentos electrónicos a partir del cumplimiento de un Modelo de Requisitos que incluye entre otros los elementos de Autenticidad, Integridad, Inalterabilidad, Fiabilidad, Disponibilidad y Conservación, los cuales garantizan que los documentos electrónicos mantienen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida de expedientes mixtos (híbridos), digitales y electrónicos. El programa debe apoyarse en el uso de tecnologías tipo, relacionadas con Sistemas Gestión de Documentos Electrónicos de Archivos SGDEA. Se deberán tener en cuenta los desarrollos y los ajustes a nivel de Acuerdos del AGN, Guías del Min Tic, Normas Técnicas Colombianas, Normas ISO y lo definido por la Estrategia de Gobierno en Línea GEL. 1. Realizar diagnóstico de la situación actual de los documentos electrónicos en la Entidad. 2. Definir el Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos. 3. Definir los lineamientos de los documentos electrónicos en cada uno de los procesos de la gestión documental. 4. Elaborar el cronograma de implementación del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos. 5. Ejecutar y realizar seguimiento las acciones anteriores de acuerdo con el cronograma definido y las fases de implementación del PGD Programa de documentos vitales. Objetivo del Programa: Actividades generales del Programa: Definir, identificar, caracterizar, los documentos institucionales que, ante la ocurrencia de eventuales siniestros originados por efectos físicos, biológicos o humanos, deben ser conservados y preservados con el fin de garantizar la existencia, gestión y continuidad de la Institución a futuro, mediante la formulación de políticas, metodologías, responsabilidades tendientes a garantizar la protección necesaria de los mismos. Tiene como finalidad proteger los documentos vitales de la destrucción total o parcial, ante desastres ocasionados por efectos físicos, biológicos o humanos. 1. Identificar los documentos vitales y esenciales de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia. 2. Elaborar el inventario de documentos vitales de la Institución. 3. Establecer métodos de protección, recuperación, almacenamiento, aseguramiento y preservación para los Documentos Vitales identificados. 4. Elaborar el cronograma de implementación del Programa de Documentos Vitales o Esenciales. 5. Ejecutar y realizar seguimiento las acciones anteriores de acuerdo con el cronograma definido y las fases de implementación del PGD. 22

23 Programa de documentos especiales. Objetivo del Programa: Actividades generales del Programa: Definir estándares de los documentos en diversos formatos (gráficos, sonoros, audiovisuales, orales, de comunidades indígenas o afro descendientes, etc.), que ha generado a lo largo de su historia la Institución y viene generando actualmente, con el fin de garantizar la conservación y preservación de sus contenidos, acudiendo a procesos técnicos como la migración a otros formatos, en aras de garantizar la lectura, consulta y uso. 1. Realizar el diagnóstico de los documentos especiales que se producen y conservan en la Institución. 2. Definir los lineamientos de los documentos especiales en cada uno de los procesos de la gestión documental (producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de los documentos, preservación a largo plazo y valoración). 3. Actualizar el Sistema Integrado de Conservación (SIC) de la Institución. 4. Elaborar plan de trabajo para la implementación del programa Programa de gestión de comunicaciones. Objetivo del Programa: Actividades generales del Programa: Ejecutar un plan de mercadeo institucional que permita mostrar al público externo, mediante, lo que la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia es y ofrece. El Plan de Mercadeo Institucional, además de los otros temas deberá contemplar para la Gestión Documental: 1. La integración al Manual de Estilo, los aspectos relacionados con la diplomática documental de la Institución. 2. La señalización de las áreas de Archivo y Correspondencia. 3. La publicación de los servicios de Archivo y Correspondencia en el sitio web institucional, así como los Instrumentos Archivísticos elaborados. 4. Elaborar el cronograma de implementación para las iniciativas planteadas. 5. Ejecutar y realizar el seguimiento a las acciones anteriores de acuerdo con el cronograma definido y las fases de implementación del PGD Programa de planeación financiera. Objetivo del Programa: Actividades generales del Programa: Aportar una guía para la orientación, coordinación y control de sus actividades financieras, para poder realizar sus objetivos misionales. Dentro de las estrategias de optimización en el uso de los recursos y control del gasto, deberá contemplar para la Gestión Documental: 1. La definición de gastos e inversiones necesarios para la ejecución del plan. 2. La integración de los gastos e inversiones al plan plurianual. 3. El seguimiento a la ejecución presupuestal definida de acuerdo con el cronograma definido y las fases de implementación del PGD. 23

