UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENRAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍAS

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1 1 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENRAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADÉMICO COORDINACIÓN GENERAL DE PREGRADO COORDINACIÓN DE PASANTÍAS DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL DEPARTAMENTO CONTABLE ADMINISTRATIVO COMO CONTRIBUYENTE ESPECIAL EN LA EMPRESA ORINOCO INDUSTRIAL S.A. (ORINSA). (Informe de Pasantía, exigido como Requisito Parcial para optar al Título de Licenciada en Contaduría Pública.) Tutor Académico: Lcda. Rosangel Gil. Tutor Industrial: Lcda. Keilys Viera. Elaborado por: Tibisay Cubas. C.I Ciudad Bolívar, Julio del 2011

2 2 UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADEMICO COORDINACION GENERAL DE PREGRADO COORDINACION DE PASANTIAS PROYECTO DE CARRERA: CONTADURIA PUBLICA SEDE CIUDAD BOLIVAR ESTADO BOLIVAR DESCRIPCIÓN DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS EN EL DEPARTAMENTO CONTABLE ADMINISTRATIVO COMO CONTRIBUYENTE ESPECIAL EN LA EMPRESA ORINOCO INDUSTRIAL S.A. (ORINSA) (Informe de Pasantía, exigido como Requisito para optar al Título de Licenciado en Contaduría Pública.) Lcda. Rosangel Gil Tutor Académico Lcda. Keilys Viera Tutor Industrial Tibisay Cubas González Pasante Ciudad Bolívar, Julio del 2011

3 3 ÍNDICE Pág. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA 6 DIAGNOSTICO SITUACIONAL DE LA ORGANIZACIÓN. 8 DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DEL PROCESO DE PASANTÍAS. 11 CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS 18 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. 20 Conclusiones 20 Recomendaciones 21 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS. 22 ANEXOS 23

4 4 ANEXOS Pág. ANEXO 1- Organigrama de la Empresa ANEXO 2- Plan de Trabajo ANEXO 3- Resumen de Retenciones de IVA ANEXO 4- Portal del SENIAT ANEXO 5- Login de Acceso al Contribuyente ANEXO 6- Menú Principal del Contribuyente ANEXO 7- Entrada al link de retenciones de IVA ANEXO 8- Página de Carga de Archivo ANEXO 9- Archivo XLM de Retenciones de ISLR ANEXO 10-Entrada al link de retenciones de ISLR ANEXO 11- Información Fiscal del Contribuyente ANEXO 12- Período a Declarar ANEXO 13- Libro de Ventas (Ejemplo) ANEXO 14- Libro de Compras (Ejemplo) ANEXO 15- Inicio de la Declaración de IVA ANEXO 16- Datos del Contribuyente ANEXO 17- Definición del período a Declarar ANEXO 18- Declaración de Débitos Fiscales ANEXO 19- Declaración de Créditos Fiscales ANEXO 20- Autoliquidación del IVA ANEXO 21- Declaración Impresa del IVA (Pág. 1) ANEXO 22- Declaración Impresa del IVA (Pág. 2) ANEXO 23- Estado de Cuenta de Impuestos Cancelados (Seniat) ANEXO 24- Consulta de Saldos (GALAC) ANEXO 22- Plan de Cuentas (GALAC) ANEXO 26- Asientos de Diario ANEXO 27- Asientos de Mayor ANEXO 28- Planilla de Pago (FAOV) ANEXO 29- Página de Movimientos del IVSS ANEXO 30- Página de Trabajadores Activos (IVSS)... 53

5 5 INTRODUCCIÓN Hoy en día, la pasantía se consideran un requisito indispensable para optar a un titulo universitario, un tiempo de práctica donde el alumno desarrolla un conjunto de actividades, que deben ser realizadas en organizaciones o empresas ya previamente establecidas, que le permite la aplicación integrada de conocimientos, destrezas, aptitudes, habilidades y valores cónsonos al campo laboral, facilitando de ese modo la incorporación del futuro egresado a la práctica profesional. El desarrollo de la pasantía, fue realizado en la empresa Orinoco Industrial S.A. localizada en la Zona Industrial la Sabanita de Ciudad Bolívar, en donde la empresa suministró el apoyo técnico y estratégico para su ejecución. Este informe de pasantía presenta en forma clara, las actividades realizadas en esta organización, en el transcurso de las dieciséis semanas laboradas, principalmente en el departamento Contable-Administrativo, donde se mencionan las distintas operaciones efectuadas de acuerdo al cronograma de actividades previamente establecido. Este informe está estructurado en cinco puntos principales de la siguiente manera; primero presenta la Descripción de la Empresa; desarrolla un Diagnóstico Situacional de la Organización; exhibe la Descripción y Análisis del Proceso de Pasantías; demuestra los Conocimientos Adquiridos, y por último, abarca las Conclusiones y Recomendaciones, resultantes del proceso de pasantía.

