DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES QUE SE REALIZAN MENSUALMENTE A LAS EMPRESAS DE LA FIRMA CONTABLE DE LA LCDA. DONEYSI BEATRIZ MEZA REYES.

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACION GENERAL DE PREGRADO COORDINACION DE PASANTIAS FIRMA CONTABLE LCDA DONEYSI BEATRIZ MEZA REYES DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES QUE SE REALIZAN MENSUALMENTE A LAS EMPRESAS DE LA FIRMA CONTABLE DE LA LCDA. DONEYSI BEATRIZ MEZA REYES. AUTOR: Ruiz V Elizabeth C. C.I Puerto Ordaz, Junio de 2013

2 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACION GENERAL DE PREGRADO COORDINACION DE PASANTIAS FIRMA CONTABLE LCDA DONEYSI BEATRIZ MEZA REYES DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES QUE SE REALIZAN MENSUALMENTE A LAS EMPRESAS DE LA FIRMA CONTABLE DE LA LCDA. DONEYSI BEATRIZ MEZA REYES. Informe de pasantía presentado para optar al título de Licenciada en Contaduría Publica TUTOR ACADEMICO: Lcda. Tritzi Gutiérrez TUTOR INDUSTRIAL: Lcda. Doneysi Meza AUTOR: Ruiz V Elizabeth C. Puerto Ordaz, Junio de 2013

3 INDICE INTRODUCCION 4 DESCRIPCION DE LA EMPRERSA 6 Identificación de la empresa 6 Misión. 6 Visión 7 Objetivos 7 Unidad donde se desarrolló la pasantía. 7 Estructura Organizativa 7 PROBLEMAS OBSERVADOS EN LA EMPRESA 8 Situación problema 8 OBJETIVOS DE LA PASANTIA 9 Objetivo general 9 Objetivos Específicos 9 PLAN INICIAL DE TRABAJO 9 DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS 10 Inducción 10 Elaboración de libros de compras 10 Elaboración de libros de ventas 11 Declaración IVA 13 Elaboración de relación de ingresos 14 Elaboración de relación de egresos 15 Libros contables 16 Libro Diario 16 Libro Mayor 17 LOGROS DEL PLAN ACORDADO 18 FACILIDADES Y DIFICULTADES 19 Facilidades 19 Debilidades 19 CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS EN EL PROCESO DE PASANTIA 20 CONCLUCIONES 21 RECOMENDACIONES 22 BIBLIOGRAFIA 23 ANEXOS 24 pp.

4 INTRODUCCIÓN Se puede afirmar que los sistemas y procedimientos contables que se manejan estratégicamente hoy en día, son útiles ya que la empresa se convierte en una mezcla de destreza técnica, empresarial y de conocimientos. En este informe se evidencia que mediante la utilización de ciertos sistemas automatizados permiten la adopción de un nuevo modelo de trabajo práctico y seguro para la ejecución de actividades en los procedimientos contables. La pasantía se llevó a cabo en la firma personal de la licenciada Doneysi Meza la cual ofrece un servicio profesional a las pequeñas y medianas empresas de cualquier índole, en lo que respecta al área contable, financiera y fiscal, que tiene cabida en nuestro país. Los conocimientos obtenidos y plasmados en este informe se refieren a las actividades que se realizan mensualmente a empresas, a las cuales la oficina les brinda sus servicios contables. Basado en estas actividades se diseñó un plan inicial de trabajo el cual se desarrolló en un tiempo establecido, dicho plan se fundamentó en actividades relacionadas con el registro de facturas de compras y ventas en el sistema contable SGT de proandsy proporcionando sus respectivos libros para la declaración de impuesto al valor agregado (IVA) forma 30 en el portal del Seniat. De la misma forma se abordaron actividades como registros de libros legales de contabilidad como lo son: el libro de actas, diario, mayor, y de accionistas. Todos los objetivos fueron alcanzados satisfactoriamente en función de lo acordado. Este informe se encuentra estructurado de acuerdo a la labor, logros y vivencias del pasante, consta de una serie de aspectos los cuales son: descripción de la empresa (identificación, misión, visión, objetivos), 4

