DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA MULTIQUIM R&P, C.A. CIUDAD BOLÍVAR, ESTADO BOLÍVAR

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO CIUDAD BOLÍVAR-EDO BOLÍVAR COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍA PROYECTO DE CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA MULTIQUIM R&P, C.A. CIUDAD BOLÍVAR, ESTADO BOLÍVAR Informe Final de Pasantías exigido como requisito para optar al Título en LICENCIADO EN CONTADURÍA PÚBLICA CIUDAD BOLÍVAR, MARZO DE 2013

2 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO CIUDAD BOLÍVAR-EDO BOLÍVAR COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍA PROYECTO DE CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA MULTIQUIM R&P, C.A. CIUDAD BOLÍVAR, ESTADO BOLÍVAR AUTOR: Yuliana de F. García Córdova C.I CIUDAD BOLÍVAR, MARZO DE

3 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO CIUDAD BOLÍVAR-EDO BOLÍVAR COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍA PROYECTO DE CARRERA: CONTADURÍA PÚBLICA DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA MULTIQUIM R&P, C.A. CIUDAD BOLÍVAR, ESTADO BOLÍVAR TUTORES: Tutor Académico: Licda. Yelitza Linares Tutor Industrial: Licda. Beatriz Pietrantoni CIUDAD BOLÍVAR, MARZO DE

4 ÍNDICE CONTENIDO PÁG. INTRODUCCIÓN.. DIAGNÓSTICO GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN. 7 Identificación de la Organización.. 7 Situación Contextual... 9 Diagnostico Situacional DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DEL PROCESO DE PASANTÍAS. 11 Objetivo a desarrollar. 11 Descripción y conceptualización de las actividades realizadas Verificar los comprobantes.. 12 Procesar los Libros de Compra y Venta de IVA. 13 Emisión del borrador de la planilla de IVA. 14 Declaración de Impuesto al Valor Agregado Realizar Conciliación Bancaria 16 Registros Contables.. 16 Realizar Balance de Comprobación. 17 Facilidades y Dificultades.. 17 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones. 19 Recomendaciones.. 20 Referencias Bibliográficas 21 Anexos

5 INTRODUCCIÓN La empresa Multiquim R&P,C.A., es una empresa rentable conformada por un equipo de profesionales especializados y comprometidos en la fabricación de productos de limpieza, higiene y mantenimiento para el uso doméstico, industrial y del comercio en general, que cubran las necesidades de los clientes, de acuerdo a altos estándares de calidad asegurando una completa satisfacción. El departamento de contabilidad de la empresa Multiquim R&P,C.A., centra sus actividades, en el control administrativo y contable de todas las operaciones que se realizan a diario en dicha empresa, teniendo como guía y lineamientos los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, las Normas de Información Financiera, entre otros. El presente informe tiene como finalidad cumplir con uno de los requisitos formales para optar al título de Licenciado en la Carrera de Contaduría Pública y además dar a conocer las actividades desarrolladas en el departamento de contabilidad de la empresa Multiquim R&P,C.A. desarrolladas en Ciudad Bolívar, Estado Bolívar. El contexto de este informe se basa principalmente en: Descripción de los datos de identificación de la empresa, sus objetivos, funciones, la misión, visión y valores de la empresa Multiquim R&P, C.A. Descripción y análisis del proceso de pasantías, los objetivos planteados en el período de pasantías, actividades a seguir, verificación de comprobantes, realización de libros de compra y ventas, registros contables, conciliaciones bancarias, 5

6 declaración del Impuesto al Valor Agregado, entre otros. Definición de las bases teóricas. Abarca los métodos y procedimientos que se llevaron a cabo para la realización de las pasantías, fuentes de información, entre otros y conclusiones, recomendaciones y anexos. 6

