DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES APLICADOS EN LA OFICINA MERINO & ASOCIADOS C.A. CONSULTORES GERENCIALES

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICE-RECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍA PROYECTO DE CARRERA: CONTADURIA PÚBLICA SEDE: CIUDAD BOLIVAR MERINO & ASOCIADOS C.A. CONSULTORES GERENCIALES DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES APLICADOS EN LA OFICINA MERINO & ASOCIADOS C.A. CONSULTORES GERENCIALES INFORME FINAL DE PASANTIA PRESENTADO COMO REQUISITO FORMAL EXIGIDO POR LA UNIVERSIDAD PARA OPTAR EL TITULO DE LICENCIADO EN CONTADURIA PÚBLICA AUTOR: Gabriel Matute C.I: V Ciudad Bolívar, Julio de 2013

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3 ÍNDICE GENERAL Introducción... 6 Organización de la Empresa donde se Desarrolló la Pasantía. 8 Descripción De La Empresa... 8 Reseña Histórica. 8 Misión 9 Visión. 9 Objetivos 9 Funciones Principales. 10 Estructura Organizativa de la Empresa.. 11 Organigrama Nivel Directivo Nivel Administrativo.. 13 Nivel Operativo.. 13 Funciones y Estructura de la Empresa.. 14 Funciones del Director Funciones del Consultor Jurídico Funciones de la Gerencia de Administración y Finanzas.. 14 Funciones del Asistente Administrativo 15 Funciones del Asistente de Cobranza 15 iii

4 Funciones del Contador.. 15 Funciones de Asistente Contable Departamento donde se Realiza la Pasantía Objetivos 16 Evaluación de la Situación Actual del Departamento 17 Limitaciones Normas y Procedimientos que Establece la Empresa para el Logro De Sus Fines 18 Políticas Tecnológicas de la Unidad Objeto de Estudio 19 Estrategias Económicas y Sociales de la Organización 19 Estrategias Administrativas y Gerenciales de Oficina Merinos & Asociados, C.A. 20 Clima Organizacional. 21 Competidores De La Organización 21 Plan De Trabajo Inicial 21 Objetivos de las Pasantías Objetivo General 22 Objetivos Específicos. 22 Actividades Desarrolladas.. 22 Contribuyentes Formales, Especiales y Ordinarios.. 23 Organizar y ordenar expedientes de las empresas 23 Procesar libros de compras y ventas.. 25 Elaborar o Generar Comprobante de Contabilidad 26 Elaboración de Balance y Certificaciones de ingreso para personas naturales.. 27 Actualización de Libros de Oficiales. 27 Elaboración de Relación Discriminada de Ingresos para Declaración de Ingreso Bruto Anual (DIBA).. 28 iv

5 Elaboración de los Estados Financieros. 28 Método Aplicado 30 Facilidades.. 30 Dificultades 30 Conocimientos Teórico - Práctico Adquirido 31 Conclusiones.. 32 Recomendaciones Referencias Bibliográficas. 34 Anexos 35 v

6 INTRODUCCIÓN La pasantía se desarrolló en la Oficina Merino Consultores & Asociados, C.A. Consultoría Gerencial Ciudad Bolívar para darle cumplimiento como lo establece el reglamento de pasantía de la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG), le exige a los estudiantes de pregrado la realización de la pasantía de carácter obligatorio y presentar un informe final de las actividades realizadas, es de gran importancia para optar al Título de Licenciado en Contaduría. Esto consiste en desarrollar un plan de trabajo en una empresa pública o privada en acuerdo con la universidad, que le permita al estudiante aplicar y profundizar sus conocimientos teóricos, conceptuales, y procedimentales, adquiridos durante su proceso de formación en la casa de estudios para demostrar su competencia en el campo laboral y adquiera experiencia mediante la práctica de acuerdo a su carrera de estudio y también buscar la participación activa de contribuir con la formación profesional e integral del ciudadano. En el desarrollo de la pasantía de las actividades fue bajo la supervisión de Tutor Académico Licenciado Martínez Williams, docente de la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG) y Tutora Industrial la Licenciada Mabelis Mendoza de la Oficina Merino Consultores & Asociados C.A. Este informe se basa en los lineamientos de la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG) y la política de la Empresa Merino & Asociados, C.A. Consultores Gerenciales y la descripción de cada una de las actividades desarrollada durante la 16 semana para presentar a la segunda semana de iniciada la pasantías el Cronograma de Actividades, y los compromiso de los Tutores Académico e Industrial y la Propuesta de trabajo entregada en la Oficina de Coordinación de Pasantía, es un requisitos indispensable para darle continuidad a la pasantía. Entre las actividades diarias que realice de manera directa en el área contable en la Oficina Merino & Asociado están las siguientes: 1.- Registré libros de compras y ventas mensualmente bajo el Sistema Galac. 6

7 2.- Revisé, organicé, ordené y archivé la documentación de las diferentes Empresa. 3.- Exporté libros de compras y de ventas a Excel e imprimirlo. 4.- Elaboré comprobantes de contabilidad. 5.- Elaboré balances y certificaciones de ingresos para personas naturales. 6.- Actualicé libros oficiales: libro de actas, libro diario, libro mayor y Libro de inventario. 7.- Realicé relación discriminada de ingresos para Declaración de Ingresos Bruto Anual (DIBA). 8.- Realicé Estados financieros (E.E.F.F) expresada en bolívares nominales. 7

