UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTIAS

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTIAS SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES LICENCIADO DAVID JOSE RUIZ ARIAS. ANALISIS DE LOS PROCESOS CONTABLES REALIZADOS EN LA FIRMA SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES LICENCIADO DAVID JOSE RUIZ ARIAS. (Informe Técnico Final presentado como requisito para optar al Título de Licenciado en Contaduría Pública) Pasante: T.S.U. ELIANA PARADA C.I. V PUERTO ORDAZ, 01 DE JUNIO DE 2012

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3 ÍNDICE GENERAL INTRODUCCIÓN DESARROLLO Identificación de la empresa... Misión. Visión..... Objetivo... Estructura Organizativa... Descripción de las funciones... Descripción de la unidad donde se realizó la pasantía 1.2. Problemas Observados Objetivos de la Pasantía Plan de Trabajo Inicial 1.5. Descripción de las actividades desarrolladas Análisis de los procesos contables realizados en la firma Logros del Plan de Trabajo Facilidades y dificultades encontradas Aportes dados a la Organización Apreciación sobre los conocimientos adquiridos CONCLUSIONES RECOMEDACIONES. REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ANEXOS Anexo 1.- Plan de Trabajo

4 Anexo 2.- Libro de Compra.. Anexo 3.- Libro de Compra Contribuyente Especial.... Anexo 4.- Libro de Venta. Anexo 5.- Libro de Venta Maquinas e Impresoras Fiscales. Anexo 6.- Comprobante de Retenciones de IVA... Anexo 7.- Archivo en Excel para presentar la declaración de retenciones de IVA.. Anexo 8.- Archivo TXT para presentar la declaración de retenciones de IVA Anexo 9.- Comprobante de Retención de ISLR.. Anexo 10.- Archivo en Excel para presentar la declaración de retenciones de ISLR. Anexo 11.- Comprobante de Retención del Impuesto sobre las actividades económicas de industria, comercio, servicio o de Índole Similar

5 INTRODUCCIÓN Actualmente las Empresas son constantemente fiscalizadas e inspeccionadas, por Órganos e Instituciones del Estado, principalmente el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), la Alcaldía Socialista Bolivariana de Caroní (ALSOBOCARONI), el Instituto Venezolano de Seguros Sociales (IVSS), El Ministerio del Poder Popular para el Trabajo y Seguridad Social (MINPPTRASS); debido a esto es necesario que lleven un control minucioso sobre sus operaciones mercantiles, para ello los empresarios contratan los servicios de Firmas de Contadores Públicos que les ofrezcan asesoría en el área Contable, Tributaria, Administrativa y Financiera; y realicen diversas actividades Contables y Tributarias, para el adecuado funcionamiento de sus empresas y cumplan con los requerimientos y obligaciones exigidos por dichos Órganos e Instituciones del Estado, y así evitar ser sancionadas. Se realizó la Pasantía en la Firma Servicios Administrativos Contables Licenciado David José Ruiz Arias, en el departamento de Contabilidad y Tributos, se observó que los procesos son realizados de manera empírica, debido a que no cuentan con un manual de normas y procedimientos que contenga los métodos y técnicas que deben ser utilizados para la ejecución de cada proceso; se analizó cada proceso que es realizado en la firma, y así proponer las mejoras de cada uno de ellos; por medio de la observación directa, la participación en el desarrollo de los procesos y la entrevista para así conocer como era el procedimiento para la ejecución de cada uno de ellos. Se realizaron las actividades establecidas en el plan de trabajo, las cuales son las siguientes: Elaboración libro de compra y libro de venta, declaraciones de Impuesto al Valor Agregado (IVA), retenciones de IVA, declaración de retenciones de IVA, retenciones de Impuesto Sobre la Renta (ISLR), declaraciones de retenciones de ISLR, comprobantes de retenciones del Impuesto sobre las actividades económicas de 5

6 industria, comercio, servicio o de índole similar, declaración de retenciones de Impuesto sobre las actividades económicas de industria, comercio, servicio o de índole similar y declaración de ISLR.; y así satisfacer las necesidades de los clientes de la firma y cumplir con las actividades asignadas. Los procesos de elaboración de libro de compra, elaboración de libro de venta y elaboración de las retenciones de impuestos son realizados en una hoja de cálculo de Excel, por tal motivo el trabajo es realizado de manera manual y existe el riesgo que se cometan errores, y la revisión de las transacciones es realizada por el personal. Se recomienda que se implemente un software para sistematizar los procesos de elaboración de libro de compra, elaboración de libro de venta y elaboración de las retenciones de impuestos, lo que disminuiría el riesgo que el personal cometa errores y minimizar el trabajo. El presente informe está Organizado de la siguiente manera: La Descripción de la Empresa: Identificación de la empresa, misión, visión, objetivo, estructura organizativa, descripción de la funciones, descripción de la unidad donde se realizó la pasantía, problemas observados, objetivos de la pasantía, plan de trabajo inicial, actividades desarrolladas, logros del plan de trabajo, facilidades y dificultades encontradas durante el periodo de la pasantía; y por ultimo conclusiones, recomendaciones, referencias bibliográficas y los anexos correspondientes. 6

7 1.1. IDENTIFICACION DE LA EMPRESA La Firma Servicios Administrativos Contables Licenciado David José Ruiz Arias se constituyó en en la Ciudad de Puerto Ordaz del Estado Bolívar, en la Avenida Paseo Caroní, Centro Comercial Gran Sabana Piso 02 Local 80. Prestando servicios de asesoría especializada en diversas áreas para la satisfacción de las necesidades de sus clientes dando soluciones con altos niveles de calidad, eficacia y ética profesional. Misión. Ofrecer servicios de asesoría especializada en las áreas de Gerencia Tributaria Integral, Financiera, Administrativa y Contable, a todas aquellas personas que inician o poseen una empresa bien sea como persona jurídica o natural, y están en la obligación de cumplir con todos los deberes y derechos estipulados por las leyes y sus reglamentos para su funcionamiento, siguiendo los parámetros legales fiscales y contables. Visión. Ser una de las principales empresas en la región de asesoría especializada en las áreas de Gerencia Tributaria Integral, Financiera, Administrativa y Contable, ofreciéndoles a nuestros clientes una gran variedad de servicios que satisfagan sus necesidades y cumplan con sus expectativas para el logro de los objetivos establecidos. 7

8 Objetivo. Satisfacer las necesidades y cumplir con las expectativas de sus clientes, ofreciendo un servicio especializado en las áreas de Gerencia Tributaria Integral, Financiera, Administrativa y Contable de alta calidad. Estructura Organizativa Descripción de las funciones. Contador Se encarga de: - Asesorar a los clientes en el cumplimiento de sus Obligaciones Tributarias. - Elaborar informes financieros para la gerencia y para terceros. - Supervisar de los trabajos realizados por analistas y asistentes contables. Analista Contable Se encarga de: - Asesorar la dirección de empresas y otras organizaciones en materia de cumplimiento de obligaciones en el ámbito tributario, así como en sus relaciones con entidades de control estatal. - Elaborar Declaraciones de IVA e ISLR a través del portal del SENIAT. - Apoyar al Contador. - Supervisar el Trabajo realizado por los asistentes contables. 8