6 6 DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA La empresa objeto de la pasantía es una sociedad anónima denominada Orinoco Industrial o simplemente ORINSA de acuerdo a lo plasmado en su documento constitutivo. Esta empresa se encuentra ubicada en la Zona Industrial La Sabanita, Galpón 6 en Ciudad Bolívar, Estado Bolívar. Orinoco Industrial S. A., es una organización privada con fines de lucro, con personalidad jurídica propia, la cual tiene por objeto la venta y comercialización de productos madereros principalmente nacionales. Está organizada de acuerdo a un organigrama en donde se visualizan las líneas de mando (ver Anexo 1). Tiene como misión fundamental el ejercicio del comercio en el ramo de aserrío y procesamiento de la madera en general, así como su comercialización mediante la venta de materia prima y de productos semielaborados y elaborados de calidad que satisfagan las necesidades de sus clientes y siendo una empresa que se caracteriza por su amplio stock de productos, excelente atención y un desarrollo armónico que la impulse al cumplimiento de los objetivos y metas de la organización. La visión de la institución, es ser una empresa reconocida por su credibilidad, solidez y desarrollo, enrumbada a la búsqueda de una infraestructura necesaria para el óptimo desenvolvimiento del sector maderero mediante la promoción de investigaciones científicas y tecnológicas relacionadas con el sector, mejorando los niveles de empleo y encaminada hacia la excelencia a través de la producción de productos de calidad que permitan el abastecimiento oportuno y precios competitivos y asequibles. La Empresa Orinoco Industrial S. A. surge como una empresa dedicada a todo lo relacionado con el rubro maderero a finales del año Esta empresa al momento de su constitución contaba con un capital de Cuatro Millones de Bolívares (Bs ,oo), divididos en Cuatro Mil (4.000) acciones nominativas. Cada

7 7 acción tenía un valor de Un mil Bolívares (Bs ,oo), e indivisibles en el sentido de que una acción sólo podrá tener un titular. Pero es a partir de Mayo de 1996, que el capital social fue aumentado desde la cantidad de Cuatro Millones de Bolívares (Bs ,oo) hasta el monto de Ciento Cuarenta Millones de Bolívares (Bs ,oo), mediante la emisión de nuevas acciones y el cambio del valor nominal de cada acción a la cantidad de Veinticinco Mil Bolívares (Bs ,oo). De acuerdo al cambio del valor monetario vigente, el capital de la organización equivale a Ciento Cuarenta Mil Bolívares Fuertes (BsF ,oo) y cada acción a Veinticinco Bolívares Fuertes (BsF.25,oo). Actualmente, el capital social de la Corporación está formado en su totalidad por Cinco Mil Seiscientas (5.600) acciones, íntegramente suscrito y pagado por Cuatro (4) Accionistas equitativamente, es decir que cada accionista posee Mil Cuatrocientas (1.400) acciones, lo que representa un veinticinco por ciento (25 %) del capital de la organización. La pasantía se desarrolla en el departamento Contable-Administrativo de la organización, que cuenta con varias personas, donde se destacan principalmente como parte del personal a la contadora, la administradora y varias asistentes. En esta unidad se coordinan la mayoría de las operaciones financieras de la empresa. Aquí se ordenan, clasifican y registran la mayoría de la documentación de ORINSA con el fin de interpretar sus resultados. Entre las actividades contables básicas que se ejecutan en este departamento están: - Asienta en los libros correspondientes (diario, mayor e inventarios) las informaciones recibidas. - Archiva la documentación concerniente a las transacciones financieras de la organización. - Realiza todo lo relacionado a los libros de compras y ventas, las declaraciones de Impuesto sobre la Renta (ISLR) definitiva y