5 problemas observados en la empresa, objetivos de la pasantía, plan de trabajo inicial, descripción de las actividades realizadas, logros del plan de trabajo acordado, facilidades y dificultades encontradas durante el proceso de pasantía, aportes dados a la organización, y una apreciación de la adquisición de los conocimientos teóricos y prácticos, todo esto para dar paso a describir las conclusiones y recomendaciones finales. Este proceso de pasantía permitió el desempeño en la rama profesional, adquiriendo conocimientos primordiales para el presente y futuro, fue de gran ayuda y motivación para aprender todo lo relacionado con el campo laboral. 5

6 DESCRIPCION DE LA EMPRESA Nombre de la empresa: Oficina contable de la Lic. Doneysi Meza Identificación de la empresa: La licenciada Doneysi Meza egresada de la universidad Bicentenario de Aragua inscrita en el colegio de contadores ha decidido independizarse en materia laboral formando así una pequeña firma personal ubicada en UD-321, CC Luannca, Nivel 1, Local 16-A. Zona Ind. Matanzas. Puerto Ordaz. Por los momentos cuenta con un solo personal que es su persona; ofreciendo servicios como: contabilidad general para personas jurídicas y natural, contribuyentes especiales, ordinarios, formales y cooperativas; asesoría, declaración IVA e ISLR, ingresos brutos, cierre del ejercicio, cálculo de prestaciones sociales, balance personal, certificación de ingresos así como trámites para IVSS, INCE, FAOV, MINTRA y ALCALDIA. Misión: Prestar sus servicios en materia contable, financiera y fiscal a las medianas y pequeñas empresas y público en general para que así estas cumplan con los requisitos legales establecidos por el país y de conformidad con las normas internacionales de contabilidad. 6

7 Visión: Consolidar la empresa en el área contable, financiera y fiscal, prestando un servicio eficiente y eficaz a nuestros diferentes clientes satisfaciendo sus requerimientos. Objetivos: Evaluar la situación financiera de una entidad a través de los diferentes libros y estados financieros que debe llevar una empresa registrada en el país prestándole asesoría contable, fiscal y financiera. UNIDAD DONDE SE DESARROLLO LA PASANTIA. Estructura organizativa: Esta firma no cuenta con un número de empleados solo cuenta con un departamento de contabilidad conformado por la Lcda. Doneysi Meza en el cual desarrolla las siguientes actividades: Preparar Estados Financieros. Elaborar reexpresión de estados financieros. Asesoría contable en general. Preparar la información financiera para el registro contables en libros. Elaborar cálculo de nómina y prestaciones sociales. Realizar el ajuste por inflación fiscal según la normativa de impuesto sobre la renta. Declaración del ISLR e IVA. Analizar y solucionar problemas planteados por el cliente. 7

8 PROBLEMAS OBSERVADOS EN LA EMPRESA. Situación del problema La oficina contable de la Lcda. Doneysi Meza es un lugar pequeño ya que se está iniciando, no cuenta con un personal a su disposición lo que ocasiona que el trabajo de sus diferentes clientes se encuentre retrasado. Los documentos no se encuentran organizados de manera correcta lo que puede hacer que a la hora de buscar una información de alguno se tarde porque no se consiga por estar traspapelado. También la contabilidad de algunos clientes no se encuentra actualizada. Aun cuando se trabaja de manera eficiente y responsable, existen diversas dificultades, que con el tiempo pueden ser causales de grandes inconvenientes, ya que cuenta con una cartera de clientes los cuales en su tiempo reglamentario proporcionan la documentación pertinente y necesaria para la realización de la contabilidad de sus negocios. Lo recomendable en este tipo de casos es la extensión de equipos para archivar dicha documentación en forma alfabética, de esta manera facilitar la búsqueda de documentos de meses anteriores que puedan necesitarse. 8

