DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS

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1 INFORME NRO. DFOE-EC-IF DE ENERO, 2016 DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS INFORME SOBRE LAS SITUACIONES SIGNIFICATIVAS IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADAEN EL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA (MAG) SOBRE EL EJERCICIO ECONÓMICO

2 CONTENIDO RESUMEN EJECUTIVO Página N 1. INTRODUCCIÓN....1 ORIGEN DE LA AUDITORÍA... 1 OBJETIVO DE LA AUDITORÍA... 1 ALCANCE DE LA AUDITORÍA... 2 ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA... 2 GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA... 2 METODOLOGÍA APLICADA... 4 COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA RESULTADOS... 5 TEMA 1: REGISTRO CONTABLE DE BIENES... 5 HALLAZGO 1.1: OMISIÓN DEL REGISTRO DE BAJAS POR DONACIÓN EN EL SIGAF... 5 TEMA 2: REGISTRO DE ACTIVOS EN EL SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE BIENES DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL... 6 HALLAZGO 2.1: OMISIÓN DEL REGISTRO DE BIENES EN EL SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE BIENES DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL (SIBINET)... 6 HALLAZGO 2.2: DEBILIDADES EN LA INFORMACIÓN REGISTRADA EN EL SIBINET... 9 HALLAZGO 2.3: REGISTRO INCORRECTO DE COMPRAS EN MONEDA EXTRANJERA TEMA 3: CASAS Y APARTAMENTOS PROPIEDAD DEL MAG HALLAZGO 3.1: DEBILIDADES EN LOS MECANISMOS DE CONTROL SOBRE EL USO DE CASAS Y APARTAMENTOS PROPIEDAD DEL MAG TEMA 4: REGISTRO DE ARMAS HALLAZGO 4.1: DEBILIDADES DE CONTROL SOBRE EL REGISTRO DE ARMAS CONCLUSIONES DISPOSICIONES A LA LICDA. YADIRA BLANCO VEGA EN SU CALIDAD DE JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ASESORÍA LEGAL O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO AL LIC. JOSÉ MARENCO SOLÍS EN SU CALIDAD DE JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO AL LIC. JOSÉ CLAUDIO FALLAS CORTÉS EN SU CALIDAD DE COORDINADOR DE LA UNIDAD DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOS O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO.. 17

3 CUADROS CUADRO N 1 CUENTAS AUDITADAS DEL MAG...3 CUADRO N 2 BIENES DE LAS INSTITUCIONES ADSCRITAS REPORTADOS EN EL SIBINET COMO PROPIEDAD DEL MAG..10 ANEXOS ANEXO N 1 OBSERVACIONES AL BORRADOR DEL INFORME SOBRE LAS SITUACIONES SIGNIFICATIVAS IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA EN EL MAG SOBRE EL EJERCICIO ECONÓMICO

4 INFORME Nro. DFOE-EC-IF RESUMEN EJECUTIVO Qué examinamos? La auditoría financiera ejecutada en el Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG) tuvo como objetivo examinar la información financiera correspondiente al ejercicio económico 2014, con el fin de emitir una opinión sobre su razonabilidad y comprobar su correspondencia con el marco normativo aplicable. En cumplimiento de este objetivo, la auditoría comprendió la revisión de las cuentas de Balance de Propiedad Planta y Equipo; y Depreciación Acumulada, así como de las cuentas de resultados de Gastos por Servicios Personales; Gastos por Servicios No Personales; Gastos por Materiales y Suministros; Gastos por Transferencias Corrientes; Gastos por Transferencias de Capital y Gastos por Depreciación, relativas al MAG, presentadas en el Balance General y en el Estado de Resultados del Poder Ejecutivo para el ejercicio económico Por qué es importante? El estudio es de relevancia por cuanto se constituye en un insumo para informar al Poder Legislativo, así como a la ciudadanía en general, sobre la razonabilidad de los saldos consignados en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo, además de ser una herramienta para fortalecer la transparencia y el control ciudadano al brindarle a la población un panorama sobre los controles establecidos para la gestión e inversión de los recursos públicos, máxime si se toma en consideración que para el período 2014 el MAG presenta una inversión en bienes de 4.677,9 millones, así como gastos por ,5 millones. Qué encontramos? Como resultado de la auditoría se determinó una serie de debilidades que afectan la razonabilidad de los saldos presentados en la Balanza de comprobación del MAG correspondiente al ejercicio económico Sobre el particular, se determinó que a razonabilidad de los saldos de las cuentas Propiedad, Planta y Equipo; Depreciación Acumulada y Gastos por Depreciación, registrados en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera, al 31 de diciembre de 2014, se ve afectada en razón de que el MAG no ha llevado a cabo el registro contable de las bajas correspondientes a las donaciones realizadas a las personas e instituciones beneficiarias del Programa de Desarrollo Sostenible de la Cuenca Binacional del Río Sixaola, además del registro incorrecto de algunos activos. Asimismo, se identificó que los registros en el Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Central (SIBINET), no cuentan con la integridad y la confiabilidad requerida, al determinarse la existencia de bienes pendientes de registro, tal es el caso de aproximadamente bienes procedentes del Programa de Fomento a la Producción Agropecuaria Sostenible, así como de obras de arte. Aunado a esto, el MAG mantiene el registro en el SIBINET, de bienes correspondientes a sus instituciones adscritas, lo cual incumple con las directrices emitidas por la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa del

