PROCESO CONTABLE EN LA EMPRESA COMERCIAL CENTURION, C.A. CIUDAD BOLIVAR, EDO. BOLIVAR.

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍAS SEDE CIUDAD BOLÍVAR PROCESO CONTABLE EN LA EMPRESA COMERCIAL CENTURION, C.A. CIUDAD BOLIVAR, EDO. BOLIVAR. TUTOR: Lic. Jesús Ascanio PASANTE: Bachiller: Geraldine Uncein C.I. V Ciudad Bolívar; Enero de 2012

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3 INDICE GENERAL INDICE GENERAL.... iii INTRODUCCION IDENTIFICACION DE LA ORGANIZACIÓN Nombre de la Empresa Filosofía de Gestión Misión Visión Objetivos de la Empresa Estructura de la Organización DESARROLLO DE LA PASANTIA Objetivo General Objetivos Específicos DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE EL PERIODO DE PASANTIAS Archivar facturas de Ventas y vaciar en el Libro Archivar y vaciar facturas Compras en el Libro FACILIDADES Y DIFICULTADES ENCONTRADAS DURANTE EL PERIODO DE PASANTIAS BENEFICIOS ADQUIRIDOS EN EL PERIODO DE PASANTIAS...8 CONCLUSIONES RECOMENDACIONES GLOSARIO DE TÉRMINOS iii

4 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ANEXOS iv

5 INTRODUCCION El periodo de pasantía puede describirse como un trabajo temporal en el cual se complementan conocimientos teóricos-prácticos obtenidos durante la formación académica en las aulas de clases, permitiendo la obtención de nuevos conocimientos que serán de mucha ayuda en el campo laboral. La realización de la pasantía se llevo a cabo en el área Administrativa de la empresa Comercial Centurión, C.A. organización dedicada a la compraventa, importación, exportación, distribución al mayor y detal de materiales y servicios referentes al ramo de la construcción, plomería, electricidad, porcelanatos, pinturas y en forma amplia toda actividad conexa con el ramo antes mencionado. Durante la estadía en la empresa se realizaron actividades vinculadas a la contabilidad, como archivar facturas en orden cronológico y elaborar los libros de compra y venta. También se hicieron retenciones del 75% del monto total del total del IVA de las facturas de proveedores. A lo largo del desarrollo del informe están especificadas todas las actividades que se realizaron junto con las conclusiones y una serie de recomendaciones. 1

6 1. IDENTIFICACION DE LA ORGANIZACION 1.1 Nombre de la Empresa La Sociedad Mercantil Comercial Centurión, C.A es una empresa dedicada a la compra-venta, importación, exportación y distribución al mayor y detal de materiales y servicios referentes al ramo de la construcción, plomería, electricidad, porcelanatos, pinturas y en forma amplia toda actividad conexa con el ramo antes mencionado. Tiene su domicilio legal en el Paseo Arauca, Edificio Feyan Nº 39, frente a la Plaza Centurión, en Ciudad Bolívar, Estado Bolívar. 1.2 Filosofía de Gestión Misión. Brindar a los consumidores productos de calidad en el ramo de ferretería y construcción, comprometidos a ser un proveedor confiable, para satisfacer las necesidades de quienes requieran de este tipo de productos y servicios Visión Ser una empresa líder en el mercado, manteniendo un nivel de excelencia en servicios, caracterizada por la innovación e incorporación de productos reconocidos a nivel nacional por la calidad y economía, para garantizar mayor satisfacción a sus clientes. 2

7 1.2.3 Objetivos La empresa dedicada a la compra-venta, importación, exportación y distribución al mayor y detal de materiales y servicios referentes al ramo de la construcción, Comercial Centurión, C.A tiene como objetivos los siguientes: Ofrecer al público diversidad de productos de excelente calidad a bajos costos. Satisfacer a los clientes con los productos que se venden de acuerdo a sus necesidades. Ser empresa líder en el mercado Bolivarense ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACION La Administración y Dirección de esta sociedad esta a manos de un Gerente General y una Administradora, además cuenta con un personal de trabajo para la ejecución de sus operaciones dentro de la oficina y áreas de ventas, consta de excelentes instalaciones, un equipo técnico computarizado y artículos necesarios para la mejora y acondicionamiento del mismo. a) Gerente General: Es la máxima autoridad. Se le debe informar completamente de todo lo sucedido en la empresa. Toma decisiones junto con la Administradora. b) Asistente de Gerencia: Ejecuta todas las actividades que el Gerente General le indica, ayuda a elaborar documentos, mantener archivos organizados, es decir, realiza cualquier tipo de actividad que el le indique. 3