9 OBJETIVOS DE LA PASANTÍA. Objetivo general. Describir los procedimientos contables realizados en la firma personal de la Lcda. Doneysi Meza Objetivos específicos. Detallar los libros de compra y venta para realizar su respectiva declaración del IVA de las empresas que lleva la firma personal. Determinar el IVA a pagar de las diferentes empresas. Contabilizar las transacciones. 9

10 PLAN INICIAL DE TRABAJO. Inducción. Elaboración de libros de compras. Elaboración de libros de ventas. Elaboración de relación de egresos. Elaboración de relación de ingresos. Planilla de declaración IVA. Realizar libros contables. Elaboración de documentos requeridos por la sunacoop. Elaboración del informe de pasantía DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS. Inducción. La lcda. Doneysi Meza explico las diferentes actividades a realizar de manera general, las normas y procedimientos establecidos en la oficina como el horario a cumplir el cual contemplo de 8:00 A.M a 12:00 P.M y de 1:00 P.M a 4:00 P.M. Breve charla del sistema contable el cual se llama SGT contable de proansy y está dividido en 5 módulos Gestión tributaria Tesorería. Contabilidad. Ajuste por inflación fiscal. Ajuste por inflación financiero. 10

11 Elaboración de libros de compras. Para realizar el libro de compras se ingresan las facturas en el sistema SGT contable de proansy las cuales deben ser facturas sobre formatos o formas libres, para su elaboración se siguen los siguientes pasos: Se ingresa la fecha de emisión de la factura las cuales tienen que ser del mes que se va a declarar el IVA o de meses anteriores y no se pueden meter facturas repetidas de igual manera el sistema indica cuando la factura ya fue ingresada. El tipo de documento si es factura o nota de crédito. El número de factura. El número de control. Cuando las facturas son de maquina fiscales que no tienen el número de control específicamente se coloca el mismo número de la factura. El Rif de la empresa. El sistema lo busca directamente en el seniat y lo guarda como proveedor. La base imponible del total de factura y el IVA. Se coloca si es gravable por alícuota general del 12% o alícuota reducida del 8% y estar pendiente si es exenta. Se selecciona la cuenta contable dependiendo de lo servicio comprado. Si la empresa es agente de retención se coloca el número de comprobante y el monto retenido y la sumatoria total de las facturas que se le retuvo IVA lo cual debe coincidir con lo declarado como agente de retención. Por último se guarda la operación y el sistema te da el libro de compras. 11

12 Cuadro Nº 1 Ingreso de facturas de compras Elaboración del libro de ventas. Las empresas emiten facturas por los medios siguientes: Manual o mecánicamente, sobre formatos elaborados por imprentas Autorizadas por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT). Mediante sistemas computarizados o automatizados, sobre formas libres elaboradas por imprentas autorizadas por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT). En ningún caso, las facturas y otros documentos podrán emitirse manual o mecánicamente sobre formas libres. Mediante Máquinas Fiscales. Se ingresas las facturas de la siguiente manera: La fecha de la factura las cuales se deben ingresar en orden cronológico. El tipo de documento si es factura o nota de crédito. El número de factura en orden correlativo. El número de control. 12

13 Los datos del cliente, si tiene Rif el sistema lo busca automáticamente en el seniat y lo guarda con un código preestablecido. Seleccionar el sector al que pertenece el cliente ya sea al sector privado o público. Identificar el tipo de transacción si es ajuste, anulación o registro. La base imponible con su respectivo impuesto. Si el cliente es agente de retención y le retiene, se ingresa el número de comprobante, la fecha del comprobante, el porcentaje y el monto retenido. Y se guarda la operación en el sistema. Luego de ingresar las facturas de compra y de venta el sistema genera una hoja donde se refleja el nombre de la empresa, tipo de libro, mes que corresponde, el número de operaciones, Rif del cliente o proveedor, nombre o razón social, numero de factura y de control, numero de nota de crédito, total de las ventas y de las compras, incluyendo IVA, monto exento, base imponible, alícuota, impuesto e impuesto retenido. Se verifican los datos y se imprimen. Cuadro Nº2 Ingresó de facturas de ventas 13

