ANALIZAR LOS PROCEDIMIENTOS DEL IVA Y DE RETENCION DE LA EMPRESA DISMEDINCA, CUIDAD BOLIVAR - ESTADO BOLIVAR

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍAS SEDE CIUDAD BOLÍVAR ANALIZAR LOS PROCEDIMIENTOS DEL IVA Y DE RETENCION DE LA EMPRESA DISMEDINCA, CUIDAD BOLIVAR - ESTADO BOLIVAR TUTOR: Msc. Gilberto Moreno PASANTE: Bachiller: Rosyri Diaz C.I. V Ciudad Bolívar; Junio de 2011

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3 INDICE GENERAL INDICE GENERAL....iii INTRODUCCION IDENTIFICACION DE LA ORGANIZACIÓN Nombre de la Empresa Ubicación Geográfica Filosofía de Gestión Misión Visión Objetivos de la Empresa Valores Estructura Organizativa..5 2 OBJETIVOS DE LA PASANTIA Objetivo General Objetivos Específicos 7 3 DESCRIPCION Y CONCEPTUALIZACION DE LAS ACTIVIDADESREALIZADAS Archivar las facturas de ventas, compras y gastos realizados por la empresa DISMEDINCA, de cada cliente y proveedor Libros de compra y venta Realizar y archivar retenciones (Reteniendo 75%) CARACTERISTICAS RELEVANTES CONSIDERABLES EN EL DESARROLLO DEL PERFIL PROFESIONAL Beneficios y Alcances FUNDAMENTACION TEORICA EN LA CUAL SE BASAN LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS Contribuyentes Especial iii

4 5.2 Libros de Ventas y sus Características Libros de Compra y sus Características Tipos de Comprobantes Facturas Comprobantes de Retención CONCLUSION..18 RECOMENDACIÓN REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS..21 ANEXOS iv

5 INDICE DE FIGURAS Organización de la Empresa DISMEDINCA..... vi v

6 INTRODUCCION En el proceso de formación profesional, el desarrollo de actividades prácticas vinculadas a la contabilidad de una organización; es fundamental ya que actúa como sistema para el logro de los objetivos dentro de dicha organización. Por tal motivo se ha hecho necesario el incremento de las tecnologías dentro de la rama para ir perfeccionando y mejorando los sistemas contables de manera que estos den resultados rápidos y eficaces. Dentro de esta perspectiva se elabora este informe de pasantía relacionado con las actividades ejecutadas dentro de los parámetros y estrategias que permiten una confrontación directa de la teoría con la práctica, como requisito de la Universidad Nacional Experimental de Guayana para obtener el título de Licenciado en Contaduría Pública. Se llevo a cabo en las instalaciones de la empresa DISTRIBUIDORA DE MATERIALES MÉDICOS DISMEDINCA, la cual se dedica a la distribución y venta de materiales médicos descartables, quirúrgicos, odontológicos, de laboratorio medicinas entre otros. Para cumplir con la pasantía se estableció un plan de trabajo en el que se fijaron una serie de actividades que han de realizarse en un determinado tiempo. El mismo fue alcanzado de manera cabal, no obstante, con algunas variaciones pero siempre apegado a los objetivos específicos como la elaboración de los libros de compra y venta, la aplicación el proceso de la declaración del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y el desarrollo del proceso de retención del 75% al momento de la cancelación de una factura a un proveedor y todo esto gracias a la fidelidad en el cumplimiento del plan de trabajo planificado y acordado. 1

7 Este informe cuenta con un desarrollo que es el siguiente: Se describe de qué trata la organización, objetivos, visión, misión, estructura, objetivos específicos y generales. La descripción y conceptualización de las actividades realizadas dentro de la empresa DISMEDINCA, en el cual se destacan concepto y elaboración de libros de compras y ventas, retención del 75%, entre otros. También se detallan las conclusiones y las recomendaciones del trabajo. 2

