ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES REALIZADOS EN EL ESCRITORIO JURIDICO CONTABLE DURAN & ASOCIADOS. CIUDAD BOLÍVAR, ESTADO BOLÍVAR.

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1 Universidad Nacional Experimental De Guayana Vicerrectorado Académico Coordinación General De Pregrado Coordinación De Pasantías Sede: Ciudad Bolívar ANALISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES REALIZADOS EN EL ESCRITORIO JURIDICO CONTABLE DURAN & ASOCIADOS. CIUDAD BOLÍVAR, ESTADO BOLÍVAR. AUTOR. Belén Elisa Amarista Cobos C.I: CIUDAD BOLÍVAR, OCTUBRE DE 2011

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3 DEDICATORIA A mi familia, en especial a mi mami por estar apoyándome en todo momento, a mi papá por junto a mi y hacerme reír siempre, y a mi hermana bella que es la mejor llenándome de consejos Los amo. Mis abuelitos que están en el cielo guiándome y viendo cumplir mis metas, son los mejores, también los amo y los extraño demasiado. iii

4 AGRADECIMIENTO En principal a Dios por guiarme en todo momento y ayudarme a cumplir una meta mas en mi vida, a mi mami y papi por brindarme su apoyo y consejos de todo tipo, al igual que mi hermanita dándome su buen ejemplo y sabiduría en la rama contable. Los amo a todos. Al Escritorio Jurídico Contable DURAN & ASOCIADOS por abrirme sus puertas y permitirme realizar mis pasantías a nivel profesional, en especial a la Lcda. Yecenia Duran, Lcda. Yamileth Duran y a Alí Daniel Muñoz, que me brindaron todos sus conocimientos en el área contable. Finalmente a mi tutor académico que supo guiarme y apoyarme en cualquier inconveniente que se me presento para realizar mi informe iv

5 INDICE Pág Dedicatoria iii Agradecimiento iv Índice v Índice de Figuras vii Introducción 1 Descripción de la empresa Nombre de la organización 3 Ubicación 3 Reseña histórica de la empresa 3 Importancia en el contexto económico social 4 Objetivo 5 Misión 5 Visión 5 Estructura organizativa del escritorio contable duran & asociados 6 Estructura por departamento 8 Diagnostico situacional del Escritorio Jurídico Contable Durán & Asociados Descripción del Problema 8 Objetivos de la Pasantías Objetivo General 9 Objetivos específicos 10 Descripción y conceptualización de las actividades realizadas (plan de trabajo). 10 v

6 Ingresar facturas de compra y venta de los clientes en el sistema (IVA Gálac) 10 Ordenar los libros de compra y venta para su declaración del IVA 11 Elaborar la declaración del IVA de los clientes en el portal del Seniat 11 Revisar los documentos contables de cada empresa y verificar q todo esté en orden 12 Diarizar los libros de los clientes 13 Mayorizar los libros de los clientes 13 Archivar anualmente la documentación contable de los clientes 14 Especificar los logros del plan acordado Logros del plan acordado 14 Descripción de las facilidades y dificultades Facilidades 14 Dificultades 14 Conocimientos adquiridos en el proceso de pasantía Conocimientos adquiridos en el proceso de pasantía 15 Conclusiones y Recomendaciones 16 Referencias Bibliográficas 18 Anexos 19 vi

7 ÍNDICE DE FIGURAS Pág. Estructura organizativa del escritorio contable duran &asociados (Fig. 01) 6 Estructura por departamento (Fig. 02) 8 vii

8 INTRODUCCIÓN Con el objetivo de adquirir conocimientos y experiencias en el área contable de las empresas, profundizando mi teoría en practica. Inicié mis pasantías en el Escritorio Jurídico Contable DURAN & ASOCIADOS desempeñándolos en el departamento de contabilidad como asistente contable. En dichas pasantías llevaré acabo todas las actividades propuestas en el plan de trabajo el cuál fue ejecutado durante el período comprendido entre el 2 de mayo de 2011 al 22 de agosto de 2011, cumpliendo satisfactoriamente con lo planificado. Me eduqué en cuanto como realizar la contabilidad de los clientes, registrando facturas de compra y venta, asientos contables en el sistema Gálac IVA/ contabilidad, retención de IVA, diarizar y mayorizar los libros, declaraciones entre otras. Como en todo trabajo existen problemática, una que se presenta en donde ejecute mis pasantías es el retraso recibir las facturas los primeros quince (15), de cada mes por parte sus clientes, lo cual afecta el ritmo de trabajo y demora las otras actividades. 1

