Procesos de entrega y recepción

Transcripción

1 Procesos de entrega y recepción Recomendaciones AECOC para la Logística

2 AECOC Con cerca de empresas asociadas, AECOC es una de las principales asociaciones empresariales de nuestro país. Nacida en 1977 para ofrecer al sector del gran consumo un lenguaje común, el código de barras; la Asociación ha ampliado su área de actividad y hoy trabaja intensamente para fomentar la cooperación entre fabricantes y distribuidores para lograr empresas más sostenibles, modernas y competitivas a todos los niveles. GS1 AECOC es el represente único en España de GS1, la organización que lidera a nivel internacional la implantación de estándares para los negocios como el código de barras, el intercambio electrónico de documentos (EDI) o el EPC (Electronic Product Code). COMITÉ DE LOGÍSTICA AECOC trabaja, desde su área de logística y transporte, para ayudar a las empresas a mejorar sus procesos a lo largo de toda la cadena de suministro, así como para impulsar el desarrollo de un transporte eficiente, sostenible y altamente competitivo. Desde 1995, AECOC cuenta con un comité de logística que es el responsable de marcar las estrategias y fijar las directrices de trabajo del área. El comité está integrado por los máximos responsables de logística del sector, que permiten el éxito de las iniciativas y recomendaciones que se proponen y supone uno de los valores corporativos más importantes del funcionamiento del área. Los grupos de trabajo están formados por expertos de empresas asociadas a AECOC, proveedores, operadores logísticos y transportistas, y distribuidores. Éstos son los encargados de desarrollar las presentes Recomendaciones AECOC para la Logística (RAL). Las RAL son un conjunto de acuerdos y compromisos adquiridos por las empresas asociadas a AECOC teniendo en cuenta la visión global de la cadena de suministro. Las RAL generales recogen aspectos que independientemente de la actividad son aplicables a cualquier tipo de empresa. Las RAL sectoriales se centran en actividades o negocios concretos y han sido desarrolladas por empresas del sector en cuestión. 2

3 Índice 1 Definición de entrega-recepción y descarga 5 2 Recomendaciones sobre la planificación de la entrega-recepción Plazos de entrega Horarios de descarga Comunicación entre cliente y proveedor 5 3 Recomendaciones sobre condiciones técnicas de la entrega-recepción Turnos de descarga Entregas paletizadas, parque de paletas y especificaciones de uso Incidencias en las entregas Productos con temperatura controlada Fechas de consumo 6 4 Recomendaciones sobre administración de la entrega-recepción Devolución de mercancías Ficha de producto Comprobación de las mercancías entregadas El albarán de entrega Conformidad a la recepción Datos y confirmación del rechazo de mercancías Control del tiempo de recepción 7 3

4 Índice 5 Calidad concertada en los suministros Objetivo Puntos claves Mejores potenciales 7 6 Compromisos, operaciones y procedimientos con acuerdo de calidad concertada Compromisos Operaciones y procedimientos en la entrega y recepción Abrir las cajas del envío Abrir las cajas del envío Emisión de documento paralelo al albarán del proveedor Paletas multireferencia 8 7 Ficha logística (RAL) Ficha logística Información de centros logísticos Información de entregas Estipulaciones e información técnico - administrativa 10 Relación de cambios respecto versión anterior 11 4

