AECOC RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA (RAL) PROCESO DE ENTREGA - RECEPCIÓN

Transcripción

1 AECOC (RAL) PROCESO DE ENTREGA - RECEPCIÓN Junio de 2001

2 AECOC (RAL) PARTE I NORMALIZACIÓN DE LA ENTREGA - RECEPCIÓN Junio de 2001

3 RAL DISPONIBLES RAL GENERALES Unidades de Cargas Eficientes. Funcionamiento de los Pools de Paletas. Especificaciones Técnicas de las cajas reutilizables de Transporte y Funcionamiento de los Pools. Elementos Reutilizables de Transprte: Criterios de Compatibilidad Estándar Cadena de Transporte Carga Completa. Cadena de Transporte Carga Fraccionada. Código de Buenas Practicas. Acuerdos de Transporte. Calidad Concertada. RAL SECTORIALES Distribución de Productos de Ferretería y Bricolaje. Distribución de Productos Frescos. Distribución de Frutas y Hortalizas. Distribución de Productos Congelados. Distribución de Productos Electrodomésticos. Distribución de Productos Textiles. AECOC Junio 2001 Página - 2 -

4 INDICE PARTE I NORMALIZACIÓN DE LA ENTREGA - RECEPCIÓN Introducción... 3 Definición Entrega-Recepción y Descarga Recomendaciones sobre la planificación de la Entrega-Recepción Recomendaciones sobre condiciones técnicas de la Entrega-Recepción Recomendaciones sobre administración de la Entrega-Recepción Calidad concertada en los suministros Compromisos, operaciones y procedimientos con acuerdo de calidad concertada Explicación de la ficha logística Albarán de entrega Este documento elaborado por AECOC recoge las Recomendaciones acordadas por Clientes, Proveedores, y Operadores Logísticos representados en el Grupo de Trabajo "Normalización de la Entrega-Recepción" del Comité de Logística de AECOC. AECOC Junio 2001 Página - 3 -

5 INDICE PARTE II Envases, embalajes y manipulación de productos en la cadena distributiva Introducción... 3 Definiciones Unidades de carga y sistema modular Altura de unidades de carga paletizada Identificación: EAN Beneficios Este documento elaborado por AECOC recoge las Recomendaciones acordadas por Clientes y Proveedores, representados en el Grupo de Trabajo "Envases, embalajes, y manipulación de productos" de AECOC. AECOC Junio 2001 Página - 4 -

6 INTRODUCCIÓN La Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC) se fundó en el año 1977 con el objetivo de promover y difundir sistemas de gestión que favorezcan las relaciones comerciales entre las empresas y permitan mejorar los aspectos técnicos y organizativos de la cadena de suministros. Conjuntamente, empresas de la Fabricación, Distribución y Operadores Logísticos han cooperado en el desarrollo de este documento y consensuado las Recomendaciones AECOC que contiene el mismo. El resultado de este trabajo conjunto son Especificaciones cuyo cumplimiento se recomienda a todas las empresas vinculadas con el tema, tanto de la Fabricación como de la Distribución comercial. Acuerdos de este tipo sólo pueden alcanzarse mediante un espíritu de compromiso por ambas partes: el equilibrio entre prestación y contra-prestación, así como entre ventajas e inconvenientes, forma la base de todos los convenios. Esta iniciativa plantea los nuevos criterios de mejora que requieren Proveedores y Clientes en sus transacciones comerciales, y ha supuesto en primer lugar el análisis de todos aquellos puntos que deben optimizarse en la cadena de suministro. En el trabajo han participado los interlocutores de la cadena de suministro -Fabricantes, Distribuidores y Operadores Logísticos-, que han señalado las incidencias más comunes que suelen producirse en la Entrega - Recepción. En segundo lugar, se ha realizado una labor de concreción de los procedimientos que deben asegurar la mejora de la cadena de suministro en este punto. El Consejo Directivo de AECOC ha aprobado este Documento de las Recomendaciones AECOC para la Logística, y recomienda su uso para obtener la eficiencia en el ámbito de las empresas que participan en el Sistema de Suministros. AECOC expresa su agradecimiento a todas las empresas que han colaborado en la realización de estas Recomendaciones, y a todas aquellas que con su crítica y objeciones han contribuido a perfeccionarlas y acercarlas a la práctica diaria. AECOC Junio 2001 Página - 5 -

