Registro de Riesgos del Proyecto

Transcripción

1

2 PPC Forms Planning, Performing and Controlling Projects to Succeed Entregable de Identificación de Riesgos Registro de Riesgos del Proyecto El registro de riesgos se desarrolla durante el proceso Identificación de Riesgos, y se actualiza durante los procesos Análisis Cualitativo de Riesgos y Análisis Cuantitativo de Riesgos. La Lista de riesgos que requieren análisis y respuesta adicionales. Posteriormente, el registro de riesgos se actualiza durante el proceso Análisis Cuantitativo de Riesgos. PPC Registro de Riesgos fto.doc Copyright 2004 PPC Total ppctotal.com

3 Proyecto: NOMBRE DEL PROYECTO Cliente: NOMBRE DEL CLIENTE REGISTRO DE RIESGOS Descripción Impacto Probabilidad Planes de reducción de Riesgo Planes de Contingencia Responsable / Fecha de compromiso PPC Registro de Riesgos fto.doc PPC Total

4 PPC Forms Planning, Performing and Controlling Projects to Succeed Entregable de Identificación de Riesgos Proforma para Riesgos Este formato se debe utilizar para formalmente identificar un riesgo en el proyecto. Los tipos de riesgos identificados utilizando este formato incluyen riesgos en las áreas de: Alcance Cronograma Costos Calidad Entregables Recursos Eventos (Milestones) Este formato se debe completar y formalmente enviar al Gerente del Proyecto para su revisión. El gerente del proyecto determinará si el formato contiene o no la información completa para pasarlo al Grupo de Revisión del Proyecto para su respectiva aprobación. El gerente del proyecto monitoreará el estado del riesgo y comunicará la decisión final tomada por Grupo de Aprobación. PPC Proforma para Riesgo fto.doc ppctotal.com Copyright 2004 PPC Total

5 Proyecto: NOMBRE DEL PROYECTO Cliente: NOMBRE DEL CLIENTE Riesgo No: Identificado Por: Fecha: Descripción del Riesgo: Breve descripción del riesgo Proforma para Riesgos Departamento: Proyecto: Gerente del Proyecto: Probabilidad: Escoja A / M / B (Alta, Media, Baja) Impacto: Escoja A / M / B (Alta, Media, Baja) Descripción del Impacto: Adicione una breve descripción del impacto en el evento que el riesgo ocurriera. Se debe incluir los efectos en los entregables, cronograma, calidad, etc. Acciones Preventivas Recomendadas: Adicione una breve descripción de las acciones que deberían tomarse para prevenir la eventualidad del riesgo Acciones de Contingencia Recomendadas: Adicione breve descripción de las acciones que deberían tomarse en el evento que el riesgo suceda, para minimizar el impacto en el proyecto. Documentos de Soporte: Adicione las referencias de los documentos que soporta el riesgo Firma: Fecha: / / Por favor pasar el formato completo al Gerente del Proyecto para revisión con el Grupo de Revisión del Proyecto PPC Proforma para Riesgo fto.doc PPC Total

6 Planning, Performing and Controlling Projects Topics Dirección de Proyectos MÉTODOS DE RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN Riesgos PPC Herramienta para Identificación de Riesgos del Proyecto Técnicas de recopilación de información. La tormenta de ideas, la técnica Delphi, las entrevistas y los análisis de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (SWOT) pueden ser ejemplos de técnicas de recopilación de información usadas en la identificación de riesgos. Tormenta de ideas La tormenta de ideas es probablemente la técnica más frecuentemente usada en identificación de riesgos. El objetivo es obtener una lista exhaustiva de riesgos, que pueda ser examinada más tarde en los procesos de análisis cualitativo y cuantitativo. El equipo del proyecto emplea usualmente esta técnica, aunque también puede ser usada por un conjunto multidisciplinario de expertos. Bajo el liderazgo de un facilitador, se generan ideas acerca de los riesgos del proyecto. Durante la reunión se identifica una amplia gama de fuentes de riesgo, las que luego quedan disponibles para ser analizadas. Los riesgos son luego categorizados por tipo de riesgo y sus definiciones son ajustadas. Ver PPC-4 Forms PPC Formato para sección de Tormenta de Ideas La técnica Delphi La técnica Delphi es una forma de alcanzar consenso entre un grupo de expertos acerca de un tema tal como los riesgos de un proyecto. Los expertos son identificados, pero su participación es anónima. Un facilitador emplea un cuestionario para solicitar ideas acerca de los riesgos importantes del proyecto. Las respuestas recibidas son luego enviadas a los expertos para comentarios adicionales. El consenso acerca de los riesgos principales del proyecto puede ser obtenido luego de algunas vueltas de este proceso. La técnica Delphi ayuda a reducir ciertos prejuicios relacionados con los datos y evita que algunas personas ejerzan influencias impropias en el resultado. Entrevistas Los riesgos pueden ser identificados entrevistando a directores de proyectos experimentados o a expertos en el tema. La persona responsable para la identificación de riesgos individualiza a las personas correspondientes, les da un breve informe del proyecto y les suministra información tal como la estructura detallada del trabajo y la lista PPC Metodo de Recopilación de Inf.doc ppctotal.com