5 Ministerio de Hacienda. Además en lo referente al registro de transacciones en moneda extranjera se obtuvo evidencia de que las mismas se están ingresando tomando como referencia un tipo de cambio incorrecto. Por otra parte, se evidenciaron debilidades en los procedimientos y mecanismos de controles establecidos para el uso y préstamo de casas y apartamentos propiedad del MAG. Tal situación, ha generado una afectación a la Hacienda Pública, al permitir el deterioro de dichos inmuebles, así como al otorgarse a 19 funcionarios del MAG de manera concomitante el uso en precario de vivienda y el pago por concepto del incentivo de regionalización y zonaje, incumpliendo lo establecido en el Reglamento de zonaje e incentivo por regionalización de los funcionarios del Ministerio de Agricultura y Ganadería. En línea con lo anterior, se identificó que de las 78 personas que actualmente se encuentran habitando las casas o apartamentos del MAG, 34 cuentan con convenios de préstamo, cuyo año de emisión oscila entre el 2008 y el 2009, mientras las otras 44 personas, nunca han suscrito un convenio. Además existe una persona ajena a la institución, que disfruta del uso de una vivienda propiedad del MAG. Finalmente, se identificaron debilidades respecto del registro de armas, ya que solamente el 27,1% de las armas registradas a nombre del MAG, se encuentran bajo su custodia, lo cual se convierte en un riesgo, ante la eventualidad del uso indebido del armamento restante. Qué sigue? Con fundamento en lo descrito, se giran disposiciones a la Jefe del Departamento de Asesoría Legal, para que se formalicen las donaciones otorgadas a los beneficiarios del Programa de Desarrollo Sostenible de la Cuenca Binacional del Río Sixaola. En relación con la problemática sobre el control y registro de bienes, se giran disposiciones al Jefe del Departamento de Administración de Bienes y Servicios, con el fin de que se lleven a cabo las acciones necesarias para subsanar las debilidades comentadas en este informe. Por último, se establecen disposiciones para el Coordinador de la Unidad de Gestión Institucional de Recursos Humanos, en el sentido de llevar a cabo los ajustes correspondientes para evitar el pago indebido de incentivos por zonaje o regionalización, a funcionarios que reciben adicionalmente, el uso en precario de las casas o apartamentos que forman parte del patrimonio del MAG.

6 INFORME N DFOE-EC-IF DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS INFORME SOBRE LAS SITUACIONES SIGNIFICATIVAS IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADAEN EL MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA (MAG) SOBRE EL EJERCICIO ECONÓMICO INTRODUCCIÓN ORIGEN DE LA AUDITORÍA 1.1. La auditoría se realizó en cumplimiento del Plan Anual Operativo 2015 de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE) y corresponde a la cartera de proyectos del Área de Fiscalización de Servicios Económicos La ejecución de este tipo de auditorías por parte de la Contraloría General de la República, se fundamenta en dos ejes principales, el primero referente a la función fiscalizadora establecida en su Ley Orgánica, N 7428; y el segundo relacionado con el mandato legal establecido en la Constitución Política y en la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, N 8131, cuyas disposiciones legales estipulan la obligación, por parte de este Órgano Contralor, de remitir a la Asamblea Legislativa una opinión respecto de la razonabilidad de la información financiera del Poder Ejecutivo Por otra parte, el desarrollo de auditorías financieras, contribuye a incrementar la transparencia y el control ciudadano, al brindarle a la población un panorama sobre la razonabilidad de la información financiera plasmada en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo, así como sobre los controles establecidos para la gestión e inversión de los recursos públicos. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA 1.4. El objetivo del estudio consistió en examinar la información financiera del Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG), correspondiente al ejercicio

7 2 económico 2014, con el fin de emitir una opinión sobre su razonabilidad y comprobar su correspondencia con el marco normativo aplicable. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 1.5. La auditoría comprendió la revisión de las cuentas de balance de Propiedad Planta y Equipo, y Depreciación Acumulada, así como de las cuentas de resultados de Gastos por Servicios Personales; Gastos por Servicios No Personales; Gastos por Materiales y Suministros; Gastos por Depreciación; Gastos por Transferencias Corrientes y Gastos por Transferencias de Capital, relativas al MAG, presentadas en el Balance General y en el Estado de Resultados del Poder Ejecutivo para el ejercicio económico Como parte del estudio se contempló la ejecución de procedimientos, entre los cuales destacan la revisión de los registros efectuados de las transacciones financieras, así como de la documentación comprobatoria que los ampara; para obtener evidencia de auditoría sobre la razonabilidad de los montos y revelaciones de las cuentas auditadas, incluyendo la evaluación del riesgo de representaciones erróneas de importancia relativa, ya sean causadas por fraude o por error. Al realizar estas evaluaciones de riesgo, se consideraron los controles internos del MAG que son relevantes en la emisión de información financiera, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría apropiados en las circunstancias, pero no con el propósito de expresar una opinión sobre la efectividad de los controles internos de la institución. ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA 1.7. Como aspecto positivo se indica la colaboración brindada por los funcionarios del Ministerio de Agricultura y Ganadería y el apoyo logístico ofrecido al equipo de fiscalizadores de esta Contraloría General. GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA 1.8. El accionar del Ministerio de Agricultura y Ganadería se encuentra regulado por la Ley de Fomento a la Producción Agropecuaria (FODEA), N 7064 del 29 de abril de 1987, en la cual se establece su Ley Orgánica; así como por los reglamentos emitidos mediante el Decreto Ejecutivo N 19420, del 13 de noviembre de 1989, en lo referente a regulación, dirección y coordinación de las entidades o programas que realizan actividades específicas de la agricultura, la ganadería, la pesca marina y que forman parte del Sector Agropecuario Para llevar a cabo el ejercicio de sus funciones, el MAG de conformidad con el oficio N DM del 4 de marzo de 2013, cuenta con una estructura 1 Oficio emitido por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica, por medio del cual se aprueba la estructura orgánica del MAG.