8 DESARROLLO 1 ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA DONDE SE DESARROLLÓ LA PASANTÍA 1.1 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA La firma mercantil denominada Merino & Asociados, C.A. Consultores Gerenciales, mejor conocidos por su prestigio Merino & Asociado, C.A. ubicada en la avenida Táchira cruce con avenida Bolívar edificio Emilio P.B. local Nº 2 Ciudad Bolívar-Estado Bolívar. Esta organización está formada por un equipo de profesionales altamente capacitado en el área contable, administrativo, cuyo principal interés es prestar un servicios profesional de calidad. Desde el comienzo de sus operaciones la firma ha ido creciendo hasta alcanzar el prestigio y reconocimiento de que el goza hoy en día en el mundo de los negocio, los cuales le permite prestar servicios de asesorías a personas jurídicas y naturales para que alcance el éxito. Esto se debe al establecimiento de política y para el aseguramiento de estándar de sus técnicas métodos profesional para la adecuación supervisión y coordinación del trabajo desarrollado en sus oficinas 1.2 RESEÑA HISTÓRICA La oficina Merino & Asociados, C.A. Es una firma de contadores auditores que fue fundada en el año hace 44 años por el señor Modesto Merino (D) en sus inicios la oficina fue fundada como firma personal por el ya antes mencionado. Esta comenzó con el ejercicio teneduría de libros para un poco empresa, porque para la época no contaba con el personal profesional especializado. Si no con técnico contables. La oficina fue creada para responde a la necesidades de varios comerciantes de la localidad que contaría con un servicio contable capaz de colaborar con el fiel cumplimientos de sus obligaciones mercantiles fiscales vigente y además ofrecer 8

9 informaciones precisar, oportuna y confiable sobre la situación económica, financiera y fiscal d su empresa. A la muerte del señor Modesto Merino, la firma cambio su razón social y es constituida por el economista Braulio Merino Alonso (hijo), la señora Hayka Rivas Montes (esposa), y el abogado Denis Andarcia Muñoz (socio) el 21 de noviembre de 1.996, llevando por nombre Merino & asociados, C.A. Consultores Gerenciales ante el Registro Mercantil segundo del primer circuito de la circunscripción judicial del Estado Bolívar. Tiene por objeto la práctica profesional del ejercicio de la Contaduría Pública y actividades afines, como son la práctica de auditoría, elaboración de presupuesto planificación fiscales o financiera entres otros. 1.3 MISIÓN Alcanzar la excelencia informando a sus clientes de manera oportuna de sus operaciones contables, de auditorías para el fiel cumplimientos de los aspectos legal, fiscal, municipal, financieros y los que establecer las leyes vigentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados, y la Normas Internacional de Información Financiera (NIIF). 1.4 VISIÓN Prestar un servicio personalizado dedicado al cliente sin fronteras a través de recursos profesionales y resultados específicos por parte de las firma, dispuestos a proporcionar una combinación efectiva y participativa en sus operaciones contables, fiscales y de auditorías. 1.5 OBJETIVOS La Firma Merino & Asociados, C.A. es una organización de servicio privado, con personalidad jurídica propia, la cual tiene por objeto prestar no sólo asesoría en materia gerencial, tributaria, de auditorías y contable a los empresarios o comerciantes en general, sino también representar firmas, marcas y empresas 9

10 nacionales e internacionales, elaborar manuales administrativos, cursos de actualización administrativa y gerencial y, cualquier otra actividad de lícito comercio y libre contratación dentro y fuera del país. 1.6 FUNCIONES PRINCIPALES Merino & Asociados, C.A. es una firma de contadores y auditores que presta básicamente todos los servicios relacionados con el área contable a las empresas o negocios que requieran, entres algunos de los servicios: 1. Asesorías en materia Gerencial, Administrativa y Tributaria. 2. Realización de Auditorías. 3. Representar a firmas, marcas y a empresas nacionales e internacionales. 4. Elaborar manuales administrativos. 5. Dictar cursos de actualización en el área administrativa, gerencial y contable. 6. Realización de funciones contables tales como: 7. Elaborar examen a los Estados Financieros. 8. Asistir a los clientes en cualquier aspecto relacionado con la actividad administrativa. 9. Realizar los ajustes por inflación Fiscales según la normativa de la Ley de Impuesto Sobre la Renta Vigente. 10. Interponer escritos administrativos (descargos jerárquicos y revisión de oficios) ante los organismos competentes. 10. Represar los estados financieros según la normativa vigente DPC 10 de los clientes directos. 11. Ajustar por inflación y realizar las Declaraciones del Impuesto Sobre la Renta y Activos Empresariales de los clientes. 12. Llevar la Teneduría de libros contables. 13. Elaborar los Registros Diarios. 14. Controlar los Estados Financieros según su uso. 15. Llevar el control de los Expedientes (ISLR, IVA, EIM). 10

11 16. Elaborar las Declaraciones de Impuestos (ISLR, IVA, EIM). 17. Efectuar los Certificados de Ingresos. 18. Realizar la aceptación de los Comisarios de las Empresas. 1.7 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA La estructura organizativa Firma Merino & Asociados, C.A. se encuentra conformada en tres niveles principales tal como se muestra a continuación: 11

12 ORGANIGRAMA Director Consultor Jurídico Departamento de Finanzas Contabilidad y Auditoria Gerente de Finanzas Asistente Administrativo Consultor Gerencial Asistente Administrativo Cobranzas Servicios Generales Auditor Asistente Contador Asistente Contador Asistente Contador Asistente Contador Asistente 12