9 Esto me ayudará a desempeñarme mejormente en lo que será mi rama profesional, en adquirir conocimientos primordiales para lo actual y mi futuro, con la gran ayuda y motivación para aprender de mi tutora industrial, que paulatinamente me enseña todo lo relacionado con este campo laboral. 2

10 DESCRIPCION DE LA EMPRESA. NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN. El Escritorio Jurídico Contable DURAN & ASOCIADOS. UBICACIÓN. La organización tiene su domicilio principal en el Edificio ESTANCO Oficina Nº2 avenida Jesús Soto, en Ciudad Bolívar, Municipio Heres, Estado Bolívar. RESEÑA HISTÓRICA DE LA EMPRESA. La Inscripción del Escritorio Jurídico Contable DURAN & ASOCIADOS, ante el Registro Mercantil del 1º Circuito de la Circunscripción judicial del Estado Bolívar se realizó el 05 de mayo de con el certificación de la Dra. Eglee Tortolero de Méndez anotado bajo el Nº 711 del libro A-9 de ese año. El Escritorio Jurídico Contable fue constituido por la Lcda. Yecenia Duran como única figura representativa con un capital parcial de Bs. Cinco Millones ( ,00) con una duración de 20 años contados a partir de la fecha de inscripción ante el registro, pudiendo ser prorrogado dicho período. 3

11 El 31 de julio de cada año contaran las cuentas, se elaboran el Balance General y el Estado de Ganancias y Pérdidas que se entregarán del contador para su análisis y presentación de informe. Actualmente el Escritorio Jurídico Contable DURAN & ASOCIADOSse encuentran realizando gestiones para ampliar la gama de servicios en el ramo contable, tal es el caso del servicio de auditorias de empresas legalmente constituidas, donde aplicará con amplio criterio, una serie de técnicas de tal forma que como resultado de dicha aplicación se puedan dar al cliente un informe detallado y objetivo de la gestión solicitada y al mismo tiempo prestar un servicio acorde a la necesidad de cada cliente. IMPORTANCIA EN ELCONTEXTO ECONOMICO SOCIAL Muñoz, E. (2009). Es una organización de Servicio Privado, con Personalidad Jurídica, que tiene por objeto Asesoría de materia General, Tributaria y Contable en General. Esta integrada por un grupo de profesionales cuyo principal interés es responder a las necesidades que tienen tanto las Personas Naturales como las Personas Jurídicas de la localidad de un servicio de la mas alta calidad. Cumpliendo así con los objetivos establecidos por la firma DURAN & ASOCIADOS. La ética y la eficiencia son factores fundamentalesdentro de la organización, tanto en nivel directivo como el personal que alii laboran, están en la obligación de conservar estrictas normas de conducta profesional, en lo concerniente a la 4

12 discreción y confidencialidad acerca de los asuntos tratados en la cartera de clientes, así como en la libertad de criterios en el ejercicio de la profesión, permitiéndoles a todos mantener la ética profesional en el desempeño de sus funciones. FILOSOFIA DE GESTION OBJETIVO Prestar un servicio de calidad y de forma inmediata, para contribuir con la eficiencia y eficacia en sus operaciones contables. MISIÓN. Prestar un servicio óptimo a cliente en sus operaciones funcionales contables de auditoria e impuestos, para el fiel cumplimiento del aspecto fiscal y lo establecido por los principios de contabilidad generalmente aceptados. VISIÓN. Ser reconocida como un servicio personalizado dedicado al cliente sin fronteras a través de recursos profesionales, dispuesto a proporcionar una comunicación efectiva y participativa en sus operaciones contables, fiscales y jurídicas para obtener una mayor proyección a nivel empresarial. 5