8 1 IDENTIFICACION DE LA ORGANIZACION 1.1 NOMBRE DE LA EMPRESA. DISTRIBUIDORA DE MATERIALES MÉDICOS DISMEDINCA, C.A 1.2 UBICACIÓN GEOGRÁFICA La empresa DISTRIBUIDORA DE MATERIALES MÉDICOS DISMEDINCA, C.A. dedicada a la a la distribución y venta de materiales médicos descartables, quirúrgicos, odontológicos, de laboratorio medicinas entre otros de la más alta calidad con el fin de satisfacer las necesidades de sus clientes. Este se encuentra ubicado en la urb. Medina Angarita calle Los Nísperos c/c Calle los Apamates local S/N, Ciudad Bolívar, Estado Bolívar. Teléfono: FILOSOFIA DE GESTION. La filosofía de gestión en la empresa DISMEDINCA expresa lo siguiente: Misión: Nuestra misión es satisfacer las necesidades de nuestra clientela a través de la comercialización y la adaptación de productos médicos, suministrando con eficiencia los productos de la más alta calidad que requieran nuestros clientes dentro de los más elevados principios éticos y de responsabilidad social, promoviendo en todo momento nuestra actitud de servicio. 3

9 1.3.2 Visión: Nuestra visión está planteada en construir en el mediano y largo plazo una empresa líder en el mercado, que ofrece calidad en nuestros productos y servicios a las clínicas y hospitales que lo requieran de manera eficiente y eficaz. Contribuyendo con el crecimiento y evolución de la comunidad médica y científica nacional, proporcionando materiales, equipos instrumentales y mobiliario de la más alta calidad. 1.4 OBJETIVO DE LA EMPRESA La empresa DISMEDINCA, C.A. tiene entre sus objetivos: Nuestros objetivos es ofrecer al médico y a nuestra diferente clientela los mejores productos del mercado y el mejor servicio a nivel nacional Ofrecer la mejor tecnología en equipos y productos médicos para mejorar la calidad de vida de los venezolanos en cuanto a la salud Satisfacer las solicitudes de sus clientes 1.5 VALORES 1 Seriedad 2 Puntualidad 3 Confiabilidad 4 Lealtad 4

10 1.6 ESTRUCTURA GENERAL DE LA ORGANIZACIÓN: La empresa DISMEDINCA, C.A. está organizada de la siguiente manera: Presidente General: Es la máxima autoridad en el ente. Es quien delega funciones y toma decisiones cuando corresponde. La Gerente General: Que es la encargada de la supervisión de que las tareas asignadas por el presidente se hagan como se pidió y estén en orden y en momentos de ausencia del presidente general esta lo cubrirá. Contabilidad: Como mayormente las transacciones realizadas en la empresa son administrativas estos documentos son llevados al departamento administrativo donde se encargan de archivar y recopilar la información para que el contador pueda ver y utilizar la información con mayor facilidad. Los Vendedores: Se encargan de traer la clientela y mantenerla, estos por su parte tienen relación directa con el departamento administrativo ya que las facturas realizadas por el presidente, de las ventas que los vendedores realizaron, estos tienen que dejar una copia para mantener el control de libros de ventas y del inventario de todo lo que sale. Las facturas canceladas de las ventas realizadas de igual manera tiene que dejar un recibo para el control de las carteras y cuentas por cobrar, e incluso al momento de que estos compre una mercancía para cubrir la necesidad de una de sus ventas tiene que ser dejado en el departamento administrativo para el control del libro de compras, y si la compra fue al contado o a crédito dependiendo de una de estas dos llevar el control de las cuentas por pagar, es decir todo documento valioso para la contabilidad y administración de la organización tomada tanto de los vendedores como cualquier otro empleado tiene que traerlo hasta este departamento para su control. 5

11 Despachador o Transportador: Este se encarga de transportar la mercancía pedida por un cliente por medio de una orden de compra. Cuya mercancía es llevada con su respectiva factura. Figura N 1 Organización de la Empresa DISMEDINCA Presidente general Gerente general Contabilidad Representante de ventas 1 Representantes de ventas 2 Representantes de ventas 3 Despachador o trasportador Fuente: Distribuidora de Materiales Médicos, C.A. DISMEDINCA, Ciudad Bolívar, Estado Bolívar 6