8 3 orgánica compuesta por cuatros niveles a saber: el Nivel Político, integrado por el Ministro, Viceministros y Entidades Adscritas; las Instancias Asesoras, entre las cuales se encuentran la Auditoría interna, Asesoría Jurídica, Asuntos Internacionales y Planificación Estratégica; el Nivel Directivo, compuesto por las Direcciones Regionales, la Dirección Administrativa Financiera y la Dirección de Extensión Agropecuaria; y por último el Nivel Operativo, conformado por los departamentos En línea con lo anterior, recae sobre la Dirección Administrativa Financiera y específicamente sobre el Departamento Financiero Contable, llevar a cabo el registro de las transacciones financieras que se ejecutan en cada período en el Ministerio, lo cual se logra a través del ingreso de la información en el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF) En cuanto a la Balanza de Comprobación, debe considerarse que sus registros provienen de la información ingresada en el SIGAF y que la responsabilidad sobre su elaboración recae sobre la Dirección General de Contabilidad Nacional (DGCN), ente rector del Subsistema de Contabilidad instituido en el artículo 90 de la Ley N Al respecto, cada una de las instituciones que conforman el Poder Ejecutivo cuenta con su propia Balanza de Comprobación, la cual es empleada tanto para visualizar el resultado contable individual, como para elaborar los Estados Financieros del Poder Ejecutivo En el siguiente cuadro se presenta un detalle de la información financiera objeto de examen durante el desarrollo de la auditoría, la cual se encuentra registrada en la Balanza de Comprobación del MAG, correspondiente al período Cuadro N 1 Cuentas auditadas del MAG En colones costarricenses Propiedad, Planta y Equipo ,1 Depreciación Acumulada ,9 TOTAL ACTIVO ,3 Gastos por Servicios Personales ,6 Gastos por Servicios No Personales ,4 Gastos por Materiales y Suministros ,5 Gastos por Transferencias Corrientes ,7 Gastos por Transferencias de Capital ,0 Gastos por Depreciación ,5 TOTAL GASTOS AUDITADOS ,6 Fuente: CGR, con base en la Balanza de Comprobación del MAG, correspondiente al ejercicio económico 2014

9 En lo concerniente al ámbito regulatorio, en materia financiero contable el MAG debe acatar las directrices, circulares y demás disposiciones legales, emitidas por la Dirección General de Contabilidad Nacional, la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA), la Dirección General de Presupuesto Nacional, así como por la Tesorería Nacional, todas ellas instancias del Ministerio de Hacienda En materia de control interno, el MAG se encuentra regulado por la Ley General de Control Interno, N 8292, las Normas de Control Interno aplicables al Sector Público, así como por los lineamientos establecidos por este Órgano Contralor. METODOLOGÍA APLICADA Para la realización de esta auditoría, se consideró lo estipulado en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI), el Manual del Procedimiento de Auditoría de la, los lineamientos establecidos en las Normas de auditoría emitidas por INTOSAI, las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) y los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense La metodología empleada en el desarrollo de la auditoría, se enfocó en la aplicación de técnicas y prácticas de auditoría normalmente aceptadas, tales como entrevistas, cuestionarios, conciliaciones, verificaciones y análisis de los documentos que sustentan las transacciones La determinación de las cuentas a auditar, se realizó tomando en cuenta la importancia relativa de los recursos indicados en la Balanza de comprobación del MAG para el ejercicio económico 2014, así como el nivel de riesgo asociado. La selección de muestras, con el fin de evaluar la razonabilidad de los saldos consignados, se obtuvo a partir de la aplicación de notas técnicas sobre muestreo y del empleo del software para análisis de datos denominado IDEA, considerando para ello los criterios definidos en la Contraloría General para este tipo de fiscalizaciones. COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA El borrador del presente informe se entregó el 7 de enero de 2016, al Ministro de Agricultura y Ganadería, con el oficio N DFOE-EC-0007 (00054), con el propósito de que en un plazo de cinco días hábiles formularan y remitieran a la Gerencia del Área de Fiscalización de Servicios Económicos, las observaciones que estimaran pertinentes sobre el contenido de dicho documento Mediante oficio N DM-MAG de fecha 14 de enero de 2016, la institución remitió las observaciones sobre el contenido del borrador informe. Lo resuelto sobre los planteamientos efectuados en dicho oficio se considera en el Anexo N 1 de este documento.

10 5 2. RESULTADOS TEMA 1: REGISTRO CONTABLE DE BIENES HALLAZGO 1.1: Omisión del registro de bajas por donación en el SIGAF 2.1. En relación con el registro de transacciones, los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense, Decreto N 34460, establecen lo siguiente: 4. Registro: Todos los hechos de carácter contable deben ser registrados en oportuno orden cronológico en el que se produzcan éstos, sin que se presenten vacíos, lagunas o saltos en la información registrada Sobre la necesidad de informar a la DGABCA, respecto de las donaciones realizadas, el artículo 50 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, N H, estipula: Artículo 50. Control e informe sobre donaciones. Cada cuatrimestre, (en los meses de abril, agosto y diciembre de cada año) la instancia administrativa responsable de la custodia de los bienes de cada Ministerio o la institución adscrita, elaborará un informe con el número de acta, nombre del beneficiado, ubicación por provincia y bienes donados. Este informe deberá ser enviado a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, con el fin de que ésta verifique que los bienes o mercancías donados en referencia hayan sido distribuidos en forma equitativa ( ) 2.3. Al respecto, como resultado de la auditoría se determinó que el MAG mantiene el registro contable de todos los activos adquiridos durante la ejecución del Programa de Desarrollo Sostenible de la Cuenca Binacional del Río Sixaola, cuyas compras por concepto de bienes ascendieron a un total de ,06 2, no obstante, la mayor parte de estos activos han sido donados a los productores de la zona del Río Sixaola, esto en atención a lo indicado en el artículo 15 de la Ley N 9030, el cual faculta al MAG para donar todos los bienes no afectos de dominio público y servicios, adquiridos desde el inicio de la ejecución del Programa Sixaola a las organizaciones y comunidades beneficiarias Sobre el particular a la fecha de este informe, el Ministerio se encuentra formalizando estas donaciones, aún y cuando los bienes fueron entregados a los productores hace varios meses, y además no ha comunicado a la Dirección General de Contabilidad Nacional (DGCN) lo pertinente para que se realicen los ajustes contables correspondientes, para dar de baja a los bienes donados. 2 Esta cifra incluye las compras de activos realizadas en el período comprendido entre los años 2009 y 2014, a través del Programa Presupuestario 185 Desarrollo. Sostenible de la Cuenca Binacional Río Sixaola.