13 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL ESCRITORIO CONTABLE DURAN & ASOCIADOS. Fig. 01 CONTADOR COLEGIADO PÚBLICO ASESORÍA EN SISTEMAS ASESORÍA LEGAL ASISTENTE DE CONTABILIDAD DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD SECRETARIA Fuente: Oficina Contable DURÁN Y ASOCIADOS (2011) CONTADOR PÚBLICO COLEGIADO López, J. (2004). Cumple los principios políticos, normas, métodos y procedimientos necesarios para el logro de una eficiente administración, tiene 6

14 responsabilidad sobre el fiel cumplimiento de las normativas de aspecto fiscal así los principios dentro de sus funciones. Elaborar y controlar los registros diarios. Realizar los respectivos ajustes por inflación fiscal para las declaraciones I.S.L.R. Asesoría contable, financiera, tributaria, estratégica. Dirigir al personal, los recursos financieros y los bienes d la firma. Elaborar las declaraciones de impuesto (I.S.L.R, I.V.A) Elaborar y conciliar con los libros legales, los libros especiales de compra y venta. Entre otras funciones fundamentales. ASISTENTE CONTABLE Colaborar con el departamento de contabilidad, el contador y demás miembros de la organización en la presentación de un servicio eficiente, respalda los datos del sistema y elaborar las actividades de registros contables reexpresiones y elaboración de los Estados Financieros de los clientes, además: Elaborar y registrar asientos de diarios en el sistema Gálac. Registrar mensualmente los libros de compra y venta. Imprimir las declaraciones mensuales (IVA). Llevar un control consecutivo, asientos de la contabilidad de cada cliente. Archivar y controlar los libros de bancos; pago del personal de la firma. Adscrito. 7

15 Estructura por departamento Fig. 02 LIC. YECENIA DURÁN CONTADOR COLEGIADO LIC. YAMILETH DURÁN CONTROL INTERNO ALI DANIEL MUÑÓZ D. ASISTENTE CONTABLE Fuente: Oficina Contable Durán & asociados (2011) DIAGNOSTICO SITUACIONAL DEL ESCRITORIO JURIDICO CONTABLE DURÁN & ASOCIADOS Descripción del Problema Problemática: La oficina presenta problemas a la hora de recibir las facturas los primeros quince días (15) de cada mes por parte de sus clientes, ya que los mismos lo hacen de manera retrasada y desarreglada, trayendo como consecuencia que las actividades diarias se demoren. 8

16 Amenazas: Cambios en las modalidades, artículos en las Leyes que se rigen las operaciones contables. La existencia de una competencia calificada en el mercado laboral. Oportunidades: Mantener el apoyo de los clientes. Debido a la fiscalización que a diario ocurre en el país, esto ha llevado a la firma resultados positivos de manera que el número de los clientes ha aumentado de forma progresiva. Tener a favor las Leyes y reglamentos para la ejecución del trabajo. OBJETIVO DE LAS PASANTIAS OBJETIVO GENERAL Analizar los procedimientos contables realizados en el Escritorio Jurídico Contable Duran & Asociados. Ciudad bolívar, Estado Bolívar OBJETIVOS ESPECÍFICOS Procesar los libros de compra y venta correspondiente a las fecha desde el 2 el de mayo al 22 de agosto de

17 Contabilizar el resumen de las transacciones de acuerdo al tiempo comprendido entre el 2 de mayo al 22 de agosto de DESCRIPCIÓN Y CONCEPTUALIZACIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS (PLAN DE TRABAJO) Durante en tiempo transcurrido en el Escritorio Jurídico Contable Durán & Asociados, realice diversas actividades muy importantes, las cuales fueron: INGRESAR FACTURAS DE COMPRA Y VENTA DE LOS CLIENTES EN EL SISTEMA (IVA GALAC)(ver anexos 2,3) Para ingresar las compras se necesitan los siguientes pasos: El número de factura. El número de control. Su respectivo proveedor con el numero de Rif, en caso de no existir se debe crear accediendo al modulo registrar proveedor. Fecha de emisión de la misma. Base imponible de total de la compra en este reglón se debe tomar en cuenta si la compra esta exenta de impuesto o no. Dependiendo de la factura, si tiene retención, se toma el monto del impuesto retenido. Se selecciona a que cuenta contable va dirigida esa factura. 10