8 c) Administradora: Esta encargada de supervisar el trabajo que realiza el asistente administrativo y la persona encargada del Área de Recursos Humanos. Autoriza y firma pagos, ejecuta nuevos proyectos, etc. d) Asistente Administrativo: Está al pendiente de todas las actividades que debe realizar la administradora, ayudando a supervisar el área de la misma y ejecutar cualquier actividad que este necesite. e) Asistente Contable: Realiza todas las actividades contables de la empresa, lleva libros de compra y venta, inventarios, retenciones, ISLR, entre otras actividades conexas a su rama. Pasando luego el informe de lo realizado a la Administradora. f) RRHH. Crédito y Cobranza: Es la persona encargada del personal de la empresa, pago de nomina, deducciones y también se destaca en el Departamento de crédito y cobranza. Archiva facturas y está al pendiente de que sean canceladas estas mismas. g) Supervisor de ventas: Es el jefe que supervisa a los vendedores, que las mismas sean realizadas de manera perfecta y al momento de surgir algún imprevisto este debe solucionar para darle un respuesta rápida al cliente. h) Jefe de Compras: Es el encargado de realizar las compras de la empresa, es decir el inventario. Este debe tener un reporte diario de las ventas para saber con que cuenta y que es lo que se debe pedir para abastecer el depósito. i) Área de Despacho: Área encargada de despachar la mercancía vendida a los clientes. Revisa las facturas que estén de forma correcta. 4

9 j) Vendedores: Estas personas están encargadas de atender al público, solventar todas sus dudas y saber cómo ofrecerles el producto de la mejor manera para que el cliente queda satisfecho y lo adquiera. k) Jefe de Deposito: Esta persona está bajo el mando del Jefe de compras. Debe pasarle un reporte diario al Jefe de Compras del Inventario. Este es responsable de la mercancía que entra y sale del depósito. l) Depositario: Es la persona de llevar un control junto con el jefe de depósito. m) Cajera: Es la persona que está encargada del cobro diario de todo lo vendido, debe pasar un reporte a la administración de todas las facturas y el dinero que entro en caja. 2. DESARROLLO DE LA PASATIA 2.1. Objetivo General Analizar el Proceso Contable de la Empresa Comercial Centurión, C.A, Ciudad Bolívar- Estado Bolívar 2.2. Objetivos Específicos a. Verificar que las facturas de compras cumplan con lo establecido en leyes reglamentos y providencias. b. Realizar todas las actividades siguiendo las políticas y normas de la organización para la ejecución de las actividades dentro de la Área Administrativa. 5

10 c. Desarrollar conocimientos adquiridos durante el proceso de aprendizaje en base a registros contables, conciliaciones bancarias y ajuste a los estados financieros al final del ejercicio. 3. DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS DURANTE EL PERIODO DE PASANTIAS 3.1. Archivar facturas de Ventas y vaciar en el Libro Esta operación se ejecuta de forma diaria, el reporte Z es entregado cuando el día finaliza. Las facturas son organizadas en carpetas Oslo por orden cronológico según fecha y numero de factura, el correlativo debe ser siguiendo el numero por el cual se finalizo el día anterior. Las facturas de ventas al contado deben ir separadas de las facturas de ventas a crédito. Una vez finalizado esto, las facturas son vaciadas en el libro de ventas por fecha y numero de factura, las facturas a crédito que se habían archivado a parte de las facturas al contado también son pasadas al mismo libro pero aparte. Es decir se colocan todas las facturas de venta al contado del día seguidas de las ventas a crédito del día y así sucesivamente. El libro es un formato dado por el SENIAT el cual es una hoja de cálculos de Excel que tienen todos los datos del cliente, el total de la venta incluyendo el IVA, y las retenciones que nos hace el comprador del 75% del total de la venta en caso de ser Contribuyentes Especiales. Cada hoja de cálculo está dividida en dos secciones, arriba van las ventas del periodo anterior que realizaron su retención en el periodo actual y abajo las ventas del periodo actual con sus respectivas retenciones actuales. 6