9 Asistente Contable Esencialmente tiene a su cargo una serie de clientes de los cuales se ocupa, bajo la supervisión del analista contable o bajo supervisión del contador, Entre sus funciones se encuentra: - Organizar los documentos para la elaboración del libro de compra y de venta. - Elaborar Libros de compra y de venta. - Elaborar comprobantes de retenciones. - Elaborar Declaraciones de retenciones. Descripción de la unidad donde se realizó la pasantía Departamento de Contabilidad y Tributos. El departamento de Contabilidad y Tributos se encarga del registro, clasificación y consolidación contable de las operaciones mercantiles de sus clientes para emitir información confiable, el proceso es llevado a cabo siguiendo las normas y leyes tanto contables como mercantiles vigentes en Venezuela, para dar cumplimiento con los requerimientos establecidos por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT) y la Alcaldía Socialista Bolivariana de Caroní (ALSOBOCARONI). Ofrece los siguientes servicios referentes al área contable y tributaria: 1. Elaboración de libros de compra y venta. 2. Elaboración de la declaración de IVA. 3. Elaboración de comprobantes retención. 4. Elaboración de la declaración de retenciones. 5. Elaboración de registros contables en el Sistema SAINT Contable. 6. Elaboración de libro diario legal y libro mayor. 7. Elaboración de estados financieros. 8. Elaboración de la declaración de ISLR. 9

10 1.2. PROBLEMAS OBSERVADOS La Firma Servicios Administrativos y Contables Licenciado David José Ruiz Arias cuenta con un personal capacitado y preparado; además poseen los equipos e instrumentos necesarios para la realización de sus funciones, sin embargo se observó que los procesos contables son realizados de manera empírica, debido a que no cuentan con un manual de normas y procedimientos o flujogramas que contengan los métodos y técnicas que deben ser utilizados para la ejecución de cada proceso, lo que dificulta la supervisión, origina errores en la realización de los procesos, causa la interrupción de las actividades diarias y propicia retraso en la elaboración de cada uno de ellos. Por lo tanto se requiere que se describan los procesos que son realizados en la firma, los cuales serán utilizados como herramienta de apoyo para el personal en los momentos que se presenten inquietudes, evitar los errores en el desarrollo de cada proceso, facilitar la supervisión y en un futuro para el adiestramiento de nuevo personal OBJETIVOS DE LA PASANTÍA. Objetivo General. Analizar los procesos contables realizados en la firma Servicios Administrativos y Contables Licenciado David José Ruiz Arias. Objetivos Específicos. Identificar los procesos contables realizados en la firma. Conocer los procesos contables realizados en la firma. Participar en la ejecución de los procesos contables realizados en la firma. 10

11 Describir procesos contables realizados en la firma. Analizar los procesos contables realizados en la firma PLAN DE TRABAJO INICIAL. Inducción. Elaboración Libro de Compra. Elaboración Libro de Venta. Elaboración de la Declaración de IVA. Elaboración de Retenciones IVA. Elaboración de archivo en Excel para presentar las declaraciones de Retenciones IVA. Convertir el archivo de Excel en archivo TXT para presentar la declaración de Retenciones de IVA. Probar archivo TXT para la presentar la declaración de Retenciones de IVA. Cargar archivo TXT en el portal fiscal del SENIAT para presentar la declaración de retenciones de IVA. Elaboración de la declaración de retenciones de IVA. Elaboración de retenciones de ISLR. Elaboración de archivo en Excel para presentar la declaración de retenciones ISLR. Convertir el archivo de Excel en archivo XML para presentar la declaración de retenciones de ISLR. Cargar archivo XML en el portal fiscal del SENIAT para presentar la declaración de retenciones de ISLR. Elaboración de declaración de retenciones de ISLR. Elaboración de retenciones del Impuesto sobre las actividades económicas de industria, comercio, servicio o de índole similar. 11

12 Elaboración de archivo en Excel para presentar la declaración de retenciones Impuesto sobre las actividades económicas de industria, comercio, servicio o de índole similar. Convertir el archivo de Excel en archivo TXT para presentar la declaración de retenciones de Impuesto sobre las actividades económicas de industria, comercio, servicio o de índole similar. Probar archivo TXT para presentar la declaración de retenciones de Impuesto sobre las actividades económicas de industria, comercio, servicio o de índole similar. Cargar archivo TXT en el portal de la ALSOBOCARONI para presentar la declaración de retenciones de Impuesto sobre las actividades económicas de industria, comercio, servicio o de índole similar. Elaboración de la declaración de retenciones de Impuesto sobre las actividades económicas de industria, comercio, servicio o de índole similar. Elaboración de declaración de ISLR DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS Descripción de los procesos contables realizados en la firma Servicios Administrativos y Contables Licenciado David José Ruiz Arias. Los procesos realizados en la firma Servicios Administrativos y Contables Licenciado David José Ruiz Arias, a continuación se mencionan y describen: Elaboración Libro de Compra El libro de Compra es un libro contable obligatorio para toda empresa, en el cual se registraran cronológicamente las informaciones referentes a sus compras, documentadas mediante las facturas recibidas. En los primeros quince (15) días de cada mes, se recibe los documentos correspondientes a las compras realizadas por los clientes de la firma. 12

13 Una vez recibidos se verifica que cumplan con los requisitos estipulados en la ley, luego se registra la información contenida en cada documento de compra, en un formato ya elaborado en Excel con todas las formulas correspondientes para los cálculos. El libro de compra debe indicar el nombre de la empresa al cual pertenece, es decir La Razón Social y contener el Número del Registro de Información Fiscal (RIF) de la empresa; en el título del libro se debe indicar el mes al cual pertenece dicho libro de compra; de igual forma si es contribuyente formal, contribuyente ordinario o contribuyente especial. (Ver anexo 2) El libro de compra debe ser llenado con la siguiente información: El número de operación siguiendo un correlativo para indicar el número de facturas. La fecha de emisión de la factura, organizadas cronológicamente. El registro de información fiscal (RIF) del proveedor. El nombre o razón social del proveedor. El número de factura. El número de control de factura; para el caso de facturas emitidas por maquinas fiscales se le coloca en el número de control el mismo de la factura. El total de compras incluyendo IVA. Las compras sin derecho a crédito IVA. La base imponible. La alícuota. El Impuesto al Valor Agregado. En el caso que haya nota de Crédito sobre alguna factura, se registra su información en el libro de compra y su monto se debe registrar en negativo. Existen tres tipos de contribuyentes del IVA: contribuyentes formales, contribuyentes ordinarios y contribuyentes especiales; para el caso de los contribuyentes formales y ordinarios del IVA la elaboración de su libro de compra es 13