11 Aunado a lo anterior, se identificaron oportunidades de mejora en el proceso de entrega de los activos sujetos a donación, pues, al inicio de la auditoría, la Administración carecía de un registro confiable en cuanto a la asignación de dichos bienes, razón por la cual el Área de Control de Bienes del MAG, se dio a la tarea de realizar giras a la zona de Sixaola, con la respectiva inversión de recursos que ello ha implicado, para ubicar a quienes recibieron activos comprados con recursos del Programa de Desarrollo Sostenible de la Cuenca Binacional del Río Sixaola La carencia de actualización de los registros contables por concepto de donaciones, se presenta debido a que el proceso de entrega de activos a los beneficiarios se realizó sin que mediara un acta formal de donación, documento indispensable para respaldar el accionar de la Administración, situación por la cual a la fecha de este informe el Departamento de Asesoría Jurídica del MAG, se encuentra formalizando las donaciones Asimismo, la ausencia de una comunicación efectiva entre las distintas instancias involucradas en el proceso de donación, Departamento de Asesoría Jurídica, Unidad Coordinadora del Programa Sixaola y Departamento de Administración de Bienes y Servicios, ha provocado que exista un mayor retraso en identificar a las asociaciones beneficiarias y con ello agilizar el trámite administrativo para formalizar las donaciones El registro inoportuno de las bajas por donación, ha generado una sobrevaluación de los montos consignados en las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo del MAG, lo cual afecta la razonabilidad de la información presentada en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo, así como la interpretación que puedan realizar los diversos interesados de la información financiera. TEMA 2: REGISTRO DE ACTIVOS EN EL SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE BIENES DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL HALLAZGO 2.1: Omisión del registro de bienes en el Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Central (SIBINET) 2.9. Respecto del registro oportuno de los bienes, el Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central, N H, establece lo siguiente: Artículo 2º-Registro de bienes. Es responsabilidad de la Unidad de Administración de Bienes Institucionales de cada Ministerio u Órgano Adscrito, mantener un registro actualizado del patrimonio de la Institución, debiendo valorar cada uno de los bienes o elementos que en ellos figuren, con el precio que corresponda de acuerdo con las disposiciones técnicas que al respecto dicte la Contabilidad Nacional.

12 En cuanto a la asignación de un valor a los bienes, sobre los cuales no se cuenta con documentación que respalde su costo de adquisición, la Directriz Valoración, Revaluación, Depreciación de Propiedad Planta y Equipo, N CN , emitida por la DGCN, estipula lo siguiente: Valoración de Activos En caso de no existir información del costo de algunos activos, deberá utilizarse el costo a su valor razonable o valor de mercado, más probable de obtener en el estado y las circunstancias existentes a la fecha del balance general o a la toma de la información La determinación del valor razonable o valor de mercado de los activos para efectos de medición o registro contable, se debe determinar ese valor mediante tasación de un profesional independiente y competente, o por medio del Departamento de Avalúos de la Dirección General de la Tributación En lo concerniente al perfil de los profesionales que pueden llevar a cabo valuaciones de activos, la Directriz Valuadores Especialistas y Otros, N CN , de la DGCN, señala: Artículo 4 - Perfil profesional. Para cumplir con el perfil profesional de los valuadores, se requieren que estos sean funcionarios con una capacitación profesional en tasación. Sin embargo, en caso de que no se cuente con dicha capacitación, el perfil de valuador puede estar en función de la complejidad de las valoraciones que deba cumplir, por lo que un profesional con una capacitación básica podría realizar valoraciones de equipo y mobiliario de oficina, de terrenos de poca área aptos para la construcción de viviendas o de viviendas de clase media Por otra parte, con base en la Ley de Aprobación Contrato de Préstamo N 1436/OC-CR entre la República de Costa Rica y el Banco Interamericano de Desarrollo, Ley N 8408, del 27 de abril de 2004, y el Reglamento Operativo del Programa, el MAG, durante los años , llevó a cabo a través de una Unidad Coordinadora, el desarrollo del Programa de Fomento a la Producción Agropecuaria Sostenible (PFPAS), el cual tuvo como objetivo general incrementar los ingresos y mejorar la calidad de vida de los pequeños y medianos productores agropecuarios, a través del fomento de la competitividad de los sistemas de producción sobre una base económica y ambientalmente sostenible 3. 3 Informe final del Programa de Fomento a la Producción Agropecuaria Sostenible, abril de 2011.

13 Como parte de la ejecución de este Programa, se realizaron compras de activos, especialmente de mobiliario y equipo de oficina, bienes que una vez finalizado el PFPAS quedaron bajo custodia y uso del MAG En relación con lo antes descrito, como parte de la revisión realizada, se determinó que a la fecha de este informe, el MAG no ha llevado a cabo el registro en el SIBINET, de aproximadamente activos, adquiridos durante el desarrollo del PFPAS, esto aún y cuando la ejecución del mismo finalizó en el año 2010 tal como se mencionó anteriormente Al respecto, como medida de control, el Departamento de Administración de Bienes y Servicios, realizó la instalación de placas de identificación de los bienes citados supra y mantiene un registro de su ubicación y responsables, en un sistema de activos empleado internamente por el Ministerio, denominado SIB Entre las causas que incidieron para que no se realizara el registro en el SIBINET de los bienes antes mencionados, se encuentran, que la Ley y el Reglamento del Programa no estipulaban claramente cuál sería la disposición final de esos activos, así como la falta de interés por parte de la Administración para indagar sobre las condiciones bajo las cuales se recibió y se está dando uso a esos bienes Adicionalmente, se determinó que el MAG no ha incluido en el SIBINET, el detalle ni el costo de las obras de arte que tiene bajo su custodia, entre las cuales se encuentran una carreta típica y una escultura, además de pinturas referentes a las diferentes personas que han ostentado el cargo de Ministro de Agricultura y Ganadería Lo anterior, se debe a que la Administración ha omitido la presentación de una solicitud de avalúo dirigida hacia el Departamento de Avalúos de la Dirección General de la Tributación, cuyo resultado permita asignarle un valor a estos activos Por otra parte, como resultado de la evaluación realizada a una muestra de transacciones, se determinó que, previo al cierre del período 2014, el MAG no registró en el SIBINET la totalidad de los bienes adquiridos durante ese año, con cargo a los programas presupuestarios 169 Actividades Centrales y 175 Dirección Superior de Operaciones Regionales y Extensión Agropecuaria, siendo que la inclusión de estas compras por un monto de se realizó hasta el año En consecuencia, los hechos generan el surgimiento de diferencias al momento conciliar los registros del SIGAF y el SIBINET, así como que los montos registrados en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo, correspondientes al 4 De conformidad con la información suministrada por el Departamento de Administración de Bienes y Servicios, a través del oficio DBS , del 5 de noviembre de 2015.