11 3.2. Archivar y vaciar facturas Compras en el Libro En cuanto a las facturas de compras, estas son vaciadas en su respectivo libro. Las facturas que son a crédito se vacían de igual forma en el mismo formato. Al momento de pasar estas facturas en el libro se debe verificar que cumplan con todas las exigencias requeridas. En caso de ser contribuyentes especiales tal como es Comercial Centurión al momento de la cancelación de la factura se le hace una retención, donde se le retiene el 75% del IVA del monto total de la factura; esto sucede siempre y cuando la factura pague IVA, si la factura tiene puros montos exentos no sucede este proceso. Los comprobantes de retención son realizados por la asistente contable de la empresa; el cual debe ser una hoja embretada de la empresa que contiene todos los datos del agente de retención y los datos del sujeto retenido, la fecha en la cual se está realizando la retención, el numero de comprobante y el periodo fiscal; más abajo tiene todos los recuadros necesarios como números de las facturas, las fechas de la factura, el total de las compras incluyendo el IVA, compras sin derecho a crédito IVA, la base imponible, y el total del IVA retenido. Este comprobante debe ser firmado y sellado por la empresa que se le retuvo, dándoles una copia del comprobante y la empresa se queda con otra de soporte A mitad de mes se hace un corte de todas las retenciones realizadas a los proveedores y esta debe ser cancelada al SENIAT, de acuerdo al calendario de contribuyentes especiales. 7

12 4. FACILIDADES Y DIFICULTADES ENCONTRADAS DURANTE EL PERIODO DE PASANTIAS Se podrían definir como las siguientes: a. La empresa posee formatos ya elaborados que agilizan la operacionalizacion de técnicas innovadoras. b. Cuenta con un personal calificado y con suficientes habilidades que facilitan el entendimiento de cada procedimiento. c. El clima organizacional de Comercial Centurión es óptimo ya que se percibe armonía, colaboración, entusiasmo por trabajar, cordialidad y constancia. d. No hay duplicidad de la actividades, es decir, cada quien tiene funciones preestablecidas. e. La toma de decisiones se realiza conjuntamente con el personal, dándole participación en las acciones a desarrollar. 5. BENEFICIOS ADQUIRIDOS EN EL PERIODO DE PASANTIAS En cuanto al tipo de experiencia laboral que se realizo durante el desarrollo de la pasantía Los beneficios aportados por las pasantías, se describen seguidamente: a. Comercial Centurión sirvió de base indispensable para la ejecución da la pasantía. 8

13 b. Haber adquirido conocimientos de tipo profesional, centrados con experiencias relacionadas con la contaduría. c. En el periodo del desarrollo de la pasantía, no se presento ningún tipo de obstáculo para la realización de la misma, ya que esta facilito todo información necesaria de su funcionamiento y en particular el área administrativa. d. Aprendizaje para el manejo del sistema contable de la empresa. e. Llenado de formatos necesarios para la ejecución de actividades especificas. 9

14 CONCLUSIONES En función de los objetivos establecidos y la investigación desarrollada, se establecen las siguientes conclusiones: La Empresa Comercial Centurión durante el periodo de pasantías establecido, cumplió a cabalidad con la normativa legal vigente. En el proceso de desarrollo del mismo se logro adquirir nuevos conocimientos contables, los cuales fueron puntos clave para elaborar el informe de pasantía. Para realizar los libros de compra y venta la empresa cuenta con formatos pre elaborado que facilitan el entendimiento y rapidez en las actividades. El Proceso de Retención del 75% del IVA a las facturas de los proveedores en Comercial Centurión, C.A cumple en su totalidad con las normas establecidas, la verificación de los datos se efectúa de forma adecuada y el proceso de entrega del comprobante de retención se hacen de forma oportuna, a fin de evitar problemas al momento de enterar el impuesto. La empresa cuenta con un personal calificado para llevar a cabo cada tarea y realizar los procesos de forma eficaz, permitiendo llevar un control satisfactorio de todas las actividades, teniendo en cuenta la disposición para asesorar y evitar cualquier tipo de limitación. 10