24 Programa de gestión del talento humano. Objetivo del Programa: Actividades generales del Programa: Fortalecer las competencias y habilidades de los funcionarios de la Institución, de acuerdo con las funciones y actividades que desarrollan cada uno cumpliendo, con lo preceptuado, en el Artículo Decreto 1080 de Plan de Capacitación. Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones públicas, deberán incluir en sus planes anuales de capacitación los recursos necesarios para capacitar en el alcance y desarrollo del PGD, a los funcionarios de los diferentes niveles de la entidad. El Plan Institucional de Capacitación, además de los otros temas deberá contemplar para la Gestión Documental. 1. Actividades de formación de talento humano dirigido a los responsables de la gestión documental. 2. Explicaciones de las políticas, procedimientos y procesos de la gestión documental. 3. Acciones de sensibilización sobre el valor patrimonial de los documentos físicos y electrónicos y la preservación a largo plazo. 4. Apoyo a la formación básica y avanzada en gestión documental. 5. Estudio de necesidades de mejoramiento de competencias y habilidades en los proceso archivísticos, para ser resueltas mediante el diseño y desarrollo de actividades de capacitación Programa de infraestructura fisca adecuada. Objetivo del Programa: Actividades generales del Programa: Ejecutar un plan de mantenimiento y mejora integral de la infraestructura física donde opera la institución. 1. Definir las brechas existentes entre lo actual y lo especificado por el AGN en el acuerdo 049 de Ajustar las condiciones locativas a lo exigido para edificaciones de Archivo. 3. Ajustar las condiciones de mantenimiento y seguridad física a los mínimos exigidos para edificios con Archivos. 4. Elaborar el cronograma de implementación para las iniciativas planteadas. 5. Ejecutar y realizar el seguimiento a las acciones anteriores de acuerdo con el cronograma definido y las fases de implementación del PGD. 24

25 4.2. Proyectos específicos. La Secretaría General de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia, coherente con lo definido por el PINAR, implementará los siguientes proyectos específicos de Gestión Documental a fin de lograr ajustar los aspectos normativos, técnicos y administrativos que se identifican con brechas significativas en materia archivística: Proyecto: Sistema Integrado de Conservación, SIC. Justificación Objetivos Alcance Entregables Actividades En cumplimiento del Artículo 46 de la Ley 594 de 2000, el Archivo General de la Nación desarrolla el Acuerdo No 006 de 2014, Implementación del Sistema Integrado de Conservación", con la finalidad de que las entidades garanticen la conservación y preservación de cualquier tipo de información, independientemente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado. 1. Garantizar la conservación y preservación documental de la Institución independientemente del soporte en que se haya generado, manteniendo sus atributos de unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y accesibilidad, desde el inicio de su ciclo vital hasta su disposición final, fortaleciendo así la gestión y la transparencia. 2. Articular el SIC con los lineamientos de conservación de la Gestión Documental de la Institución. 3. Capacitar y sensibilizar a los funcionarios de la Institución durante la implementación del SIC. Aplica para la documentación en sus diferentes soportes y etapas de gestión. Además, será aplicado para los depósitos en donde se almacena y conserva los Archivos de Gestión y el Archivo Central de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia. 1. Plan de Conservación Documental: Aplica a la elaboración de instructivos, lineamientos y protocolos con sus respectivos formatos en relación con los documentos de archivo creados en medios físicos y/o análogos y los depósitos de archivo de gestión de todas las áreas de la Institución. 2. Plan de Preservación Digital a Largo Plazo: aplica a la elaboración de instructivos y protocolos con sus respectivos formatos en relación con los documentos digitales y/o electrónicos de archivo de la Institución. Plan de Conservación Documental: a. Levantamiento de información y documentación previa sobre conservación física de documentos; b. Recopilación de información que se encuentre en la entidad y que esté relacionada con este plan; c. Inspección de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas el cual quedará plasmado en un informe con su respectivo registro fotográfico; d. Programa de Limpieza de Archivos; e. Monitoreo y Control de Condiciones ambientales, almacenamiento y re almacenamiento documental. Plan de Preservación Digital a Largo Plazo a. Levantamiento de información y documentación previa de preservación digital; b. Identificar los documentos digitalizados, y los que se deben preservar digitalmente; c. Elaboración del protocolo de digitalización y microfilmación. 25