14 igual para ambos; sin embargo para los contribuyentes especiales se anexan dos (02) columnas, que son las siguientes (Ver Anexo 3): Número de comprobante de retención, en esta columna se registra el número del comprobante de retención de la factura a la cual se le realizo una retención de IVA, este número va en la misma fila donde se encuentra la información de dicha factura. Impuesto retenido al Vendedor, se registra el monto de la retención que se realizo sobre la factura. El Artículo 56 de la ley que establece el Impuesto al Valor Agregado, establece que: Los contribuyentes deberán llevar los libros, registros y archivos adicionales que sean necesarios y abrir las cuentas especiales del caso para el control del cumplimiento de las disposiciones de esta Ley y de sus normas reglamentarias. Los contribuyentes deberán conservar en forma ordenada, mientras no esté prescrita la obligación, tanto los libros, facturas y demás documentos contables, como los medios magnéticos, discos, cintas y similares u otros elementos, que se hayan utilizado para efectuar los asientos y registros correspondientes. Elaboración Libro de Venta. El libro de Venta es un libro contable obligatorio para toda empresa, en el cual se registraran cronológicamente y sin atrasos las informaciones relativas a las operaciones mercantiles, documentadas mediante facturas emitidas. En los primeros quince (15) días de cada mes, se reciben las facturas correspondientes a las ventas de los clientes. Una vez recibidas, se organizan y comprueban que se tengan todas las facturas emitidas por el cliente, y se registra la información contenida en las facturas en un formato ya elaborado en Excel con todas las formulas correspondientes para los cálculos. El libro de venta debe indicar el nombre de la empresa al que pertenece, es decir La Razón Social y el Número RIF de la empresa; en el título del libro se debe indicar 14

15 el mes al cual pertenece dicho libro de venta; de igual forma si es contribuyente formal, contribuyente ordinario o contribuyente especial (Ver Anexo 4). El libro de venta debe ser llenado con la siguiente información: El número de operación siguiendo un correlativo para indicar el número de facturas declaradas. La fecha de emisión de la factura. El RIF del cliente. El nombre o razón social del cliente. El número de factura. El número de control de la factura. El número de la nota de debito. El número de la nota de crédito. El numero de la factura afectada en caso de las notas de debito o crédito. El numero del comprobante de retención. El total de ventas incluyendo IVA. Las ventas internas no gravadas. La base imponible La alícuota El impuesto al Valor Agregado. En el caso que el cliente tenga retención sobre sus facturas de venta deben llenarse las siguientes columnas: El IVA retenido (por el comprador). Setenta y cinco por ciento (75%) El IVA Percibido (por el Vendedor). Veinticinco por ciento (25%) Los Contribuyentes que facturen mediante impresoras o maquinas fiscales adicionalmente se les debe agregar las siguientes columnas (Ver anexo 5): Numero de la primera factura del reporte Z del día. 15

16 Numero de la última factura del reporte Z del día, siguiendo un correlativo es decir si una empieza en la ultima es , la próxima debe comenzar en El número de reporte Z del día. El número de Impresora o Maquina Fiscal. Elaboración de la Declaración de IVA FORMA El artículo 1 de la Providencia Administrativa que establece el deber de presentación electrónica de las declaraciones del impuesto al valor agregado (Nº 0104) establece que: Las personas naturales, las personas jurídicas y las entidades sin personalidad jurídica, deberán presentar electrónicamente sus declaraciones del impuesto al valor agregado, correspondientes a los periodos que se inicien a partir del 31/11/2009, así como las declaraciones que sustituyan siguiendo las especificaciones técnicas establecidas en el Portal Fiscal. El Artículo 2 de la Providencia Administrativa que establece el deber de presentación electrónica de las declaraciones del impuesto al valor agregado (Nº 0104), establece que: Las declaraciones relativas al impuesto al valor agregado de los sujetos a los que se hace referencia en el artículo anterior, deberán ser presentadas dentro de los quince (15) días continuos del mes siguiente al periodo de imposición. Una vez elaborados los libros de compra y venta, determinados los débitos y créditos fiscales de los clientes, se procede a la elaboración de la declaración de IVA; estas deben ser presentadas mensualmente y en los casos que arroje impuesto a pagar debe ser pagado simultáneamente. 16

17 Para la elaboración de la declaración de IVA se debe: Ingresar al portal fiscal del SENIAT, una vez que haya cargado la página web se podrá visualizar varias opciones. Se debe seleccionar una de las opciones según sea el caso, persona natural o persona jurídica, con el usuario y la clave de cada cliente se ingresa al portal fiscal del SENIAT. 17

18 Al ingresar al portal fiscal del SENIAT, seleccionamos la opción procesos tributarios y luego la opción declaración de IVA. La pantalla mostrara dos (02) preguntas con dos (02) opciones a escoger, en la primera que tipo de declaración es si regular o sustitutiva se seleccionara la opción regular. En la segunda si tuvo o no actividad durante ese periodo se elegirá según sea el caso de cada cliente; y se selecciona continuar. 18

19 Posteriormente la pantalla muestra la opción para elegir el periodo a declarar y se selecciona el periodo que corresponda y la opción continuar. El Sistema le mostrará en pantalla los datos de su información fiscal, si se esta conforme se elige la opción si para continuar con el proceso. El sistema muestra el formulario para el cálculo de los débitos fiscales, estos se derivan de la suma del impuesto causado en todas las ventas o servicios prestados 19

20 por el cliente durante el periodo impositivo, de acuerdo a la alícuota tributaria que le corresponda, En pantalla aparecerá otra ventana donde se seleccionara el porcentaje de la alícuota y se ingresara el monto de la venta se presiona agregar y luego cerrar y el sistema trasladara el monto al ítem correspondiente; se presiona guardar y continuar para registrar la información de los créditos fiscales. 20

21 Para el registro de los créditos fiscales se procede de igual forma que el registro de los débitos fiscales se selecciona la casilla que corresponda el monto de compras en la base imponible luego se procede al registro de los créditos fiscales en las casillas correspondientes; se presiona guardar y continuar para avanzar en la elaboración de la declaración. El sistema genera la sección de autoliquidación con la cuota resultante del periodo. Si la cuota resulta igual a cero por ser mayor los créditos fiscales a los débitos el sistema registrara la diferencia en la casilla Excedentes de Créditos Fiscales para el mes siguiente. En caso de poseer retenciones ya sean del periodo o de periodos anteriores se registra en las casillas correspondientes, se presiona guardar y continuar. 21

22 Seguidamente aparece la declaración, en caso de que arroje un impuesto a pagar se visualizara en el último ítem de la declaración luego de verificar que los datos estén correctos en la misma se presiona registrar y aceptar para confirmar la declaración. 22

23 misma. Una vez confirmada su declaración, el sistema mostrará el resultado de la El compromiso de pago el sistema lo emitirá cuando la declaración arroje monto a pagar, en caso contrario solo emitirá el Certificado de Declaración. Cuando la declaración arroje pago se selecciona la opción Página Principal y ubicado en el menú principal Contribuyente, seleccione la opción Consultas / Compromisos de Pago, se elige el periodo a consultar. 23

24 El Sistema le muestra en pantalla, la información asociada a los datos ingresados anteriormente. Se selecciona el campo del Período para visualizar la Planilla de Pago. Se Selecciona la opción por la cual desea efectuar el pago respectivo: Manual (Planilla de Pago) o Electrónica. 24

25 Se Selecciona la opción imprimir y el sistema mostrará el PDF del compromiso de pago y se elige la opción de imprimir. Se deben imprimir la cantidad de cinco (05) planillas para su posterior pago. Elaboración de Retenciones IVA Se realizaran retenciones a las compras de bienes muebles o prestaciones de servicios que realice el agente de retención cuando el monto de cada operación exceda de veinte unidades tributarias (20 UT). El monto a retenerse será del setenta y cinco por ciento (75%) o de cien por ciento (100%) del impuesto causado. El comprobante de Retención debe contener principalmente: Identificación del agente de retención. Identificación del sujeto retenido. El Número de comprobante. Fecha de emisión. Período fiscal que corresponda La identificación del documento sobre el cual se hace la retención, sean facturas, notas de debito o notas de crédito. El Número de comprobante se compone de un número de catorce (14) dígitos, donde los cuatro primeros corresponden al año fiscal; el quinto y sexto dígito el mes y los últimos ocho (08) dígitos a un correlativo el cual deberá empezar con el luego y así sucesivamente cada vez que emita un comprobante. Esta cifra 25

