UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍAS SEDE CIUDAD BOLÍVAR

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍAS SEDE CIUDAD BOLÍVAR DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES VINCULADAS A LA CANCELACIÓN DE LAS RETENCIONES DEL IMPUESTO DEL VALOR AGREGADO EN EL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA EMPRESA INVERSIONES S.S. & P., C.A., MUNICIPIO HERES, ESTADO BOLÍVAR. TUTOR: Prof. Jesús Ascanio C.I.: V PASANTE: Daniela, Martínez C.I.: V CIUDAD BOLÍVAR, OCTUBRE DE 2012 iii

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3 INDICE GENERAL INDICE GENERAL... INTRODUCCION. 1 1 IDENTIFICACION DE LA ORGANIZACIÓN 2 Misión 4 Visión. 4 Objetivos de la Empresa 4 Valores ESRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA 5 3 OBJETIVOS DE LA PASANTÍA. 6 4 DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE EL PERÍODO DE PASANTÍAS Ordenar y Archivar facturas de compra y ventas Elaborar los Libros de Ventas Realizar y archivar retenciones 75% del IVA Facturas de Proveedores Elaborar los Libros de Compras FACILIDADES Y DIFICULTADES ENCONTRADAS DURANTE EL PERÍODO DE PASANTÍAS. 6 BENEFICIOS ADQUIRIDOS EN EL PERÍODO DE PASANTÍAS CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Recomendaciones.. 13 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS. 14 ANEXOS pp. iii 6 10 v

4 INTRODUCCIÓN En el proceso de formación profesional, el desarrollo de actividades prácticas vinculadas a la contabilidad de una organización; es fundamental ya que actúa como sistema para el logro de los objetivos dentro de dicha organización. Dentro de esta perspectiva se elabora este informe de pasantía relacionado con las actividades ejecutadas dentro de los parámetros y estrategias. La pasantía permite una confrontación directa de la teoría con la práctica, como requisito de la Universidad Nacional Experimental de Guayana para obtener el título de Licenciado en Contaduría Pública. La pasantía se llevó a cabo en las instalaciones de la empresa INVERSIONES S.S. & P., C.A., comprometida en la realización de obras infraestructurales relevantes para el desarrollo del país, como la construcción de carreteras, autopistas, ferrocarriles, puentes, puertos, aeropuertos y represas. Para cumplir con la pasantía se estableció un plan de trabajo en el que se fijaron una serie de actividades que han de realizarse en un determinado tiempo. El mismo fue alcanzado de manera cabal, no obstante, con algunas variaciones pero siempre apegado a los objetivos específicos como la elaboración de los libros de compra y venta, la aplicación el proceso de la declaración del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y el desarrollo del proceso de retención del 75% al momento de la cancelación de una factura a un proveedor y todo esto gracias a la fidelidad en el cumplimiento del plan de trabajo planificado y acordado. La descripción y conceptualización de las actividades realizadas dentro de la empresa INVERSIONES S.S. & P., C.A., en el cual se destacan Ordenar y Archivar facturas de compras y ventas, concepto y elaboración de libros de compras y ventas, retención del 75%, entre otros. También se detallan las conclusiones y las recomendaciones del trabajo. 1

