ROCEDIMIENTOS CONTABLES

Transcripción

1 Universidad Nacional Experimental De Guayana Vicerrectorado Académico Coordinación General de Pregrado Coordinación de Pasantías Firma contable Vallee Tomasini & Asociados, C.A. DESCRIPCION DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES REALIZADOS EN LA FIRMA VALLEE TOMASINI & ASOCIADOS, C.A. Econ. Milagros Hernández Tutor Académico Lcda. Ysbeth Tomasini Tutor Industrial Bachiller: Ana Fiorillo C.I Pasante Ciudad Bolívar, Enero

2 INDICE Introducción Desarrollo 1. Identificación de la Organización Misión Visión Objetivo Organizacional Descripción de la Unidad Breve explicación de los problemas observados Objetivos de la Pasantía Objetivo General Objetivo Especifico Explicación del Plan Inicial de Trabajo Logros del Plan de Trabajo Acordado Organizar y clasificar los documentos de los Clientes Elaborar los libros de compras Elaborar los libros de ventas Aplicar las retenciones en ventas Declaración electrónica de retención de ISLR Contabilizar los documentos Archivar los documentos Actualización de los Libros Contables Apreciación sobre los conocimientos adquiridos Facilidades y dificultades Conclusiones Recomendaciones Referencias Bibliográficas

3 INTRODUCCION La pasantía es una actividad de carácter práctico, que permite aplicar los conocimientos, habilidades y destrezas adquiridos durante la formación académica de la carrera Contaduría Pública en el campo laboral. La pasantía se llevo cabo en la Firma Contable Vallee Tomasini & Asociados, C.A., específicamente en el Departamento de Contabilidad. La Firma Contable Vallee Tomasini & Asociados, C.A, ofrece un servicio profesional a las pequeñas y medianas empresas de cualquier índole, en lo que respecta al área contable, financiera, administrativa y fiscal, que tienen cabida en nuestro país, la firma cuenta con un personal capacitado en el tema. El proceso de pasantía se llevo a cabo siguiendo con lo establecido en el plan de trabajo, iniciando este proceso contable con la recepción de los documentos, para la elaboración de los libros de Venta y Compras, seguidamente la declaración ante el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT) las retenciones de Impuesto Sobre La Renta (ISLR), por último, la contabilización de los documentos, fundamentado siempre en las normativas y reglamentos establecidos en el código orgánico tributario, Código de Comercio Venezolano, la Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA) y la Ley de ISLR. Todos los objetivos fueron alcanzados satisfactoriamente con el cumplimiento del plan de trabajo planificado. La recomendación para la la casa de estudio, es que siga con la formación académica de profesionales con un alto nivel de preparación, que le permita una buen desempeño en el campo laboral y destaquen en su profesión. El presente informe está estructurado enfocándose en la labor y las experiencias del pasante en la organización durante el tiempo de la pasantía. Partiendo de la descripción de la empresa u organización en la cual se desarrolló la pasantía, identificación, de la organización, misión, visión y objetivo organizacional, los problemas encontrados, los 3

4 objetivos de la pasantía, los logros alcanzados y mencionar los variables que hayan ocurrido, facilidades y dificultades, apreciación sobre los conocimientos adquiridos. 4

5 DESARROLLO 1. Identificación de la Organización La organización seleccionada para realizar la pasantía es la firma contable VALLEE TOMASINI & ASOCIADOS, C.A, concebida bajo esa denominación de acuerdo a lo establecido en su registro de comercio. Presta servicios de auditoría, impuestos, consultoría gerencial, asesoría en el área tributaria - fiscal, contable y financiera; fundada con la finalidad de satisfacer las necesidades diarias de sus clientes, ofreciendo un servicio personalizado, donde se incorporan soluciones prácticas agregando así un valor agregado a la relación Firma Cliente. 1.1 Misión Ofrecer un servicio profesional de calidad, a empresas de cualquier índole, en lo que respecta a las diversas áreas contables, financieras, administrativas, fiscales, que tienen cabida en nuestro país, cumpliendo así con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, evaluando la situación en particular de cada empresa a través de la atención personalizada de sus directores, garantizando así el desarrollo y eficiencia de las actividades económicas de cada entidad, transformando el conocimiento en valor, en beneficio de sus clientes 1.2 Visión Convertir a VALLEE TOMASINI & ASOCIADOS C.A. en virtud del exigente y competitivo mundo empresarial, en la empresa prestadora de servicios contablesfinancieros integrales de mayor reconocimiento, por pequeños, medianos y grandes empresarios, así como también en la mejor opción del mercado debido a la evolución en los servicios ofrecidos, con el mismo dinamismo con que evolucionan sus clientes, adecuándose y satisfaciendo las necesidades de ambos, para así convertirse en líder por excelencia en el mercado, gracias al apoyo de un personal altamente capacitado. 5

