Calidad concertada en los suministros

Transcripción

1 Calidad concertada en los suministros Recomendaciones AECOC para la Logística

2 AECOC Con cerca de empresas asociadas, AECOC es una de las principales asociaciones empresariales de nuestro país. Nacida en 1977 para ofrecer al sector del gran consumo un lenguaje común, el código de barras; la Asociación ha ampliado su área de actividad y hoy trabaja intensamente para fomentar la cooperación entre fabricantes y distribuidores para lograr empresas más sostenibles, modernas y competitivas a todos los niveles. GS1 AECOC es el represente único en España de GS1, la organización que lidera a nivel internacional la implantación de estándares para los negocios como el código de barras, el intercambio electrónico de documentos (EDI) o el EPC (Electronic Product Code). COMITÉ DE LOGÍSTICA AECOC trabaja, desde su área de logística y transporte, para ayudar a las empresas a mejorar sus procesos a lo largo de toda la cadena de suministro, así como para impulsar el desarrollo de un transporte eficiente, sostenible y altamente competitivo. Desde 1995, AECOC cuenta con un comité de logística que es el responsable de marcar las estrategias y fijar las directrices de trabajo del área. El comité está integrado por los máximos responsables de logística del sector, que permiten el éxito de las iniciativas y recomendaciones que se proponen y supone uno de los valores corporativos más importantes del funcionamiento del área. Los grupos de trabajo están formados por expertos de empresas asociadas a AECOC, proveedores, operadores logísticos y transportistas, y distribuidores. Éstos son los encargados de desarrollar las presentes Recomendaciones AECOC para la Logística (RAL). Las RAL son un conjunto de acuerdos y compromisos adquiridos por las empresas asociadas a AECOC teniendo en cuenta la visión global de la cadena de suministro. Las RAL generales recogen aspectos que independientemente de la actividad son aplicables a cualquier tipo de empresa. Las RAL sectoriales se centran en actividades o negocios concretos y han sido desarrolladas por empresas del sector en cuestión. 2

3 Índice 1 Planteamiento preliminar 5 2 Introducción 5 3 Calidad logística en los suministros 5 4 Requisitos generales de la calidad logística en los suministros 6 5 Atributos de calidad logística en los suministros 6 6 Atributos de calidad logística contemplados en el control de recepción de los suministros 7 7 Atributos de calidad logística contemplados en el control de la post-recepción de los suministros 11 8 Ejemplos de flujo físico y de información 12 9 Compromisos, operaciones y procedimientos con acuerdo de calidad concertada Guía para la evaluación y/o autoevaluación de las áreas de influencia en la calidad logística Definiciones preliminares Tabla para la evaluación y/o auto-evaluación de las áreas de influencia en la calidad logística Guía para la aplicación de un sistema de calidad logística del proveedor Guía para la aplicación de un sistema de calidad logística del proveedor Esquema resumen de responsabilidades en el sistema de calidad logística en los suministros Definiciones clave Responsabilidad de la gestión de la calidad logística en el suministro Sistema de la calidad logística en el suministro Acuerdos logísticos con clientes Control de la calidad logística de los productos y servicios 31 3

4 Índice Control de los documentos y de los datos Compras Gestión de productos y servicios suministrados para clientes y suministros Identificación de producto y trazabilidad Control de proceso Inspección y ensayos Control de la inspección, medición y equipos de ensayos Inspección y categoría de ensayos Control y productos no conformes Acción correctiva y preventiva Manipulación, almacenaje, envasado, conservación y entrega Registros de calidad Auditorías internas de calidad logística Formación Servicio Técnicas estadística Ejemplo de organización del flujo de información y del flujo físico externo (cadena de suministro externa) Ejemplo de planificación de ocupación de muelles en centros de distribución de proveedor o distribuidor Calidad pactada sobre las condiciones logísticas de la entrega y recepción Sistemas de garantía en la cadena de la calidad logística Método para clasificar los defectos Nivel de calidad aceptable - NCA - (Norma UNE ) Ficha de las condiciones de calidad logística pactadas Defectos logísticos clasificados en la entrega y recepción 45 4

5 1 Planteamiento preliminar Calidad concertada en los suministros: Objetivo: Facilitar el flujo de materiales en la entrega - recepción Poner a disposición del cliente (entrega) el producto solicitado en el pedido: en la cantidad, en el lugar, en la fecha y hora, y en las condiciones acordadas. asegurando la repetibilidad y racionalización de los procesos. Puntos claves: establecer acuerdos con el cliente en un marco de confianza, alineamiento de ficheros maestros, seguimiento de las Especificaciones de Codificación GS1, aplicación de herramientas facilitadoras que incrementen la eficiencia en los procesos, enfoque multifuncional con compromiso de liderazgo, Mejoras potenciales: menor tiempo del flujo operativo hacia el lineal, reducción de las incidencias en las entregas y procesos de facturación, incremento en los niveles de información y trazabilidad, menor coste de entrega. 2 Introducción El desarrollo de estas recomendaciones AECOC sobre calidad concertada en los suministros obedece a la necesidad que tienen empresas, clientes y proveedores de disponer de un marco de referencia para poder asegurar la calidad de los procesos y las características logísticas de los productos y servicios. Especialmente, hay que resaltar que la clave de la calidad concertada es parte de la confianza que deben tener entre sí cliente y proveedor para mantener unos flujos de información y físicos rápidos, seguros y de calidad. A su vez la confianza conlleva sólidos vínculos comerciales, que deben corresponderse con procesos internos eficientes por ambas partes con los que se consigue la máxima productividad de procesos como por ejemplo en el de la entrega y Recepción. 3 Calidad logística en los suministros El fin de la gestión de la calidad logística de los productos y servicios en la empresa proveedora es proporcionar confianza tanto a la organización interna como a sus clientes de su capacidad para proporcionar productos y servicios que satisfagan los requisitos logísticos pactados con el cliente. Para este fin se requiere la coordinación y compatibilidad de todos los procesos (internos y externos de las empresas de proveedor y de distribuidor) y la definición de sus interfaces. Los requisitos del servicio deben ser pactados y quedar especificados de forma contractual (plantillas de condiciones logísticas, ficha logística, etc.). En las plantillas de las condiciones logísticas y ficha logística se incluyen además de los requisitos particulares del cliente, todas las especificaciones RAL consensuadas por proveedores, operadores de transporte/transportistas y distribuidores. 4 Requisitos generales de la calidad logística en los suministros Los requisitos generales de la calidad logística en los suministros se fundamentan en el compromiso, adquirido por el proveedor, de poner a disposición del cliente: el producto solicitado a través del pedido, en la cantidad, 5