5 1 IDENTIFICACION DE LA ORGANIZACION INVERSIONES S.S. & P., C.A. es una Empresa comprometida en la realización de obras infraestructurales relevantes para el desarrollo del país, como la construcción de carreteras, autopistas, ferrocarriles, puentes, puertos, aeropuertos y represas. La Empresa inició su actividad en el Complejo Hidroeléctrico Manuel Piar en Tocoma-Estado Bolívar, desempeñando las siguientes funciones: Distribución de agua potable en camiones cisternas dotados con tanques de acero inoxidable. Recolección y bote de desechos no tóxicos: «Basura inorgánica». Transporte de personal profesional y técnico en vehículos tipo Van. Alquiler de vehículos para personal profesional y técnico del Consorcio OIV. Para el año 2008 la Empresa «En pro de satisfacer las necesidades pujantes del Consorcio» amplia su capacidad laboral, adquiriendo una flota de maquinaria: Seis camiones, marca Iveco, modelo Trakker de 20 m3 de cap. Un cargador frontal 962H marca Caterpillar. Una excavadora CAT 336 marca Caterpillar. En el año 2009, empieza a ejecutar actividades relacionadas al acarreo y transporte de material conjuntamente con el alquiler de equipos pesados En este sentido podemos citar algunas áreas donde prestamos este servicio. Planta de arena. Planta de concreto OIV. Planta de concreto VIT. Presa derecha. 2

6 En el año 2010 nos solicitan apoyo para el acarreo, transporte de arcilla y rocas en la Sub-estación eléctrica, posterior a esta actividad se consiguen dos contratos significativamente importantes dentro de Tocoma. Contrato SUB-OIV correspondiente al Saneamiento de la Laguna de sedimentación que incluye carga y acarreo de material a distintos puntos de la obra. Contrato SUB-OIV correspondiente al Tramo II de la Variante vía Ferroviaria, en su etapa final, el cual incluye perforación, voladura, carga acarreo de material de excavación común y producto de voladura. En esta oportunidad la Empresa adquiere un importante inventario de maquinarias y equipos que nos permitió ejecutar el mencionado contrato, convirtiéndonos en una Compañía de gran capacidad logística y técnica para asumir compromisos contractuales de gran envergadura. En el año 2011 y en esta primera parte del año 2012, la Empresa Inversiones S.S. & P., C.A. siguió creciendo, adquiriendo más equipos, maquinarias y vehículos que le permitieron ganarse nuevos contratos: SUB-OIV : Riego de vías y áreas en margen izquierdo del Proyecto Tocoma. SUB-OIV : Perforación en cantera y carga de roca producto de voladura. SUB-OIV : Transporte de material margen izquierda a margen derecha vía el retumbo. 3

7 Misión Prestar servicios de alta calidad profesional en las áreas de construcción, perforación, carga y acarreo de material en obras de cualquier magnitud. Visión Ser una organización reconocida a nivel nacional especializada en el área de construcción de proyectos de gran envergadura. 4

8 2 ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA EMPRESA Figura Nº 1 Estructura Organizativa de la Empresa INVERSIONES S.S. & P., C.A., PRESIDENTE ASESOR LEGAL VICE PRESIDENTE ASESOR INFORMÁTICO SECRETARIA DPTO. COMERCIAL ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS DIRECCIÓN TECNICA Y DE PROYECTO DEPÓSITO DPTO. COMPRAS DPTO. CONTABLE DPTO. PERSONAL INGENIERIA OBRAS Fuente: Estructura Organizativa Empresa Inversiones S.S. & P., C.A.,

9 3. OBJETIVOS DE LA PASANTIA 3.1 Objetivo General Describir las actividades vinculadas a la cancelación de las retenciones del Impuesto Del Valor Agregado en el Departamento Administrativo de la Empresa Inversiones S.S. & P., C.A. Municipio Heres, Estado Bolívar. 3.2 Objetivos Específicos Verificar que las facturas de compras cumplan con lo establecido en leyes, reglamentos y providencias. Realizar todas las actividades siguiendo las políticas y normas de la organización para la ejecución de las actividades dentro del Área Administrativa Desarrollar conocimientos adquiridos durante el proceso de aprendizaje en base a registros contables, conciliaciones bancarias y ajustes a los estados financieros al final del ejercicio. 4. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE EL PERIODO DE PASANTIAS Las actividades realizadas dentro de la organización se describen y conceptualiza de la siguiente manera: 4.1 Ordenar y Archivar facturas de compras y ventas Esta actividad consiste en archivar de forma diaria, semanal o mensual las facturas de venta, de compra y de gastos de cada cliente y proveedor en su carpeta respectiva. Estas tienen un orden según las fechas y número de factura (en el caso de las facturas de ventas de la empresa), y para el caso de facturas de proveedores según la fecha estas son archivadas y finalizando el mes son llevadas al departamento de contabilidad, el cual este 6