8 8 estimadas, Impuesto al Valor Agregado (IVA) mensual, retenciones de ISLR e IVA, elaboración y análisis de los estados financieros, entre otros. - Debido a la inexistencia de un departamento de costos, esta sección elabora los presupuestos de costos de producción de la empresa. Este departamento tiene como objetivo principal evitar los posibles desfalcos o malos manejos dentro de la organización, además de detectar las áreas difíciles y ayudar a la gerencia, orientándola, utilizando determinadas guías de acción en el proceso de toma de decisiones. DIAGNOSTICO SITUACIONAL DE LA ORGANIZACIÓN. Actualmente, la Corporación Orinoco Industrial se ha perfilado, como una empresa con una gran variedad de productos y de excelente servicio y que día a día va guiada hacia la modernización, con gran margen de adaptabilidad a las exigencias de los consumidores y que busca la optimización de sus procesos con la finalidad de obtener mayores beneficios tanto sociales como financieros. La organización Orinoco Industrial S.A., actualmente es una empresa calificada como contribuyente ordinario especial o contribuyente pasivo especial. De acuerdo al Servicio Nacional Integrado de Administración Aduanera y Tributaria (SENIAT), considera que los contribuyentes calificados como especiales están formado por aquellos sujetos que han sido expresamente calificados y notificados por el Servicio como tales, atendiendo al nivel de ingresos brutos anuales, según la Gerencia de Tributos Internos de la Región de su jurisdicción. Estos sujetos pueden ser o no entes públicos, empresas privadas, personas naturales o jurídicas; y, puede que sean o no contribuyentes ordinarios del Impuesto al Valor Agregado, lo cual dependerá no de su calificación como contribuyente

9 9 especial, sino del hecho de que estén o no sujetos al Impuesto y que realicen o no los hechos imponibles establecidos en la Ley. El parámetro para que una empresa califique como contribuyente especial debe haber facturado como ventas la cantidad de dos mil quinientas unidades tributarias (2.500 U.T.) mensuales ó treinta mil anuales ( U.T.). La empresa ORINSA, como consecuencia de este proceso de convertirse de un simple contribuyente ordinario a ser un contribuyente especial, ha requerido un cambio drástico, el cual generalmente debe realizarse en unos ocho o diez (8 o 10) días. Este tiempo, tan corto, es el resultado desde el momento que la empresa recibe la Providencia Administrativa, es decir la notificación que lo convierte en contribuyente especial hasta que empieza a ejercer esta imposición jurídica. Normalmente, el SENIAT emite esta providencia y es recibida por las empresas entre los días del veinte al veinticinco del mes en curso, para comenzar a ser agente de retención, a partir del mes siguiente. En este tiempo, dentro de las empresas se presenta un ambiente de tensión, ya que deben tomar decisiones y cambiar muchas cosas en este corto tiempo, tales como si se debe adquirir un sistema contable para realizar retenciones de IVA o se lleva a cabo en páginas de Excel; incluso, se debe tener un personal entrenado para ello (por lo menos una persona de la organización debe tomar un curso o instrucción) ya que últimamente, el SENIAT, sólo le entrega al nuevo contribuyente un CD con providencias o decisiones al respecto, pero con ninguna o muy poca información de lo que hay que hacer realmente. Aunado a ello, se necesita un personal exclusivamente para realizar retenciones de IVA y de impuesto sobre la renta, ya que la mayoría de las compras que ejecute la empresa o gastos que cancele deben hacérsele retenciones. Además, la persona que maneja la caja chica, debe conocer y estar pendiente que no puede cancelar en efectivo absolutamente nada que sobrepase las veinte unidades tributarias (20 U.T.) a ningún contribuyente en un mismo día. Es decir, si el proveedor entrega una o varias facturas, al momento de cancelársele, este monto no debe sobrepasar de

