DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS

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1 INFORME N DFOE-EC-IF de diciembre, 2016 DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS INFORME DE LAS SITUACIONES SIGNIFICATIVAS IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA EN EL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA (MAG) SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LAS CUENTAS CONTABLES CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO ECONÓMICO

2 CONTENIDO Página N RESUMEN EJECUTIVO 1. INTRODUCCIÓN... 1 ORIGEN DE LA AUDITORÍA... 1 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA... 1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA... 2 GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA... 2 METODOLOGÍA APLICADA... 4 COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA RESULTADOS... 5 TEMA 1: REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVO FIJO... 5 HALLAZGO 1.1 DIFERENCIAS NO CONCILIADAS ENTRE LOS SALDOS DE ACTIVO FIJO CONSIGNADOS EN EL SIGAF Y EN EL SIBINET... 5 HALLAZGO 1.2 INCUMPLIMIENTO DEL PROCESO DE BAJA DE BIENES ESTABLECIDO EN EL REGLAMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE BIENES CONCLUSIONES DISPOSICIONES... 7 AL LIC. DENIS TORRES ZÚÑIGA EN SU CALIDAD DE JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO... 8 CUADROS CUADRO N 1 CUENTAS AUDITADAS AL 31 DE DICIEMBRE DE

3 INFORME N DFOE-EC-IF RESUMEN EJECUTIVO Qué examinamos? La auditoría financiera realizada tuvo como objetivo examinar las cuentas contables con mayor materialidad del Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG), contenidas en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo correspondientes al ejercicio económico 2015, con el fin de emitir una opinión sobre la razonabilidad de dichos rubros y comprobar su correspondencia con el marco normativo aplicable. En concordancia con este objetivo, la auditoría comprendió la evaluación de la razonabilidad de los saldos de las Cuentas por Cobrar, Activo Fijo, Depreciación Acumulada, Otros Activos y Gastos por Depreciación, reflejados por el MAG en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de Asimismo se llevó a cabo una valoración de la revelación y el reconocimiento de los Activos y Pasivos Contingentes del MAG, según la información incluida en las Notas del Balance de Situación del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de Por qué es importante? El estudio es de relevancia por cuanto se constituye en un insumo para informar al Poder Legislativo, así como a la ciudadanía en general, sobre la razonabilidad de los saldos consignados en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo, además del cumplimiento por parte de este Órgano Contralor a la función fiscalizadora establecida en su Ley Orgánica, N 7428; y del mandato legal determinado en la Constitución Política y en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N Asimismo, el desarrollo de este tipo de auditorías, contribuye al fortalecimiento de la transparencia y el control ciudadano al brindarle a la población un panorama sobre los controles establecidos para la gestión e inversión de los recursos públicos, máxime si se toma en consideración que para el período 2015 el MAG presenta una inversión neta en bienes de Qué encontramos? Como resultado de la auditoría se identificaron debilidades relacionadas con el registro y control del activo fijo del MAG en el Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Central (SIBINET) y el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF), las cuales afectan la razonabilidad de los saldos de las cuentas de Activo Fijo, Depreciación Acumulada y Gastos por Depreciación al 31 de diciembre de En línea con lo anterior, se identificó una diferencia no conciliada por de más entre los registros del SIGAF con respecto a la información consignada en el SIBINET, siendo que la última conciliación de saldos acumulados realizada por el Departamento de Administración de Bienes y Servicios corresponde al mes de noviembre de 2015.

4 Asimismo se determinó que el Ministerio no cuenta con la documentación que respalda la demolición de dos edificios (Casa de Sarapiquí y Bodega la Salle); cuya exclusión se registró durante el período 2015, aun cuando la demolición de los mismos se realizó en años previos. Qué sigue? Con fundamento en lo descrito, se giran disposiciones al Jefe del Departamento de Administración de Bienes y Servicios para que elabore las conciliaciones mensuales de saldos acumulados de activos fijos reportados en el SIGAF y SIBINET, con el fin de identificar las diferencias entre ambos registros y proceder con los ajustes contables, según corresponda. Además se le dispone que defina e implemente actividades de control que permitan la verificación del cumplimiento del proceso a seguir para la baja de activos, de conformidad con lo requerido en el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, N H.