10 se encarga de registrar, clasificar, resumir y analizar con el fin de interpretar sus resultados y esto de la siguiente manera: Las facturas de ventas son vaciadas al libro de ventas, las de compras son vaciadas al libro de compras, luego las facturas de ventas a crédito de la empresa se vacían en el formato de las cuentas por cobrar para así llevar un control de las cuentas que tiene la empresa por cobrar. Las facturas de los proveedores que son a créditos se vacían en las cuentas por pagar de la empresa y se van eliminando a medida que van siendo canceladas y se van anexando a la misma a medida que van entrando compras a crédito. Luego se procede a realizar las cuentas y un resumen en un formato denominado movimiento contable, el cual contienen las cuentas y los montos necesarios para la realización del libro diario, todo estos movimientos tienen que ser revisados y analizados por el contador de la empresa, y de esta manera se lleva un control mensual de la empresa y se denota la importancia de archivar las facturas utilizadas por la empresa bien sea en ventas o compras. 4.2 Elaborar los Libros de Ventas De igual manera estos libros mensuales se realizan en el departamento contable de la empresa Inversiones S.S. & P., C.A. y como ya se explicó las facturas de ventas se archivan de manera que puedan ser vaciadas en el libro de ventas y las facturas de compra se archivan para que puedan ser vaciadas en el libro de compras y por medio de estos libros se pueda observar de una manera rápida el total de las ventas o de las compras de la empresa para ese mes. En el libro de ventas se ordenan las facturas por fechas y por número de factura correlativo. En caso de que la factura esté anulada se toma la 7

11 fecha y numero de factura para no perder el orden, más no se toma el monto de la misma y se coloca que se encuentra anulada la factura. El formato del libro venta se llena utilizando los siguientes datos que son: La fecha de la factura, nombre o razón social del cliente, numero de Rif del cliente, numero de factura y control, número de nota de debito y de crédito, tipo de transacción, condiciones de pago, total monto de la factura incluyendo el IVA, monto exento de la factura base e IVA para los clientes a contribuyentes y base e IVA para los clientes de consumidor final, luego se refleja el numero y monto de las retenciones realizadas por los clientes que son contribuyentes especiales el cual nos retienen el 75% y eso hay que reflejarlo en los libros de venta y esas retenciones son obtenidas al momento que los clientes nos cancelan las facturas correspondientes 4.3 Realizar y Archivar Retenciones (Reteniendo 75%): Esta actividad se realiza en el departamento de contabilidad y consiste en realizar la retención al momento de la cancelación de una factura a un proveedor, siempre y cuando esta factura pague IVA, reteniéndole el 75%, esto es debido a que la empresa Inversiones S.S. & P., C.A. fue asignada como contribuyente especial. En caso de que la factura sea exenta no se realizara la retención. Una vez sellada y firmada la retención y una se va con el cliente y la otra se archiva para la contabilidad y registro de la empresa. Al momento de que el departamento de contabilidad le toca realizar la retención necesita tener la autorización del presidente que va a indicar cuáles y cuantas facturas se van a cancelar de las que se encuentran en las cuentas por pagar, una vez indicadas las facturas se procede a llenar el formato de retención de la siguiente manera: En la parte superior se procede a llenar los datos del agente de retención, es decir los datos de la empresa Inversiones S.S. & P., C.A., como el logo, el nombre o razón social de la empresa, el numero de RIF, la 8