6 1.3 Objetivo Organizacional Prestar servicios profesionales en las áreas contables, financiera y tributaria, contribuyendo al éxito comercial y financiero de su clientela, dando cabida a personas, naturales, jurídicas, nacionales o extranjeras. 1.4 Descripción de la Unidad El Departamento donde se realizo el proceso de pasantía fue el Departamento de Contabilidad; éste es el encargado de recopilar, clasificar, organizar, contabilizar y registrar los documentos derivados de las transacciones comerciales ejecutados por la cartera de clientes que maneja la empresa, a través de actividades como la realización de libros de compras y ventas y su respectiva trascripción a los libros auxiliares, así como también mantener actualizados los libros legales, como lo son Libro de Diario, Mayor, Inventarios, Actas, entre otros; en síntesis este departamento realiza todas las actividades contables-fiscales que son objeto de la traducción de las operaciones que realiza el cliente Funciones: Supervisa la contabilidad realiza y emite la empresa. Supervisa detalladamente el trabajo de los asistentes. Coordina el trabajo con los asistentes. Lleva el control de planillas Impuesto del Valor Agregado (IVA) de contribuyentes ordinarios y formales. 6

7 2. Breve explicación de los problemas observados La oficina contable Vallee Tomasini & Asociados, C.A. presentaba al inicio de la pasantía la necesidad de la actualización de los Libros Diario, Mayor y de Inventario pertenecientes de las empresas que forman parte de la cartera de clientes a las que la firma les presta el servicio, una de las causa es la falta de personal para la realización de esta actividad. La consecuencia de este problema es la sanción por parte del ente encargado de la fiscalización, en este caso, por el Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT) por incumplir con lo establecido en el Código de Comercio Venezolano. 7

8 3. Objetivos de la Pasantía 3.1 Objetivo General: Describir los procedimientos contables realizados en la Firma Contable Vallee Tomasini & Asociados, C.A. 3.2 Objetivos Específicos: Organizar, clasificar y contabilizar los documentos de cada cliente Elaboración de los libros de Compras y Ventas. Elaboración y actualización de los libros Diario, Mayor e Inventario 3.3 Explicación del Plan Inicial de Trabajo En el plan de trabajo se detallan cada una de las actividades programadas que el pasante desarrollara en la Organización durante el periodo de la pasantía, con la finalidad de asignar las tareas, funciones y responsabilidades del pasante para garantizar la aplicación de los conocimientos teóricos y prácticos adquiridos en su formación académica Las actividades fijadas en el plan inicial para ser desarrollas durante el periodo de pasantía fueron las siguientes: Organización y clasificación de documentos. Elaboración de libros de ventas y compras. Declaración de las retenciones de ISLR Aplicación de retenciones en ventas. Contabilización de documentos. Archivos de documentos. 8

9 4. Logros del Plan de Trabajo Acordado Haciendo cumplimiento a lo previamente establecido en el plan de trabajo, se logro de manera satisfactoria los objetivos y las actividades planificadas. Es importante resaltar, que los logros fueron alcanzados por el apoyo brindado por parte del personal que labora en la firma, al igual, que el asesoramiento del tutor industrial y el tutor académico. 4.1 Organizar y clasificar los documentos de los Clientes: Consiste en la revisión de los documentos suministrados por los clientes, ordenando de manera secuencial y cronológica las facturas de ventas, compras y gastos, clasificándolos con el fin de determinar los que cumplan con la Ley del IVA y la providencia 0257, para la realización de los libros de compra y venta. Para la ejecución de la actividad fue necesario reconocer los elementos que constituyen una factura: Contener denominación de Factura Numeración Consecutiva y Única Numero de Control Impreso Total de los Números de Control asignados expresado de la siguiente manera desde el Nº. hasta el Nº Nombre y Apellido o Razón Social, domicilio Fiscal y Único de Información Fiscal (RIF) del emisor. Fecha de Emisión, constituida por ocho (8) dígitos. Descripción del bien o de la prestación del servicio Si se trata de un bien o servicio exento, exonerado o no gravado deberá aparecer a lado de la descripción o de su precio el carácter E separado por un espacio en blanco y entre paréntesis. 9