12 2OBJETIVOS DE LA PASANTIA 2.1 OBJETIVO GENERAL Analizar los procesos de IVA y de Retención del 75% del IVA de la empresa DISMEDINCA, C.A., 2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 1. Elaborar los Libros de Compra y Venta 2. Aplicar el proceso de la declaración del Impuesto al Valor Agregado (IVA) en la empresa DISMEDINCA, C.A. 3. Desarrollar el proceso de Retención del 75% al momento de la cancelación de una factura a un proveedor, siempre y cuando esta factura pague IVA, dentro de la empresa DISMEDINCA, C.A. 3 DESCRIPCION Y CONCEPTUALIZACION DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS Las actividades realizadas dentro de la organización se describen y conceptualiza de la siguiente manera: 3.1 Archivar las Facturas de Venta, Compras y Gastos Realizados por la Empresa DISMEDINCA, C.A. de Cada Cliente y Proveedor: Esta actividad consiste en archivar de forma diaria, semanal o mensual las facturas de venta, de compra y de gastos de cada cliente y proveedor en su carpeta respectiva. Estas tienen un orden según las fechas y numero de factura (en el caso de las facturas de ventas de la empresa), y para el caso de facturas de proveedores según la fecha estas son archivadas y finalizando el mes son llevadas al departamento de contabilidad, el cual 7

13 este se encarga de registrar, clasificar, resumir y analizar con el fin de interpretar sus resultados y esto de la siguiente manera: Las facturas de ventas son vaciadas al libro de ventas, las de compras son vaciadas al libro de compras, luego las facturas de ventas a crédito de la empresa se vacían en el formato de las cuentas por cobrar para así llevar un control de las cuentas que tiene la empresa por cobrar. Y las facturas de los proveedores que son a créditos se vacían en las cuentas por pagar de la empresa y se van eliminando a medida que van siendo canceladas y se van anexando a la misma a medida que van entrando compras a crédito. Luego se proseguí a realizar las cuentas t y un resumen en un formato denominado movimiento contable el cual contienen las cuentas y los montos necesarios para la realización del libro diario y todo estos movimientos tienen que ser revisados y analizados por el contador de la empresa, y de esta manera se lleva un control mensual de la empresa y se denota la importancia de archivar las facturas utilizadas por la empresa bien sea en ventas o compras. 3.2 Elaboración de los Libro de Compras y Libros de Ventas: De igual manera estos libros mensuales se realizan en el departamento contable de la empresa DISMEDINCA, C.A. y como ya se explico las facturas de ventas se archivan de manera que puedan ser vaciadas en el libro de ventas y las facturas de compra se archivan para que puedan ser vaciadas en el libro de compras y por medio de estos libros se pueda observar de una manera rápida el total de las ventas o de las compras de la empresa para ese mes. En el libro de ventas se ordenan las facturas por fechas y por número de factura correlativo. En caso de que la factura esté anulada se toma la 8

14 fecha y numero de factura para no perder el orden, más no se toma el monto de la misma y se coloca que se encuentra anulada la factura. El formato del libro venta se llena utilizando los siguientes datos que son: La fecha de la factura, nombre o razón social del cliente, numero de Rif del cliente, numero de factura y control, numero de nota de debito y de crédito, tipo de transacción, condiciones de pago, total monto de la factura incluyendo el IVA, monto exento de la factura base e IVA para los clientes a contribuyentes y base e IVA para los clientes de consumidor fina, luego se refleja el numero y monto de las retenciones realizadas por los clientes que son contribuyentes especiales el cual nos retienen el 75% y eso hay que reflejarlo en los libros de venta y esas retenciones son obtenidas al momento que los clientes nos cancelan las facturas correspondientes En cuanto a los libros de compras de igual manera las facturas que cumplan con las exigencias establecidas son archivadas en la carpeta respectiva del mes son vaciadas en el libro de compras y estas llevan un orden consecutivo de a cuerdo a las fecha de cada factura. El formato del libro de compras es llenado utilizando los siguientes datos: Fecha, nombre o razón social del proveedor, Rif del proveedor, tipo de proveedor, numero de factura y control, numero de nota de debito y de crédito, tipo de transacción, condición de pago, total de compras incluyendo el IVA, monto exento de la factura, base e IVA para compras de importación, base e IVA para compras nacionales. Y para los contribuyentes especiales, en este espacio la empresa DISMEDINCA, C.A. refleja las retenciones que ha realizado la empresa a las facturas canceladas de los proveedores y refleja el número de comprobante de la retención y el monto retenido a la factura. 9