7 Topics Dirección de Proyectos Planning, Performing and Controlling Projects de hipótesis. Los entrevistados identifican riesgos en el proyecto basándose en su experiencia, en la información del proyecto y en otras fuentes que ellos consideren útiles. Análisis de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas DAFO (SWOT) Asegura un examen del proyecto desde cada una de las perspectivas del SWOT para incrementar el espectro de los riesgos considerados. Strengths & Weaknesses Opportunities & Threats Fortalezas y Debilidades Oportunidades y Amenazas Análisis a partir de múltiples perspectivas para maximizar el número de riesgos a Considerar. En lo referente a Fortalezas y Debilidades: Se analiza cuáles son las fortalezas o debilidades potenciales que existen para el proyecto,el equipo del proyecto, el patrocinador, la estructura de la organización, el cliente, el cronograma, el presupuesto, el producto del proyecto, etc. En lo referente a Oportunidades y Amenazas: Se analiza cuáles son las oportunidades potenciales que existen para el proyecto con respecto al logro de objetivos de los requerimientos del proyecto, el cronograma, los recursos para el proyecto, la calidad del proyecto, etc. Ver PPC-4 Forms PPC Formato para Análisis de Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas - SWOT Referencias: (1) A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), third Edition by the Project Management Institute. (2) Project and Program Risk Managemen a guide to manage risk and apportunitiest edited by R. Max Wideman. (3) Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, Seventh Edition by Harold Kerzner (John Wiley & Sons) Van Nostrand Reinhold. (4) The PMI compendium of Project Management Practices. by the Project Management Institute PPC Metodo de Recopilación de Inf.doc ppctotal.com

8 PPC Forms Planning, Performing and Controlling Projects to Succeed Herramienta para Recopilación de Información para la Identificación de Riesgos del Proyecto Análisis de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas DAFO (SWOT) Este formato se puede utilizar para la efectuar el análisis de Fortalezas Debilidades Oportunidades y Amenazas Técnica que ayuda a dar varias perspectivas para incrementar el espectro de los riesgos considerados. PPC SOWT - Recopilación de datos.doc ppctotal.com Copyright 2004 PPC Total

9 Proyecto: NOMBRE DEL PROYECTO Cliente: NOMBRE DEL CLIENTE Análisis de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas DAFO (SWOT) Fecha de Análisis DAFO: Facilitador de Análisis DAFO: Gerente del Proyecto: Asistentes al Análisis DAFO: Preparado Por: Fortalezas del Proyecto (Cuales son las fortalezas potenciales que existen para el proyecto,el equipo del proyecto, el patrocinador, la estructura de la organización, el cliente, el cronograma, el presupuesto, el producto del proyecto, etc.?) Debilidades (Cuales son las debilidades potenciales que existen para el proyecto, el equipo del proyecto, el patrocinador, la estructura de la organización, el cliente, el cronograma, el presupuesto, el producto del proyecto, etc.?) Oportunidades (Cuales son las oportunidades potenciales que existen para el proyecto con respecto al logro de objetivos de los requerimientos del proyecto, el cronograma, los recursos para el proyecto, la calidad del proyecto, etc.?) Amenazas (Cuales son las amenazas potenciales que existen para el proyecto con respecto al logro de objetivos de los requerimientos del proyecto, los requerimientos del producto del proyecto, el cronograma del proyecto, los recursos para el proyecto, la calidad del proyecto, etc.?) PPC SOWT - Recopilación de datos.doc PPC Total

10 PPC Forms Planning, Performing and Controlling Projects to Succeed Herramienta para Recopilación de Información para la Identificación de Riesgos del Proyecto Tormenta de ideas Es la técnica más usada en identificación de riesgos. El objetivo: Obtener una lista exhaustiva de riesgos para ser examinados en el proceso de análisis cuantitativo y cualitativo (si se requiere) Durante la sección se identifica una amplia gama de fuentes de riesgo, que luego serán analizados Los riesgos son luego categorizados por tipo de riesgo PPC Tormenta de Ideas - Recopilación de datos.doc ppctotal.com Copyright 2004 PPC Total