13 NIVEL DIRECTIVO Sirve de enlace entre la firma y los clientes entres la tomar de decisiones en cuanto estrategias y políticas que permitan alcanzar los objetivos propuestos. Además de este nivel se encarga de captar nuevo clientes realizar estudio de factibilidad del mercado, analizar la posición que ocupa la empresa con respecto a la competencia, sus recursos y oportunidades, además, de revisar y aprobar la adquisición de mobiliario, equipos y personal. NIVEL ADMINISTRATIVO Este nivel está conformado por dos gerencias: una Administrativa y otra de Auditoria y Asistencia Administrativa. La primera de estas, debe reportar oportunamente ante el Director su gestión administrativa en aspectos como facturación, cobranza, cuentas por pagar a proveedores, contratos de servicios a clientes, control de asistencia y remuneración del personal, además de administrar eficientemente los materiales, suministros de oficina, custodiar el respaldo de información y reportar cualquier anomalía que se pueda presentar al director. La segunda de estas gerencias, tiene como objeto asesorar con objetividad y oportunidad en materia legal y tributaria a las empresas, además de prestar servicio de auditorías, realizar ajustes por inflación, interponer escritos administrativos. Este segundo nivel gerencial debe coordinar las actividades de los contadores, analistas y transcriptores. Cabe destacar que este nivel es realmente importante, ya que estudia las necesidades de los clientes de la firma enfocados en sus objetivos. NIVEL OPERATIVO Este nivel está conformado por los contadores, asistentes. Debe reportar al nivel gerencial todo lo relacionado a las operaciones funcionales del cliente, a través del control mensual de eficiencia. Además este nivel tiene la responsabilidad directa del fiel cumplimiento de las normativas de aspecto fiscal así como los principios 13

14 contables generalmente aceptados, además de llevar a cabo todo lo relacionado con las actividades propias de la contabilidad de los negocios o clientes de la oficina. FUNCIONES Y ESTRUCTURA DE LA EMPRESA FUNCIONES DEL DIRECTOR El director es responsable de: 1. Organizar, planificar y controlar la administración de la organización. 2. Vigilar el cumplimiento de las políticas generales de acción. 3. Representar legalmente a la empresa ante otras personas jurídicas y ante el público en general. 4. Establece planes de acción. 5. Vigilar que se cumplan dichos planes. FUNCIONES DEL CONSULTOR JURÍDICO 1. Asistencia en la preparación y revisión de declaración de rentas. 2. Estudio y planificación fiscal. 3. Asesorías en materia de impuestos municipales. 4. Asistencia y representación en litigios sobre impuestos nacionales y municipales. 5. Asistencia y asesoría en las siguientes áreas del Derecho: Mercantil, Laboral y Seguridad Social. 6. y planificación financiera. FUNCIONES DE LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Es responsabilidad del administrador: 1. Se encarga de informar al Presidente de la organización acerca de los ingresos y egresos efectuados por las operaciones en que incurre la empresa. 2. Efectuar los pagos y cobros correspondientes en el tiempo debido. 14

15 3. Informar de la situación financiera de la firma por medio de registros contables. 4. Se encarga de supervisar los cargos administrativos. 5. Desempeña funciones el cual comprende registro de nómina, prestaciones, sueldos, pagos, etc. 6. Elabora y revisa facturas, pagares, letras y demás documentos. FUNCIONES DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO Es responsabilidad del Asistente Administrativo: 1. Realizar las tareas asignadas por los supervisores inmediatos. 2. Determinar el registro de los clientes y proveedores de la empresa. 3. Programar lo que le asignan los niveles jerárquicos más altos destinados al resto de la estructura organizativa. 4. Manejo de los archivos de cartera de clientes. FUNCIONES DEL ASISTENTE DE COBRANZA Es responsabilidad del Asistente de Cobranza: 1. Manejar el archivo de cobranza. 2. Pagar a proveedores. 3. Colaborar con el personal jerárquico superior. 4. Manejar eficientemente la fotocopiadora, los servicios que se requieran de ella o fallas presentadas. 5. Efectuar gestiones de cobranza de las cuentas de los clientes. FUNCIONES DEL CONTADOR Es responsabilidad de los Contadores: 1. Elaborar estados financieros y todo lo relacionado a las operaciones fundamentales requeridas por el cliente. 15

16 2. Cumplir las políticas establecidas por el presidente en lo que respecta a los servicios ofrecidos por la firma y en lo que concierne a asesoría financiera y contable. 3. Analizar y solucionar los problemas de carácter general planteados por el cliente. 4. y controlar los Registros diarios. FUNCIONES DE ASISTENTE CONTABLE Es responsabilidad: 1. Llevar registro de asientos diarios de acuerdo a los procedimientos de la empresa. 2. Elaborar las requisiciones y tramitaciones de documentos enviados por los contadores. 3. Imprimir reportes y Estados Financieros de la empresa y de los clientes. 4. Controlar sistemáticamente los comprobantes registrados con el nombre de la empresa y los relacionados con la contabilidad de los clientes. 5. Preparar los informes y libros correspondientes, actualizar los libros legales y oficiales. 6. Transcribir las relaciones de compra y venta, las declaraciones de impuesto sobre la renta, impuesto activo empresarial, ingresos brutos entre otros. 7. Clasificar, registrar y contabilizar los documentos mercantiles. 8. Emitir los reportes contables mensuales y anuales. 2 DEPARTAMENTO DONDE SE REALIZA LA PASANTÍA El departamento donde se realiza la pasantía es Contabilidad y Auditoría. 2.1 OBJETIVOS Aplicación sistemática de los principios de contabilidad generalmente aceptados en su más alto grado de perfección. 16