10 Especificación del monto de la base imponible. Especificación del monto del Impuesto al Valor Agregado, según sea su base imponible. Indicación del monto total de la venta de los bienes o de la prestación del servicio, o de la suma de ambos. En el caso de aquellos documentos como recibos de nóminas, liquidación de prestaciones sociales, pólizas de seguros, entre otros, que por sus características no son incluidos en los libros de compra y venta, son procesados contablemente. 4.2 Elaborar los Libros de Compras: Consiste en insertar en el sistema Galac las facturas de compras y gastos correspondiente al periodo contable que se va a declarar; se procede a insertar el Numero de factura, numero de control, nombre del proveedor, fecha de emisión de la factura, mes de aplicación y base imponible, automáticamente el sistema hace el cálculo del monto IVA según la alícuota y el monto total de la operación. Una vez registrada la factura el sistema genera un comprobante de compras, donde se le asignara la cuenta correspondiente al gasto o compra, dependiendo del servicio o bien adquirido. Seguidamente, se generan los libros de compras definitivos, donde se especifica lo que se declarara ante el SENIAT a través de la planilla forma 0030, a fin de detallar el crédito fiscal aprovechado en el mes correspondiente. 4.3 Elaborar los Libros de Ventas: Consiste en insertar en el sistema Galac las facturas de ventas y los reportes de maquinas fiscales del periodo a declarar, cumpliendo con el orden de fecha y correlativo de facturas, se realiza con el fin de determinar el debito fiscal correspondiente al 10

11 periodo en cuestión. Se procede a insertar el Numero de factura, numero de control, nombre del cliente, fecha de emisión, mes de aplicación y base imponible, automáticamente el sistema hace el cálculo del monto IVA según la alícuota y el monto total de la operación. Consecutivamente, se genera el libro de ventas, donde se especifica lo que se declarara ante el SENIAT a través de la planilla forma 0030, a fin de detallar el debito del mes. 4.4 Aplicar las retenciones en ventas: Una vez introducidas las ventas en el sistema Gálac, se procede la aplicación de las retenciones de IVA, aquellas facturas que posean su respectivo comprobante, este emitido por clientes que en su condición de agente de retención, le realiza la retención del 75% o el 100% del impuesto, el comprobante contiene los datos del agente de retención, del organismo quien le retuvo, la factura por medio de la cual se hizo efectiva la transacción, el monto de la factura, la cantidad retenida, así como la fecha, y número de comprobante. Cabe destacar que esta retención IVA, disminuye la cuota tributaria a pagar en la planilla (F-0030), siempre y cuando este soportado 4.5. Declaración electrónica de retención de ISLR Cumpliendo con lo establecido en la Ley de ISLR y el decreto 1808, se declara de manera electrónica a través del portal del SENIAT, los sueldos y salarios, conjuntamente con las retenciones de ISLR efectuados por las empresas por aquellas actividades que la ley establezca para su retención. A través de un archivo de Excel con formato XML, se llenan las celdas correspondientes del rif del agente de retención, el periodo a declarar mes y año, rif del retenido, numero de factura, numero de control, código según la actividad que se le retuvo, monto de operación y el porcentaje de retención, una ves llenado se convierte a formato XML mediante una opción mostrada en el mismo archivo la cual se denomina (Convertir XML). 11

12 Su declaración se realiza de manera electrónica a través del portal del SENIAT, a continuación los pasos a seguir: Se selecciona el tipo de persona, jurídica o natural. El usuario y la clave para el acceder a la cuenta de la empresa. Se selecciona el proceso tributario de Retenciones de ISRL, en la opción Retención Mensual y finalmente se elige Salarios y Otras Retenciones Muestra los datos completos del contribuyente y dos opciones, para la continuación del proceso sí o no; si la respuesta es sí, se inserta el mes y año a declarar. Seleccionar si en el periodo se realizaron operaciones y examinar el archivo XML, se acepta el archivo si es el correcto y por último se hace efectiva la declaración. 4.6 Contabilizar los documentos: Consiste en registrar en el sistema Galac aquellos documentos que no generen IVA y que están sujetos a ser contabilizados ya que corresponden a los gastos incurridos por las empresas, estos pueden ser fijos o variables. Entre los documentos que no generan IVA se encuentra la cancelación de nominas, se emite un comprobante detallando los pagos que realizó la empresa a sus empleados, donde se le cargan las asignaciones (salario, horas extras diurnas, nocturnas, bonos, días feriados, comisiones, entre otras) y se le abonan las deducciones (préstamos, pagares, inasistencias, retenciones de Seguro Social Obligatorio (SSO); Seguro Paro Forzoso (SPF); Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda (FAOV). En el caso de que existan liquidaciones, se le asigna un nuevo comprobante donde se asienta el gasto correspondiente causado por las prestaciones sociales, vacaciones y utilidades. De igual manera se realiza la contabilización de Estados de Cuentas Bancarios, Retención ISLR, Pólizas de Seguros, entre otros. 12