7 DEFINICIÓN DE ENTREGA-RECEPCIÓN Y DESCARGA Dentro del Proceso de relación Comercial Cliente-Proveedor, la Entrega- Recepción es el acto de materialización del compromiso, adquirido por el Proveedor, de poner a disposición del Cliente la mercancía solicitada a través del pedido, en la cantidad, lugar, momento y condiciones técnicas y legales acordadas. Comprende por tanto todas las gestiones de Planificación, Movimiento Físico, y Control Administrativo del flujo de producto entre Proveedor y Cliente. La Descarga es el acto puntual físico del proceso Entrega-Recepción consistente en trasladar las mercancías desde el vehículo que la ha transportado hasta el punto donde el Receptor esté en disposición de recepcionarla. Este punto de recepción debe ubicarse cerca del muelle, de forma que el Receptor pueda proceder a la identificación de la mercancía, y el Descargador a mantener el control hasta el momento en el que el Receptor da la conformidad de la misma. La responsabilidad sobre la ejecución de la Descarga se indicará en la Ficha Logística y bajo una de las dos condiciones que se detallan a continuación: 1º Entrega sobre camión: Implica la accesibilidad directa a la mercancía por los elementos de manutención disponibles. 2º Entrega sobre muelle: Implica el acto de la descarga El proveedor deberá transmitir al operador de transporte los acuerdos RAL de la ficha logística. En ambos casos el Receptor pondrá a disposición del descargador los elementos de manutención apropiados. La Entrega-Recepción, como actividad que materializa el compromiso de compra-venta, para llevarla a buen fin, tanto operativa como económicamente, es responsabilidad compartida por ambas partes y, en consecuencia, debe estar sujeta a unas reglas estándares suficientemente estrictas para asegurar su aplicación. Por otra parte dichas reglas, deben ser lo más adecuadas posibles a las leyes generales del Comercio, de forma que minimice la solicitud de particularizaciones. AECOC Junio 2001 Página - 6 -

8 1. RECOMENDACIONES SOBRE LA PLANIFICACIÓN DE LA ENTREGA- RECEPCIÓN RAL 1.1 PLAZOS DE ENTREGA Debe fijarse en el pedido la fecha concreta de la entrega. Si procede deberán confirmarlo las partes con la suficiente antelación al acto de entrega. Se recomienda establecer programas de recogidas regulares de envíos. RAL 1.2 HORARIOS DE DESCARGA Se recomienda acordar entre receptor y cargador una hora de entrega. Se recomienda ampliar los horarios de recepción por parte del cliente, así como la adecuación a estos de los horarios de servicios o reparto por parte del proveedor, con el fin de evitar las ineficiencias en las operaciones de entrega y recepción, producidas por la excesiva concentración horaria para realizar dichas entregas. RAL 1.3 COMUNICACIÓN ENTRE CLIENTE Y PROVEEDOR Se recomienda ampliar y agilizar el sistema de comunicación entre clientes y proveedores, con el fin de conseguir por ambas partes una mayor coordinación en las actividades generales y promocionales. AECOC Junio 2001 Página - 7 -

9 2. RECOMENDACIONES SOBRE CONDICIONES TÉCNICAS DE LA ENTREGA-RECEPCIÓN RAL 2.1 TURNOS DE DESCARGA En el caso de no existir hora convenida de descarga, se asignará un turno de descarga en función de la hora de llegada del vehículo al recinto de recepción. El vehículo una vez dentro del recinto se desplazará por los distintos puntos de descarga sin necesidad de guardar nuevos turnos de descarga. AECOC Junio 2001 Página - 8 -

10 RAL 2.2 ENTREGAS PALETIZADAS, PARQUE DE PALETAS Y ESPECIFICACIONES DE USO 1º se establece la posibilidad de entregar, paletas remontadas hasta un máximo de 1.35 m. (ver RAL Unidad de Carga Eficiente) 2º la mercancía debe estar empaquetada y paletizada de forma que pueda almacenarse en los más variados sistemas de almacenaje ajustados a las dimensiones recomendadas por AECOC sobre paletización y embalajes. 3º por razones de los medios de manutención actuales y futuros, y por razones de protección del medio ambiente, no deben emplearse las paletas de un solo uso. 4º En el caso de que el proveedor use un Pool de paletas, el receptor facilitará y realizará la clasificación de las mismas, así como proveerá de los medios necesarios a la hora de su recogida. Tanto proveedor como cliente se comprometen en el control del buen uso del Pool. (ver RAL Funcionamiento de los Pool de Paletas) En su caso, el Pool de paletas garantizará los acuerdos de servicios de recogida con el envío de los vehículos necesarios en cada punto de entrega que se solicite. En caso de intercambios de paletas, este será objeto de acuerdo entre las partes e indicado en la ficha logística. AECOC Junio 2001 Página - 9 -

