Recomendaciones AECOC para la Logística RAL. Prevención de Pérdidas de Mercancía en Centros de Distribución y Almacenaje

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1 Recomendaciones AECOC para la Logística RAL Prevención de Pérdidas de Mercancía en Centros de Distribución y Junio 2008

2 RAL - Prevención de Pérdidas en Centros de Distribución y. Índice Página 1 Introducción Objetivos Alcance de la recomendación Metodología seguida A quién va dirigida El impacto de las Pérdidas. Definiciones El cálculo de las Pérdidas La diferencia de inventario y su metodología de cálculo Consideraciones sobre la diferencia de inventario Errores y puntos de riesgo que deben tenerse en cuenta en el cálculo Mejores prácticas en el cálculo de la diferencia de inventario Mejores prácticas en la ponderación del peso de los tres factores causantes de pérdidas Conclusiones Las Pérdidas en Centros de Distribución y Componentes de las Pérdidas en Centros de Distribución y Hurto / Robo interno en Centros de Distribución y Causas / Puntos de riesgo Mejores prácticas en la prevención y control del Hurto / Robo Interno Hurto / Robo externo en Centros de Distribución y Causas / Puntos de riesgo Mejores prácticas en la prevención y control del Hurto / Robo Externo Errores de gestión en Centros de Distribución y Causas / Puntos de riesgo Mejores prácticas en la prevención y control de los errores de gestión Conclusiones...18 ANEXO I - Plan de Prevención de Pérdidas de mercancía: Procedimiento para el desarrollo de un Manual de Seguridad en Centros de Distribución y. AECOC Junio 2008 Página 2

3 1. Introducción 1.1 Objetivos Esta recomendación de AECOC para la prevención de las Pérdidas en Centros de Distribución y tiene como principales objetivos: Sensibilizar de la gravedad de este problema en el entorno de los centros de distribución y almacenaje. Ofrecer modelos operativos de buenas prácticas para minimizar el impacto de los tres factores causantes de pérdidas en Centros de Distribución y (Hurto / Robo Externo, Hurto / Robo Interno y Errores de Gestión). 1.2 Alcance de la recomendación Esta recomendación forma parte de un conjunto de recomendaciones orientadas a la prevención de pérdidas de mercancía en la cadena de suministro. Estas recomendaciones se componen de: - RAL sobre Prevención de Pérdidas de Mercancías en Centros de Distribución y, que incluye el Anexo I Procedimiento para el desarrollo de un Manual de Seguridad en Centros de Distribución y. (Presente documento). - RAL sobre Prevención de Pérdidas de Mercancías en el Transporte por Carretera, que incluye el Anexo I Check List de Seguridad y el Anexo II Procedimiento para el desarrollo de un Manual de Seguridad en el Transporte por Carretera. El apartado 2 de las recomendaciones El cálculo de las pérdidas es común, siendo los demás apartados los específicos de cada parte. El alcance de esta recomendación contempla desde la fabricación del producto hasta la salida de almacén y los entornos de éste. Respondiendo a este alcance, a lo largo del documento se tratarán los puntos de riesgo, causas de pérdidas y mejores prácticas que pretenden dar solución a las pérdidas, un problema que también existe en los almacenes y sus entornos. 1.3 Metodología seguida Esta recomendación se ha desarrollado con la colaboración y consenso de las empresas de Proveedores, Distribuidores y Transportistas y Operadores Logísticos colaboradores de AECOC. Dichas empresas han colaborado ofreciendo sus experiencias y conocimientos, así como ofreciendo soluciones o mejores prácticas AECOC Junio 2008 Página 3

4 para el control, seguimiento, prevención y reducción de las Pérdidas en Centros de Distribución y. 1.4 A quién va dirigida Esta RAL pretende ayudar a las empresas, proveedores y distribuidores y transportistas y operadores logísticos, a reducir el impacto de las pérdidas, señalando sus puntos de riesgo y sus causas en centros de distribución y almacenaje y sus entornos, así como ofreciendo mejores prácticas y herramientas que minimicen su impacto. No obstante, en cualquier empresa, el primer paso para reducir la incidencia de las pérdidas es contar con el apoyo de la alta dirección y de los máximos responsables de la empresa, entendiendo que las pérdidas no tienen una única solución, y que para prevenirlas y reducirlas debe contarse con la implicación de toda la organización. Especialmente, esta recomendación se dirige a todos aquellos responsables involucrados en el cálculo, prevención y control de las pérdidas en almacenes y sus entornos. De esta forma, las causas, mejores prácticas y herramientas que se proponen tienen incidencia en los siguientes departamentos: Auditoría. Control de gestión. Seguridad. Logística. Comercial. Recursos humanos. 1.5 El impacto de las Pérdidas. Definiciones. El ámbito de la recomendación serán las Pérdidas, tanto conocidas como desconocidas; entendiendo la pérdida desconocida como una ineficiencia en los procedimientos o sistemas de una empresa, bien sea por no estar definidos, por no ser adecuados o porque no se apliquen. Así, se definirán las pérdidas como: Pérdida Desconocida: Diferencia entre los stocks teóricos y los stocks reales. Aquella pérdida no identificada, no registrada o no contabilizada correctamente. Perdida Conocida: Cualquier pérdida detectada, registrada y contabilizada. Estas pérdidas tienen su origen en tres causas principales: Hurto/Robo Externo: Provocado por personas ajenas a la empresa. AECOC Junio 2008 Página 4