17 1. Evaluación Sistemática de los Estados Financieros. 2. Verificar si los Estados Financieros están presentados en las fechas y períodos adecuados. 3. Auditoría Financiera. 4. Auditorias Fiscales. 5. Auditoria de Sistemas Administrativos. 6. Auditorias legales. 7. Codificación y automatización de los registros contables. 8. Elaboración de Estados Funcionales. 9. Elaboración de ajustes por Inflación Fiscales y Financieros. 10. Elaboración de las declaraciones de rentas y sucesiones. 2.2 EVALUACIÓN DE LA SITUACIÓN ACTUAL DEL DEPARTAMENTO Merino & Asociados, C.A. es una Oficina contable cuyo compromiso primordial consiste en ayudar a solventar las necesidades a sus clientes a través de la prestación de sus servicios en materia contable y legal, que les permita desarrollar sus actividades empresariales con la garantía y tranquilidad de contar con el resguardo de toda su información contable de manera confidencial, y con la entera seguridad de poder disponer de la misma en el momento oportuno, para una adecuada y acertada toma de decisiones; ocasionando un efecto positivo en el aspecto administrativo, contable, financiero y fiscal de modo que se tengan las empresas bien organizadas, y de igual forma, dar cumplimiento al pago de tributos oportunamente y así, prevenir sanciones por parte del estado. La Oficina Merino & Asociados, C.A., por el servicio que presta, ha ganado reconocimiento en Ciudad Bolívar por su eficiencia y eficacia al momento de la prestación de sus servicios y asesoramientos contables, cabe destacar que la misma le suministra sus servicios a más del 50% de las empresas comerciales de nuestra ciudad, lo cual requiere un extenso y delicado trabajo, por parte del equipo que conforman esta firma, el cual es un personal capacitado para cumplir con las exigencias propias de su desempeño. El personal del Departamento de Auditoria y 17

18 Contabilidad de la Oficina Merino & Asociados, C.A. esta comprendido por 9 Contadores Públicos y 6 Asistentes que desde sus inicios se han preocupado por mantener los registros contables de sus clientes en la mejor condición posible, cumpliendo así con las leyes establecidas en el país, lo que incluye las modificaciones ocurridas en las mismas. Por tal motivo, en el área contable y tributaria se trabaja bajo un ambiente de incertidumbre, debido a los constantes cambios que se generan en materia legal, con las modificaciones y nuevas normativas que se establecen, lo que implica que el personal asuma el reto de actualizarse constantemente con el fin de estar congruentes con todas estas modificaciones, y en este sentido, estar al día en cuanto a los procedimientos administrativos y contables, los diferentes tipos de contribuyentes, incluyendo los sujetos pasivos calificados como Agentes de retención. 2.3 LIMITACIONES Es importante señalar que para la realización de las actividades se dispuso del total apoyo de la empresa Merino & Asociados, lo cual facilitó el desarrollo normal del proceso de pasantía, aunado al asesoramiento recibido por parte del tutor académico, con lo cual se puede afirmar que no hubo limitación alguna para la realización de este trabajo. 2.4 NORMAS Y PROCEDIMIENTOS QUE ESTABLECE LA EMPRESA PARA EL LOGRO DE SUS FINES La Firma Merino y Asociados, C.A. establece una serie de normas y procedimientos para el logro de sus fines, entre las cuales se encuentran: 1. Aplicación sistemática y detallada de la ley. 2. Cumplir las normas como objetivo. 3. Mantener un criterio de regularidad y constancia en el comportamiento de la organización para evitar la arbitrariedad. 18

19 4. Asegurar el máximo de prosperidad para la organización, unido al máximo de prosperidad para el empleado. 5. Desarrollo de cada rama de la empresa (asesoría jurídica, servicio contable.) en su más alto grado de perfección, de manera que pueda ser permanente dicha prosperidad. 6. El trabajador debe efectuar en forma eficiente, el trabajo asignado. 7. Obtener mayores beneficios remplazando métodos empíricos por métodos técnicos 8. Dividir el trabajo por igual entre los empleados. 9. Ambiente de trabajo armónico. 2.5 POLÍTICAS TECNOLÓGICAS DE LA UNIDAD OBJETO DE ESTUDIO Específicamente la Oficina Merinos & Asociados C.A tiene como principal política tecnológica la adquisición de equipos tecnológicos actuales tales como: computadoras, impresoras, calculadoras, además de los programas contables computarizados como el Saint Contables, entre otros, que de una u otra forma puedan contribuir a facilitar y agilizar las diferentes tareas que se desarrollan en los distintos niveles de la oficina y con ello poder influir en el cumplimiento eficiente y eficaz de las metas u objetivos propuestos por la organización antes referida. Además, es importante destacar que la política de adquisición de nuevas tecnologías se cumple adecuadamente ya que, es notorio observar que la utilización de la tecnología del computador permite acelerar el flujo de la información y disponer de ésta de manera oportuna. 2.6 ESTRATEGIAS ECONÓMICAS Y SOCIALES DE LA ORGANIZACIÓN La Oficina Merinos & Asociados C.A, cuenta con políticas o estrategias económicas claras debido a que la misma es una empresa con fines de lucro además de las estrategias sociales, ya que ésta ofrece un servicio a la sociedad o a todos los empresarios que contratan sus servicios. 19