15 RECOMENDACIONES Es necesario recomendar que al momento de realizar las retenciones de IVA a los proveedores, se verifique en el portal del SENIAT el RIF, a fin de cerciorar que la información suministrada sea la correcta, para así seguir a aplicar el porcentaje correspondiente, cumpliendo de esta forma con los deberes formales y evitando sanciones futuras. Se sugiere de igual forma mantener al personal que labora en Comercial Centurión, C.A. al día con todas las nuevas normas, providencias o modificaciones, para que la empresa este actualizada al momento de realizar sus actividades diarias. Es de vital importancia recomendar lo valioso de brindarle ayuda a los pasantes para que obtengan conocimientos en materia contable. 11

16 GLOSARIO DE TERMINOS Alícuota: Cantidad fija, porcentaje o escala de cantidades que sirven como base para la aplicación del gravamen. Cuota parte proporcional de un monto global que determina el impuesto a pagar. (Montenegro, 2000, p.15) Comprobante de Retención: Es de carácter obligatorio por parte de tal agente, la emisión de un comprobante por cada retención de impuesto practicada, y debe ser entregada al proveedor en el periodo de imposición en que se realizo la retención, no obstante, cuando se realice más de una operación con el mismo proveedor, se podrá optar por emitir un único comprobante, donde se indicaran todas las retenciones efectuadas en dicho periodo, el cual se entregara los tres primeros días continuos del periodo de imposición siguiente. (Rodríguez, 2005,p. 505) Contribuyente: Persona que paga una cuota por concepto de un impuesto. Persona natural o jurídica obligada conforme a la Ley a abonar o satisfacer los impuestos previstos en la misma, una vez que surja con respecto a él. (Moya, 2003, p.13) Contribuyentes Especiales: la clasificación de Contribuyente Especial es otorgada a determinados deudores tributarios, de acuerdo a criterios manejados por el SENIAT. 12

17 Esta condición es notificada personalmente y a partir de la fecha que en el acto de notificación se indique, el contribuyente queda sujeto a las normas sobre el cumplimiento de deberes formales y pago de tributos previstos en el referido reglamento y demás leyes aplicables. Exoneración: Dispensa total o parcial del pago de la obligación tributaria, concedida por el Poder Ejecutivo, en los casos autorizados por la ley (Fariña, 1980, p. 218) Facturas: Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial obligatoria y aceptada por ley. Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos, porque con ella queda concluida la operación. Impuesto: El impuesto es un tributo cuya obligación tiene como hecho generador, una situación independiente de toda actividad relativa al contribuyente. Es una carga fiscal creada por el gobierno y que recae en personas naturales y jurídicas. Tiene como fundamento el principio genérico de la sujeción del particular a la potestad tributaria del estado. (Carrizales, 1998,p.18) 13

18 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS La Empresa COMERCIAL CENTURION, C.A. Fariñas, G. (1980). Temas de Finanzas Públicas y Derecho Tributario e Impuesto Sobre la Renta, Editorial Mediterráneo. Moya, M. (2003). Elementos de Finanzas Públicas y Derecho Tributario. Tercera Edición. Mobil Libros. Providencia Administrativa Nº 0591 (Providencia que establece las normas generales de emisión de facturas y otros documentos) Agosto 28, 2007 (Artículos 1 y 12) Rodríguez, J. (2005). Curso Práctico de ISLR. Cuarta Edición. Corporación Maica. Caracas- Venezuela Servicio Nacional Integrado de la Administración Aduanera y Tributaria ml 14

19 ANEXOS 15

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