6 lugar, fecha y hora, y en las condiciones acordadas. Los aspectos críticos de los requisitos generales son: Lograr la calidad logística acordada de los productos y servicios. Asegurar la racionalización y repetibilidad de los procesos con los que se consiguen los objetivos de la calidad logística de los productos y servicios. Proporcionar el entrenamiento adecuado al personal involucrado en los procesos logísticos. Evaluar la eficacia del sistema de la calidad de proveedor y cliente que se precisa para el cumplimiento de los requisitos generales de la calidad logística en los suministros (homologación). 5 Atributos de calidad logística en los suministros Independientemente de los atributos de calidad logística y el momento de control de los mismos que puedan acordar las partes, se fijan dos grupos generales de atributos que tienen relación con el: Flujo de información, Flujo físico, Los atributos de calidad logística pueden contemplarse en el: Control de recepción de los suministros. Control de la post-recepción de los suministros. Atributo de calidad logística es aquella característica o parámetro de unidad de producto o de servicio definido y ofrecido por el proveedor y acordado con el distribuidor. Existen atributos que a priori están determinados por las RAL. La inspección por atributos es aquella en virtud de la cual la unidad de producto o servicio se clasifica como defectuosa o no defectuosa. 6

7 6 Atributos de calidad logística contemplados en el control de recepción de los suministros Control en recepción Atributo de calidad logística Servicio logístico (Flujo información) Defecto Desviación ± y/o nivel de gravedad Nivel de calidad aceptable (NCA) Pactado entre proveedor y cliente y/o valoración del cliente Atributo de referencia de contraste Atributo de referencia establecido por proveedor, cliente, acuerdo o RAL P C A R Número de pedido de cliente (estado de la información) Ej. No incluido Ej. Incluido Número de pedido de cliente Albarán (estado de la información) Ej. Omisión de datos obligatorios Ej. Datos EANCOM Albarán según pedido DPA (estado de la información) Ej. Según pactado Ej. Según pactado DPA Ficha de control de productos de temperatura controlada Ej. Desviación de temperatura Ficha de control de productos de temperatura controlada Hora de recepción Av. Exp. EDI Estado de la información Av. Exp. EDI Ej. Según pactado Av. Exp. según pedido Plazo de entrega Ej. Incumplimiento Ej. Cumplimiento Ficha logística. Fecha de entrega Ej. Incumplimiento Ej. Cumplimiento Pedido del cliente Hora de entrega Ej. Incumplimiento Ej. Cumplimiento Pedido del cliente Lugar de entrega Ej. Incumplimiento Ej. Cumplimiento Pedido del cliente Tiempo de espera y descarga Modalidad de la entrega del envío y uso adecuado de los medios e instalaciones del cliente Ficha logística Accesibilidad a proveedor (Respuesta) Plantilla de condiciones logísticas 7

8 Control en recepción Atributo de calidad logística (Flujo físico) Presentación del producto Unidad de carga primaria Defecto Desviación ± y/o nivel de gravedad Nivel de calidad aceptable (NCA) Pactado entre proveedor y cliente y/o valoración del cliente Atributo de referencia de contraste Atributo de referencia establecido por proveedor, cliente, acuerdo o RAL P C A R Descripción de producto Pedido del cliente Descripción de la referencia Pedido del cliente Estado y aspecto de la presentación Plantilla de condiciones Logísticas Código GTIN de artículo Pedido del cliente Contenido de la unidad de carga primaria Pricat Formato Pricat Fecha de consumo preferente o caducidad Ficha logística Temperatura Ficha logística y ficha de control de productos de temperatura controlada Cantidad de unidades de carga primarias Pedido del cliente 8

9 Control en recepción Atributo de calidad logística (Flujo físico) Presentación del producto Unidad de carga secundaria Defecto Desviación ± y/o nivel de gravedad Nivel de calidad aceptable (NCA) Pactado entre proveedor y cliente y/o valoración del cliente Atributo de referencia de contraste Atributo de referencia establecido por proveedor, cliente, acuerdo o RAL P C A R Descripción de producto Pedido del cliente Descripción de la referencia Pedido del cliente Estado y aspecto de la presentación Plantilla de condiciones Logísticas Código GTIN de artículo Pedido del cliente Contenido de unidades de carga primarias Pricat Formato Pricat Fecha de consumo preferente o caducidad Ficha logística Fecha de consumo preferente o caducidad Ficha logística Temperatura Ficha logística y ficha de control de productos de temperatura controlada Cantidad de unidades de carga secundarias Pedido del cliente 9