18 Finalmente Se procede a grabar la operación. Las ventas se ingresan de la siguiente manera: El número de factura, aquí se toma en cuenta el correlativo de la misma y también la fecha de la operación y si el mismo día se efectuaron varias ventas las cuales tienen la misma fecha se deben introducir las mismas al sistema en el reglón que dice: desde hasta. Luego su número de control, se debe tomar en cuenta si la empresa trabaja con maquinas fiscales, se debe colocar el número de control el cual tiene delante de la letra z. nos va permitir llevar un control de las mismas. Ingresar su respectivo cliente, en caso de que no este registrado en el sistema se debe añadir al mismo colocando su nº de Rif. La base imponible d la venta registrada con su respectivo impuesto. Finalmente se graba la operación al sistema. ORDENAR LOS LIBROS DE COMPRA Y VENTA PARA SU DECLARACIÓN DEL IVA.(ver anexos 4, 5) Se deben hacer los siguientes pasos: Se verifican que las facturas sigan su orden correlativo al igual que el número de control. Si son las ventas que la maquina fiscal se encuentre correcta en todas las facturas. 11

19 Que el monto base, y el monto de IVA concuerden con el monto total. Los datos arrojados en el sistema deben ser los mismos que se encuentren en las facturas. ELABORAR LA DECLARACIÓN DEL IVA DE LOS CLIENTES EN EL PORTAL DE EL SENIAT. (ver anexos 6,7,8) Se debe hacer la declaración de IVA los primeros quince (15) días del mes. Ingresar a la pagina web de el Seniat ( Introducir el usuario con su clave de la empresa que se debe declarar. Introducir los datos correspondientes a la declaración. Débitos Fiscales: ventas internas gravadas por alícuota general. Créditos Fiscales: compras internas gravadas por alícuota general. Imprimir las hojas de declaración. REVISAR LOS DOCUMENTOS CONTABLES DE CADA EMPRESA Y VERIFICAR QUE TODO ESTE EN ORDEN. Los documentos contables Se ordenan mensualmente por carpeta de cada cliente. De acuerdo a las facturas: Numero de factura y numero de control que se encuentre la secuencia. Fecha de emisión y de vencimiento. Que los montos concuerden tanto en las facturas como en los libros. 12

20 Libros: Verificar que los libros de compra y venta estén impresos correctamente, con todas las transacciones realizadas. Que se encuentre correctamente el Rif del cliente y los de sus proveedores. Otros Debe ir incluido con los libros, el resumen diario. Las declaraciones de IVA, sueldos y salarios de cada cliente. DIARIZAR LOS LIBROS DE LOS CLIENTES El libro diario presta información detallada de las operaciones mercantiles de la empresa igualmente de mes a mes. Para elaborar este libro se debe tener en Resumen Diario, cuya información se encuentra en la función Gálac Contabilidad. Este resumen muestra la información completa de cada una de las cuentas como: caja y bancos, cuentas por cobrar, sueldos y salarios, electricidad, arrendamientos, cuentas por pagar, entre otras cuentas. MAYORIZAR LOS LIBROS DE LOS CLIENTES Téllez, B. (2004). El Mayor contiene todas las cuentas que se han ido registrando en el Diario hasta cierta fecha, en éstas se habrán ido anotando las alteraciones producidas. A través de estos registros será posible conocer el valor por el que figuran las distintas cuentas a esa fecha, siendo éste el cometido del Mayor. 13