10 10 las 20 U.T., porque de ser así, la empresa recibe una multa por parte del SENIAT. Por tanto, dichos pagos deben ejecutarse, principalmente mediante cheques o transferencias, realizando a las facturas las retenciones respectivas. Cuando se trabaja en el área contable se necesita un personal que sea proactivo, estable mentalmente, que pueda trabajar bajo presión, con facilidad de entendimiento matemático, sociable y que pueda trabajar en grupos con otras personas. Actualmente, para llevar la contabilidad al día, de una organización se requiere más de una persona, y si trabaja como agente externo debe tener conocimientos muy claros de Contabilidad y Administración de Empresas. Esto es consecuencia, que según el tamaño de la empresa, existen actividades centralizadas en el departamento Contable que no son propias de esta sección, como ejecutar declaraciones de personal frente al Ministerio del Trabajo; cálculo de prestaciones sociales, fideicomisos, contribuciones al Instituto Nacional de Cooperación Educativa Socialista (Inces), efectuar pagos con vouchers y soportes, elaboración de documentos y actas a notariar, entre otras, lo que conduce a que una persona que complete la carrera de Contaduría, a ofrecer a sus clientes, conocimientos en áreas contable, administrativas, de auditoría, de recursos humanos y en derecho, para lograr ser un licenciado preparado. Con respecto a la institución Orinsa, pretende de sus nuevos pasantes, el que puedan elaborar asientos contables; comprobar la exactitud de los registros; ejecutar retenciones de IVA e ISLR; libros de compras y ventas; elaboración del artículo 72 de la ley del IVA; declaraciones electrónicas de retenciones, de IVA e ISLR, lógicamente, para ello deben entender los procesos que se ejecutan antes de llevar a cabo los asientos respectivos. Un ejemplo de ello sería, el pasante no puede realizar los asientos de una nómina si no conoce los porcentajes de retenciones por seguro social, paro forzoso, ley de política habitacional para poder verificar la exactitud numérica.

11 11 DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DEL PROCESO DE PASANTÍAS. El objetivo general del proceso de pasantías fue describir las actividades realizadas en el Departamento Contable- Administrativo como contribuyente especial en la empresa Orinoco Industrial S.A. (Orinsa). Se le dio respuesta al objetivo general permitiendo desarrollar el plan de trabajo a ejecutar dentro del Departamento Contable - Administrativo de Orinsa. El plan de trabajo (ver Anexo 2), se organizó mensualmente de la siguiente forma: a) Los primeros días del mes: elaboración de los resúmenes de retenciones de ISLR e IVA y su posterior declaración, elaboración de los cálculos de la Ley de Política Habitacional e Instituto nacional de Capacitación Educativa Socialista (INCES), actualización de los datos de los trabajadores y búsqueda de los montos a cancelar por este concepto en el portal del Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS). b) A mediados del mes; preparación de los libros de Compras y Ventas, los resúmenes de retenciones de IVA y la declaración de ambas en el portal. c) A finales del mes: Verificación de los asientos y comprobación de la exactitud de los registros contables, para ejecutar el cierre contable del mes. Con respecto a las actividades señaladas como relacionadas son aquellas que efectúan en el departamento Contable y Administrativo de la organización, tales como pago de proveedores, conciliaciones de chequeras y libros bancarios, asientos de diario en el sistema GALAC y SAINT (actualmente se tiene dos programas contables, debido a que se esta dejando de utilizar uno y empezando a manejar otro), entre otros. Incluso, se encuentra dentro de esta línea, las actividades administrativas que por su índole, deben ser conocidas por el pasante.

12 12 Con respecto a evaluar la situación operativa interna como contribuyente especial, la empresa tuvo que realizar muchos cambios al convertirse en este tipo de organización. Primeramente, tuvo que contratar de manera imprevista más personal para este departamento, del cual se desconocía si estaba capacitado o no para ejecutar las nuevas actividades inherentes a una organización contribuyente especial; además de instruir mediante cursos al personal, ya existente en ese departamento. Aunado a esto, se comenzaron a realizar las retenciones en el formato, Microsoft Office Excel, ya que no se conocía ningún tipo de programa informático que elaborara retenciones y sus resúmenes. Aunque en Orinsa, la contabilidad se ejecuta mediante el programa Galac (todavía); lógicamente hay que realizar los asientos en el programa, que para accesar hay que introducir claves, ya que esa información es de acceso restringido y muy pocos la tienen en la organización. Para contabilizar, se debe conocer o al menos tener a mano el plan de cuentas de la organización, colocando en los asientos los códigos de cuenta, una descripción de los asientos y los montos de los débitos y créditos que afectan los estados financieros. En lo que se refiere al analizar las planillas de retenciones de IVA en su reporte quincenal. Este es sólo un requerimiento ejecutado por las empresas consideradas como contribuyentes especiales, en ella se le retiene a los proveedores el setenta y cinco ó el cien por ciento (75 ó 100%) del monto del IVA de la factura. Para ello, primeramente se verifica en el portal del SENIAT, en el link Sistemas en Línea, en la parte de Consulta de Registro de Información Fiscal (RIF), la situación de la empresa proveedora. Para ello se coloca el número de RIF de la empresa a afectar y la página nos indicará si le retención de IVA a realizar es del setenta y cinco por ciento o del cien por ciento (75 ó 100%).

