SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

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1 Contenido 1. ASPECTOS GENERALES 1.1. INTRODUCCIÓN 1.2. OBJETIVO GENERAL 1.3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1.4. ALCANCE 1.5. PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO RESPONSABILIDADES 1.7. REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL SGD 2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN 2.1. ASPECTOS GENERALES 2.2 PLANEACIÓN 2.3. PRODUCCIÓN 2.4 GESTIÓN Y TRÁMITE. 2.5 ORGANIZACIÓN. 2.6 TRANSFERENCIA ES 2.7 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS. 2.8 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO. 2.9 VALORACIÓN. 3.0 FASES DE IMPLEMENTACION DEL SGD. 3.1 METAS A CORTO PLAZO.

2 3.2. METAS A MEDIANO PLAZO METAS A LARGO PLAZO. 4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS. 5. ARMONIZACIÓN CON LOS PLANES Y SISTEMA DE GESTIÓN DE LA EMPRESA 6. GLOSARIO. 7. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS. 8. ANEXOS

3 1. ASPECTOS GENERALES 1.1 INTRODUCCION La ley 594 de Ley General de Archivos, está orientada a racionalizar el trámite de los documentos de la Administración Pública, promover la organización técnica de los archivos de gestión, garantizar la conservación de los documentos de valor histórico de las empresas oficiales y estimular la conservación y consulta de los archivos. Es por esto, que en el Título V de la Ley Gestión de documentos-, se hace obligatorio para las empresas públicas y privadas que cumplen funciones públicas, la elaboración de programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. Adicional a ello y en cumplimiento a lo expuesto el Decreto 514 de 2006, Decreto 2609 de 2012, reglamentado por el Decreto 1080 de 2015, Ley 1712 de 2014, Decreto 103 de 2015 Y siguiendo las disposiciones de la Superintendencia de Puertos y transporte que mediante la Resolución del 10 de noviembre de 2016 mediante la cual se establecen las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivos deben cumplir los sujetos de supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte, para el cumplimiento de la normatividad archivística nacional, asegurando la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta de los documentos de archivo a nivel interno y de los ciudadanos y de las entidades del Estado, que en el ejercicio de sus funciones los requieran, garantizando la disponibilidad de la información; MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S., formula el Sistema de Gestión Documental, que específica directrices y actividades orientadas a garantizar la confiabilidad, autenticidad, integridad, organización,

4 disponibilidad y acceso a la información; articulando los diferentes niveles de archivo con los ocho procesos desarrollados para tal fin. De esta manera, esta herramienta documenta a corto, mediano y largo plazo actividades encaminadas a la correcta Gestión de documentos e información de la empresa y resalta la importancia de conformar un equipo de diferentes disciplinas con el fin de armonizar el SGD, con los demás sistemas de Gestión de la Compañía. MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. se rige por las normas propias del derecho privado contenidas en los Códigos Civil y de Comercio, los principios generales de la contratación los principios y/o procedimientos consagrados en las normas de derecho público y/o por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a sus actividades económicas y comerciales y las normas especiales dispuestas para cada contrato en particular. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA: Nombre de la empresa: MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S NIT Sector: Privado Sector económico: Empresa habilitada para la prestación del servicio de transporte terrestre especial de pasajeros según resolución de habilitación del 10 de Julio de SEDE PRINCIPAL Departamento CUNDINAMARCA Ciudad BOGOTA Dirección CRA 80 B No. 24 c 15 of 201

5 Teléfono INFORMACION DE LA EMPRESA Vehículos Afiliados 94 Personal Administrativo 12 Personal operativo OBJETIVO GENERAL El sistema de Gestión Documental busca dotar a MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. de un instrumento archivístico que formule a corto, mediano y largo plazo el desarrollo de directrices y actividades tendientes a la correcta administración de la documentación e información producida y recibida por la empresa, desde su generación hasta su disposición final y que le brinde un conjunto de técnicas administrativas para la correcta gestión en cada una de las fases de Archivo OBJETIVOS ESPECÍFICOS Identificar el estado actual de la Gestión Documental y Archivo de MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S., con el fin de determinar los aspectos a fortalecer. Definir el Sistema de Gestión Documental (SGD), en términos de procesos durante el ciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos aplicables, articulándolo con el Plan Estratégico de la empresa y