5 1 Definición de entrega-recepción y descarga Dentro del Proceso de relación Comercial Cliente-Proveedor, la Entrega-Recepción es el acto de materialización del compromiso, adquirido por el Proveedor, de poner a disposición del Cliente la mercancía solicitada a través del pedido, en la cantidad, lugar, momento y condiciones técnicas y legales acordadas. Comprende por tanto todas las gestiones de Planificación, Movimiento Físico, y Control Administrativo del flujo de producto entre Proveedor y Cliente. La Descarga es el acto puntual físico del proceso Entrega-Recepción consistente en trasladar las mercancías desde el vehículo que la ha transportado hasta el punto donde el Receptor esté en disposición de recepcionarla. Este punto de recepción debe ubicarse cerca del muelle, de forma que el Receptor pueda proceder a la identificación de la mercancía, y el Descargador a mantener el control hasta el momento en el que el Receptor da la conformidad de la misma. La responsabilidad sobre la ejecución de la Descarga se indicará en la Ficha Logística y bajo una de las dos condiciones que se detallan a continuación: 1º Entrega sobre camión: Implica la accesibilidad directa a la mercancía por los elementos de manutención disponibles. 2º Entrega sobre muelle: Implica el acto de la descarga El proveedor deberá transmitir al operador de transporte los acuerdos RAL de la ficha logística. En ambos casos el Receptor pondrá a disposición del descargador los elementos de manutención apropiados. Por otra parte dichas reglas, deben ser lo más adecuadas posibles a las leyes generales del Comercio, de forma que minimice la solicitud de particularizaciones. 2 Recomendaciones sobre la planificación de la entrega-recepción 2.1 Plazos de entrega Debe fijarse en el pedido la fecha concreta de la entrega. Si procede deberán confirmarlo las partes con la suficiente antelación al acto de entrega. Se recomienda establecer programas de recogidas regulares de envíos. 2.2 Horarios de descarga Se recomienda acordar entre receptor y cargador una hora de entrega. Se recomienda ampliar los horarios de recepción por parte del cliente, así como la adecuación a estos de los horarios de servicios o reparto por parte del proveedor, con el fin de evitar las ineficiencias en las operaciones de entrega y recepción, producidas por la excesiva concentración horaria para realizar dichas entregas. 2.3 Comunicación entre cliente y proveedor Se recomienda ampliar y agilizar el sistema de comunicación entre clientes y proveedores, con el fin de conseguir por ambas partes una mayor coordinación en las actividades generales y promocionales. La Entrega-Recepción, como actividad que materializa el compromiso de compra-venta, para llevarla a buen fin, tanto operativa como económicamente, es responsabilidad compartida por ambas partes y, en consecuencia, debe estar sujeta a unas reglas estándares suficientemente estrictas para asegurar su aplicación. 5

6 3 Recomendaciones sobre condiciones técnicas de la entrega-recepción 3.1 Turnos de descarga En el caso de no existir hora convenida de descarga, se asignará un turno de descarga en función de la hora de llegada del vehículo al recinto de recepción. El vehículo una vez dentro del recinto se desplazará por los distintos puntos de descarga sin necesidad de guardar nuevos turnos de descarga. 3.2 Entregas paletizadas, parque de paletas y especificaciones de uso Se establece la posibilidad de entregar, paletas remontadas hasta un máximo de 1.35 m. (ver RAL Unidad de Carga Eficiente) La mercancía debe estar empaquetada y paletizada de forma que pueda almacenarse en los más variados sistemas de almacenaje ajustados a las dimensiones recomendadas por AECOC sobre paletización y embalajes. Por razones de los medios de manutención actuales y futuros, y por razones de protección del medio ambiente, no deben emplearse las paletas de un solo uso. En el caso de que el proveedor use un Pool de paletas, el receptor facilitará y realizará la clasificación de las mismas, así como proveerá de los medios necesarios a la hora de su recogida. Tanto proveedor como cliente se comprometen en el control del buen uso del Pool. (ver RAL Funcionamiento de los Pool de Paletas) En su caso, el Pool de paletas garantizará los acuerdos de servicios de recogida con el envío de los vehículos necesarios en cada punto de entrega que se solicite. Se recomienda de forma general y para todos los pedidos, con un número de cajas inferior a la que contiene la paleta estándar, la compra por capas de productos completas, con el fin de conseguir técnicamente la optima manipulación de los productos. Para los pedidos cuyo número de cajas sea inferior al de la capa de paletización, estos se entregarán juntos con otros productos con las mismas características de compra (paleta multiproducto). En este último supuesto, el receptor aportará las paletas en los casos que sea necesaria la repaletización del producto. 3.3 Incidencias en las entregas Las deficiencias de las mercancías observadas en la recepción deberán indicarse en el albarán de entrega, recabándose la firma del transportista en todas las copias del documento de entrega. Se realizará la descarga y el tratamiento de la mercancía en mal estado en función de los acuerdos reflejados sobre esta materia en la ficha logística. 3.4 Productos con temperatura controlada La temperatura controlada o de congelación para la conservación de productos debe indicarse en la ficha logística. En la descarga se debe controlar la temperatura midiéndola en varios puntos de la caja del camión (parte trasera, centro y delantera). La medición ha de quedar reflejada en el albarán o la ficha logística. Para más información consultar la RAL sobre distribución de productos congelados y la RAL sobre distribución de productos refrigerados. 3.5 Fechas de consumo La diferencia de tiempo entre la fecha de consumo preferente y/o fecha de caducidad y la fecha de recepción se acordará entre clientes y proveedores, y se reflejará en la ficha logística. En caso de intercambios de paletas, este será objeto de acuerdo entre las partes e indicado en la ficha logística. Se recomienda la utilización de todos los medios técnicos que dentro del respeto al entorno permitan mantener la estabilidad de las mercancías sobre la paleta, con el fin de cumplir las recomendaciones de AECOC sobre paletización. (Ver RAL Unidades de Carga Eficientes) 6