13 4.7 Archivar los documentos: Consiste en el archivo sistemático de los documentos de manera ordenada y secuencial en una carpeta marrón o lomo ancho correspondiente al mes que se proceso en el I.V.A para posteriormente remitirla al cliente, previa revisión por parte de los Supervisores. 4.8 Actualización de los Libros Contables Luego de estudiar la manera de darle una solución definitiva a la problemática presentada al inicio de la pasantía, en la desactualización de los libros contables exigidos por el Código de Comercio de Venezuela, se concluyo, que para que en un futuro no se vuelva a repetir esta situación, es el imprimir en hojas foliadas los Libros de Diario, Mayor e Inventario, agilizando el proceso, disminuyendo el tiempo y con solo una persona encargada, es por ello que se le solicito a los clientes de la firma consignar estas hojas previamente selladas por el Registro Mercantil. Estas hojas se imprimen a través del sistema GALAC. 13

14 5. Facilidades y dificultades encontradas durante el proceso de desarrollo de la pasantía. Facilidades Cuentan con un personal altamente capacitado el área contable. La firma cuenta con un software financiero y tributario (GALAC) que facilita el trabajo contable por ser de fácil manejo y comprensión. Tiene amplio mercado conformado por diferentes empresas, en distintas localidades. Dificultades Considero no haber tenido dificultades. 6. Apreciación sobre los conocimientos adquiridos durante el proceso de pasantía El conocimiento adquirido en la firma contable durante el periodo de pasantías, contribuyo al reforzamiento de los conocimientos y aptitudes obtenidas a lo largo de los años de estudios, el apoyo brindado por el equipo de trabajo fue muy significativo para llevar a cabo mi labor, las actividades desarrolladas fueron la práctica de la teoría adquirida en la casa de estudio. Las actividades siempre estuvieron orientadas al cumplimiento de las normativas legales venezolanas. 14

15 CONCLUSIONES Durante el tiempo trascurrido en la realización de la pasantía en la firma contable Vallee Tomasini & Asociados, C.A., se conto con todo el apoyo por parte del equipo de trabajo, cumpliéndose a cabalidad los objetivos propuestos, adquiriendo habilidades y destrezas para un mejor desenvolvimiento en el ámbito laboral. Los procedimientos contables se realizaron de manera eficiente como lo fue el clasificar, ordenar, registrar y asentar los documentos en el sistema GALAC, elaborando libros de compra y ventas según lo establecido en el Código de Comercio Venezolano, así como emitir los reportes contables, cumpliendo satisfactoriamente los objeticos específicos planteados. Con respecto a la problemática presentada al inicio de la pasantía, sobre la desactualización de los libros legales de las empresas a las que se les presta el servicio, fue resuelta de forma satisfactoria en su totalidad. Es primordial destacar que las pasantías muchas veces son la primera experiencia laboral de un estudiante, de allí su importancia, es donde pone en práctica todos los conocimientos adquiridos, contribuye con su formación como profesional, es por ello, la conveniencia de realizar una serie de recomendaciones a los entes involucrados, como lo es en este caso la universidad y la empresa, sirviendo para la mejora a futuros estudiantes. 15

16 RECOMENDACIONES A la Universidad, Dedicarse cada día más para brindar una educación de mayor calidad al estudiante. Brindarle al estudiante una mayor capacitación en las tecnologías asociadas a la carrera. Dictar charlas periódicas a los estudiantes sobre todo lo referente a leyes, reglamentos y demás normativas asociadas a la carrera. Ofrecer una educación siempre enfocada en la realidad del campo laboral, para obtener una base cada vez más firme adaptándose con mayor facilidad al ámbito de trabajo. A la Empresa, Permanezcan actualizados en el ámbito contable, financiero, fiscal y tecnológico, con el fin de optimizar los servicios prestados a sus clientes. Asesorar a los clientes con respecto a sus deberes como contribuyente, para evitar problemáticas y retrasos de los documentos mercantiles que estos suministran a la empresa. Realizar cursos para mejorar el desempeño de los empleados y mantener actualizadas sus actividades de acuerdo a la legislación venezolana. Continuar brindando la oportunidad a estudiantes de demostrar sus capacidades, dejando beneficios tanto para la empresa como para el estudiante. 16

17 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS Ley del Impuesto al Valor Agregado. Gaceta oficial nº de fecha 01 de septiembre Ley de impuesto sobre la renta. Gaceta oficial del 16 de febrero de 2007 Código de comercio. Gaceta nº 475 extraordinaria del 21 de diciembre de Providencia nº 0257 sobre las normas generales de emisión de facturas y otros documentos. Gaceta oficial nº , de fecha 19 de agosto de