6 resaltando la importancia que tienen los documentos de archivo generados por la empresa en cumplimiento de sus funciones. Estructurar el Sistema de Gestión Documental, metodología y los procedimientos que orienten armónicamente su desarrollo en MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. Dar cumplimiento a la normatividad emitida por el Archivo General de la Nación y la Superintendencia de Puertos y Transporte lo relacionado con el archivo Institucional. Fijar las directrices para dar cumplimento a los principios del Sistema de Gestión Documental de planeación, gestión, trámite, transferencia, Disposición final, valoración y preservación de documentos. Implementar y socializar el Sistema de Gestión Documental para el correcto manejo de la información. 1.4 ALCANCE. El Sistema de Gestión Documental inicia con el desarrollo del Diagnóstico que permita determinar las necesidades referentes a la Gestión documental de MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. y finaliza con la implementación de las metas a corto, mediano y largo plazo en desarrollo de los procesos Archivísticos la Empresa, teniendo en cuenta la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la misma, desde su origen hasta su disposición final y en cumplimiento a lo expuesto en la Resolución del 10 de noviembre de La Gerencia de Operaciones será la encargada de cumplir las actividades de manejo, conservación, actualización, mejoramiento y control del Sistema de Gestión Documental y deberá asegurarse que las versiones pertinentes a las

7 versiones aplicables del este documento, se encuentren disponibles a través de los medios de uso PÚBLICO AL CUAL ESTÁ DIRIGIDO. El Sistema de Gestión Documental se aplicará a la administración de todos los documentos en cada uno de los niveles de la empresa y deberá ser ejecutado por todos los trabajadores, conductores y usuarios tanto internos como externos de MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S RESPONSABILIDADES Para el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión Documental- SGD, la empresa ha definido los siguientes niveles de responsabilidad: Dirección Es responsabilidad de la Gerencia General, expedir las normas y reglamentos, aprobación de presupuestos y cronogramas de actividades necesarios para desarrollar la Gestión Documental en la empresa. Por otra parte, corresponde a la Gerencia de Operaciones la coordinación general de la gestión documental, garantizar la prestación de los servicios archivísticos y la formulación de proyectos, programas, estrategias, proyectos de regulación internos necesarios para desarrollar la Gestión Documental en la empresa Asesoría

8 El Gerente de Operaciones conforma y preside el comité Interno de archivo órgano responsable de definir las políticas, planes y programas de trabajo y de la toma de decisiones en aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los documentos de la empresa, es el órgano asesor de la Dirección en la materia Ejecución, apoyo en la coordinación y seguimiento. Es responsabilidad del Gerente de Operaciones de diseñar, aplicar, coordinar y hacer seguimiento de la gestión documental, con base en lo expuesto en las disposiciones legales, manuales de funciones y procedimientos y demás normas relacionados, de igual forma será responsable de administrar el Archivo de la Empresa Responsabilidades de los trabajadores Con fundamento en el, Reglamento Interno de Trabajo MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S.; los trabajadores de la empresa tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación en los Archivos de Gestión en cumplimiento de las funciones asignadas REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL SGD Normativos La Gestión Documental deberá ser articulada a la empresa como un proceso de apoyo, adicional a esto se adelantará el proceso de conformación de políticas, procesos y procedimientos que articulen su gestión con los demás sistemas de Gestión de la Entidad (Ver Matriz Legal MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S.)

9 MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. adoptará el Sistema de Gestión Documental mediante acto administrativo previa revisión, aprobación y recomendación del Comité Interno de Archivo Económicos Para la ejecución de las actividades del Sistema de Gestión Documental, se cuenta con recursos presupuestales tanto de funcionamiento, como de Inversión (ver presupuesto anexo) De igual forma, la organización y administración de los archivos organizacionales aplicando las Tablas de Retención Documental y la de Clasificación Documental permitirá la optimización de recursos como carpetas, mobiliario y del espacio disponible para almacenamiento documental Administrativos Teniendo en cuenta que los Requerimientos Administrativos hacen referencia a los recursos necesarios para la integración del SGD con las funciones administrativas de MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. se crea el Comité Interno de Archivo de MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S., la Empresa cuenta con la siguiente estructura y recursos en materia de Gestión Documental: Consideraciones Generales El Comité Interno de Archivo, es la máxima instancia asesora de la gestión documental de la Empresa. La instancia coordinadora, ejecutora y responsable del seguimiento a la implementación del Sistema de Gestión Documental en la Empresa es la