7 4 Recomendaciones sobre administración de la entrega-recepción 4.6 Datos y confirmación del rechazo de mercancías En caso de rechazo de mercancía por parte del cliente, este aplicará un sello identificativo de rechazo en el albarán de entrega, incluyendo el nombre del centro, la fecha, motivo del rechazo, y nombre y firma de la persona responsable de la recepción. 4.7 Control del tiempo de recepción 4.1 Devolución de mercancías La recepción de mercancía no debe estar condicionada por la retirada de otra mercancía pendiente de recogida. Las condiciones de las retiradas de estas mercancías se recogerán en la ficha logística. 4.2 Ficha de producto Debe potenciarse la transmisión y empleo de las fichas de productos según la norma EANCOM y su actualización permanente. Se recomienda el uso del mensaje PRICAT y del catalogo de productos AECOC DATA. La identificación de las unidades de envío debe corresponderse con los datos de la ficha de producto (PRICAT). El proveedor debe comunicar con la suficiente antelación al cliente cualquier cambio que afecte a la ficha de producto (PRICAT). 4.3 Comprobación de las mercancías entregadas Se recomienda la utilización del Lenguaje Común EANCOM y los Identificadores de Aplicación GS1-128 para evitar las incidencias entre lo entregado y lo solicitado. 4.4 El albarán de entrega Los albaranes de entrega deben contener todos los datos necesarios para la cadena total de suministro, siguiendo el modelo RAL propuesto por AECOC. En todos los casos la documentación de la entrega debe entregarse en mano junto con el albarán del proveedor. 4.5 Conformidad a la recepción El Receptor dará conformidad a la Recepción de mercancía mediante la aplicación de un sello con firma y fecha sobre el albarán en el cual se podrá hacer constar el texto "Conforme salvo examen de contenido. Se recomienda que el examen y el envío del mensaje de conformidad de recepción (RECADV) se realice antes de 24 horas. En caso de requerirse un plazo superior, deberá ser acordado entre las partes implicadas. El receptor de la mercancía indicará en el albarán de entrega la información de la hora de entrada acordada por el cliente, hora de llegada y hora de salida Objetivo Facilitar el flujo de materiales en la entrega - recepción Poner a disposición del cliente (entrega) el producto solicitado en el pedido: en la cantidad, en el lugar, en la fecha y hora, y en las condiciones acordadas. asegurando la repetibilidad y racionalización de los procesos. 5.2 Puntos claves Calidad concertada en los suministros establecer acuerdos con el cliente en un marco de confianza, alineamiento de ficheros maestros (AFM), seguimiento de las Especificaciones de Codificación GS1 aplicación de herramientas facilitadoras que incrementen la eficiencia en los procesos, enfoque multifuncional con compromiso de liderazgo. 5.3 Mejores potenciales menor tiempo del flujo operativo hacia el lineal, reducción de las incidencias en las entregas y procesos de facturación, incremento en los niveles de información y trazabilidad, menor coste de entrega. 7