10 Control en recepción Atributo de calidad logística (Flujo físico) Presentación del producto Unidad de carga terciaria Defecto Desviación ± y/o nivel de gravedad Nivel de calidad aceptable (NCA) Pactado entre proveedor y cliente y/o valoración del cliente Atributo de referencia de contraste Atributo de referencia establecido por proveedor, cliente, acuerdo o RAL P C A R Descripción de producto Ej. Omisión Pedido del cliente Descripción de la referencia Ej. Omisión Pedido del cliente Estado y aspecto de la presentación Ej. Omisión RAL Código GTIN de artículo Ej. Omisión Pedido del cliente Contenido de unidades de carga primarias y unidades de carga secundarias Ej. Omisión Pricat Formato Pricat Fecha de consumo preferente o caducidad Ficha logística Días de vida útil a partir de la fecha de recepción Ficha logística Temperatura Ficha logística y ficha de control de productos de temperatura controlada Cantidad de unidades de carga terciarias Pedido del cliente Número de capas Ficha técnica de paletización Altura unidad de carga terciaria RAL unidades de carga eficiente Estado del palé Según norma UNE y aplicar RAL criterios de devolución de palés 10

11 7 Atributos de calidad logística contemplados en el control de la post - recepción de los suministros En el control post-recepción se incluyen los parámetros controlados en la recepción además de los siguientes: Control en post-recepción Atributo de calidad logística (Flujo físico) Presentación del producto unidades de carga primaria, secundaria y terciaria Defecto Desviación ± y/o nivel de gravedad Nivel de calidad aceptable (NCA) Pactado entre proveedor y cliente y/o valoración del cliente Atributo de referencia de contraste Atributo de referencia establecido por proveedor, cliente, acuerdo o RAL P C A R Especificación técnica y diseño de los envases Pricat Especificación de material de envase Requisitos de la plantilla condiciones logística y/o pricat Altura Requisitos de la plantilla condiciones logística y/o pricat Ancho Requisitos de la plantilla condiciones logística y/o pricat Largo Requisitos de la plantilla condiciones logística y/o pricat Espesor Requisitos de la plantilla condiciones logística y/o pricat Diámetro Requisitos de la plantilla condiciones logística y/o pricat Peso Requisitos de la plantilla condiciones logística y/o pricat 11

12 8 Ejemplos de flujo físico y de información Ejemplo de proceso de entrega y recepción sin acuerdo de calidad concertada PROCESO DE ENTREGA RECEPCIÓN SIN ACUERDO DE CALIDAD CONCERTADA Operaciones de llegada del transporte a destino y comprobaciones preliminares Llegada del transporte al almacén Entrega y recepción Aviso de expedición si procede Oficina de recepción: entrega de albarán y (DPA si procede) Oficina de recepción de mercancías: comparación albarán con control de descarga (pedido) Coinciden los datos? NO Aclarar la divergencia con compras Autoriza la entrada? NO SI SI Coincide la hora? NO Aclarar la divergencia con logística Autoriza la entrada? SI SI NO Asignación muelle según hora acordada o por hora de llegada Denegar la aceptación Descarga Conformidad o no en albarán Salida del transporte 12

13 Ejemplo de proceso de entrega y recepción sin acuerdo de calidad concertada PROCESO DE ENTREGA RECEPCIÓN SIN ACUERDO DE CALIDAD CONCERTADA Operaciones de descarga de mercancías Lugar de descarga y recepción de mercancías Operaciones de descarga según lo pactado Mercancías paletizadas descargadas (1) con Compras y/o Logística de Proveedor Operaciones de verificación visual (I) NO Aclarada divergencias (1) NO SI Inspección aspecto externo correcta? SI Altura de las U. Carga son correctas? NO NO Se debe efectuar repaletizado? SI Salida/devolución ahora o después según ficha logística NO SI Paletizado U. Carga mixtas correcto? NO Efectuar repaletizado SI Abrir los embalajes por referencia para la lectura Código GS1 y verificación (II) contenido Efectuar la verificación (II) posterior a la entrega SI Apertura de los embalajes ahora? NO Confirmar recepción en albarán y entregar al chofer 13

14 Ejemplo de proceso de entrega y recepción sin acuerdo de calidad concertada PROCESO DE ENTREGA RECEPCIÓN SIN ACUERDO DE CALIDAD CONCERTADA Operaciones de descarga de mercancías Abrir los embalajes por referencia para la lectura Código GS1 y verificación (II) contenido Operaciones de verificación visual (II) Denominación del artículo Código GS1 SI salida/devolución ahora o después según ficha logística Contenido del embalaje Hay rechazo? NO Estado de mercancía Salida del transporte Cantidad Peso Fecha Otros Aceptación: confirmar recepción en albarán y entregar al conductor Dimensiones/ calidad palés NO No entrega de palés intercambio vacías Estado de los palés es bueno? SI Entrega de palés intercambio vacías equivalentes o quedan en depósito 14

15 Ejemplo de proceso de entrega y recepción con acuerdo de calidad concertada PROCESO DE ENTREGA RECEPCIÓN CON ACUERDO DE CALIDAD CONCERTADA (PROVEEDOR HOMOLOGADO Y CALIDAD CONCERTADA) Operaciones de llegada del transporte y proceso de entrega y recepción Llegada del transporte al almacén Entrega y recepción Aviso de expedición si procede Oficina de recepción: entrega de albarán y (DPA si procede) Oficina de recepción de mercancías: comparación número de albarán con número de pedido y orden de recepción Número de albarán coincidente con número de pedido y orden de recepción Asignación muelle según hora acordada o por hora de llegada (orden prioritario) Operaciones de descarga según lo pactado Mercancías paletizadas descargadas Aceptación: confirmar recepción en albarán y entregar al chofer Salida del tranporte Según proveedor homologado/calidad concertada verificaciones (I y II) mínimas posteriores a la entrega Un contrato de calidad concertada comporta que el proveedor esté evaluado y homologado por el cliente. La homologación es voluntaria. 15