14 9 período 2014, en las cuentas de Depreciación Acumulada y Gastos por Depreciación, se encuentren subvaluados, afectando de esta forma la razonabilidad de la información financiera. HALLAZGO 2.2: Debilidades en la información registrada en el SIBINET En lo atinente a la presentación de los activos correspondientes a las instituciones adscritas, la Directriz denominada Presentación del Informe Anual de Bienes del periodo , menciona que: Por otra parte, al igual que el año pasado los ministerios para los que aplica, deberán presentar en forma separada la información de los inventarios de instituciones adscritas que reportan sus bienes a través del respectivo ministerio o bien en forma consolidada Asimismo, respecto de este tema la DGABCA indicó a este Órgano Contralor lo siguiente: esta Dirección ha venido coordinando con el MAG y las adscritas el levantamiento de un inventario de todos aquellos bienes que poseen placa MAG y están apostados en diferentes partes del país. Como resultados se inició este inventario el año anterior, del cual tanto el Servicio Fitosanitario del Estado, como el INTA ya finalizaron esta gestión y el SENASA está en el proceso con un avance del 90% realizado se ha instruido para que, las que ya lo terminaron, procedan a realizar un informe al MAG con copia a esta DGABCA, con el fin de que se determine finalmente si van a seguir bajo custodia de las adscritas o si el Ministerio va a gestionar acciones apegadas al marco legal existentes para que los mismos queden en propiedad de las Adscritas Sobre el particular, como resultado de la auditoría se determinó que el MAG incumplió con la instrucción dada por la DGABCA, a través de la Directriz mencionada, en cuanto a que los bienes en uso por las instituciones adscritas, debían ser reportados en forma separada de los activos bajo custodia del MAG Al respecto, el MAG reporta en el SIBINET un total de bienes, de los cuales un 24% (5.948) corresponden a sus adscritas, a saber: el Servicio Fitosanitario del Estado (SFE), el Instituto Nacional de Innovación y Transferencia en Tecnología Agropecuaria (INTA) y el Servicio Nacional de Salud Animal (SENASA), según el siguiente detalle: 5 Directriz N DGABCA /DCN

15 10 Cuadro N 2 Bienes de las Entidades Adscritas reportados como propiedad del MAG En colones costarricenses Cantidad Valor de compra Bienes correspondientes al SFE ,73 Bienes correspondientes al INTA ,33 Bienes correspondientes a SENASA ,52 Total bienes de instituciones adscritas ,58 Total bienes a nombre del MAG reportados en el SIBINET ,09 Porcentaje 24% 20% Fuente: CGR, con base en la información del SIBINET al 31 de diciembre de Situaciones como la descrita, ocurren debido a los débiles mecanismos de control establecidos por el Departamento de Administración de Bienes y Servicios, para mantener un registro actualizado de todos los movimientos de activos presentados en el MAG; esto aunado a la ausencia de un seguimiento y coordinación eficiente, por parte de los diferentes actores involucrados Adicionalmente, otro de los factores que incide negativamente en el registro oportuno de los bienes, es la ausencia de definición por parte del Departamento de Administración de Bienes y Servicios, en cuanto al establecimiento de las prioridades a desarrollar por dicha dependencia Este tipo de situaciones va en detrimento de una adecuada presentación de la información financiera, pues no hay una certeza razonable sobre la exactitud de las cifras de activo fijo registradas en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo Por otra parte, se identificó que los , registrados en el SIBINET en la cuenta de Otras Construcciones, Adiciones y Mejoras en Proceso, corresponden a bienes terminados, tales como casas de habitación y oficinas regionales, mismas que de acuerdo al Clasificador por Objeto del Gasto, deben estar reportadas en la cuenta de Edificios. HALLAZGO 2.3: Registro incorrecto de compras en moneda extranjera En lo correspondiente al registro de transacciones cuya compra se haya efectuado en una moneda distinta del colón, la Directriz Registro de bienes duraderos adquiridos con moneda extranjera en el SIBINET, N DGABCA / DGCN , estipula: Ministerios: el registro de los bienes duraderos adquiridos en moneda extranjera en el sistema SIBINET, deberán utilizar el tipo de cambio de