13 13 En una planilla de comprobante de retención identificada con una numeración de 14 dígitos, debe presentar la siguiente información: Nombre de la Empresa y RIF de la institución retenedora de dichos fondos (en este caso sería nuestra empresa Orinsa); Nombre y RIF de la empresa proveedora del bien o servicio (organización que presenta la factura); detalles de la factura a la cual se efectúa la retención, es decir fecha, número de la factura, número de control; monto total de la factura y su discriminación en base imponible, base exenta, total IVA y total IVA a retener. Este comprobante de retención debe incluir, la fecha en que se realiza la retención que puede ser igual o diferente a la fecha de la factura recibida y el número del comprobante que consta de 14 dígitos en cual debe indicar, en los primeros cuatro dígitos el año y los dos siguientes, el mes en que se efectúa la retención. Los últimos ocho números finales muestran el número que identifica la retención y que se mantiene consecutivamente durante la vida útil de la empresa. Se deben emitir por lo menos tres (3) comprobantes iguales, uno se le entrega al proveedor, otro que se coloca en la carpeta de contabilidad mensual y el último que se anexa a la carpeta de retenciones de IVA de la organización. Las retenciones efectuadas por cualquier empresa contribuyente especial se reportan al SENIAT en dos (2) cortes mensuales, el primer corte va desde el día primero hasta el día quince de cada mes y el segundo corte comprende del día 16 al fin del mes. Se le informa en un resumen al SENIAT, y este último, genera una planilla de pago impresa para cancelar en un banco disponible sólo para contribuyentes especiales. Dicha cancelación es determinada por un calendario de Contribuyentes Especiales emitido por el SENIAT, cuyas fechas de pago son relacionadas con respecto al número final del RIF de la empresa y que generalmente son en los siguientes días de cada corte. Para enviar la información por el Portal, se realiza un archivo en Excel que consta en cada línea del RIF de la empresa recaudadora, el año y mes de la retención, el código C que implica que fue una compra, el código 01 que indica que es un registro, la fecha de la factura a la cual se

14 14 le efectuó la retención, el RIF de la empresa afectada, el número de la factura y el número de control; el monto total, la base y el impuesto retenido, el número asignado a la retención, la parte exenta de la factura y la alícuota vigente. Este archivo de Excel se convierte en uno de texto el cual se envía por el portal del SENIAT y dando como resultado una planilla de pago, a pagar en el banco indicado en la providencia administrativa que lo convirtió en contribuyente especial. Hay que destacar que el impuesto de IVA retenido le sirve al proveedor como un crédito fiscal en su declaración de IVA. (ver Anexo 3) En lo que respecta a examinar las planillas de retenciones de ISLR en su reporte mensual; las retenciones de impuesto sobre la renta son efectuadas por cualquier empresa contribuyente ordinario, no es exclusividad de los contribuyentes especiales, mediante ellas, se le retiene al proveedor por los servicios prestados. Por ejemplo, una empresa que facture bienes o mercancías no se le debe efectuar este tipo de retenciones, pero si dicha factura incluye servicios, por ejemplo una instalación de un repuesto o el pago de un flete por traslado, si es obligatorio realizar este tipo de retención. Hace varios años la retención de ISLR se realizaba sólo en la parte del servicio y no del bien vendido por el cual se realizaba el servicio, pero el fisco observaba que inflaban el precio del bien y disminuían el valor del servicio, para pagar menos al Estado. Es por ello, que el SENIAT reformuló dicha situación y hoy en día se realiza la retención tanto al bien como al servicio prestado, mientras que el gasto sea presentado en la misma factura. Las retenciones de ISLR deben efectuarse, porque si no el gasto por completo puede ser rechazado en caso de una revisión por parte del SENIAT. En pocas palabras, el crédito que implica la factura puede ser descargado en la contabilidad si se le ha realizado la retención respectiva. En cuanto a la declaración de las retenciones de ISLR se realiza una vez al mes, generalmente dentro de los primeros días del mes siguiente. En el caso de los