7 MULTIQUIM R&P, C.A. IDENTIFICACIÓN GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN Identificación de la organización Multiquim R&P, C.A. Ciudad Bolívar, Estado Bolívar. Ubicación de la empresa Avenida Nueva Granada cruce con Avenida Andrés Eloy Blanco. Edificio Carla. Local 3. Sector Vista Hermosa, Ciudad Bolívar, Estado Bolívar. Visión Ser la empresa del oriente del país, líder en calidad, vinculados a la fabricación de artículos de limpieza, higiene y mantenimiento para el hogar, industria y el comercio cumpliendo de manera formal con los compromisos y expectativas de los clientes. Misión Es una empresa rentable conformada por un equipo innovador de profesionales especializados, comprometidos en la fabricación de productos de limpieza, higiene y mantenimiento para el uso doméstico, industrial y del comercio en general, que cubran las necesidades de los clientes más exigentes, bajo altos estándares de calidad asegurando una completa satisfacción. 7

8 MULTIQUIM R&P, C.A. Objetivos Fabricar productos de limpieza, higiene y mantenimiento para el uso doméstico, industrial y del comercio en general. Registrar, resumir, analizar, preparar, interpretar y proporcionar informaciones comprensibles y eficientes de los documentos y Estados Financieros de la empresa. Manejo y análisis de la información de las actividades comerciales realizadas por la organización. Contribuir al alcance de soluciones, de incidencias o necesidades requeridas para el éxito de la venta y comercialización de los productos y mejor registro de los procesos administrativos y contables de la empresa. Valores Compromiso en la relación con los clientes internos y externos. Orientación al cliente para conocer y satisfacer sus necesidades. Ética aplicando las mejores prácticas administrativas, contables y competitivas. Innovación para dar soluciones oportunas y de vanguardia. Cooperación al compartir experiencias y desarrollar a la gente. 8

9 MULTIQUIM R&P, C.A. SITUACIÓN CONTEXTUAL IDENTIFICACIÓN DEL ÁREA DONDE SE REALIZÓ LAS PASANTÍAS Departamento de Contabilidad de la empresa Multiquim R&P, C.A. Las pasantías se realizaron bajo la supervisión directa de la Licda. Beatriz Pietrantoni como encargada de dicho departamento y del presidente de la empresa Antonio Román. En el departamento de contabilidad se establecen y ponen en práctica todos los principios, políticas, normas, métodos y procedimientos necesarios para el logro de una buena y eficiente administración y tratamiento contable de todas las transacciones y operaciones realizadas por la empresa. Este departamento no sólo evalúa y controla los procedimientos administrativos y contables, sino que también se establecen los lineamientos necesarios para el desarrollo de los procesos administrativos y contables de la empresa. Funciones del departamento de Contabilidad de la empresa Multiquim R&P, C.A. Registro en los Sistemas Computarizados Sigma Plus y A2 de los ingresos y egresos generados por la empresa. Elaborar Libros de Ventas mensualmente. 9

10 MULTIQUIM R&P, C.A. Elaborar Libros de Compras. Revisión y organización de las facturas de compra y de las facturas de ventas. Declaración en portal on-line del Servicio Nacional de Información Aduanera y Tributaria (SENIAT) del tributo Impuesto al Valor Agregado. Elaboración y pago de la planilla del FAOV. Estados Financieros. Relación de cuentas por Cobrar y Pagar. Cálculos de comisiones de los vendedores. Elaboración de nómina de empleados. Elaboración de notas de crédito a facturas de clientes con ventas a crédito. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL Evaluación de la situación actual del departamento de contabilidad de la empresa Multiquim R&P, C.A. Las actividades que se llevan a cabo en el departamento de contabilidad de la empresa, están de acuerdo con todas las normas y leyes jurídicas que regulan los aspectos contables, entre ellas se puede mencionar los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, entre otros. 10