26 Recursos Responsables Plan de Conservación Documental: Profesional en Archivística; Profesional en Restauración. Plan de Preservación: Profesional en Archivística; Ingeniero de Sistemas con experiencia en procesos de Refreshing, Emulación y Migración de información. Secretario General, Director de Control Interno, Profesional de Gestión Documental y Profesional de Tecnologías de la Información Proyecto: Gobierno en Línea. Justificación Objetivos Alcance Entregables Recursos Responsables En cumplimiento con el Decreto 2573 de 2014 de MinTic por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea la cual establece los lineamientos para contribuir con la construcción de un estado más eficiente, más transparente y participativo y que presta mejores servicios con la colaboración de toda la sociedad, mediante el aprovechamiento de las TIC. 1. Poner a disposición de los usuarios, ciudadanos y grupos de interés, toda la información de carácter público, a través de diversos canales electrónicos. 2. Publicar la información básica y la establecida en la Ley de Transparencia y Acceso a la Información pública, Ley 1712 de 2014, en diversos formatos e idiomas. 3. Habilitar mecanismos electrónicos para que los usuarios puedan suscribirse a servicios de información. Diseño e implementación de estructuras informáticas que permitan el desarrollo y conocimiento de los instrumentos de gestión pública, con el objetivo de estandarizar procesos e interconectar las diferentes entidades, a fin de lograr una gestión administrativa en el marco de la eficiencia, eficacia y transparencia. 1. Índices Información Clasificada y Reservada 2. Registro de Activos de Información 3. Esquema de Publicación de Información Profesional en Archivística; Profesional en Ingeniería de Sistemas Secretario General, Director de Control Interno, Profesional de Gestión Documental y Profesional de Comunicaciones Proyecto: Archivo Histórico Institucional. Justificación Objetivos Con forme a lo dispuesto en la Ley 594 del 2000, Ley General de Archivos Cuyos documentos, sea cuales sean su fecha, su forma y su soporte material, producidos o recibidos por toda persona física o moral, y por todo servicio u organismo público o privado, en el ejercicio de su actividad, y son, ya conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, ya transmitidos a la institución de archivos competente en razón de su valor archivístico. Contribuir a la correcta conservación de la memoria histórica de la institución mediante el resguardo del patrimonio documental cuya gestión administrativa ha finiquitado, de acuerdo con los calendarios de vigencia y previa valoración técnica. 26

27 Alcance Entregables Recursos Responsables La documentación seleccionada por su valor para la investigación, la historia y la cultura, se conserva a perpetuidad, en condiciones que garanticen su integridad y transmisión a las generaciones futuras, por cuanto constituye parte del patrimonio histórico de la nación y, por ende, de la humanidad. Archivo Histórico Implementado y accesible a los ciudadanos Profesional en Bibliotecología; Profesional experto en Patrimonio Documental; Profesional en Infraestructura Física Secretario General, Director de Control Interno, Vicerrector Académico, Profesional de Gestión Documental y Profesional de Infraestructura. 27

28 5. ARTICULACIÓN DEL PGD AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN, SGI. Acogiendo lo preceptuado, por el Decreto 1080 de 2015, Artículo Armonización con otros sistemas administrativos y de gestión. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe armonizarse con los otros sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional o los que se establezcan en el futuro, y considerando que la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia tiene implementado el Sistema de Gestión Integral, SGI mediante el Acuerdo 007 de 2008 del Consejo Directivo, en el cual se reúnen el Sistema de Gestión de Calidad SGC adoptado según el Acuerdo 004 de 2005 del Consejo Directivo bajo la norma NTCGP 1000:2009, el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2014, el Sistema de Gestión Ambiental adoptado bajo la norma ISO 14001:2004 y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, SGSST para dar cumplimiento al Decreto 1072 de 2015, con el fin de garantizar eficiencia, eficacia, transparencia y efectividad en la gestión de la institución y optimizar sus recursos y procesos, se define que el PGD de la Institución Universitaria Colegio Mayor de Antioquia desarrollará sus Procesos, Programas y Proyectos de manera articulada al SGI. Así las cosas, las actividades desagregadas en cada una de los procesos del capítulo 2 del presente documento y que serán desarrolladas mediante la implementación de los programas y proyectos específicos enunciados en el capítulo 4 del presente documento, estarán orientadas bajo el macro-proceso Estratégico: Direccionamiento Estratégico, proceso: Gestión Legal, subproceso: Gestión Documental y las modificaciones se reflejarán en los documentos del referido subproceso; ver Anexo