11 Proyecto: NOMBRE DEL PROYECTO Cliente: NOMBRE DEL CLIENTE Sección de Tormenta de Ideas -> Identificación de Riesgos Fecha de Sección: Facilitador : Gerente del Proyecto: Asistentes: Preparado Por: Tema a desarrollar: No Riesgo Identificado Probabilidad de Ocurrencia Impacto Potencial Acciones Propuestas Riesgo Identificado por Fecha Próxima Sección: PPC Tormenta de Ideas - Recopilación de datos.doc PPC Total

12 Planning, Performing and Controlling Projects Topics Dirección de Proyectos LISTAS DE VERIFICACIÓN Riesgos PPC Listas de verificación Listas de verificación para identificación de riesgos pueden ser desarrolladas basándose en información histórica y en el conocimiento que ha sido acumulado de proyectos previos similares y de otras fuentes de información. Una ventaja del uso de una lista de verificación es que la identificación de riesgos es rápida y simple. Una desventaja es la imposibilidad de construir una lista de verificación exhaustiva de riesgos y que el usuario se limite exclusivamente a las categorías del listado. Debe tenerse especial cuidado en explorar temas que no aparecen en la lista de verificación estándar si se considera que ellos son relevantes al proyecto específico. La lista de verificación debería pormenorizar todos los tipos de riesgos posibles al proyecto. Es importante revisar la lista como un paso formal de cada procedimiento de cierre de proyecto, para mejorar la lista de los riesgos potenciales y la descripción de los riesgos. Referencias: (1) A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), third Edition by the Project Management Institute. (2) The PMI compendium of Project Management Practices. by the Project Management Institute PPC Metodo de Listas de Chequeo.doc ppctotal.com

13 Planning, Performing and Controlling Projects Topics Dirección de Proyectos ANÁLISIS DE SUPUESTOS Riesgos PPC Análisis de Supuestos El análisis de supuestos es una herramienta que explora la validez de las suposiciones según su aplicación en el proyecto. Identifica los riesgos del proyecto debidos al carácter inexacto, inconsistente o incompleto de las asunciones. Las suposiciones están muy relacionadas con el riesgo, de hecho, éstas simplemente son riesgos de bajo nivel. Por ejemplo: un enunciado común incluido en muchas Definiciones de Proyecto Los recursos necesarios para éste proyecto estarán disponibles cuando se requieran. Qué clase de sentencia es esta? La mayoría de las personas dirán que es una suposición. Después de todo, cuando un proyecto da inicio, es muy común que todos asuman que tendrán los recursos necesarios. Sin embargo, en realidad es una suposición? Resulta difícil imaginar el inicio de un proyecto que no tiene personas ni equipo disponible, y de hecho es una posibilidad realista que éstos no estén listos cuando se les necesite, quizás debido a que otro proyecto necesitaba finalizar primero y éste se retraso. No es muy difícil imaginar. En este caso, el mismo enunciado sería un riesgo y no una suposición. El punto clave en esto es que el mismo enunciado puede ser una suposición o un riesgo, dependiendo de las circunstancias particulares que rodean al proyecto y el contexto en que éste se encuentre enclavado. Existe un cierto grado de incertidumbre en una suposición. La diferencia entre una suposición y un riesgo estriba en si se cree que la probabilidad de que el evento se presente es alta o baja. Si el evento es negativo y existe una baja probabilidad de que éste ocurra, podrá establecerse como una suposición. Si el evento es positivo y existe una alta probabilidad de que éste se presente, también será una suposición. Una forma de identificar suposiciones importantes es conducir evaluaciones de riesgo y tratar de buscar todos los elementos de bajo riesgo. Muchos de estos elementos ni si quiera vale la pena que sean mencionados, pero algunos tendrán asociadas implicaciones significativas, si los eventos no suceden como se espera. Estos son los que si vale la pena documentar como suposiciones. Si el evento no tiene incertidumbre asociada, esto es, hay un 0% o bien un 100% de que éste se presente, entonces no es ni suposición ni riesgo. Simplemente es un hecho (100%) o es ficción (0%). Las suposiciones y riesgos también están fuera del control del equipo de trabajo, es decir, si el evento puede ser controlado por el equipo de trabajo, este simplemente debe estar incluido en el plan de trabajo. PPC Analisis de Supuestos.doc ppctotal.com