26 puede separarse con guiones o no, eso queda a preferencia o modalidades del sistema administrativo que utilice. Ej ó Los clientes calificados por el SENIAT como contribuyentes especiales cada vez que vayan a cancelar las facturas a sus proveedores, llevan a la oficina de la firma las copias de las facturas, notas de crédito o notas de debito, para que sean elaborados los comprobantes de retención. Las retenciones se elaboran en un formato ya elaborado y formulado en Excel (ver anexo 6). El comprobante de retención debe ser llenado de la siguiente manera: Se ingresa la identificación del sujeto retenido, razón social y número de RIF. Se modifica el número de Comprobante siguiendo el correlativo, en el caso que el último comprobante emitido sea del mes anterior se debe cambiar el quinto y sexto digito correspondiente al mes. Se modifica la fecha emisión del comprobante de retención. Se modifica el periodo fiscal en el caso que el último comprobante elaborado sea del mes anterior. Se registra la información del documento al cual se le elaborara la retención: - Fecha de documento, el número de la factura, nota de debito o nota de crédito. - El número de control; en el caso que sea una nota de debito o nota de crédito el documento al cual se le realiza la retención se coloca el número de la factura afectada. - Se coloca el monto del impuesto del documento y automáticamente en el comprobante aparece el monto de la base, del total compras incluyendo IVA y el impuesto retenido. - En el caso de las notas de crédito se colocan con signo negativo en el comprobante. - Si el documento tiene exento debe colocarse en la columna de compras derecho a crédito fiscal. 26

27 Se imprimen y entregan dos originales al cliente, uno para el sujeto retenido y otro para él como soporte de la retención. Se puede vaciar la información de varios documentos en un solo comprobante de retención siempre y cuando todos los documentos pertenezcan al mismo proveedor. El Artículo 27 del Código Orgánico Tributario, establece que: Son responsables directos en calidad de agentes de retención o de percepción, las personas designadas por la ley o por la Administración previa autorización legal, que por sus funciones públicas o por razón de sus actividades privadas, intervengan en actos u operaciones en los cuales deban efectuar la retención o percepción del tributo correspondiente. El Artículo 1 de la Providencia Administrativa mediante la cual se designan agentes de retención del impuesto al valor agregado (N 0056) establece que: Se designan responsables del pago del impuesto al valor agregado, en calidad de agentes de retención, a los sujetos pasivos, distintos a personas naturales, a los cuales el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT) haya calificado como especiales. Elaboración del Archivo en Excel para presentar la declaración de Retenciones IVA. Para presentar la declaración de las retenciones de IVA realizadas en la primera o segunda quincena de cada mes, debe elaborarse un archivo en Excel (Ver anexo 7) con la siguiente información: Columna A: Rif del agente de retención. Columna B: periodo declarado en formato AAAAMM Columna C: Fecha del Comprobante. Columna D: Colocar C en mayúscula. Columna E: 01 si es factura; 02 si es nota de débito; 03 si es nota de crédito Columna F: Rif del sujeto al que se le retiene. 27

28 Columna G: Número de factura, nota de debito o nota de crédito. Columna H: Número de control de la factura. Columna I: Monto total de la factura incluyendo exentos. Columna J: Base imponible al cual se le aplico la retención. Columna K: Monto del impuesto retenido. Columna L: Si es una nota de crédito o nota de debito colocar el número de factura que afecta. En caso contrario coloca 0. Columna M: Número del comprobante de retención. Columna N: Colocar los montos exentos de la factura. Si no hay colocar 0. Columna O: alícuota del impuesto. Columna P: Colocar 0. Convertir el Archivo de Excel en Archivo TXT para presentar la declaración de Retenciones de IVA. Una vez elaborado y guardado el archivo de Excel para presentar la declaración de Retenciones de IVA, se convierte de un archivo xls a un archivo txt de la siguiente manera (Ver anexo 8): Se selecciona la opción guardar como, luego se elige la opción de otros formatos seguidamente aparece una ventana se selecciona la opción guardar como tipo Texto delimitado por tabulaciones. Se Selección la opción guardar, aparece una ventana seleccionamos la opción si, cerramos el documento seleccionamos la opción si, luego la opción guardar, luego la opción si y nuevamente la opción si y ya hemos convertido el archivo en txt. Se abre el archivo txt seleccionamos la opción edición y seleccionamos la opción remplazar aparece una ventana con la opciones buscar y reemplazar, colocamos, en la opción buscar y. en la reemplazar por; 28

29 elegimos la opción reemplazar todo, cerramos la ventana, luego cerramos el archivo txt y seleccionamos guardar. IVA. Probar archivo TXT para presentar de declaración de Retenciones de Para probar el archivo txt para presentar la declaración de retenciones de IVA ingresamos a la pagina web En la sección de Sistemas en línea seleccionamos la opción de Retención IVA (prueba carga archivo). Se mostrara una pantalla en la cual debes probar el archivo txt realizado previamente; en caso de que el archivo genere errores se corrigen en el archivo de Excel y se realiza todo el proceso para probarlo nuevamente hasta que no arroje errores. retenciones. Cuando el sistema no arroja errores genera el monto a pagar de las 29

30 Cargar archivo TXT en el portal fiscal del SENIAT para presentar la declaración de Retenciones de IVA. Cuando el sistema no genere errores en la prueba de archivo txt, se ingresa al portal fiscal del SENIAT con el usuario y clave del cliente para cargar el archivo para presentar la declaración de retenciones de IVA, se selecciona la opción procesos tributarios y luego la opción retenciones IVA y seleccionamos el archivo elaborado y procesado previamente en el sistema. Elaboración de la Declaración de Retenciones de IVA. Una vez cargado y procesado el archivo saldrá una pantalla de confirmación con el monto a declarar, si es correcto se elige la opción Si. Se Imprimen cinco (05) copias de la planilla de pago y posteriormente se realiza el pago. Elaboración de Retenciones de ISLR. El comprobante de retención de ISLR debe contener indispensablemente los datos del agente de retención, datos del sujeto retenido, periodo fiscal, datos de la factura, concepto de la retención, código XML, monto pagado, monto sujeto a retención, porcentaje de retención, y el monto retenido. Los clientes calificados por el SENIAT como contribuyentes especiales cada vez que va a cancelar las facturas a los sujetos que les corresponde retención de ISLR, lleva a la oficina de la firma las copias de las facturas o documentos sobre los cuales se realizara la retención, para que sean elaborados los comprobantes de retención. Las retenciones se elaboran en un formato ya elaborado y formulado en Excel (ver anexo 9) El comprobante de retención debe ser llenado de la siguiente manera: Se ingresa la identificación del sujeto retenido, razón social y número de RIF. Se modifica el número de Comprobante siguiendo el correlativo, el número de comprobante consta de año/mes/8 dígitos correlativos, en el caso que el último 30