5 Hurto/Robo Interno: Producido por los empleados de la propia organización o personas relacionadas laboralmente con la empresa. Errores de Gestión: Derivados de fallos de gestión no intencionados. Por ejemplo, la no contabilización de mermas por roturas, etc. Donde Hurto y Robo tendrán las siguientes definiciones: Robo: Delito contra el patrimonio consistente en el apoderamiento de bienes ajenos, con intención de lucrarse, empleando para ello la fuerza, violencia o intimidación. Hurto: Delito contra el patrimonio consistente en el apoderamiento de bienes ajenos, con intención de lucrarse, sin el empleo para ello de la fuerza, violencia o intimidación. 2. El cálculo de las Pérdidas en la cadena de suministro En este apartado se analizará la manera en que las empresas pueden calcular el alcance e impacto de las pérdidas. Para ello se abordarán: La diferencia de inventario y su metodología de cálculo. Consideraciones sobre la diferencia de inventario. Errores y puntos de riesgo que deben de tenerse en cuenta en el cálculo de la diferencia de inventario. Mejores prácticas en: o El cálculo de la diferencia de inventario. o La determinación del peso de los tres factores causantes de pérdidas en la diferencia de inventario: hurto/robo externo, hurto/robo interno y errores. 2.1 La diferencia de inventario y su metodología de cálculo El primer paso para reducir y eliminar el impacto de las pérdidas en la empresa, es conocer y recopilar información acerca de este problema. Para hacerlo, un paso imprescindible es calcular la diferencia de inventario. La diferencia de inventario es igual al inventario teórico menos el inventario real o físico; es decir, lo que se debería tener de acuerdo con la actividad de la empresa, y lo que realmente se tiene: Inventario Teórico = Inventario Inicial Salidas de producto (Ventas, devoluciones a proveedores, mermas, roturas, taras) + Entradas de producto (Compras, devoluciones de clientes) Diferencia de Inventario = Inventario Teórico (Cantidad contable de que se dispone administrativamente) Inventario Real (Cantidad física de que se dispone). AECOC Junio 2008 Página 5

6 La valoración de las pérdidas en una empresa podrá variar según se trate de Fabricante / Proveedor, Operador Logístico / Transportista o Distribuidor. La valoración de las pérdidas se podrá efectuar según el precio de coste, el valor declarado de la mercancía, o el precio en detallista. También podrá calcularse en unidades o en valor económico. Se recomienda que para un correcto control y gestión de la información las empresas utilicen siempre la misma unidad de medida. 2.2 Consideraciones sobre la diferencia de inventario Como se ha indicado, la diferencia de inventario permitirá medir el alcance de las pérdidas. Esta medición no sólo se debe utilizar para tener conocimiento del problema, sino que también debe ser la base de la toma de decisiones sobre la corrección del mismo. Así pues, las diferencias de inventario sirven para aplicar: La revisión o establecimiento de nuevos procedimientos internos (logística, seguridad, pedidos, etc.) La adopción de medidas de seguridad puntuales sobre determinados productos, zonas, medios, etc. Las acciones para ubicar el producto en lugares más seguros. Las medidas de corrección que se puedan tomar serán más eficientes cuanto mayor sea la calidad de la información. Esta calidad vendrá determinada por: El volumen de movimientos del área, diversidad de categorías y referencias, etc. La frecuencia del registro de la información. Además, el cálculo de la diferencia de inventario permite corregir las desviaciones que pueda haber en el inventario teórico respecto de la actividad real. Este hecho es de vital importancia ya que el inventario teórico es la base sobre la que se toman muchas decisiones que traspasan el ámbito de las pérdidas. Un inventario teórico deficiente puede derivar en: Roturas de inventario, por ejemplo, los sistemas de información reflejan que hay un producto en el almacén cuando en realidad no existe. Cadena de suministro ineficiente, por ejemplo, la gestión de suministro se establece a partir de los datos del inventario teórico. Datos erróneos de inventario conducen a un suministro ineficiente. AECOC Junio 2008 Página 6

7 2.3 Errores y puntos de riesgo que deben tenerse en cuenta en el cálculo En el cálculo del inventario teórico suelen producirse errores tales como: Los producidos por movimientos de mercancías no registrados en el momento de la realización del inventario físico. Gestionar información errónea o incompleta. En este sentido son especialmente críticos los siguientes procedimientos y documentos: o Los albaranes de almacén. o Devoluciones de producto. o Regularizaciones de precio. o Recepciones y expediciones incorrectas. o Mercancía en Tránsito (p.e. entre almacenes de la misma compañía). Fuentes de riesgo durante la realización del inventario físico: Almacenes desordenados: Dificultan la tarea de contar físicamente los productos. 2.4 Mejores prácticas en el cálculo de la diferencia de inventario Ante todo se recomienda realizar inventarios físicos y teóricos y calcular la diferencia de inventario puesto que: Conocer el problema es el primer paso para solucionarlo. Con esta información se tomarán mejores acciones de prevención y control. Constituye una base para sensibilizar e implicar al personal de la empresa en la prevención de las pérdidas. Se recomienda calcular la diferencia de inventario con una frecuencia proporcional al riesgo que cada sección, categoría, producto, tenga a efectos de hurtos/robos y/o errores. Para establecer esta frecuencia se recomienda tener en consideración: El atractivo de los productos para los hurtadores. (ver apartado El Hurto/Robo Interno en Centros de Distribución y ). Las diferencias de inventario detectadas anteriormente. La consistencia de los datos anteriores. Con el objetivo de evitar errores, evitar altas tasas de incidencias que se producen en el flujo físico, se recomienda que en el conteo de los inventarios físicos participen, de forma directa o indirecta, responsables de los siguientes departamentos: Auditoría. Control de gestión. Logística. AECOC Junio 2008 Página 7