29 6. ANEOS Marco normativo. JERARQUIA N FECHA EPEDIDO POR TITULO Ley Ley 594 Ley 962 Ley 1474 Ley 1581 Ley 1712 Decreto 410 Decreto 624 Decreto 2649 Decreto 19 Decreto 2573 Decreto 103 Decreto 1080 Julio 14 de 2000 Julio 8 del de julio de de octubre de de marzo del de marzo de 1971 Marzo Acuerdo Acuerdo Acuerdo Acuerdo 2 29 de Diciembre de de enero de de Diciembre de de enero de de mayo de 2015 Enero Acuerdo Resolución 5544 Norma técnica Colombiana NTC-ISO de diciembre de de mayo de 2015 Congreso de la República de Colombia. Archivo General de la Nación Congreso de Colombia Congreso de Colombia Congreso de Colombia Congreso de Colombia Presidencia de la República de Colombia Presidencia de la República de Colombia Presidencia de la República de Colombia Congreso de Colombia Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones Presidencia de la República de Colombia Ministerio de Cultura Archivo General de la Nación Archivo General de la Nación Archivo General de la Nación Consejo Directivo del AGN Consejo Directivo del AGN Contraloría General de la Republica ICONTEC Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos Ley Anticorrupción. Habeas Data. Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. Ley de transparencia. Código de comercio Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública. Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, Gestión de la Información publica "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura Responsabilidad del servidor público frente a los documentos y archivos Elaboración Tablas de Retención Documental Organización de los archivos de gestión Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de Fondos Acumulados Evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental Por el cual se reglamente la rendición de cuentas, su revisión, y se unifica la información que se presenta a la contraloría general de la República Información y documentación. Principios y requisitos funcionales para los registros en entornos electrónicos de oficina. Directrices y requisitos funcionales para sistemas de gestión de registros digitales. 29

30 6.2. Actividades a desarrollar durante la implementación Planeación Documental. Administración Documental ASPECTO ACTIVIDADES A DESARROLLAR PRODUCTO Los horarios de servicio de la ventanilla única deben estar publicados Se deben implementar y estar en uso los principales instrumentos archivísticos Incluir en el diseño de los procesos al responsable del archivo Documentar las medidas de control para la creación de nuevos tipos documentales y actualización de instrumentos archivísticos Identificar los documentos de apoyo a la gestión de los documentos de archivo. Identificar los documentos vitales de la entidad y los documentos especiales (gráficos, sonoros, audiovisuales, de comunidades, etc.) Documentar y establecer los mecanismos de control de firmas. Documentar y establecer los mecanismos de autenticación de firmas Disponer de un plan de automatización de los procesos para la adecuada gestión de sus Sistema de Autenticación documentos Publicar los actos administrativos que precisan la responsabilidad y control de firmas Reglamentar y documentar el uso de certificados y firmas digitales Parámetros para el Identificar los flujos documentales tomando en Diseño y Generación de cuenta el mapa de procesos y la descripción de Documentos cargos Tramite de Documentos Normalizar los procesos de digitalización Electrónicos mediante instrucciones documentadas. TIPO REQUISITO: A=ADMINISTRATIVO L=LEGAL F=FUNCIONAL T=TECNOLÓGICO Señalética de horarios y publicación en el sitio web TVD, ID y TCA Procedimiento de Creación de Documentos TRD y TVD Listado de documentos vitales y especiales Procedimiento de Difusión de Documentos ECM (Gestor de Contenido) Resolución Rectoral: Comunicaciones Oficiales Procedimiento de Difusión de Documentos PROGRAMA INSTITUCIONAL Gestión de Comunicaciones PGD: Instrumentos Archivísticos PGD: Desarrollo de Procesos PGD: Instrumentos Archivísticos PGD: Documentos Vitales PGD: Documentos Especiales PGD: Desarrollo de Procesos PGD: Gestión de Documentos Electrónicos PGD: Desarrollo de Procesos TIPO REQUISITO A L F T Instructivo de Digitalización 30