16 9 Compromisos, operaciones y procedimientos con acuerdo de calidad concertada Cantidad de las unidades contenidas Fecha de caducidad Código GTIN de las unidades contenidas RAL: Se acepta el contenido de las unidades de carga secundarias y terciarias multireferencia según criterio de confianza de calidad concertada establecido entre cliente y proveedor. RAL: Se aplicarán las Especificaciones sobre Codificación GS1 de promociones contempladas en las prácticas de la optimización de la expedición y recepción. Compromisos Un contrato de calidad concertada comporta que el proveedor esté evaluado y homologado por el cliente. La homologación siempre se establece por la libre iniciativa de las partes para asegurar la calidad referida a productos y servicios logísticos. Operaciones y procedimientos en la entrega y recepción Abrir las cajas del envío RAL: En un entorno de calidad concertada no se abrirán las unidades de carga durante la entrega con el objeto de verificar determinados atributos de los contenidos. A continuación se detallan las RAL que contribuyen a la no-apertura de las cajas: Se entiende que abrir cajas para comprobar el código GTIN de la unidad de consumo es una práctica que permite conocer si ha producido un cambio improcedente e ineficiente de código del producto. El receptor debe determinar el nivel de garantía que debe ofrecer el proveedor para evitar las aperturas de las cajas, y reflejarlo en los acuerdos particulares que establezca con el proveedor. Se califica de práctica ineficiente y denunciable: No garantizar el mantenimiento del código GTIN asignado ni avisar de los cambios procedentes de código GTIN. Que el distribuidor no indique al proveedor el nivel de garantía que precisa para no abrir cajas. RAL: El receptor siempre debe disponer previamente a la entrega de la siguiente información de los contenidos de las unidades de carga (primarias, secundarias y terciarias): Descripción de las unidades contenidas Formato de las unidades contenidas RAL: El proveedor comunicará con la suficiente antelación al cliente el cambio de código GTIN de producto o bien el nuevo código GTIN que se asigna a un nuevo producto. Los cambios de código GTIN están justificados entre otros, por los cambios de formato y contenidos que afectan a la gestión logística. El formato lo definen: Dimensiones del envase Volumen Peso Unidades contenidas Cambio de diseño Emisión de documento paralelo al albarán del proveedor En todos los casos el proveedor debe presentar en mano el albarán de la entrega. El albarán de proveedor debe tener un formato de documento estándar RAL. En los casos que no existan acuerdos de calidad concertada y se presenten diferencias de las mercancías que se entregan con respecto al dato del albarán, éstas se reflejarán en el albarán del proveedor firmado y sellado por el distribuidor. (Cualquier documento de recepción que pueda emitir el distribuidor/receptor no está regulado ni es documento de uso y costumbre aplicarlo en la transacción comercial.) Palés multireferencia La presentación de las unidades de carga mixtas en la entrega siempre está sujeta a los pactos que subscriben proveedor y distribuidor. En todos los casos debe aplicarse el análisis de costes basado en las actividades con el fin de conocer las repercusiones que tienen las formas de presentación sobre el transporte, las manipulaciones, las esperas del transporte, y las operaciones post-recepción. 16

17 En todos los casos se aplican los siguientes criterios: Se recomienda de forma general y para todos los pedidos, con un número de cajas inferior a la que contiene el palé estándar, la compra por capas de productos completas, con el fin de conseguir técnicamente la óptima manipulación de los productos. Para los pedidos cuyo número de cajas sea inferior al de la capa de paletización, estos se entregarán juntos con otros productos con las mismas características de compra (palé multireferencia). En este último supuesto, el receptor aportará los palés en los casos que sea necesaria la repaletización del producto. Horarios de entregas Nota: y se envía a través de operador logístico junto con la de otros proveedores, se tendrá en cuenta, que el cumplimiento de la hora de entrega está en función de la hora pactada entre proveedor y distribuidor con relación al vehículo completo y de la hora de entrega pactada entre operador logístico y distribuidor con relación al vehículo multientrega. Este documento principal está abierto para incluir en el futuro otros principios y recomendaciones que se requieran y aquellos otros que la experiencia de la puesta en práctica de la calidad concertada demuestren su necesaria aplicación. Siempre el proveedor y cliente deben pactar la hora de entrega. La puntualidad del proveedor en entregar la mercancía y la puntualidad del cliente en recepcionarla es un factor de garantía de los acuerdos de calidad concertada. Debe fijarse en el pedido la fecha y hora concreta de la entrega y si procede deberán confirmarlo las partes con la suficiente antelación al acto de entrega en función de la distancia y el recorrido del transporte. En los casos excepcionales en los que alguna de las partes no cumple con la hora acordada o bien no se ha fijado en el pedido, se negociará la hora de entrega siguiendo las especificaciones siguientes: El distribuidor y operador logístico deben pactar hora(s) fija(s) de entrega(s) diaria(s) con el fin de concentrar las entregas de proveedores en una sola entrega y a una(s) hora(s) definida(s) y fija(s) diaria(s). Cuando las entregas de varios proveedores se realizan en un mismo vehículo de un determinado operador logístico, deben entonces los proveedores transmitir al distribuidor el nombre de dicho operador logístico. El distribuidor debe transmitir a los proveedores los nombres de las empresas de operadores logísticos con los que tienen pactado horas fijas diarias de entrega. El distribuidor y sus proveedores deben concertar acuerdos que permitan la reducción de tráfico de vehículos con carga incompleta monoproveedor con el fin de realizar entregas multiproveedor. Este modo reduce el número de vehículos en tránsito, la descongestión de los puntos de entrega y mayor disponibilidad de productos. Cuando el volumen total de entrega representa una cantidad de producto que debe enviarse con un vehículo completo y directo desde proveedor, más una fracción que excede a la capacidad del vehículo 17