8 Cada empresa, según sus procesos, deberá definir los integrantes de los equipos de conteo. En ningún caso participará el área de seguridad. Se recomienda realizar acciones de formación y seguimiento a las personas involucradas en el conteo del inventario físico. Lo que se persigue con estas acciones formativas es: Unificar y estandarizar aspectos como: o Definición de las rutas y la documentación o herramientas de apoyo (terminales, etc.). En el caso de zonas de imposible acceso a personas, por ejemplo en almacenes automatizados, se harán muestreos. Se recomienda que en el caso de que se produzcan diferencias notables entre las últimas diferencias de inventarios calculadas, o bien la evolución de los datos no haya sido muy consistente: Verificar los puntos de conflicto. Revisar la metodología de cálculo. Aumentar la frecuencia de cálculo. Se recomienda, en el caso de no disponer de sistemas de información que lo permitan (programas informáticos, lectores, etc.), hacer el conteo del inventario físico cuando la empresa no tenga actividad en determinadas áreas críticas como expediciones, recepción de mercancía, áreas de movimientos internos de mercancía, etc. Se recomienda aumentar el nivel de precisión de los inventarios en aquellas categorías o productos con riesgos de pérdidas elevados. Para ello se deben: Verificar aquellos productos con diferencias de recuento. 2.5 Mejores prácticas en la ponderación del peso de los tres factores causantes de pérdidas Consideraciones previas: El cálculo de la diferencia de inventario indica la cuantía de las pérdidas que ha sufrido la empresa, pero en ningún caso permite determinar qué parte de esa pérdida es debida al Hurto/Robo Externo, Hurto/Robo Interno y a los Errores de Gestión. La única forma de obtener una aproximación a este dato es recopilar información de los incidentes que se producen en la empresa, y a partir de aquí, extraer conclusiones que permitan ponderar el peso de las tres causas. La ponderación de la importancia de los tres factores ayuda a evaluar mejor la situación, además de resultar útil en el momento de asignar recursos. AECOC Junio 2008 Página 8

9 Se recomienda, para determinar el peso de los tres factores causantes de pérdidas, recopilar información y llevar un registro de aquellos hechos que son causa de pérdidas, o bien de las pruebas que demuestran que se ha producido uno de estos hechos. Así pues las informaciones más útiles para determinar el peso de las tres causas son: Los intentos de hurto/robo que han sido detectados (producto, sección, etc...). Las pruebas que demuestran que se ha producido un hurto/robo: cajas abiertas, huecos en palets, cambios en ubicaciones, embalajes de productos consumidos, etc. Discrepancias detectadas en los pedidos. Esta información ofrecerá una aproximación sobre el nivel de impacto que han producido los hechos relativos a hurto/robo externo, hurto/robo interno o bien errores, y en consecuencia, una aproximación al peso que ha tenido cada una de las tres causas en el conjunto de la cifra de pérdidas. La gestión de los registros de todos estos hechos que se producen en la empresa y su análisis puede conllevar la aplicación de grandes recursos que no estarían justificados. En estos casos, se recomienda realizar este seguimiento y posterior análisis durante un periodo de tiempo determinado y para una muestra representativa de almacenes de la empresa, extrapolando posteriormente las conclusiones obtenidas al conjunto de la empresa. 2.6 Conclusiones Como conclusión, las medidas necesarias para ayudar a la toma de decisiones a través del desarrollo y la identificación de buenas prácticas, consistirán en: El registro de datos por producto. Registro periódico y en cada almacén. Estos datos ayudarán a identificar dónde se producen las pérdidas y facilitarán la toma de decisiones sobre dónde aplicar las correcciones para controlarlas. 3. Las Pérdidas en Centros de Distribución y Este apartado se estructura en tres bloques correspondientes a los tres factores causantes de Pérdidas: Hurto/Robo Externo, Hurto/Robo Interno y Errores de Gestión. Dentro de cada bloque se tratarán: Las causas / puntos de riesgo: Se pretende señalar puntos críticos, áreas de actuación... sobre los que centrar la atención y posibles acciones de control y prevención. AECOC Junio 2008 Página 9