20 Por ello, Merinos & Asociados C.A., constantemente busca implementar nuevas estrategias que la hagan más competente y productiva en el contexto del mercado donde se desenvuelve y ofrecer sus servicios de acuerdo a los propósitos comerciales de la misma. Bajo este enfoque, la empresa ubica las perspectivas de una gerencia abocada a la eficiencia y el incremento en la calidad del servicio, para lo cual es imperativo aplicar en la ejecución de las actividades diarias de sus empleados estrategias para su adiestramiento, gerenciando y rediseñando los procesos administrativos, en particular, tomar decisiones respecto a la solución del problema que afecta su operatividad. 2.7 ESTRATEGIAS ADMINISTRATIVAS Y GERENCIALES DE LA OFICINA MERINOS & ASOCIADOS, C.A. Entre algunas de las estrategias utilizadas por la mencionada Oficina están: 1. Las decisiones a tomar deben ser planificadas para su ejecución. 2. El objetivo es parte esencial del sistema y es factor determinante en la forma de relacionarse los diferentes elementos que la conforman. 3. Mantener regularidad en el comportamiento de la organización, evitando todo tipo de arbitrariedad. 4. Escoger el mejor método para cada tarea. 5. La organización del ambiente laboral debe responder a las necesidades del individuo. 6. Mantener un sistema de comunicación constante, es vital para la empresa. 7. Cooperar con los empleados para que la ejecución del trabajo sea hecho de la mejor manera posible. 8. La interacción y cooperación de los empleados es fundamental para alcanzar los objetivos que se propone la organización. 9. Es importante explicar a los miembros de la organización por qué se toma Determinado curso de acción y decisión. 20

21 2.9 CLIMA ORGANIZACIONAL La empresa trata constantemente de superar sus limitaciones en los procesos administrativos y financieros, no solo para mejorar sus procedimientos internos, sino también para generar un clima organizacional y administrativo que responda al requerimiento de actividades específicas que permitan el balance general de la administración y organización estructural de la firma. Por otra parte, cualquier decisión tomada por el Director, debe ser acatada por los Gerentes de Auditoria y administración y comunicarla a su personal subalterno; y una decisión tomada por los Gerentes de Auditoria y Administración afecta a sus respectivas áreas y al personal que está a su mando. La autoridad en este caso proviene de arriba hacia abajo, es decir, que es pasada del Director a los Gerentes de Auditoria y Administración, y éstos a su respectivo personal y al nivel operativo COMPETIDORES DE LA ORGANIZACIÓN Los principales competidores de la Oficina Merinos & Asociados son las demás oficinas contables ubicadas en Ciudad Bolívar, que prestan el mismo tipo de servicio contable a los clientes. 3 PLAN DE TRABAJO INICIAL La pasantía se desarrolló en la Oficina Merino & Asociados, C.A. En el departamento de Contabilidad y Auditoría, durante el periodo de mí actividades realizadas específico las siguientes: 1. Procesar Libros de Compras y Ventas Mensualmente bajo el Sistema Galac IVA. 2. Revisar, Ordenar y Archivar la Documentación de las Diferentes Empresas en Carpeta. 3. Exportar Libros de Compras y Ventas a Excel e Imprimirlos. 4. Elaborar y generar Comprobantes de Contabilidad. 21

22 5. Realizar Balance y Certificación de Ingreso para personas naturales. 6. Actualizar Libros Oficiales: Libros de Actas, Libros Diario, Libros Mayor y Libros de Inventario. 7. Elaborar Relación Discriminada de Ingresos para Declaración de Ingresos Bruto Anual (DIBA). 8. Elaborar Estados Financieros (EEFF) expresada en Bolívares Nominales. 3.1 OBJETIVOS DE LAS PASANTÍAS OBJETIVO GENERAL Describir y analizar los procedimientos contables aplicados a Personas Naturales y Jurídicas en la Oficina Merino & Asociados, C.A. con él de aplicar el conocimiento teórico recopilado en la Universidad, llevarlo a la práctica y adquirir experiencia laboral OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Familiarizarme con los registros y métodos contables de acuerdo al Principio de Contabilidad Generalmente Aceptado y la Normas Internacional de Información Financiera (NIIF). 2. Conocer el manejo de portal del SENIAT y del Sistema Galac Iva- Contabilidad. 3. Darle cumplimientos a la normas y legislaciones vigente tanto en el aspectos legal, fiscal, municipal, financieros, de las personas naturales y jurídicas. 3.2 ACTIVIDADES DESARROLLADAS El inicio de actividades en la Oficina Merino & Asociado, C.A. se dio el 18 de febrero, me presenté ante la ciudadana administradora Asmiriz Kobiriz dándome la bienvenida me enseño la instalaciones como estaba conformada estructura organizativa de la empresa luego me presentó a los directivos, consultor y a los contadores y asistente contables que laborar en esa empresa seguidamente me asignó 22