5 INFORME N DFOE-EC-IF DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS INFORME DE LAS SITUACIONES SIGNIFICATIVAS IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA EN EL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA SOBRE LA RAZONABILIDAD DE LAS CUENTAS CONTABLES CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO ECONÓMICO INTRODUCCIÓN ORIGEN DE LA AUDITORÍA 1.1. La auditoría se realizó en cumplimiento del Plan Anual Operativo 2016 de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE) y corresponde a la cartera de proyectos del Área de Fiscalización de Servicios Económicos La ejecución de este tipo de auditorías por parte de la Contraloría General de la República, se fundamenta en dos ejes principales, el primero referente a la función fiscalizadora establecida en su Ley Orgánica, N 7428; y el segundo relacionado con el mandato legal establecido en la Constitución Política y en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N 8131, cuyas disposiciones legales estipulan la obligación, por parte de este Órgano Contralor, de remitir a la Asamblea Legislativa una opinión respecto de la razonabilidad de la información financiera del Poder Ejecutivo Por otra parte, el desarrollo de auditorías financieras, contribuye a incrementar la transparencia y el control ciudadano, al brindarle a la población un panorama sobre la razonabilidad de la información financiera plasmada en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo, así como sobre los controles establecidos para la gestión e inversión de los recursos públicos. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA 1.4. El objetivo de este estudio consistió en examinar las cuentas contables con mayor materialidad del Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG), contenidas en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo correspondientes al ejercicio económico 2015, con el fin de emitir una

6 2 opinión sobre la razonabilidad de dichos rubros y comprobar su correspondencia con el marco normativo aplicable. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 1.5. La auditoría comprendió la evaluación de la razonabilidad de los saldos de las Cuentas por Cobrar, Activo Fijo, Depreciación Acumulada, Otros Activos y Gastos por Depreciación, reflejados por el MAG en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de Asimismo se llevó a cabo una valoración de la revelación y el reconocimiento de los Activos y Pasivos Contingentes del MAG, según el punto 4) de las Notas 18-1 y 18-2 del Balance de Situación del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de En el desarrollo de la auditoría se contempló la ejecución de procedimientos relacionados tanto con la revisión de los registros efectuados de las transacciones financieras, así como de la documentación comprobatoria que los ampara, con el objetivo de obtener evidencia de auditoría suficiente y apropiada sobre la razonabilidad de los saldos y revelaciones de las cuentas auditadas, incluyendo la evaluación del riesgo de representaciones erróneas de importancia relativa, ya sean causadas por fraude o por error. Al realizar dichas evaluaciones de riesgo, se consideraron los controles internos del MAG que son relevantes en la emisión de información financiera, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría apropiados a las circunstancias, pero no con el propósito de expresar una opinión sobre la efectividad de los controles internos de la institución. GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA 1.8. El accionar del Ministerio de Agricultura y Ganadería se encuentra regulado por la Ley de Fomento a la Producción Agropecuaria (FODEA), N 7064 del 29 de abril de 1987, en la cual se establece su Ley Orgánica; así como por los reglamentos emitidos mediante el Decreto Ejecutivo N 19420, del 13 de noviembre de 1989, en lo referente a regulación, dirección y coordinación de las entidades o programas que realizan actividades específicas de la agricultura, la ganadería, la pesca marina y que forman parte del Sector Agropecuario Para llevar a cabo el ejercicio de sus funciones, el MAG de conformidad con el oficio N DM del 4 de marzo de 2013, cuenta con una estructura orgánica compuesta por cuatros niveles a saber: el Nivel Político, integrado por el Ministro, Viceministros y Entidades Adscritas; las Instancias Asesoras, entre las cuales se encuentran la Auditoría interna, Asesoría 1 Oficio emitido por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, por medio del cual se aprueba la estructura orgánica del MAG.