10 Las mejores prácticas y herramientas para la prevención y el control de las Pérdidas en Centros de Distribución y. 3.1 Componentes de las Pérdidas en Centros de Distribución y Como anteriormente se ha indicado, los factores causantes de Pérdidas se agrupan en tres categorías: Hurto/Robo Interno, Hurto/Robo Externo y Errores de Gestión. Hurto/Robo Interno Aquellos casos en que los propios empleados de la empresa o empleados ajenos pero relacionados comercialmente con la compañía, se apropian sin autorización de bienes o dinero. Hurto/Robo Externo Aquellos casos en que personas ajenas a la empresa o bandas organizadas se apropian sin autorización de bienes o dinero. Errores de Gestión en la cadena de suministro Pérdidas debidas a procedimientos dentro de la empresa en relación a productos caducados, productos mal identificados, recuento incorrecto de inventario, productos que han sido dañados, errores de lectura en código de barras, errores en las entregas de mercancías (por ejemplo, falta de entregas debido a errores de picking y expediciones de centros de distribución), alineamiento de ficheros maestros, diferencias entre movimientos físicos y documentación, etc. 3.2 Hurto/Robo Interno en Centros de Distribución y Causas / Puntos de riesgo La gestión de los recursos humanos de la empresa: Los siguientes factores influyen en el comportamiento de los empleados y, por lo tanto también pueden actuar como inhibidores / potenciadores de ciertos comportamientos deshonestos: Ambiente laboral: Nivel de implicación, motivación, etc. Política de recursos humanos y de contratación: Temporalidad de los contratos, rotación del personal, políticas de retribución, etc. Adecuación del número de personas a la carga de trabajo. AECOC Junio 2008 Página 10

11 El producto: El riesgo de que sea un producto hurtado/robado aumentará en función de su atractivo para el posible hurtador. Los parámetros que determinan este atractivo son: El valor. La novedad. La facilidad de venta. Facilidad de ser hurtado/robado (tamaño, etc.) Localización en las instalaciones (hay partes de las instalaciones en las que es más sencillo actuar ). Facilidad de consumo. Los procedimientos: La forma en que tengamos diseñados o se ejecuten los procedimientos será determinante para inhibir o facilitar los comportamientos deshonestos. La no existencia de procedimientos o el que no estén adaptados al tipo de mercancía y actividad de la empresa puede ser un punto crítico. En este sentido, algunos de los riesgos en la cadena de suministro son: Los pedidos en los que es imposible controlar el contenido en el momento de la entrega. Las entregas en las que se desconoce su contenido exacto Mejores prácticas en la prevención y control de Hurto/Robo Interno Ante todo, se recomienda establecer: Normativas internas, tanto para el funcionamiento general de la empresa, como para aquellos procedimientos más críticos, además de hacer evaluaciones y seguimientos constantes de la aplicación de estas normativas. Las medidas de prevención y control de productos. Asignar los responsables encargados de aplicarlas. Se recomienda valorar y analizar, al nivel que sea necesario y posible (empresa, departamento, organización, empleado...), una serie de factores que actúan como potenciadores / inhibidores de comportamientos deshonestos. Los factores en concreto son: La percepción del empleado acerca de las posibles repercusiones que pueda tener un comportamiento deshonesto. Esta dependerá de: o El riesgo a ser descubierto. o La seguridad de ser sancionado. o El sentirse infractor. AECOC Junio 2008 Página 11

12 La tentación. Esta variará en función de: o La necesidad del empleado. o El deseo del empleado. Nivel de tolerancia del personal en relación a las acciones deshonestas contrarias a la empresa. La facilidad que tiene el personal de la empresa para cometer un hurto interno. Ésta variará en función de tres factores: o Acceso a la mercancía. o Tiempo disponible. o Posición jerárquica que ocupa en la empresa. La valoración de estos factores permitirá aplicar aquellas acciones de prevención y control más adecuadas para cada caso. En concreto se trata de: Evitar percepciones en el personal como: o La empresa ya gana suficiente dinero : En este caso existe un elevado nivel de tolerancia hacia las personas que cometen acciones deshonestas. o Aquí robar es muy fácil : Los empleados no tienen miedo a ser descubiertos y/o sancionados. Trabajar de manera eficiente el concepto de: o La empresa es mi casa : Factores como la cultura corporativa, la integración del empleado y la política de recursos humanos, actúan como inhibidores de los deseos de hurto que los empleados puedan tener. Se recomienda implementar soluciones como: Una formación adecuada los empleados en procedimientos, política de la empresa y buenas prácticas. Valorar el riesgo de pérdidas en los procedimientos e instalaciones. Inspeccionar productos de alto riesgo. Incrementar los medios de seguridad para productos de alto riesgo. Ubicar los productos de alto riesgo en zonas de almacenamiento especial, de forma que se aseguren las operaciones de recepción, picking y carga de camión. AECOC Junio 2008 Página 12