31 comprobante emitido sea del mes anterior se debe colocar el mes en que se esta elaborando el comprobante de retención. Se modifica la fecha del comprobante de retención. Se modifica el periodo fiscal en el caso que el último comprobante elaborado sea del mes anterior. Se ingresan los datos correspondientes al documento o factura; como la fecha, el número del documento y numero de control del mismo. Se ingresa el monto sujeto a retención y el porcentaje de retención y automáticamente aparece el monto retenido. Se puede vaciar la información de varios documentos en un solo comprobante de retención siempre y cuando todos los documentos pertenezcan al mismo proveedor. Se imprimen y entregan dos originales al cliente, uno para el sujeto retenido y otro para él como soporte de la retención. Las retenciones de ISLR se aplican a todos los servicios que nos prestan terceros, Ej. Honorarios profesionales, fletes, alquileres, reparaciones de inmuebles o vehículos, instalaciones, servicio técnico, adquisición de sistemas administrativos, servicios de agencias de viajes, hospedaje, etc. Elaboración del archivo en Excel para presentar la declaración de Retenciones ISLR. Para la elaboración del archivo en Excel para presentar la declaración mensual de retenciones de ISLR, se debe llenar la data Macro_ret_islr_salarios, durante el periodo de la pasantía se realizaron retenciones de sueldos y salarios y otras. La Data en Excel (Ver anexo 10) se llenara con la siguiente información: Numero de Rif del Agente de Retención. Periodo Fiscal al cual se va a realizar la declaración de retenciones. AAAAMM 31

32 De acuerdo a los comprobantes de Retención elaborados se llenara la data con la siguiente información: - RIF del sujeto al que se le hizo la retención - Número de Factura y Número de Control de la Factura; en el caso que sea un recibo de pago de sueldos y salarios y no posean número de recibo ni número de control se coloca 0 en ambas columnas. - Se ingresa el código que corresponda de acuerdo al concepto de la Retención que se realizo. - Se ingresa el monto sujeto a retención de acuerdo a lo que se indica en el comprobante de retención. - Se ingresa el porcentaje de retención que le corresponda al código del concepto. Convertir el archivo de Excel en Archivo XML para la presentar la declaración de Retenciones de ISLR. Una vez ingresado todos los datos requeridos en la data Macro_ret_islr_salarios en el archivo de Excel para presentar la declaración de retención de ISLR, se debe seleccionar la opción convertir a XML, es necesario tener instalado un programa que genere archivo XML, y así poder convertir esta data en un archivo XML. Cargar archivo XML en el portal fiscal del SENIAT para presentar la declaración de Retenciones de ISLR. Se ingresa al portal con el usuario y clave del cliente. Se selecciona la opción procesos tributarios y luego la opción retenciones ISLR y seleccionamos la opción declaración mensual. Se selecciona la opción salarios y otras retenciones, al seleccionar la opción de la retención a declarar, aparecerá la siguiente pantalla la información fiscal referente al cliente; seleccionamos la opción si para continuar con el proceso. 32

33 Se selecciona el periodo a declarar, luego seleccionamos si o no dependiendo si realizo o no alguna operación durante el periodo, en el caso de que seleccionemos si el sistema mostrara la opción para cargar el archivo elegimos la opción examinar y elegimos el archivo XML que se elaboro previamente, el sistema carga el archivo y nos muestra el monto que le corresponde a pagar al cliente por las retenciones cargadas en el archivo. Elaboración de Declaración de Retenciones de ISLR. El impuesto retenido deberá enterarse dentro de los diez (10) primeros días continuos del mes siguiente a aquél en que se efectuó el pago o abono en cuenta. Los sujetos calificados como especiales por SENIAT, deberán efectuar el enteramiento de las retenciones practicadas en los plazos establecidos en el calendario de declaraciones y pagos de los sujetos pasivos calificados como especiales. Una vez cargado y procesado el archivo saldrá una pantalla de confirmación con el monto a declarar, si es correcto seleccionamos continuar, se registrará la información de la declaración y finalmente, se ha elaborado la declaración de las retenciones, se imprimen cinco (05) planillas de pago Forma 99074, y posteriormente realizar el pago. Elaboración de Retenciones del Impuesto sobre las actividades económicas de industria, comercio, servicio o de índole similar. Los agentes de retención están obligados a retener el impuesto previsto en la Ordenanza Sobre Impuesto a las Actividades Económicas de Industria, Comercio, Servicios o de Índole Similar y a enterar las cantidades de dinero retenidas ante las oficinas receptoras de fondos municipales de la Alcaldía del Municipio Caroní. El comprobante de Retención debe contener principalmente: Identificación del agente de retención. Identificación del sujeto retenido. 33

34 El Número de comprobante. Número de licencia del agente de retención. Número de licencia del sujeto retenido. Número de registro único de contribuyente (RUC) del sujeto retenido. Fecha de emisión del comprobante. Período fiscal que corresponda. La identificación del documento sobre el cual se hace la retención, sean facturas, notas de debito o notas de crédito. Código de la actividad. Porcentaje de retención que le corresponda. El Número de comprobante se compone de un número de catorce (14) dígitos, donde los cuatro primeros corresponden al año fiscal; el quinto y sexto dígito el mes y los últimos ocho (08) dígitos a un correlativo el cual deberá empezar con el luego y así sucesivamente cada vez que se emita un comprobante. El cliente cada vez que va a cancelar las facturas a los proveedores, lleva a la oficina de la firma las copias de las facturas, notas de crédito o notas de debito, para que sean elaborados los comprobantes de retención. Las retenciones se elaboran en un formato ya elaborado y formulado en Excel (ver anexo 11) El comprobante de retención debe ser llenado de la siguiente manera: Se registra la identificación del sujeto retenido, razón social, número de RIF, Número de Licencia y Número de RUC. Se modifica el número de Comprobante siguiendo el correlativo, en el caso que el último comprobante emitido sea del mes anterior se debe cambiar el quinto y sexto digito correspondiente al mes. Se modifica la fecha de emisión del comprobante de retención. Se modifica el periodo fiscal en el caso que el último comprobante elaborado sea del mes anterior. 34

35 Se ingresa la identificación del documento al cual se le elaborara la retención: Fecha de documento, el número de la factura, nota de debito o nota de crédito, el número de control; en el caso que sea una nota de debito o nota de crédito el documento al cual se le realiza la retención se coloca el número de la factura afectada. Se coloca el monto sujeto a retención y el porcentaje de acuerdo a la clasificación que le corresponda y automáticamente en el comprobante aparece el monto del impuesto retenido; en el caso de las notas de crédito se colocan con signo negativo en el comprobante. Se puede vaciar la información de varios documentos en un solo comprobante de retención siempre y cuando todos los documentos pertenezcan al mismo proveedor. Se imprimen y entregan dos originales al cliente, uno para el sujeto retenido y otro para él como soporte de la retención. El artículo 8 de la ordenanza sobre agente de retención del impuesto sobre las actividades económicas de industria, comercio, servicio o de índole similar, establece que: Los agentes de retención deberán retener el Impuesto Municipal sobre Actividades Económicas de Industria, Comercio, Servicios o de Índole Similar, derivados de los pagos efectuados a sus contratistas por concepto de la ejecución de contratos de obra o de prestación de servicios, así como por los pagos efectuados por adquisición de bienes o insumos. Elaboración del archivo en Excel para presentar la declaración de Retenciones Impuesto sobre las actividades económicas de industria, comercio, servicio o de Índole Similar. Para presentar la declaración de las retenciones de Impuesto sobre las actividades económicas de industria, comercio, servicio o de Índole Similar realizadas durante el periodo fiscal, debe elaborarse un archivo en Excel (Ver anexo 9) con la siguiente información: 35