11 MULTIQUIM R&P, C.A. Se encarga de llevar de manera ordenada y sistemática las operaciones Administrativas, y Contables de la empresa, así como también la elaboración de los Estados Financieros y documentos requeridos que deben ser presentados ante los organismos Tributarios, Bancarios y Directivo que le sean requeridos. DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Objetivo a desarrollar Describir las actividades realizadas en el departamento de contabilidad de la empresa Multiquim R&P, C.A., ubicada en Ciudad Bolívar Estado Bolívar. Descripción y contextualización de las actividades realizadas De acuerdo con lo establecido en el Plan de Trabajo (Anexo N 1), las actividades se desarrollaron en función del mismo y se plantearon de la siguiente forma: Las actividades realizadas en el departamento de contabilidad de la empresa Multiquim R&P, C.A., se iniciaron con una breve inducción por parte de la Licda. Beatriz Pietrantoni, donde explicaba brevemente las actividades y/o funciones que se desarrollan día a día; y el manejo adecuado de los diferentes materiales y equipos existentes. 11

12 MULTIQUIM R&P, C.A. Verificar los comprobantes Una vez recibidas todas las facturas de compra, en las cuales la empresa incurrió para poder cumplir con sus funciones normales, estas se revisan de acuerdo a las exigencias que se han establecido para ser emitidas, las mismas se organizan de manera cronológica tanto en el libro de compras digital como en el físico, verificando la fecha y el correlativo de numeración. Que cumplan los requisitos establecidos en la providencia Nº , además de que están exentas de errores y estén vinculadas con el objeto de comercio de la entidad según los estatutos. En dichas facturas además de revisar el RIF, se verifica si las mismas se encuentran incluidas en el Sistema Computarizado A2 (Anexo N 2) y (Anexo N 3) Para el Comprobante diario es necesario ingresar a otro Sistema Computarizado llamado Sigma Plus (Anexo N 4), en el mismo se contabilizan todos los gastos y las facturas de compra en los cuales la empresa incurre, incluyendo el número de comprobante, la fecha, descripción del comprobante, el código de la cuenta que utiliza la empresa para su plan de cuentas, el número de la factura, el detalle del movimiento que se está realizando, la fecha de la factura, seleccionar si esto es débito o crédito, y colocar la base imponible y el monto del Impuesto al Valor Agregado. Luego se procede a guardar el comprobante en la opción Cerrar comprobante. (Anexo N 5). 12

13 MULTIQUIM R&P, C.A. Procesar los Libros de Compra y Venta del Impuesto al Valor Agregado El sistema A2, utilizado en el departamento de contabilidad de la empresa Multiquim R&P, C.A., es adaptado a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, También genera informes en Excel. Una vez insertadas las facturas de compras al sistema, este ofrece una opción que permite imprimir la información en forma de libro, ofreciendo datos como la fecha, el RIF, el nombre de la empresa el número de la factura, el número de control, el monto de las compras incluyendo IVA, el monto de las compras sin el IVA, el monto de la base imponible y el monto del Impuesto al Valor Agregado. Luego de verificar que la información sea verídica y exacta se procede a imprimir el libro de compras. (Anexo N 6) Para realizar el Libro de Ventas, es necesario tener a la mano los reportes Z de cada máquina fiscal de la empresa, en este caso, existen dos tipos de reportes a procesar, el de la máquina fiscal a contado (Anexo N 7), y el de la máquina fiscal a crédito (Anexo N 8). También en dicho libro se procesan las retenciones que los clientes emiten al momento de realizar una compra. Estas retenciones se procesan cuando las facturas se cancelan en el sistema, pero van incluidas en el Libro de Ventas al igual que los reportes Z, para realizar esto es necesario colocar en el caso de los reportes Z la fecha, el número de máquina fiscal, el número del reporte y número de las facturas incluidas en el mismo, se coloca el monto total incluyendo IVA y luego el monto de la base imponible y el monto del IVA. 13