7 3 Jurídica, Asuntos Internacionales y Planificación Estratégica; el Nivel Directivo, compuesto por las Direcciones Regionales, la Dirección Administrativa Financiera y la Dirección de Extensión Agropecuaria; y por último el Nivel Operativo, conformado por los departamentos En línea con lo anterior, recae sobre la Dirección Administrativa Financiera y específicamente sobre el Departamento Financiero Contable, llevar a cabo el registro de las transacciones financieras que se ejecutan en cada período en el Ministerio, lo cual se logra a través del ingreso de la información en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF) En cuanto a la Balanza de Comprobación, debe considerarse que sus registros provienen de la información ingresada en el SIGAF y que la responsabilidad de su elaboración recae sobre la Dirección General de Contabilidad Nacional (DGCN), ente rector del Subsistema de Contabilidad instituido en el artículo 90 de la Ley N Al respecto, cada una de las instituciones que conforman el Poder Ejecutivo cuenta con su propia Balanza de Comprobación, la cual es empleada tanto para visualizar el resultado contable individual, como para elaborar los Estados Financieros del Poder Ejecutivo En el siguiente cuadro se presenta un detalle de las cuentas contables objeto de examen durante el desarrollo de la auditoría y que forman parte de la Balanza de Comprobación del MAG para el período 2015: Cuentas Auditadas Cuadro N 1 Ministerio de Agricultura y Ganadería Cuentas auditadas al 31 de diciembre de 2015 En colones costarricenses Monto EEFF Cuentas por Cobrar Activo Fijo Depreciación acumulada Otros activos Total activo auditado Gastos por depreciación Total Gastos auditados Total auditado Fuente: CGR, con base en la Balanza de Comprobación del MAG y los Estados Financieros del Poder Ejecutivo correspondientes al ejercicio económico Este monto incluye las cuentas por cobrar a corto y largo plazo del MAG presentadas en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo al 31 de diciembre de 2015.

8 En lo concerniente al ámbito regulatorio, en materia financiero contable el MAG debe acatar las directrices, circulares y demás disposiciones legales, emitidas por la DGCN, la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, así como por la Tesorería Nacional, todas instancias del Ministerio de Hacienda En materia de control interno, el MAG se encuentra regulado por la Ley General de Control Interno, N 8292, las Normas de Control Interno aplicables al Sector Público, así como por los lineamientos establecidos por este Órgano Contralor. METODOLOGÍA APLICADA Para la realización de esta auditoría, se consideró lo estipulado en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual General de Fiscalización Integral, los Procedimientos de Auditoría de la Contraloría General de la República, las Normas Profesionales para Entidades Fiscalizadoras Superiores (emitidas por INTOSAI) y las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) La metodología utilizada para el desarrollo de la auditoría, se enfocó en la aplicación de técnicas y prácticas de auditoría normalmente aceptadas, tales como entrevistas, cuestionarios, conciliaciones, verificaciones, recálculos y análisis de los documentos que sustentan las transacciones La determinación de las cuentas a evaluar, se realizó considerando la importancia relativa de los recursos indicados en la Balanza de Comprobación del MAG para el ejercicio económico 2015, así como el nivel de riesgo asociado. La selección de muestras, con el fin de evaluar la razonabilidad de los saldos consignados, se obtuvo a partir de la aplicación de la NIA 530 Muestreo de Auditoría, las notas técnicas sobre muestreo estipuladas por este Órgano Contralor y del empleo del software para análisis de datos denominado IDEA, todos ellos según los procedimientos definidos en la Contraloría General para este tipo de fiscalizaciones. COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA El borrador del presente informe se entregó el 7 de diciembre de 2016 al Ministro de Agricultura y Ganadería, mediante el oficio N DFOE-EC-0897 (16095), con el propósito de que en un plazo de cinco días hábiles se formularan y remitieran a la Gerencia del Área de Fiscalización de Servicios Económicos, las observaciones que estimaran pertinentes sobre el contenido de dicho documento Sobre el particular, no se recibieron observaciones por parte de la Administración del MAG.