11 RAL 2.2 ENTREGAS PALETIZADAS, PARQUE DE PALETAS Y ESPECIFICACIONES DE USO 5º se recomienda la utilización de todos los medios técnicos que dentro del respeto al entorno permitan mantener la estabilidad de las mercancías sobre la paleta, con el fin de cumplir las recomendaciones de AECOC sobre paletización. (Ver RAL Unidades de Carga Eficientes) 6º se recomienda de forma general y para todos los pedidos, con un número de cajas inferior a la que contiene la paleta estándar, la compra por capas de productos completas, con el fin de conseguir técnicamente la optima manipulación de los productos. Para los pedidos cuyo número de cajas sea inferior al de la capa de paletización, estos se entregarán juntos con otros productos con las mismas características de compra (paleta multiproducto). En este último supuesto, el receptor aportará las paletas en los casos que sea necesaria la repaletización del producto. RAL 2.3 INCIDENCIAS EN LAS ENTREGAS 1º las deficiencias de las mercancías observadas en la recepción deberán indicarse en el albarán de entrega, recabándose la firma del transportista en todas las copias del documento de entrega. 2º se realizará la descarga y el tratamiento de la mercancía en mal estado en función de los acuerdos reflejados sobre esta materia en la ficha logística. RAL 2.4 PRODUCTOS CON TEMPERATURA CONTROLADA La temperatura controlada o de congelación para la conservación de productos debe indicarse en la ficha logística. RAL 2.5 FECHAS DE CONSUMO La diferencia de tiempo entre la fecha de consumo preferente y/o fecha de caducidad y la fecha de recepción se acordará entre clientes y proveedores, y se reflejará en la ficha logística. AECOC Junio 2001 Página

12 3. RECOMENDACIONES SOBRE ADMINISTRACIÓN DE LA ENTREGA-RECEPCIÓN RAL 3.1 DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍAS La recepción de mercancía no debe estar condicionada por la retirada de otra mercancía pendiente de recogida. Las condiciones de las retiradas de estas mercancías se recogerán en la ficha logística. RAL 3.2 FICHA DE PRODUCTO Debe potenciarse la transmisión y empleo de las fichas de productos según la norma EANCOM y su actualización permanente. Se recomienda el uso del mensaje PRICAT y del catalogo de productos AECOC DATA. La identificación de las unidades de envío debe corresponderse con los datos de la ficha de producto (PRICAT). El proveedor debe comunicar con la suficiente antelación al cliente cualquier cambio que afecte a la ficha de producto (PRICAT). RAL 3.3 COMPROBACIÓN DE LAS MERCANCÍAS ENTREGADAS Se recomienda la utilización del Lenguaje Común EANCOM y los Identificadores de Aplicación EAN-128 para evitar las incidencias entre lo entregado y lo solicitado. RAL 3.4 EL ALBARÁN DE ENTREGA Los albaranes de entrega deben contener todos los datos necesarios para la cadena total de suministro, siguiendo el modelo RAL propuesto por AECOC. En todos los casos la documentación de la entrega debe entregarse en mano junto con el albarán del proveedor. AECOC Junio 2001 Página

13 RAL 3.5 CONFORMIDAD A LA RECEPCIÓN El Receptor dará conformidad a la Recepción de mercancía mediante la aplicación de un sello con firma y fecha sobre el albarán en el cual se podrá hacer constar el texto "Conforme salvo examen de contenido". RAL 3.6 DATOS Y CONFIRMACIÓN DEL RECHAZO DE MERCANCÍAS En caso de rechazo de mercancía por parte del cliente, este aplicará un sello identificativo de rechazo en el albarán de entrega, incluyendo el nombre del centro, la fecha, motivo del rechazo, y nombre y firma de la persona responsable de la recepción. RAL 3.7 CONTROL DEL TIEMPO DE RECEPCIÓN El receptor de la mercancía indicará en el albarán de entrega la información de la hora de entrada acordada por el cliente, hora de llegada y hora de salida. AECOC Junio 2001 Página