31 Valoración Documental. ASPECTO ACTIVIDADES A DESARROLLAR PRODUCTO Normalización de Procesos Normalizar el proceso para identificar los documentos que tienen valor primario y secundario Normalizar los criterios para decisiones de conservación Aprobar el plan de Valoración de la documentación del fondo acumulado TIPO REQUISITO: A=ADMINISTRATIVO L=LEGAL F=FUNCIONAL T=TECNOLÓGICO Producción Documental. Procedimiento de Creación de Documentos Procedimiento de Mantenimiento Documental TVD ASPECTO ACTIVIDADES A DESARROLLAR PRODUCTO Diseños de los Documentos Diseñar e implementar el manual de estilo para el diseño y la redacción de documentos (imagen corporativa: logo, escudo, etc.) Enumerar los Actos Administrativos posterior a la firma de los autorizados TIPO REQUISITO: A=ADMINISTRATIVO L=LEGAL F=FUNCIONAL T=TECNOLÓGICO Manual de estilo Procedimiento para la Elaboración de Actos Administrativos PROGRAMA INSTITUCIONAL PGD: Desarrollo de Procesos PGD: Instrumentos Archivísticos PROGRAMA INSTITUCIONAL Gestión de Comunicaciones PGD: Desarrollo de Procesos TIPO DE REQUISITO A L F T TIPO DE REQUISITO A L F T 31

32 Gestión y Tramite Documental. ASPECTO ACTIVIDADES A DESARROLLAR PRODUCTO Comprobación y Trazabilidad Autorizaciones y Consultas PROGRAMA INSTITUCIONAL TIPO DE REQUISITO A L F T Regular el proceso de Recepción de documentos Instructivo de Recepción mediante instrucciones documentadas Documental Regular el proceso de Distribución de documentos Instructivo de Distribución mediante instrucciones documentadas. Documental Implementar Indicadores de gestión y niveles de Manual de Gestión cumplimiento Documental Definir medios de recepción: ventanilla única, trámite en línea, fax, correo postal, correo electrónico, apartado aéreo, otros. Resolución Rectoral: Definir los medios de distribución: personal, fax, Comunicaciones Oficiales correo postal, correo electrónico, apartado aéreo, página web, otros. Adoptar medidas de control, seguimiento y PGD: Desarrollo de Instructivo para Gestión y estadísticas para responder Asuntos Legales con Procesos vencimiento de términos Trámite de Documentos Adoptar medidas de control para validar los autorizados a firmar las comunicaciones remitidas. Resolución Rectoral: Adoptar medidas de control para el despacho integral Comunicaciones Oficiales de documentos. Identificar los tipos de trámite y publicar los requisitos y los documentos para cada uno. Instructivo para Gestión y Identificar las áreas competentes para los trámites Trámite de Documentos oficiales de la entidad. Adoptar las instrucciones para la recepción Resolución Rectoral: centralizada de documentos a los ciudadanos como Comunicaciones Oficiales también a tramites solicitados por ellos Adoptar medidas de control y condiciones de acceso PGD: Instrumentos validadas mediante Tablas de Control de Acceso, TCA Archivísticos TCA. Seguimiento interno para la gestión de los trámites iniciados por los ciudadanos. Instructivo para Gestión y PGD: Desarrollo de Elaborar Indicadores de los registros de gestión de Trámite de Documentos Procesos los trámites realizados por los ciudadanos. 32