8 6 6.1 Compromisos Compromisos, operaciones y procedimientos con acuerdo de calidad concertada Un Contrato de Calidad Concertada comporta que el Proveedor esté evaluado y homologado por el cliente. La homologación siempre se establece por la libre iniciativa de las partes para asegurar la calidad referida a productos y servicios logísticos. 6.2 Operaciones y procedimientos en la entrega y recepción Abrir las cajas del envío RAL: En un entorno de Calidad Concertada no se abrirán las unidades de carga durante la entrega con el objeto de verificar determinados atributos de los contenidos. A continuación se detallan las RAL que contribuyen a la no-apertura de las cajas: Se entiende que abrir cajas para comprobar el Código GTIN de la Unidad de Consumo es una práctica que permite conocer si se ha producido un cambio improcedente e ineficiente de código del producto. El receptor debe determinar el nivel de garantía que debe ofrecer el proveedor para evitar las aperturas de las cajas, y reflejarlo en los acuerdos particulares que establezca con el proveedor. Se califica de práctica ineficiente y denunciable: No garantizar el mantenimiento del código GTIN asignado ni avisar de los cambios procedentes de código GTIN. Que el distribuidor no indique al proveedor el nivel de garantía que precisa para no abrir cajas Abrir las cajas del envío RAL: El receptor siempre debe disponer previamente a la entrega de la siguiente información de los contenidos de las unidades de carga (primarias, secundarias y terciarias): Formato de las unidades contenidas Cantidad de las unidades contenidas Fecha de Caducidad Código GTIN de las unidades contenidas. RAL: Se acepta el contenido de las unidades de carga secundarias y terciarias multireferencia según criterio de confianza de calidad concertada establecido entre cliente y proveedor. RAL: Se aplicarán las Especificaciones sobre Codificación GS1 de promociones contempladas en las prácticas de la Optimización de la Expedición y Recepción. RAL: El proveedor comunicará con la suficiente antelación al cliente el cambio de código GTIN de producto o bien el nuevo código GTIN que se asigna a un nuevo producto. Los cambios de código GTIN están justificados entre otros, por los cambios de formato y contenidos que afectan a la gestión logística. El formato lo definen: Dimensiones del envase Volumen Peso Unidades contenidas Cambio de diseño Emisión de documento paralelo al albarán del proveedor En todos los casos el proveedor debe presentar en mano el albarán de la entrega. El albarán de proveedor debe tener un formato de documento estándar RAL. En los casos que no existan acuerdos de calidad concertada y se presenten diferencias de las mercancías que se entregan con respecto al dato del albarán, éstas se reflejarán en el albarán del proveedor firmado y sellado por el distribuidor Paletas multireferencia RAL: La presentación de las unidades de carga mixtas en la entrega siempre está sujeta a los pactos que subscriben proveedor y distribuidor. En todos los casos debe aplicarse el análisis de costes basado en las actividades con el fin de conocer las repercusiones que tienen las formas de presentación sobre el transporte, las manipulaciones, las esperas del transporte, y las operaciones post-recepción. Descripción de las unidades contenidas 8

9 7 Ficha logística (RAL) DATOS DE LAS EMPRESAS CLIENTE Y PROVEEDOR RAZÓN SOCIAL: DOMICILIO SOCIAL: TEL.: FAX: CLIENTE RAZÓN SOCIAL: DOMICILIO SOCIAL: TEL.: FAX: PROVEEDOR INFORMACIÓN DE CENTROS LOGÍSTICOS CENTRO LOGÍSTICO CLIENTE Nº: DIRECCIÓN: PERSONAS DE CONTACTO: TEL.: TEL.: FAX: FAX: CENTRO LOGÍSTICO PROVEEDOR Nº: DIRECCIÓN: PERSONAS DE CONTACTO: TEL.: TEL.: FAX: FAX: INFORMACIÓN DE ENTREGAS RECEPTOR / CLIENTE PROVEEDOR DÍAS DE RECEPCIÓN HORARIO DE RECEPCIÓN PLAZOS DE ENTREGA MÍNIMOS: PETICIÓN / CONFIRMACIÓN HORA PREVIA DESCARGA A RECEPTOR / CLIENTE (Marcar con círculo) SÍ NO PETICIÓN / CONFIRMACIÓN PREVIA DE ENTREGA DE PROVEEDOR (Marcar con círculo) SÍ NO ESTIPULACIONES E INFORMACIÓN TÉCNICO - ADMINISTRATIVA ESTIPULACIONES MODALIDAD DE ENTREGA ENTREGA SOBRE CAMIÓN ENTREGA SOBRE MUELLE DESCARGA POR CUENTA DE CLIENTE PROVEEDOR ACUERDOS ENTRE CLIENTE Y PROVEEDOR SOBRE INCIDENCIAS EN LAS ENTREGAS INFORMACIÓN PARQUE DE PALETAS POOL DE PALETAS PALETAS INTERCAMBIABLES OTROS MATERIAL CONSIGNADO OTRA INFORMACIÓN LIMITACIONES EN TIPO DE VEHÍCULOS INFORMACIÓN TËCNICA DE LA MERCANCÍA ACUERDO SOBRE LA RETIRADA DE MERCANCÍAS CON DEFICIENCIAS DETECTADAS EN EL MOMENTO DE LA ENTREGA TEMPERATURA CONTROLADA O DE CONGELACIÓN SISTEMA DE MEDICIÓN DE LA TEMPERATURA EN LA RECEPCIÓN ACUERDO SOBRE LA RETIRADA DE MERCANCÍAS DETECTADAS POSTERIORMENTE A LA ENTREGA DIFERENCIAS ENTRE LA FECHA DE CONSUMIR PREFERENTEMENTE Y LA FECHA DE RECEPCIÓN 9