14 4. CALIDAD CONCERTADA EN LOS SUMINISTROS * 4.1 OBJETIVO Facilitar el flujo de materiales en la entrega - recepción Poner a disposición del cliente (entrega) el producto solicitado en el pedido: - en la cantidad, - en el lugar, - en la fecha y hora, - y en las condiciones acordadas. asegurando la repetibilidad y racionalización de los procesos. 4.2 PUNTOS CLAVES - establecer acuerdos con el cliente en un marco de confianza, - alineamiento de ficheros maestros (AFM), - seguimiento de las Especificaciones de Codificación EAN, - aplicación de herramientas facilitadoras que incrementen la eficiencia en los procesos, - enfoque multifuncional con compromiso de liderazgo. 4.3 MEJORAS POTENCIALES - menor tiempo del flujo operativo hacia el lineal, - reducción de las incidencias en las entregas y procesos de facturación, - incremento en los niveles de información y trazabilidad, - menor coste de entrega. AECOC Junio 2001 Página

15 * Ver RAL Calidad Concertada AECOC Junio 2001 Página

16 5. COMPROMISOS, OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS CON ACUERDO DE CALIDAD CONCERTADA * 5.1 COMPROMISOS - Un Contrato de Calidad Concertada comporta que el Proveedor esté evaluado y homologado por el cliente. - La homologación siempre se establece por la libre iniciativa de las partes para asegurar la calidad referida a productos y servicios logísticos. 5.2 OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS EN LA ENTREGA Y RECEPCIÓN ABRIR LAS CAJAS DEL ENVÍO RAL: En un entorno de Calidad Concertada no se abrirán las unidades de carga durante la entrega con el objeto de verificar determinados atributos de los contenidos. A continuación se detallan las RAL que contribuyen a la no-apertura de las cajas: - Se entiende que abrir cajas para comprobar el Código EAN de la Unidad de Consumo es una práctica que permite conocer si se ha producido un cambio improcedente e ineficiente de código del producto. - El receptor debe determinar el nivel de garantía que debe ofrecer el proveedor para evitar las aperturas de las cajas, y reflejarlo en los acuerdos particulares que establezca con el proveedor. Se califica de práctica ineficiente y denunciable: - No garantizar el mantenimiento del Código EAN asignado ni avisar de los cambios procedentes de Código EAN. - Que el distribuidor no indique al proveedor el nivel de garantía que precisa para no abrir cajas. *Ver RAL Calidad Concertada AECOC Junio 2001 Página

17 5.2.2 ABRIR LAS CAJAS DEL ENVÍO RAL: El receptor siempre debe disponer previamente a la entrega de la siguiente información de los contenidos de las unidades de carga (primarias, secundarias y terciarias): 4 Descripción de las unidades contenidas 4 Formato de las unidades contenidas 4 Cantidad de las unidades contenidas 4 Fecha de Caducidad 4 Código EAN de las unidades contenidas. RAL: Se acepta el contenido de las unidades de carga secundarias y terciarias multireferencia según criterio de confianza de calidad concertada establecido entre cliente y proveedor. RAL: Se aplicarán las Especificaciones sobre Codificación EAN de promociones contempladas en las prácticas de la Optimización de la Expedición y Recepción. RAL: El proveedor comunicará con la suficiente antelación al cliente el cambio de código EAN de producto o bien el nuevo código EAN que se asigna a un nuevo producto. Los cambios de código EAN están justificados entre otros, por los cambios de formato y contenidos que afectan a la gestión logística. El formato lo definen: 4 Dimensiones del envase 4 Volumen 4 Peso 4 Unidades contenidas 4 Cambio de diseño. AECOC Junio 2001 Página

18 5.2.3 EMISIÓN DE DOCUMENTO PARALELO AL ALBARÁN DEL PROVEEDOR - En todos los casos el proveedor debe presentar en mano el albarán de la entrega. - El albarán de proveedor debe tener un formato de documento estándar RAL. - En los casos que no existan acuerdos de calidad concertada y se presenten diferencias de las mercancías que se entregan con respecto al dato del albarán, éstas se reflejarán en el albarán del proveedor firmado y sellado por el distribuidor PALETAS MULTIREFERENCIA RAL: La presentación de las unidades de carga mixtas en la entrega siempre está sujeta a los pactos que subscriben proveedor y distribuidor. En todos los casos debe aplicarse el análisis de costes basado en las actividades con el fin de conocer las repercusiones que tienen las formas de presentación sobre el transporte, las manipulaciones, las esperas del transporte, y las operaciones post-recepción. AECOC Junio 2001 Página