18 10 Guía para la evaluación y/o autoevaluación de las áreas de influencia en la calidad logística 10.1 Definiciones preliminares Sistema: objeto consistente de elementos mutuamente relacionados o que actúan entre sí. Objeto: algo perceptible o concebible. Ejemplo: productos, procesos, sistemas o personas Gestión: actividades coordinadas para establecer la política y los objetivos de la calidad logística y para la consecución de dichos objetivos. Política de la calidad logística: intenciones y dirección global de una empresa relativas a la calidad logística tal como se expresan formalmente por la alta dirección de la empresa. Sistema de gestión: sistema para establecer la política y los objetivos, y para la consecución de dichos objetivos. El Sistema de gestión de la calidad logística en los suministros requiere la coordinación de todos sus procesos (los de proveedor, operador de transporte/transportista y distribuidor), y la definición de sus interfaces. Los procesos en una cadena de suministro como muestra la siguiente figura, indican que la salida del proveedor up-stream es la entrada para el proceso del proveedor y que la salida del proceso del operador de transporte/transportista es la entrada para el proceso del distribuidor. Para clarificar los interfaces, responsabilidades y autoridades, así como facilitar la mejora continua, es importante asignar responsabilidades para cada proceso. La Cadena de Calidad: Para cumplir con los requerimientos logísticos del acto de la entrega y recepción es necesaria la intervención coordinada, tanto interna como externamente de las tres partes: proveedor, operador de transporte/transportista, y distribuidor que participan en este acto. Si se produce una ruptura en cualquier punto de esta cadena de calidad por incumplimiento de los requerimientos internos o externos de las empresas, quedará alterado el acto de materialización de la entrega y recepción. Requisito: necesidad o expectativa establecida o habitualmente implícita. Requisito de la calidad logística: requisito que se refiere a la totalidad de las características logísticas inherentes de un objeto y a sus valores. El requisito puede ser de un producto o de un servicio, o de un proceso. Especificación logística: documento que establece requisitos. Proceso: sistema de actividades, que utilizan recursos para transformar entradas en salidas. Los procesos son habitualmente planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas, proporcionando valor añadido. Procedimiento: forma especificada para llevar a cabo una actividad. Un procedimiento escrito o documentado habitualmente contiene el objeto y el alcance de la actividad; que deberá hacerse y por quién; cuándo, donde y cómo se hará; qué materiales, equipos y documentos se utilizarán; y cómo será gestionado, controlado y registrado. Requisitos Requisitos Entrada Proceso del proveedor Salida Entrada Proceso del operador de transporte/ transportista Salida Entrada Proceso del distribuidor Realimentación Realimentación 18

19 Plan de calidad logística: documento que describe los elementos del sistema de gestión de la calidad logística que son aplicables a un caso específico. Un plan de calidad logística usualmente hace referencia a las partes de la guía de calidad logística o procedimientos documentados aplicables a un caso específico. Registro de la calidad logística: registro asociado a la calidad logística. Los registros de la calidad logística pueden ser utilizados para proporcionar demostración, trazabilidad y evidencia de la verificación, acciones preventivas y acciones correctoras. Guía de calidad logística: documento que describe el sistema de gestión de la calidad de una empresa y establece recomendaciones. Gestión de la cadena de suministro: la gestión de la cadena de suministro entera requiere acuerdos sobre los puntos de transferencias internos y externos. Los puntos externos están sujetos a contratos y acuerdos y los estándares de medición pueden ser por lo tanto contractuales. Producto: resultado de un proceso. Un producto puede ser tangible (por ejemplo unidad de carga paletizada, un embalaje, un documento, etc.) o intangible (por ejemplo el transporte, un software, etc.) Un servicio es un tipo de producto que tiene las características siguientes: Es intangible. Está generado al menos por una actividad que se lleva a cabo en la interfaz entre el proveedor y el cliente o necesita que el cliente suministre el producto (por ejemplo un producto para su reparación) Auditoría logística: actividad sistemática y objetiva que se realiza para determinar la extensión en la cual se cumplen los Cadena de suministro entera Cadena de suministro interna de distribuidor Recepción Almacenaje Almacenaje Control de inventario Preparación Pedidos Tienda Transporte Entrega Tienda Entrada Proceso del proveedor Up stream Salida Proceso del Salida Proceso del Salida Entrada proveedor Entrada distribuidor Desarrollo producto Fabricación Embalado y paletizado Almacenaje Control de inventario Transporte Entrega Compras Ventas Cadena de suministro interna de proveedor 19

20 requisitos asociados a la materia acordada objeto de la auditoría, realizada por una o más personas. Las auditorías de primera parte son llevadas a cabo por, o en nombre de, la empresa con fines internos y pueden constituir la base para la auto-declaración de conformidad del proceso logístico de una empresa. Las auditorías de segunda parte son llevada a cabo por los clientes de una empresa o por otras personas que actúan en nombre del cliente, cuando haya, o pudiera haber, una relación contractual. Las auditorías de tercera parte pueden llevarse a cabo por organizaciones externas independientes que proporcionen servicios de auditorías. La calidad logística de un producto o servicio: la totalidad de los rasgos y características de un producto y servicio que afectan a su capacidad para satisfacer necesidades declaradas o implícitas. Las especificaciones y estándares de AECOC tienen la finalidad de lograr que las actividades relacionadas con el aseguramiento de la calidad logística de los suministros sea objetivo y coherente y persiga un mejoramiento continuo de todas las partes. La jerarquía de los objetivos de la cadena de suministro entera se presentan en la figura siguiente: Compromiso de entrega y recepción: compromiso adquirido por la empresa, de poner a disposición del cliente la mercancía solicitada a través del pedido, en la cantidad, lugar, momento y condiciones técnicas y legales acordadas. Proveedor: el que proporciona el producto Cliente: el que recibe el producto Parte interesada: empresa con interés que tenga un interés compartido con otra empresa de la cadena de suministro para obtener el éxito de la cadena de suministro. Ejemplo: proveedor y distribuidor. Areas de influencia en el proceso logístico: Las áreas de influencia en la calidad logística en los suministros son procesos o actividades de las cadenas suministro internas y externas del proveedor, operador de transporte/transportista y distribuidor donde se aplican las especificaciones estándares de AECOC y otras particulares. Las áreas de influencia pueden complementarse con otras especificaciones y métodos que puedan definir y acordar cada una de las partes en función de necesidades logísticas particulares. Una vez identificadas las áreas de influencias, el objetivo de las empresas es definir los factores siguientes: la política de calidad logística de las empresas, las responsabilidades y los procedimientos entre los que se incluyen las especificaciones RAL, de forma que satisfaga a las partes que intervienen en la cadena de suministro. Producto correcto Cantidad correcta Momento correcto Coste óptimo Flexibilidad suministro Exactitud entrega Plazo entrega Nivel inventario 20