14 Planning, Performing and Controlling Projects Topics Dirección de Proyectos A continuación se presentan algunos ejemplos: Enunciado Contaremos con un sólido soporte para esta iniciativa por parte del ejecutivo que la patrocina. Los servidores de producción y pruebas estarán instalados antes de que estemos listos para las pruebas de integración. El piso de concreto tiene 12 pulgadas de profundidad. Completaremos los requerimientos antes de que iniciemos el trabajo de diseño. Nuestros proveedores estarán listos con la interfase hacia nuestra aplicación para Octubre 1. Debemos ir a la luna para obtener los fragmentos de meteoro que necesita este proyecto. El auto debe ser capaz de soportar la fuerza de una colisión a 40 millas por hora. Toma 60 minutos manejando ir de la ubicación de un equipo de proyecto a otra. Suposición, Riesgo u Otro Difícil de decir si es un riesgo o una suposición. Dependiendo del proyecto, podría haber un alto grado de riesgo en el enunciado (riesgo) o muy poco (suposición). Difícil de decir si es un riesgo o una suposición. Dependiendo del proyecto, podría haber un alto grado de riesgo en el enunciado (riesgo) o muy poco (suposición). Este enunciado es un requerimiento, y no un riesgo o suposición. Describe un entregable. Esta es parte de la forma en que se enfocó el proyecto o bien del plan de trabajo. No es un riesgo ni suposición dado que está dentro del control del equipo de trabajo. Difícil de decir si es un riesgo o una suposición. Dependiendo del proyecto, podría haber un alto grado de riesgo en el enunciado (riesgo) o muy poco (suposición). Este no es un riesgo o suposición debido a que no hay factor de riesgo asociado. Probablemente sea ficción (0% verdadero). Este enunciado es un requerimiento, y no un riesgo o una suposición. Describe un entregable. Este no es un riesgo o suposición debido a que no hay factor de riesgo asociado. Probablemente sea un hecho (100% verdadero). Referencias: (1) A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), third Edition by the Project Management Institute. (2) Project and Program Risk Managemen a guide to manage risk and apportunitiest edited by R. Max Wideman. (3) Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, Seventh Edition by Harold Kerzner (John Wiley & Sons) Van Nostrand Reinhold. (4) The PMI compendium of Project Management Practices. by the Project Management Institute PPC Analisis de Supuestos.doc ppctotal.com

15 Planning, Performing and Controlling Projects Topics Dirección de Proyectos MÉTODOS DE DIAGRAMACIÓN Riesgos PPC Métodos de Diagramación Para la identificación de riesgos podemos citar tres técnicas de diagramación: Diagramas de causa y efecto Estos diagramas también se conocen como diagramas de Ishikawa o de espina de pescado, y son útiles para identificar las causas de los riesgos. Diagramas de flujo o de sistemas. Estos diagramas muestran cómo se relacionan los diferentes elementos de un sistema, y el mecanismo de causalidad. Diagramas de influencias. Estos diagramas son representaciones gráficas de situaciones que muestran las influencias causales, la cronología de eventos y otras relaciones entre variables y resultados. Diagrama Causa-efecto (Diagrama de Ishikawa o espina de pescado) Esta técnica de solución de problemas es una forma de analizar problemas complejos que aparentan tener muchas causas interrelacionadas. Uno de los aspectos clave de esta técnica es el uso de diagramas causa efecto. Debido a que la apariencia del diagrama, la técnica también es conocida como diagrama de espina de pescado. (Otro nombre que se puede escuchar para esta técnica es el de Diagramas de Ishikawa, debido a que el Dr. Japonés Kaoru Ishikawa fue el primero en usarla en 1943). Los beneficios de esta técnica incluyen: Permite explorar varias categorías de causas. Fomenta la creatividad a través del proceso de lluvia de ideas. Proporciona una imagen visual del problema y las categorías de las causas potenciales. Desarrollo del Diagrama de Espina de Pescado Describir el problema en el extremo derecho del diagrama. Esto puede ser el problema en realidad o bien el síntoma, en este punto no se puede estar completamente seguro. Dibujar una larga flecha horizontal apuntando hacia la caja. Esta flecha servirá como espina dorsal en la cual causas mayores y menores serán categorizadas e interrelacionadas. Defecto Mayor Identificar causas potenciales y agruparlas en categorías mayores. Ejemplos de categorías mayores incluyen Gente, Procesos, Material, Equipo, Ambiente, etc. Las categorías de mayor PPC Metodos de Diagramación.doc ppctotal.com