10 7.1 Ficha logística Documento diseñado para contener los datos y acuerdos relacionados con las operaciones de la Entrega- Recepción. 7.2 Información de centros logísticos Centro logístico del Cliente : Lugar físico de las instalaciones del Cliente donde se realiza la Entrega-Recepción de las mercancías. Limitaciones en tipo de vehículos: Son aquellos condicionantes de cualquier tipo que limitan la utilización de vehículos de transporte estándares. Información técnica de la mercancía Información que describe aspectos técnicos necesarios de la presentación del producto relacionados con el transporte y almacenamiento del mismo. Centro logístico del Proveedor : Lugar físico de las instalaciones del Proveedor donde están las personas de contacto. Personas de contactos : Cargos responsables del Cliente y Proveedor que atienden consultas y aspectos relacionados con las operaciones de la Entrega-Recepción. 7.3 Información de entregas Días de recepción: Días de la semana que dispone el Cliente para que el Proveedor pueda efectuar la Entrega de la mercancía correspondiente a un pedido. Horarios de recepción: Horario disponible del Cliente para que el proveedor pueda efectuar la Entrega de la mercancía correspondiente a un pedido. Plazo de entrega mínimo: Periodo de tiempo mínimo que transcurre desde el instante en el que se acuerda un pedido hasta el instante en el que la mercancía del pedido estará disponible en las instalaciones del Cliente. 7.4 Estipulaciones e información técnico - administrativa Descarga por cuenta del cliente: Descarga que corre a cargo del Cliente. Descarga por cuenta del proveedor: Descarga que corre a cargo del Proveedor. Pool de paletas: Parque de paletas utilizado por la cadena logística y gestionado por empresas privadas especializadas. Material consignado: Cualquier material que acompaña o forma parte del producto motivo de la transacción, que es recuperable por el proveedor para posteriores transacciones. 10

11 Relación de cambios respecto versión anterior Se elimina la parte II de la edición anterior al estar incluida en la RAL Unidades de Carga Eficiente. Se añade el punto 2º a la recomendación 3.4.Medición de la Temperatura en relación a los puntos de medición. Se añade recomendación de enviar mensaje RECADV de examen de la recepción antes de 24h según RAC 4.5. Punto

12 Recomendaciones AECOC para la Logística RAL Generales Procesos de entrega y recepción Unidades de cargas eficientes Calidad concertada Indicadores de nivel de servicio Procedimientos de logística inversa en productos de alimentación y bebidas Procesos de cross docking Funcionamiento de los pools de palés. Acuerdo operativo marco Criterios de compatibilidad estándares aplicables a las cajas reutilizables de transporte Prevención de pérdidas de mercancía en la cadena de suministro Sostenibilidad Embalaje listo para vender (SRP - Shelf Ready Packaging) RAL de Transporte Cadena de transporte carga completa Cadena de transporte carga fraccionada Procesos de carga y descarga Transporte urbano de mercancías Seguimiento de la cadena de contrataciones sucesivas del transporte Acuerdos del Transporte Código de buenas prácticas Acuerdos del transporte RAL Sectoriales Distribución de productos de ferretería y bricolaje Distribución de productos frescos Distribución de productos congelados Distribución de productos refrigerados o de temperatura controlada positiva Distribución de productos electrodomésticos. Prevención y tratamiento de las devoluciones Distribución de productos textiles Distribución de los productos del mar Procesos logísticos del canal horeca Distribución de carnes frescas Distribución de productos en el sector salud Descargue ya las RAL en: 12

13 La Misión de AECOC Contribuir a hacer más eficientes y sostenibles las relaciones entre las empresas de Producción y Distribución, aportando mayor valor al Consumidor a través de la identificación de oportunidades de mejora a lo largo de toda la cadena. Ronda General Mitre Barcelona T F E info@aecoc.es