36 Columna A: Número de Licencia del Agente de Retención. Columna B: Número de RIF del Agente de Retención. Columna C: Periodo Impositivo Año. Columna D: Periodo Impositivo Mes. Columna E: Número de RIF del Sujeto Retenido. Columna F: Se coloca C de compras. Columna G: Fecha del Comprobante. Columna H: Número del Documento ya sea Factura Nota de Debito o Nota de Crédito. Columna I: Numero de Control del Documento. Columna J: en el caso de facturas se coloca FT, en el caso de Notas de Crédito NC, en el caso de Notas de Debito ND. Columna K: Número de Licencia del Sujeto Retenido. Columna L: En el Caso que haya Nota de Crédito o Debito Colocar Número de la Factura Afectada; en caso contrario se coloca No Aplica (NA). Columna M: En el Caso que haya Nota de Crédito o Debito Colocar Número de Control de la Factura Afectada; en caso contrario se coloca No Aplica (NA). Columna N: Número del Comprobante. Columna O: Base Imponible. Columna P: Alícuota. Columna Q: Se Coloca Código de la Actividad. Columna R: Impuesto retenido. En el mes de Marzo fue aplicada la reforma parcial de la ordenanza de impuesto sobre actividades económicas, de industria, comercio, servicio o de índole similar; en la cual para la declaración de las retenciones se agrego la columna S y fueron reclasificadas las actividades con diferentes códigos y alícuotas de retención. Columna S: Número del Registro Único de Contribuyente del sujeto retenido. 36

37 Convertir el archivo de Excel en Archivo TXT para presentar la declaración de Retenciones de Impuesto sobre las actividades económicas de industria, comercio, servicio o de índole similar Una vez elaborado y guardado el archivo de Excel para la presentación de declaración de Retenciones del Impuesto sobre las actividades económicas de industria, comercio, servicio o de Índole Similar, se convierte de un archivo xls a un archivo txt de la siguiente manera: Se selecciona la opción guardar como, luego se elige la opción de otros formatos seguidamente aparece una ventana se le da guardar como tipo Texto delimitado por tabulaciones, se selecciona la opción guardar, aparece una ventana se selecciona la opción si, se cierra el documento se elige la opción si, luego a la opción guardar, luego la opción si y nuevamente la opción si y ya hemos convertido el archivo en txt. Se abre el archivo txt se elige la opción edición y se selecciona la opción remplazar aparece una ventana con la opciones buscar y reemplazar, colocamos, en la opción buscar y. en la reemplazar por; elegimos la opción reemplazar todo, se cierra la ventana, luego se cierra el archivo txt y se selecciona la opción guardar. Probar archivo TXT para presentar la declaración de Retenciones de Impuesto sobre las actividades económicas de industria, comercio, servicio o de índole similar. Para probar que el archivo txt para presentar la declaración de Retenciones de Impuesto sobre las actividades económicas de industria, comercio, servicio o de índole similar ingresamos a la pagina web seleccionamos la opción de Servicios al Contribuyentes/Retención de Impuestos, con el usuario y Clave del Cliente se ingresa al portal fiscal de la alcaldía. Allí se abrirá una pantalla se elige la opción de retenciones y luego la opción de probar archivo ; se escoge 37

38 la opción examinar, se abre el archivo txt realizado previamente; en caso de que el archivo genere errores se corrigen en el archivo de Excel y se procede nuevamente a probar y corregir el archivo hasta que el sistema genere el monto a pagar de las retenciones. Cargar archivo TXT en el portal de la ALSOBOCARONI para presentar la declaración de Retenciones de Impuesto sobre las actividades económicas de industria, comercio, servicio o de índole similar. Una vez que el sistema no genere errores por el archivo, se selecciona la opción de declarar retenciones elegimos el archivo y lo cargamos al portal fiscal de la alcaldía. Elaboración de la Declaración de Retenciones de Impuesto sobre las actividades económicas de industria, comercio, servicio o de Índole Similar. Cargado el archivo y de manera correcta el sistema nos genera la planilla de pago de las retenciones que hemos declarado y con esto ya hemos finalizado el proceso de la elaboración de la declaración de retenciones de Impuesto sobre las actividades económicas de industria, comercio, servicio o de índole similar. Elaboración de Declaración de ISLR Para la elaboración de la declaración de ISLR previamente se deben tener todos los datos de los clientes, referente a los ingresos y gastos que tuvieron durante el periodo fiscal a declarar. La declaración se hace a través del portal del fiscal del SENIAT, por tal motivo cada persona a declarar debe poseer un usuario y clave para poder realizar la declaración. Una vez que se tiene la información de la persona a la cual se le realizara la declaración se ingresa a la página Web del SENIAT con el usuario y la clave se ingresa al portal Fiscal. 38

39 El sistema muestra un menú con la opción de Procesos Tributarios se selecciona, luego aparecen varias opciones y se escogerá la opción Declaración ISLR. Una vez elegida la opción Declaración ISLR el sistema muestra una pantalla con los datos básicos del contribuyente, en caso de que sean correctos se elige la opción Sí para dar comienzo al registro de la declaración; se selecciona el ejercicio fiscal y un tipo de enriquecimiento para declarar: Asalariado Territorial, No Asalariado Territorial, No Asalariado Extraterritorial, No Asalariado Territorial + Extraterritorial, Asalariado Territorial y No Asalariado Territorial, Asalariado Territorial y No Asalariado Extraterritorial. Dependiendo del tipo de enriquecimiento seleccionado, el sistema muestra cada uno de los campos que permitirán el registro de los montos correspondiente a ingresos, desgravámenes, rebajas, anticipos, compensaciones, entre otros. Una vez que se ingresa toda la información, el sistema muestra un resumen en el cual indica el Total del Impuesto a Pagar. Antes de registrar definitivamente la declaración se debe verificar que los montos registrados sean correctos, una vez seleccionado la opción continuar el sistema ofrece las opciones de pago si 1, 2 ó 3 porciones. En la pantalla aparecen los compromisos de pago que se adquirió con los montos de cada porción. Se verifica el vencimiento de cada porción de pago. Se selecciona si el pago lo realizará vía Electrónica o Manual. Se elige la opción manual observamos la Planilla de Pago correspondiente a la porción seleccionada. Esta planilla está identificada con la Forma y contiene: RIF y nombre del contribuyente, número de la declaración, período de pago, fecha de vencimiento, porción, tipo de impuesto y monto a cancelar. Se elije Imprimir y emita cinco (05) originales, con los cuales deberá presentarse en cualquiera de los bancos recaudadores para formalizar su pago. 39

40 En el caso que la Declaración no arrojo pago, el Certificado se generará al final del Proceso de Declaración; si la Declaración es con pago, el Certificado se generará una vez se realice la conciliación del pago. El artículo 1 de la providencia administrativa que establece el deber de presentación electrónica de las declaraciones del Impuesto sobre la Renta, (Nº 0103) establece que: Las personas jurídicas y las entidades sin personalidad jurídica, deberán presentar electrónicamente sus declaraciones de impuesto sobre la renta, correspondiente a los periodos que se inicien el 01/01/2009, así como las declaraciones que las sustituyan, siguiendo las especificaciones técnicas establecidas en el Portal Fiscal. 40