16 11 referencia para la venta según el ZRep-Bienes, que es el mismo tipo de cambio que se utiliza para el ingreso de mercancías (MIGO) en el Sistema SIGAF. Los datos de compra a utilizar como la fecha de compra, valor de adquisición, clasificación y demás características de los bienes, deberán ser coincidentes en el momento en que ingresa el bien, conforme lo establece la base contable de acumulación (o devengo) en el sistema SIBINET En esta línea, como resultado del examen realizado se determinó que el Departamento de Administración de Bienes y Servicios del MAG, registra en el SIBINET las compras de bienes realizadas en moneda extranjera, de manera improcedente, al tomar como base la información remitida por el Área de Tesorería del MAG sobre el tipo de cambio y el monto pagado, siendo lo correcto utilizar el tipo de cambio vigente a la fecha en la cual se realiza el ingreso de la mercancías (MIGO) en el sistema SIGAF El registro de activos utilizando un tipo de cambio incorrecto, se origina en la no aplicación de la normativa que regula este proceso; lo cual ocasiona que el valor de la Propiedad, Planta y Equipo presentada en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo no sea razonable, por cuanto los bienes se están registrando al valor por el cual fue cancelada la factura y no así al costo que poseen cuando se recibe a satisfacción el bien en la institución. TEMA 3: CASAS Y APARTAMENTOS PROPIEDAD DEL MAG HALLAZGO 3.1: Debilidades en los mecanismos de control sobre el uso de casas y apartamentos propiedad del MAG Respecto de la responsabilidad de ejercer controles sobre la ocupación de los inmuebles empleados para uso habitacional, el Reglamento de uso y habitación de las casas y apartamentos del Ministerio de Agricultura y Ganadería, establece: Artículo 4 - el Departamento de Administración de Bienes y Servicios tendrá la atribución especial de velar por el efectivo cumplimiento del presente Reglamento y la normativa conexa aplicable, estableciendo las acciones, gestiones y procedimientos necesarios, en estricto apego de los principios constitucionales, laborales y legales para proteger los intereses de la institución y el respeto a los derechos de los servidores Por su parte, en lo referente al establecimiento de controles sobre los activos propiedad de la institución, las Normas de Control Interno para el Sector Público indican:

17 Protección y conservación del patrimonio El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los activos pertenecientes a la institución, incluyendo los derechos de propiedad intelectual. Lo anterior, tomando en cuenta, fundamentalmente, el bloque de legalidad, la naturaleza de tales activos y los riesgos relevantes a los cuales puedan verse expuesto En cuanto al tema de bienes inmuebles, el MAG posee 82 activos entre casas y apartamentos, los cuales de conformidad con el Reglamento de uso y habitación de las casas y apartamentos del Ministerio de Agricultura y Ganadería, pueden ser utilizados por las personas que mantengan una relación contractual con dicho Ministerio y que sean trasladados a laborar a una zona diferente a su lugar de residencia habitual Como parte del estudio se visitaron 36 casas y se determinó que 16 de ellas están siendo utilizadas como oficinas por parte de instituciones públicas tales como SENASA, Servicio Nacional de Riego y Avenamiento, Instituto Costarricense del Deporte, Defensoría de los Habitantes, entre otras, aun cuando el Reglamento antes mencionado no establece esa modalidad de préstamo En relación con los convenios de préstamo de la vivienda con empleados, se identificó que de las 78 personas que actualmente se encuentran habitando las casas o apartamentos, en forma individual o compartida, únicamente 34 cuentan con convenios de préstamo, cuyo año de emisión oscila entre el 2008 y el 2009, mientras las otras 44 personas, nunca han suscrito un convenio con el MAG Por otra parte, se evidenció que el 24,3% (19) de las personas mencionadas, además de habitar casas o apartamentos del MAG, están recibiendo un incentivo por regionalización o zonaje, lo cual de conformidad con el Reglamento de zonaje e incentivo por regionalización de los funcionarios del Ministerio de Agricultura y Ganadería, es improcedente Aunado a lo anterior, durante la revisión física a las 36 viviendas indicadas supra, se identificaron las siguientes situaciones: Existencia de una persona que no posee relación laboral con el MAG ni con ninguna de las instituciones con las cuales se han creado convenios de préstamos de las casas, pero que habita una casa del Ministerio desde hace aproximadamente 32 años. Carencia de mantenimiento físico de los inmuebles, provocando que algunos de ellos se encuentren en condiciones inhabitables. Uso de Inmuebles desocupados como bodegas.

18 Lo indicado supra, se presenta por las debilidades en los mecanismos de control ejercidos por el Departamento de Administración de Bienes y Servicios, así como, a la inacción de los jerarcas del MAG, pues tal como se constató durante el desarrollo de la auditoría, desde el año 2011 el Ministerio estaba analizando la posibilidad de reformar el Reglamento supracitado, con el fin de adecuarlo a las nuevas condiciones presentadas, no obstante, a la fecha dicha iniciativa no se ha materializado, y fue hasta el año 2015 cuando se conformó una comisión para actualizar esta normativa Lo antes expuesto, fue ratificado por la Administración a través del oficio DBS , por medio del cual se indica lo siguiente: c) con relación al motivo por el cual no se han vuelto a confeccionar convenios, se debe a que se determinó que se requería mejorar el planteamiento propuesto en el Reglamento Vigente, además de crear un Reglamento que unificara el préstamo de edificaciones a otras instituciones, organizaciones afines al sector agropecuario y otras instituciones gubernamentales, lamentablemente en el gobierno anterior no se pudo concretar dicho objetivo, no obstante lo anterior, ya se inició el trabajo y se integró una comisión interdepartamental ( ) La ausencia de controles ha generado además de una afectación en el valor del patrimonio del MAG, por aquellos activos que se encuentran deteriorados, una pérdida de recursos ante el pago indebido por concepto del incentivo de regionalización y zonaje, pues al no contar el Departamento de Administración de Bienes y Servicios, con un registro actualizado de las personas que habitan los inmuebles propiedad del MAG; la Unidad de Gestión Institucional de Recursos Humanos se encuentra limitada para ajustar el pago de incentivos según corresponde. TEMA 4: REGISTRO DE ARMAS HALLAZGO 4.1: Debilidades de control sobre el registro de armas La Ley de Armas y Explosivos, N 7530, estipula lo siguiente, en cuanto al registro y custodia de armas por parte de las instituciones del Estado: Artículo 5.- Inventario. Los órganos estatales, las instituciones autónomas y semiautónomas, las empresas públicas y las municipalidades autorizadas para poseer armas y las empresas de seguridad privadas deberán informar, semestralmente, a la Dirección sobre la cantidad, el tipo, el número de serie, el patrimonio, el nombre de la persona a quien se le han asignado y el estado de las armas de fuego bajo su custodia. Asimismo, deberán llevar un inventario permanente de todas las armas... 6 Recibido el 3 de septiembre de 2015.