13 3.3 Hurto/Robo Externo en Centros de Distribución y Causas / Puntos de riesgo Tal como se ha comentado en el apartado anterior, se incrementa el riesgo de hurto/robo cuanto más atractivo es el producto para el hurtador. Los parámetros que determinan este atractivo son: El valor. La novedad. La facilidad de venta en mercados paralelos. Facilidad de ser hurtado/robado (tamaño, etc.) Localización en las instalaciones. Localización de las instalaciones. Información acerca del almacén Mejores prácticas en la prevención y control del Hurto/Robo Externo Se recomienda tomar medidas de control y prevención en los siguientes ámbitos: Control de edificios: Controlar el acceso a las instalaciones a toda persona visitante y vehículo ajeno. Asignar acreditaciones a las personas visitantes ajenas a la empresa y colocar distintivos en los vehículos externos para que sean identificados en el interior. Asignar tarjetas de identificación a todos los empleados que tengan acceso a las instalaciones. Reducir en la medida de lo posible el número de entradas y salidas en las instalaciones. Mantener permanentemente vigiladas las puertas por las que entran y salen vehículos y personal. Construir vallados alrededor del edificio. Se recomienda: o Hacer inspecciones diarias. o Evitar almacenamientos próximos al vallado. Respecto al aparcamiento de vehículos, se recomienda: o Señalizar las zonas y las plazas. o Situar los aparcamientos de los vehículos de los empleados alejados de los edificios. o Tener una previsión de las visitas. AECOC Junio 2008 Página 13

14 Potenciar la iluminación, puesto que: o Supone un elemento de seguridad para el vigilante. o Es un elemento disuasorio de gran importancia. Diferenciar los niveles de control y prevención en función de que el almacén se encuentre con o sin actividad. Control de la mercancía: No permitir aparcar los vehículos particulares en las zonas de carga y descarga o en zonas adyacentes a los edificios en los que se almacena producto. Mantener vigiladas las zonas críticas, como el acceso de los vestuarios a la zona en la que está la mercancía, el acceso a los muelles, etc. Ubicar las mercancías de mayor valor en las zonas especialmente vigiladas y registrar los movimientos de entrada y salida en esas zonas, fecha, hora, número de precinto, etc. En los casos en que sea necesario, y en base a las necesidades de la empresa y a la legislación vigente, se recomienda aplicar alguna tecnología de control y prevención en almacenes, elementos de disuasión y gestión de información tales como: Alarmas detectoras en las entradas y salidas de recintos. Circuito Cerrado de Televisión. A través de sistemas remotos es posible controlar una serie de puntos estratégicos repartidos en el interior y exterior de los edificios y en las entradas y salidas. Existe también la posibilidad de obtener una máxima cobertura incluso en ángulos muertos, a través de domos (cámaras que pueden desplazarse a través de un rail). 3.4 Errores de Gestión en Centros de Distribución y Nota: Los errores no detectados en la gestión reducen la exactitud de las cuentas de resultados. Algunos ejemplos de ello son la anotación de ventas con precios incorrectos, la no contabilización de pérdidas o mermas de productos, preparación de pedidos incorrectos, etc. Los errores de gestión en centros de distribución y almacenaje suelen tener como consecuencia: La discrepancia entre los flujos físicos de mercancía y el flujo de información asociada, que deriva en diferencias de inventario por: o Cantidades de producto incorrectas. o Productos incorrectos (referencia, formato...). AECOC Junio 2008 Página 14

15 Deterioro de los productos Causas / Puntos de riesgo Las principales causas de la discrepancia entre el flujo físico de mercancía y el flujo de información son: La falta de formación y de medios materiales adecuados para el tratamiento de la información. La falta de Alineamiento de Ficheros Maestros (A.F.M) provoca que los agentes que intervienen en la cadena de suministro empleen una información no actualizada del producto (formato promocional, dimensiones, precio...). Los procedimientos que suponen un mayor riesgo de discrepancia entre el flujo físico de mercancía y el flujo de información son: La preparación de los pedidos. Los procesos de entrega y recepción de la mercancía. La gestión de las devoluciones. Las mermas y roturas de productos. El deterioro de los productos o merma se debe a muchas causas, entre ellas cabe citar: Una inadecuada temperatura de conservación de los productos. Ejecutar una incorrecta paletización. La incorrecta manipulación Mejores prácticas en la prevención y control de los Errores de Gestión Se recomienda que la prevención y el control de los errores en almacenes se base en: Una definición eficiente de los procedimientos más críticos. El control sobre la ejecución de los mismos. La gestión adecuada del flujo de información. La aplicación eficiente de las herramientas adecuadas. Se recomienda realizar acciones formativas dirigidas a los empleados sobre la aplicación de: Los procedimientos establecidos. La gestión y el manejo de las herramientas necesarias. AECOC Junio 2008 Página 15

16 Se recomienda el registro de: Las pérdidas de material. El consumo de producto por parte del personal interno. Los errores de identificación / codificación. Las mermas o productos desechados como defectuosos; ya sea de origen o fruto de la manipulación. En las actividades relacionadas con los productos perecederos o en los procedimientos de devoluciones es necesaria una gestión correcta de las mermas. Para ello se recomienda: Controlar e identificar las referencias críticas; mediante un análisis de referencias se identifican aquellas con mayor pérdida. A la hora de controlar productos perecederos se pueden tener en cuenta varias familias de productos y proveedores haciéndoles un seguimiento especial (peso y calidad). Formar a jefes de sección (incluyendo la preparación de productos, la logística interna, etc.) Incorporar nuevos parámetros de cálculo en la gestión de pedidos de productos de alto riesgo y puesta en marcha de un proceso de gestión de caducidades. Se recomiendan aplicar controles sobre: Las reducciones de inventario en la recepción, almacén y zona de despacho de mercancías. El peso y la calidad en la recepción de mercancía. La revisión de pedidos y formatos mínimos que tienden a dificultar la gestión. Los indicadores (KPIs - Key Performance Indicators -) de productos de alto riesgo (por ejemplo la rotación). A continuación se indican, de forma más concreta, un conjunto de mejores prácticas y herramientas de cuya aplicación se derivan importantes avances en la eficiencia del flujo de mercancía y de información en la cadena de suministro: Acuerdos logísticos entre las partes, RAL (Recomendaciones AECOC para la Logística): reúnen un conjunto de acuerdos entre las partes sobre buenas prácticas en los procedimientos más críticos de la cadena de suministro, por ejemplo, entrega y recepción de mercancía, manipulación, carga, transporte, y descarga. Intercambio Electrónico de Datos (EDI): Mediante los mensajes del lenguaje estándar EANCOM, las empresas pueden, entre otras cuestiones: o Comunicar con antelación el contenido exacto de los envíos. AECOC Junio 2008 Página 16