10 Gerencia de operaciones, la cual tiene como responsabilidad el desarrollo de la gestión documental, a través de la aplicación de las actividades técnicas y administrativas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la empresa desde su origen hasta su disposición final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. El SGD estará armonizado con el Sistema de Gestión Integral. El SGD debe contar con la participación de las diferentes áreas de la empresa. Es importante contar con la tecnología requerida, personal suficiente y capacitado y el presupuesto necesario El personal encargado de la Gestión Documental y Archivo de MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S., debe cumplir con lo estipulado en el Resolución del 10 de noviembre de La empresa deberá mantener con un programa de capacitación que permita a todos los trabajadores y contratistas ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental, el área de recursos humanos será la encargada de programar y gestionar estas capacitaciones. Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo

11 Equipo de trabajo Comité Interno de Archivo : WILSON FORERO BELTRAN Gerente Operativo- CAROLINA ROJAS CUELLAR Analista de Transporte- MARIA ISABEL PAZ GIL - Ejecutiva Ventas- DIANA MARCELA CORREDOR - Asistente Administrativa Metodología Teniendo en cuenta que la metodología corresponde al desglose de actividades tendientes a la implementación del SGD en MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S., se desarrollará lo siguiente: 1. Definir fases de implementación del Sistema de Gestión Documental (SGD) 2. Aprobación por parte del Comité Interno de Archivo del SGD. 3. Implementación del SGD (Ver cronograma propuesto) Gestión de Comunicaciones En cumplimiento de la Resolución del 10 de noviembre de 2016, el SGD se publicará en la página web de la empresa en la sección correspondiente para este fin.

12 Adicional a ello se realizará divulgación interna para su correspondiente implementación y se gestionarán las incidencias que permitan mejorar el plan así como las observaciones al presente documento como plan de acción en caso de requerirse Tecnológicos Pendiente confirmacion MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S., en la actualidad cuenta con el sistema de información para la gestión de correspondencia y archivo, el cual le permite acceder y gestionar la documentación recibida, generada y despachada de una manera más ágil y rápida. Además de controlar la trazabilidad desde su recepción hasta su disposición final. La empresa estará orientada a incluir, verificar y validar que este componente tecnológico, permita una gestión eficiente, teniendo en cuenta los diversos tipos de información que se generan en diversos medios y formatos. Así mismo, establecerá las acciones necesarias para contar con el sistema de información documental acorde a sus necesidades y requerimientos técnicos que permitan gestionar la documentación de manera integral. 2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTION Los procedimientos serán enunciados y descritos de manera general en el presente programa, de requerirlos en forma detallada se encuentran publicados en la Intranet ASPECTOS GENERALES

13 La gestión documental de MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S., se desarrollará bajo los siguientes principios, los cuales serán orientadores de la Política de la Gestión Documental. 1. Orientación al ciudadano: Todas las actividades desplegadas en desarrollo de la política estarán orientadas a que los documentos y la información sirvan como fuente de información a trabajadores, entes de control y comunidad en general. 2. Transparencia: los documentos de MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S., son evidencia de las actuaciones de la operación, respaldan las actuaciones de los trabajadores con funciones administrativas y deben estar disponibles para el ejercicio del control ciudadano. 3. Eficiencia: dentro de las actividades diarias, MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S., sólo producirá los documentos necesarios para el cumplimiento de sus objetivos, funciones y procesos. 4. Modernización: MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S., se apoyará en tecnologías de la información y las comunicaciones para el desarrollo del proceso de la Gestión Documental. 5. Protección del medio ambiente: MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S., propenderá por la reducción de la producción de documentos en soporte papel siempre y cuando por razones de orden legal y de conservación histórica sea permitido. 6. Cultura Archivística: MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S., velará por la sensibilización del personal respecto a la importancia y el valor de la información, los documentos del personal respecto a la importancia y el valor de la información, los documentos y los archivos de la Empresa, sin importar el medio en el que se produzca. La creación y/o actualización de los procedimientos se realizará siguiendo la metodología establecida para el Sistema de Gestión Integrado- SIG.