15 3.2 Realizar y Archivar Retenciones (Reteniendo 75%): Esta actividad se realiza en el departamento de contabilidad y consiste en realizar la retención al momento de la cancelación de una factura a un proveedor, siempre y cuando esta factura pague IVA, reteniéndole el 75%, esto es debido a que la empresa DISMEDINCA, C.A. fue asignada como contribuyente especial. En caso de que la factura sea exenta no se realizara la retención. Una vez sellada y firmada la retención y una se va con el cliente y la otra se archiva para la contabilidad y registro de la empresa. Al momento de que el departamento de contabilidad le toca realizar la retención necesita tener la autorización del presidente general que va a indicar cuáles y cuantas facturas se van a cancelar de las que se encuentran en las cuentas por pagar, una vez indicadas las facturas se procede a llenar el formato de retención de la siguiente manera: En la parte superior se procede a llenar los datos del agente de retención, es decir los datos de la empresa DISMEDINCA, C.A., como el logo, el nombre o razón social de la empresa, el numero de Rif, la dirección fiscal, el numero de comprobante que debe tener un consecutivo y debe ser de 14 dígitos, el periodo fiscal que lo comprende el año y mes en que se está realizando la retención y la fecha indicando la realización de la misma. En la parte inferior se van a colocar los datos de la o las facturas en caso de que sean varias siempre y cuando sean del mismo proveedor y paguen IVA. Para llenar la parte inferior se necesita fecha de la factura, numero de la factura, numero de control de la misma, numero de nota de debito y numero de nota de crédito si la tiene, tipo de transacción indicando si es una compra, total de las compras incluyendo el IVA, monto exento si lo tiene se debe de reflejar, base imponible, impuesto de la base y el 75% del IVA retenido se tiene que reflejar en la retención. 10

16 Y este 75% tiene que ser declarado y pagado cada 15 días de acuerdo a un calendario dado a los contribuyentes especiales y este pago debe realizarse en el banco industrial. (Ver anexo 1) 4 CARACTERISTICAS RELEVANTES CONSIDERABLES EN EL DESARROLLO DEL PERFIL PROFESIONAL El perfeccionamiento de la profesión del contador público merece una capacidad de análisis y síntesis de los conocimientos contables, financieros, de costos, tributarios y presupuestarios que en LA DISTRIBUIDORA DE MATERIALES MÉDICOS DISMEDINCA, C.A. le permiten alcanzar un desempeño adecuado en el área practica para el ejercicio Dentro de los aspectos relevantes se ha de destacar: profesional. El trabajo en equipo desarrollado con los integrantes de la organización contable. Las habilidades para comunicar ideas con respecto a los niveles jerárquicos superiores. Ejecutar el trabajo atendiendo los principios éticos y de responsabilidad en el trabajo contable. Pensar en un contador público intelectual y forjador de futuro. 4.1 Beneficios y Alcance. Los beneficios aportados por las pasantías, se describen seguidamente: Oportunidad de conocer, compartir e interactuar con un equipo de profesionales del área contable que desarrolla servicios en el área 11