12 dirección fiscal, el numero de comprobante que debe tener un consecutivo y debe ser de 14 dígitos, el periodo fiscal que lo comprende el año y mes en que se está realizando la retención y la fecha indicando la realización de la misma. En la parte inferior se van a colocar los datos de la o las facturas en caso de que sean varias siempre y cuando sean del mismo proveedor y paguen IVA. Para llenar la parte inferior se necesita fecha de la factura, número de la factura, número de control de la misma, número de nota de débito y numero de nota de crédito si la tiene, tipo de transacción indicando si es una compra, total de las compras incluyendo el IVA, monto exento si lo tiene se debe de reflejar, base imponible, impuesto de la base y el 75% del IVA retenido se tiene que reflejar en la retención. Y este 75% tiene que ser declarado y pagado cada 15 días de acuerdo a un calendario dado a los contribuyentes especiales y este pago debe realizarse en el banco Mercantil. 4.4 Elaborar los Libros de Compra En cuanto a los libros de compras de igual manera las facturas que cumplan con las exigencias establecidas son archivadas en la carpeta respectiva del mes son vaciadas en el libro de compras y estas llevan un orden consecutivo de a cuerdo a las fecha de cada factura. El formato del libro de compras es llenado utilizando los siguientes datos: Fecha, nombre o razón social del proveedor, RIF del proveedor, tipo de proveedor, número de factura y control, número de nota de débito y de crédito, tipo de transacción, condición de pago, total de compras incluyendo el IVA, monto exento de la factura, base e IVA para compras de importación, base e IVA para compras nacionales. Y para los contribuyentes especiales, en este espacio la empresa Inversiones S.S. & P., C.A. refleja las retenciones que ha realizado la empresa a las facturas canceladas de los proveedores y refleja el número de comprobante de la retención y el monto retenido a la factura. 9

13 5. FACILIDADES Y DIFICULTADES ENCONTRADAS DURANTE EL PERIODO DE PASANTIAS A lo largo de la carrera de contaduría pública se adquirieron conocimientos que representaron las bases teóricas para alcanzar cada objetivo especifico y fueron adecuados a las necesidades, lo cual permitió desarrollar las actividades diarias de la Pasantía, comprendiendo los términos y procesos contables, que se llevan a cabo en función del proceso de cancelación de las retenciones en materia del IVA por parte de la Empresa INVERSIONES S.S. & P., C.A., Municipio Heres, Estado Bolívar. Los elementos científicos vinculados a los principios contables, son conocimientos adquiridos durante la carrera, lo que facilitó el desenvolvimiento y la comprensión de los mismos en la Pasantía. Durante éste periodo, se hizo indispensable aplicar los conocimientos básicos y destrezas en contabilidad, administración tributaria, finanzas, auditoría, impuestos, entre otros, a fin de direccionalizar de mejor manera todas las actividades que se generan en el proceso de retención en materia de IVA. Se confirmó a través de la experiencia en la Pasantía, que el aprendizaje logrado a lo largo de la carrera, son conocimientos a nivel general, ya que en la práctica laboral, cada empresa o institución tiene su propia forma de llevar a cabo sus actividades contables. También fueron aplicados conocimientos generales como el mantenimiento del orden, la disciplina, la responsabilidad, la subordinación de los intereses particulares al interés general, la iniciativa, la equidad y la unión del personal, entre otros, lo cual permitió un buen desenvolvimiento en el área y un mayor grado de eficiencia en las actividades que se desarrollaron. 10