9 5 2. RESULTADOS TEMA 1: REGISTRO Y CONTROL DE ACTIVO FIJO HALLAZGO 1.1 DIFERENCIAS NO CONCILIADAS ENTRE LOS SALDOS DE ACTIVO FIJO CONSIGNADOS EN EL SIGAF Y EN EL SIBINET 2.1. Sobre la obligación de llevar a cabo conciliaciones de bienes, en la Directriz N CN Conciliación entre los registros contables de la partida de bienes duraderos con los registros en el Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Pública SIBINET y en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera SIGAF se establece: Artículo 2 - Conciliación de Registros deberán realizar conciliaciones mensuales durante cada ejercicio económico. El corte de la información deberá realizarse el último día hábil de cada mes, ya que el sistema actual no cuenta con cierres contables. Las conciliaciones se efectuarán tomando los saldos del costo original y la depreciación acumulada de los bienes duraderos reconocidos en sus registros contables contra los saldos registrados en el Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Pública SIBINET, así como en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera SIGAF 2.2. Al respecto, se determinó que el Activo Fijo presenta una diferencia no conciliada por de más, entre los registros del SIGAF con respecto a la información consignada en el SIBINET, siendo que la última conciliación de saldos acumulados elaborada por el Departamento de Administración de Bienes y Servicios fue realizada con corte al mes de noviembre de Cabe indicar, que dicha conciliación no contempló la totalidad de las cuentas con diferencias, ni los movimientos correspondientes al mes de diciembre del año supra citado En relación con lo anterior, se obtuvo evidencia de que aun cuando la DGCN remitió al MAG, durante el mes de febrero de 2016, el reporte necesario para la realización de la conciliación con corte al 31 de diciembre de 2015, ésta no fue elaborada, situación que pone en manifiesto la existencia de debilidades en la ejecución de este tipo de actividades de control por parte del MAG Dichas diferencias no conciliadas ocasionan incertidumbre sobre la razonabilidad del saldo de las cuentas de Activo Fijo, Depreciación Acumulada y Gastos por Depreciación al 31 de diciembre de 2015 e incrementan la posibilidad de ocurrencia del riesgo de un manejo inadecuado de recursos.

10 6 HALLAZGO 1.2 INCUMPLIMIENTO DEL PROCESO DE BAJA DE BIENES ESTABLECIDO EN EL REGLAMENTO DE REGISTRO Y CONTROL DE BIENES 2.5. De conformidad con lo establecido en el artículo 33, del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, Decreto N H, toda baja de bienes deberá contar con la siguiente documentación: a. Lista de bienes susceptibles de dar de baja por destrucción (descripción, número de patrimonio, estado, avalúo, y ubicación de los bienes), justificada y debidamente firmada por el funcionario competente para tales casos. b. Declaración del responsable sobre el estado de los bienes, señalando expresamente las razones que los hacen inservibles para el servicio, que no son aprovechables y que en su concepto no tienen valor comercial que haga aconsejable o posible su venta o donación. c. Manifestación expresa de que los desechos generados por la destrucción de los bienes serán dispuestos de conformidad con la normativa ambiental, así como lo establecido en la Ley de Gestión Integral de Residuos y su Reglamento y demás normativa pertinente que dicten los entes u órganos rectores del área, y que causarán el menor impacto posible al medio ambiente. El funcionario encargado de la unidad de bienes institucional procederá a realizar la inspección de los bienes, en conjunto con al menos un funcionario de programación y control de la Proveeduría Institucional o asesoría legal, a efectos de levantar el acta correspondiente, previo a ejecutar la destrucción de los bienes de acuerdo con las normas ambientales existentes, quienes deberán proceder a firmar el acta respectiva 2.6. Como resultado de la auditoría realizada, se determinó que el MAG no cuenta con la documentación que respalda el debido proceso para la aprobación de la demolición de dos edificios (Casa de Sarapiquí y Bodega la Salle) cuyo valor de compra es de Siendo que no se obtuvo evidencia del levantamiento de las actas de destrucción correspondientes y en general de la documentación de respaldo requerida por el Reglamento supracitado Al respecto, se identificó que ambos inmuebles fueron excluidos del SIBINET y el SIGAF durante el período 2015, aun cuando la demolición de los mismos se realizó en años previos Cabe indicar, que en relación con la Bodega de la Salle, el Ministerio realizó un procedimiento administrativo ordinario investigativo con el propósito de identificar a los posibles responsables disciplinarios, civiles y penales; sin embargo, ante la falta de prueba y la ausencia de elementos fáctico jurídicos el proceso fue declarado inconcluyente y archivado. Dicha situación fue