16 Topics Dirección de Proyectos Planning, Performing and Controlling Projects nivel son identificadas a través de técnicas de lluvia de ideas, así que en este punto la preocupación no es si se está de acuerdo respecto a sí una categoría contiene o no la causa potencial. Solo hay que ponerlas todas. Se debe asegurar que se deja el espacio suficiente entre las categorías de mayor nivel de tal forma que se pueda agregar información de mayor nivel de detalle posteriormente. Cada uno de estos niveles será explorado con mayor detalle. Continuar con la lluvia de ideas de las causas al analizar mas detalladamente las explicaciones de cada una de las categorías de mayor nivel, identificadas anteriormente. Se debe escribir causas mas detalladas en líneas perpendiculares que se unan a las barras de la causa de mayor nivel, según sea el caso. Tiempo Equipos Materiales Defecto Mayor Personal Entormo Capacitación Algunas veces, las causas detalladas podrán contener un mayor nivel de detalle, si eso sucede, será necesario conectar líneas adicionales a las causas correspondientes según sea el caso, para un uso práctico de éste diagrama, se recomiendan tres niveles de detalle. Cuando se haya concluido la lluvia de ideas acerca de las categorías mayores y las causas potenciales mas detalladas y se haya analizado la información que se recopiló, será necesario evaluar cada causa mayor y sus causas potenciales de mayor nivel de detalle. Recuerde que la información original fue recopilada usando lluvia de ideas, en donde todas las ideas fueron incorporadas. Ahora, se deberán determinar cuales son las causas verdaderas o las mas promisorias, depurando la información; con el fin de profundizar la investigación ya sobre la información depurada. Si no existe un consenso obvio en las áreas que ameritan mayor investigación, use alguna clase de votación con el fin de reducir las causas, lo que incrementará las oportunidades de éxito. Una vez depuradas las causas del diagrama, por cada elemento que éste contenga, se deberá discutir de que forma impacta al problema. Finalmente, genere un plan de acción para resolver la causa. Hay que recordar que puede haber un gran número de causas potenciales que interactúan en conjunto para crear el problema. El plan de acción deberá tomar en cuenta estas interdependencias. Si las causas detalladas continúan siendo complejas o, si no se cuenta con la suficiente información, éstas deberán ser asignadas a una o mas personas para un mayor análisis fuera de la sesión de trabajo. PPC Metodos de Diagramación.doc ppctotal.com

17 Topics Dirección de Proyectos Otras Reglas para la Sesión de Causas y Efectos Planning, Performing and Controlling Projects Será necesario asegurar que todos los presentes estén de acuerdo en el problema que se quiere resolver. El proceso de lluvia de ideas puede resultar caótico y confuso si la gente está tratando de resolver problemas distintos. Use técnicas formales de lluvia de ideas para recopilar la lista inicial de las causas mayores y su apropiado nivel de detalle. Todas las ideas deberán ser incluidas. La discusión se deberá limitar al entendimiento de las ideas --- no para analizar si son válidas o no. Puede haber una tendencia a brincar de las categorías mayores hacia las soluciones. Se deberá cuidar que todas las causas mayores y sus respectivos niveles de detalle sean exploradas, antes de pasar a la solución de problemas. Se deberá asegurar que todo el grupo pueda ver el Diagrama de Espina de Pescado, de modo que las conexiones sean claras a la vista de todos los participantes. Hay que evitar que el diagrama crezca desordenadamente. Si una categoría crece demasiado y empieza a dominar el diagrama, ésta puede ser colocada en un segundo diagrama. Se debe estar listo para identificar las causas detalladas que aparecen repetidamente en distintas categorías. Esto puede ser una señal de que se trate de una causa raíz. Diagramas de Flujo Los diagramas de flujo ayudan a analizar cómo se producen los problemas. Un diagrama de flujo es una representación gráfica de un proceso. Pueden ser de muchos estilos, pero todos los diagramas de flujo de procesos muestran actividades, puntos de decisión y el orden de procesamiento. Los diagramas de flujo muestran cómo se interrelacionan los diversos elementos de un sistema. La Figura 8-8 es un ejemplo de un diagrama de flujo para la revisión del diseño. Los diagramas de flujo pueden ayudar al equipo del proyecto a prever cuáles pueden ser los problemas de calidad y dónde pueden producirse y, de esta forma, a desarrollar enfoques para tratarlos. Referencias: (1) A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), third Edition by the Project Management Institute. (2) Project and Program Risk Managemen a guide to manage risk and apportunitiest edited by R. Max Wideman. (3) Project Management: A Systems Approach to Planning, Scheduling, and Controlling, Seventh Edition by Harold Kerzner (John Wiley & Sons) Van Nostrand Reinhold. (4) The PMI compendium of Project Management Practices. by the Project Management Institute PPC Metodos de Diagramación.doc ppctotal.com