14 En cumplimiento de la Resolución de la Superintendencia de Puertos y Transporte, se definen lineamientos para el Sistema de Gestión Documental de la MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S., el cual comprende los siguientes procesos: 2.2 PLANEACIÓN La Planeación hace referencia a la formulación y aprobación de los documentos estratégicos, pasando por la difusión, actualización y seguimiento. OBJETIVO Formular y aprobar políticas y normas que soporten la planeación documental, asegurando la sensibilización a todos los funcionarios y contratistas en todos los niveles de MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. ALCANCE Este procedimiento inicia con la formulación y aprobación de los documentos, políticas y normas, siguiendo con su actualización y finalizando con su seguimiento y control. ACTIVIDADES El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones: Elaborar, revisar, actualizar y publicar el Sistema de Gestión Documental SGD. Elaborar, revisar, actualizar y publicar el Programa de clasificación Documental

15 Elaborar la tabla de retención documental. Elaborar procesos, procedimientos, instructivos, guías, planes y demás documentos que soportan y promueven el SGD. Elaborar planes de trabajo de implementación de instrumentos Archivísticos Elaborar planes de trabajo de control y seguimiento del Sistema de Gestión Documental SGD 2.3. PRODUCCIÓN OBJETIVO Formular actividades destinadas al estudio de los documentos en forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y resultados esperados en MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. ALCANCE Inicia desde el ingreso y producción de todos los documentos a la MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. y finaliza con su distribución.

16 Aplica en toda MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S.: Elaborar cartas, memorandos, circulares, actas, certificados, resoluciones, informes o documentos según sea el caso o necesidad; enviar vía correo electrónico o enviar al área de Gestión Documental, para ser tramitado por parte de los trabajadores competentes. ACTIVIDADES El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones: Determinación de condiciones de elaboración de los documentos: formato o plantilla requerido, uso y finalidad de los documentos a producir de acuerdo a las políticas en términos de formalidad, identidad visual corporativa, características internas, tipo de letra, firmas establecidas de acuerdo con las directrices organizacionales determinadas en el Sistema de Gestión de Calidad. Definición del asunto u objeto del documento. Proyección y clasificación los documentos de acuerdo a criterios y parámetros establecidos por MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. OBJETIVO Formular actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción, la disponibilidad, la recuperación y acceso para la consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos 2.4 GESTION Y TRÁMITE.

17 ALCANCE Inicia con la recepción y registro de los documentos en listado maestro de documentos de MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. y finaliza con su gestión y resolución del asunto por parte del responsable. ACTIVIDADES El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones: Recepción de los documentos que arriban a la empresa Radicación de documentos recibidos y producidos por MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. Distribución de documentos en MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. 2.5 ORGANIZACIÓN OBJETIVO Formular el conjunto de operaciones técnicas5 para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente ALCANCE Inicia con la identificación de los documentos y finaliza con la aprobación del inventario documental y su ubicación en la estantería adecuada para tal fin, en MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S.

18 ACTIVIDADES El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones: Publicación de instrumentos archivísticos: Tablas de retención documental, tablas de clasificación documental. Actualización de instrumentos archivísticos cuando así se requiera Definición de lineamientos de identificación y clasificación documental de acuerdo a las Tablas de Retención Documental de MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. Definición de lineamientos de ordenación documental: depuración, organización, identificación, foliación, almacenamiento en unidades de conservación Definición de lineamientos de descripción documental. Definición de lineamientos de ubicación topográfica de los documentos. 2.6 TRANSFERENCIA ES OBJETIVO Formular el conjunto de operaciones con el fin de transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de

19 generación, la migración, emulación o conversión, los datos técnicos de formato, los datos de preservación y los datos descriptivos. ALCANCE Inicia con la aprobación del inventario documental y finaliza con la transferencia documental. ACTIVIDADES El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones: Elaboración y presentación del cronograma anual de Transferencias Documentales para MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. Lineamientos para la verificación y aprobación del levantamiento de inventarios documentales en el formato debidamente establecido para este fin. Almacenamiento y ubicación topográfica en el Archivo Central de MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. Lineamientos de consulta documental y préstamo de expedientes. 2.7 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS. OBJETIVO

20 Definir lineamientos con el fin de realizar selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental de MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. ALCANCE Inicia con la selección de los documentos de acuerdo a las Tablas de Retención Documental hasta la aplicación de la técnica de disposición final. ACTIVIDADES El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones: Identificación de documentos a seleccionar y/o conservar de acuerdo a lo estipulado en las Tablas de Retención y Clasificación Documental. Definición de lineamientos con el objetivo de realizar aprobación y verificación de aplicación de disposición final de los documentos en MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. Seguimiento y control de calidad para la realización de la destrucción documental. 2.8 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO OBJETIVO