14 Declaración del IVA. Los contribuyentes ordinarios deben realizar la declaración del IVA dentro de los primeros 15 del mes siguiente de actividad realizando los siguientes pasos: Ingresar al portal del SENIAT, a través de la siguiente página de internet; Selecciona la parte que dice persona jurídica. Ingresa el usuario y la clave del contribuyente. Se selecciona en el menú principal Procesos tributarios la opción declaración del IVA. Se selecciona el tipo de declaración a realizar en este caso regular y se indica si realizo operaciones de compra y venta. El periodo de declaración seleccionando el mes y año de la misma. Débitos fiscales: lo constituyen los impuestos causados en todas las ventas en conjunto con la alícuota tributaria que corresponde. Créditos fiscales: lo constituye el total del IVA soportado por el contribuyente por las operaciones de compras realizadas. Autoliquidación: muestra el monto de la cuota tributaria y en el caso que tengan retenciones del periodo en el cual se le realizaron las ventas. Si la cuota tributaria del periodo sea igual a cero por ser mayores los créditos fiscales que los débitos, el sistema muestra la diferencia en excedentes de créditos fiscales para el mes siguiente. si da a pagar se imprimen 3 planillas la cual se debe pagar ante los entes de recaudación y si da excedente se imprime una certificación. 14

15 Cuadro Nº3 Planilla en línea Elaboración de relación de ingresos. Cada factura ingresada de venta en el sistema SGT se contabiliza como cuentas por cobrar clientes y cabe destacar que están pendientes por pagos, cuando se realiza la relación de ingresos es para verificar cuales facturas han sido canceladas en el mes para aquellas empresas que su actividad de venta es a crédito. Se especifican en forma de comprobantes que van de manera correlativa, se coloca la forma de pago ya sea efectivo o cheque y si es un abono o es pago total de la factura. Cuadro Nº4 Comprobante de ingreso 15

16 Elaboración de relación de egresos. Cada factura de compras que se ingresa en el sistema SGT se contabiliza como cuenta por pagar proveedores y por lo tanto están pendiente por pago, para ir abonando esta cuenta se relacionan las facturas pagadas y las que quedan pendientes para el siguiente mes esto por medio de comprobantes enumerados correlativamente llenados con la información se obtiene por el estado del banco y caja chica que el cliente proporciona a la firma. Se especifica si es un abono o el pago total de la factura y con que cuenta se está cancelando ya sea con caja chica o banco. Cuadro Nº 5 Comprobante de egreso Libros contables. Los libros de contabilidad obligatorios en Venezuela, están descritos en el Código de Comercio de Venezuela, que en su artículo 32 establece, que todos los comerciantes deben llevar su contabilidad en idioma castellano, la cual comprenderá obligatoriamente, el libro diario, el libro 16

17 mayor y el libro de Inventarios, y los libros auxiliares que estime conveniente utilizar. Libro diario. Se organiza la información financiera clasificándola según la naturaleza, procediendo al registro de todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden secuencial, se registra. Se debe verificar que la documentación registrada coincida con la declaración del IVA del mes correspondiente, los créditos, débitos, ingresos y retenciones de IVA en ventas. Verificando que todos los datos coincidan, se procede a emitir un reporte del libro diario correspondiente al mes que se está realizando, que será impreso en unas hojas foliadas por el cliente y certificadas por el registro mercantil o transcrito en un cuaderno de contabilidad igualmente foliado y certificado por el registro mercantil como resumen mensual de las operaciones realizadas por la empresa y que comprende las cuentas de activos, pasivo, ingreso y gastos. Cuadro Nº 6 Reporte del Libro diario emitido por el sistema 17