19 14 Artículo 17.- Control de armas en poder del Estado. La Dirección llevará un control estricto de las armas en poder del Estado y sus instituciones. Elaborará un inventario permanente de esas armas y enviará un informe anual a la Auditoría del Ministerio. Los informes remitidos, únicamente, podrán ser conocidos cuando medie el interés público Bajo este orden de ideas, a partir de la revisión del informe de armas, con corte al 31 de diciembre de 2014, remitido por el Departamento de Administración de Bienes y Servicios del MAG, a la Dirección General de Armamento, se determinó que del 100% de armas registradas a nombre de este Ministerio, únicamente se encuentran bajo su custodia 27,1% De las armas restantes correspondientes al 72,9% del total, un 16,7% de éstas, se encuentran ubicadas en el Sistema Nacional de Área de Conservación (SINAC), mientras sobre el otro 83,3% se desconoce su paradero Esta situación se presenta debido a la carencia de controles efectivos sobre el armamento de la institución, así como de una oportuna gestión para realizar su traslado y denunciar su extravío, pues en relación con las armas que posee el SINAC, la transferencia se llevó a cabo desde el momento en que se realizó la separación de las áreas de conservación y los parques nacionales, de la estructura orgánica del MAG El hecho de no comunicar oportunamente el cambio en la custodia, así como el extravío de armas, se convierte en un riesgo latente para el MAG, pues en la eventualidad de que se dé un uso indebido de una arma inscrita a nombre del Ministerio, la institución se expone a enfrentar procesos judiciales en su contra, con las repercusiones económicas y sociales que ello conlleva. 3. CONCLUSIONES 3.1. El resultado contable del Ministerio de Agricultura y Ganadería presenta de manera razonable los saldos de las cuentas de: Gastos por Servicios Personales; Gastos por Servicios no Personales; Gastos por Materiales y Suministros; Gastos por Transferencias Corrientes, y Gastos por Transferencias de Capital; incorporados en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo referentes al ejercicio económico 2014, esto de conformidad con la normativa técnica aplicable Por su parte, los saldos de las cuentas Bienes Duraderos, Depreciación Acumulada y Gastos por Depreciación no se consideran razonables, por cuanto no existe evidencia suficiente y apropiada, respecto de la confiabilidad de sus registros, esto ante la presencia de debilidades en los mecanismos de control utilizados para dar de baja o de alta a bienes en el SIGAF y en el SIBINET; registros por montos o en cuentas incorrectas, carencia de controles efectivos respecto del uso de los bienes inmuebles y de las armas propiedad del MAG.

20 Estas situaciones, generan incertidumbre respecto de la exactitud y razonabilidad de los saldos presentados en los Estados Financieros del Poder Ejecutivo, afectando de forma adversa la interpretación de la información financiera, así como su utilidad para la toma decisiones. 4. DISPOSICIONES 4.1. De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad Este Órgano Contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones. A LA LICDA. YADIRA BLANCO VEGA EN SU CALIDAD DE JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ASESORÍA LEGAL O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO 4.3. Elaborar, a más tardar el 29 de abril de 2016, las Actas de Donación necesarias para documentar las donaciones de activos ejecutadas durante el Programa de Desarrollo Sostenible de la Cuenca Binacional del Río Sixaola. Sobre cada uno de los trámites de donación efectivamente aprobados y firmados, se deberá informar al Departamento de Administración de Bienes y Servicios, con el fin de que se tramiten los ajustes contables que correspondan. Remitir a este Órgano Contralor, en el plazo máximo de 10 días hábiles posteriores al plazo indicado, una certificación en donde se haga constar el cumplimiento de lo dispuesto. (Ver Hallazgo 1.1, párrafos del 2.1 al 2.8 de este informe) AL LIC. JOSÉ MARENCO SOLÍS EN SU CALIDAD DE JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO 4.4. Realizar, a más tardar el 31 de mayo de 2016, las gestiones que correspondan ante la Dirección General de Contabilidad Nacional, para que se lleven a cabo los ajustes contables para dar de baja en el SIGAF los bienes donados durante el desarrollo del Programa de Desarrollo Sostenible de la Cuenca Binacional del Río Sixaola, esto de conformidad con la información suministrada por el Departamento de Asesoría Jurídica del MAG. Sobre los ajustes realizados deberá informarse a la Dirección General de Administración de Bienes y