23 a la licenciada Mabelis Mendoza encargada del departamento de contabilidad y auditoría como Tutora Industrial luego me asignaron un escritorio con su respectiva computadora para desempeñar mí actividades me informó tiene la responsabilidad llevar la contabilidad aproximadamente a 25 Empresas entres personas naturales y jurídica como los contribuyente formales, contribuyentes ordinarios y contribuyentes especiales. Contribuyentes formales: son contribuyentes formales de IVA aquellos sujetos que realicen exclusivamente actividades u operaciones exentas o exoneradas del impuesto, tal como los beneficiados por el decreto Nº 2.133, mediante exoneran del pago de impuesto valor agregados la ventas de bienes muebles o prestación de servicios efectuadas por industriales, comerciantes, prestadores de servicios y demás personas. Contribuyentes Especiales: son designada por Servicios Nacional de Administración Tributaria (SENIAT) de acuerdo a la providencia administrativa 0056 que establece como sujeto pasivo calificado como especiales fungirán como agente retención del impuestos valor agregado, generados cuando compren bienes muebles o reciban servicios de proveedores que sean contribuyente ordinarios de este impuesto. En los casos de fideicomiso el fideicomitente fungirá como agente de retención, siempre cuando haya sido calificado como sujetos pasivo. En monto a retenerse será el setenta y cinco por ciento (75%) del impuesto causado de acuerdo al artículo 3 de la providencia Contribuyentes Ordinarios: se entiende por proveedores a los contribuyentes ordinarios del impuesto valor agregado que venda bienes muebles o presten servicios, ya sean con carácter de mayoristas o minoristas. Durante el transcurso de la actividades se llevo a cabo durante 16 semanas iniciado desde 18 de febrero hasta el 08 de junio organizar y ordenar expedientes de las empresas en una carpeta marrón tipo oficio etiquetándola con su nombre y RIF, actualice los documentos de manera cronológica y varias divisiones que a continuación se especifica: 23

24 Aspecto legal 1. Registro Mercantil. 2. Rif. 3. Documentos de propiedad del inmueble. 4. Póliza de seguros vigentes. Aspecto financiero 1. Relación de los activos fijos a la de cierre. 2. Relación de adición de activos fijos 3. Balance de Comprobación y los estados financieros 4. Nomina patrón 5. Factura del Seguro Social Obligatorio 6. INCE causado el último trimestre del ejercicios 7. Reporte administrativo del banco, cuentas por cobras cuentas por pagar e inventario 8. Relación del personal liquidado 9. Conciliación bancaria al 31 de diciembre Aspecto fiscal 10. Multas pagadas en el ejercicios 11. Ultima tres (3) declaraciones de impuesto sobre la renta y Activo Empresariales 12. Libros especiales 13. Las 12 planilla de IVA definitiva (forma 30) del ejercicios fiscal 14. Planilla de impuesto sobre la renta (ISLR) 15. Planilla que corresponden a las porciones de impuestos cancelados 16. Declaración jurada de Ingresos Brutos (DIBA) (impuesto de patente de industria y comercio (IPIC) 17. Retenciones de Impuesto Sobre la Renta. 24

25 3.2.2 Revisar, ordena y archivar las facturas y documentación de compras y ventas entregadas por los clientes de las diferentes Empresas Al comienzo del mes se realiza la carpeta tipo carta color amarilla de toda la empresas se etiqueta con el Nombre de los negocios el Rif el Mes y Año se hace una para contabilidad y otra para el SENIAT luego en los primero cinco (5) días de cada mes el contador recibe del clientes la facturas, cheque, recibo Luego de manera oportuna se clasifica de acuerdo a su naturaleza cuales son los ingresos la costos y los gastos seguidamente se ordena cronológicamente se verifica si cumplen los requisitos formalidades de la administración tributaria como lo establece el artículo 57 de la ley de impuesto valor agregado (IVA). 1. Numeración consecutiva y única de la factura o documento que se trate. 2. Numero de Control consecutivo y único por cada documento impreso, que se inicie con las frases Nº de Control. este número no estará relacionado con el número de facturación previsto en el numeral anterior. 3. Nombre completo y domicilio fiscal del Emisor, si se trata de una persona natural; o denominación o razón social y domicilio fiscal si el emisor es una persona jurídica u otro ente. 4. Numero de inscripción del emisor en el registro de Información Fiscal (RIF). 5. Nombre completo del adquirente del bien o recepto del servicio, Registro de Información Fiscal (RIF) 6. Especificación del monto del impuesto según la alícuota aplicable. Una verificada la facturas los ingresos costos y gastos gravado se archiva en la carpeta amarilla tipo carta del SENIAT y lo gastos no gravado como sueldo y salario pago de patente de industria y comercio pago de actividad económica y de publicidad, cancelación de aseo urbano se archiva en la carpeta amarilla tipo carta de contabilidad. 25

26 3.2.3 Procesar libros de compras y ventas mensualmente bajo el sistema Galac IVA Contabilidad En este programa consiste el registrar las facturas de compras y ventas gravada se va opción IVA donde queda reflejada en dos o en 4 transacciones dependiendo el movimiento de la operaciones que se realice entre el cargo y el abono y la factura de compras no gravada se registra por opción contabilidad los asientos contable de nomina se registra de sueldo salario la cancelación de fondo de ahorro obligatorio vivienda, la cancelación de impuesto valor agregado la planilla (forma 99030), (forma 99074) entres otros Exportar los libros de compras y ventas Una vez registrada la factura de compras y ventas de cada negocio mensualmente con el fin de obtener los libros de compras y ventas para la declaración mensual de IVA. Luego exportar en el sistema Galac IVA Contabilidad los libros de compras y ventas seguidamente verificó y se cotejó con el comprobante de retención sobre el IVA retenido tanto por el comprado o el vendedor. Los libros de compras y ventas son exigidos por el SENIAT. A tener totalizados se procede a ingresar al portal del SENIAT entrando a persona natural o persona jurídica, se ingresa el usuario y la clave correspondiente al contribuyente y en la parte de declaración de IVA, vaciamos la información de los créditos y débitos fiscales contenido en los libros de compra y venta en la planilla forma para la respectiva declaración de los contribuyentes ordinarios Elaborar o Generar Comprobante de Contabilidad Para generar el comprobante de contabilidad una vez de culminar de registra la operaciones de la empresa de compras y ventas. Ingresé al sistema Galac IVA Contabilidad seleccionar la empresa le da a la opción IVA a reglas de contabilización de comprobante seguidamente ingresa el periodo día, mes y año y de manera 26