17 financiera, tributaria, legal y contable del contexto local, ciudad bolívar. Fortalecimiento en la capacidad y aplicar conocimientos teóricos. Fortalecimientos en el contenido de la realización del lenguaje técnico adecuado en el área contable. Desarrollar la capacidad de actuar ante nuevas situaciones de la gerencia contable. Mayor compromiso ético con la profesión. El alcance de las pasantías se desarrollo a vivencias y experiencias dentro de una organización privada de contabilidad con amplia cartera de cliente. Las habilidades y destrezas permitieron conocer y ejecutar declaraciones tributarias, balance general de la organización, conocer el control interno que desarrolla la empresa DISMEDINCA, C.A. así como la operación de sistemas administrativo, de control contable y fiscal. 5 FUNDAMENTACION TEORICA EN LA CUAL SE BASAN LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS 5.1 Contribuyentes Especiales: Según fuentes recabadas por el SENIAT; en su conjunto, es una división operativa de la gerencia regional, que tiene como objeto principal la recaudación de fondos nacionales provenientes de los contribuyentes calificados como especiales, a través del control total de sus obligaciones tributarias. 12

18 Se realizo una lectura de las normativas que regulan la elaboración de los libros especiales de compras, ventas y tipos de comprobantes. 5.2 Libros de Venta y sus Características: José, L (2005) señala que en los libros de venta se anotaran diariamente por orden cronológico todas las ventas e ingresos de la actividad que se desarrolla (p. 161) Como se puede apreciar en el párrafo anterior, los libros de ventas son solo registros de las operaciones de ingreso que realice la empresa; contiene los siguientes detalles: Características: Numero de operación Fecha de emisión de factura Nombre o razón social del cliente Rif del cliente Numero de planilla de exportación Numero de factura Numero de control de factura Numero de nota de debito Numero de nota de crédito Tipo de transacción (registro, complemento, anulación, ajuste) Condiciones de pago 13

19 Numero de factura afectada Total de ventas (incluyendo iva) Ventas internas no grabadas Afecta a Contribuyente: Base imponible Alícuota (12%) Monto Impuesto IVA Afecta a Consumidor Final: base imponible alícuota (12%) monto impuesto IVA IVA Retenido Contribuyentes Especiales numero de comprobante IVA retenido (por el comprador, en caso de que este sea agente de retención de este impuesto) IVA percibido Ventas facturadas por cuentas de terceros: Total ventas Ventas exentas o exoneradas Base imponible 14

20 Alícuota (12%) Impuesto IVA. (Ver anexo 2) 5.3 Libros de Compras y sus Características: José, L (2005) destaco que en el libro de compras se anotaran diariamente todas las compras y gastos relativos a la actividad de la empresa (p.161) Esta afirmación refleja, que, los libros de compras al igual que los libros de ventas son registros que se hacen de las diferentes operaciones de compra o gasto que pueda realizar la empresa, contiene los siguientes detalles: Características: Numero de operación Fecha de operación de factura Nombre o razón social del proveedor Numero de Rif Tipo de proveedor Numero de comprobante Numero de planilla de importación Número de expediente de importación Numero de factura Numero de control de factura Numero de nota de debito 15

21 Numero de nota de crédito Tipo de transacción (registro, complemento, anulación, ajuste) Condición de pago Numero de factura afectada Total compras incluyendo el IVA Compra sin derecho a crédito fiscal Compras de Importación: Base imponible Alícuota (12%) Monto Impuesto IVA Compras Nacionales: Base imponible Alícuota del (12%) Monto Impuesto IVA Contribuyentes Especiales: Numero de comprobante IVA retenido del vendedor IVA retenido de terceros Anticipo de importaciones Numero percibido por aduana. (Ver anexo 3) 16