33 ASPECTO ACTIVIDADES A DESARROLLAR PRODUCTO Adoptar mecanismos para consulta electrónica del inventario documental de las dependencias. Implementar el reglamento de servicio y consulta en el archivo central. Control de usuarios externos e internos que consultan documentos en el archivo central Jefe de la dependencia tiene autorización para autenticar copia de documentos que custodia. TIPO REQUISITO: A=ADMINISTRATIVO L=LEGAL F=FUNCIONAL T=TECNOLÓGICO Organización Documental. ECM (Gestor de Contenido) Manual de Gestión Documental Formato de Control de Acceso Resolución Rectoral: Derechos Pecuniarios PROGRAMA INSTITUCIONAL PGD: Gestión de Documentos Electrónicos PGD: Desarrollo de Procesos TIPO DE REQUISITO A L F T ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESARROLLAR Aplicar medidas de control para actualización de la foliación. Ordenación Implementar indicadores de gestión y niveles de cumplimiento Definir el sistema de clasificación documental mediante el Cuadro de Clasificación Documental, CCD. Aplicar medidas de control para actualización del sistema de clasificación documental. Aplicar medidas de control para actualización del Clasificación inventario documental. Verificación en todas las fases de archivo a los procesos de organización y la utilización del formato de inventario documental. Establecer los Metadatos de documentos y de expedientes debidamente especificados. Implementar el Manual de Descripción basado en Descripción normas y principios universalmente adoptados TIPO REQUISITO: A=ADMINISTRATIVO L=LEGAL F=FUNCIONAL T=TECNOLÓGICO PRODUCTO Instructivo de Organización Documental Manual de Gestión Documental CCD Instructivo de Organización Documental ECM (Gestor de Contenido) Manual de Gestión Documental PROGRAMA INSTITUCIONAL PGD: Desarrollo de Procesos PGD: Instrumentos Archivísticos PGD: Desarrollo de Procesos PGD: Gestión de Documentos Electrónicos PGD: Desarrollo de Procesos TIPO DE REQUISITO A L F T GL -GD-MA

34 Transferencia Documental. ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESARROLLAR PRODUCTO Indicadores de Gestión Indicadores de gestión y niveles de cumplimiento. Manual de Gestión Documental TIPO REQUISITO: A=ADMINISTRATIVO L=LEGAL F=FUNCIONAL T=TECNOLÓGICO Conservación y Preservación Documental. PROGRAMA INSTITUCIONAL PGD: Desarrollo de Procesos TIPO DE REQUISITO A L F T ASPECTO / CRITERIO ACTIVIDADES A DESARROLLAR PRODUCTO Seguridad de la Información Regular los procesos para seguridad y salvaguarda de la documentación mediante instrucciones documentadas. ECM (Gestor de Contenido) Adoptar las instrucciones para la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos de archivo debidamente documentadas. Plan de Incluir en el inventario documental, el registro topográfico Conservación de la documentación Adoptar la política para la corrección de documentación Manual SIC que presenta deterioro físico, químico o biológico, debidamente documentadas. Plan de Adoptar políticas de migración, refreshing, emulación o preservación conversión, debidamente documentadas TIPO REQUISITO: A=ADMINISTRATIVO L=LEGAL F=FUNCIONAL T=TECNOLÓGICO PROGRAMA INSTITUCIONAL PGD: Gestión de Documentos Electrónicos Proyecto: Sistema Integrado de Conservación TIPO DE REQUISITO A L F T 34

35 Disposición final de documentos. ASPECTO ACTIVIDADES A DESARROLLAR PRODUCTO Normalización Procesos Eliminación Conservación Selección Digitalización de Total, y/o Regular el proceso de disposición final mediante instrucciones documentadas. Definir los indicadores de gestión y niveles de cumplimiento. Definir procedimiento, metodología, estándares y técnicas para aplicar la eliminación documental Instructivo Disposición Documentos Manual de Documental Instructivo Disposición Documentos para final para final la de Gestión la de PROGRAMA INSTITUCIONAL PGD: Desarrollo Procesos de TIPO DE REQUISITO A L F T Elaborar los inventarios de eliminación. Definir metodología, estándares y técnicas para Instructivo para la aplicar la Conservación total, Selección y/o Disposición final de Digitalización Documentos TIPO REQUISITO: A=ADMINISTRATIVO L=LEGAL F=FUNCIONAL T=TECNOLÓGICO 35

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