41 Análisis de los procesos realizados en la firma Servicios Administrativos y Contables Licenciado David José Ruiz Arias. FORTALEZAS - Personal capacitado para la realización de los procesos. - Se cuenta con los equipos y las herramientas necesarias para la realización de los procesos y así los clientes cumplen con sus obligaciones tributarias. - Buena atención a los clientes. OPORTUNIDADES - Disponibilidad de tiempo para atender y solucionar los problemas de los clientes. - Sistemas que se encuentran en el mercado que minimizan el trabajo. - Clientes satisfechos con el servicio prestado. - Software en el mercado que sistematizan los procesos que se realizan en la firma DEBILIDADES - No hay control sobre los procesos. - Falta de conocimiento sobre algunos procesos por parte del personal que labora en la firma, por tal motivo se ejecutan de manera errónea. - No están descritos los procesos. - Los procesos son realizados en hoja de cálculo Excel de manera manual AMENAZAS - Firmas contables que ofrezcan mejores servicios a los clientes. - Clientes inconformes por los errores cometidos por el personal que labora en la firma. - Firmas Contables que utilicen software para la ejecución de los procesos. 41

42 1.6. LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO Durante el periodo de pasantías se lograron cumplir a cabalidad, las actividades señaladas en el plan de trabajo, realizadas en la firma Servicios Administrativos y Contables Licenciado David José Ruiz Arias. La continua ejecución del plan permitió: Elaborar los libros de compra y venta correspondiente a la contabilidad de los meses de enero, febrero, marzo y abril (periodo de la pasantía), requisito necesario para la determinación del crédito y debito fiscal respectivamente; la elaboración y pago oportuno de la declaración del IVA de cada cliente. Elaborar los comprobantes de las retenciones de IVA, ISLR e Impuesto sobre las actividades económicas de industria, comercio, servicio o de Índole Similar; y así los clientes cumplieran con sus obligaciones como agentes de retención, posteriormente elaborar las declaraciones de dichas retenciones para enterarlas y pagarlas ante el SENIAT Y ALSOBOCARONI respectivamente. Elaborar las declaraciones de IVA, ISLR, retenciones de IVA, retenciones de ISLR, retenciones del Impuesto sobre las actividades económicas de industria, comercio, servicio o de índole similar. Para la ejecución de las actividades mencionadas anteriormente se utilizaron diferentes métodos, entre los cuales se puede mencionar la observación directa sobre el desarrollo de cada proceso contable realizado en la firma, la participación en la ejecución de cada uno de ellos, la entrevista con el personal que labora en la firma y así conocer como era el procedimiento para cada proceso. Fue necesario para la ejecución de los procesos contables realizados en la firma la organización y clasificación de las facturas generadas de las operaciones mercantiles de los clientes, considerando aspectos como: emisión de factura con su correspondiente razón social, el RIF, que las facturas cumplieran con los requisitos exigidos por el SENIAT. Ingresar a los libros de ventas las retenciones que les hacían 42

43 a los clientes, los datos de los comprobantes de retención de IVA, tomando en cuenta el número de comprobante, periodo fiscal al cual pertenecía la factura a la cual le habían hecho la retención y el porcentaje (%) de retención. Ingresar a los archivos de Excel las retenciones a declarar durante los periodos fiscales correspondientes para su posterior declaración. Y cumplir con las actividades establecidas en el Plan de Trabajo FACILIDADES Y DIFICULTADES ENCONTRADAS Facilidades. 1. Se contó con los equipos y herramientas necesarias; y el ambiente adecuado para la realización de las actividades establecidas en el Plan de trabajo. 2. Para la elaboración de los libros de compra y venta; y de los diferentes comprobantes de retención fueron suministrados los formatos elaborados en Excel con sus respectivas formulas. 3. El asesoramiento por parte del personal que pertenece a la Firma. 4. Destreza en el uso de las herramientas de Microsoft office (en especial Excel). 5. Apropiada organización y control de los expedientes de los clientes, que permitieron localizarlos en el momento necesario. Dificultades. Durante la pasantía la dificultad encontrada fue el retraso del proceso de realización de los libros de compra y venta, y el proceso de la declaración de las diferentes retenciones, motivado a la demora y la desorganización que tenían algunos clientes para hacer la entrega de las facturas tanto de ventas como de compras, o de los comprobantes de retenciones, algunas veces no las enviaban completas y pasado varios días enviaban las facturas o comprobantes faltantes, y en ocasiones esto 43

44 propiciaba errores en las declaraciones lo cual se debía solucionar en las oficinas del SENIAT APORTES DADOS A LA ORGANIZACIÓN Apoyo contable, en la elaboración de los libros de compra y venta, de los diferentes comprobantes de retención, de las diversas declaraciones y organización de las facturas de los clientes y sus expedientes. Descripción de los procesos realizados en la firma, para ser utilizado como una herramienta de apoyo para el personal. Cumpliendo con las actividades asignadas, demostrando responsabilidad y compromiso APRECIACION SOBRE LOS CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS En el desarrollo de la pasantía fueron indispensables las bases teóricas adquiridas en la formación profesional, permitiendo la ejecución adecuada de las actividades asignadas. La elaboración de los libros de compra, me permitió aprender cuando una factura de compra puede o no ser declarada, la diferencia de la elaboración de los libros de compras de un contribuyente ordinario a los de un contribuyente especial, debido a que en los libros de compra de un contribuyente especial deben registrarse todos los comprobantes de retenciones declarados en el periodo fiscal. La elaboración de los libros de venta, me permitió reforzar los conocimientos ya adquiridos y obtener nuevos conocimientos como: registrar los reportes Z generados por maquinas fiscales, registrar un comprobante de retención que le realizaron a una facturas emitida con maquina fiscal; el registro de las ventas de los contribuyentes formales. 44

45 Con la elaboración de los diferentes comprobantes de retención, aprendí lo indispensable que son estos para la contabilidad de una empresa y todas las obligaciones que tienen los contribuyentes especiales como agentes de retención. Todos los conocimientos adquiridos en la firma Servicios Administrativos y Contables Licenciado David José Ruiz Arias, van a ser de gran utilidad para el desarrollo de mi carrera profesional. 45

46 CONCLUSIONES Con el desarrollo de la pasantía y la elaboración del presente informe técnico final se llego a las siguientes conclusiones: 1. La firma no cuenta con un manual de normas y procedimientos, en el cual se encuentren descritos los procesos, ocasionando interrupción en la realización de las actividades diarias, errores en la ejecución de los procesos y posteriormente una sanción a los clientes por parte del SENIAT o ALSOBOCARONI. 2. El personal desconoce el procedimiento de algunos de los procesos contables que se realizan en la firma, esto puede ocasionar dificultades y retrasos en la ejecución de los mismos. 3. Los procesos de elaboración de libro de compra, elaboración de libro de venta y elaboración de las retenciones de impuestos son realizados en una hoja de cálculo de Excel, por tal motivo el trabajo es realizado de manera manual y existe el riesgo que se cometan errores, y la revisión de las transacciones es realizada por el personal. 46