22 5.4 Tipos de comprobantes En el giro ordinario de los negocios se presentan una variedad de comprobantes, en donde se deja constancia de las operaciones efectuadas: Facturas: Según María Elena Andino (2005), plante que las facturas es un documento que extiende el vendedor al comprador como constancia de acto de compraventa de productos o servicios, y que se usa para comprobar las condiciones en que se ha pactado el contrato de compraventa, justificar la procedencia y propiedad de los productos o servicios y pagar el precio respectivo (p.180) Son comprobantes que acreditan la pertenencia de las mercancías u objetos motivo de la compra y venta. Es una relación detallada y referenciada de cada una de las mercancías u objetos, como indicación del valor unitario, su valor total y la firma responsable de quien ejecutó la venta. Cuando se trata de compras de mercancías, éstas deben venir facturadas, y contabilidad con base en esas facturas, elabora los comprobantes de diario. (Ver anexos 4 y 5) Comprobante de Retención: Comprobante que están obligados a emitir los agentes de retención a los contribuyentes, por cada retención de impuestos que le practican, en el cual se indica, entre otros, el monto de lo pagado o abonado en cuenta y la cantidad retenida. El comprobante de retención puede ser de impuesto al valor agregado IVA o de impuesto sobre la renta I.S.L.R. (Ver anexo 6) 17

23 CONCLUSIONES En todo el período de pasantía establecido, se logro la adquisición de nuevos conocimientos de mucha relevancia para el desarrollo profesional de la carrera Contaduría Pública, mediante la asesoría recibida por parte del personal que labora en esas instalaciones, lo que hizo que la culminación fuera de manera eficiente con respecto a las actividades asignadas y a que los objetivos fuesen alcanzados a cabalidad, gracias a que no se presento ninguna limitación durante el proceso de enseñanza. Debido a este encuentro con la realidad laboral, se pudo adquirir las habilidades necesarias para el debido desarrollo del perfil profesional y el buen desempeño dentro del campo laboral. Se pudo concluir con lo siguiente: Dentro de las fortalezas con que cuenta la empresa DISMEDINCA es el trato exclusivo que se le presta a cada cliente o proveedor, haciendo que la relación sea más llevadera. La constante capacitación del personal hace que la empresa tenga un mejor funcionamiento, lo que hace demostrar la eficiencia y eficacia de la misma. Dentro de la empresa se utilizan programas como Microsoft Excel, y el programa Saint que ayudan para una rápida obtención de información y para llevar el control de cada operación que realice la misma. Las actividades y operaciones en cuanto al llenado del libro de venta y compra fueron comprendidas a cabalidad ya que llevan un orden cronológico a la hora de ingresar las distintas actividades ya sea en sus ingreso o en el registrar sus gastos 18

24 En cuanto a la retención, el llenado del comprobante fue muy sencillo ya que es un formato que es estándar, que se encuentra muy bien explicitó y que solo es necesario es la factura siempre y cuando paguen IVA. 19

25 RECOMENDACIONES: A partir de las conclusiones formuladas es aconsejable seguir optimizando todos los movimientos que se realicen para así ser mejores cada día en la parte contable y administrativa de la empresa, y por lo tanto saber establecer criterios y tomas d decisiones efectivas y más directas. Dotar a la empresa de equipos más modernos, que permitan mejorar el funcionamiento de la organización en cuanto al servicio que esta presta. Proponer estrategias para optimizar el desempeño del personal de la organización. Implementar planes de seguimientos, control y evaluación de los procesos administrativos ejecutados en esta organización. Asimismo contar con una instrumentación de un programa de inducción y motivación que establezca los factores claves de éxito. 20

26 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS López L. J (2005) Diccionario Contable, Administrativo y Fiscal Tercera EdiciónMéxico: Editorial Thompson. Andino M. (2001) Correspondencia y Documentación Comercial 2da Edición Honduras: Editorial Guaymuras. Providencia Administrativa Nº 0591 (Providencia que establece las normas generales de emisión de facturas y otros documentos)agosto 28, 2007 (Artículos 1 y 12) SAMAT Glosario de Términos Legales, Recuperado el 22 de Abril de 2011, disponible: emid=29&limit=1&limitstart=2 Servicio Nacional Integrado de la Administración Aduanera y Tributaria Recuperado el 3 de Mayo de

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