11 7 comunicada a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa para proceder a dar de baja el activo en el SIBINET Por otra parte, en relación con la Casa de Sarapiquí, el Ministro instruyó al Jefe del Departamento de Administración de Bienes y Servicios realizar una investigación para determinar los presuntos responsables del hecho infractor. Al respecto, debe señalarse que el jefe de dicho Departamento al considerar que se encuentra implicado en el proceso de demolición del bien, solicitó la creación de un Órgano Director para determinar los posibles responsables. A la fecha de emisión de este informe dicha investigación no ha sido realizada Los hechos antes mencionados se originaron desde hace varios períodos, cuando se dejó de lado la implementación de acciones enfocadas a una gestión eficiente de los activos, en donde existieran canales de comunicación efectivos entre las Direcciones Regionales y el Departamento de Administración de Bienes y Servicios del MAG La situación descrita, constituye un incumplimiento de la normativa supra citada y al mismo tiempo genera que los registros contables por la salida de los activos no se efectúen de forma oportuna en el orden en que se produjeron los hechos; asimismo, esta situación incrementa la vulnerabilidad al riesgo de disposición inadecuada de bienes al no existir un control interno efectivo sobre los mismos. 3. CONCLUSIONES 3.1. Los estados financieros del Ministerio de Agricultura y Ganadería presentan incertidumbre sobre la razonabilidad de los saldos de las cuentas de Activo Fijo, Depreciación Acumulada y Gastos por Depreciación, por cuanto no se tiene evidencia suficiente y pertinente de la integridad, existencia, exactitud y valuación de los bienes en posesión del MAG. Tal situación impacta la razonabilidad de los saldos presentados en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo y afecta la interpretación de la información financiera, así como su utilidad para la toma decisiones Por su parte, en lo que respecta a los saldos de las cuentas por cobrar y la revelación y reconocimiento de activos y pasivos contingentes, no se tiene evidencia de que los mismos no sean razonables, esto de conformidad con la normativa técnica aplicable. 4. DISPOSICIONES 4.1. De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la, N 7428, y el artículo 12 inciso c) de la

12 8 Ley General de Control Interno, N 8292, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo o en el término conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad Para la atención de las disposiciones incorporadas en este informe deberán observarse los Lineamientos generales para el cumplimiento de las disposiciones y recomendaciones emitidas por la Contraloría General de la República en sus informes de auditoría, emitidos mediante resolución N R-DC , publicados en La Gaceta N 242 del 14 de diciembre de 2015, los cuales entraron en vigencia desde el 4 de enero de Este Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones. AL LIC. DENIS TORRES ZÚÑIGA EN SU CALIDAD DE JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO 4.4. Elaborar las conciliaciones de saldos acumulados de activos fijos reportados en el SIGAF y el SIBINET, con el fin de identificar las diferencias entre ambos registros y proceder con los ajustes contables, según corresponda de conformidad con lo establecido en la Directriz N CN Conciliación entre los registros contables de la partida de bienes duraderos con los registros en el Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Pública SIBINET y en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera SIGAF y establecer controles concretos para el cumplimiento periódico de esta actividad de control. Remitir a este Órgano Contralor a más tardar el 30 de junio de 2017, una certificación en donde se acredite el cumplimiento de lo dispuesto. (Ver Hallazgo 1.1 párrafos del 2.1 al 2.4) 4.5. Definir e implementar actividades de control que permitan la verificación del cumplimiento del proceso a seguir para la baja de activos de conformidad con lo requerido en el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, N H. Remitir a esta Contraloría General a más tardar el 30 de junio de 2017, una certificación en donde se acredite que se definieron e implementaron dichas actividades de control. (Ver Hallazgo 1.2 párrafos del 2.5 al 2.11)