21 16 Contratación Administrativa. Remitir a este Órgano Contralor, en el plazo máximo de 10 días hábiles posteriores al plazo indicado, una certificación en donde se haga constar el cumplimiento de lo dispuesto. (Ver Hallazgo 1.1, párrafos del 2.1 al 2.8 de este informe) 4.5. Desarrollar e implementar, a más tardar el 30 de junio de 2016, una metodología para llevar a cabo la valuación de los activos para los cuales se carece de documentación de respaldo, respecto de su adquisición, así como de las obras de arte bajo custodia del MAG. Una vez que se cuente con dicho avalúo, incluir en el SIBINET al 30 de septiembre de 2016, la información según corresponda. De la inclusión de estos activos, así como de la determinación de aquellos activos que se encuentren totalmente depreciados, deberá informarse a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA) y a la Dirección General de Contabilidad Nacional (DGCN), con el fin de que se realicen los ajustes contables que se requieran. Para el cumplimiento de esta disposición deberá remitirse a este Órgano Contralor, a más tardar el 30 de noviembre de 2016, una certificación sobre la inclusión en el SIBINET de la información obtenida a partir de los avalúos, así como una certificación sobre la comunicación dirigida a la DGABCA y a la DGCN, en relación con lo actuado en cumplimiento de lo antes dispuesto. (Ver Hallazgo 2.1, párrafos del 2.9 al 2.20 de este informe) 4.6. Realizar los ajustes correspondientes en el SIBINET a más tardar al 30 de septiembre de 2016, para llevar a cabo el traslado de los bienes bajo custodia de las instituciones adscritas que se encuentran registrados como parte del patrimonio del MAG, así como la reclasificación de los bienes registrados en la cuenta Otras Construcciones, Adiciones y Mejoras en Proceso hacia la cuenta de Edificios. Remitir a este Órgano Contralor, en el plazo máximo de 10 días posteriores al registro correspondiente, una certificación sobre el cumplimiento de lo dispuesto. (Ver Hallazgo 2.2, párrafos del 2.21 al 2.28 de este informe) 4.7. Establecer los mecanismos de coordinación con la Proveeduría Institucional, para que se comunique la fecha de ingreso de las mercancías (MIGO) en el Sistema SIGAF, de forma tal que en adelante los bienes adquiridos en moneda extranjera sean registrados, por el Departamento de Administración de Bienes y Servicios, al tipo de cambio de referencia, vigente a la fecha indicada supra, conforme lo establece la Directriz Registro de bienes duraderos adquiridos con moneda extranjera en el SIBINET. Remitir, en un plazo máximo de 15 días hábiles contados a partir de la recepción del presente informe, una certificación en donde se haga constar el cumplimiento de lo dispuesto. (Ver Hallazgo 2.3, párrafos del 2.29 al 2.31 de este informe) 4.8. Establecer e implementar, a más tardar el 29 de julio de 2016, las medidas de control necesarias para regular el préstamo de casas de habitación e inmuebles propiedad del MAG, dentro de las cuales se incluyan, además de otras

22 17 consideradas necesarias por la Administración, la comunicación oportuna hacia la Unidad de Gestión Institucional de Recursos Humanos, de los cambios en el personal que habita estos inmuebles. Remitir a este Órgano Contralor, en el plazo máximo de 10 días posteriores al plazo indicado, una certificación que acredite el cumplimiento de lo dispuesto. (Ver Hallazgo 3.1, párrafos del 2.32 al 2.41 de este informe) 4.9. Presentar, en el plazo máximo de 15 días hábiles posteriores a la recepción del presente informe, ante el Organismo de Investigación Judicial y la Dirección General de Armamento, la denuncia correspondiente a las armas que están inscritas a nombre del MAG, pero que se encuentren extraviadas. Respecto de las armas bajo custodia del SINAC, realizar a más tardar el 19 de febrero de 2016, el trámite de donación respectivo y sobre ello informar a la Dirección General de Armamento. Remitir a esta Contraloría General, en el plazo máximo de 10 días hábiles posteriores a la finalización del trámite de donación, una certificación en donde se haga constar el cumplimiento de lo dispuesto. (Ver Hallazgo 4.1, párrafos del 2.42 al 2.46 de este informe) AL LIC. JOSÉ CLAUDIO FALLAS CORTÉS EN SU CALIDAD DE COORDINADOR DE LA UNIDAD DE GESTIÓN INSTITUCIONAL DE RECURSOS HUMANOS O A QUIEN EN SU LUGAR OCUPE EL CARGO Ajustar el pago de los incentivos, otorgados a los funcionarios que ocupan casas y apartamentos propiedad de MAG, a lo establecido en el Reglamento de zonaje e incentivo por regionalización de los funcionarios del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Dichos ajustes deberán ser realizados a más tardar el 31 de marzo de Remitir a esta Contraloría General, en el plazo máximo de 10 días hábiles posteriores a la realización de los ajustes correspondientes, una certificación en donde se haga constar el cumplimiento de lo dispuesto. (Ver Hallazgo 3.1, párrafos del 2.32 al 2.41 de este informe)

23 18 ANEXO N 1 OBSERVACIONES AL BORRADOR DEL INFORME SOBRE LAS SITUACIONES SIGNIFICATIVAS IDENTIFICADAS EN LA AUDITORÍA FINANCIERA REALIZADA EN EL MAG SOBRE EL EJERCICIO ECONÓMICO 2014 No. Párrafo 4.5 Observaciones Se indica que el plazo establecido para el cumplimiento de dicha disposición es insuficiente y además, no es factible programar un plazo final acertado tomando en Administración cuenta que solo en el marco de PFPAS se debe realizar el avalúo de 1400 bienes para lo cual se depende del Área de Valoraciones Administrativas y Tributarias del Ministerio de Hacienda. Se acoge? Argumentos CGR Sí No Parcial La CGR aclara a la Administración que para llevar a cabo el avalúo de los activos del Programa de Fomento a la Producción Agropecuaria Sostenible (PFPAS) no requiere necesariamente de la colaboración del Área de Valoraciones Administrativas y Tributarias del Ministerio de Hacienda, esto en función de lo establecido en la Directriz Valuadores Especialistas y Otros, N CN Respecto a los plazos, la CGR concede una ampliación, por lo que la disposición se establece en los siguientes términos: 4.5 Desarrollar e implementar, a más tardar el 30 de junio de 2016, una metodología para llevar a cabo la valuación de los activos para los cuales se carece de documentación de respaldo, respecto de su adquisición, así como de las obras de arte bajo custodia del MAG. Una vez que se cuente con dicho avalúo, incluir en el SIBINET al 30 de septiembre de 2016, la información según corresponda. De la inclusión de estos activos, así como de la determinación de aquellos activos que se encuentren totalmente depreciados, deberá informarse a la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA) y a la Dirección General de Contabilidad Nacional (DGCN), con el fin de que se realicen los ajustes contables que se requieran. Para el cumplimiento de esta disposición deberá remitirse a este Órgano Contralor, a más tardar el 30 de noviembre de 2016, una certificación sobre la inclusión en el SIBINET de la información obtenida a partir de los avalúos, así como una certificación sobre la comunicación dirigida a la DGABCA y a la DGCN, en relación con lo actuado en cumplimiento de lo antes dispuesto. (Ver Hallazgo 2.1, párrafos del 2.9 al 2.20 de este informe)