21 10.2 Tabla para la evaluación y/o auto-evaluación de las áreas de influencia en la calidad logístia Valor de la evaluación: 0 = No se ha empezado el análisis. 5 = Análisis realizado pero no hay puesta en práctica. 10 = Implantadas las practicas. Área de proveedores 1. Responsabilidad de la dirección de la empresa proveedora 1 Ha definido por escrito la dirección de la empresa cuál es su política en materia de calidad logística y sus objetivos en este campo? 2 La política de calidad logística es conocida, entendida, aceptada, aplicada y mantenida al día por todos los niveles de la organización implicados en la calidad logística referida a los procesos y sus resultados productos y servicios interna y externamente? 3 Se establecen objetivos de la calidad logística? 4 Existen áreas sin cubrir por la política de calidad logística? 1 Están definidas y asignadas la autoridad, las responsabilidades y las relaciones entre todo el personal implicado en la calidad logística? 2 Existen solapes o interferencias de autoridad y responsabilidad? 3 Proporciona la empresa los medios adecuados y suficientes y ha asignado personal debidamente adiestrado para realizar las tareas de verificación de la calidad logística? 1 Se realizan actividades de verificación en los procesos involucrados en la calidad logística? 2 Es el personal de aseguramiento de la calidad logística independiente de los responsables de los procesos que están en parte involucrados en la calidad logística? Evaluación empresa de proveedor 1. Responsabilidad de la dirección de la empresa distribuidora 1.1 Política de la calidad logística 1.1 Política de la calidad logística 1.2 Organización 1.2 Organización 1.2 Organización 1.2 Organización Área de distribuidores 1 Ha definido por escrito la dirección de la empresa cuál es su política en materia de calidad logística y sus objetivos en este campo? 2 La política de calidad logística es conocida, entendida, aceptada, aplicada y mantenida al día por todos los niveles de la organización implicados en la calidad logística referida a los procesos y sus resultados productos y servicios interna y externamente? 3 Se establecen objetivos de la calidad logística? 4 Existen áreas sin cubrir por la política de calidad logística? 1 Están definidas y asignadas la autoridad, las responsabilidades y las relaciones entre todo el personal implicado en la calidad logística? 2 Existen solapes o interferencias de autoridad y responsabilidad? 3 Proporciona la empresa los medios adecuados y suficientes y ha asignado personal debidamente adiestrado para realizar las tareas de verificación de la calidad logística? 1 Se realizan actividades de verificación en los procesos involucrados en la calidad logística? 2 Es el personal de aseguramiento de la calidad logística independiente de los responsables de los procesos que están en parte involucrados en la calidad logística? Evaluación empresa de distribuidor 3 Ha designado la dirección de la empresa a un responsable, con la debida autoridad y responsabilidad, para asegurar el cumplimiento del sistema de la calidad logística establecido? 4 Cuándo sea aplicable, se prevé la existencia de un representante del cliente que compruebe la aplicación y eficacia del sistema de la calidad logística o de un agente externo independiente? 1. Responsabilidad de la dirección de la empresa proveedora 1. 3 Revisión del sistema de calidad logística por la dirección 1. Revisa periódicamente la dirección de la empresa el sistema de la calidad logística establecido de acuerdo con las normas internas y especificaciones RAL? 3 Ha designado la dirección de la empresa a un responsable, con la debida autoridad y responsabilidad, para asegurar el cumplimiento del sistema de la calidad logística establecido? 4 Cuándo sea aplicable, se prevé la existencia de un agente externo independiente que compruebe la aplicación y eficacia del sistema de la calidad logística? 1. Responsabilidad de la dirección de la empresa distribuidora 1. 3 Revisión del sistema de calidad logística por la dirección 1 Revisa periódicamente la dirección de la empresa el sistema de la calidad logística establecido de acuerdo con las normas internas y especificaciones RAL? 21