27 automatizada generar el comprobante por lote mensual, generar el comprobante de ventas del mes y el comprobante de prorrateo mensual Elaboración de Balance y Certificaciones de ingreso para personas naturales Entre mí actividades elaboré balance personal y certificados de ingreso al clientes que lo requería para solicitar crédito o préstamo a entidades bancaria. El balance personal es un documento donde se detallan los activos, los pasivos y el patrimonio que posee una persona en un determinado momento. El balance le permite comparar la situación financiera. Certificación de ingreso es un documento que se elaborar de la cantidad de ingreso que genera o percibe una persona de una actividad económica durante un periodo determinado Actualización de Libros de Oficiales: Libros de Actas, Diario, Mayor y de inventario 1. La actualización de los libros diarios, mayor consta de todos los resumen en los cuales se reflejan horizontalmente las cuentas descritas y de manera vertical los movimientos respectivos a las actividades mensuales de los negocios, mencionándose el movimiento de cada mes y las cuentas afectadas con sus respectivos montos, luego de este resumen, se coloca sin dejar líneas de división los asientos respectivos y cierre al final del ejercicio económico. 2. El libro de inventario es un libro que al igual que el libro diario y el mayor, debe estar foliado y sellado oficialmente para su uso posterior. Consta de tres columnas, debe contener el balance inicial de la compañía, para el primer año y en los años subsiguientes los balances generales y el estado de resultado al final de cada periodo contable, de forma detallada clara y sin errores, tachaduras. 3. En el caso de los libros de actas y accionistas las actualizaciones realizadas se basaron en la trascripción de los registros mercantiles de las compañías. 27

28 3.2.8 Elaboración de Relación Discriminada de Ingresos para Declaración de Ingreso Bruto Anual (DIBA) Esta actividad consiste se ubica en el sistema Galac la carpeta de la empresa se procesa la planilla de la declaraciones de IVA (DIBA) por el año, mes y monto totalizado luego se abre el portal del SENIAT se ingresa los datos de usuario de la empresa seguidamente la clave se procede a la consulta seleccionando el periodo se realizar la comparaciones mensualmente totalizando del sistema con la empresa cuales fueron los ingresos declarado Elaboración de los Estados Financieros (E.E.F.F.) expresada en Bolívares Nominales Los estados financieros son los documentos que debe preparar la empresa al terminar el ejercicio contable, con el fin de conocer la situación financiera y los resultados económicos obtenidos en las actividades de su empresa a lo largo de un período. Los estados financieros es proveer información sobre el patrimonio del ente emisor a una fecha y su evolución económica y financiera en el período que abarcan, para facilitar la toma de decisiones económicas. Se considera que la información a ser brindada en los estados financieros debe referirse a los siguientes aspectos del ente emisor: 1. Su situación patrimonial a la fecha de dichos estados 2. Un resumen de las causas del resultado asignable a ese lapso; 3. La evolución de su patrimonio durante el período; 4. La evolución de su situación financiera por el mismo período, 5. Otros hechos que ayuden a evaluar los montos, momentos e incertidumbres de los futuros flujos de fondos que los inversores y acreedores recibirán del ente por distintos conceptos. 28

29 Los estados financieros son los informes sobre la situación financiera y económica de una empresa en un periodo determinado Balance de Comprobación Es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los débitos y de los créditos de las cuentas junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite establecer un resumen básico de un estado financiero. El balance de comprobación refleja la contabilidad de una empresa u organización en un determinado periodo. Por eso, este balance actúa como base a la hora de preparar las cuentas anuales. El balance de comprobación también permite confirmar que la contabilidad de la empresa esté bien organizada. Estado de Resultados o de Ganancias y Pérdidas Es un documento complementario donde se informa detallada y ordenadamente como se obtuvo la utilidad del ejercicio contable. El estado de resultados está compuesto por las cuentas nominales, transitorias o de resultados, o sea las cuentas de ingresos, gastos y costos. Los valores deben corresponder exactamente a los valores que aparecen en el libro mayor y sus auxiliares, o a los valores que aparecen en la sección de ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo. Balance General Es el documento contable que informa en una fecha determinada la situación financiera de la empresa, presentando en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su patrimonio, valuados y elaborados de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. En el balance solo aparecen las cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros auxiliares. El balance 29