21 Formular el conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento en MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. ALCANCE Inicia con el desarrollo del Sistema Integrado de Conservación hasta la aplicación de técnicas de preservación a largo plazo de la documentación. ACTIVIDADES El desarrollo de este procedimiento involucra las siguientes acciones: Diseño e implementación del Sistema de Conservación Documental. Implementación de plan de conservación digital a largo plazo. Lineamientos de manejo de los soportes electrónicos. Lineamientos para la administración, estado y mantenimiento de las áreas y depósitos de archivo de gestión y Central. Lineamientos para la limpieza, desinfección y saneamiento ambiental de unidades de almacenamiento y depósito de archivo. 3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL SGD

22 Las fases para implementar el SGD de MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S., estarán incluidas en el Plan Estratégico, Plan de Acción y el Sistema de Gestión Documental.

23 Para la implementación del SGD en MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S., se definen el siguiente plan de trabajo que incluye metas a corto mediano y largo plazo. 3.1 METAS A CORTO PLAZO (1 AÑO ) Diseño, aprobación e implementación del Sistema de Gestión Documental Realizar las Tablas de Retención y Clasificación Implementación Tablas de Retención Documental Diseño e implementación Plan de capacitación Documental Organización de los Archivos actuales Implementación de Transferencias documentales METAS A MEDIANO PLAZO (2 AÑOS ) Gestionar sistema de Gestión integral donde se incluya el sistema de gestión documental Implementación de Transferencias Documentales Secundarias Implementación de Sistema de Conservación Documental.

24 3.3. METAS A LARGO PLAZO (2 AÑOS EN ADELANTE 2019) Adecuación de la infraestructura del Archivo Central de empresa Contratación de Empresa encargada de microfilmación y archivo muerto. Nota: La forma en que se realizara su ejecución será determinada por la alta dirección de la empresa acorde a las necesidades presentadas y toma de decisiones en su momento. 4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS Programa de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos El programa de normalización de formas y formatos electrónicos fija las características en la producción de formas y formatos electrónicos, denominándolos con nombres propios. De esta manera, MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. deberá desarrollar las siguientes actividades: Elaborar Programa de Normalización de formas y formularios Establecer flujos de información para el programa de normalización de formas y formularios que contengan: Tipo de soporte Puntos de acceso Frecuencia de consulta Medios de conservación y preservación Lenguaje controlado

25 Elaborar banco terminológico Archivístico de MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. Elaborar cronograma de implementación del Programa de normalización de formas y formularios Ejecutar actividades de seguimiento y control del Programa de normalización de formas y formularios 4.2. Programa de Documentos Vitales o Esenciales MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S., formulará un programa de documentos vitales o esenciales, el cual tiene como propósito identificar y aplicar políticas y acciones tendientes a garantizar la protección de los documentos que por su importancia deben ser conservados y preservados en condiciones especiales, durante o después de un desastre, con el fin de garantizar la gestión y continuidad de la empresa. El programa desarrollará las siguientes actividades: Elaborar Programa de documentos vitales y esenciales. Identificación de documentos vitales y esenciales. Elaboración de inventario de documentos vitales. Identificación de métodos y estrategias de conservación, preservación, protección y recuperación de la información durante o después de un desastre. Diseño y presentación del cronograma de Implementación del Programa de documentos vitales y esenciales Ejecutar actividades de seguimiento y control del Programa 4.3. Programa de Gestión de Documentos Electrónicos El programa de Gestión de Documentos Electrónicos propende por el diseño, implementación y seguimiento de estrategias orientadas a gestionar el ciclo de

26 vida de los documentos en el entorno electrónico junto con los procesos de gestión documental. El programa desarrollará las siguientes actividades: Realizar diagnóstico y situación actual de los documentos electrónicos. Elaborar Programa de Gestión de Documentos Electrónicos que contenga los lineamientos para Sistema de Gestión Documental de Documentos Electrónicos en cada uno de los procesos de producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de los documentos, preservación a largo plazo y conservación. Elaborar cronograma de implementación del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos Ejecutar actividades de seguimiento y control del Programa de Gestión de Documentos Electrónicos 4.4. Programa de Reprografía y/o digitalización El programa de reprografía pretende formular estrategias y requerimientos para la aplicación de técnicas reprográficas en los documentos digitalizados de MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. El programa desarrollará las siguientes actividades: Elaborar Diagnóstico y situación actual de los documentos digitalizados Elaborar el Programa de Reprografía que contenga requisitos y políticas para el procesamiento técnico de los documentos digitalizados, tales como: conversión, atributos, calidad de la imagen, resolución, compresión Elaborar cronograma de implementación del Programa de Reprografía Ejecutar actividades de seguimiento y control del Programa de Reprografía