17 o Confirmar la recepción de la mercancía e informar sobre las posibles incidencias en el proceso de recepción. o Informar sobre el estado de los pedidos. Codificación GS1 128 (antes EAN.UCC 128): Es un sistema de identificación creado para entornos de almacén, que conecta el flujo físico de mercancías con el de información. La codificación GS1 128 (EAN.UCC 128), entre otras cuestiones, permite: o Automatizar la gestión de los almacenes. Por ejemplo, la lectura del código permite la ubicación de la mercancía en el almacén en función de la fecha de caducidad del producto, al ser una información contenida en el código GS o Agilizar los procesos de recepción de mercancía. Con la lectura del SSCC (Código Seriado de Unidad de Envío o Número de Matrícula) que contiene la etiqueta GS1 128 (EAN.UCC 128), se puede relacionar el contenido del envío con el aviso de expedición que se ha hecho previamente mediante el mensaje DESADV del lenguaje EANCOM de EDI. Identificación por Radiofrecuencia (RFID); se obtendrán beneficios como: o Agilización de la recogida de datos. Reduce la intervención humana en la supervisión de los procesos y proporciona visibilidad en todo el recorrido del producto para detectar y reducir errores de gestión. o Ubicación de los lectores en puntos estratégicos. De esta manera quedan cubiertos los puntos críticos del proceso. Así, los datos que proporciona el sistema permiten identificar los puntos exactos donde se ha producido la diferencia de inventario y actuar inmediatamente. o Incremento del control unitario de los embalajes con tag en la recepción de mercancías. o Reducción de ajustes de inventario e incidencias debido a la disminución de faltantes, errores y hurtos. o Control y actualización de inventarios en tiempo real. o Reducción de tiempo dedicado a resolver incidencias, debido al menor número de éstas. o Racionalización de recursos ubicados en la recepción de mercancías, la preparación y verificación de pedidos, por efecto de la lectura del tag. o Reducción de errores por inventario manual. o Reducción de tiempo previo a la carga del camión debido a la verificación de las unidades de carga sin necesidad de abrir los embalajes. AECOC.DATA: Con este catálogo electrónico y centralizado de producto, las empresas tienen acceso inmediato a la información actualizada y precisa de los productos (código EAN, formatos, variables logísticas, dimensiones...). Las AECOC Junio 2008 Página 17

18 empresas consiguen alinear los ficheros maestros con la información actualizada. En definitiva, estas herramientas y recomendaciones sobre mejores prácticas, permiten reducir las incidencias y controlar aquellos puntos de riesgo que son fuente de errores en la cadena logística: Agilizan y aumentan la calidad de los flujos de información y físicos. Reducen las incidencias en las entregas y en el proceso de facturación. Incrementan los niveles de información y trazabilidad de los productos. 3.5 Conclusiones A continuación se recomiendan, en distintas fases de implantación, algunas acciones para la prevención de pérdidas: Etapas Centros de Distribución y Transporte Largo Plazo Medio Plazo Corto Plazo Prevención de las Pérdidas: Diseño eficiente de los procesos. Colaboración con los distintos agentes de la Cadena. Prevención de las Pérdidas: Diseño eficiente de los procesos. Colaboración con los distintos agentes de la Cadena. Abrir áreas de colaboración entre los departamentos de seguridad y los de operaciones. Diseñar e implementar procesos y prácticas para: Distinguir y gestionar Productos de Alto Riesgo Poner en funcionamiento: Auditorías, Fomentar la Responsabilidad, Formación. Diseñar e implementar procesos y prácticas para: Distinguir y gestionar Productos de Alto Riesgo Poner en funcionamiento: Auditorías, Fomentar la Responsabilidad, Formación. Auditorías diarias y registro y control de la información y Normas de actuación. Gestión de incidencias Identificación de zonas de Productos de Alto Riesgo. Auditorías diarias y registro y control de la información y Normas de actuación. Gestión de incidencias Comprobar que el transporte se adecua a la mercancía a transportar. Dotar al transporte de medidas de seguridad adecuadas. Recogida de incidencias en el albarán como fuente AECOC Junio 2008 Página 18