22 Área de proveedores 2 En la revisión de la calidad logística, Se tienen en cuenta los resultados de las auditorías internas? 3 Se realiza un informe de cada una de las diferentes revisiones del sistema de la calidad logística? 4 Se comprueba o audita la efectiva aplicación de las diferentes revisiones del sistema de la calidad logística? 5 Existen adecuados registros de cada una de las revisiones del citado sistema?. Nota: los registros de la calidad logística proporcionan demostración, trazabilidad y evidencia de la verificación, acciones preventivas y acciones correctivas. Evaluación empresa de proveedor Área de distribuidores 2 En la revisión de la calidad logística, Se tienen en cuenta los resultados de las auditorías internas? 3 Se realiza un informe de cada una de las diferentes revisiones del sistema de la calidad logística? 4 Se comprueba o audita la efectiva aplicación de las diferentes revisiones del sistema de la calidad logística? 5 Existen adecuados registros de cada una de las revisiones del citado sistema?. Nota: los registros de la calidad logística proporcionan demostración, trazabilidad y evidencia de la verificación, acciones preventivas y acciones correctivas. 2. Sistema de la calidad logística 2. Sistema de la calidad logística 1 Se ha establecido documentalmente y se mantiene al día un sistema que asegure la conformidad de las especificaciones logísticas de los productos o servicios con los requisitos establecidos? 2 Se recogen los procedimientos o instrucciones de dicho sistema los requisitos logísticos establecidos según normas internas y especificaciones RAL? 3 Se aplican y cumplen los citados procedimientos e instrucciones? 4 Los citados procedimientos e instrucciones, están agrupados o contenidos en un manual de control de la calidad logística o en una documentación equivalente? 1 Se ha establecido documentalmente y se mantiene al día un sistema que asegure la conformidad de las especificaciones logísticas de los productos o servicios con los requisitos establecidos? 2 Se recogen los procedimientos o instrucciones de dicho sistema los requisitos logísticos establecidos según normas internas y especificaciones RAL? 3 Se aplican y cumplen los citados procedimientos e instrucciones? 4 Los citados procedimientos e instrucciones, están agrupados o contenidos en un manual de control de la calidad logística o en una documentación equivalente? 3. Revisión del contrato logístico 3. Revisión del contrato logístico 1 Existe algún procedimiento escrito que defina genéricamente un sistema de revisión de los contratos logísticos? 2 Se define en los citados procedimientos la organización responsable de llevar a cabo la revisión de los contratos logísticos? 3 En el caso de que exista algún requisito que difiera de los contratos logísticos, están definidas las acciones a tomar? 4 Se prevé la realización de un informe por cada revisión del contrato logístico? 5 Se archivan debidamente los informes de las revisiones de los contratos logísticos? Existe algún procedimiento escrito que defina genéricamente un sistema de revisión de los contratos logísticos? 2 Se define en los citados procedimientos la organización responsable de llevar a cabo la revisión de los contratos logísticos? 3 En el caso de que exista algún requisito que difiera de los contratos logísticos, están definidas las acciones a tomar? 4 Se prevé la realización de un informe por cada revisión del contrato logístico? 5 Se archivan debidamente los informes de las revisiones de los contratos logísticos? Evaluación empresa de distribuidor 4. Control de la documentación 4. Control de la documentación 4.1 Aprobación y distribución de los documentos 1 Existe algún procedimiento que describa claramente el control a seguir sobre la documentación técnico logística? 2 El citado procedimiento indica que los documentos técnico logísticos a distribuir deben estar aprobados previamente? 3 Está decidido quién tiene autoridad para revisar y aprobar los cambios o modificaciones en los documentos técnico logísticos? 4 El sistema establecido, es lo suficientemente adecuado como para garantizar que los destinatarios de la documentación técnico logística la han recibido en el momento oportuno y en la revisión en vigor? 4.1 Aprobación y distribución de los documentos 1 Existe algún procedimiento que describa claramente el control a seguir sobre la documentación técnico logística? 2 El citado procedimiento indica que los documentos técnicos logísticos a distribuir deben estar aprobados previamente? 3 Está decidido quién tiene autoridad para revisar y aprobar los cambios o modificaciones en los documentos técnico logísticos? 4 El sistema establecido, es lo suficientemente adecuado como para garantizar que los destinatarios de la documentación técnico logística la han recibido en el momento oportuno y en la revisión en vigor? 22

23 Área de proveedores Evaluación empresa de proveedor Área de distribuidores Evaluación empresa de distribuidor 4.2 Cambio o modificaciones de los documentos 1 En el procedimiento de aprobación y distribución de documentos técnico logísticos, se indica un sistema a seguir en el caso de modificaciones de los mismos? 4.2 Cambio o modificaciones de los documentos 1 En el procedimiento de aprobación y distribución de documentos técnico logísticos, se indica un sistema a seguir en el caso de modificaciones de los mismos? 2 Está establecido un sistema que garantice una adecuada distribución de los documentos técnico logísticos en el momento oportuno? 3 Está previsto indicar y argumentar la naturaleza del cambio en la documentación técnico logística o en anexos a la misma? 4 Existen listas donde se indiquen los documentos técnico logísticos aplicables y ediciones en vigor? 2 Está establecido un sistema que garantice una adecuada distribución de los documentos técnico logísticos en el momento oportuno? 3 Está previsto indicar y argumentar la naturaleza del cambio en la documentación técnico logística o en anexos a la misma? 4 Existen listas donde se indiquen los documentos técnico logísticos aplicables y ediciones en vigor? 5. Compras 5.1 Generalidades 5. Compras 5.1 Generalidades 1 Existe algún procedimiento que asegure que los productos comprados a proveedores (up stream) están conformes con los requisitos logísticos especificados y las especificaciones RAL? 1 Existe algún procedimiento que asegure que los productos comprados a proveedores están conformes con los requisitos logísticos especificados y las especificaciones RAL? 5.2 Evaluación de proveedores (up stream) 1 Existe un procedimiento para la evaluación de proveedores en función de las normas internas y las especificaciones RAL? 2 Se dispone de listas actualizadas de proveedores evaluados y aprobados logísticamente según normas internas y especificaciones RAL, con indicación de tipos de productos y servicios y periodo de validez de la cualificación? 5.3 Datos sobre las compras. En la medida que sea aplicable 1 Contienen los documentos de compra la información suficiente para la descripción e identificación del producto solicitado según estándares AECOC? 2 Están actualizados y vigentes los documentos de compra en sus modificaciones logísticas? 3 Está especificado el tipo de sistema de la calidad logística que debe exigir el distribuidor a sus proveedores? 4 Está establecido que los documentos de compra deben estar aprobados en los aspectos relativos a la calidad logística del comprador-distribuidor? 5.4 Verificación de los productos adquiridos 5.2 Evaluación de proveedores (up stream) 1 Existe un procedimiento para la evaluación de proveedores (up stream) en función de las normas internas y las especificaciones RAL? 2 Se dispone de listas actualizadas de proveedores (up stream) evaluados y aprobados logísticamente según normas internas y especificaciones RAL, con indicación de tipos de productos y servicios y periodo de validez de la cualificación? 5.3 Datos sobre las compras. En la medida que sea aplicable 1 Contienen los documentos de compra la información suficiente para la descripción e identificación del producto solicitado según estándares AECOC? 2 Están actualizados y vigentes los documentos de compra en sus modificaciones logísticas? 3 Está especificado el tipo de sistema de la calidad logística que debe exigir el proveedor a sus proveedores (up stream)? 4 Está establecido que los documentos de compra deben estar aprobados en los aspectos relativos a la calidad logística del comprador-proveedor? 5.4 Verificación de los productos adquiridos 1 Están definidos por escrito los procedimientos a seguir para la verificación y comprobación de los parámetros logísticos de los productos y servicios adquiridos? 2 Están establecidas las disposiciones a tomar como consecuencia de los resultados de las verificaciones de los parámetros logísticos realizadas? 1 Están definidos por escrito los procedimientos a seguir para la verificación y comprobación de los parámetros logísticos de los productos adquiridos por el proveedor? 2 Están establecidas las disposiciones a tomar como consecuencia de los resultados de las verificaciones de los parámetros logísticos realizadas? 3 Está establecida la responsabilidad del proveedor (up-stream) en el caso de detectar en etapas posteriores a su recepción elementos y/o productos o servicios con parámetros logísticos defectuosos de su suministro? 3 Está establecida la responsabilidad del proveedor en el caso de detectar en etapas posteriores a su recepción elementos y/o productos o servicios con parámetros logísticos defectuosos de su suministro? 23