15 15 contribuyentes ordinarios normales, actualmente en este año 2011, constan de 10 días hábiles para declarar y pagar. Anteriormente hasta el año 2009, lo debían presentar en los primeros tres (3) días hábiles. En caso de los contribuyentes especiales deben regirse del calendario de contribuyentes especiales que le indicará la fecha tope de declaración y pago. De acuerdo a elaborar los libros de compras y ventas de la organización; la declaración de impuesto al valor agregado o comúnmente llamado IVA, deben ser realizados por todas aquellas personas naturales y jurídicas que posean talonario de facturas y hayan facturado aunque sea una factura desde su creación. El reglamento de la ley de IVA (RLIVA) en su artículo número 75 expresa los datos que deben componen el formato del libro de Compras. En el Libro de Compras, los contribuyentes ordinarios del impuesto deberán registrar cronológicamente y sin atrasos en el Libro de Compras, los siguientes datos: a) la fecha y el número de factura, nota de débito y de crédito; b) El nombre y apellido del vendedor o de quien prestó el servicio, en los casos en que sea persona natural. La denominación o razón social del vendedor o de quién prestó el servicio; c) Número de inscripción en el Registro de Información fiscal; d) El valor total de las importaciones definitivas de bienes y recepción de servicios; e) El valor total de las compras nacionales de bienes y recepción de servicios discriminando las gravadas, las exentas, las exoneradas o no sujetas al impuesto o sin derecho a crédito fiscal, registrando además el monto del crédito fiscal en los casos de operaciones gravadas También, el reglamento de la ley de IVA en su artículo número 76 expresa los datos que deben componen el formato del libro de Ventas, donde indica que los contribuyentes deberán registrar cronológicamente y sin atrasos en el Libro de Ventas, las operaciones realizadas con otros contribuyentes o no contribuyentes, dejando constancia de los siguientes datos: a) la fecha y el número de factura, comprobantes y otros números equivalentes, notas de débito o de crédito; b) El nombre y apellido del comprador de los bienes o receptos del servicio, cuando se

16 16 trate de una persona natural. La denominación o razón social si se trata de personas jurídicas; c) Número de inscripción en el Registro de Información fiscal; d) El valor total de las ventas o prestaciones de servicios discriminando las gravadas, exentas, exoneradas o no sujetas al impuesto, registrando además el monto del débito fiscal en los casos de operaciones gravadas. Cada uno de estos libros debe poseer la información equivalente al período; en el caso del IVA. Un período equivale a un mes calendario, es decir que el libro de Compras debe indicar todas las compras a contribuyentes y a no contribuyentes efectuadas en el mes; y el de Ventas, todas las ventas realizadas por la empresa a sus clientes. En providencias posteriores, agregaron a los libros de Compras y Ventas la alícuota vigente y los números de los comprobantes de retención (efectuados o recibidos, según sea el caso) y los montos retenidos por dichos conceptos. Posteriormente, al finalizar los libros de compras y ventas se efectúa el llamado artículo 72 del reglamento de la ley del IVA, que concierne al resumen mensual de los libros de compra y ventas, que expresa que en los libros de Compras y Ventas, al final de cada mes, se hará un resumen del respectivo período de imposición, indicando el monto de la base imponible y del impuesto, ajustada con las adiciones y deducciones correspondientes; el débito y el crédito fiscal, así como un resumen del monto de las ventas de bienes y prestaciones de servicios exentas, exoneradas y no sujetas al impuesto y del monto de las exportaciones de bienes y servicios. Con respecto a este resumen mensual de los libros, actualmente no existe una providencia que indique si se realiza al final de cada uno de los libros (compras y ventas) o en una página aparte anexada a cada uno de los libros, ya anteriormente nombrados. Acerca de procesar las contribuciones del régimen prestacional FAOV y IVSS; el cálculo de la ley de la Política Habitacional actualmente se lleva sistematizado a través del portal del Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda

17 17 (FAOV), donde se determina después de colocar el monto de ingresos mensuales de cada trabajador, el total a cancelar, y emite la planilla de pago. Hay que acordarse de que la política habitacional, equivale a un tres por ciento (3%) de los ingresos mensuales por concepto de sueldos y salarios de cada trabajador, en donde se le debita de la nómina, el uno por ciento (1%) a los trabajadores y la empresa aporta un dos por ciento (2%). Posteriormente este portal (a solicitud del usuario) emite en físico, la distribución separadamente del uno por ciento (1%) a los trabajadores y el dos por ciento (2%) patronal, la cual sirve como prueba sustantiva de verificación de lo contabilizado en la empresa. Cualquier empresa está obligada a pagar el ahorro habitacional en los primeros días del mes siguiente al período mensual vencido. Las contribuciones al Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS), son reflejadas a través del portal del IVSS, en donde los usuarios (empresas) deben ingresar a sus trabajadores al momento de empezar a laborar en la empresa, reflejando su sueldo mensual. El cálculo de sueldo mensual en lo que se refiere al IVSS se calcula tomando la remuneración mensual del trabajador, multiplicando ésta por doce (12) que representa a los meses de un año y dividiendo el producto así obtenido entre cincuenta y dos (52) que equivale a las semanas de trabajo de un año. Al trabajador se le retiene el cuatro por ciento (4 %) de su salario por este concepto y el patrono aporta de un nueve a un once por ciento (9 a 11%) de acuerdo al riesgo que representa la empresa que va desde el riesgo mínimo (9 %), el medio (10 %) y el máximo (11 %). Orinsa se encuentra en riesgo máximo, por tanto cancela al IVSS un total de un quince por ciento (15 %). por aporte de seguro social obligatorio. Adicionalmente, se le retiene por el régimen de prestación de empleo a cada trabajador, el cero punto cinco por ciento (0,5 %) de su salario por este concepto y el

18 18 patrono aporta de un dos por ciento (2 %), para un total de dos punto cincuenta por ciento (2,5 %) por este concepto. CONOCIMIENTOS ADQUIRIDOS En el proceso de pasantía hubo total facilidad para ejecutar las labores asignadas, ello es debido a que normalmente la pasante cumple sus labores de trabajo en esa organización desde hace varios años. Esta situación permite tener un amplio conocimiento de la organización y de las actividades que en ella se realizan. La dificultad más importante de la pasantía y de organización estudiada en la falta de una organización formal establecida en la corporación, es decir el organigrama que se presenta de la institución fue realizado por la pasante, basado en la documentación de la empresa ( principalmente, en lo que se refiere a los cargos de mayor jerarquía) y en la evaluación de las líneas de mando informales existentes en la institución. Entre los aportes dados a la organización por la pasante se encuentra la instauración de la misión, visión y organigrama de la empresa. Actualmente, la pasante está ejecutando un programa de clasificación y evaluación de cargos y la creación de un Manual de Procedimientos para los Empleados, como actividades anexas a sus obligaciones laborales, propiamente dichas. Entre los conocimientos adquiridos durante el proceso de pasantía, que fueron tanto teórico como práctico, se destacan principalmente el cálculo y la ejecución de: - Asientos electrónicos en la Contabilidad. - Comprobantes de IVA e ISLR para proveedores. - Retenciones de IVA e ISLR. - Libros de Compras y Ventas.

19 19 - Declaraciones de IVA. - Declaración Mensual del Fondo de Ahorro Obligatorio para la Vivienda. - Declaración trimestral del INCES. - Ingresos, Egresos y reporte de Movimientos de Trabajadores en el Seguro Social Obligatorio. - Pago a proveedores mediante Vouchers.

20 20 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES. Conclusiones El cúmulo de actividades desempeñadas durante el proceso de pasantía, sirven primordialmente para afianzar los conocimientos adquiridos en los salones de clases, antes de ejercer, lo que estamos cursando. Durante el proceso de pasantía se llevaron a cabo acciones relacionadas con la administración, además de las actividades propiamente ejecutadas en esta carrera. Esto debido, a que un contador tiene que convertirse en un profesional, obligado a tener conocimientos integrales. Se logró el desarrollo de las tareas del plan de actividades y se puede indicar se cumplió con lo pautado en un cien por ciento (100%). Finalizado el período de pasantía, después de haber logrado el plan de trabajo establecido, podemos concluir lo siguiente: Las actividades ejecutadas en el departamento Contable - Administrativo se llevan al día, sin retrasos y muy bien coordinadas; esto es, primordialmente fundamentado en lo preparado que se encuentra, el recurso humano existente. Las retenciones de IVA, de ISLR y los resúmenes de ambas, se realizan en Microsoft Office Excel. En la empresa, no existe un listado preestablecido de actividades a realizar, que permita ser asignados a los pasantes. Se observa que Orinsa recibe comprobantes de retenciones de las ventas realizadas, con períodos de atraso que sobrepasan, en muchos casos, a varios meses.