21 El Libro Mayor constituye un libro obligatorio que debe llevar toda empresa (Art. 32 del C.C.), este libro agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organización para llevar la contabilidad. Cuando la empresa posee numerosas cuentas, en este libro se utiliza una fila para cada una de éstas cuentas y una columna para cada mes correspondiente al movimiento contable del año para el cierre económico. La información se extrae del sistema Gálac contabilidad. ARCHIVAR ANUALMENTE LA DOCUMENTACIÓN CONTABLE DE LOS CLIENTES En el Escritorio Jurídico Contable Durán & Asociados se lleva un registro o archivo de los libros de compras y de ventas, con su resumen de de débitos (créditos) respectivamente, y el borrador de la forma IVA de cada mes así tener soporte organizado de las actividades que se realizan a los clientes. Ésta documentación se archiva en carpetas separadas, con su identificación de la empresa según el tipo de documento que se archiva (si son los libros de compras, los libros de ventas o los borradores de la Forma 00030) y el año correspondiente. También en el mismo año se llevan de cada mes las declaraciones de IVA, de sueldos salarios y otros. Estas van en capetas separadas. 14

22 ESPECIFICAR LOS LOGROS DEL PLAN ACORDADO. De acuerdo al plan de trabajo, siento que fue ejecutado satisfactoriamente. Gracias a todas las actividades realizadas en el Escritorio Jurídico Contable Durán & Asociados, estoy capacitada a elaborar los libros de compras y ventas, de cómo específicamente poder ingresar las facturas para q estos libros sean posibles, aprender a manejar todo el sistema Gálac, controlar y mantener los libros o registros contables de los clientes de conformidad con las disposiciones vigentes, entre otras actividades contables que puedo identificar fácilmente. DESCRIPCIÓN DE LA FACILIDADES Y DIFICULTADES. Facilidades: La facilidad de que ofrecen los equipos computarizados para realizar el trabajo. Cuenta con un personal altamente calificado. El clima organizacional es adecuado, permite que su personal sea interactivo y cooperativo. Dificultades: Retraso de los documentos contables por parte de los clientes 15

23 CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS EN EL PROCESO DE PASANTIA Conocimientos en materia laboral. Nociones sobre la contabilidad ejercida de forma independiente. Mejor seguridad al momento de tratar con los clientes. 16

24 CONCLUSIONES CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Los conocimientos adquiridos en la pasantía realizada en el periodo comprendido desde el 2 de mayo al 22 de agosto, fueron favorables para el crecimiento profesional, y ético que debe tener en cuenta un futuro contador. Tanto al nivel teórico como práctico, logre cumplir con las actividades asignadas. Por medio de ésta logre cumplir con mis objetivos propuestos, orientada con el tutor, dando a conocer todos los cambios surgidos en el área contable, desarrollé las actividades conociendo el registro de los libros, el ingreso de las compras y ventas, declaración de IVA, retenciones de IVA, la ejecución de los estados financieros, entre otras actividades que me fueron de gran utilidad para mi superación profesional. 17

25 RECOMENDACIONES Continuar al día con todos los cambios referidos a las leyes que se presentan en el país y continuar expandiendo sus conocimientos en esta área. Seguir realizándoles mantenimientos a los equipos de computación, como la actualización de software, antivirus, entre otras actualizaciones, para evitar demoras en los trabajos futuros. 18

26 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Código de Comercio Venezolano. Gaceta Nº 475 Extraordinaria del 21 de diciembre de Gálac V (2011). Gálac IVA, Retenciones, Contabilidad. [Programa de Computación]. Venezuela. Ley del Impuesto al Valor Agregado. Gaceta Oficial Nº , de fecha 1º de Septiembre de López, J. (2004). Diccionario Contable Administrativo Fiscal. Tercera edición. México: Copyright International Thomson Editores, S.A. Muñoz, E. (2009) Descripción de los procedimientos contables realizados en el Escritorio Jurídico Contable Duran & Asociados. Universidad Nacional Experimental de Guayana. Ciudad Bolívar, Estado Bolívar, Venezuela. Portal SENIAT. Recuperado el 13 de agosto de Téllez, B. (2004). Auditoria un enfoque Práctico. Cengage Leaming Editores. México. 19

27 Anexo 1

28 Anexo 2

29 Anexo 3

30 Anexo 4

31 Anexo 5

32 Anexo 6

33 Anexo 7

34 Anexo 8

35 Anexo 9

36 Anexo 10

37 Anexo 11

38 Anexo 12

39 Anexo 13

40 Anexo 14

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