14 6. BENEFICIOS ADQUIRIDOS EN EL PERIODO DE PASANTIAS La pasantía realizada en el departamento administrativo de la empresa Inversiones S.S. & P., C.A., Municipio Heres, Estado Bolívar, permitió poner en práctica el aprendizaje académico adquirido durante la carrera. Los alcances y logros están orientados al desarrollo de nuevos y mejores conocimientos sobre las actividades y procesos contables que se llevan a cabo en una organización para beneficiar a su personal, y la importancia que tiene pautar las normas que deben cumplir los empleados que labora dentro de una dirección, división, departamento o unidad, en función de alcanzar los objetivos planteados por una empresa. Los conocimientos logrados en el periodo de pasantía, se deben en gran parte a la experiencia, formación y colaboración de las personas que laboran en el departamento administrativo y las unidades adscritas sobre la forma en que ellos desempeñan cada una de las actividades de tipo contable que benefician a la organización. Se mejoró y perfeccionó la capacidad de análisis al momento de realizar el proceso de cancelación de retenciones en materia del IVA, las cuales serán un gran apoyo a nivel gerencial en la toma de decisiones. De esta forma, se pudo expresar las ideas por escrito, de manera coherente y clara utilizando los canales de la comunicación. Se determinó que las relaciones interpersonales son de suma importancia en cualquier ambiente de trabajo, siendo cortes y educado con los compañeros y prestando colaboración cuando estos la requieran, de esta manera se puede conservar una efectiva relación tanto con los superiores como con los demás compañero de trabajo. 11

15 7. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 7.1 Conclusiones Finalizadas las actividades de pasantía en el departamento administrativo de la empresa Inversiones S.S. & P., C.A. Municipio Heres, Estado Bolívar, se puede concluir lo siguiente: En primer lugar que las actividades ejecutadas proporcionan conocimientos, habilidades indispensables y útiles para la formación definitiva de un profesional en el área de la contaduría pública. La empresa implementa un registro contable adecuado y claro, debido a la automatización del proceso, esto beneficiará a la misma ya que los resultados se conocerán de una manera más ordenada logrando confianza en la información que se genera. Cabe resaltar que la Empresa Inversiones S.S. & P., C.A. cuenta con un personal altamente capacitado y con sistemas avanzados, que facilitan y disminuyen el tiempo de trabajo, logrando así un desempeño acorde con sus exigencias, y cumple a cabalidad con los requerimientos y requisitos exigidos por el SENIAT permitiendo, que siendo ésta objeto de fiscalización y de auditorias nunca se le otorgue ninguna sanción. Es de suma importancia destacar que la realización de las labores en el departamento donde se cumplió la función laboral, resultó útil, ya que las mismas permitieron obtener experiencia profesional, y comprobar los conocimientos adquiridos durante el tiempo de estudio de la carrera. Al igual que ayudó al personal que labora en dicho departamento de manera tal, que se descongestionó y disminuyó la cantidad de trabajo acumulado. 12

16 7.2 Recomendaciones Las recomendaciones propuestas en esta pasantía se detallan a continuación: De acuerdo con las actividades ejecutadas en la empresa Inversiones S.S. & P., C.A., la misma debería seguir facilitando el acceso de estudiantes parar adquirir conocimientos de tipo profesional, centrados con experiencias relacionadas con la contaduría. Utilizar sistemas automatizados dentro de la empresa que vayan a la par con los avances tecnológicos. Seguir contando con un personal altamente capacitado para el desarrollo de todas sus actividades. Se sugiere de igual forma mantener al personal que labora en Inversiones S.S. & P., C.A., al día con todas las nuevas normas, providencias o modificaciones, para que la empresa este actualizada al momento de realizar sus actividades diarias. 13

17 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ACOSTA, H. (2006). Municipio, Gobierno y Proceso Contable. Editorial Mac Graw Hill. México. ÁVILA, A. y BASTIDAS, J. (2009) Administración Tributaria. Caracas, Moya, M. (2003). Elementos de Finanzas Públicas y Derecho Tributario. Tercera Edición. Mobil Libros. Providencia Administrativa Nº 0591 (Providencia que establece las normas generales de emisión de facturas y otros documentos) Agosto 28, 2007 (Artículos 1 y 12) Rodríguez, J. (2005). Curso Práctico de ISLR. Cuarta Edición. Corporación Maica. Caracas- Venezuela 14

18 ANEXOS 15

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