27 4.5. Programa de Capacitación en Gestión Documental. El programa de capacitación y entrenamiento en gestión documental deberá estar incluido en el Plan de Capacitación Institucional, liderado por la Dirección de Gestión Humana de la Empresa. El programa desarrollará las siguientes actividades: Elaborar Programa de Capacitación donde se incluya temas referentes a la correcta y adecuada gestión de los documentos en MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. Articular el Programa de capacitación en Gestión Documental con el Programa Institucional de Capacitación de MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. Elaborar cronograma de Programa de Capacitación Ejecutar actividades de seguimiento y control al Programa de Capacitación 4.6. Programa de Auditoría y Control El Programa de auditoría y control permitirá evaluar la ejecución e implementación de actividades y procesos de la Gestión Documental de MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. El programa desarrollará las siguientes actividades: Elaborar el Programa de Auditoría y Control Proceso de Gestión Documental de MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. Articular el Programa de auditoría y Control con el programa de Auditoría de MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. Elaborar cronograma de Aplicación del Programa de Auditoría y Control

28 Ejecutar actividades de seguimiento y control del Programa de Auditoría y Control. Desarrollar procesos de mejora continua y de gestión al cambio con el fin de asegurar la calidad de los procesos de la Gestión Documental de MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. El Programa de Archivos Descentralizados no será desarrollado por MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. 5. ARMONIZACIÓN CON LOS PLANES Y SISTEMA DE GESTIÓN DE LA EMPRESA El Sistema de Gestión Documental se desarrollará de acuerdo a los lineamientos establecidos en los programas de gestión de la MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. y se evidenciará en planes de acción diseñados por cada componente: Plan estratégico de MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. Plan estratégico de comunicaciones de MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. Sistema de gestión de calidad Sistema de gestión ambiental Sistema de gestión y seguridad y salud en el trabajo Sistema de gestión de responsabilidad social Sistema de gestión de auditoría interna Estrategias de atención al ciudadano

29 6. GLOSARIO El siguiente glosario usado en el Sistema de Gestión Documental de MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S. fue extractado del acuerdo 027 de 2006 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. Acceso a documentos de archivo: Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley. Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. Establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se confía en custodia. Archivo Distrital de Bogotá: Ente rector del sistema distrital de archivos de Bogotá, responsable de la política archivística y de salvaguardar el patrimonio documental del Distrito Capital. Archivo de Gestión: archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo Central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Archivo Histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité Interno de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la

30 investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito de voluntario, adquisición o expropiación. Ciclo de vida de los documentos: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. Comité Interno de Archivo: Grupo Asesor de la Alta Dirección, responsable de cumplir y verificar el cumplimiento de las políticas archivísticas definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Comunicaciones Oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término Correspondencia, hasta el momento en que se adoptó la definición de comunicaciones oficiales señalada en el acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación. Clasificación Documental: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrados en la tabla de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Documento electrónico de Archivo: Registro de la información generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o empresa en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por una empresa pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

31 Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Fondo documental Acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística. Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las empresas es, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como pequeñas imágenes en película de alta resolución. Reprografía: Conjunto de técnicas como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en papel. Soporte documental: Material en el cual se contiene la información. Tablas de Retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se le asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Tabla de Valoración Documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se les asigna un tiempo de permanencia en el Archivo central, así como una disposición final.

32 Valoración Documental: Labor intelectual por la cual se determina los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. 7. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Archivo General de la Nación. Sistema Nacional de Archivos. Manual para la implementación de un Sistema de Gestión Documental. Bogotá, 2014 Congreso de la República. Ley 594 de Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones Ministerio de Cultura. Decreto 2609 de Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para todas las Entidades del Estado. Archivo General de la Nación. Acuerdo 027 de Por el cual se modifica Acuerdo 07 de Glosario Archivístico. 8. ANEXOS 8.1. Diagnóstico Documental MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S Mapa de procesos MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S.

33 8.3. Cronograma de Ejecución Sistema de Gestión Documental MOTORIZADOS EXPRESS S.A.S.