14 MULTIQUIM R&P, C.A. Para las retenciones es necesario colocar la fecha el RIF de la empresa que emite la retención, el nombre de la misma, el número de la factura afectada, el monto del IVA retenido, la fecha y el número de comprobante de retención. (Anexo N 9). Luego se verifica la autenticidad de los datos procesados y verificar el resultado del IVA a compensar o IVA a pagar. Emisión del borrador de la planilla del IVA Luego de procesar y verificar los reportes emitidos por el sistema A2, se procede a estudiar el borrador de la declaración del tributo del Impuesto al Valor Agregado (IVA), para compararlo con los Libros de Compras y Ventas, y luego para la aprobación del Jefe de Departamento de Contabilidad. Esto se realiza comparando ambos libros de compra y venta, verificando ambos montos de IVA, analizando si en el mes en el cual se tenga que pagar dicho impuesto, y así poder observar y comprobar si el monto del IVA es a compensar o a pagar. 14

15 MULTIQUIM R&P, C.A. Declaración del Impuesto al Valor Agregado (IVA) a través del Portal Fiscal del Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), de acuerdo a las claves y usuarios registrados en dicho portal por los clientes a través de la actualización del Registro de Información Fiscal (RIF) Las declaraciones del Impuesto al Valor Agregado deben ser presentadas mensualmente ante el SENIAT. En el mismo se declaran y pagan los impuestos mensuales, como el Débito Fiscal (ventas), Crédito Fiscal (compras), Ventas exentas y de exportaciones y otros impuestos de retención de segunda categoría (honorarios), el impuesto único de los trabajadores. Una vez que el jefe del departamento de contabilidad revisa y aprueba ambos libros y verifica el monto del IVA a compensar o a pagar se procede a descargar dicha información (Anexo N 10) en el portal fiscal del Servicio Nacional Integrador de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), ya que es el ente encargado de la ejecución de la administración tributaria nacional, con la función de recaudar y tener un control de los impuestos o tributos. Con la respectiva clave y usuario registrado en dicho portal por la empresa a través del Registro de Información Fiscal (RIF), se determina el monto a pagar del IVA. 15

16 MULTIQUIM R&P, C.A. Realizar Conciliación Bancaria La experiencia contable ha comprobado que el saldo de efectivo que aparece en el estado de cuenta corriente enviado por el Banco, por lo general, no concuerda con el saldo de la cuenta de efectivo en los registros contables de la empresa. Es por ello que en el departamento de contabilidad de la empresa Multiquim R&P, C.A., al momento de recibir el estado de cuenta bancario por internet se procede a realizar una confrontación de la información, es decir, se realiza una conciliación bancaria, lo que la empresa prepara mensualmente o, en algunos casos, se realiza dos veces por mes, para determinar la razón de cualquier discrepancia entre el saldo del efectivo que aparece en los libros de la misma y el estado de cuenta del banco, con el fin de verificar cual es el correcto. (Anexo N 11). Registros Contables El departamento contabilidad de la empresa Multiquim R&P, C.A., lleva el Libro Diario y el Libro Mayor a través del balance de apertura como primer asiento y asientos posteriores de las transacciones, operaciones, desembolsos, compras, gastos e ingresos que se presentan mediante las facturas, recibos y conciliaciones, y en el caso del Libro Mayor se reserva un folio para cuenta movilizada en el Libro Diario. (Anexos Nº12), en el siguiente anexo se muestra como se realizan los asientos de gastos, ventas, compras, etc. Así como el libro de Mayor de la Cuenta Caja. (Ver Anexo Nº13) 16

17 MULTIQUIM R&P, C.A. Realizar Balance de Comprobación Mediante el Balance de Comprobación se comprueba que los asientos del Libro Diario han sido pasados correctamente al Libro Mayor. Para realizar este balance en la empresa Multiquim R&P, C.A, se determina el saldo de cada cuenta del Libro Mayor. Se elabora un listado con las cuentas que reflejan el saldo, luego se suma los saldos deudores y los acreedores y por último se verifica la igualdad de la suma de ambas columna. FACILIDADES Y DIFICULTADES Facilidades encontradas: La utilización de equipos de alta tecnología con un software de aplicación Sistema Computarizado A2. Elaboración de Libros de Compra y Venta. Elaboración de Balance de Comprobación. Buen trato con todo el personal de la empresa. Dificultades encontradas: Sistema Computarizado Sigma Plus, por no contar con un manual de Usuario Impreso, y la dificultad del personal de la oficina para realizar la capacitación, 17