18 Libro mayor. Es un libro de contabilidad que muestra en forma cronológica, el movimiento por separado de cada cuenta, controla en forma individual los cargos y abonos de las operaciones registradas en el libro diario. El sistema SGT emite un reporte del libro mayor. Este libro podrá ser impreso en hojas foliadas y certificadas por el registro mercantil o transcrito en un cuaderno de contabilidad igualmente foliado y certificado por el registro mercantil al igual que como se realizó con el libro diario. Cuadro Nº 7 Libro Mayor emitido por el sistema 18

19 LOGROS DEL PLAN DE TRABAJO En el proceso de pasantía se realizaron las actividades reales en las cuales se desempeña el contador público venezolano, el rápido aprendizaje va con los días y ver, como se genera a diario diferentes situaciones y problemática que se presentan en la empresa. Las actividades propuestas fueron realizadas satisfactoriamente y en este proceso se logro: Actualizar la contabilidad de los clientes en cuanto al libro de venta, compras, Diario, Mayor Analítico. Cumplir todas las actividades contables asignadas. Mantener al día a las empresas en cuanto a los deberes formales que establecen las leyes venezolanas. Ordenar la información entregada por los clientes facilitando la búsqueda y evitando papeles traspapelados. 19

20 FACILIDADES Y DIFICULTADES. Facilidades El sistema SGT facilita el trabajo. Los conocimientos adquiridos en la universidad facilitaron la compresión de las actividades realizadas. La pasantía se llevó a cabo en un ambiente armónico y una comunicación efectiva. Dificultades El aprender a dominar el sistema aunque es una herramienta que facilita el trabajo requiere de práctica para manejarlo con mas confianza 20

21 CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS EN EL PROCESO DE PASANTÍA. En el proceso de pasantía se adquirieron conocimientos importantes del campo profesional, las actividades se realizaron de acuerdo al plan inicial de trabajo bajo principios y valores éticos, los conocimientos adquiridos son los siguientes: Efectivo desarrollo en equipo. Manejo de la contabilidad de una empresa. Dominio y seguridad al momento de tratar con un cliente. Manejo del sistema contable SGT de proadsy. Desarrollo de una parte de la materia tributaria. 21

22 CONCLUSIONES. Luego de haber finalizado este proceso tan productivo como fue la pasantía, permitiéndome adquirir conocimientos tantos teóricos como prácticos desarrollándome en el área laboral y profesional de manera eficiente y eficaz. En el marco y en relación a los objetivos planteados de las pasantías se puede decir: Los cambios realizados a las leyes tributarias, laborales, mercantiles y todo lo relacionado con el ejercicio de la profesión afectan a las actividades de la firma. El contador debe estar actualizándose constantemente. Se presentan retrasos al momento de realizar la contabilidad de sus clientes por la impuntualidad de los mismos cada vez que deben presentar las facturas y demás documentos legales originados en cada período. El Departamento de Contabilidad no cuenta con una distribución adecuada en términos de espacios. 22

23 RECOMENDACIONES. Adecuar los procedimientos administrativos y contables a los cambios de las leyes y disposiciones relacionadas con la actividad realizada en la firma. Aplicar un plan de entrenamiento para mantener al personal actualizado. Insentivar a los clientes a ser más responsables en cuanto a la entrega de sus documentos contables, para realizar el trabajo con mayor efectividad aprovechando un recurso importante como lo es el tiempo. Se recomienda a la entidad, habilitar espacios que permitan el orden y distribución adecuado de los equipos de oficina 23

24 BIBLIOGRAFÍA. Código Orgánico Tributario. Gaceta oficial de la República de Venezuela, , Octubre Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria: 24

25 ANEXOS 24

26 ANEXO 1 LIBRO DE VENTAS. ANEXO 2 LIBRO DE COMPRAS. 25

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