19 Producto Personal Sistemas de Comunicación e Información Prevención de las pérdidas relacionadas con el diseño del producto, del envase y del embalaje (por ejemplo, precinto de seguridad, visibilidad del embalaje, etc.) Asegurar el compromiso del personal. Evitar las oportunidades de pérdida con medidas tales como: - Incentivos - Normas en la búsqueda de personal - Política antihurto Labores de sensibilización y firma de acuerdos con ETT s, Administraciones Públicas, etc. en relación a la problemática de pérdidas. Prevención de pérdidas diseñando procesos eficientes. Compras: Alinear el suministro con la demanda para prevenir el exceso de existencias. Implantar procedimientos para la trazabilidad. Selección del personal. Por ejemplo, solicitando referencias o estableciendo controles de comprobación de información curricular, etc. Planificación de recursos humanos necesarios. Formación y sensibilización con la política de la empresa y los procedimientos. Asegurar el cumplimiento de las normas Asegurar el cumplimiento de las normas. de información de posibles pérdidas. Correcta definición de la unidad de carga consensuada por las partes. Muestreos aleatorios en la recepción de mercancías. Recuento regular para la detección de las pérdidas de producto en tiempo real. Precintos en el embalaje en caso necesario. Auditorías y registro y control de la información y Normas de actuación. Formación en cuestiones de seguridad y prevención de pérdidas. Gestión de incidencias. Alineamiento de Ficheros Maestros. Teniendo en cuenta las anteriores indicaciones se podría concluir que un procedimiento de prevención de Pérdidas está basado en: Cálculo de las pérdidas; permitiendo identificar las áreas de vulnerabilidad de una empresa o un proceso y así emplear estrategias de prevención correctas. Implantación de análisis y control de pérdidas en sección, unidades de mantenimiento de stock (SKU), almacén y región, con el soporte de nuevas herramientas de información sencillas. AECOC Junio 2008 Página 19

20 Automatización de procesos y agilización de los procedimientos de comprobación de mercancías para evitar errores, tanto de gestión como de procesos. Seguimiento detallado del movimiento exacto de un producto a lo largo del almacén para ver qué elementos han sido sustraídos y en qué lugar. En resumen, unas buenas prácticas en la prevención de Pérdidas en Centros de Distribución y deben basarse en: Soporte de la Dirección General y Financiera. El trabajo y compromiso de un equipo de trabajo multidisciplinar (seguridad, operaciones, compras, logística, auditoría). Utilización de técnicas de optimización de la Cadena de Suministro (pedidos, logística, rotación y caducidad, Alineamiento de Ficheros Maestros ). Control, mediante indicadores, de las principales secciones y referencias, asignando objetivos y responsabilidades. Identificación de los Productos de Alto Riesgo que permita definir medios de protección. Aplicación de un programa de prevención de pérdidas facilitado por inversiones en seguridad. AECOC Junio 2008 Página 20

21 ANEXO I Plan de Prevención de Pérdidas de mercancía: Procedimiento para el desarrollo de un Manual de Seguridad en Centros de Distribución y. AECOC Junio 2008 Página 21

22 RAL Prevención de Pérdidas de mercancía en Centros de Distribución y 1. Introducción La seguridad es un factor fundamental en las empresas. Debe adaptarse a las necesidades y situaciones propias de cada compañía para cumplir un buen servicio, detectando amenazas y el nivel de riesgo a fin de minimizar las pérdidas causadas por el hurto y robo de mercancías. 1.1 Objetivos Este procedimiento pretende orientar a distribuidores, proveedores y operadores logísticos en la creación de un manual de seguridad para la aplicación de las normas y procedimientos establecidos que permitan reducir el índice de pérdidas en los Centros de Distribución y. 1.2 A quién va dirigida Especialmente, esta recomendación se dirige a todos aquellos responsables involucrados en la prevención y control de pérdidas en Centros de Distribución y y sus entornos. 2. Marco Legal Previo a la elaboración de un Manual de Seguridad se debe definir el marco legal, decretos, resoluciones, normativas y leyes que puedan afectar a los Centros de Distribución y. Asimismo, es preciso comprender que no solamente se aplican las normas dirigidas a la actividad como tal, sino que se ven involucradas todas las ramas del derecho, así: Derecho Penal: Cuando con ocasión o causa del ejercicio de la actividad, se constituya un delito de conformidad con lo establecido en el código penal. Como ejemplo más común de aplicación de este derecho se tiene el hurto / robo de las mercancías que se están manipulando. Derecho Administrativo: Como ejemplo de aplicación de este derecho se tiene todo aquello que pueda estar relacionado con la Ley de Seguridad Privada, Ley de Protección de datos, etc. AECOC Junio 2008 Página 22