30 general se debe elaborar por lo menos una vez al año y con fecha a 31 de diciembre, firmado por los responsables: Contador, Revisor, Fiscal, Gerente. 4 MÉTODO APLICADO Mediante el desarrollo en el tiempo de mí actividades uno de los métodos aplicados fue el de la observación organización el desempeño el cumplir el plan trabajo y la supervisión del tutor industrial brindando la asesoría oportuna de los trabajo realizado fue es vital importancia para trazar los objetivos acordados. 5 FACILIDADES Y DIFICULTADES EN EL PROCESO DE DESARROLLO DE LA PASANTÍA 5.1 FACILIDADES 1. La oficina Merino & Asociados es una firma de prestigio tiene una ubicación excelente buen ambiente de trabajo cuenta con un espacio físico adecuado, armónico y agradable. 2. Cuenta con profesionales altamente capacitados en materia de derecho, economista, fiscal, tributario y contable me brindaros asesoría en todo momento. 3. La oficina contable me asigno un puesto agradable cómodo, un escritorio computadora para desempeñar mis actividades con éxito. 4. El apoyo de mi tutora industrial Mabelis Mendoza que fue de gran ayuda igual que al resto de contadores y asistente que laborar en la oficina contable. 5.2 DIFICULTADES 1. La dificultades es que se presentaba de parte de los clientes en ciertos casos se retardaba en la entrega de los documentos contables para registrar las transacciones, dificultando el proceso para la declaración mensual IVA 30

31 2. Alguna limitaciones que se presentaba de vez en cuando se interrumpía el fluido eléctrico y otro caso los cliente no retiraba la carpeta a tiempo. 6 CONOCIMIENTOS TEÓRICO - PRÁCTICO ADQUIRIDO La pasantía es un proceso de aprendizaje en el campo laboral donde me permitió desarrolla una series de habilidades y adquirir experiencia siendo un complemento esencial de lleva lo teórico a la práctica me ayudo aclarar dudas y desempeñarme de manera expedita a para cumplir con las actividades asignadas, pude aprender a manejar el Sistema Galac IVA, que es de suma importancia y una herramienta indispensable para poder procesar los documentos contables de las diferentes empresa. Fue una oportunidad provechosa para mi vida profesional para poner en práctica los conocimientos adquirido en la Universidad Nacional Experimental de Guayana capacitándome en el ambiente laboral como futuro contador público. 31

32 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1 Conclusiones De acuerdo plan de trabajo presentado y con base a las actividades generadas durante el período de pasantías, se llega a las siguientes conclusiones: La empresa firma Merino & Asociados se encuentra integrada por personal técnico y profesional altamente capacitado y actualizado en los últimos cambios legales, fiscales y tecnológicos que enfrenta el país en la actualidad, lo cual le permite desarrollar sus actividades de manera óptima y eficaz, en base a objetivos, metas y políticas establecidas, siguiendo los canales de autoridad y comunicación existentes en esta. La empresa también cuenta con tecnología de punta, lo cual la coloca a la vanguardia en la capacidad de respuestas eficaces para con sus clientes Además promueve el aprendizaje organizacional a través de la realización de talleres internos, que ayudan a difusión de información y a la retroalimentacion.de conocimientos. Se pudo evidenciar que referente a la entrada en vigencia de la Ordenanza Nº 328 conjuntamente con la Nº 263 Sobre agentes de Retención de Impuestos Sobre las Actividades Económicas de Industrias, Comercio, Servicios o de Índole Similar, se genero mucha confusión en los clientes debido a la mala interpretación de de algunos términos empleados en la misma. 32

33 5.2 Recomendaciones: De acuerdo a las conclusiones presentadas, se sugieren las siguientes recomendaciones: Continuar la política de desarrollo profesional al equipo de trabajo, lo cual redundará en la calidad del servicio y la satisfacción de los clientes. Mantener la innovación en los programas contables con el fin de estar vigentes con los cambios que se presenten, esto garantizará la eficiencia del servicio. Realizar talleres donde no solo se involucre al personal que labora dentro de la empresa sino también a los clientes para de esta manera interactuar directamente con los mismos y así lograr que estos tengan la oportunidad de expresar abiertamente sus inquietudes, especialmente cuando haya alguna modificación de carácter legal o tributaria 33

34 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS. Reglamento General de Pasantías de la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG). (2011). Resolución Nº cu , Acta Nº 0-09, Mayo 16,2011. Código de Comercio (1955). Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, 475 Diciembre 21, 1955 Ley de Impuesto Sobre la Renta (L.I.S.L.R.). (2007). Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, 38628, Febrero 16, Ley de Impuesto Al Valor Agregado (L.I.V.A). (2005). Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, 38263, Septiembre 01, Reglamentos General de la Ley de Impuesto Al Valor Agregado (R.L.I.V.A.). (2006). Decreto Oficial de la República Bolivariana de Venezuela, 206, Julio 09, Portal Web Servicios de Administración Integrado de Administración Tributario. 34

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37 Anexo1: Entrada al Programa Galac Software. Anexo 2: Opciones de Software Galac IVA. 37

38 Anexo 3: Forma de cómo insertar las ventas en el Sistema GALAC Integrado (1) Anexo 4: Forma de cómo insertar las ventas en el Sistema GALAC Integrado (2) 38

39 Anexo 5: Forma de insertar las compras en el Sistema GALAC Integrado (1) Anexo 6: Forma de insertar las compras en el Sistema GALAC Integrado (2) 39

40 Anexo 7: Exportar Libro de Ventas y Compras del Sistema Galac a Excel.(1) Anexo 8: Exportar Libro de Compra del Sistema Galac a Excel. (2) 40

41 Anexo 9: Opción Menú para acceder a opciones de Contabilidad. 41