18 MULTIQUIM R&P, C.A. La experiencia laboral obtenida durante las pasantías, se deben a la capacitación, formación y colaboración de todo el personal que labora en la empresa Multiquim R&P, C.A, en especial del Departamento de Contabilidad de la misma quienes desempeñan cada una de las actividades contables, que benefician a la empresa. Durante el período de las pasantías en Multiquim R&P, C.A, se permitió poner en práctica los conocimientos teóricos adquiridos durante los estudios académicos. 18

19 CONCLUSIÓN La pasantía permitió desarrollar todos los conocimientos y aprender nuevos métodos y sistemas que son utilizados por la empresa Multiquim R&P, C.Apara llevar su contabilidad de manera adecuada, eficiente y razonable. El desempeño de la misma se basó en la descripción y poder llevar a cabo todas las actividades que el departamento de contabilidad de dicha empresa, realiza periódicamente. Se llevó a cabo actividades contables y administrativas realizadas en el departamento, cuya misión es llevar de manera exacta, veraz y con eficacia todo lo relacionado con la contabilidad y así poder elaborar los estados financieros, las declaraciones de impuestos, conciliaciones, entre otros, que se requieren para que la empresa siga funcionando normalmente. También se evidencio que la empresa Multiquim R&P, C.A, cumple y aplica los Principios Contables establecidos por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela, así como las Normas Mercantiles y Tributarias establecidas para las empresas. Es importante destacar que un sistema computarizado es muy importante para un departamento de contabilidad de una empresa, en este caso, la empresa Multiquim R&P, C.A, tiene dos programas con los cuales se apoya y lleva mejor sus actividades administrativas con el sistema computarizad A2 y sus actividades contables con el sistema Sigma Plus. 19

20 RECOMENDACIONES En base a las conclusiones y requerimientos de la organización durante el proceso de pasantías realizadas en la empresa Multiquim R&P, C.A, emito las siguientes recomendaciones: La empresa Multiquim R&P, C.A, debe seguir actualizándose en materia tecnológica, y ofrecer constantemente, mantenimiento a sus sistemas computarizados, a través de personas especializadas en tal campo. Seguir apoyando al programa de pasantías de los estudiantes de la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG), con el propósito de poder seguir ofreciendo conocimientos y permitir adquirir experiencias para aquellos estudiantes que estudien carreras afines a los objetivos de la empresa. 20

21 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Seniat.gov.ve. Decreto N de fecha 30/10/2009 N 0104 Providencia que establece el deber de Presentación Electrónica de las Declaraciones del Impuesto al Valor Agregado. Seniat.gov.ve. Ley que Establece el Impuesto al Valor Agregado 21

22 ANEXOS 22

23 MULTIQUIM R&P, C.A. Anexo N 1 Plan de Trabajo 23

24 Anexo N 2 Sistema Computarizado A2 24

25 Anexo N 3 Insertar facturas de compras 25

26 Anexo N 4 Sistema Computarizado Sigma Plus 26

27 Anexo N 5 Mantenimiento de Comprobantes de Diario 27

28 Anexo N 6 Libro de Compras 28

29 Anexo N 7 Reporte Z máquina Fiscal a Crédito 29

30 Anexo N 8 Libro de Ventas Anexo N 9 Declaración Impuesto al Valor Agregado 30

31 Asiento Nº 10 Portal SENIAT 31

32 Anexo N 11 Conciliación Bancaria Anexo N 12 Asientos de gastos, ventas y compras 32

33 Anexo N 13 Libro Mayor analítico mensual 33

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