21 21 Recomendaciones Con respecto a las recomendaciones podemos indicar lo siguiente: El personal para desenvolverse eficientemente en su trabajo, debe estar actualizado, por lo que la empresa tiene que facilitarle a sus empleados, el estar al día en lo que respecta a leyes, decretos y providencias que inciden directamente en las actividades que se desarrollan el departamento Contable Administrativo. Esto puede lograrse mediante la asistencia a cursos, diplomados y otras fuentes de instrucción. La organización requiere adquirir un sistema informático que emita comprobantes de Iva, de Islr y los resúmenes de ambos, que ahorren tiempo y reduzca al mínimo los márgenes de error. El personal del departamento Contable Administrativo puede establecer un plan que abarque las tareas a realizar por los pasantes de este departamento; y, según su desempeño durante la pasantía, puedan ser aceptados como empleados de la corporación. Establecer políticas que permitan exigir a los compradores de los productos de la empresa, entregar a Orinsa, los comprobantes de retenciones, en el mismo mes de emitida la factura.

22 22 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS. Código de Comercio Anotado (2010). Corporación AGR S.C. Caracas. Venezuela. Código Orgánico Tributario Comentado (2002). Reedición Actualizada a Noviembre Corporación AGR S.C. Caracas. Venezuela. Guía Práctica Laboral (2006). Legis Editores C.A.Caracas. Venezuela. Ley del IVA del año 2007 (GO del 26-Feb-07) Reedición Actualizada a Enero Corporación AGR S.C. Caracas. Venezuela. Reglamento de la Ley del IVA (GO del 12-Jul-99) Reedición Actualizada a Mayo Corporación AGR S.C. Caracas. Venezuela.

23 ANEXOS 23

24 ANEXO 1 - Organigrama de la Empresa 24

25 ANEXO 2- Plan de Trabajo 25

26 ANEXO 3- Resumen de Retenciones de IVA 26

27 ANEXO 4- Portal del SENIAT 27

28 ANEXO 5- Login de Acceso al Contribuyente 28

29 ANEXO 6- Menú Principal del Contribuyente 29

30 ANEXO 7- Entrada al link de retenciones de IVA 30

31 ANEXO 8- Página de Carga de Archivo. 31

32 ANEXO 9- Archivo XLM de Retenciones de ISLR 32

33 ANEXO 10- Entrada al link de retenciones de ISLR 33

34 ANEXO 11- Información Fiscal del Contribuyente. 34

35 ANEXO 12- Período a Declarar 35

36 ANEXO 13- Libro de Ventas (Ejemplo) 36

37 ANEXO 14- Libro de Compras (Ejemplo) 37

38 ANEXO 15- Inicio de la Declaración de IVA 38

39 ANEXO 16- Datos del Contribuyente 39

40 ANEXO 17- Definición del período a Declarar. 40

41 ANEXO 18- Declaración de Débitos Fiscales 41

42 ANEXO 19- Declaración de Créditos Fiscales 42

43 ANEXO 20- Autoliquidación del IVA 43

44 ANEXO 21- Declaración Impresa del IVA (Pág. 1) 44

45 ANEXO 22- Declaración Impresa del IVA (Pág. 2) 45

46 ANEXO 23- Estado de Cuenta de Impuestos Cancelados (Seniat) 46

47 ANEXO 24- Consulta de Saldos (GALAC) 47

48 ANEXO 25- Plan de Cuentas (GALAC) 48

49 ANEXO 26- Asientos de Diario 49

50 ANEXO 27- Asientos de Mayor 50

51 ANEXO 28- Planilla de Pago (FAOV) 51

52 ANEXO 29- Página de Movimientos del IVSS 52

53 ANEXO 30- Página de Trabajadores Activos (IVSS) 53