24 Área de proveedores Evaluación empresa de proveedor Área de distribuidores 6 Productos suministrados por el cliente 6 Productos suministrados por el cliente 1 Cuándo sea necesario, se define el tratamiento a dar a los productos suministrados por el propio cliente? -No son devoluciones- 7. Identificación y trazabilidad logística del producto 1 En los casos que sea necesario, existe algún procedimiento con o sin sistema GS1 de captura automática establecido por cada suministro que permita la fácil identificación del producto durante las etapas de fabricación del producto, almacenaje, entrega, tránsito y entrega a cliente? 2 Existen registros que definan estas identificaciones? 8. Control de los procesos 8. Control de los procesos 8.1 Generalidades 8.1 Generalidades 1 Recoge la documentación de trabajo los procedimientos logísticos involucrados en las etapas de fabricación, almacenaje, envío a clientes y, cuando sea necesario, los de implantación y funcionamiento ulterior? 2 Recoge la citada documentación información sobre normas, planes de la calidad logística y especificaciones RAL aplicables para asegurar la calidad logística de los productos y servicios? 3 Se supervisan y contrastan, de acuerdo con la documentación, los procesos aplicables y las características logísticas de los productos durante la fabricación y, cuando sea necesario, durante la implantación y funcionamiento ulterior? 4 Cuándo proceda, se hace una evaluación previa de los procesos y de los equipos que se utilizan? 1 Cuándo sea necesario, se define el tratamiento a dar a los productos que se suministran a proveedores? -No son devoluciones- 7. Identificación y trazabilidad logística del producto 1 En los casos que sea necesario, existe algún procedimiento con o sin sistema GS1 de captura automática establecido por cada suministro que permita la fácil identificación del producto durante las etapas de recepción, almacenaje, tránsito y entrega a tienda? 2 Existen registros que definan estas identificaciones? 1 Recoge la documentación de trabajo los procedimientos logísticos involucrados en las etapas de recepción, almacenaje, envío a tienda y, cuando sea necesario, los de implantación y funcionamiento ulterior? 2 Recoge la citada documentación información sobre normas, planes de la calidad logística y especificaciones RAL aplicables para asegurar la calidad logística de los productos y servicios? 3 Se supervisan y contrastan, de acuerdo con la documentación, los procesos aplicables y las características logísticas de los productos, durante las etapas de recepción, almacenaje, tránsito y entrega a tienda? 4 Cuándo proceda, se hace una evaluación previa de los procesos y de los equipos que se utilizan? 8.2 Procesos logísticos especiales 8.2 Procesos logísticos especiales 1 Están definidos previamente los procesos logísticos que requieran la consideración de especiales? 2 Disponen los procesos logísticos especiales de procedimientos escritos para su ejecución y control? 3 Se califican sistemáticamente los procesos especiales y se registran los resultados? 4 Se encuentra cualificado el personal o las instalaciones para los procesos logísticos especiales y de alta tecnología? 1 Están definidos previamente los procesos logísticos que requieran la consideración de especiales? 2 Disponen los procesos logísticos especiales de procedimientos escritos para su ejecución y control? 9. Inspección 9. Inspección 9. 1 Inspección logística de entrada 9. 1 Inspección logística de entrada 1 Se inspeccionan los parámetros logísticos de los materiales y productos recibidos del exterior de acuerdo con la documentación o plan de la calidad logística antes de su aceptación? 2 Se establece la intensidad de la inspección de entrada sobre la base de datos objetivos? 3 Se garantiza mediante la aplicación de los procedimientos establecidos, la clara identificación GS1 y disponibilidad de los productos aceptados según los requisitos logísticos? 3 Se califican sistemáticamente los procesos especiales y se registran los resultados? 4 Se encuentra cualificado el personal o las instalaciones para los procesos logísticos especiales y de alta tecnología? 1 Se inspeccionan los parámetros logísticos de los productos recibidos de proveedores de acuerdo con la documentación o plan de la calidad logística antes de su aceptación? 2 Se establece la intensidad de la inspección de entrada sobre la base de datos objetivos? 3 Se garantiza mediante la aplicación de los procedimientos establecidos, la clara identificación GS1 y disponibilidad de los productos aceptados según los requisitos logísticos? Evaluación empresa de distribuidor 24