19 RAZÓN SOCIAL: DOMICILIO SOCIAL: TEL. FAX FICHA LOGÍSTICA (RAL) DATOS DE LAS EMPRESAS CLIENTE Y PROVEEDOR CLIENTE PROVEEDOR RAZÓN SOCIAL: DOMICILIO SOCIAL : TEL. FAX CENTRO LOGÍSTICO CLIENTE Nº : DIRECCIÓN : PERSONAS DE CONTACTO : TEL. : TEL. : FAX : FAX : INFORMACIÓN DE CENTROS LOGÍSTICOS CENTRO LOGÍSTICO PROVEEDOR Nº : DIRECCIÓN : PERSONAS DE CONTACTO : TEL. : TEL. : FAX : FAX : INFORMACIÓN DE ENTREGAS RECEPTOR / CLIENTE PROVEEDOR DÍAS DE RECEPCIÓN X HORARIO DE RECEPCIÓN PLAZOS DE ENTREGA MÍNIMOS : PETICIÓN / CONFIRMACIÓN HORA PREVIA DESCARGA A RECEPTOR / CLIENTE SI NO (Marcar con circulo) PETICIÓN / CONFIRMACIÓN PREVIA DE ENTREGA DE PROVEEDOR SI NO (Marcar con circulo) ESTIPULACIONES E INFORMACIÓN TÉCNICO - ADMINISTRATIVA ESTIPULACIONES INFORMACIÓN MODALIDAD DE ENTREGA X PARQUE DE PALETAS ENTREGA SOBRE CAMIÓN POOL DE PALETAS ENTREGA SOBRE MUELLE PALETAS INTERCAMBIABLES OTROS DESCARGA POR CUENTA DE X CLIENTE MATERIAL CONSIGNADO PROVEEDOR OTRA INFORMACIÓN ACUERDOS ENTRE CLIENTE Y PROVEEDOR SOBRE INCIDENCIAS EN LAS ENTREGAS LIMITACIONES EN TIPO DE VEHÍCULOS INFORMACIÓN TÉCNICA DE LA MERCANCÍA ACUERDO SOBRE LA RETIRADA DE MERCANCÍAS CON DEFICIENCIAS DETECTADAS EN EL MOMENTO DE LA ENTREGA ACUERDO SOBRE LA RETIRADA DE MERCANCÍAS DETECTADAS POSTERIORMENTE A LA ENTREGA TEMPERATURA CONTROLADA O DE CONGELACIÓN SISTEMA DE MEDICIÓN DE LA TEMPERATURA EN LA RECEPCIÓN DIFERENCIAS ENTRE LA FECHA DE CONSUMIR PREFERENTEMENTE Y LA FECHA DE RECEPCIÓN AECOC Junio 2001 Página

20 EXPLICACIÓN DE LA FICHA LOGÍSTICA 1. FICHA LOGÍSTICA Documento diseñado para contener los datos y acuerdos relacionados con las operaciones de la Entrega- Recepción. 2. INFORMACIÓN DE CENTROS LOGÍSTICOS Centro logístico del Cliente : Lugar físico de las instalaciones del Cliente donde se realiza la Entrega- Recepción de las mercancías. Centro logístico del Proveedor : Lugar físico de las instalaciones del Proveedor donde están las personas de contacto. Personas de contactos : Cargos responsables del Cliente y Proveedor que atienden consultas y aspectos relacionados con las operaciones de la Entrega-Recepción. 3. INFORMACIÓN DE ENTREGAS Días de recepción: Días de la semana que dispone el Cliente para que el Proveedor pueda efectuar la Entrega de la mercancía correspondiente a un pedido. Horarios de recepción: Horario disponible del Cliente para que el proveedor pueda efectuar la Entrega de la mercancía correspondiente a un pedido. Plazo de entrega mínimo: Periodo de tiempo mínimo que transcurre desde el instante en el que se acuerda un pedido hasta el instante en el que la mercancía del pedido estará disponible en las instalaciones del Cliente. AECOC Junio 2001 Página

21 4. ESTIPULACIONES E INFORMACIÓN TÉCNICO - ADMINISTRATIVA Descarga por cuenta del cliente: Descarga que corre a cargo del Cliente. Descarga por cuenta del proveedor: Descarga que corre a cargo del Proveedor. Pool de paletas: Parque de paletas utilizado por la cadena logística y gestionado por empresas privadas especializadas. Material consignado: Cualquier material que acompaña o forma parte del producto motivo de la transacción, que es recuperable por el proveedor para posteriores transacciones. Limitaciones en tipo de vehículos: Son aquellos condicionantes de cualquier tipo que limitan la utilización de vehículos de transporte estándares. Información técnica de la mercancía Información que describe aspectos técnicos necesarios de la presentación del producto relacionados con el transporte y almacenamiento del mismo. AECOC Junio 2001 Página