47 RECOMENDACIONES Para la Universidad. Actualizar la literatura disponible en la biblioteca de acuerdo a las exigencias de la legislación vigente en contabilidad, administración y tributos. Para la Empresa Elaborar e implementar un manual de normas y procedimientos, en el cual se encuentren descritos los métodos y técnicas necesarias para la ejecución de los procesos. Establecer e Implementar un plan de entrenamiento, para reforzar los conocimientos y así mantener un personal capacitado y preparado para la ejecución adecuada de los procesos que se realizan en la firma. Implementar un software para sistematizar los procesos de elaboración de libro de compra, elaboración de libro de venta y elaboración de las retenciones de impuestos, lo que disminuiría el riesgo que el personal cometa errores y minimizar el trabajo. Para Próximos Pasantes. Aprovechar al máximo del período de pasantías en la empresa, sacando provecho del asesoramiento del personal que labora en la empresa, y cumpliendo responsablemente con las actividades asignadas. Reforzar los conocimientos teóricos y prácticos adquiridos durante el desarrollo de la carrera y ponerlos en práctica en la realización de la pasantía. 47

48 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Catacora, F. (1998), Sistemas y Procedimientos Contables, Mc Graw Hill, Interamericana. Venezuela. Código Orgánico Tributario Gaceta Oficial N de fecha 17 de Octubre 2001 Disponible: IBUTOS_INTERNOS/2.1.1NORMATIVA/ CODIGO_ORGANICO_TRIBU TARIO/COT.pdf [Consultado 2012 Mayo 03] Ley establece el Impuesto al Valor Agregado Gaceta Oficial N de fecha 5 de mayo de [Página web en línea]. Disponible: [Consultado 2012 Mayo 03] Ordenanza reforma parcial de la ordenanza de impuesto sobre actividades económicas de industria, comercio, servicio o de índole similar. [Página web en línea]. Disponible: [Consultado 2012 Mayo 03] Providencia Administrativa que establece el deber de presentación electrónica de las declaraciones del Impuesto al Valor Agregado (Nº 0104) [Página web en línea]. Disponible: obligatoriedad.html [Consultado 2012 Abril 25] 48

49 Providencia Administrativa mediante la cual se designan Agentes de Retención del Impuesto al Valor Agregado (N 0056) [Pagina web en línea]. Disponible: [Consultado 2012 Abril 27]. Providencia Administrativa que establece el deber de presentación electrónica de las declaraciones del Impuesto sobre la Renta (Nº 0103). [Pagina web en línea] Disponible: /02NORMATIVA_LEGAL/2.4TRIBUTOS_INTERNOS/2.4.02ISLR/ ISLR_P ROVIDENCIAS [Consultado2012 Abril 25]. Reglamento General de la Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado. [Pagina web en línea] Disponible: NERALIVA1_000.pdf. [Consultado 2012Abril 25]. Reglamento parcial de la ley de Impuesto sobre la Renta en materia de retenciones. [Pagina web en línea] Disponible: /02NORMATIVA_LEGAL/2.4TRIBUTOS_INTERNOS/2.4.02ISLR/ [Consultado 2012 Abril 25]. Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria(s/f). [Pagina web en línea]. Disponible: [Consultado 2012 Febrero 26]. 49

50 ANEXOS 50

51 51

52 Anexo 2 Libro de Compra 52

53 Anexo 3 Libro de Compra Contribuyente Especial 53

54 Anexo 4 Libro de Venta 54

55 Anexo 5 Libro de Venta Maquinas e Impresoras Fiscales. 55

56 Anexo 6 Comprobante de Retenciones de IVA o. Nro. Comprobante 1. Fecha /00/2012 Comprobante de Retención de Impuesto al Valor Agregado (I.V.A.) (Ley del IVA-Art. 11: "Seran responsables del pago del Impuesto en calidad de Agentes de Retención, los Compradores o Adquirientes de determinados bienes muebles y los receptores de ciertos servicios, a quienes la Administración Tributaria designe como tal". 2. Nombre o Razón Social del Agente de Retención 3. Registro de Información Fiscal Agente de Retención 4. Periodo Fiscal Año: 2012/03 6. Nombre o Razón Social del Beneficiario 7. Registro de Información Fiscal del Beneficiario Op. Fecha de la No. De la No. Control No. Nota No. Nota Tipo de No. Factura Compras sin Derecho Total Compras Compras Internas o Importaciones IVA No. Factura Factura de la Factura Debito Credito Transacción Afectada a Credito Fiscal Incluye IVA Base Imponible % Alicuota Impuesto (IVA) Retenido Total I.V.A. Retenido Total a Pagar Agente de Retención Firma y Sello 56

57 Anexo 7 Archivo en Excel para presentar declaración de retenciones de IVA 57

58 Anexo 8 Archivo TXT para presentar declaración de retenciones de IVA 58

59 Anexo 9 Comprobante de Retención de ISLR o. Nro. Comprobante 1. Fecha /00/2012 Comprobante de Retención de Impuesto sobre la Renta 2. Nombre o Razón Social del Agente de Retención 3. Registro de Información Fiscal Agente de Retención 4. Periodo Fiscal 2012/03 6. Nombre o Razón Social del Beneficiario 7. Registro de Información Fiscal del Beneficiario CONCEPTO: RELACION DE FACTURAS PAGADAS OBJETO DE RETENCIÓN Nro. Fecha de Número de Número de Codigo de Monto Monto sujeto % Monto Operación la Factura Factura Control Retención Pagado a Retención Retención Retenido 1 23/02/ TOTAL 4.46 Agente de Retención Firma y Sello 59

60 Anexo 10 Archivo en Excel para presentar declaración de retenciones de ISLR 60

61 Anexo 11 Comprobante de Retención del Impuesto sobre las actividades económicas de industria, comercio, servicio o de Índole Similar COMPROBANTE DE RETENCION DEL IMPUESTO DE ACTIVIDADES ECONOMICAS Nro. COMPROBANTE ORDENANZA SOBRE AGENTE DE RETENCION DE IMPUESTO DE ACTIVIDADES ECONOMICAS: Art. 1: "La presente Ordenanza tiene por objeto establecer las personas que, son responsables en calidad de agente de retención del pago del impuesto de Patente de Industria y Comercio, en los casos y bajo las condiciones previstas en esta Ordenanza." NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL AGENTE DE RETENCION: Nº DE LICENCIA DE ACTIVIDAD ECONOMICA Nº DE RIF FECHA DEL COMPROBANTE: DIRECCION FISCAL DEL AGENTE DE RETENCION NOMBRE O RAZON SOCIAL DEL SUJETO RETENIDO Nº DE LICENCIA N DE RUC Nº DE RIF PERIODO FISCAL AÑO: PERIODO FISCAL MES: DIRECCION FISCAL DEL SUJETO RETENIDO OPR FECHA DE NUMERO DE NUMERO DE NUMERO DE NOTA DE NOTA DE Nº FACTURA FACTURA CONTROL DEBITO CREDITO TRANSACCION COMPRAS INTERNAS IMPUESTO NUMERO DE TIPO DE NUMERO DE TOTAL COMPRAS % DE CÓDIGO MUNICIPAL FACTURA AFECTADA SIN IVA BASE IMPONIBLE ALICUOTA ACTIVIDAD RETENIDO TOTALES FIRMA DEL AGENTE DE RETENCION FIRMA DEL SUJETO A RETENCION 61