23 RAL Prevención de Pérdidas de mercancía en Centros de Distribución y Derecho civil: Normalmente se tramitan mediante este derecho todos los siniestros que ocurran con las mercancías y las reclamaciones ante las compañías de seguros. 3. Composición del equipo de seguridad La Ley 23/1992, de 30 de Julio, de Seguridad Privada, dicta las normas necesarias para determinar las medidas de seguridad que pueden ser impuestas a entidades y establecimientos y aquellas actividades que quedan fuera del ámbito de aplicación del Reglamento de Seguridad Privada. Entre las funciones de los DIRECTORES DE SEGURIDAD, que vienen establecidas en los artículos 95, 97 y 98 del Reglamento de Seguridad Privada, se destacan las siguientes: - Analizar las situaciones de riesgo y planificar y programar las actuaciones precisas para la implantación y realización de los servicios de seguridad. - Organizar, dirigir y coordinar al personal y servicios de seguridad privada. - Proponer los sistemas de seguridad que resulten pertinentes, así como supervisar de su utilización, funcionamiento y conservación. - Asegurar la colaboración de los servicios de seguridad con los de las correspondientes dependencias de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado. - Velar por el cumplimiento de la regulación de seguridad aplicable. - Canalizar hacia las dependencias de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado las comunicaciones de cualquier información relevante para la prevención, el mantenimiento o restablecimiento de la seguridad ciudadana, así como todo hecho delictivo del que tuviesen conocimiento en el ejercicio de sus funciones. - Proponer o adoptar medidas para subsanar las deficiencias que se observen o sean comunicadas por el personal en relación con los servicios o sistemas de seguridad. 4. Procedimientos generales En este apartado se desarrollarán las recomendaciones básicas de seguridad que deben tener en cuenta las empresas distribuidoras, proveedoras y operadores logísticos y de transporte. 4.1 Selección de personal El proceso de selección de personal se realizará según los procedimientos habituales de la empresa y debe incluir, adicionalmente a lo requerido, los siguientes procesos: AECOC Junio 2008 Página 23

24 RAL Prevención de Pérdidas de mercancía en Centros de Distribución y - Verificación de la autenticidad de los documentos. - Comprobación de referencias laborales y personales, formación recibida, certificados de capacitación, etc. - Petición de documentos originales. Estos requisitos también serán aplicables a las empresas de trabajo temporal encargadas de la selección de personal. 4.2 Personal de seguridad y vigilancia - El personal de seguridad debe ser personal legalmente habilitado para tal labor, empleados mediante contrato de trabajo con una empresa de seguridad legalmente autorizada. - Las funciones del personal de seguridad vienen definidas según el Real Decreto 2364/1994, de 9 de Diciembre, de Seguridad Privada. - La empresa o el departamento de seguridad debe vigilar el proceso de selección y capacitación del personal de seguridad. Este proceso de selección debe incluir los requisitos fijados en el punto 4.1 de este apartado. 4.3 Valoración de riesgos Se recomienda valorar los riesgos de pérdidas en los procedimientos e instalaciones en los siguientes ámbitos: - Administrativo. - Logístico y Operativo. - Económico. - Impacto corporativo. - Seguridad (cargas críticas, etc.). 4.4 Selección de la compañía de seguros Se recomienda seleccionar una póliza de seguros que se adecue a los riesgos que puedan sufrir. 4.5 Programas de formación / capacitación. Las empresas de proveedores, distribuidores, operadores logísticos y transportistas deben establecer una planificación de programas de formación y capacitación para empleados que conformen la cadena logística y de seguridad. La temática variará según las necesidades y se debe hacer seguimiento de los resultados. Entre los temas a tratar estarían, entre otros: AECOC Junio 2008 Página 24

25 RAL Prevención de Pérdidas de mercancía en Centros de Distribución y - La manipulación de productos de alto riesgo. - El hurto y robo y sus implicaciones penales, familiares y sociales. - La delincuencia común y organizada. - La denuncia y la investigación. - La ejecución de protocolos para empleados y personal de seguridad. - Funciones y procedimientos del personal de seguridad. La formación del personal de seguridad viene definida según el Real Decreto 2364/1994, de 9 de Diciembre, de Seguridad Privada. 5. Medidas de seguridad Ver RAL Prevención de Pérdidas de mercancía en Centros de Distribución y donde se desarrollan las principales medidas de seguridad que deben adoptar las empresas de proveedores, distribuidores, operadores logísticos y transportistas para hacer frente al hurto y robo de mercancías. 6. Definición de protocolos En este apartado se definen los protocolos que deben seguir los responsables de Seguridad y los empleados en caso de hurto o robo de mercancía. Estos protocolos o procedimientos de actuación deben figurar por escrito y ser conocidos por el personal de la empresa. Hurto / Robo de mercancía: - Informar de forma inmediata a quien corresponda según el protocolo. - Aportar la mayor cantidad de información, a ser posible por escrito, sobre los hechos según protocolo (Check-List definidas, procedimientos de gestión de incidencias, recogida de fotografías, etc.). - Interponer la denuncia si procediera. - Elaborar un informe de incidentes, con análisis y conclusiones de los hechos ocurridos en caso de que se considerara necesario. 7. Definición de contingencias Las contingencias son aquellas eventualidades que se pueden presentar en el momento del movimiento de mercancías. Cada empresa deberá definir las contingencias que puedan ocurrirle y desarrollar los procedimientos o protocolos de actuación adecuados a las mismas. AECOC Junio 2008 Página 25

26 RAL Prevención de Pérdidas de mercancía en Centros de Distribución y 8. Denuncias Las empresas deberán tener definido por escrito el momento en que se debe efectuar una denuncia (por ejemplo, en el caso de ser hurtos repetitivos, robos, según el importe de las pérdidas, etc.) así como el responsable por parte de la empresa de la presentación de la misma y la forma de proceder. AECOC Junio 2008 Página 26